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Solo puedo dedicar este trabajo a la persona que se ha sabido reinventar, que ha sido
una luchadora, perseverante, tolerante, y que a pesar de los contratiempos de la vida tiene un
insaciable espíritu de superación… a mí.
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AGRADECIMIENTOS.
A mi Anto bella, que solo con el hecho de existir me fuerza a tratar de ser una mejor
persona y superarme cada día, eres mi motor, Hija mía, solo espero que te sientas orgullosa de
tu madre y que este logro te sirva de inspiración, te amo.
Madre Mía, agradecer tu apoyo incondicional, tu fuerza, tu hombro cuando ya no
quería más,
Padre, sin ser parte de nada eres parte de todo, gracias por estar,
Amado esposo, te subiste a este barco cuando ya estaba navegando y me has ayudado a
mantenerlo a flote, has remado conmigo alivianándome la carga, mil gracias por eso, mil
gracias por elegirme, aceptarme y ser mi complemento.
Existen personas que son parte de nuestra vida y que sin darse cuenta
incondicionalmente nos ayudan a facilitar tareas cuando el cumplir nuestros sueños se nos va
poniendo cuesta arriba, ejemplo de ello, Ricardo Pino, quien se transformó en el puntal
académico de estos años, Viviana Lincolao, quien ha estado alentándome en este proceso y
confiando en mí y Juan Campos que se sumó al final del proceso, cuando ya no tenía fuerzas,
siendo un gran aliado.
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INDICE
Materia Página
1. INTRODUCCION.
2. OBJETIVOS.
3. METODOLOGIA
3.1.3 Diseño.
3.1.7 Indicadores.
5
3.1.8.3 Integralidad de los registros de FCUI.
des de FCUI.
3.4 Objetivos.
3.4.1 Objetivo 1.
3.4.2 Objetivo 2.
3.4.3 Objetivo 3.
3.4. 4 Objetivo 4.
4. RESULTADOS
5. DISCUSION
6. CONCLUSION
7. BIBLIOGRAFIA
8. GLOSARIO Y ABREVIATURAS.
9. ANEXOS
6
INDICE DE FIGURAS
7
INDICE TABLAS
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1
1. INTRODUCCIÓN
Las Fichas Clínicas podrán llevarse en soporte de papel, electrónico u otro y sus
vinculados a través de una clave única de acceso que corresponde al RUN del paciente.
El CESFAM Los Sauces, reconoce que en la Ficha Clínica se incluyen datos sensibles y
reservados del paciente, donde se registran las prestaciones otorgadas, confección de planes y
manejos de enfermedades y de todas las acciones realizadas por el médico y el equipo de salud
mandatado por la Ley de Deberes y Derechos del paciente, así como las normas técnicas del
normas básicas y criterios comunes, en este caso, conocido por todos los profesionales
médicos y no médicos que tiene acceso a la Ficha Clínica de los usuarios del CESFAM Los
Sauces.
salud trabajan de acuerdo a objetivos, acción que consiste en garantizar la calidad de un centro
de Salud partiendo por asegurar lo básico de calidad, por medio del análisis de su estructura
física, orgánica y funcional, con base en la comparación con las normas vigentes y a través de
humanos y materiales.
evaluación en terreno y resolución del proceso), el plazo para que todos los establecimientos
acreditar no podrán otorgarse prestación GES a los usuarios, lo que sería catastrófico para
2. Gestión de la Calidad.
3
3. Gestión Clínica.
9. Servicios de Apoyo.
2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION.
existencia de la ficha clínica única individual FCUI, evitar pérdidas y su disponibilidad para
dar cumplimiento a la Ley de Deberes y Derechos del paciente, así como a las normas técnicas
1) Definir proceso de apertura o creación de Ficha Clínica para garantizar que esta sea
Única e Individual.
procedimientos del uso del archivo en el SOME del CESFAM Los Sauces para controlar la
cada usuario en una Ficha Clínica Única e Individual en cualquiera de sus formatos (papel y/o
4) Lograr que la ficha clínica única e individual esté siempre disponible y conservada de
manera segura.
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3. METODOLOGIA
la cual ofrece un primer acercamiento al problema que se pretende estudiar y conocer, nos da
una visión general, aproximativa, respecto a la realidad. He decido utilizar este tipo de
investigación ya que no existe mucha información del tema, no es un tema muy explorado,
este tipo de investigación busca explorar para proporcionar conocimiento. Utiliza el trabajo de
en la institución.
3.1.3 DISEÑO: El diseño fue no experimental, ya que observó los acontecimientos sin
estudiaron los eventos tal cual ocurren y se relacionan los mismos sin intervención.
de tipo propositivo, porque se dará una propuesta de solución viable al CESFAM Los Sauces,
mediante la aplicación del protocolo para la mejora de los procesos. Por lo tanto, es una
y pertinente.
La información puede ser obtenida por fuentes primarias o secundarias. Dentro de las
destaca el enfoque intuitivo y subjetivo de la persona, así como también sus motivaciones,
los procesos de Fichas Clínicas se decidió aplicar una encuesta a los funcionarios que tienen
acceso a Fichas Clínicas en el CESFAM Los Sauces y otra a usuarios (Anexo 2 y 3). La
su calidad de “usuarios internos” de las fichas de papel, entre ellos médicos, enfermeras,
usuarios que recibieron atención con profesionales del área de la salud, elegidos
3.1.6 ESQUEMA DE LA ENCUESTA: Una de las formas de recolección de datos para esta
investigación se realizó a través de dos encuestas de opinión, una a las personas que están
El diseño de las encuestas se realizó a través de 7 pasos (Kinnear y Taylor, 1998). Los
cuales son:
6. Características físicas de las encuestas: la encuesta debe ser atractiva para la persona
encuestada, es decir debe llevar logo de la institución que crea la encuesta, nombre del estudio
por los encuestados, para ello la encuesta se validó por Jefa de SOME de CESFAM Los
(2002), los define como: “Herramientas para clarificar y definir, de forma más precisa,
objetivos e impactos (...) son medidas verificables de cambio o resultado (...) diseñadas para
contar con un estándar contra el cual evaluar, estimar o demostrar el progreso (...) con respecto
enunciada en 1966 por Bauer, citado por (Mondragón, 2002, pág. 52), que dice lo siguiente:
“Los indicadores sociales (...) son estadísticas, serie estadística o cualquier forma de
indicación que facilita estudiar dónde estamos y hacia dónde nos dirigimos con respecto a
impacto”. Es así como la Organización Mundial de la Salud (OMS, 1981), también ha definido
a los indicadores como: “Variables que sirven para medir los cambios”.
3.1.7.1 Características de los Indicadores: Los indicadores deben cumplir con algunas
(2) confiabilidad,
(3) especificidad (exhibir exclusivamente los cambios de una determinada situación) y de (4)
Los indicadores permiten evaluar las actividades de los centros de salud, dan a conocer
desviaciones, falencias o ejecuciones erróneas, por lo cual con ellos se toman decisiones para
3.1.7.2 Tipos de Indicadores: Aunque existen diversos tipos de indicadores, ellos dependen
del área en la cual se va a utilizar; en forma genérica se pueden identificar indicadores simples
o sintéticos. Los indicadores simples están relacionados con la estadística, a su vez, los
de sus partes y tienen por objetivo medir en forma global y apreciar el resultado obtenido de
diversas actividades.
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son la base del éxito presente y futuro de las organizaciones. Una definición general de
indicador de desempeño es la que plantea (Armijo, 2011) “los indicadores de desempeño son
medidas que describen cuán bien se están desarrollando los objetivos de un programa, un
Calidad: Son instrumentos que permiten medir, se basan en hechos y datos, facilitan valorar la
clientes, influyen en los indicadores de gestión, que a su vez son utilizados por la dirección de
y/o servicios.
Visibles: representación gráfica, que sea de fácil interpretar y accesible a las personas
Corto plazo: relacionados con los objetivos que proponen las instituciones y organizaciones en
Mediano y largo plazo: relacionados con objetivos que toman más tiempo, para lo cual se
necesario considerar que los indicadores se basan en dos criterios, (Druker, 1999) citado por
Criterio cualitativo: este criterio brinda una información perceptiva, intangible, subjetiva y
difícil de asimilar.
producción de resultados.
Ambos criterios facilitan conocer si los recursos entregados son utilizados de manera
información amplia, intangible la mayor parte del tiempo, subjetiva y difícil de comprender.
Por otra parte, el criterio cuantitativo ocupa procedimientos estandarizados por lo cual ofrece
información exacta.
Un indicador debe ser fácil de comprender e interpretar para establecer relación con
otros indicadores para medir una situación o fenómeno en estudio; es decir, el indicador debe
ser comparado en tiempo y espacio, debe ser elaborado sencillo, automático, sistemático y
Para que un indicador sea adecuado debe responder afirmativamente a todas las
3.1.8.1 Duplicidad de Ficha Clínica: al no existir un protocolo que regule las actividades,
cualquiera de los funcionarios de SOME puede crear FCUI, sin necesariamente haber agotado
todas las instancias de búsqueda de la ficha en el Fichero, lo que genera que un usuario tenga
trimestre del año 2017, encontrándose la siguiente cantidad de fichas clínicas duplicadas, Julio
19, Agosto 20 y Septiembre 18, dando un total de 37 fichas duplicadas para el periodo.
CESFAM Los Sauces y al no realizarse la revisión correcta se creó nueva ficha, por lo tanto,
esta problemática se cuantifica más precisamente siendo un 5,7% las fichas creadas por este
problema.
3.1.8.2 Pérdidas de las Fichas Clínicas Únicas e Individuales: como no están normados los
devolvió al fichero.
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Analizado el tercer trimestre del año 2017, y utilizando la misma revisión del 3.1.8.1 al
3.1.8.3 Integridad de los registros de las Fichas Clínicas Únicas e Individuales: registros
incompletos, datos sensibles de patologías y/o otros en caratula, pérdida de hojas por mal
Usando los mismos datos para las problemáticas anteriores de las 283 fichas revisadas el
3.1.8.4 Accesos no permitidos: la restricción de acceso tanto al fichero como a la FCUI de los
usuarios no se está cumpliendo, dado que cualquier profesional que requiera una FCUI entra al
archivo, entre ellos, 2 TENS, 1 Medico, 2 hijos de funcionarios SOME, 3 kinesiólogos, 1 Jefe
Individual: tanto la persona encargada del fichero como los usuarios internos que tienen
El 98% de las Fichas Clínicas revisadas se encuentran con sus caratulas en malas
condiciones y tienen antecedentes clínicos como HTA, DM, PAP, entre otros datos sensibles.
Formula: Nº FC con caratulas con deterioro e información clínica x 100 278 x100 = 98%
Nº Total de Fichas Clínicas revisadas en el periodo. 283
salud dado que constituye una herramienta de gran valor o utilidad para el paciente, el equipo
autorizadas por escrito por el Director del establecimiento, guardando en todos los casos, toda
profesional. En el caso de utilizar las Fichas Clínicas para fines de investigación o Docencia la
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identidad del paciente siempre deberá tener el carácter de reservado. Dicha investigación
deberá ceñirse a la normativa legal existente para dicha materia (Art.10 y 11 Ley 20.120). Se
exceptúa de esta obligación aquella investigación que realizan los propios servicios en el
marco de la ley 17.374. En este mismo sentido, las FC deberán ser resguardadas en un lugar
en el historial clínico de una entidad de salud estatal en los siguientes términos” los
funcionarios fiscales no podrán divulgar hechos o datos que se refieran a las personas o
estadístico”. Los datos estadísticos no podrán ser publicados ni difundidos con referencia
prohibición del o los afectados. Por otra parte, los artículos Nº 246 y 247 del Código Penal,
establecen sanciones al empleado público que revela la información confidencial, de que tiene
obligaciones funcionarias, a su vez dispone “guardar secreto en los asuntos que revistan el
especiales”.
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Debemos mencionar que de acuerdo con la Ley Nº19.628, sobre protección de la vida
privada en Chile, se entenderá por datos de carácter personal los relativos a cualquier
sensibles aquellos datos personales que se refieren a las características físicas, morales de las
personales, el origen racial, las ideologías, las opiniones políticas, las creencias o convicciones
religiosas, los estado de salud físicos o psíquicos y la vida sexual; reconociendo por titular de
los datos, la persona natural a la que se refieren los datos de carácter personal.
3.2.2 FUNCIONES DE LA FCUI: La FCUI tiene múltiples funciones, dentro de las que se
destacan:
- Facilitar la calidad de los cuidados al poder comparar el cuidado brindado con normas
- Fuentes de prueba.
- Pericia judicial.
- Integral: la FCUI debe reflejar todos los actos clínicos relevantes realizados con el
error, tarjar.
- Confidencial: Todos los antecedentes contenidos en la Ficha Clínica deben ser velados y
salvaguardados, siendo siempre utilizados con fines médicos, a menos que se cuente con el
razones estrictamente justificadas de orden médico o por razones de orden legal. Todos los
funcionarios que tomen conocimiento de los datos contenidos en las Ficha Clínica están
obligados a guardar secreto de los mismos, obligación que no cesa por haber terminado sus
- Única: El Historial clínico de las personas deberá ser consolidado en una FCUI por
paciente, en soporte papel y/o digital la que se identifica por el número de RUN que
la ficha única e individual en formato de papel se reagrupa en carpeta familiar. Ésta debe ser
Ningún tercero que no esté relacionado directamente con la atención del paciente tendrá
acceso a la información que procede de la ficha clínica, salvo las excepciones de las cuales se
Ninguna ficha clínica puede ser entregada al paciente o familiares, sino que debe ser
llevada por el personal encargado, designado por el establecimiento para este rol específico,
donde se requiera.
deberá ser fotocopiada con un máximo de 5 años hacia atrás y enviada por conducto regular,
El titular de la ficha clínica podrá solicitar ésta, así como un extracto de ella, copia de los
enfermedad y el tratamiento realizado, en forma personal, por escrito y bajo su costo, el que
en caso de fallecimiento podrán requerir la información antes señalada por escrito, solo
certificados de nacimiento, sentencia judicial, poder notarial o mandato otorgado por el titular
En caso de menores de edad, para tener acceso al contenido de la ficha clínica debe
acreditar la calidad de madre o padre del paciente. Acerca de otros parientes o personas que
Cualquier conflicto que se suscite en relación a esta materia debe ser previamente
al tema.
contenido de la ficha clínica o requerir una copia de esta en los procesos e investigaciones que
se instruyan.
contra de prestadores públicos de salud o sus funcionarios, aprobado por el Decreto Supremo
Nº 45 del año 2006 del Ministerio de Salud, los mediadores en el proceso de mediación
regulado por el artículo Nº 43 de la Ley 19.966, podrán requerir los antecedentes que estime
necesarios para el éxito del proceso de mediación, incluyéndose dentro de los antecedentes
mediador designado por el Consejo de Defensa del Estado (para prestadores públicos). En
por el mediador al Consejo a la Autoridad correspondiente, a fin de que se tomen las medidas
el art. 15 del Decreto Ley Nº 2.763, de 1979, en los casos en que los datos sean necesarios
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para fines de seguimiento, estadísticos, de salud pública, de fiscalización, para resolver acerca
solicitar copia de la ficha clínica. Respecto de esta última finalidad, la información podrá ser
solicitada, además, por las Mutuales de Empleadores de la Ley Nº 16.744 y por las
representante legal.
La información contenida en la ficha clínica podrá ser requerida también por entidades o
permite el acceso a la información contenida en las fichas clínicas de pacientes que digan
directa relación con la ocurrencia de un siniestro. Sin embargo, esta solicitud de información
debe referirse a la certificación sobre los puntos necesarios para practicar la respectiva
hacer concordante dicha disposición con el deber de confidencialidad de los datos del
paciente.
Todas las solicitudes deben ser formuladas en forma escrita al Director del
Establecimiento, por el paciente, representante legal, médico tratante u otra instancia que la
responsabilidad del CESFAM Los Sauces hacer entrega de los antecedentes solicitados en un
plazo no superior a 20 días hábiles, sin perjuicio de los plazos establecidos por el Ministerio
Publico.
ventanilla de SOME o por correo mediante carta certificada. Los Tribunales, las personas
3.2.5 CONSERVACION DE FCUI: Según Ley N° 20.584, que regula los Derechos y
Deberes que tienen las personas en relación con acciones vinculadas a su atención en salud, la
ficha clínica tendrá vigencia de 15 años después de la última consulta del paciente.
El CESFAM de Los Sauces, se suma al registro de FCUI en digital, los registros quedan
Red Asistencial) que es propio del SSAN, que posee un alto nivel de seguridad, y que se rigen
Exenta N°933 del SSAN con fecha 30 de Abril de 2013. Sin embargo, mantiene de forma
paralela FCUI en formato papel, y corresponde al profesional clínico que realiza la atención al
paciente imprimir lo que determine relevante y sea necesario conservar en este último
formato.
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Sauces, resguarda las fichas clínicas única e individual (correspondiente a su formato papel)
cargo es de 8035, los que están sectorizados para uso interno de ordenamiento en dos sectores
ROJO y VERDE ambo sectores tienen incluyen el radio de acción de las Postas Rurales.
única personal e intransferible otorgada por el Servicio de Salud Araucanía Norte. Este
disposición del profesional clínico la información de dicha atención, a través del RUN del
usuario desde los equipos informáticos del Establecimiento, accediendo con su clave de
acceso personal. En caso de emergencia como cortes de suministro eléctrico, podrá utilizarse
sistema RAU papel el cual será digitalizado por el turno correspondiente una vez repuesto el
servicio.
El protocolo deberá estar disponible para que cualquier funcionario nuevo o antiguo
- SOME.
ORGANIGRAMA SOME
JEFE DE SOME
ESTADISTCA
Para dar cumplimiento al objetivo general planteado en este protocolo y los problemas
3.4 OBJETIVOS
3.4.1 OBJETIVO 1: Definir proceso de apertura o creación de Ficha Clínica para garantizar
- Existe sólo Una Ficha Clínica por paciente, única e individual, en soporte papel y
electrónico que se identifica por RUN del usuario chileno y/o RUN o N° pasaporte en los
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de Archivo, se agrupan por carpetas familiares de acuerdo al número de familia que entrega el
Sistema SIDRA, a su vez estas se ordenaran en los anaqueles por letra y número correlativo de
acuerdo a sectores SR, U1 o U2. Si por error o por razones de fuerza mayor, se produjera
duplicidad y/o inconsistencia de datos para un mismo paciente, estos deberán ser informados a
Encargada Inscritos quién realizará las correcciones pertinentes en Sistema Sidra y pedirá a
Para la creación de una FCUI se deberán tener a disposición los siguientes datos del
paciente:
de identidad de la madre.
- Fecha de nacimiento.
- Nombre de la madre.
- Domicilio.
Si es un usuario nuevo, que jamás ha recibido atención en CESFAM Los Sauces y por
Los Sauces creará al usuario llenando los datos en la Base de datos de SIDRA, donde el
sistema asignará un numero de ficha local asociado al RUN o DNI del usuario. Como es un
usuario nuevo la encargada de Inscritos deberá crear familia nueva, donde el sistema asignará
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agregará este nuevo integrante, y se debe saber el parentesco con el jefe de hogar para poder
manos de la encargada de Inscritos deberá proceder a crear Kardex manual, el que deberá ir
ordenado en el estante asignado para esto dando la prioridad el apellido paterno seguido por el
materno y crear carpeta según sector e incorporar la nueva Ficha Clínica de papel solo si este
familia.
Para personas que alguna vez estuvieron Inscritas o recibieron atención en el CESFAM
Los Sauces y desean reinscribirse la funcionará encargada de Inscritos del CESFAM Los
Sauces revisara y modificara si fuera necesario los datos en la Base de datos de SIDRA, se
conservara el número de ficha local que el usuario tiene asociado al RUN o DNI, si se
verificar que la ficha se encuentre en las condiciones señaladas por el protocolo y si el usuario
ya no vive en el mismo domicilio la encargada de Inscritos deberá crear una nueva familia,
FCUI a encargada de Archivo quien deberá buscar la ficha anterior y traspasar todos los
antecedentes del usuario a la nueva FCUI y crear carpeta con la nueva familia y actualizar
Kardex.
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- Nombre.
- Fecha de Nacimiento.
- Sexo.
especificándolo en primera hoja de la ficha, con los mismos datos que la primera carátula.
Además del proceso realizado en la base del SSAN se debe realizar inscripción en el
Los Sauces.
esta función es asignada a una sola persona, en caso de ausencia de esta persona Jefe de
SOME es quien queda a cargo de esta tarea, además se creó una planilla Excel enumerada
desde el 1 al 18.000 (ya que recién van en la ficha 17.740) y se va tarjando la FCUI que ya fue
impresa.
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Si por alguna razón de fuerza mayor no se contara con suministro eléctrico y/o internet
la persona encargada de archivo debe realizar la búsqueda de las FCUI a través del Kardex.
Definición
Indicador Porcentaje de Ficha Clínica duplicada encontradas en archivo.
Tipo de Indicador Proceso.
Dimensión Registros.
Fórmula Nº FC duplicada en archivo x 100
Nº Total de Fichas Clínicas revisadas en la muestra.
mantenimiento, control y procedimientos del uso del archivo en el SOME del CESFAM Los
Como se mencionó en los puntos 3.1.8.2 y 3.1.8.4 los problemas detectados son acceso,
encuentre designado el responsable mediante decreto vigente y que éste haga cumplir la
funcionario designado por Decreto para esta tarea, quien será responsable de mantener las
Ministeriales Odontológicos, estas atenciones se realizarán con tarjeta específica del programa
y se ubicarán en cada box del profesional tratante hasta el alta odontológica, donde la tarjeta se
fallecidas.
c) Las fichas clínicas consideradas como casos especiales descritas anteriormente, serán
Para ingresar al registro clínico electrónico del paciente (SIDRA) el profesional clínico
debe acceder a la plataforma dispuesta por Servicio Salud Araucanía Norte con su RUN y
la atención debe cerrar con su clave digital, resguardando de este modo la información del
usuario.
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a) Paciente con sobrecupo o espontáneo: Extraer la carpeta familiar que contiene FCUI,
b) Paciente Citado: Por cada Profesional Clínico que atienda, se extraerá del Sistema
SIDRA “Hoja de Control Despacho/Ingreso Fichas Archivo” (Anexo 1), el día anterior a la
atención de éste, la cual contiene el listado de pacientes que atenderá dicho profesional.
c) De acuerdo al listado de esta hoja, se procederá a la extracción de las fichas clínicas del
archivo, poniendo en su reemplazo cartón con el detalle de quien tendrá la ficha y la fecha en
que salió del fichero las cuales serán entregadas al TENS correspondiente. Éste confirmará la
d) FCUI solicitada por policlínico: Se desarchivarán las fichas solicitadas por los distintos
servicios o profesionales que se requieran con fines de estudios de familias, revisión de casos
clínicos, entre otros, quienes deberán completar documento destinado para ello (anexo2) que
a) Solicitada por Atención Abierta (agenda SIDRA): Las fichas clínicas entregadas en los
solicitud para la atención, por el Profesional Clínico y/o Técnico Paramédico correspondiente,
adjuntando “Hoja Control Despacho/Ingreso Fichas Archivo” con la cual le fueron entregadas
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las fichas las que serán revisadas y tickeada por el encargado de archivo y firmada la nómina
acciones:
b) Anotación de demerito: no obstante, que la jefatura del funcionario que no cumpla con
clínicas al SOME, se deberán considerar los hechos informados por el Jefe de SOME en los
proceda.
a “Hoja Control Despacho /Ingreso Fichas Archivo” (anexo1) por usuario interno, obtenido de
Sistema SIDRA. Se clasificarán según profesional al que están destinadas adjuntando nómina,
la cual será tickeada por el profesional, TENS o Técnico Paramédico que recibe las fichas
de esta tarea:
- Revisa cada una de las carpetas familiares verificando que cada una de las fichas
Estándar (Umbral) Primer año disminuir en un 80% el porcentaje basal de las FC perdidas
en el CESFAM Los Sauces. (2017)
Segundo año disminuir en un 100% el porcentaje basal. (2018)
Definición de Ficha Clínica: documento reservado, confidencial, sujeto al secreto
Términos profesional, en el cual el equipo de salud registra la historia médica del
paciente y de su proceso de atención médica.
Criterios Del listado de Fichas Clínicas que salen a circulación en un día al mes,
definido al azar, se tomara un mínimo de 5 y un máximo de 10.
Justificación Fortalece el Sistema de control en SOME y favorece el resguardo de la
ficha clínica, dando garantía de seguridad.
Fuente de Fichas clínicas en circulación el día designado para aplicación de pauta
Información de cotejo, de acuerdo a calendario evaluación a través de la hoja de
registro diario de atención de policlínico.
Periodicidad La periodicidad de aplicación de la pauta de cotejo será trimestral.
atención otorgada a cada usuario en una Ficha Clínica Única e Individual en cualquiera de sus
formatos (papel y/o digital) asegurando la integralidad de las atenciones dentro del
establecimiento.
La atención que sea realiza con registro manual deberá ser elaborada con letra clara y
contenidos en la ficha clínica son de responsabilidad de las personas que los registran, por lo
tanto, es obligación que figure el nombre y firma de quien lo atendió, debe perforar y archivar
la atención.
Si decide que los antecedentes que registro en SIDRA son relevantes y quiere que estén
además en formato papel debe proceder a imprimir, firmar y/o timbrar y archivar en la FCUI.
ficha clínica, según lo establece el artículo N° 24, titulo 9 II de la Ley N° 19.996. Frente a
35
exámenes como por ejemplo el VIH, se debe archivar el Consentimiento Informado, tanto si se
acepta o no el procedimiento.
3.4.4 OBJETIVO 4: Lograr que la FCUI esté disponible en Unidad de Archivo y conservada
de manera segura.
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Se deberá contar con anaqueles que permitan el almacenamiento de las FCUI en forma
Carpeta de familiar, separadas por sector. Además, debe contar con anaquel para almacenar
fichas Clínicas que aún no estén consideradas en grupos familiares, estas igualmente deben ir
ordenadas por orden correlativo en número ascendente y anaquel para disponer de las FCUI de
fallecidos.
La Unidad de Archivo deberá contar con las condiciones mínimas de seguridad que
impidan la perdida de dicho documento, por robo, manipulación, o acción de los elementos:
polvo y ácaros.
- Espacio adecuado para la distribución de los anaqueles, que permita manipular fichas
con seguridad.
Se deberán realizar revisión de carpetas familiar para asegurar que estas se encuentran
en buenas condiciones y que solo incluyen las FCUI de la familia. De estas revisiones se
sacarán las FCUI que no han registrado atenciones CESFAM por 15 años. Estas se retirarán
del archivo y se levantará nomina con los siguientes datos: nombre, Rut, familia, sector, nº de
contraloría general de la república en su numeral 2. Director del CESFAM Los Sauces deberá
autorizar la eliminación y destrucción de las FCUI a través de una resolución, con estos
minuto de la eliminación.
Al cumplirse los objetivos descritos se debería contar con las FCUI en buenas
Criterios Del listado de Fichas Clínicas que salen a circulación en un día al mes,
por profesional al azar.
Justificación Resguardar la seguridad del paciente
Fuente de Fichas clínicas en circulación el día designado para aplicación de pauta
Información de cotejo por profesional al azar.
Periodicidad Mensual.
Además, se aplicará Pauta de cotejo semestralmente para medir si el fichero cuentas con
4. RESULTADOS
realizar variadas reuniones de trabajo con diferentes estamentos del CESFAM. El tratar de
normar procedimientos que se han venido haciendo – prácticamente - como a cada uno le
parecía mejor, ha generado mucha resistencia entre los funcionarios del establecimiento. Las
reuniones sacaron a la luz las cosas que, si o si debe venir a normar este protocolo y que
La encuesta (anexo 2) se aplicó a mujeres de 31, 42, 49, 58 y 60 años y a varones de 32,
49, 54, 58, 60 años, aleatoriamente de todos los usuarios que recibieron atención el día de la
aplicación.
Analizando los resultados podemos evidenciar la importancia que tiene para los usuarios
prescripciones, siendo las usuarias mujeres quienes dan mayor importancia a este punto.
Cabe indicar también que los profesionales no le dan importancia a la ficha de papel, ya
que para ellos registrar las atenciones en el SIDRA los consideran suficiente, sin considerar
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que no tendrán a su disposición atenciones realizadas los años anteriores, ya que el uso de la
ficha clínica electrónica se comenzó a utilizar con carácter obligatorio mandatado por el
año 2017 podemos contar con un registro de 99% por parte de los médicos, pero no así de los
demás profesionales del CESFAM Los Sauces, por lo que el uso de la FCUI de papel es
relevante si se quiere conocer la historia del usuario, además se deben resguardar los derechos
de los pacientes.
FUENTE: Base de Datos SIDRA Registro Clínico Electrónico - año 2017/ (Figura N°2)
proceso de acreditación se ha tomado la decisión que los funcionarios SOME comiencen con
el proceso de cambios de caratulas para los usuarios nuevos o los que vienen espontáneamente
a realizar algún cambio de dirección y/o a agregar o eliminar un integrante a su grupo familiar.
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La impresión de las caratulas estará asignada a una sola persona para que no exista
duplicidad en la impresión, cada ficha impresa se va registrando para tener control de los
Se realizó una supervisión el 30 de noviembre del 2017 por parte del SSAN, donde se
pudo evidenciar el mal estado actual que tienen las fichas clínicas, las que no cuentan con las
atenciones debidamente ordenadas por orden cronológico, exámenes sueltos, caratulas rayadas
con antecedentes clínicos, entre otras irregularidades, para esto se consideró realizar trabajos
funcionario a cargo de esta función, necesitara imprimir 79 FCUI diarias para cubrir el
(Figura N°3)
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El CESFAM Los Sauces de acuerdo a todo lo que hemos podido evidenciar con la
investigación se puso como fecha para realizar una supervisión general de las FCUI el 30 de
Noviembre 2018.
211 días, para que se impriman la totalidad de fichas clínicas, para ello el funcionario debería
imprimir 79 fichas diarias, pero ello no ha considerado que estas deben ser ordenadas
terreno realizar esta tarea demora aproximadamente 25 minutos por FC y considerando que
existe solo un funcionario con dedicación exclusiva a esta labor, este funcionario dispondrá de
1800 horas laborales las que incluyen archivo y desarchivo de FCUI según agenda de
profesionales diariamente, por ende para realizar esta función solo dispone de 4 horas diarias,
en todo el periodo 844 horas considerando que le quedarían 16200 FCUI lo que le permitiría
agenda de los profesionales ya que del total de 16.720 fichas existen muchos usuarios que ya
que se deberá llevar a cabo como plazo máximo Julio 2019, se supervisará que se cumpla la
característica 6 con seis meses de retrospectividad, se dará cumplimiento así al 100% de esta
característica obligatoria.
FCUI, se repiten en consulta semanalmente un 20% de los usuarios (250 FCUI) lo que nos
queda seria arreglar según protocolo 1050 FCUI semanalmente, y como se cuenta con 20
horas semanales y para esta labor necesitaríamos de 23 horas semanales, se considera como
- Constatar en terreno que los funcionarios conozcan sobre protocolo de FCUI. (anexo 7)
criterio el listado de Fichas Clínicas que salieron a circulación en un día elegido al azar, se
consideró la muestra total de 32 Fichas Clínicas de las cuales 8 estaban duplicadas, siendo el
25% del universo revisado. En lo que va transcurrido del 2018 se han realizado un total de 8
supervisiones con una muestra al azar de 86 Fichas Clínicas encontrándose 4 fichas duplicadas
siendo estas el 4,6% del universo revisado, si bien no se ha obtenido el umbral esperado con
las medidas aplicadas que se desarrollan para dar cumplimento al objetivo 1 (Definir proceso
de apertura o creación de Ficha Clínica para garantizar que esta sea Única e Individual) se van
mantenimiento, control y procedimientos del uso del archivo en el SOME del CESFAM Los
Sauces evitando pérdidas, se utilizaron dos indicadores, con el primer indicador del listado de
Fichas Clínicas que salen a circulación en un día al mes, que se definió al azar, se tomaron
como muestra 10 FCUI, como su evaluación es trimestral se utilizó la misma cantidad para
ambos años, dando como resultado que en último trimestre del 2017, donde realizamos el
cotejo de las 10 FCUI, ninguna fue entregada según protocolo versus 2018 en que aplicamos
la pauta de cotejo en el primer trimestre y de las 10 FCUI el 90% fue entregada según
ficha clínica, dando garantía de seguridad al usuario. Se estima que se lograra el umbral
entrega de FCUI establecidas en el protocolo, eligiendo del listado de Fichas Clínicas que
salen a circulación en un día al mes, un profesional al azar teniendo una periocidad mensual,
los resultados indicados nos indican que el año 2017 solo se entregaban el 59.3% de las Fichas
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2017
PROFESIONA FECHA ENTREGADAS SOLICITADAS
L
Kinesiólogo 16-11-2017 10 18
Enfermera 28-12-2017 6 9
TOTAL 16 27
2018
PROFESIONA FECHA ENTREGADAS SOLICITADAS
L
Matrón 25-01-2018 15 17
Medico 27-02-2018 21 21
TOTAL 36 38
al momento de la aplicación. Para lo que va transcurrido del año 2018 van dos aplicaciones de
con decreto vigente desde Enero 2018, puerta de archivo cerrada y letreros donde se impide
cumplen con protocolo, según pautas de cotejo aplicadas por Jefe SOME el año 2017, del
listado de Fichas Clínicas que salen a circulación en un día al mes, definido al azar, del
universo de Fichas Clínicas utilizadas en un mes la muestra total fue de 63 Fichas Clínicas,
aplicándose pauta de cotejo, de las cuales ninguna cumplió con protocolo versus 2018 donde
se utilizó mismo número de Fichas Clínicas para el cotejo y lograr una comparación, solo el
14% de las Fichas Clínicas cumplieron con protocolo, si bien se ha avanzado, queda un largo
camino para lograr el umbral esperado del 90%. En lo que falta trabajar es en el amarre de los
documentos, existen hojas sueltas y por ende el orden cronológico, se mejoró en que las
Evaluado el objetivo 4, podemos decir que el año 2017 solo se cumplía con el 29% de la
disponibilidad de las FCUI al ser solicitadas y en lo que va transcurrido del año 2018 se ha
alcanzado el 50%, si sigue la proyección esperada el 2018 se cumplirá el umbral esperado del
100%.
fichas clínicas, podemos indicar que el año 2017 solo se aplicó en el último semestre y solo se
cumplía con que el lugar estuviera aislado de la humedad, viento, acción de luz solar directa,
ya que se pudo constatar que las FCUI se encontraban con polvo, habían 5 cajas de cartón
ubicadas en el suelo que contenían Fichas Clínicas, la puerta no estaba restringida, no existía
documento que acreditara cuando se realizó el ultimo control de plagas. Si bien a la fecha no
se cumple el plazo para la aplicación de la pauta de cotejo, de igual manera esta se aplicó el 22
reduciendo un 90% de las Fichas Clínicas que se encontraban en cajas de cartón, puerta de
acceso a fichero cuenta con restricción de acceso, pero se sigue encontrando polvo en las
5. DISCUSIÓN
documentado de cada una de las etapas a desarrollar, en la cual se deben ver involucrados
Para que todo lo anterior se cumpla debe existir una necesidad de mejorar y de crear un
empatía hacia los usuarios. Con capacidad de manejar analíticamente cada proceso en función
externo, actuar en base a datos, generar respuestas rápidas, establecer estándares para control y
que cada trabajador sea su propio supervisor, siguiendo los estándares de proceso.
gestión, por ello fue necesario definir la forma más representativa de evaluar la situación
actual, esto se logró mediante la aplicación de una encuesta estructurada a los intervinientes
partes encuestadas, dado que la visión de los usuarios no es la misma que la de los
profesionales.
Si consideramos que tanto los Objetivos Generales como los Objetivos específicos
expresada en sus experiencias, y que además crea un lazo de confianza con el servicio.
que es establecer los procedimientos, normas básicas y criterios comunes para asegurar la
existencia de la ficha clínica única individual FCUI, evitar pérdidas y su disponibilidad para
dar cumplimiento a la Ley de Deberes y Derechos del paciente, así como a las normas técnicas
quien será el que percibirá la calidad dado que todas las actividades deben ir encaminadas a
manifiesto la preparación y nivel administrativo del servicio en general. Todo esto en conjunto
debe enrolarse bajo una matriz de objetivos, como lo son: La Calidad, que debe ser integra con
sus componentes científicos y técnicos, y dinámico con la organización y cada uno de sus
Ficha Clínica para garantizar que esta sea Única e Individual, se han generado avances en lo
control y procedimientos del uso del archivo en el SOME del CESFAM Los Sauces para
administrativos de la atención otorgada a cada usuario en una Ficha Clínica Única e Individual
en cualquiera de sus formatos (papel y/o digital) asegurando la integralidad de las atenciones
dentro del establecimiento y con todos estos avances lograr que la ficha clínica única e
Como hemos mencionado se han realizado avances pero aún falta recorrer un buen
camino para que se cumpla con la aplicación adecuada del protocolo, se ha podido constatar
gestión dependen mejoras simples como la elaboración de más anaqueles para la correcta
ubicación de las carpetas familiares en el archivo, gestionar lo del control de plagas, ver cómo
solucionar el tema de los pocos funcionarios con que cuenta SOME, que según el organigrama
elaborado por antecedentes aportados desde el CESFAM seria 1 funcionario por cada
Salud.
Los profesionales se han ido tomando con mayor responsabilidad el tema de los registros
de respuesta a las solicitudes, aún falta mejorar en este ámbito para cumplir con lo deseado,
De acuerdo a los indicadores medidos se estima que si la dirección del CESFAM Los
Sauces no toma medidas en lo que respecta al cambio de caratulas, orden cronológico, entre
Se trabajo con la Jefatura de SOME y algunas de las medidas que se planteó a dirección
fueron aumentar horas extras para funcionario de SOME autorizadas y realizar maratones con
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los profesionales por estamento para dejar las FCUI como lo establece el protocolo y el
realizado anotaciones de demerito para los profesionales que no han cumplido con la entrega
de las FCUI como lo indica el presente protocolo lo que los perjudicara en el proceso
calificatorio.
6. CONCLUSIONES
vitales para el buen funcionamiento del CESFAM, asegurando a los usuarios que poseerán una
Ficha Clínica Única e Individual, que será custodiada de forma segura y en la que se
resumirán todas sus atenciones de salud tanto en formato papel como digital. Para que esto sea
posible, es preciso que la dirección tome parte del tema y exija cumplimiento estricto para dar
Sauces, dando así cumplimiento a una de las características obligatorias para la acreditación de
los establecimientos de salud y todos los funcionarios tanto clínicos como administrativos se
7. BIBLIOGRAFIA
Compendio http://www.ispch.cl/sites/default/files/2%C2%BA%20compendio
https://www.cepal.org/ilpes/noticias/paginas/0/35060/indicadoresdesempenoarmijon.pdf
8. GLOSARIO Y ABREVIATURAS.
Archivo activo: Estante donde se disponen las carpetas familiares y/o FC en uso, conteniendo
Archivo pasivo: Estante donde se disponen las fichas clínicas de las personas fallecidas.
(MINSAL).
Carpeta Familiar: Carpeta verde, roja y/o transparente según sector que contiene las fichas
Clínicas de todo un grupo familiar con el color del sector y numero de familia
correspondiente.
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Usuario: Persona Natural, que requiere atención medico profesional en CESFAM Los Sauces
Usuario Interno: Todos los funcionarios del CESFAM Los Sauces, independiente de su calidad
de contrato y que por la naturaleza de sus funciones deben hacer uso de la Ficha Clínica.
Usuario Externo: Todas las personas o instituciones que requieren hacer uso de la Ficha
Clínica del CESFAM Los Sauces y que no sean funcionarios de este establecimiento.
Como una forma de minimizar el uso de frases extensas se opta por usar algunas
Nomenclatura Descripción
FCUI Ficha clínica única e individual
RUN Rol Único Nacional
DNI Documento Nacional de Identificación
SIDRA Sistema de Información de la Red Asistencial
CESFAM Centro de Salud Familiar
MINSAL Ministerio de Salud de Chile
RAU Registro Atención de Urgencia
TENS Técnico Enfermería Nivel Superior
SOME Sección Orientación Medica Estadística
FONASA Fondo Nacional de Salud
VºBº Visto bueno
BDU Base de Datos Única
N° Numero
NN Persona sin identificación
SSAN Servicio de Salud Araucanía Norte.
CF Carpeta Familiar
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9. ANEXOS