MÁSTER EN DISEÑO, GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS

MÁSTER EN DISEÑO,
GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE
PROYECTOS

Módulo 8: Propuesta del proyecto real

MÁSTER EN DISEÑO, GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS

FASES DEL CICLO DE VIDA DE UN

PROYECTO
OBJETIVOS

 Reconocer los conceptos básicos sobre fases del ciclo de vida de un

proyecto y las características esenciales de cada fase.
 Valorar la importancia de un traspaso prolijo y organizado entre las fases de
formulación y gestión.

1. EL ANTEPROYECTO

Antes de decidir dar inicio a un proyecto, es preciso que la organización que lo

emprende haya considerado y evaluado las oportunidades o necesidades que
lo originan y la conveniencia de emprenderlo. El éxito de la organización o
empresa va a estar significativamente condicionado a que se escojan los
proyectos convenientes a un momento determinado, y a que se los desarrolle
correctamente.

Una vez que la organización considera la posibilidad de emprender un nuevo

proyecto, debe plantearse cuan razonable es la decisión de hacerlo, así como
la decisión de no hacerlo. Es decir, se somete a decisión su materialización, su
implementación, para lo cual será necesario hacer una predicción de los
resultados esperados que justifique iniciar o no con el proyecto.

Esta predicción de resultados esperados, requiere de la realización de estudios

previos, que sistematizamos y organizamos en lo que conocemos como “el
anteproyecto”.

Podríamos decir que el anteproyecto es un documento que permite soportar las

decisiones pertinentes. Es el documento que proporciona la información
necesaria desde el punto de vista del negocio o de la conveniencia, para
determinar si vale la pena la inversión que requiere el proyecto.
MÁSTER EN DISEÑO, GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS

La documentación de esta decisión incluye el alcance preliminar, la ventana de

oportunidad para su desarrollo, la duración estimada y los recursos requeridos
para soportar un análisis de la inversión necesaria.

El anteproyecto debe dar respuesta a los siguientes interrogantes:

- Qué problema, conflicto o necesidad viene a solucionar el proyecto
- Qué se quiere conseguir.
- Por qué es importante y por qué debería ser apoyado.
- Dónde debería ser llevado a cabo.
- Cuándo debería realizarse.
- Quién y qué es requerido para concretarlo y operarlo.
- Quiénes se verían beneficiados o perjudicados por el proyecto.
- Cómo debería ser implementado.
- Qué beneficios y costos acarreará.

Esta documentación debe ser sumamente clara y precisa, tanto para que no
genere dudas a los decisores, como también para poder ser transferida al
equipo de trabajo que desarrollará el Diseño Definitivo del proyecto, el cual
tendrá un nivel de detalles muy superior al del anteproyecto. Esto quiere decir
que, quienes elaboren el anteproyecto, no tienen por qué ser quienes después
participen en su gestión o materialización.

2. FASES GENÉRICAS DE UN PROYECTO

El ciclo de vida de un proyecto es la secuencia de fases a través de las cuales

evoluciona el proyecto de principio a fin. Los tipos de proyectos que pueden
realizarse son muy variados, dependiendo del sector productivo al que
pertenece, del consumidor al que va destinado, del sector que lo impulsa
(público o privado) de las tecnologías que adopta… y un largo listado de
cuestiones que pueden hacer a unos y otros proyectos diferentes. No obstante,
la forma en que se realizan los proyectos en cualquiera de sus rubros, respeta
una serie de pasos metodológicos.

Los proyectos tienen en general un desarrollo sucesivo en fases o etapas

íntimamente relacionadas. Se puede decir que la actividad de proyectar cumple
un ciclo que encuentra su origen en una realidad existente y finaliza en la
misma realidad, transformándola con arreglo a unos objetivos y unos ciertos
criterios propuestos. En este ciclo, integrado por una serie de actividades,
MÁSTER EN DISEÑO, GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS

pueden distinguirse algunas etapas claramente diferenciadas por sus medios y

fines y que, frecuentemente, se llevan a cabo de forma completa y sucesiva.

Todos ellos siguen prácticamente las mismas pautas en su desarrollo, por lo

que el proyecto evoluciona de forma natural con aspectos comunes. Así, su
ciclo de vida, con el que nace, se desarrolla y muere un proyecto, puede
dividirse en fases. En este caso hemos adoptado una división en cinco fases,
aunque según los autores hay diferencias, aunque no sustanciales, en la
cantidad y contenido de las mismas:

1. Definición.
2. Concepción.
3. Construcción.
4. Puesta en marcha.
5. Cesión.

Estas fases pueden superponerse en el tiempo. A veces no es necesario la

finalización de una para empezar la siguiente, pueden realizarse de manera
paralela, aunque, eso sí, depende única y exclusivamente del proyecto que se
quiere llevar a cabo. El equipo encargado de llevarlo a la práctica es el que
decidirá el tiempo empleado para cada una de las fases y si éstas pueden o no
coincidir. La evolución temporal de estas fases se refleja a continuación.

1.1. Fase de Definición

Todo proyecto surge para satisfacer una necesidad, atender un problema o

aprovechar una oportunidad. Como consecuencia, aparecerán una serie de
ideas que intentarán proponer la solución.

Aquí es donde la idea se concreta y se realizan los estudios y evaluaciones

preliminares.

En todo proyecto debe de existir una primera fase de definición que especifique
qué es lo que desea hacer, en qué consiste, cuándo queremos hacerlo, cómo
realizarlo y a qué costo, es decir, especificar el Objetivo.
MÁSTER EN DISEÑO, GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS

1.2. Fase de Concepción

En esta fase los aspectos más relevantes mencionados anteriormente se han

de concretar más, es decir, se tienen que identificar con más precisión los
recursos necesarios, especialmente los recursos humanos, que juegan un
papel muy importante en la elaboración de un proyecto.

En relación con el coste del proyecto, también se intentará dar cifras más
exactas. Hay que acotar exactamente lo que se va a hacer, hay que definir de
forma muy concreta el problema que se pretende resolver.

Es una fase de creación de lo que hay que hacer y de cómo se hará,

considerando los estudios previos, concepción del proyecto, concepción de los
objetivos y con la idealización de la estructura de la descomposición del
proyecto.

Puesto que el proyecto se considera realizable, hay que definirlo desde el

punto de vista técnico y realizar un estudio detallado de cada una de las
soluciones posibles. Se establece la organización básica de la realización:
especificaciones técnicas, costos, calendario, formas de gestión y control,
ensayos previos a la recepción, etc.

Los estudios previos se reducen muchas veces a un estudio de la viabilidad del

proyecto solamente desde tres puntos de vista: técnico, económico y
financiero. Un estudio serio de viabilidad abarca mayor diversidad y exige la
realización de una serie de estudios parciales de distinto tipo como son:

• Estudio de mercado.
• Tamaño del proyecto.
• Tecnología.
• Localización.
• Emplazamiento.
• Impacto ambiental.
• Estimación de la inversión.
• Financiación.
• Presupuesto de ingresos y gastos: flujo de caja, evaluación y análisis.

No obstante, es posible suprimir algunos de ellos, ya que el entorno general

donde se va a situar el posible proyecto permite efectuar simplificaciones.
MÁSTER EN DISEÑO, GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Se alcanza así el desarrollo del proyecto, en base al cual se toma la última

decisión de llevarlo adelante o desecharlo.

Si la decisión es negativa no procederá continuar ningún tipo de acción. En

ocasiones los estudios previos no son suficientemente claros y contundentes, y
es necesario profundizarlos más o incluso complementarlos en algunos
aspectos. En estos casos la decisión se aplaza hasta disponer de la nueva
información requerida. Finalmente, cuando la información es suficiente y la
conclusión positiva, se puede tomar la decisión de aprobar el proyecto y
acometerlo a corto plazo. Sin embargo, incluso en estos casos suelen
detectarse algunos posibles puntos débiles de la nueva inversión, y es
necesario efectuar estudios adicionales para consolidar la decisión.

Según el tipo, la envergadura y la complejidad del proyecto, las fases

siguientes pueden ser ejecutadas por el mismo equipo que realizó las fases
previas, o puede derivarse a un tercero, consultor o empresa, que ejecutará las
tareas bajo la dirección y supervisión del equipo profesional.

1.3. Fase de Construcción o Materialización

Una vez superada la fase de concepción, se decide continuar adelante con el

proyecto o no. Si se decide la primera opción, ingresamos en la fase de
construcción y montaje.

El proyecto ahora toma forma, se materializa, se le da forma física, ya sea una

planta, unas instalaciones, una organización, un montaje, unas oficinas, un
documento, etc.

El desarrollo del proyecto a partir de este momento estará en gran medida

condicionado a que las etapas preparatorias se hayan realizado correctamente
pues, de lo contrario, pronto empezarán a presentarse problemas de toda
índole: técnicos, humanos y de gestión. Sin embargo, si los objetivos del
proyecto están claramente definidos, si se dispone de un director de proyecto
idóneo y de un equipo adecuado, si se ha realizado una planificación
coherente, etc, el proyecto está ya encarrilado por el buen camino y las cosas
serán notablemente más fáciles.

Es posible que ésta sea la fase más larga y costosa. No es una fase de
estudio, por lo tanto se debe prestar especial atención a la planificación de
actividades, el seguimiento y el control del proyecto, así como una buena
MÁSTER EN DISEÑO, GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS

gestión de los recursos. En síntesis esta fase es una corporificación de lo ya

definido y concebido, en algo concreto y material.

Esta fase implica la concreción de varias acciones:

Diseño final del proyecto

Tiene como finalidad dar un soporte documental al proyecto hasta que se
pueda llegar a su construcción y puesta en servicio, y se pone en práctica una
vez que se han actualizado los estudios previos. Se puede definir ésta como
los documentos que definen inequívocamente el proyecto, su alcance y su
coste. Debe de haberse definido de la mejor forma posible para evitar posibles
confusiones en el caso que sea llevada a cabo por un tercero.

Gestión de compras y contrataciones

Previo al inicio y durante la construcción, montaje o materialización de lo
proyectado, es necesario llevar a cabo la gestión de compras. Para ello es
necesario definir qué se requiere (materiales, equipos, objetos o personas) y
las condiciones en que se realizarán esas compras, contrataciones, alquileres o
acuerdos de trabajo, etc.

Un gerente de abastecimiento debe considerar la política de la empresa para

definir si empleará en la producción materiales extranjeros o nacionales; si
tendrá o no almacenada la materia prima a emplearse o los artículos que se
produzcan; y si aplicará un sistema de compra exclusivamente al contado o a
crédito.

También debe considerar la capacidad económica o financiera de la empresa,

para determinar mayores o menores niveles de abastecimiento de consumo o
reserva; la capacidad instalada de la empresa y el nivel de utilización de la
misma, la mano de obra disponible y el nivel de instalación.

Debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras

dependencias de la empresa, para determinar el cálculo de las necesidades, el
gerente de abastecimiento debe coordinar con los diferentes niveles:
- Con producción, construcción y manufactura a fin de poder determinar los
productos que se van a requerir en el proyecto en el volumen previsto, y la
periodicidad, frecuencia o fechas con que se requieren estos productos, a fin
de poder determinar el momento de colocar los pedidos.
- Con logística para determinar la cantidad de artículos existentes de proyectos
anteriores o del stock de la empresa; la capacidad de almacenaje total y
MÁSTER EN DISEÑO, GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS

disponible para cada artículo; las nuevas necesidades o nuevas formas de

almacenaje de los productos; los equipo y material necesario para el
mantenimiento y almacenamiento; la capacidad de equipo y material para el
transporte; y el nuevo equipo y material para operar en los almacenes.
- Con la unidad de compras para definir la forma de mantener la continuidad de
abastecimiento; la calidad adecuada de los artículos a adquirirse; y la
localización de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros.
- Con ventas para proporcionar datos sobre planificación de los artículos
terminados y fechas necesarias de cada uno de ellos.
- Con contabilidad con el propósito de conocer los registros de inventarios que
se realiza, para determinar los activos de la empresa; la conciliación que se
efectúa en los inventarios; y las facilidades que necesite cada vez que se
realicen inventarios.

Ingeniería legal
Todo proyecto debe atenerse a determinadas exigencias legales,
correspondientes a la actividad y/o al lugar donde se desarrolla. Tanto durante
el diseño, como en la construcción y la puesta en marcha del proyecto hasta su
perfecta habilitación, y en su funcionamiento, deben ser consideradas las
normativas vigentes, cubriendo los aspectos técnicos, funcionales, laborales,
ambientales, etc..
También se puede requerir de permisos, habilitaciones y acuerdos legales de
instituciones, organismos, entes públicos o privados, para que el proyecto esté
en condiciones de ponerse en marcha y comenzar a funcionar.

Construcción
Finalizadas satisfactoriamente las actividades de estudio, organización y
planificación, el proyecto está listo para recibir la orden de comienzo y pasar a
la construcción y montaje.

4. Fase de puesta en marcha

Es en esta fase cuando se realizan los ensayos para comprobar que el

proyecto cumple con todas sus especificaciones y detectar posibles desajustes.
Si la información recogida no proporciona la suficiente confianza para aprobarlo
se deberá estudiar minuciosamente cuáles son los errores cometidos, posibles
desviaciones respecto de las especificaciones fijadas para rectificar y llegar a la
solución deseada.
MÁSTER EN DISEÑO, GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Este tipo de rectificaciones ayuda a las personas encargadas de llevar a cabo

el proyecto a adquirir más conocimientos y aplicarlos en posibles proyectos
futuros.

A modo de ejemplo, si el proyecto consistiera en una planta industrial, la fase

de puesta en marcha implica arrancar la planta, observar y corregir detalles y
problemas que surgen.

Otro ejemplo podría ser el de un proyecto de desarrollo de nuevo software.

Para evitar posibles resultados negativos se realizan pruebas solicitando a
algunos clientes de confianza que prueben sus productos, para comprobar el
buen funcionamiento de éstos antes de que empiece la campaña de publicidad
para el público en general.

5. Fase de Cesión

En esta última fase, se da por acabado el proyecto y se produce la

transferencia de responsabilidades, de recursos y de tecnología a su
propietario. Se realiza la entrega del resultado del proyecto a quienes lo
usarán, y se efectúa una reflexión del trabajo realizado para que sirva de
experiencia para futuros proyectos.

La transferencia de la unidad de actuación al cliente, implica también una

entrega de documentación, y debe incluir las explicaciones necesarias para los
usuarios más próximos a cada uno de los sistemas que conforman la unidad de
actuación. Por lo general hay tres tipos de entregas:

- Entregas económico-financieras.
- Entregas de relaciones contractuales y oficiales.
- Entregas técnicas.

Cada una de ellas suele tener diferentes receptores, aunque se recomienda

que la documentación generada se prepare en un solo bloque con un índice
conjunto. El explotador, en todo caso, decide después si le interesa hacer
separatas para archivar temas distintos en diferentes departamentos.
MÁSTER EN DISEÑO, GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS

3. IMPORTANCIA DE LAS ESPECIFICACIONES

DEL ANTEPROYECTO EN LOS PROCESOS DE
GESTIÓN Y DIRECCIÓN

A continuación se desarrolla cada uno de los puntos que debe contener un

anteproyecto, y se justifica la importancia de su consideración para las fases
futuras, en los procesos de gestión y dirección:

- Qué problema, conflicto o necesidad viene a solucionar el proyecto

Todo proyecto surge para satisfacer una necesidad, atender un
problema o aprovechar una oportunidad. Definir en forma apropiada cuál
es la situación y cuáles los factores que contribuyen a ella, resulta
fundamental para diseñar una propuesta que sea transformadora de esa
situación.

- Qué se quiere conseguir.

Reconocer el objetivo principal de la intervención, y que el mismo esté
en línea con la misión y finalidad estratégica de la organización,
constituye el pilar fundamental del proyecto. Definir con precisión qué
queremos conseguir y qué se desea lograr con la intervención, allanará
el camino y guiará nuestras actividades en las fases posteriores.

- Por qué es importante el proyecto y por qué debería ser apoyado.

La justificación del proyecto deberá ser contundente. Los decisores no
pondrán en riesgo recursos, ni esfuerzos en desarrollar un proyecto que
no tenga un sentido claro, y que no demuestre beneficios a la
organización. La justificación del proyecto debe realizarse desde la
comparación con las distintas alternativas de solución posible.

- Dónde debería ser llevado a cabo.

Algunos proyectos, requieren de la definición específica del lugar en el
que deben ser desarrollados. Dependiendo del tipo de proyecto, el lugar
podrá referirse a una localización específica, una región determinada, un
área dentro de la empresa, una sede, filial o sucursal, o simplemente a
una oficina en particular dentro de la organización.

- Cuándo debería realizarse.

MÁSTER EN DISEÑO, GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Existen proyectos que sólo tienen sentido o razón de ser, si se los

desarrolla en un momento dado; otros proyectos sólo sirven si se los
puede concretar en un lapso determinado; otros proyectos, con
funciones más estratégicas y a largo plazo, tienen menos condicionantes
temporales. En todos los casos, es importante reconocer la temporalidad
de la intervención y la temporalidad de los resultados.

- Quiénes se verían beneficiados y perjudicados con la intervención.

Además de tener claramente reconocidos a los beneficiarios del
proyecto, es importante identificar quienes podrían ser afectados de
manera negativa con la intervención, es decir, quienes podrían ver
afectados sus intereses. La atención y estrategia que se adopte con
quienes podrían resultar opositores al proyecto, resulta en muchos casos
fundamental para reducir los niveles de riesgo o exposición del mismo.

- Quién y qué es requerido para concretarlo y operarlo.

Se deben reconocer los diferentes recursos requeridos para desarrollar
el proyecto: tanto los humanos como los materiales. La valoración de
estos servirá además para estimar los costos de la intervención, que
condicionará la decisión de proceder o no con la realización del
proyecto. En esta instancia, la información es estimada, y no alcanza el
nivel de detalle que a posterior tendrá, cuando se realice la ingeniería de
detalles y la ingeniería de compras del proyecto.

- Cómo debería ser implementado.

No alcanza con definir qué se quiere conseguir si no expresamos de
manera clara cómo vamos a hacerlo. La propuesta debe contener una
descripción del funcionamiento de la organización interna del equipo de
proyectos, y una descripción de las relaciones que se necesitará
establecer con los demás sistemas que se vincularán con el proyecto.

- Qué beneficios y costos acarreará.

El análisis económico del proyecto tiene un valor evidente. Los decisores
eligen proyectos que resultan rentables y en general proyectos que
tienen poco riesgo, y para esto, se precisa una evaluación que
contemple toda clase de incertidumbre, para luego tomar una decisión
de inversión bien fundada. Una evaluación bien realizada ayuda a
reducir la incertidumbre (al contemplar su riesgo asociado), estimar
razonablemente la rentabilidad, las ganancias o el costo/beneficio, definir
la escala óptima de inversión, seleccionar adecuadamente las fuentes de
financiamiento, identificar las fortalezas y debilidades del proyecto y
MÁSTER EN DISEÑO, GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS

diseñar una estrategia que aproveche las oportunidades y reduzca las

amenazas que éste enfrenta.