Actividad de aprendizaje 1.

Conceptos de inventarios: Con el objeto de

contextualizar al aprendiz en la temática propuesta, el grupo conforma equipos de
trabajo de máximo 4 aprendices y consultan en los buscadores especializados sobre el
tema de gestión de compras y almacenamiento de una organización y resuelven las
siguientes preguntas:

1. ¿QUE ES LA GESTIÓN DE COMPRAS DE UNA EMPRESA?

Compras es el proceso de adquisición de insumos, repuestos y materiales en la

cantidad necesaria, en el momento solicitado, con el precio y en el lugar acordado
y de buena calidad.

La Gestión de Compras consiste en suministrar de manera ininterrumpida

materiales, bienes y/o servicios, para incluirlos de manera directa o indirecta a la
cadena de comercialización o de producción.

Pasos para la gestión de compra:

• Planeación : Generación, planes y estrategias (pedidos, evaluación

investigación para la compra)

• Ejecución: Implementar tácticas y acciones.( cotizaciones y aprobación de las

cotizaciones)

• Control y seguimiento: Mecanismos de seguimiento (negociación, envió,

aprobación, almacenamiento y pago de los pedidos)

Evaluar permite darle dirección a las acciones:

 Permite verificar la efectividad de las mismas, es decir que produzcan los

resultados esperados
 La eficiencia de las acciones, es decir que se emplee una cantidad razonable
de recursos para realizar la acción
 La coherencia de las acciones, es decir que los resultados de las acciones
estén alineados con los objetivos globales que se quiere atender
 La consistencia de las acciones, es decir, que no sean contradictorias entre sí
2. PORQUE QUE ES IMPORTANTE HACER UNA BUENA GESTIÓN DE
COMPRAS EN LA ORGANIZACIÓN?(VENTAJAS DE ELLO)

Una empresa que decide comprar un producto en lugar de hacerlo, debe

gestionar una función de compras. La gestión de compras tiene en cuenta
numerosos factores, tales como los costos de inventario y de transporte, la
disponibilidad de suministro, la eficacia en las entregas y la calidad de los
proveedores.

Las responsabilidades básicas de la gestión de compras son:

 Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta los programas.

 Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad

requeridas.

 Obtener los productos necesarios al costo total más bajo posible, dentro de las
condiciones y plazos de entrega requeridos.

 Prevenir de las variaciones de precios en el mercado, así como de las coyunturas

o las tendencias que sean del interés de la organización.

Una correcta gestión de las Compras, administrada por el personal idóneo,

tendrá como objetivo fundamental aumentar el valor de la empresa, dedicándose
a actividades propias de optimización en la adquisición de recursos, como lo son:

– Realizar previsiones

– Negociar precios

– Encontrar múltiples fuentes de aprovisionamiento (Análisis del mercado)

– Rotar stocks

– Establecer negocios a largo plazo

– Encontrar productos o servicios sustitutos

Actividades que repercutirán directamente en beneficios como:

– Generación de ahorros

– Negocios a largo plazo que permitan mayor fluidez y menor desgaste

– Mejoras en los manejos de inventarios

– Disminución de costos, etc

3. COMO SE RELACIONA LA GESTIÓN DE COMPRAS, EL INVENTARIO Y EL
ALMACENAMIENTO EN UNA ORGANIZACIÓN Y ARGUMENTE CON
EJEMPLOS

Estos tres procesos se relacionan estrechamente porque hacen parte de la cadena

de abastecimiento, una actividad conlleva a la otra; una vez se realiza la
compra de acuerdo a las especificaciones, dicha compra se le lleva al inventario
de la empresa donde se relacionan de manera detallada y ordenada; luego se
procede a su almacenamiento.

Ejemplo:

La empresa CUERO LTDA. Tiene como actividad económica la compra y venta

de calzado.

A la hora de comprar se basa en los pasos enunciados anteriormente llegado al

momento de escoger a el proveedor adecuado, para ello se solicitan varias
cotizaciones, se comparan y se elige al proveedor que ofrezca calidad del
producto y mejores condiciones en cuanto a precio, cuando está definida la
compra y llega el pedido a la empresa, se ingresan al Inventario de manera
detallada y organizada ( Referencia del zapato, color, proveedor, etc.), finalmente
el pedido adquirido se almacena en el lugar destinado por la empresa en sus
respectivas cajas sobre estibas, organizados y/o seleccionados por referencia
para su fácil identificación a la hora de la venta

4. ARGUMENTE PORQUE EN UNA ORGANIZACIÓN ES IMPORTANTE

DOCUMENTAR EL PROCESO DE COMPRAS? EXPLIQUE

QUE ES UN PROCESO DE COMPRA

Son las fases por las que pasa una empresa desde que se da cuenta que tiene
una necesidad hasta que adquiere un producto o servicio para resolverla.

Pasos son:

1. Identificación de la necesidad de producto o articulo

2. Requerimiento de compra( documento donde se solicita por escrito al
departamento de compras, los materiales necesarios)
3. Buscar en los proveedores los productos necesarios
4. Solicitud de cotización (documento el cual el proveedor pone precio a los
materiales o artículos según su cantidad o requerimiento )
5. Análisis de cotizaciones
6. Aprobación de la compra
7. Envió de orden de compra (documento el cual el comprador envía como
autorización al proveedor para autorizar la entrega y despacho de los artículos
requeridos).
ARGUMENTACIÓN DE LA IMPORTANCIA
 Los documentos del proceso de compra son de vital importancia tenerlos en la
empresa, pues son los soportes que nos generan una buena organización en los
procesos a la hora de adquirir un artículo.

Dicha documentación sirven para que la empresa sea transparente y predecible

en la etapa de selección de proveedores, permitiendo así una buena selección
del mismo, que reduzca costos y que a su vez el articulo sea de buena calidad;
debido a esto, reducir los costos es básico para el desempeño eficiente y eficaz
de cualquier entidad; si analizamos el compromiso del proveedor a la hora de la
entrega y despacho, se puede evitar frenar las operaciones de producción en la
actividad económica.

Todo esto es necesario, ya que el desconocimiento podría llevarnos a realizar

compras innecesarias o productos con mala calidad perdiendo ganancias para la
empresa.

Otra de las repercusiones seria malos entendidos entre los integrantes de la

empresa al no tener claro sus funciones dentro del proceso de compra, se
perdería tiempo para la producción.

5. MANUAL DE PROCESOS DE UNA EMPRESA? EXPLIQUE

Manual de procedimientos

Es un control interno, el cual se crea para la adquirir una información detallada,

ordenada y sistemática e integral que dominan todas las instituciones,
responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistema y
procedimiento de las distintas operaciones o actividades que realiza una
empresa.

La empresa para diligenciar e implementar el sistema de control interno, tiene

que preparar los procedimientos integrales de operaciones, los cuales son el pilar
para desarrollar apropiadamente sus actividades y para establecer
responsabilidad a los encargados de las áreas, creando información útil y
necesaria instaurando así medidas de seguridad, control y autocontrol, para dar
cumplimiento de manual de procedimientos de la empresa.

Contenido del manual de procedimientos

1. Título y código del procedimiento.

2. Introducción: Explicación corta del procedimiento.

3. Organización: Estructura micro y macro de la entidad.

 4. Descripción del procedimiento.

4.1. Objetivos del procedimiento

4.2. Normas aplicables al procedimiento

4.3. Requisitos, documentos y archivo

4.4. Descripción de la operación y sus participantes

4.5. Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento

5. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.

6. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.

7. Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.

8. Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de

autocontrol.

6. QUE ES O EN QUE CONSISTE EL RAPPELS? EXPLIQUE

Se utiliza en contabilidad para ceder un descuento comercial a un cliente por cantidad de

pedidos o consumo, en un periodo determinado de tiempo y según la cantidad de
compras.

Definición de rappels se conoce con la técnica de descuentos para recompensar el mayor

empeño hecho por el cliente y otorgando un descuento que se verá reflejado de manera
importante en sus ingresos.

Rappels por compras: Descuento realizado por el PROVEEDOR por cada vez que se
alcanza una cantidad de pedidos determinados.

Rappels por ventas: Son descuentos realizados por CLIENTES una vez logrado una
cantidad fija de pedidos.