IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

“El ser humano y la sociedad, necesitan de la memoria y del recuerdo para edificar
un futuro” Jorge Palacio Preciado

Los archivos son la herramienta primordial de las organizaciones, un recurso

esencial que correctamente organizado, se constituye en memoria y testimonio de
la evolución de su entidad productora.

Un archivo organizado garantiza el flujo y disposición de la información en forma

ágil y oportuna; simplifica trámites; evita la acumulación innecesaria de
información; facilita la toma de decisiones; conserva la memoria institucional.

Los archivos son la imagen de quien los produce, acreditan y documentan la

evolución jurídico administrativa de las organizaciones.

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada ó

recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta
realiza.

Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel ó cualquier

otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas ó
discos de computadora, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas,
películas, pintura, dibujos, mapas, etc.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país,

por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo
histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia se podrá
comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la
comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de
la cultura y la consolidación de la identidad nacional. Por razones de orden
práctico se explicará cada componente, no sin antes advertir que no es posible
determinar los límites entre uno y otro, toda vez que en conjunto son
interdependientes.

PARA LA ADMINISTRACIÓN

Si partimos del supuesto básico de que los archivos, son creados orgánicamente
por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines,
hemos de concluir que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe
recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido, para
determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes,
llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas
de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos.
La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a
medida que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrán los
funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda
infructuosa de información, elevando los costos de operación, produciendo
ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente administración.

PARA LA COMUNIDAD Y EL ESTADO

Al estar debidamente organizados los archivos, tienen la capacidad de

documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del
Estado mismo, y de éste con otros Estados.

Toda persona desde su nacimiento inicia una relación con la documentación que
se acrecienta en el transcurso de su vida: esta relación le permite ejercer como
ciudadano. Igual sucede con las entidades y organizaciones al crearse y
emprender sus actividades.

Su creación, existencia, desempeño y desaparición son siempre demostrables a

través de documentos.

Por otra parte los archivos son un instrumento fundamental para el control público
y social, lo cual favorece la participación ciudadana, la lucha contra la
vulnerabilidad del Estado. Así mismo, los archivos fortalecen la implementación
de estrategias que se privilegian en los Planes Nacionales de Desarrollo, pues
como centros y sistemas de información inciden de manera transversal en todas
las estrategias. En consecuencia, es un deber del Estado, representado en todo
su aparato político-administrativo, hacer los mayores esfuerzos por posesionar los
archivos en estrecha concordancia con los principales desafíos del orden
económico, político, social y cultural a fin de atender las demandas y expectativas
de desarrollo de la comunidad y del país.

En un ámbito más amplio, es esencial que un país mantenga un registro

permanente de sus derechos y obligaciones en relación con otros Estados y con la
comunidad internacional en su conjunto. Si no se conservan los tratados,
convenios y demás acuerdos internacionales o no son de fácil acceso, se
presentarán desavenencias con otros Estados y controversias y conflictos
internacionales.
PARA EL DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL

El mejoramiento de las condiciones de vida de la población es un objetivo

constante en todas las políticas, planes y programas de desarrollo económico y
social de los gobiernos. Para llevar a cabo nuevas iniciativas, el conocimiento y la
comprensión de los antecedentes sobre programas, medidas y procedimientos,
logros y fracasos, es de mucho valor.

Al recurrir a los archivos, gobernantes y planificadores tendrán la garantía de

tomar y proyectar decisiones con bases sólidas, pues éstos acopian gran cantidad
de información sobre: población, funcionamiento de los sectores productivo y de
servicios, industria, comercio, agricultura, bienestar, asistencia social y educación,
entre otros.

PARA EL DESARROLLO CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO

Los errores de planeamiento le cuestan caro a las naciones y a sus gentes,

quienes muchas veces deben pagar incluso con sus vidas tales despropósitos.

Aunque un país como Colombia posee inmensos recursos humanos y naturales,

su caracterización, cuantificación, conservación y desarrollo, ha de ser asumida
por las empresas e institutos especializados del Estado, por el sector privado y por
asociaciones y corporaciones mixtas que reúnan los recursos y esfuerzos
públicos, privados y comunitarios. La investigación es condición para el avance
científico y tecnológico; sus resultados permiten aplicaciones prácticas y la
generación de conocimientos pertinentes para las necesidades de los diferentes
sectores del país.

Gran parte de la contribución de los archivos al desarrollo científico y tecnológico

está dado por su capacidad de proporcionar información sobre insumos y
resultados obtenidos durante los procesos de investigación.

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE UNA EMPRESA

Autor: Miguel Angel Fernández García

Para una buena organización de los documentos de una empresa, hace falta una
actitud positiva, querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo
necesario.
El tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles allá
donde se encuentran.

La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de empresa, debe ser

llevada a cabo por un profesional de la materia.

Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero cada día que pasa puede
hacerlo más difícil.

Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre

positivos y duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus
documentos localizados. De ahí la importancia de que esta labor sea organizada
por un profesional.

LA IMPORTANCIA DE UN ARCHIVO EN UNA EMPRESA MODERNA

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma

importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento.

Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor aunque la gestión y
ordenación sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea
fácil de manejar.

El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del

escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres
tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.

Tirar es la primera opción. Según Bárbara Hemphill “Si usted no sabe lo que tiene,
o no puede encontrarlo, no vale nada para usted”.

Nos es difícil tirar por los siguientes motivos: el hábito de ojear, no tener los
objetivos claros y el miedo a tirar.

Antes de tirar nos debemos de hacer las siguientes preguntas:

1. ¿Requiere esto alguna acción por mi parte?

2. ¿Puedo encontrarlo en otro sitio?
3. ¿La información es suficientemente reciente para ser útil?
4. ¿Para que puedo utilizar esta información?
5. ¿Existen implicaciones legales o financieras?
6. ¿Qué es lo peor que me podría pasar si no tengo esta información?
7. ¿Necesita alguien esta información?
Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y
criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones:
almacenar y recuperar de inmediato.

En toda organización las finalidades del archivo son:

 Ser el centro de la información y de la documentación.

 Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
 Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros
servicios.
 Asegurar la conservación de los documentos.

Los fundamentos metodológicos de un archivo son:

- Lógica.
Como me piden los documentos.
Como necesitamos la información.
- Rigor.
- Sencillez.
Los criterios para un archivo eficaz son:
- Inequívocos.
- Explícitos.
- Objetivos.
La organización básica de un archivo es la siguiente:
- Existencia de unas normas de archivo o manual.
- Existencia de un índice.
- Instalaciones.

El guión para un manual de archivo de departamento o central sería el siguiente:

1. Introducción general.
2. Relación de tipos de documentos más corrientes.
3. Proceso de llegada del documento al archivo.
4. Normas y sistemas de clasificación.
5. Tipos y niveles de archivos.
6. Tipos y criterios para documentos.
7. Conservación de la documentación en cada nivel.
8. Normas para transferir al archivo semiactivo, inactivo o histórico.
9. Normas de eliminación y conservación.
10. Normas de retención o caducidad.
 11. Normas de solicitud de documentación.
12. Normas para préstamos.
13. Medios materiales necesarios.
14. Medios personales necesarios.

Un índice es el nombre de las carpetas de los archivos y permite conocer donde

tenemos nuestra documentación, evitar duplicados, efectuar transferencias y
eliminación.
Tenemos diferentes clases de archivo:
- Centralizado.
- Descentralizado.
- Mixto.
Las ventajas del archivo centralizado son:
- Orden y control.
- Asequible a todos.
- Economiza duplicados.
- Economiza espacio y equipo.
- El procedimiento es uniforme.
Sus inconvenientes:
- Es estático.
- Requiere personal especializado.
- Retrasa la información.
- Riguroso en el préstamo.
Las ventajas del archivo descentralizado son:
- Mayor autonomía.
- Ajuste permanente.
- Rapidez de acceso.
- No requiere personal especializado aunque debería de tenerlo.
- Normas estrictas en cuanto al número de copias.
- Normas para el control y seguimiento de documentos.
Sus inconvenientes son:
- Puede faltar información.
- Falta de conocimiento del personal.
- Incremento de las tareas.
- Búsqueda y control de los documentos difícil.
Las ventajas del archivo mixto son:
- Mayor elasticidad.
- Pronta localización de documentos.
Sus inconvenientes son:
- Coordinación efectiva entre las dependencias.
- El archivo central debe establecer normas.
El ciclo de vida de un archivo tiene las siguientes etapas:
- Creación y clasificación.
- Orden y conservación.
- Transferencia.
- Eliminación
SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
Reglas básicas de los sistemas de archivo
Los conceptos básicos del archivo son:

- Título.

 Alfabético.
 Numérico.
 Alfanumérico.

- Unidad.

- Clasificar.

- Alfabetizar.

La forma en que se deben de clasificar los documentos depende del tipo de

empresa y de la manera en que se soliciten los documentos. No se recomienda
usar un único sistema de archivo, ya que cada archivo tiene sus necesidades.

La alfabetización de nombres de personas se realiza colocando primero los

apellidos y después el nombre y los nombres de corporaciones, sociedades e
instituciones como aparecen registrados.

Los sistemas de clasificación de archivos son los siguientes:

- Alfabéticos.

 Nominal.
 Geográfico.
 Temático.

- Numéricos.

 Natural.
 Cronológico.
 Codificado.
 Terminal.

- Alfanuméricos.
El sistema alfanumérico de clasificación es uno de los más antiguos, sencillos e
indiscutibles. Tenemos cinco claves para el encabezamiento:

- Nombre de la empresa.

- Nombre de quien firma la carta.

- Nombre a quien está dirigida la carta.

- Nombre del tema de la carta.

- Nombre de la localidad geográfica.

Las ventajas del archivo alfabético son que es sencillo de ordenar y permite una
fácil ampliación y sus inconvenientes son que el aumento de los expedientes
complica la búsqueda y la creación de nuevos expedientes obliga a intercalarlos
entre los existentes.

La organización física es muy importante en un archivo. Sus principales elementos

son:

1. Guías primarias.
2. Guías secundarias.
3. Carpetas individuales.

Las guías primarias dividen el archivo en secciones alfabéticas y las guías

secundarias se usan para subdividir una sección y destacar los nombres
importantes.

El archivo alfabético por temas puede ser diccionario o enciclopédico.

El archivo geográfico es una colocación alfabética de acuerdo con la división

geográfica y el nombre o tema.

En el archivo numérico los documentos se ordenan según un código.

Las ventajas del archivo numérico son que permite añadir carpetas, grandes
ampliaciones, ampliar archivos, rápida identificación e indicar temas relacionados
y un gran inconveniente es que necesita un índice auxiliar alfabético.

El archivo numérico consta de:

1. Índice numérico.
2. Índice auxiliar.
3. Índice alfabético.
El índice numérico contiene guías primarias, secundarias y especiales y carpetas
individuales.

Un archivo alfanumérico es un archivo con combinación de números y letras.

MECANICA DEL ARCHIVO

Los pasos que se necesitan para archivar son los siguientes:

1. Inspección.
2. Clasificación.
3. Codificación.
4. Prearchivo.
5. Archivo.

En los archivos de papel se tiende a tener demasiadas categorías. En el

ordenador se tiende a tener demasiado pocas: directorios y subdirectorios.

Los principales consejos para archivar con facilidad son los siguientes:

1. Archivar sobre la marcha.

2. Utilizar carpeta para el pendiente de archivar.
3. Usar separadores.
4. Colocar información reciente en la parte delantera de las carpetas.
5. Sujetar los papeles con grapas.
6. Unir las copias de las respuestas.
7. Alinear los bordes de los papeles que se archivan.
8. No recargar cajones.
9. Archivar la correspondencia por asuntos.
10. Consultar cada cuanto tiempo se debe vaciar archivo.
11. Archivar por apellidos la correspondencia de particulares.
12. Procurar que las carpetas no contengan muchas materias.
13. Apuntar con lápiz la fecha en que se puede eliminar material.
14. Doblar hacia fuera los impresos de gran tamaño.
15. Cuando se retiren documentos del archivo indicar quien lo tiene.
 16. Destinar un sitio a cada cosa.

Todas las normas establecidas para los métodos manuales son aplicables a los
procedimientos informáticos.

CONTROL SEGUIMIENTO. TRASLADO Y DESTRUCCIÓN.

Para que un archivo funcione, necesita de un responsable, a ser posible

profesional de la materia y que se encargará de establecer:

 Normas para el funcionamiento del archivo.

 Normas para el control de los documentos.
 Normas para transferencia de documentos.
 Normas para eliminación de archivos.

Tendrán que consensuarse o hacérselas saber al equipo que normalmente utiliza

el archivo, teniendo en cuenta sus necesidades.

El responsable tiene autoridad sobre los documentos que se guarden y autoridad

para imponer que se sigan las normas.

Hay dos maneras de dar salida a los documentos: los que se prestan y los que se
sacan para dar información. Todo documento debe llevar un control sobre las
personas que lo tienen. Para llevar este control podemos disponer de:

 Archivo recordatorio.
 Archivo de asuntos pendientes.

Para llevar este control necesitamos los siguientes materiales:

 Formulario de registro de salida.

 Formulario de comprobante.
 Hojas de colores.
 Archivo recordatorio.
 Archivo de pendiente.

Cada archivo tiene un ciclo de vida. En las normas se tiene que establecer un
período de transferencia. Se suelen hacer cada año pero dependerá del tipo de
empresa y del tipo de documentos. Esto implicará decidir que archivos son
Semiactivos o Inactivos y expurgar los archivos antes de transferir.
Las transferencias deben ser programadas y en un archivo semiactivo se tiene
que expurgar. Se tiene que guardar un índice de los archivos transferidos. Los
pasos para la transferencia son:

1. Preparar lista de carpetas transferidas.

2. Preparar cajas de transferencia.
3. Sacar un índice de lo que se transfiere.

El último paso en la vida de un documento es la eliminación o el paso al archivo

histórico. Todos los documentos obsoletos se deben de eliminar.

El archivo de departamento está formado por documentos recientes, en plena

vigencia jurídica y administrativa, de consulta continua.

El archivo central recibe los documentos tramitados en los departamentos. Tienen

menor vigencia jurídica y administrativa y deben ser tratados por el archivero.

El archivo intermedio forma parte del archivo central y está formado por los
documentos que tienen menos uso.

El archivo histórico recibe los documentos con más de 25 años y su misión

principal es servir de fuente para la investigación histórica.

EQUIPOS Y SISTEMAS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Cuando tenemos que decidir los equipos para los archivos tenemos que tener en
mente algunas consideraciones fundamentales que son las siguientes:

 Estandarización de los equipos.

 La colocación de los despachos.
 Tipo de documentos.
 La durabilidad.
 La estética.

Para guardar los documentos tenemos:

 Archivos verticales.
 Archivos horizontales.
 Archivos de anillas.
 Carpetas colgantes.
 Subcarpetas.
  Guías para el archivo.

También tenemos los tarjeteros y las tarjetas de registro que disponen de las
siguientes ventajas:

1. La información puede ser intercalada.

2. Se puede suprimir información.
3. Se puede arreglar la información.

La microfilmación es un sistema de conservación de documentos que permite

ahorrar espacios. Sus ventajas son:

 Menor capacidad de espacio.

 Ahorro de tiempo.
 Mayor seguridad.
 Mayor economía.

Sus inconvenientes son:

 Es un procedimiento costoso.
 Hay que utilizar compañías externas.
 Se necesitan lectores para los documentos.
 Las películas tienen una vida relativa.

diferencias entre la clasificación, ordenación y descripción.

la clasificación es el proceso mediante el cual se identifican las agrupaciones

documentales, en la ordenación se establece una secuencia dentro de las
agrupaciones y en la descripción se hace el análisis de los documentos de archivo
y sus agrupaciones dando como resultado los instrumentos de descripción y
consulta.

Organización y crecimiento

Herramientas para una eficaz gestión documental (II)

1. CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado,

proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las
actividades que desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de
los documentos. Los documentos son el resultado de los procesos administrativos
que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la
organización del archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean
los diversos tipos de documentos. Pero además, debe hacer posible la rápida
localización de los documentos: cada expediente o documento debe tener
asignada una ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre
encuentre la respuesta justa.

El arreglo u organización de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque

se hallan estrechamente relacionadas, conviene distinguir:

 La elaboración de un cuadro de clasificación que dé cabida a todos los

tipos documentales y refleje la estructura dada al archivo. Clasificar los
fondos consiste en definir y concretar los grandes grupos que forman el
archivo:
a) Las secciones, división que se establece a partir de las principales
actividades desarrolladas por la asesoría (contable, fiscal, laboral,
mercantil, auditoría, etc.) y, dentro de éstas,
b) Las series documentales, conjuntos de documentos producidos como
resultado de un mismo procedimiento administrativo o jurídico.
Así, en una asesoría, la documentación de los clientes se agrupará en
primer lugar por áreas de negocio y después por tipos de servicio.
 La ordenación de los documentos dentro cada serie documental
empleando el criterio más adecuado para cada tipo de documento. Esta
operación, en tanto complemento de la clasificación, consiste en poner en
orden (cronológico, alfabético, numérico…) las unidades documentales
(documentos o expedientes) dentro de las series constituidas.
 La instalación física de los documentos en el depósito de archivo,
mediante cajas archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la
localización de los documentos a través del correspondiente código de
archivo o signatura topográfica.

El cuadro de clasificación

Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la asesoría,

se elabora un esquema que los clasifica y los estructura en grupos y que
constituye la base para la organización del archivo. El cuadro de clasificación es el
primer instrumento de descripción de un archivo y ofrece una visión de conjunto de
los diferentes tipos de documentos (series), de los grupos que forman (secciones)
y de sus relaciones jerárquicas. Es la herramienta que va a permitir la planificación
sistemática del resto de las operaciones de tratamiento de los documentos, desde
la eliminación de los mismos (calendario de conservación) hasta la elaboración de
los instrumentos de descripción (inventario).

Las series son los elementos básicos para confeccionar un cuadro de clasificación
mínimamente sólido y coherente. En primer lugar, hay que tener en cuenta la
necesidad de concretar la denominación de los distintos tipos de documentos o
series documentales y determinar la jerarquía que se pueda establecer entre ellos,
para más tarde articular una estructura que sistematice los grupos de documentos
o secciones.

Para la elaboración de estos cuadros se aplican normalmente dos criterios: el

criterio orgánico y el criterio funcional. Se admite comúnmente que el criterio
orgánico de clasificación de un archivo, aquél que reproduce la estructura u
organigrama de la entidad productora de los documentos, es muy útil para fondos
cerrados, o bien en casos de escasa evolución organizativa. Con este sistema las
series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas y
reflejan los departamentos o unidades administrativas de la entidad. En el caso de
las asesorías, en las que no es habitual la existencia de departamentos y con un
funcionamiento frecuentemente no jerarquizado, no es posible emplear este
criterio.

En cambio, el criterio funcional se define a partir de las actividades básicas de

una empresa, es decir, por las áreas de negocio que desarrolla, de manera que
permite confeccionar un cuadro más sólido y de mayor duración. Los servicios que
ofrece la asesoría a sus clientes son los elementos que se han de tomar en
consideración para clasificar los documentos. Las clases principales o más
amplias pueden establecerse a partir de las áreas de negocio y las más
elementales o series documentales deben corresponder a expedientes y otras
agrupaciones de documentos que sean resultado de un procedimiento o trámite
específico. Cada serie posee identidad propia y se relaciona jerárquicamente con
las demás, sin dar lugar a la ambigüedad; es decir, la adscripción de los
documentos por su origen a un grupo, excluye toda posibilidad de pertenencia a
otro.

Para establecer un sistema de archivo homogéneo, es preciso utilizar un sistema

de clasificación que refleje las funciones de la asesoría, es decir, los servicios que
ofrece a sus clientes y que son la causa de la creación y la recepción de
documentos. El criterio funcional encaja perfectamente en el marco actual, en el
que se produce una cierta atomización en la toma de decisiones y se trabaja a
menudo en equipo.

Siguiendo el sistema funcional, se puede plantear un sistema distribuido en dos

grandes apartados:

 Los documentos administrativos de gestión o internos, que hacen referencia

a la propia asesoría.
 Los documentos administrativos de explotación u operativos, procedentes
de los trámites que efectúa cada asesoría en el desempeño de sus
funciones y que se pueden organizar lógicamente por clientes.

La confección de un cuadro de clasificación uniforme presenta ventajas

indudables, si bien es cierto que exige una decisión previa. Fundamentalmente, la
voluntad del equipo de dirección de implantar un sistema de gestión documental
que va más allá de la estricta acción archivística, en tanto que precisa la
integración de los sistemas informáticos, la introducción de nuevos procedimientos
de organización y métodos de trabajo y la capacidad del personal para adoptar
una nueva cultura administrativa.

Las principales ventajas que reporta a una asesoría un sistema de clasificación

uniforme son las siguientes:

 Constituye la clave para la implantación de un sistema de gestión integral

de la documentación y es la base sobre la que se apoyan los otros
elementos del sistema (calendario de conservación, inventario).
 Se utiliza el mismo cuadro de clasificación para toda la documentación del
archivo de oficina.
 Facilita un manejo ágil y efectivo de la documentación administrativa de los
clientes y de la propia asesoría.
 Agiliza el acceso a los expedientes gestionados por más de una persona y
simplifica su consulta.
 Facilita el intercambio de información en el seno de la asesoría, ya que se
trata de un sistema único y uniforme.
 No es preciso modificar el cuadro de clasificación cuando se produce un
cambio organizativo o la incorporación de nuevo personal.
 Fomenta el uso del mismo lenguaje por parte del personal administrativo y
de los profesionales y colaboradores.

No obstante las ventajas que presenta, la aplicación de un cuadro de clasificación

uniforme ha de superar una serie de limitaciones:

 Su implantación es lenta, tanto por la necesidad de llevarla a cabo de forma

progresiva como por el hecho de que comporta un cambio global en los
procesos administrativos de la asesoría.
 Implica un trabajo en equipo que involucra a todos los niveles jerárquicos
(gerencia, profesionales y colaboradores, personal administrativo) con el
objeto de definir conjuntamente las respectivas funciones y mantenerlas
debidamente actualizadas.
 Obliga a todo el personal a un conocimiento más profundo de las tareas y
las actividades que se desarrollan en la asesoría y también del
funcionamiento de las diversas áreas de negocio.
 Precisa una supervisión y actualización constantes, con el objeto de
adecuar el sistema de clasificación a las circunstancias cambiantes y evitar
su obsolescencia.
  Presupone la necesidad de dotar al personal de la formación adecuada
(procedimientos administrativos, técnicas de archivo, uso de aplicaciones
informáticas…).

Tipos de ordenación

Una vez que se ha elaborado el cuadro de clasificación con sus respectivas series
o tipos documentales, es necesario definir el sistema de ordenación más
adecuado para cada serie, a partir de las características que la definen. La
ordenación va a indicar qué lugar exacto ocupa un expediente o documento
concreto dentro de la serie a la que pertenece.

Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los
expedientes o documentos serán situados de manera correlativa: según la fecha
(ordenación cronológica), según el nombre (ordenación alfabética), según el
código (ordenación numérica), según la división territorial o geográfica (ordenación
topográfica) o según la temática (ordenación por materias):

 La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en

prácticamente cualquier documento, su fecha, y se concreta en la
secuencia año, mes, día. Comenzando por el año más remoto, los
documentos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año
por meses y dentro de éstos por días. Los libros de contabilidad o los libros
de actas de una empresa son ejemplo de documentos que se deben
ordenar cronológicamente por períodos anuales.
 La ordenación alfabética suele tener como referente principal los apellidos
de una persona o la razón social de una empresa y utiliza las letras del
abecedario como criterio de ordenación. Es el idóneo, por ejemplo, para
series de expedientes personales, como es el caso del personal contratado
de una empresa.
 La ordenación numérica responde habitualmente a un sistema de códigos
que permiten identificar inequívocamente un documento concreto. Por
ejemplo, el número asignado a una factura o un recibo, el número de un
expediente, el número de registro de entrada o salida de la
correspondencia, etc. Es el sistema más utilizado en las tareas más
vinculadas a la contabilidad y las tareas administrativas comunes.
 La ordenación geográfica o topográfica permite la ordenación de
elementos en función de su situación en una zona o territorio; sería el
sistema empleado por un agente de la propiedad inmobiliaria para ordenar
los inmuebles de una zona ya que emplearía la secuencia localidad, barrio
o distrito, calle, etc.
 La ordenación por materias parte del contenido de los documentos y
refleja los asuntos o temas tratados por ellos. Si existe abundante
documentación es preciso elaborar listas alfabéticas de materias. Es un
 sistema adecuado para ordenar estudios, informes, dossieres y memorias
técnicas, agrupándolos por áreas temáticas.

Entre estos métodos no es posible establecer a priori cuál de ellos es el mejor.

Para cada tipo de documento hay que decidir el tipo de ordenación más
conveniente, eligiendo el que mejor se adapte al objeto de la ordenación.

La instalación física

La instalación física o archivo de los documentos en el depósito es el paso final de

la organización de un archivo y consiste en su emplazamiento físico en un espacio
determinado. Es una tarea íntimamente relacionada con la organización del fondo
y consiste en la ubicación física de los expedientes y documentos, agrupándolos
en cajas en las estanterías para ofrecer mayor protección a los documentos y
resistencia al polvo, la luz, etc.

Con el fin de proceder a su posterior localización es necesario indicar la ubicación

de cada expediente mediante el código de archivo o signatura topográfica. Por
eso, antes de introducir un expediente en su correspondiente caja, procede
identificarlo a fin de saber que lugar ocupa físicamente en el archivo y para ello se
le otorga un código que hace referencia a la caja que lo contiene y a su orden
dentro de ella.

La ubicación de los documentos puede hacerse empleando tres métodos distintos:

 El reflejo exacto del cuadro de clasificación. Consiste en reconstruir la

estructura del cuadro de clasificación en el depósito de archivo, reservando
espacio para el ulterior crecimiento de las series documentales. Las cajas
archivadoras ostentan en su lomo una signatura topográfica para su
ubicación y posterior localización que reproduce los códigos del cuadro de
clasificación que corresponden a cada serie documental. Es el sistema
empleado por las bibliotecas, en el que el sistema de clasificación por
materias se reproduce en la disposición de los libros en las estanterías y en
el que la signatura que representa la materia de un libro también indica su
ubicación física.
Este sistema presenta algunos inconvenientes de difícil solución. Por un
lado, exige reservar espacio libre en las estanterías para añadir los
documentos que se vayan agregando con el tiempo; en muchas ocasiones,
sin embargo, resulta muy difícil prever con exactitud el crecimiento de los
fondos. Por otra parte, entraña múltiples dificultades la incorporación de
nuevas series documentales al cuadro de clasificación por cuanto implica
reordenar el depósito de archivo.
 Un sistema de instalación continua. El sistema de numeración continua,
el más indicado para todo archivo en crecimiento, numera las cajas
mediante números desde el uno en adelante. Este sistema establece una
clara disociación entre la clasificación de los documentos y su
emplazamiento material. A medida que ingresan en el archivo las cajas se
 numeran sucesivamente y se colocan en las estanterías. De esta manera
se logra un ahorro de espacio máximo y además, la localización de la
unidades de instalación es rápida, sencilla y con pocas posibilidades de
error. Permite el aprovechamiento del espacio, pues cuando se procede al
expurgo del archivo y se eliminan documentos, la solución consiste en
ocupar los huecos dejados con los nuevos ingresos utilizando las
signaturas topográficas que han quedado desocupadas.
Es un sistema que puede resultar poco eficiente en el caso de una
asesoría, pues la documentación que atañe a un mismo cliente se puede
encontrar desperdigada por numerosas cajas, lo cual puede ser bastante
engorroso a la hora de efectuar, por ejemplo un cierre contable y fiscal o
una auditoría de cuentas. Por otra parte, este sistema requiere mantener un
inventario permanentemente actualizado; de lo contrario, las búsquedas
documentales resultan infructuosas.
 Un sistema mixto, que combina el cuadro de clasificación y un sistema de
numeración basado en la lista de los clientes. A cada cliente se le asigna un
código correlativo que va a servir para numerar las cajas en el archivo: los
expedientes, dentro de éstas, se van a clasificar siguiendo el cuadro de
clasificación y se van a ordenar empleando el método de ordenación que se
haya definido para cada serie. De este modo, para cada cliente sólo
tendremos las entradas del cuadro correspondientes a los tipos de servicio
que se le prestan.
Este método exige un expurgo continuado que no resulta difícil de realizar.
Como la documentación se efectúa en períodos casi siempre fijos, sobre
todo anuales, y la documentación tiene un valor fiscal y legal
preestablecido, al introducir un expediente se puede eliminar el más
antiguo. Por ejemplo, en el caso de la documentación fiscal, al guardar el
expediente del impuesto de sociedades del ejercicio 1999 se puede
eliminar, siempre que no posea valor informativo, el del ejercicio 1995, que
ya ha perdido su valor fiscal.
Además, este sistema de ubicación física en el archivo de los documentos
en papel puede tener su reflejo en el sistema informático, orientado al
archivo de los documentos o ficheros electrónicos.

2. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO

Archivo de los documentos informáticos

 Cuando se inicie un expediente para un determinado cliente se creará la

carpeta correspondiente, que contendrá todos los ficheros de trabajo que
genere la tramitación del asunto.
Para ello se seguirán los siguientes pasos:
a) Abrir una carpeta a nombre del cliente en cuestión en el disco duro del
servidor: unidad H:, carpeta “Clientes”
b) Dentro de la carpeta del cliente, abrir una subcarpeta correspondiente al
área de trabajo:
 – Auditoría
– Contable
– Fiscal
– Laboral
– Mercantil y civil
c) Dentro de la carpeta de área de trabajo, abrir otra que se denominará
con el código de expediente. El código de expediente se confecciona del
siguiente modo:
(i) El número correlativo del expediente dentro del período anual seguido de
las dos últimas cifras del año en que se inicia el expediente (p. ej. 243/00).
(ii) Código de tipo de servicio (p. ej. AUCA para una auditoría de cuentas
anual).
Así, los ficheros de trabajo incluidos en el expediente de auditoría de
cuentas anual del Club de Equitación Alcor, al que corresponde el número
de expediente 243/00, estarán ubicados en la ruta de acceso
H:\Clientes\Club de Equitación Alcor\Auditoría\243-00-AUCA
Este sistema de archivo pretende que los documentos (ficheros de trabajo)
estén clasificados siguiendo unos criterios que nos indiquen:
1. El cliente para el que se está trabajando.
2. El área de trabajo al que pertenece ese expediente.
3. El número de expediente y el tipo de servicio que le corresponde.
 Es importante que todos los clientes tengan aquellas carpetas que
correspondan a las áreas de trabajo en las que se les prestan determinados
servicios.
 Cada expediente tendrá su correspondiente registro en la base de datos
Inventario, en la cual se vinculará mediante un campo de hiperenlace dicho
registro con la ruta de la carpeta específica que le corresponda en el disco
duro.
 Los archivos de trabajo (generalmente de tipo .doc –Word– o tipo .xls –
Excel–) recibirán un nombre que represente sin ambigüedad su contenido:
a) Dictamen

b) Recurso

c) Liquidación

d) Estudio

e) Informe

Se añadirá, si es preciso, su grado de elaboración:

  Notas
 Borrador
 definitivo

 Los documentos de trabajo que sean susceptibles de servir como modelo

de posteriores documentos se archivarán en la carpeta “Plantillas”, en la
subcarpeta correspondiente a área de trabajo, indicando el tipo de trabajo
genérico del que se trata. Es recomendable convertir los archivos de tipo
.doc en plantillas de Word (.dot) y los archivos de tipo xls. en plantillas de
Excel (.xlt).

Descripción de los documentos:

El inventario

La descripción de los documentos constituye la operación que culmina el trabajo

archivístico y coincide en su finalidad con la de los propios documentos:
suministrar información. Los archivos existen por la necesidad de obtener
información precisa para distintas finalidades; la función básica del inventario en
cuanto instrumento de descripción consiste en garantizar un acceso lo más rápido
y eficiente posible a los documentos archivados.

El inventario tiene como propósito describir las unidades documentales, tanto si se

trata de un expediente como de una agrupación de documentos referidos al mismo
asunto. Es decir, identifica los expedientes que componen cada una de las series
documentales con el propósito de acceder a los documentos más relevantes para
una consulta específica. Ante la necesidad de efectuar una búsqueda documental,
el inventario ha de permitir obtener respuestas rápidas y precisas acerca de
cuestiones puntuales (“¿qué expedientes tiene en curso X y Cía.?”, “¿cuántos
expedientes se están tramitando en el Registro Mercantil?”, “¿cuántos expedientes
se han iniciado este año en el área laboral?”). Asimismo ha de reflejar el contenido
de cada expediente –el trámite o asunto específico al que hace referencia– y su
localización física en el archivo.

Hoy en día la herramienta más eficaz para elaborar un inventario es una base de datos en la
que cada expediente se halle descrito en los términos imprescindibles para garantizar una
información suficiente. Esto permitirá un acceso selectivo a la información ya que la base
de datos localizará los registros que respondan a una consulta determinada buscando la
información por un solo campo o cruzando la información de diferentes campos.

Inventario: campos de la base de datos

  Número de expediente
 Estado (en curso/cerrado)

 Código del cliente

 Nombre o razón social del cliente

 Área de trabajo: secciones del cuadro de clasificación (contable, fiscal,
laboral…)
 Tipo de servicio: series del cuadro de clasificación

 Procedimiento o asunto

 Organismo (en que se tramita)

 Fecha de inicio
 Fecha de finalización
 Signatura tipográfica
 Notas u observaciones
 Autor (responsable de la tramitación)

En esta base de datos o inventario del archivo, el cuadro de clasificación funciona

como un sistema de indización, es decir, como un conjunto de palabras o términos
que tienen como misión sintetizar y representar el contenido de los documentos
para recuperarlos posteriormente. En este sentido, el uso de la informática
comporta numerosas ventajas, traducidas todas ellas en una mayor rapidez y
precisión en el trabajo: ordenación automática por cualquiera de los campos,
control de los expedientes tramitados, búsquedas a partir de un término o de
varios relacionados, elaboración de listados, etc.