Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
(SG-QHSE)
CODIGO
PROCEDIMIENTO PARA EL PR-SO-OH-006
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
HIGIENE EN EL TRABAJO Página 1 de 19
REGISTROS DEL SG-QHSE
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos, guías,
registros, entre otros.) del Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
(SG-QHSE) y los documentos de origen externo que son requeridos para el adecuado
desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de
crear o modificar un documento del SG-QHSE y finaliza con la divulgación del documento
por parte del responsable del proceso.
3. RESPONSABILIDAD
4. PRECISIONES
DOCUMENTO
ASOCIADO
Los documentos del SG-QHSE guardan coherencia con los lineamientos establecidos
en el Estatuto Orgánico, Estatuto Docente, Proyecto Educativo Institucional, Plan de
Desarrollo, Políticas Institucionales y los Programas de Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo y no se aceptan disposiciones contrarias a los mismos.
TIPO DE
ELABORA REVISA APRUEBA
DOCUMENTO
Coordinador de
POLÍTICA Y OBJETIVOS Gestion en Salud, Director(a) de Recursos
Humanos/Representante de la Consejo Directivo
DEL SG-QHSE Seguridad e Higiene
en el Trabajo Dirección
Coordinador de
Director(a) de Recursos
MANUAL Y PROGRAMAS Gestion en Salud, Consejo Directivo
DE SALUD OCUPACIONAL Humanos/Representante de la
Seguridad e Higiene
Dirección
en el Trabajo
REGLAMENTOS Según reglamento Consejos, según el tema. Según reglamento
Coordinador de Gestion en Director(a) de Recursos
CARACTERIZACIÓN DE Responsable del
Salud, Seguridad e Higiene en Humanos/Representante de
PROCESOS DEL SG-QHSE proceso
el Trabajo la Dirección
PROCEDIMIENTOS, Coordinador de Gestion en Director(a) de Recursos
INSTRUCTIVOS,
MANUALES, MATRICES,
Quien Elabora Salud, Seguridad e Higiene en Humanos/Representante de
GUÍAS DEL SG-QHSE el Trabajo la Dirección
Coordinador de
Gestion en Salud,
DOCUMENTOS Coordinador de Gestion en Director(a) de Recursos
Seguridad e Higiene
OBLIGATORIOS DE LA Salud, Seguridad e Higiene en Humanos/Representante de
en el Trabajo
NTC-OHSAS 18001:2007 el Trabajo la Dirección
/Practicante
Profesional
PRECISIONES A O A O O NA NA O NA NA O A
DESCRIPCION A O A NA O NA NA O NA NA O A
DOCUMENTOS DE A
REFERENCIA
A O A O NA NA O NA NA O A
GLOSARIO A O A O O NA NA O NA NA O 0
ANEXOS A O A A O NA NA O NA NA O NA
METODOLOGÍA NA NA A A NA NA NA NA NA NA NA NA
POBLACIÓN NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA
A
OBJETO
EPIDEMIOLOGÍA NA NA O A NA NA NA NA NA NA NA NA
CLÍNICA NA NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA
DIAGNÓSTICO NA NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA
ALGORITMO DE NA NA A A NA NA NA NA NA NA NA NA
MANEJO
INDICACIONES NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA NA
COMPLICACIONES NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA NA
SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO VERSIÓN 01
(SG-QHSE)
CODIGO
PROCEDIMIENTO PARA EL PR-SO-OH-006
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
HIGIENE EN EL TRABAJO Página 5 de 19
REGISTROS DEL SG-QHSE
HISTORIAL DE
CAMBIOS
A A A A A A NA A NA A O A
4.3.1 Objetivo: describe brevemente el propósito del documento. Además puede incluir la
finalidad de la actividad o proceso. Responde a la pregunta: Para qué.
4.3.2 Alcance: determina quienes deben aplicar el documento, puede hacer referencia a
áreas, cargos o procesos, en todo caso, la referencia debe ser clara, para evitar
ambigüedades. Si hay aspectos que se excluyen, se deben mencionar con precisión.
Incluye los límites de la acción que orienta el documento desde la identificación de
necesidades hasta la divulgación del documento para su implementación.
4.3.4 Precisiones: Se describen los criterios y/o políticas particulares que se deben
considerar en la ejecución de los procesos o las condiciones y requisitos bajo los cuales debe
desarrollarse el mismo (herramientas, equipos y/o instrumentos de control, actividades
especiales, manuales, documentos, normas, etc.). En esta parte del documento se puede
ampliar alguna explicación que se refiera a una actividad descrita en el flujograma,
mencionando el número de la actividad.
- Para la columna ACTIVIDAD, se puede utilizar texto, ó, diagrama de flujo; para el diagrama
de flujo se utilizan las siguientes formas:
SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO VERSIÓN 01
(SG-QHSE)
CODIGO
PROCEDIMIENTO PARA EL PR-SO-OH-006
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
HIGIENE EN EL TRABAJO Página 7 de 19
REGISTROS DEL SG-QHSE
DEFINICION DE SIMBOLOS
SIMBOLO SIGNIFICADO DEFINICION
Se emplea para el inicio o fin de diferentes actividades del procedimiento. En
INICIO / FIN
su interior, se escriben los términos INICIO o FIN.
CONECTOR DE Con esta figura se representan dos situaciones diferentes:
LINEA • La unión entre símbolos. • El movimiento físico de documentos.
Representa la actividad llevada a cabo para la ejecución o transformación de
información, recursos, bienes, entre otros. Se emplea en las situaciones que
ACTIVIDAD
dan nacimiento a un documento o incorporan elementos de información al
mismo.
PROCESO O Representa un proceso o procedimiento predefinido, documentado y
PROCEDIMIENTO estandarizado, el cual cuenta con un flujograma propio, ya sea del mismo
PREDEFINIDO Proceso o de otros con el cual tenga interacción.
Se emplea para la toma de diferentes caminos de acción que surgen en una
DECISIÓN etapa del procedimiento ante una circunstancia planteada. En su interior se
formula una pregunta que genere las diferentes alternativas del procedimiento.
Representa la información que requiera registrase en un formato electrónico o
DOCUMENTO manual, o los documentos que se deben tener en cuenta al desarrollar la
actividad.
4.3.9 Historial de cambios: Incluye la fecha de modificación, la versión que fue modificada
y el cambio realizado al documento.
SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO VERSIÓN 01
(SG-QHSE)
CODIGO
PROCEDIMIENTO PARA EL PR-SO-OH-006
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
HIGIENE EN EL TRABAJO Página 8 de 19
REGISTROS DEL SG-QHSE
4.4 DISPONIBILIDAD
4.6.1 Redacción: Usar un lenguaje sencillo y uniforme. Escribir textos en forma explícita,
clara, precisa y coherente, evitando ambigüedades. Emplear siempre el mismo término,
para expresar un mismo concepto.
4.6.2 Encabezado
e VERSIÓN 01
b SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL
f CODIGO
TRABAJO (SG-QHSE)
a P-SO-OH-XXXXX
c GESTIÓN EN SALUD,
d PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
SEGURIDAD E HIGIENE EN EL
DOCUMENTOS DE SG-QHSE
TRABAJO Página 1 de 1
Se ubica en la primera hoja de todos los documentos del SG-QHSE, exceptuando el Plan
de desarrollo que no lo lleva y los formatos que llevan solamente la fecha de creación:
(dd/mm/aaaa) en la esquina inferior derecha.
Cargo: Cargo que ocupa quien elabora, quien revisa y quien aprueba el documento, según
sea el caso
4.7. REGISTROS
Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital.
Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar.
Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.
SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO VERSIÓN 01
(SG-QHSE)
CODIGO
PROCEDIMIENTO PARA EL PR-SO-OH-006
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
HIGIENE EN EL TRABAJO Página 11 de 19
REGISTROS DEL SG-QHSE
La Universidad debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo
son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea mas
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de los
registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando
lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).
Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.
Toma de muestras
Almacenamiento y distribución
Exámenes realizados
Calibración de equipos
Control de calidad
No conformidades
Acciones correctivas
Entrega de informes
Entre otras…
INICIO
Libera Documento
1
El Coordinador de Gestion en Salud,
Coordinador de Gestion en
Seguridad e Higiene en el Trabajo establece
7 Establecer criterios de Salud, Seguridad e Higiene
criterios de control sobre los registros del
control de registros en el Trabajo
SG-QHSE
Listado Maestro
Actualización del listado de Control de Actualizar Listado Maestro Control de
8 Documentos Coordinador de Gestion en
maestro Documentos F-SO-OH-013
Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo
FIN
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO
SOLICITUD DE Coordinador de Gestion en
Intranet /Proceso Gestión en Salud,
CREACIÓN, MEJORA O Salud, Seguridad e
F-SO-OH-012 Seguridad e Higiene en el Trabajo
ANULACION DE Higiene en el Trabajo/
y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS Líder del Proceso
Coordinador de Gestion en Intranet / Proceso Gestión en Salud,
LISTADO MAESTRO
Salud, Seguridad e Seguridad e Higiene en el Trabajo
F-SO-OH-013 CONTROL DE
Higiene en el Trabajo/ y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS
Profesional de Apoyo
7. GLOSARIO
8. ANEXOS
XX-YY PROCESO
SO-DI Direccionamiento Institucional
SO-OH Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
SO-GF Gestión Administrativa y Financiera
SO-GD Gestión del Conocimiento Aprendizaje y Docencia
SO-GJ Gestión Jurídica y Legal
SO-GR Gestión de Recursos Físicos
SO-GH Gestión Humana
SO-GB Gestión Bienestar Humano y Organizacional
SO-GS Gestión de Adquisiciones y Suministros
SO-GC Gestión de Comunicaciones
WW TIPO DE DOCUMENTO
P Política
OR Organigrama
MP Mapa de procesos
CP Caracterización de proceso
MN Manual
PR Procedimiento
IN Instructivo
PT Protocolo
F Formato
MT Matriz
RG Reglamento
OB Objetivos
PG Programas
CM Compromiso
FI Ficha
CR Cronograma
G Guía
PL Plan
9. HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA DE VERSIÓN
CAMBIOS REALIZADOS
MODIFICACIÓN MODIFICADA
22/07/2013 01 Original