UNIVERSIDAD PRIVADA DE TACNA

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION Y NEGOCIOS INTERNACIONALES

INFORME DE PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES

PRESENTADO POR:
NESTOR MORANTE RODRIGUEZ

Asesor:
LIC. EDGARD RAMIREZ FERNANDEZ

TACNA – PERÚ
2016
 INDICE

INTRODUCCION ___________________________________________________________________ 4

OBJETIVOS ______________________________________________________________________ 6

CAPITULO 1: POLITICA GENERAL DE LA INSTITUCION ___________________________________ 7

1.1. Actividad Principal _____________________________________________________________ 7

1.2. Visión institucional _____________________________________________________________ 7
1.3. Misión institucional ____________________________________________________________ 7
1.4. Valores institucionales__________________________________________________________ 7
1.5. Datos Generales: ______________________________________________________________ 9

CAPITULO II: HISTORIA Y ANTECEDENTES ____________________________________________ 10

2.1. Reseña Histórica de la Municipalidad Provincial de Tacna ___________________________ 10

2.2. Antecedentes: ________________________________________________________________ 10
2.3. Naturaleza Jurídica ____________________________________________________________ 11
2.4. Base Legal: __________________________________________________________________ 11
2.5. Jurisdicción y Competencias ___________________________________________________ 11

CAPITULO III: ESTRUCTURA ORGANICA DE LA MUNICIPALIDAD13 PROVINCIAL DE TACNA ___ 13

3.1. Estructura Orgánica: __________________________________________________________ 13

3.2. Objetivos de las funciones por áreas Principales: __________________________________ 15

CAPITULO IV: PROCEDIMIENTO DE TRABAJO DE LA SUB GERENCIA DE LOGISTICA _________ 17

4.1. Gerencia de Administración: ____________________________________________________ 17

4.2. La Sub Gerencia de Logística: __________________________________________________ 17
4.3. Organigrama Estructural de la S.G de Logística: ___________________________________ 18
4.4. Funciones Específicas de la Sub Gerencia de Logística: _____________________________ 18
4.5. Funciones de los miembros de la S.G de Logística _________________________________ 19

4.5.1. Responsable Operativo (Procesos): __________________________________________ 19

4.5.2. Asesor Legal: ____________________________________________________________ 20
4.5.3. Responsable Operativo (Adquisiciones): ______________________________________ 20
4.5.4. Responsable Operativo (Convenio Marco): ____________________________________ 20
4.5.5. Asistente Técnico: ________________________________________________________ 20
4.5.6. Asistente Administrativo 1: _________________________________________________ 20
4.5.7. Asistente Administrativo 2: _________________________________________________ 21
4.5.8. Asistente Administrativo 3: _________________________________________________ 21
 4.5.9. Auxiliar Administrativo 1: ___________________________________________________ 21
4.5.10. Auxiliar Administrativo 2 (Almacén): _________________________________________ 21
4.5.11. Auxiliar Administrativo 3: __________________________________________________ 21

4.6. Situación Actual de la Subgerencia de Logística de la Municipalidad Provincial de Tacna: 22

4.7. Procedimientos Generales de trabajo en la S.G. de Logística: ________________________ 23
4.8. Problemática encontrada en la Institución _________________________________________ 25

CAPITULO V: DESARROLLO DE PRACTICAS PRE-26PROFESIONALES _____________________ 26

5.1. Actividades Realizadas: ________________________________________________________ 26

5.1.1. Registro y control de las órdenes de compra bienes y servicios: __________________ 26

5.1.2. Ordenamiento de expedientes y separarlos por: AMC; ADS; ADP; LP y por Convenio
Marco.________________________________________________________________________ 26
5.1.3. Revisión de expedientes de los procesos que tiene la Municipalidad con el Estado, para
posteriormente ordenarlos de acuerdo al formato de cada proceso; ya sea especificaciones
técnicas, cuadro de necesidades, cotizaciones, entre otros. ___________________________ 26
5.1.4. Recepción de propuestas técnicas y económicas que llegan al área de procesos. ____ 27
5.1.5. Atención a las oficinas internas así como entidades externas en cuanto a
requerimientos de expedientes solicitados para fines que ellos estimen conveniente. _____ 28
5.1.6. Foliación de los expedientes de procesos una vez que ya tengan contrato. _________ 28
5.1.7. Publicación de Orden de Compra en el SEACE por la Municipalidad Provincial de Tacna
(CONVENIO MARCO) ___________________________________________________________ 28
5.1.8. Actualización y registro de base de datos de convenio Marco y procesos por etapas _ 28
5.1.9. Revisión de documentos ingresados a Convenio Marco. _________________________ 29
5.1.10. Derivar a otras áreas algunos documentos para su posterior firma. _______________ 29
5.1.11. Otros encomendados por la S.G logística y/o áreas de procesos._________________ 29
5.2. Aportes a la Institución ________________________________________________________ 29
CAPITULO VI: CONCLUSIONES _______________________________________________________ 30
CAPITULO VII: SUGERENCIAS ________________________________________________________ 31
ANEXOS __________________________________________________________________________ 32
 INTRODUCCION

El presente informe de prácticas pre-profesionales refleja el logro de las

actividades realizadas en la Sub Gerencia Logística, en el Área de Procesos de
la Municipalidad Provincial de Tacna, así también permitió utilizar los
conocimientos adquiridos en la Universidad y plasmarlos en la Práctica.

El área de Procesos mediante la publicación en la plataforma del OSCE

(Organismo Supervisor de Contrataciones con el Estado) se encarga de
solicitar bienes, servicios u obras que requieran las Áreas Usuarias; elegir la
mejor propuesta técnica y económica de proveedores registrados en esta
plataforma; con el objetivo de promover el cumplimiento de la normativa de
contrataciones del Estado Peruano y así evitar el inadecuado uso de recursos
públicos.

Un buen proceso no solo beneficia a las áreas usuarias, sino también a la

comunidad en general ya que estas trabajan en beneficio de la población; con
una buena gestión los periodos de demora serían más cortos y las obras,
bienes o servicios se entregarían más rápido.

La estructura del informe consta de siete capítulos; en el primer capítulo

encontramos política general de la empresa: misión, visión, valores, datos
generales, en el segundo capítulo encontramos la historia y antecedentes de la
MPT, naturaleza jurídica y base legal que la originó; en el tercer capítulo
tenemos la estructura orgánica de la MPT y el objetivo de funciones por áreas
principales.

En el cuarto capítulo encontramos procedimientos generales de trabajo, donde

presento a la Gerencia de Administración, la cual tiene entre sus unidades
orgánicas a la Sub Gerencia de Logística y ésta presenta varias sub-áreas para
el correcto desempeño de sus funciones; se presentan también las funciones
específicas de cada miembro de la Sub Gerencia, la situación actual,
procedimientos generales de trabajo y la problemática encontrada en la
Institución.
En el quinto capítulo se presenta el desarrollo de las actividades realizadas y
aportes a la Institución.

Y en los capítulos sexto y séptimo se plantean las conclusiones y sugerencias

respecto al trabajo desempeñado durante el periodo de prácticas pre-
profesionales.
OBJETIVOS

• Realizar Prácticas Pre Profesionales en una entidad u organismo que

me permita contrastar los conceptos aprendidos en clase y poner en
práctica las herramientas y enfoques de mi carrera

• Brindar orientación e información a oficinas internas así como también a

oficinas externas que se presenten al área de Procesos de la Sub
Gerencia de logística que soliciten el seguimiento de algún expediente
de contratación.

• Apoyar las campañas y actividades que promueva la oficina de Logística

y el Área de Procesos.
 CAPITULO 1: POLITICA GENERAL DE LA INSTITUCION

1.1. Actividad Principal

La Municipalidad Provincial de Tacna es una institución líder y concertadora,

modelo de gestión participativa y transparente, conformada por equipos de
trabajo de alto desempeño, con valores institucionales y vocación de servicio,
que promueven eficazmente el desarrollo de la Provincia.

1.2. Visión institucional

"Somos un gobierno local abierto, planificador, eficiente y eficaz, moderno,

concertador promotor del desarrollo sostenible con valores institucionales, que
brinda servicios de calidad"

1.3. Misión institucional

Brindar servicios públicos de calidad a través de una gestión moderna,

eficiente, transparente, con el fin de entregar a los vecinos una ciudad segura,
ordenada para desarrollarse y vivir mejor.

1.4. Valores institucionales

Los valores en que se sustenta el trabajo de todos y cada uno de los actores de
la Institución municipal, han sido trabajados en talleres y priorizados por
autoridades y funcionarios para cumplir la VISION de la Municipalidad, siendo
estas:

 Orden: El orden no solo implica la manera de efectuar el trabajo en

coordinación y armonía entre sus áreas funcionales, sino también en el
buen aspecto personal, la planificación y distribución del tiempo, el
adecuado y cuidadoso uso de los bienes de la institución, la disciplina y
el debido comportamiento de acuerdo a las normas internas y externas
de cumplimiento general y obligatorio de todo servidor público.
 Respeto: Adecuación de la conducta del servidor municipal hacia la
comprensión, la tolerancia, el aprecio y la valoración de las cualidades
de su entorno institucional interno y externo: En el respeto a los niveles
jerárquicos, propiciar el compañerismo, las relaciones interpersonales y
el trabajo en equipo, aceptando las ideas de los demás, aun cuando
éstas pudieran ser discrepantes. En el externo, el buen trato hacia el
ciudadano y la atención oportuna y justa a sus demandas.

 Confianza: La confianza está ligada al cumplimiento de los compromisos

asumidos, al clima y cultura organizacional saludable que coadyuve a
desarrollar una gestión por resultados y la observancia a la normatividad
aplicable a los gobiernos locales en procura del bien común sin
discriminación ni privilegios. Para que ello ocurra, resultará necesario
que la entidad sea administrada de manera transparente y con la
participación de la ciudadanía y sus representantes.

 Compromiso: Los gestores públicos locales, deben actuar con

compromiso dentro de sus derechos y obligaciones de acuerdo con las
políticas, planes y programas institucionales, asumiendo su rol de
agente de cambio y promotor del desarrollo institucional y local. Implica
la fidelidad hacia la institución municipal: la fidelidad a la institución, para
actuar de manera tal que se preserve los intereses institucionales por
encima de cualquier interés personal. El compromiso también debe ser
hacia las instituciones locales, comprometidas con el desarrollo de
Tacna y por ende del bienestar de su población en general en
concordancia con las competencias legales asignadas a los gobiernos
locales, en los términos de calidad, oportunidad y atención a las
demandas y propuestas de acuerdo a su naturaleza funcional.
1.5. Datos Generales:

La Municipalidad Provincial de Tacna se encuentra ubicada en la Calle Inclán

N° 404 distrito, provincia departamento de Tacna.

TIPO DE MUNICIPIO Municipalidad Provincial

CANTIDAD DE EMPLEADOS 677
DIRECCION LEGAL Calle Inclan Nº404
CIUDAD Tacna
TELEFONO 052411716
ACTUAL ALCALDE Sr . Luis R. Torres Robledo
 CAPITULO II: HISTORIA Y ANTECEDENTES

2.1. Reseña Histórica de la Municipalidad Provincial de Tacna

La Municipalidad Provincial de Tacna, es una institución de servicio a la

comunidad tacneña, actúa bajo la Ley Orgánica de Municipalidades y posee
autonomía económica, administrativa y financiera.

2.2. Antecedentes:

PRIMER ALCALDE: A mérito de la constitución aprobada y jurada por las

cortes de Cádiz en 1812, se dispuso la elección de ayuntamiento en los
pueblos coloniales de América. Y en Junta Electoral, reunida el domingo 11 de
julio de 1813, se elige, jura e instala el primer ayuntamiento de Tacna, presidida
por Manuel Calderón de la Barca y Lois, primer Alcalde constitucional del
pueblo de San Pedro de Tacna. La iglesia parroquial recibe al personal del
Cabildo y celebra una misa, ceremonia que señala el nacimiento de Tacna
como ciudad.

LEY DE CREACIÓN
El funcionamiento de la Municipalidad Provincial de Tacna se ampara en la Ley
N° 6327, que a su letra dice así: "Autorización al Poder Ejecutivo para designar
Municipios provisionales y suprimiendo por un año las elecciones municipales
en toda la república".

ARTÍCULO ÚNICO:

Suprímase por este año las elecciones municipales en toda la república,

quedando autorizado el Poder Ejecutivo para designar municipalidades
provisionales que deberán instalarse el 1° de enero de 1929, (promulgada el 12
de noviembre del 1928). La organización Política y Judicial del departamento
de Tacna se ampara bajo la Ley N° 6630.
ART. 1°.
Autorizar al Poder Ejecutivo para que proceda a la organización política y
judicial del departamento de Tacna, tan pronto como sean reincorporados al
Perú los territorios ocupados por la República de Chile.

ART. 2°.
Queda autorizado, así mismo para abrir por el Ministerio de Hacienda por el
cargo a los mayores ingresos del año en curso, un crédito especial por la suma
necesaria para dicho objeto. Promulgada: El 1° de agosto de 1929: bajo el
amparo de estas dos leyes, la Municipalidad Provincial de Tacna inicia sus
actividades el 28 de agosto de 1929. Teniendo como Alcalde a don Armando
Vargas Blondell junto a sil Cuerpo Edilicio.

2.3. Naturaleza Jurídica

Según el Artículo 1° del Reglamento de Organización y Funciones de la

Municipalidad Provincial de Tacna (2015).- La Municipalidad Provincial de
Tacna, es una entidad de Gobierno Local, con personería jurídica de derecho
público y 'goza de autonomía política, económica y administrativa en los
asuntos de su competencia.

2.4. Base Legal:

Con sujeción a los establecido en la Ley N°27972- Ley Orgánica de

Municipalidades, Ley N°27783- Ley de Bases de la Descentralización y demás
normas conexas y complementarias.

2.5. Jurisdicción y Competencias

Según el Artículo 2° del Reglamento de Organización y Funciones de la

Municipalidad Provincial de Tacna (2015) .-
La Municipalidad Provincial de Tacna, ejerce sus competencias en el ámbito de
la Provincia de Tacna, conforme al Artículo 73° de la Ley N° 27972 - Ley
Orgánica de Municipalidades:
1. Organización del Espacio Físico - Uso del Suelo

2. Servicios Públicos Locales

3. Protección y Conservación del Medio Ambiente

4. Desarrollo y Economía Local

5. Participación Vecinal

6. Servicios Sociales Locales

7. Prevención, Rehabilitación y Lucha Contra el Consumo de Drogas

 CAPITULO III: ESTRUCTURA ORGANICA DE LA
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TACNA

3.1. Estructura Orgánica:

La Municipalidad Provincial de Tacna, para el cumplimiento de su misión y

logro de sus objetivos, adopta la siguiente estructura orgánica, acorde a las
reales necesidades, disponibilidad económica y los límites presupuestales
asignados:

1. ORGANOS DE GOBIERNO
1.1. Concejo Municipal
1.1.1. Comisión de regidores
2. ORGANOS DE ALTA DIRECCION
2.1. Gerencia Municipal
3. INSTANCIAS CONSULTIVAS, DE PARTICIPACION Y DE
COORDINACION
3.1. Comisiones de Regidores
3.2. Consejo de Coordinación Local Provincial
3.3. Plataforma Provincial de Defensa Civil
3.4. Comité Provincial de Seguridad Ciudadana
3.5. Comité Multisectorial de Defensa del Niño y del Adolescente
3.6. Comité de Administración del Programa Vaso de Leche
3.7. Junta de Delegados Vecinales Comunales
3.8. Consejo Local de Participación de la Juventud
3.9. Comité de Desarrollo Turístico
3.10. Comité de Desarrollo Agropecuario y/o Industrial
3.11. Consejo Participativo Local de Educación
3.12. Consejo Local de Ciencia y Tecnología
3.13. Comité de gerencias
4. ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
4.1. Oficina de Control Institucional
5. ORGANO DE DEFENSA JUDICIAL
5.1. Oficina de Procuraduría Publica Municipal
6. ORGANOS DE ASESORAMIENTO
6.1. Sub gerencia de Programación e Inversiones
6.2. Sub Gerencia de Supervisión de Proyectos
6.3. Gerencia de Asesoría Jurídica
6.4. Gerencia de Planeamiento, presupuesto y Cooperación Técnica
7. ORGANOS DE APOYO
7.1. Oficina de Secretaria General y Archivo Central
7.2. Oficina de Gerencia de Supervisión de Proyectos
7.3. Gerencia de Administración
7.3.1. Sub Gerencia de Logística
7.3.2. Sub Gerencia de Contabilidad
7.3.3. Sub Gerencia de Tesorería
7.4. Gerencia gestión de Recursos Humanos
7.5. Sub Gerencia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
8. ORGANOS DE LINEA
8.1. Gerencia de Desarrollo Urbano
8.1.1. Sub Gerencia de Acondicionamiento Territorial y Licencias
8.1.2. Sub Gerencia de Fiscalización y Control
8.1.3. Sub Gerencia de Bienes Patrimoniales
8.1.4. Sub Gerencia de Gestión del Riesgo de Desastres
8.2. Gerencia de Gestión Tributaria
8.2.1. Sub Gerencia de Política Fiscal y Recaudación
8.2.2. Sub Gerencia de Fiscalización Tributaria
8.3. Oficina de Ejecutoria Coactiva
8.4. Gerencia de gestión Ambiental
8.4.1. Sub Gerencia de Protección Ambiental
8.5. Gerencia de Transporte y Seguridad Ciudadana
8.5.1. Sub Gerencia de Transporte Publico y Transito
8.5.2. Sub Gerencia de Seguridad Ciudadana y Policía Municipal
8.5.3. Sub Gerencia de comercialización
8.6. Gerencia de Desarrollo Económico Social
8.6.1. Sub Gerencia de Desarrollo Social, Participación Vecinal y Salud Publica
8.6.2. Sub Gerencia de Desarrollo Económico y Turístico
8.6.3. Sub Gerencia de Juventud, Educación, Cultura, Deporte y Recreación
9. ORGANOS DESCONCENTRADOS
9.1. Gerencia de Terminales Terrestres
9.2. Gerencia de ingeniería y Obras
9.3. Gerencia de Producción de Bienes y Servicios
10. ORGANOS DESCENTRALIZADOS
10.1. Entidad Prestadora de Servicios de Saneamiento – Tacna (EPS Tacna-
S.A)
10.2. Caja Municipal de Ahorro y Crédito - Tacna (CMAC Tacna)
10.3. Centros Poblados
10.4. Instituto Vial Provincial de Tacna – IVP

3.2. Objetivos de las funciones por áreas Principales:

 Órganos de Gobierno

Los Órganos de Gobierno de la Municipalidad Provincial de Tacna, establecen

y ejercen las funciones de dirección política y administrativa, y son:

a) Concejo Municipal
b) Alcaldía

 Concejo Municipal

Artículo 7°.-El Concejo Municipal, es el Órgano de Gobierno responsable de

ejercer las funciones normativas y fiscalizadoras, con atribuciones,
responsabilidades, restricciones y derechos establecidos en la Ley N° 27972-
Ley Orgánica de Municipalidades, normas conexas, complementarias y las
previstas en su Reglamento Interno.

Artículo 8°.- El Concejo Municipal ejerce sus competencias de conformidad a

lo señalado en los artículos 9° y 10 °de la Ley N° 27972 - Ley Orgánica de
Municipalidades, lo establecido en la Ley N° 29664 - Ley el Sistema Nacional
de Gestión del Riesgo de Desastres y su Reglamento aprobado mediante D.S:
N" 048- 2011-PCM, y otras atribuciones que la ley manda.

> Comisiones de Regidores

Artículo 9°- Las Comisiones de Regidores son instancias (grupo de trabajo)
fiscalizadoras del Concejo, encargadas de realizar estudios, analizar
propuestas planteadas y emitir dictámenes según sus atribuciones, las cuáles
se elevan al pleno del concejo para su aprobación. El Concejo Municipal ejerce
sus competencias de conformidad a lo señalado en los Artículos 90 y 100 de la
Ley N° 27972 u Ley Orgánica de Municipalidades y el Reglamento Interno del
Concejo (RIC) de la Municipalidad Provincia! de Tacna.

Alcaldía:

Artículo 10°.- La Alcaldía es el Órgano Ejecutivo del gobierno local, está a

cargo del Alcalde, quien es el representante legal de la Municipalidad Provincial
de Tacna, y su máxima autoridad administrativa y titular del pliego
presupuestario. Las funciones del Alcalde se encuentran establecidos en los
Artículos 194° y 1950 de la Constitución Política del Perú y en el Artículo 20 0
de la Ley N"27972 - Ley Orgánica de Municipalidades, así como lo dispuesto
en la Ley N"29664 - Ley el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de
Desastres y su Reglamento aprobado mediante D.S: N' 048-2011- PCM, y
otras atribuciones que la ley manda.
 CAPITULO IV: PROCEDIMIENTO DE TRABAJO DE LA SUB
GERENCIA DE LOGISTICA

4.1. Gerencia de Administración:

Es el órgano responsable de conducir los sistemas administrativos de

Logística, Contabilidad y Tesorería, garantizando la adecuada y oportuna
información de disponibilidad financiera, materiales requeridos por las unidades
orgánicas, así como preparando y presentado los estados económicos y
financieros de la entidad ante el organismo rector del sistema. De la misma
forma consolida la información de la gestión patrimonial de la entidad. Su
dependencia funcional y jerárquica es de la Gerencia Municipal.

La Gerencia de Administración, para desarrollar sus funciones, cuenta con las

siguientes unidades orgánicas:

4.2. La Sub Gerencia de Logística:

Es responsable de implementar los procesos de abastecimiento de bienes,

servicios u obras que requiere la entidad para el desarrollo de actividades y
proyectos, de acuerdo al ordenamiento técnico jurídico nacional.
4.3. Organigrama Estructural de la S.G de Logística:

Actualmente el encargado de la S.G. de logística es el Señor Alexander Sabino

Málaga Rodríguez quien tiene como órganos de apoyo al área de Cotizaciones,
Giradores, Área legal, Área de Servicios básicos y el Área de Procesos.

4.4. Funciones Específicas de la Sub Gerencia de Logística:

Son funciones específicas de la Sub Gerencia de Logística:

a) Organizar, supervisar, revisar, elaborar, actualizar, ejecutar, controlar,

evaluar y proponer el Plan Anual de Contrataciones de bienes, servicios,
así como sus respectivas modificaciones con el informe respectivo.
b) Programar, ejecutar y controlar las actividades del proceso técnico del
Sistema de Logística.
c) Efectuar todas las adquisiciones de bienes y servicios requeridos por los
diferentes órganos de la Municipalidad, de conformidad al marco
establecido por las disposiciones legales vigentes.
d) Organizar y conducir sus actividades en estricto cumplimiento del marco
presupuestal aprobado y la existencia de disponibilidad financiera.
e) Registrar, controlar y supervisar en Sistema Integrado de Administración
Financiera para Gobiernos Locales (SIAF - GL) las obligaciones en la
fase de compromiso y lo que corresponda a su competencia.
 f) Mantener actualizado el precio del mercado de los bienes y servicios
para su aplicación y su uso permanente.
g) Coordinar con la Unidades Orgánicas competentes yio usuarios, la
preparación de las especificaciones técnicas o términos de referencias
de los requerimientos hasta su aprobación.
h) Organizar y ejecutar los procesos de selección de la entidad, conforme
al Plan Anual de Contrataciones, los mecanismos establecidos y con los
comités debidamente conformados.
i) Organizar, dirigir y controlar el almacenamiento y la distribución de los
bienes o materiales adquiridos.
j) Elaborar los expedientes de contrataciones dentro del marco normativo
para su aprobación e implementación.
k) Proponer los proyectos de contratos que se deriven de las adquisiciones
directas y de los procesos de selección para la adquisición de los bienes
o servicios.
l) Controlar el cumplimiento de los documentos contractuales de bienes,
servicios y de obras (contratos, ampliaciones, cartas fianza, otros)
m) Organizar, dirigir y ejecutar los servicios auxiliares, servicios internos
como la imprenta, gasfitería, central de radio, mensajería, limpieza,
guardianías y otros.
n) Asumir otras funciones inherentes al sistema y lo que asigne la Gerencia
de Administración.

4.5. Funciones de los miembros de la S.G de Logística

4.5.1. Responsable Operativo (Procesos):
 Armar los expedientes de Contratación.
 Armar los expedientes para Procesos.
 Modificar el Plan Anual de Contrataciones.
 Hacer seguimiento a los diversos procesos
 Participar y conformar en los Comités Especiales
 Evaluar la parte contractual de los contratos
 Otras funciones que le encargue la Sub Gerencia
4.5.2. Asesor Legal:
• Elaboración de Contratos, Adendas y otros documentos que
correspondan al Área Legal de la oficina.
• Asesoramiento legal en los diferentes Procesos de Selección tales
como: Compras, Licitaciones Públicas, Adjudicaciones Directas
Selectivas, Adjudicaciones de Menor Cuantía y otros
• Conformar los Comités Especiales

4.5.3. Responsable Operativo (Adquisiciones):

• Armar los expedientes para las órdenes de compra y órdenes de
servicio.
 Girar las Órdenes de Compra y Órdenes de Servicio.
 Manejo de la Codificación de los Sistemas.
 Otras Funciones que le encargue la sub Gerencia.

4.5.4. Responsable Operativo (Convenio Marco):

• Control y Revisión de la Codificación de las cuentas
• Revisión de Expedientes para Convenio Marco
• Manejo del Sistema SEACE, SIGAM
• Apoyo en el Giro de Órdenes de Compra y Ordenes de Servicio por ser
atendidas en el Convenio Marco

4.5.5. Asistente Técnico:

 Manejo del Sistema SEACE
 Armar los Expedientes de Contrataciones
 Elaboración de Bases
 Ingresos de Procesos
 Archivo de la Documentación
 Otras funciones que le encargue la Sub Gerenciaa

4.5.6. Asistente Administrativo 1:

 Registro y Control de las Órdenes de Servicio

 Armar los expedientes de las órdenes de servicio
 Apoyo al encargado del giro de las Ordenes de Servicios
  Archivo de la Documentación
 Otras funciones que le encargue la Sub Gerencia

4.5.7. Asistente Administrativo 2:

 Organizar el despacho de la sub gerencia

 Registro de Documentos remitidos
 Archivo de documentos
 Otras funciones que le encargue la Sub Gerencia

4.5.8. Asistente Administrativo 3:

 Realizar pagos de Servicios Básicos: Luz, Agua, Etc.

 Realizar pago de los Servicios de Telefonía fijo y móvil
 Control y Mantenimiento de los Sistemas
 Otras funciones que le encargue la Sub Gerencia

4.5.9. Auxiliar Administrativo 1:

 Recepción de Cuadros de Necesidades

 Recepción de documentación
 Registro y organización de los cuadros de necesidades
 Otras funciones que le encargue la Sub Gerencia

4.5.10. Auxiliar Administrativo 2 (Almacén):

 Apoyo Administrativo almacén

 Control de ingreso y salida de almacén
 Archivo de documentación del área

4.5.11. Auxiliar Administrativo 3:

 Impresión de Formatos requeridos por las oficinas de la MPT

 Numeración y foliado de los Formatos
  Otras funciones que le encargue la Sub Gerencia

4.6. Situación Actual de la Subgerencia de Logística de la Municipalidad

Provincial de Tacna:

La Subgerencia de Logística de la Municipalidad Provincial de Tacna, o

también llamada el Área de Abastecimiento de recursos y procesos es un Área
de vital importancia dentro de la Municipalidad, ya que juega un rol importante
en la transferencia de bienes, servicios u obras con el Estado. El Área de
Procesos de la Municipalidad Provincial de Tacna cuyo rol es ser mediador
entre los proveedores y las contrataciones con el Estado, cuenta con diferentes
tipos de procesos, clasificados de acuerdo a montos como LP, concurso
público, ADP, ADS, AMC ya sea para bienes, servicios y obras.

El área de procesos (llamado también órgano encargado de contrataciones

"OEC", operador de procesos) es un órgano de ayuda que pertenece a la S.G
de logística, esta última junto con la S.G de Tesorería y S.G Contabilidad se
encuentran bajo la supervisión de la Gerencia de Administración.

Las Áreas Usuarias de la S.G de logística son en promedio 30, cada una de
ellas representa a algún órgano interno como externo de la Municipalidad
Provincial de Tacna (Ver organigrama estructural de MPT); por ejemplo el Área
de Gerencia de Ingeniería y Obras (GIO), la cual puede solicitar útiles de
escritorio, refrigerio para alguna actividad o incluso solicitar obras como
'Mejoramiento de las pistas y veredas en la J.V Paul Harris en Tacna, Tacna-
2015", de todos estos se encarga el Área de Procesos, de publicar los cuadros
de necesidades, especificaciones técnicas, publicación de bases entre otros
documentos necesarios que solicitan las áreas usuarias de la MPT que pasen
las 3 UIT( SI 3 950 en el presente año, 2016) en la página del OSCE
(Organismo Supervisor de Contrataciones con e! Estado); previo a esto debe
estar registrado en el PAC (Plan anual de contrataciones) este se realiza a
fines de cada año (Diciembre) y deben estar inscritas todas las contrataciones
que se realizarán al año siguiente, es decir todas las obras o compras que se
realizarán el presente año 2016 debieron estar inscritas en el PAC, realizado
en diciembre 2015.

Para cada proceso hay ciertos plazos de entrega; por ejemplo para un AMC
(Adjudicación de Menor Cuantía) de bienes y servicios son 3 días, un día para
presentar los requerimientos de un bien o servicio y el registro de participantes,
segundo día para publicar las bases administrativas y el último día para
presentar propuestas económicas y en la tarde se otorga la Bueno Pro (es
decir se anuncia al Ganador), todo esto es de manera electrónica "Online" por
medio de la página del OSCE y así también para el ADS (Adjudicación Directa
Selectiva) y ADP (Adjudicación Directa Pública), estos demoran alrededor de
11 días en promedio cada uno; un Concurso Publico y Licitación Pública,
demoraría en promedio más días, pero aún no se ha necesitado alguno en la
Municipalidad Provincial de Tacna, debido a la cantidad del monto que supera
los S/400 000 en bienes y SI. 800 000 en obras.

Todos estos procesos podrían demorar en otorgarse Buena Pro si es que los
proveedores o posibles postores a adquirir el contrato, tuvieran alguna duda
respecto a ese proceso. En conclusión todos los procesos de la MPT son
regulados, supervisados y controlados por el OSCE (Organismo Supervisor de
Contrataciones con el Estado), y deben ser seguidos por medio de la Ley de
contrataciones con el Estado, el que se está usando es el del año 2012,
aunque hay uno que ya fue aprobado el año pasado, le dieron el visto bueno,
pero aún falta que entre en vigencia y reemplace al anterior, del 2012.

4.7. Procedimientos Generales de trabajo en la S.G. de Logística:

Para la S.G de Logística cada Sub - Área es de vital importancia ya que todas
estas trabajan conjunto; si alguna de ellas fallara no se podría cumplir con el
trabajo.
 Pasos para una contratación AMC (Adjudicación de Menor Cuantía):

1. Ingreso de cuadro de necesidades a S.G logística a la Asistente

Administrativo 1, se coloca el "Proveído" un papel que indica de que
área proviene, orden de ingreso del cuadro, para posteriormente elevarlo
a Despacho con el Sr. Fernández, él designa que área interna de
Logística se encargara de ello; normalmente es al Área de Cotizaciones.

2. Inscripción en cuaderno de cargo para elevarlo al área de cotizaciones,

esta área coloca su firma en señal de recibir dicho documento.

3. Se deriva al área de Procesos si es una compra que sea mayor o igual a

3UIT, se procede a revisar los cuadros de necesidades, solicitar la
certificación presupuestal a la oficina de OPP y R y a conformar el
comité especial si es un bien o un servicio, elaborar las bases y
publicarlas a la plataforma en línea del OSCE, si es que el comité
encargado del OSCE lo aprueba, se procede a la aprobación de bases
que se publica a nivel nacional para la visualización a todos los
participantes o postores registrados por el OSCE; luego los interesados
se registran en la plataforma para posteriormente enviar sus propuestas
a la S.G de Logística.

Pasados los días de recepción de documentos se procede a la reunión

del comité especial donde evalúan y comparan propuestas y eligen al
mejor postor o candidato con la mejor propuesta técnica y económica; y
se otorga la Buena Pro, es decir anuncian al ganador; todo esto es
seguido por un veedor del OSCE, se procede a la publicación en línea y
se espera a que cumpla con los requisitos para la firma del Contrato.

4. Una vez firmado el contrato entre el proveedor, un encargado de

Gerencia y un responsable de S.G de Logística se procede a la entrega
de bienes durante el plazo determinado, si no cumple con el contrato, el
OSCE lo sanciona con multas que deben de pagar en un plazo
determinado y se procede a cumplir con el pago de la penalidad que
 quedo pactada en el contrato, si no fuera así el OSCE lo inhabilita para
hacer próximas contrataciones con el Estado.

4.8. Problemática encontrada en la Institución

 No se tiene un proceso sistematizado del Registro y control de órdenes de

compra de bienes y servicios

 Se presenta un desorden de expedientes y no existe una clasificación

separada por AMC, ADS, ADP, LP y por Convenio Marco.

 No se dispone de una revisión de expedientes de los procesos que tiene la

Municipalidad con el Estado, se encuentran desordenados y no están de
acuerdo al formato de cada proceso; ya sea especificaciones técnicas,
cuadro de necesidades, cotizaciones, entre otros.

 Se carece de una oficina de atención para las entidades internas y externas

en cuanto a requerimientos y seguimiento de expedientes solicitados para
fines que ellos estimen conveniente , además hay un limitado horario de
atención a Áreas Usuarias, solo se atiene de 10 a.m. a 1:00 p.m. las demás
horas se utilizan para que el personal realiza sus labores cotidianas.
 CAPITULO V: DESARROLLO DE PRACTICAS PRE -

PROFESIONALES

5.1. Actividades Realizadas:

5.1.1. Registro y control de las órdenes de compra bienes y servicios:

Consiste en registrar y controlar las órdenes de compra bienes y servicios que

ingresan al área de procesos; esto se realiza en un cuaderno de control, en el
cual se registra diariamente alrededor de 3 a más órdenes de compra, que
contienen además cuadros de necesidades. Una vez registrados al final del día
se procede a entregar a las áreas que les corresponda hacer efectiva dicha
orden de compra.

5.1.2. Ordenamiento de expedientes y separarlos por: AMC; ADS; ADP; LP

y por Convenio Marco.

Cada vez que ingresaban documentos referentes a procesos de contratación

con el Estado, mi labor era ordenarlos y separarlos según cada proceso; tenía
que ordenarlos constantemente en orden correlativo a la espera de la
realización de todas las firmas que les corresponda; ninguna hoja se podía
perder ya que cuando termine el proceso y se dé Buena Pro, la Contraloría
General de la Republica (CGR) envía a una encargado para verificar que todos
los expedientes cumplan con los requisitos exigidos por ley, revisa el
expediente o expedientes si hubieran más de un tomo y deben de estar
completos y con las respectivas firmas según cada área

5.1.3. Revisión de expedientes de los procesos que tiene la Municipalidad

con el Estado, para posteriormente ordenarlos de acuerdo al formato de
cada proceso; ya sea especificaciones técnicas, cuadro de necesidades,
cotizaciones, entre otros.

Una vez que se tiene todos los documentos firmados por Alcaldía,
Administración, S.G de Logística entre otras áreas principales, y mientras se
espera el otorgamiento de la Buena Pro se procede a archivar y verificar que
contenga efectivamente todas las firmas correspondientes, ya sea de los
integrantes del Comité Especial, Gerencias o Alcaldía y que posean los sellos
respectivos de cada Área; de ahí se procede a agregar y ordenar todos los
documentos que requiera el expediente; como: especificaciones técnicas,
cuadros de necesidades, cotizaciones o estudios de mercado, cuadros
comparativos, resumen ejecutivo, solicitud y aprobación de certificación
presupuestal ,solicitud y aprobación de expediente de contratación, acta de
conformación de bases, documentos de solicitud y aprobación de bases, hoja
de información de bases administrativas otorgado por el OSCE, registro de
participantes, propuestas técnicas y económicas, consentimiento de OSCE,
documentos para firma de contrato, contrato, la orden de compra o servicio y la
conformidad de entrega del producto y/o realización del servicio.

5.1.4. Recepción de propuestas técnicas y económicas que llegan al área

de procesos.

Cuando el proceso se encuentra en la etapa de Registro de participantes,

llegan al área de procesos Varios postores interesados en ofertar sus
productos, traen consigo distintas propuestas técnicas y económicas, proforma
del producto o servicio, ficha técnica, modelos de productos, entre otras. Mi
labor era verificar si poseían tenían todos los requisitos para ser aceptados
postores, toda SU información o propuestas la traían en físico en folders
manila, para su correcta aprobación se sellaba un cargo y se archivaba la
información para la posterior reunión del Comité Especial, luego de reunirse y
comparar propuestas anunciaban al postor ganador y todo esto queda
registrado en el libro de actas que posee la S.G de Logística; donde están
registradas todas las reuniones que realiza el Comité Espacial, conteniendo el
resultado al dual llegaron y la aprobación de ésta.
5.1.5. Atención a las oficinas internas así como entidades externas en
cuanto a requerimientos de expedientes solicitados para fines que ellos
estimen conveniente.

Cada día venían distintas área Usuarias que hacen seguimientos de sus
cuadros de necesidades y solicitaban revisar de nuevo lo que habían solicitado
y si estaba mal pasaban a corregirlo.

5.1.6. Foliación de los expedientes de procesos una vez que ya tengan

contrato.

Cada vez que un proceso tenía contrato, es decir ya se conoce al ganador,

tenía que foliar los documentos con un foliador hoja por hoja, posteriormente
guardarlo en los gabinetes asignados y llevar un control de qué proceso
ingresaba o que expediente de proceso se prestaba a alguna área.

5.1.7. Publicación de Orden de Compra en el SEACE por la Municipalidad

Provincial de Tacna (CONVENIO MARCO)

Una vez que llegaban cuadros de necesidades con montos pequeños que
necesitaban compra directa y no pasen de las 3 UIT, se hacía uso de la página
del SEACE (Sistema Electrónico de Contrataciones con el Estado). Mi labor era
ingresar con la cuenta de mis superiores inmediatos para pedir y/o solicitar
productos en el "Catalogo en Línea", por ejemplo útiles de escritorio, bienes de
ayuda humanitaria, impresoras, consumibles y accesorios, computadoras de
escritorio y escáneres; una vez terminado esto se procedía a hacer una orden
de compra electrónica con los productos que necesitaba; luego la empresa
elegida me entregaba una cotización también en línea y si es conforme se
procede a la realización y publicación de la compra a la página del OSCE.

5.1.8. Actualización y registro de base de datos de convenio Marco y

procesos por etapas

Consiste en actualizar la base de datos de Convenio Marco, ya que algunos

quedaban descartados por no poseer toda información requerida por el área de
procesos.
5.1.9. Revisión de documentos ingresados a Convenio Marco.

Cuando una área solicitaba algún expediente para revisarlo o cambiar algunos
cuadros de necesidades corregidos; tenía que verificar que estén todos los
documentos que ya habían ingresado anteriormente, que se encuentren en
perfecto estado y que posean los sellos correspondientes.

5.1.10. Derivar a otras áreas algunos documentos para su posterior firma.

Cuando los documentos eran de suma urgencia se me encargaba ir a otras

áreas para su posterior firma, y así poder agilizar el período de devolución de
documentos.

5.1.11. Otros encomendados por la S.G logística y/o áreas de procesos.

Como sacar copias, escanear documentos, boletas, órdenes de compra o

servicio, etc.; hacer seguimientos de documentos administrativos, elevar
documentos a otras áreas internas como externas de la S.G de Logística,
ayudar en otras áreas dentro de la S.G de logística, como foliación de
documentos, recepcionar documentos que ingresan al área de S.G de Logística
para posteriormente registrarlos en el cuaderno de control y elevarlos a
Despacho.

5.2. Aportes a la Institución

• Mi principal aporte a la S.G de Logística fue la realización oportuna de

actividades.

• Colaborar con las distintas funciones que se me encomendaban.

 La elaboración e implementación de un registro más rápido mediante la

herramienta de Excel, para no perder la correlación de los expedientes
 de contratación y ver que no tenga observaciones ni se excedan las
fechas ; ( VER HOJA EXCEL )

CAPITULO VI: CONCLUSIONES

1. Una de las principales razones que he podido notar que generan

insatisfacción en las áreas usuarias, es el tiempo de demora de los
procesos de contratación, ya sea por algún trámite que quedo en
proceso o porque no se publicaron al momento en la página del OSCE
algunos requerimientos, esta falencia se debe a que la página se
encontraba en mantenimiento y les era imposible publicar; por eso
demoraban en continuar los procesos y por ende en dar algún postor
ganador, esto dificultaba el trabajo de ambas partes.

2. Es necesario informar y dar a conocer a las Áreas Usuarias acerca de

los plazos que toma cada proceso de contratación con el Estado, para
que se den cuenta ellos mismos que no depende solo del área de S.G
de Logística, sino de la unión de varios factores que escapan de nuestra
área.

3. Existe demasiada burocracia de documentos que atrasa el desempeño

de funciones de los trabajadores de la Municipalidad Provincial de
Tacna, no solo en un área sino en la mayoría de áreas.

4. Debe existir un ordenamiento de expedientes de contratación por: AMC; ADS;

ADP; LP y por convenio marco para que no hayan perdidas y tenerlos a la
mano cuando exista una fiscalización por parte de la contraloría.
 CAPITULO VII: SUGERENCIAS

1. Implementación de charlas y programas de capacitación permanentes

sobre los diversos temas de contratación con el Estado a todo el
personal interesado de la Municipalidad Provincial de Tacna, ya sea
dirigido por especialistas en el tema como a través de la firma de
convenios con personal del OSCE, con el propósito de informar a las
Áreas Usuarias y conozcan a profundidad los plazos y requerimientos
que toma cada proceso.

2. Creación de una página alterna del OSCE para la publicación de

contrataciones con el Estado; ya que si la página oficial falla haya una
que la reemplace y nadie se vea afectado con ello.

3. Proporcionar un horario adecuado para las Áreas Usuarias de la

Municipalidad Provincial de Tacna, para que estas puedan realizar
seguimientos, consultas, entre otros con mayor disponibilidad de tiempo.

4. Mantener y mejorar la atención al Usuario del área de Procesos ya que

de ellas depende la realización de una buena contratación.

5. Reducir en lo posible la burocracia de documentos ya que algunos

toman demasiado tiempo en ser enviados a otras áreas para su revisión.
ANEXOS
 REGISTRO DE PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN
DESCRIPCIÓN BIEN /SERVICIO NOMENCLATURA POSTOR GANADOR RUC MONTO OBSERVACIONES FECHA Y HORA BUENA PRO CONSENTIMIENTO
adquisicion de asfalto liquido RC-250 BIEN AS-SM-4-2016-MPT-1 Asfalto y Construcciones S.A.C. N° 20541320424 S/.96850 falta contrato 18/03/2016 18:21 28/03/2016
Adquisicion de Ceramico BIEN AS-SM-3-2016-MPT-1 COMERCIALIZADORA GRUPO SANTA FE S.A.C. Nº 20532836329 S/.47948,8 08/03/2016 16:04 14/03/2016
Adquisicion de Leche evaporada BIEN AS-SM-1-2016-MPT-1 Alimentos Talu S.A.C Nº 20455403759 S/.379757,09 24/02/2016 13:37 01/03/2016
Adquisición de Loseta Veneciana BIEN AS-SM-5-2016-MPT-1 PREMOLDEADOS TACNA S.A.C. N° 20532586543 S/.111550 01/04/2016 13:48 06/04/2016
Adquisicion de Balanza Electronica BIEN AS-SM-6-2016-MPT-1 SUMINCO S.A. N° 20509685615 S/. 95 520.00 22/04/2016 16:39 27/04/2016
Adquisicion de Camioneta BIEN AS-SM-7-2016-MPT-1 C & C S.A.C N° 20410705878 S/. 139,000.00 14/04/2016 16:04 19/04/2016
Adquisicion de Sistema de comunicaci¢n inalambrica BIEN AS-SM-8-2016-MPT-1 DESIERTO DESIERTO DESIERTO DESIERTO DESIERTO DESIERTO
Adquisicion de Tela BIEN AS-SM-9-2016-MPT-1 REGULO QUINA VELASQUEZ. RUC N°10004076821 S/. 96,749.52 17/05/2016 12:28 22/05/2016
Adquisicion de pescado entero BIEN AS-SM-10-2016-MPT-2 AGRO ANDINA DEL PERU SOCIEDAD COMERCIAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA RUC N°20448728464 S/.306,931.67 25/05/2016 17:06 01/06/2016
Adquisicion de Alimento para Animales BIEN AS-SM-11-2016-MPT-1
Adquisicion de Chuño Negro BIEN AS-SM-12-2016-MPT-1 AGRO ANDINA DEL PERU SOCIEDAD COMERCIAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA RUC N°20448728464 S/.51,961.20 14/06/2016 18:13 19/06/2016
Adquisición de Botines de Seguridad Punta de Acero para Varon BIEN AS-SM-13-2016-MPT-1
Adquisicion de uniformes de personal BIEN AS-SM-14-2016-MPT-2 CORPORACION ORANGE PERU S.A.C. RUC N°20521076101 S/. 75,500.00 06/07/2016 15:27 11/07/2016
Adquisicion de Calzados para Dama y Varon BIEN AS-SM-15-2016-MPT-3 DESIERTO DESIERTO DESIERTO DESIERTO DESIERTO DESIERTO
Adquisicion de Neumaticos BIEN AS-SM-16-2016-MPT-1 IDELMAR S.A.C. RUC N°20532801703 S/.65,180.00 24/06/2016 19:38 29/06/2016
Adquisicion de Poste de Concreto BIEN AS-SM-17-2016-MPT-1
Adquisicion de Asfalto Liquido RC - 250 BIEN AS-SM-18-2016-MPT-2 LIBRANA TRANSPORT E.I.R.L. RUC N° 20532726221 S/. 51,311.73 19/07/2016 20:03 24/07/2016
Adquisicion de Emulsion Asfaltica CSS-1HP BIEN AS-SM-19-2016-MPT-3
Adquisicion de Sistema de comunicación inalambrica BIEN AS-SM-8-2016-MPT-2
Adquisicion de Hojuela de Avena BIEN AS-SM-2-2016-MPT-1 PROCESADORA DE ALIMENTOS TELMA SAC – PROATEL SAC . 20537059100 S/. 268,276.32 02/03/2016 17:29 07/04/2016