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SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO VERSIÓN 01

(SG-QHSE)
CODIGO
PROCEDIMIENTO PARA EL PR-SO-OH-006
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
HIGIENE EN EL TRABAJO Página 1 de 19
REGISTROS DEL SG-QHSE

1. OBJETIVO

Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e


identificación de los documentos y registros del Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo (SG-QHSE) de la Universidad Santo Tomás Seccional Bucaramanga,
con el fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de todos
los usuarios del Sistema Gestión QHSE.

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos, guías,
registros, entre otros.) del Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
(SG-QHSE) y los documentos de origen externo que son requeridos para el adecuado
desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de
crear o modificar un documento del SG-QHSE y finaliza con la divulgación del documento
por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD

El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de


Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo


Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la
documentación del SG-QHSE en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo
con la naturaleza del servicio educativo de la Seccional.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si la
revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento. Establecidos
los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del documento,
presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos, Representante de la
dirección.

3.2 Asistente – Practicante Profesional.

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Nombre: J. ALONSO CELY I. Nombre: ALEXANDRA SANTANDER Nombre: P. FAUSTINO CORCHUELO


Cargo: COORD. QHSE Cargo: DIR. DTO GESTIÓN TALENTO ALFARO
Fecha: 01/05/2013 HUMANO. Cargo: RECTOR SECCIONAL
Fecha: 01/05/2013 Fecha: 01/05/2013
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El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la adecuación


de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben nuevamente.


- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos
- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la
Intranet.
- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
- Se socialicen los documentos.
- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la
información
- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.
- Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento


establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SG-QHSE de la Universidad Santo Tomás Seccional


Bucaramanga se presenta en la siguiente figura, en donde los documentos de nivel
superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.
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DOCUMENTO
ASOCIADO

4.2 RESPONSABILIDADES EN LA CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Los documentos del SG-QHSE guardan coherencia con los lineamientos establecidos
en el Estatuto Orgánico, Estatuto Docente, Proyecto Educativo Institucional, Plan de
Desarrollo, Políticas Institucionales y los Programas de Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo y no se aceptan disposiciones contrarias a los mismos.

Los documentos que no estén aprobados se consideran en elaboración o


actualización y no se permite su aplicación. La divulgación de los mismos solo se
realiza con fines de retroalimentación o de validación según sea el caso bajo, la
responsabilidad del líder del proceso.

Según el tipo de documento, se establece la responsabilidad, así:


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TIPO DE
ELABORA REVISA APRUEBA
DOCUMENTO
Coordinador de
POLÍTICA Y OBJETIVOS Gestion en Salud, Director(a) de Recursos
Humanos/Representante de la Consejo Directivo
DEL SG-QHSE Seguridad e Higiene
en el Trabajo Dirección

Coordinador de
Director(a) de Recursos
MANUAL Y PROGRAMAS Gestion en Salud, Consejo Directivo
DE SALUD OCUPACIONAL Humanos/Representante de la
Seguridad e Higiene
Dirección
en el Trabajo
REGLAMENTOS Según reglamento Consejos, según el tema. Según reglamento
Coordinador de Gestion en Director(a) de Recursos
CARACTERIZACIÓN DE Responsable del
Salud, Seguridad e Higiene en Humanos/Representante de
PROCESOS DEL SG-QHSE proceso
el Trabajo la Dirección
PROCEDIMIENTOS, Coordinador de Gestion en Director(a) de Recursos
INSTRUCTIVOS,
MANUALES, MATRICES,
Quien Elabora Salud, Seguridad e Higiene en Humanos/Representante de
GUÍAS DEL SG-QHSE el Trabajo la Dirección
Coordinador de
Gestion en Salud,
DOCUMENTOS Coordinador de Gestion en Director(a) de Recursos
Seguridad e Higiene
OBLIGATORIOS DE LA Salud, Seguridad e Higiene en Humanos/Representante de
en el Trabajo
NTC-OHSAS 18001:2007 el Trabajo la Dirección
/Practicante
Profesional

4.3 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS


PROCE INSTRUC GUIAS CARACTE REGLA LINEAMIEN
PROTOC MANUAL PLAN GUIA FORMATO MATRIZ
CONTENIDO DIMIENTO TIVO DE RIZACION MENTO TOS
OLO
MANEJO
OBJETIVO A A A A O A A A NA O O A
ALCANCE A A A A O NA NA A NA NA O A
A
RESPONSABILIDAD A A A A NA NA A NA NA O A

PRECISIONES A O A O O NA NA O NA NA O A
DESCRIPCION A O A NA O NA NA O NA NA O A

DOCUMENTOS DE A
REFERENCIA
A O A O NA NA O NA NA O A

GLOSARIO A O A O O NA NA O NA NA O 0
ANEXOS A O A A O NA NA O NA NA O NA
METODOLOGÍA NA NA A A NA NA NA NA NA NA NA NA
POBLACIÓN NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA
A
OBJETO
EPIDEMIOLOGÍA NA NA O A NA NA NA NA NA NA NA NA
CLÍNICA NA NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA
DIAGNÓSTICO NA NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA
ALGORITMO DE NA NA A A NA NA NA NA NA NA NA NA
MANEJO
INDICACIONES NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA NA
COMPLICACIONES NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA NA
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HISTORIAL DE
CAMBIOS
A A A A A A NA A NA A O A

A: APLICA NA: NO APLICA O: OPCIONAL

El contenido de los manuales, procedimientos, instructivo, planes, guías, formatos de


registro, matrices y otros institucionales varían de acuerdo con las necesidades de uso y a
la información de los mismos. A continuación algunas orientaciones generales que se
adaptan según sea caso en cada tipo de documento según el cuadro anterior.

4.3.1 Objetivo: describe brevemente el propósito del documento. Además puede incluir la
finalidad de la actividad o proceso. Responde a la pregunta: Para qué.

4.3.2 Alcance: determina quienes deben aplicar el documento, puede hacer referencia a
áreas, cargos o procesos, en todo caso, la referencia debe ser clara, para evitar
ambigüedades. Si hay aspectos que se excluyen, se deben mencionar con precisión.
Incluye los límites de la acción que orienta el documento desde la identificación de
necesidades hasta la divulgación del documento para su implementación.

4.3.3 Responsabilidad: Se definen los principales responsables de la aplicación del


documento, por su cargo.

4.3.4 Precisiones: Se describen los criterios y/o políticas particulares que se deben
considerar en la ejecución de los procesos o las condiciones y requisitos bajo los cuales debe
desarrollarse el mismo (herramientas, equipos y/o instrumentos de control, actividades
especiales, manuales, documentos, normas, etc.). En esta parte del documento se puede
ampliar alguna explicación que se refiera a una actividad descrita en el flujograma,
mencionando el número de la actividad.

4.3.5 Descripción del proceso: Se describe la secuencia de las actividades que se


documentan, indicando que se debe hacer, los responsables del mismo, los registros
resultantes y las observaciones necesarias para una fácil comprensión, aplicando el ciclo
PHVA.

La descripción del proceso se presenta en la siguiente tabla:

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES


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- Para la columna ACTIVIDAD, se puede utilizar texto, ó, diagrama de flujo; para el diagrama
de flujo se utilizan las siguientes formas:
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DEFINICION DE SIMBOLOS
SIMBOLO SIGNIFICADO DEFINICION
Se emplea para el inicio o fin de diferentes actividades del procedimiento. En
INICIO / FIN
su interior, se escriben los términos INICIO o FIN.
CONECTOR DE Con esta figura se representan dos situaciones diferentes:
LINEA • La unión entre símbolos. • El movimiento físico de documentos.
Representa la actividad llevada a cabo para la ejecución o transformación de
información, recursos, bienes, entre otros. Se emplea en las situaciones que
ACTIVIDAD
dan nacimiento a un documento o incorporan elementos de información al
mismo.
PROCESO O Representa un proceso o procedimiento predefinido, documentado y
PROCEDIMIENTO estandarizado, el cual cuenta con un flujograma propio, ya sea del mismo
PREDEFINIDO Proceso o de otros con el cual tenga interacción.
Se emplea para la toma de diferentes caminos de acción que surgen en una
DECISIÓN etapa del procedimiento ante una circunstancia planteada. En su interior se
formula una pregunta que genere las diferentes alternativas del procedimiento.
Representa la información que requiera registrase en un formato electrónico o
DOCUMENTO manual, o los documentos que se deben tener en cuenta al desarrollar la
actividad.

CONECTOR Representa el vínculo entre actividades que se hallan en diferentes partes de


# INTERNO la página. En su interior se escribe un número arábigo que sirva de vínculo.

CONECTOR DE Representa el vínculo entre varias páginas. En su interior se escribe un


PAGINA número arábigo que sirva de vínculo.

4.3.6 Documentos de referencia: Se registra el listado de documentos internos y externos


relacionados con el procedimiento o actividades que se documentan.

4.3.7 Glosario: Se registran las definiciones de aquellos términos utilizados en el documento,


que son importantes para su aplicación y que no son de uso común y fácil comprensión,
algunas definiciones pueden ser tomadas de la NTC-ISO 9000 y NTC-OHSAS 18000. La
definición de términos no contemplados por las citadas normas, pero que es necesario incluir
por la actividad o procesos que se documentan, deben hacerse de manera clara y concisa.

4.3.8 Anexos: Sirven para ampliar la información contenida en el documento y facilitar su


comprensión, entre otros: diagramas de flujo, tablas, formatos, cuadros, gráficos, matrices,
etc.

4.3.9 Historial de cambios: Incluye la fecha de modificación, la versión que fue modificada
y el cambio realizado al documento.
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4.4 DISPONIBILIDAD

La documentación del SG-QHSE de la Universidad Santo Tomás Seccional Bucaramanga


se maneja en medio digital, por tanto, se consideran vigentes los documentos aprobados,
ubicados en el Menú principal del Sistema de Gestión Salud Ocupacional, Seguridad
Industrial E Higiene Ambiental en la intranet (http://intranet, ó, (http://172.16.7.6:82)

La distribución de los documentos institucionales (Tales como: Estatutos, Reglamentos,


Políticas entre otros) es responsabilidad de los procesos directivos a través de la Secretaria
General.

La fecha de actualización que aparece en la página WEB en los documentos institucionales,


corresponde a la fecha en que se incluyen en la WEB mas no a la fecha de aprobación del
documento la cual deberá ser consultada en el contenido del documento.

Todo tipo de publicidad se controla a través de la fecha de emisión.

4.5 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos


que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados
el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de
Publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación, la Universidad


empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.6. INDICACIONES DE FORMA E IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

4.6.1 Redacción: Usar un lenguaje sencillo y uniforme. Escribir textos en forma explícita,
clara, precisa y coherente, evitando ambigüedades. Emplear siempre el mismo término,
para expresar un mismo concepto.

4.6.2 Encabezado

El encabezado lo llevan todas las páginas de los documentos del SG-QHSE de la


Universidad, consta de:
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a. LOGO: Logotipo de la Universidad Santo Tomás Seccional Bucaramanga.

b. NOMBRE DEL SISTEMA DE GESTIÓN

c. NOMBRE DEL ÁREA, DEPENDENCIA O DEPARTAMENTO AL CUAL


PERTENECE EL DOCUMENTO.

d. TITULO O NOMBRE DEL DOCUMENTO DEL SG-QHSE

e. VERSIÓN DEL DOCUMENTO: Identifica el número de ediciones que ha tenido el


documento; cuando se modifique la documentación aprobada, la versión aumenta
de la siguiente manera, Versión 01, Versión 02, etc.

f. CÓDIGO: Identificación alfanumérica que se asigna a cada documento del SG-


QHSE. Este código se lo asigna la Profesional de Apoyo del SG-QHSE

e VERSIÓN 01
b SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL
f CODIGO
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a P-SO-OH-XXXXX
c GESTIÓN EN SALUD,
d PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
SEGURIDAD E HIGIENE EN EL
DOCUMENTOS DE SG-QHSE
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Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Santo Tomás


Seccional Bucaramanga dependiendo de las necesidades de los procesos, se identifican
de la siguiente forma:

Estructura del Código: WW-XX-YY-ZZ

WW: Es el prefijo que identifica el tipo de documentos

XX: Es el prefijo que identifica la pertenencia al SG-QHSE.

YY: 2 letras que indican a que proceso pertenece el documento

ZZ: Es un numero consecutivo del documento.


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4.6.3 Pie de Página

Se ubica en la primera hoja de todos los documentos del SG-QHSE, exceptuando el Plan
de desarrollo que no lo lleva y los formatos que llevan solamente la fecha de creación:
(dd/mm/aaaa) en la esquina inferior derecha.

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Nombre: Nombre: Nombre:


Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:

ELABORÓ, REVISÓ Y APROBÓ

 Nombre De quien elabora, quien revisa y quien aprueba el documento.

 Cargo: Cargo que ocupa quien elabora, quien revisa y quien aprueba el documento, según
sea el caso

 Fecha: día/mes/año de elaboración, revisión y aprobación del documento

4.7. REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades


realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus


resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó
al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital.
Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar.
Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.
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La Universidad debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo
son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea mas
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de los
registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando
lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).

4.7.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.


 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso
del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
llena

4.7.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:


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 Toma de muestras

 Procesamiento y análisis de información

 Almacenamiento y distribución

 Exámenes realizados

 Calibración de equipos

 Abastecimiento y vigencia de los insumos

 Control de calidad

 No conformidades

 Acciones correctivas

 Entrega de informes

 Entre otras…

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Nombre: J. ALONSO CELY I. Nombre: ALEXANDRA SANTANDER Nombre: P. FAUSTINO CORCHUELO


Cargo: COORD. QHSE Cargo: DIR. DTO GESTIÓN TALENTO ALFARO
Fecha: 01/05/2013 HUMANO. Cargo: RECTOR SECCIONAL
Fecha: 01/05/2013 Fecha: 01/05/2013
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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

Identifica necesidad de Elaborar borrador del documento y


creación o mejora de enviar por correo a la Directora del
1 documento Líder del proceso Departamento de Biblioteca con copia al
Profesional de Apoyo de corrección de
estilo para su respectiva revisión.

Las correcciones de ortografía y sintaxis


se hacen de manera directa en la
documentación en los casos donde la
Revisa la adecuación de la mejora sea evidente. Sin embargo, en
documentación los casos problemáticos para la
interpretación del sentido el corrector
enviará sugerencias y comentarios al
2 Corrector de Estilo
líder del proceso para que intervenga en
el texto antes de su envío como versión
final al Sistema de Gestión de la Calidad.

De cualquier manera el corrector hará


llegar al líder del proceso la
documentación revisada.

SI Modifica y envía En caso de requerir ajustes en partes


La
nuevamente al problemáticas para la interpretación el
documentaci
corrector líder del proceso hará las modificaciones
3 ón requiere Líder del proceso
en las partes indicadas por el corrector y
ajustes?
le enviará nuevamente el documento
modificado al corrector de estilo.
NO

Enviar por correo al Coordinador de


Solicita y justifica creación, F-SO-OH-12 Salud, Seguridad e Higiene en el trabajo
mejora o anulación de Solicitud de con copia a la Profesional de Apoyo del
documento creación, mejora SG-QHSE el formato Solicitud de
4 o anulación de Líder del proceso Creación, Mejora o Anulación de
documentos Documento F-SO-OH-12 junto con el
documento sometido a consideración
1 (Resultado de la revisión del corrector de
estilo)
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1
Profesional de Apoyo SG-
Revisar la solicitud y evaluar la
QHSE
necesidad de crear, modificar o anular el
5 documento.
Revisa solicitud y verifica Auxiliar del
necesidad SG-QHSE

Si es una solicitud de anulación, se


Coordinador del Área de registra y el proceso termina
NO Informa al Salud, Seguridad e
Aprobada líder del Higiene en el Trabajo Cuando se considere necesario define la
la proceso intervención de un experto a fin de
6 Solicitud? retroalimentar el documento antes de su
aprobación final.

SI 3 Según corresponda se presenta al


Consejo Directivo para que autorice la
creación, mejora o anulación.
Se diligencia la Parte 2 del registro
Registra aprobación en la Solicitud de Creación, Mejora o
Solicitud de creación, Anulación de Documento F-SO-OH-12,
7 Mejora o Anulación de Auxiliar del
marcando la casilla de aprobado,
SG-QHSE
Documentos diligenciando la fecha de implementación
del cambio.

Profesional de Apoyo SG-


QHSE Para el caso de creación de documentos
8 Codifica y/o actualiza la se realiza la respectiva codificación y
versión Auxiliar del para mejora se actualiza la versión.
SG-QHSE

Al editar los documentos se deben


Coordinador del Área de
registrar las firmas de elaboró, revisó y
Salud, Seguridad e
aprobó, si aplica. El coordinador del Área
Emite y Aprueba Higiene en el Trabajo
de Salud Ocupacional informa al líder
Documento
9 Profesional de Apoyo
sobre la aprobación del documento.
Una vez firmados los documentos se
SG-QHSE
identifican con Copia No Controlada, se
graban en PDF (No Aplica para formatos)
Auxiliar SG-QHSE
y se adaptan en el aplicativo disponible.

Se publican los nuevos documentos en


Retira de Intranet los la intranet
documentos obsoletos Profesional de Apoyo SG-
10 QHSE
Al documento físico se le coloca el sello
de original, se archiva en la carpeta del
proceso que corresponda y se destruye
la versión anterior.

Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de


Control de Documentos Control de Profesional de Apoyo SG-
Documentos QHSE
Actualizar Listado Maestro Control de
11 F-SO-OH-013 Documentos F-SO-OH-013
Auxiliar del
SG-QHSE
2
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2

Coordinador del Área de Se comunica al líder que el documento


Socializa con el líder del Salud, Seguridad e se encuentra liberado y se autoriza su
12 Higiene en el Trabajo uso.
proceso y/o funcionario
que realizó solicitud

Libera Documento

Aplica documento en el Informar los cambios de la


proceso correspondiente documentación a los participantes del
Líder del proceso proceso.
13 3
Socializa el contenido de los documentos
a fin de garantizar su debida aplicación.
FIN
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5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES


1 INICIO

Coordinador de Gestion en Los líderes de proceso con apoyo del


Identificar los registros a Salud, Seguridad e Higiene coordinador del Área de salud, seguridad e
controlar en el Trabajo Higiene en el trabajo identifican los registros
2
incorporados en el sistema de gestión en
Líderes de procesos salud, seguridad e Higiene en el trabajo

Enviar por correo al Coordinador de Gestion


NO en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
Hay solicitud con copia a la Profesional de Apoyo del SG-
3 o 1 Líderes de procesos QHSE el formato Solicitud de Creación,
necesidades Mejora o Anulación de Documento F-
de registros SO-OH-12 junto con el documento sometido
SI a consideración
Coordinador de Gestion en
Revisar solicitudes o Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de
4 Salud, Seguridad e Higiene
necesidades de registros crear, modificar o anular el documento.
en el Trabajo
Si es una solicitud de anulación, se registra y
el proceso termina.
NO Cuando se considere necesario define la
Informa al
Coordinador de Gestion en intervención de un experto a fin de
Aprobación de solicitud líder del
5 Salud, Seguridad e Higiene retroalimentar el documento antes de su
o necesidad de proceso
en el Trabajo aprobación final.
registros
Según corresponda se presenta al Consejo
Directivo para que autorice la creación,
SI mejora o anulación.
El Coordinador de Gestion en Salud,
Seguridad e Higiene en el Trabajo actualiza
Se autoriza y controla los Coordinador de Gestion en
los registros que se generaron cambios y
6 registros Salud, Seguridad e Higiene
controla los cambios o nuevos documentos
en el Trabajo
relacionados con la estructura de los
documentos del SG-QHSE

1
El Coordinador de Gestion en Salud,
Coordinador de Gestion en
Seguridad e Higiene en el Trabajo establece
7 Establecer criterios de Salud, Seguridad e Higiene
criterios de control sobre los registros del
control de registros en el Trabajo
SG-QHSE

Listado Maestro
Actualización del listado de Control de Actualizar Listado Maestro Control de
8 Documentos Coordinador de Gestion en
maestro Documentos F-SO-OH-013
Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo

Socializa con el líder del


proceso y/o funcionario Se comunica al líder que el documento se
que realizó solicitud Coordinador de Gestion en
9 encuentra liberado y se autoriza su uso.
Salud, Seguridad e Higiene
Libera Documento en el Trabajo
1
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No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES


1

Informar los cambios de la documentación a


Aplica documento en el los participantes del proceso.
Líder del proceso
13 proceso correspondiente
Socializa el contenido de los documentos a
fin de garantizar su debida aplicación.

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO
SOLICITUD DE Coordinador de Gestion en
Intranet /Proceso Gestión en Salud,
CREACIÓN, MEJORA O Salud, Seguridad e
F-SO-OH-012 Seguridad e Higiene en el Trabajo
ANULACION DE Higiene en el Trabajo/
y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS Líder del Proceso
Coordinador de Gestion en Intranet / Proceso Gestión en Salud,
LISTADO MAESTRO
Salud, Seguridad e Seguridad e Higiene en el Trabajo
F-SO-OH-013 CONTROL DE
Higiene en el Trabajo/ y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS
Profesional de Apoyo

7. GLOSARIO

 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la operación de la


universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.
 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales
como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados,
Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentación asociada, indicadores y el ciclo
PHVA de las actividades funcionales del proceso.
 Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado,
reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus portadores y está
autorizado para su circulación.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones,
procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
 Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad para
ser aplicados en los procedimientos de la misma.
 Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
 Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la
Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.
 Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica o Plantilla
prediseñada que facilita la recolección de datos.
 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito particular.
SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO VERSIÓN 01
(SG-QHSE)
CODIGO
PROCEDIMIENTO PARA EL PR-SO-OH-006
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
HIGIENE EN EL TRABAJO Página 18 de 19
REGISTROS DEL SG-QHSE

 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo


 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de los
documentos del SG-.QHSE
 LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado
Maestro Control de Documentos.
 LMCR: Listado Maestro Control de Registros
 Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de cobertura
amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas involucradas.
 Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Política de
Calidad.
 Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad de ésta.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO-9000)
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de
resultados obtenidos
 Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la Universidad.
Ej.: Reglamento Estudiantil.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del tema
sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
 SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene
Ambiental
 Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la palabras en una
oración
 Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que presentan problemas
en términos de precisión o claridad en su redacción.

8. ANEXOS

Anexo 1: Listado de códigos de los procesos

XX-YY PROCESO
SO-DI Direccionamiento Institucional
SO-OH Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
SO-GF Gestión Administrativa y Financiera
SO-GD Gestión del Conocimiento Aprendizaje y Docencia
SO-GJ Gestión Jurídica y Legal
SO-GR Gestión de Recursos Físicos
SO-GH Gestión Humana
SO-GB Gestión Bienestar Humano y Organizacional
SO-GS Gestión de Adquisiciones y Suministros
SO-GC Gestión de Comunicaciones

Anexo 2: Listado de códigos de los documentos


SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO VERSIÓN 01
(SG-QHSE)
CODIGO
PROCEDIMIENTO PARA EL PR-SO-OH-006
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
HIGIENE EN EL TRABAJO Página 19 de 19
REGISTROS DEL SG-QHSE

WW TIPO DE DOCUMENTO
P Política
OR Organigrama
MP Mapa de procesos
CP Caracterización de proceso
MN Manual
PR Procedimiento
IN Instructivo
PT Protocolo
F Formato
MT Matriz
RG Reglamento
OB Objetivos
PG Programas
CM Compromiso
FI Ficha
CR Cronograma
G Guía
PL Plan

9. HISTORIAL DE CAMBIOS

FECHA DE VERSIÓN
CAMBIOS REALIZADOS
MODIFICACIÓN MODIFICADA
22/07/2013 01 Original

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