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Proponente:
UNIVERSIDAD DEL VALLE
Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento
Facultad de Ciencias de la Administración
1
Contenido
1. Presentación ...................................................................................................................... 3
2. Perfil del proponente........................................................................................................... 4
3. Experiencia del Proponente................................................................................................. 6
4. Objetivo General .............................................................................................................. 16
4.1. Objetivos Específicos .................................................................................................... 16
5. Diseño Metodológico ........................................................................................................ 16
5.1. Productos .................................................................................................................... 18
6. Equipo Técnico del Proyecto ............................................................................................. 20
7. Plan de Trabajo y Cronograma .......................................................................................... 21
8. Criterios de éxito .............................................................................................................. 24
9. Propiedad Intelectual ........................................................................................................ 24
10. Anexo 1. Descripción de la Infraestructura ...................................................................... 24
11. Presupuesto ................................................................................................................. 25
12. Anexo 2. Aspectos tributarios ........................................................................................ 25
PROPUESTA PARA EL PROCESO DE REORGANIZACION ADMINISTRATIVA, ACADÉMICA,
FINANCIERA Y EL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA UNIVERSIDAD DEL TOLIMA
1. Presentación
La Universidad del Tolima requiere lograr mayores niveles de eficacia y eficiencia en todos los
procesos misionales y de apoyo de la dirección, con un recurso humano enfocado a resultados
colectivos, a través de un estudio técnico que permita determinar si la entidad requiere ajustar sus
procesos, procedimientos, estructura y planta de personal.
De conformidad con la Ley 30 de 1992, actualmente la Universidad del Tolima es un ente autónomo,
pluralista y democrático, de carácter estatal del orden departamental y con domicilio en el municipio
de Ibagué; fue creada mediante ordenanza No. 05 del 21 de mayo de 1945, con personería jurídica,
autonomía académica, administrativa y financiera, y patrimonio propio e independiente. En lo que se
refiere a las políticas y la planeación del sector educativo, está vinculada al Sistema Universitario
Estatal (SUE), adscrito al Viceministerio de Educación Superior del Ministerio de Educación
Nacional.
Dentro de su plan de desarrollo 2013-2022, la Universidad del Tolima tiene establecidos 4 ejes
estratégicos del desarrollo a saber: Excelencia académica, Compromiso social, Compromiso
ambiental, y Eficiencia y transparencia administrativa. Estos ejes contienen en conjunto 20
programas, que deben ser alimentados por proyectos prioritarios desde las unidades académico -
administrativas y que, por lo tanto, deben ser la base de los Planes Anuales de Inversión y de
acción.
Sin embargo, actualmente, la Universidad del Tolima afronta una serie de dificultades que han
impactado significativamente su situación financiera, siendo necesario un diagnóstico y estudio
técnico que permita evaluar, entre otros, las cargas laborales para determinar el número de
empleados y el perfil requerido para atender las necesidades institucionales y de los ciudadanos.
También, de acuerdo con las normas y determinar si existe duplicidad de funciones entre las
dependencias o entre los empleados públicos, de una caracterización técnica de procesos y
estructuras organizacionales.
Teniendo en cuenta los retos de una administración pública que busca ser moderna, transparente y
responsable de cara al ciudadano, se requiere de asistencia técnica y un estudio que permitan
proponer cambios, reformas para el fortalecimiento de la institucionalidad y al aseguramiento de una
gestión orientada a los resultados, a la ciudadanía.
La Universidad del Valle como Institución de educación superior de alta calidad y reconocimiento a
nivel nacional cuenta con una importante tradición en el liderazgo de procesos de construcción de
futuro y desarrollo territorial. A la fecha ha realizado experiencias pioneras en prospectiva territorial a
nivel nacional, tales como “El Valle 2000” (1982) y el Programa Ciudadano “Cali Que Queremos”
(1987-1992).
Con la realización de más de 50 proyectos desde su inicio hasta el año 2015, el Instituto ha
gestionado alrededor de dieciocho mil millones de pesos ($18.000.000.000), lo cual le ha permitido
obtener progresivamente un reconocimiento nacional, regional, local e Institucional.
En 2009 se desarrolló, junto a la Alcaldía de Santiago de Cali el proyecto “Cali 500 años: Visión
2036”, el cual tuvo como propósito identificar consensos e ideas innovadoras para promover la
transformación social y productiva de la ciudad con visión de futuro y para el cual se contó con la
articulación de todos los gremios del sector productivo así como con líderes de la academia, del
gobierno, de organismos internacionales y de la sociedad civil, que lograron consensos en temas
que se podrían constituir en factores de éxito en el Valle del Cauca. Para este proyecto se realizaron
cuatro foros abiertos al público en general, a saber: Desarrollo Institucional y Servicios Públicos;
Desarrollo Humano y Social; Desarrollo Territorial y Medio Ambiente; y Desarrollo Tecno-económico,
Innovación y Transformación de Ciudad.
Además, ha llevado a cabo los Planes Estratégicos de las Facultades de Salud y Ciencias de la
Administración de la Universidad del Valle, desarrolló el Plan Estratégico Regional de Ciencia,
Tecnología e Innovación para el Valle del Cauca y la Formulación de la primera fase de la Agenda
de Competitividad de Buenaventura.
Durante 2012 diseñó e implementó junto al Ministerio de Educación Nacional y la ANDI una
estrategia de fomento para la vinculación al mercado laboral de los egresados de programas
técnicos profesionales y tecnológicos; participó en la determinación de la vocación productiva y de
desarrollo del polígono de oro de Palmira.
Así, el Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento es una entidad que posee la
capacidad científica, administrativa, técnica y económica que se requiere para desarrollar proyectos
de esta envergadura.
Además, el Instituto cuenta con unas oficinas adecuadas para la administración de proyectos, en las
que se hace uso de equipos de cómputo, impresoras, servicios públicos y servicios de
telecomunicaciones.
A continuación se relacionan los proyectos ejecutados que dan cuenta del alcance de la Universidad
del Valle y el Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento.
TABLA 1. EXPERIENCIA EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIO
Relación de Contratos del Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento
7
Fecha de Fecha de Valor del Valor del
No. Objeto Contratante Inicio del Terminación Contrato en Contrato en
Contrato del Contrato Pesos SMMLV
sistémicarelacional
Diplomado en gestión de políticas públicas en salud, para la adaptación al Escuela de Salud Mayo de Septiembre de
7 $ 42,000,000 65
cambio climático en la cuenca hidrográfica del alto cauca. Pública Univalle 2015 2015
Gobernación del
Desarrollar una unidad estratégica de estandarización, homologación y Valle - Universidad Marzo de Febrero de
9 $ 2,678,818,387 4.157
pruebas de la Industria automotriz. del Valle -Tecnna - 2015 2016
SENA.
Acompañamiento para Estructurar y desarrollar capacidades en el SENA a Sena – Regional Agosto de Septiembre de
14 $ 25,000,000 41
través de métodos y procesos de Prospectiva e inteligencia competitiva Valle 2014 2014
Asesoría de acompañamiento al Plan Estratégico de Desarrollo (PED) de la Universidad del Mayo de Febrero de
15 $ 200,000,000 325
Universidad del Valle Valle 2014 2015
Alcaldía de
Fusagasugá -
Acompañamiento in situ a las 13 instituciones educativas para la re- Octubre de Diciembre de
16 Secretaría de $ 20,000,000 34
significación de los sistemas institucionales de evaluación y promoción 2013 2013
educación y
cultura
Centro Regional
Realizar el acompañamiento y asistencia en el montaje de una estructura de
de Productividad e Octubre de Diciembre de
17 servicios de Gestión del Conocimiento en el Centro de Productividad del $ 15,000,000 25
Innovación del 2013 2013
Cauca
Cauca – CREPIC
Ministerio de
Diseñar el plan estratégico de tipo prospectivo para la implementación de la Diciembre Diciembre de
18 Educación $ 140,000,000 237
política pública en educación superior en Colombia al año 2034 de 2013 2013
Nacional
Fecha de Fecha de Valor del Valor del
No. Objeto Contratante Inicio del Terminación Contrato en Contrato en
Contrato del Contrato Pesos SMMLV
Gobernación del
Valle del Cauca -
Promover espacios de inclusión social para difundir las políticas públicas de Secretaría de Octubre de Diciembre de
22 $ 124,000,000 210
las mujeres y la comunidad LGTBI, en los Municipios del Valle del Cauca mujer, equidad de 2013 2013
género y
diversidad sexual
Fecha de Fecha de Valor del Valor del
No. Objeto Contratante Inicio del Terminación Contrato en Contrato en
Contrato del Contrato Pesos SMMLV
Municipio de
Formular las guías y rutas de atención integral a víctimas de violencia por Santiago de Cali -
identidad de género y orientación sexual, para apoyar la formulación de la Secretaría de Agosto de Febrero de
24 $ 50,000,000 85
política pública para personas en condición de diversidad sexual y de Desarrollo 2013 2014
género en el Municipio de Santiago de Cali. Territorial y
Bienestar Social.
Municipio de
Santiago de Cali -
Formación de la Política Pública para personas en la condición de
Secretaría de Junio de Noviembre de
27 Diversidad Sexual y de Genero en el Municipio de Santiago de Cali, en el $ 100,750,000 171
Desarrollo 2013 2013
marco de proyecto B.P 7044522.
Territorial y
Bienestar Social
Fecha de Fecha de Valor del Valor del
No. Objeto Contratante Inicio del Terminación Contrato en Contrato en
Contrato del Contrato Pesos SMMLV
Fundación para la
Desarrollo de Diplomado en Pobreza, Familia y Desarrollo y Seminario en Marzo de Noviembre de
29 Orientación $ 65,000,000 110
Herramientas de Intervención y Desarrollo Social 2013 2013
Familiar (FUNOF)
Armonización de los planes de ordenamiento territorial, formulación del plan Alcaldías de los
Diciembre Diciembre de
30 de ordenamiento regional de los municipios región G11 y formulación y municipios región $ 210,000,000 371
de 2012 2014
gestión del proyecto centro regional de información geográfica. G11
Municipio de
Fortalecer las políticas públicas educativas nacionales y locales y las
Santiago de Cali -
competencias en materia de educación, ciencia y tecnología para docentes, Noviembre Agosto de
32 Secretaría de $ 1,521,000,000 2.684
directivos docentes y estudiantes de las Instituciones Educativas del de 2012 2013
Educación
Municipio de Santiago de Cali.
Municipal
Fiduciaria Bogotá -
Fondo Nacional de
Aunar esfuerzos para el diseño, realización, seguimiento e interventoría de
Financiamiento
estudios de preinversión de proyectos de Investigación, Desarrollo e
para la Ciencia, la Julio de
36 Innovación mediante actividades de prospectiva y/o vigilancia Tecnológica y Julio de 2014 $ 2,100,000,000 3.706
tecnología y la 2012
competitiva e intercambio de experiencias nacionales e internacionales para
Innovación
sectores del Programa de Transformación productiva.
Francisco José
Caldas
Fecha de Fecha de Valor del Valor del
No. Objeto Contratante Inicio del Terminación Contrato en Contrato en
Contrato del Contrato Pesos SMMLV
Formulación del plan marco visión 2036: “Cali conquista el Mundo” en el Alcaldía de Octubre de Diciembre de
41 $ 600,000,000 1.163
Municipio de Santiago de Cali. Santiago de Cali 2009 2009
Fecha de Fecha de Valor del Valor del
No. Objeto Contratante Inicio del Terminación Contrato en Contrato en
Contrato del Contrato Pesos SMMLV
Asesorar la elaboración del Plan estratégico de la Universidad del Atlántico Universidad del Junio de
44 Abril de 2009 $ 158,444,000 307
para el periodo 2008-2019 Atlántico 2008
.
4. Objetivo General
Realizar un Estudio Técnico de la Universidad del Tolima para conocer el alcance del Rediseño
Institucional.
Revisar los procesos y procedimientos para realizar el estudio de cargas laborales, a los
empleados públicos y los trabajadores oficiales.
Establecer de forma clara las funciones y responsabilidades de las dependencias.
Revisar el código de los empleos que conforman la planta de personal.
Revisar y actualizar el manual de Funciones y competencias Laborales como medio de
garantizar una búsqueda y selección de personal con los perfiles adecuados, idóneos y
competentes, con base en la Estructura Organizacional revisada
5. Diseño Metodológico
El proyecto se desarrollará aplicando los principios y criterios que orientan la gerencia pública
moderna para fortalecer la gestión de la administración de la Universidad del Tolima, en materia
organizacional, financiera, logística y operacional para adelantar la ejecución de las políticas, planes,
programas y proyectos a su cargo, todo ello de acuerdo con lo previsto por la normatividad legal
vigente sobre el particular.
El estudio técnico para el rediseño organizacional de la Universidad del Tolima se concibe como un
pilar estratégico, que permitirá que la Alta Dirección pueda tomar decisiones respecto al
fortalecimiento institucional, a través de la modificación de la estructura formal, para adaptarla a las
necesidades del servicio al ciudadano.
La visión que guiará el estudio técnico es dotar a la administración de una herramienta que permita
presentar una propuesta de estructura moderna, dinámica y flexible, que posibilite una
administración pública eficiente, oportuna, de calidad, orientada al ciudadano.
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Definir formalmente las instancias de revisión y aprobación de los productos de la consultoría y
que estén dentro del límite de este proyecto.
Realizar la recopilación y revisión de información preliminar de la organización, específicamente
relativa a los temas a trabajar: marco legal (normograma), manuales de procesos y
procedimientos actuales, manual de funciones actual, planta de cargos, plan de acción, situación
financiera, entre otros.
Presentar resultados ante las instancias pertinentes. Informe Plan de medidas coyunturales de
“alivio”.
Desarrollar un análisis externo que permita contextualizar el entorno político, económico y social.
Analizar la situación financiera actual, revisando el comportamiento de las finanzas de la
Institución y su viabilidad.
Realizar levantamiento de información de cargas de trabajo del personal, identificando funciones
y actividades, volúmenes de trabajo, frecuencias asignadas a cada actividad del cargo y tiempos
de ejecución. En esta etapa se soporta con recopilación de estadísticas, datos y registros que
permitan la objetividad de los resultados. Los métodos para recopilar la información de tiempos
pueden incluir: entrevistas, estándares subjetivos, estimación de personas con experiencia,
muestreo del trabajo y solo para casos que lo amerite y que sea viable, medición con
cronómetro.
Validar la información recopilada con el jefe inmediato o persona designada.
Realizar el cálculo de la carga laboral de los cargos en estudio y aplicar los suplementos por
fatiga básica, necesidades fisiológicas de acuerdo con los estándares establecidos para el tema
y los factores relacionados con la jornada laboral de la entidad.
Validar los resultados con la persona encargada.
Analizar los resultados de la medición y consolidar el informe de resultados. En esta etapa se
tiene en cuenta toda la información recopilada que afecte la carga laboral del personal (ejemplo:
plan estratégico, proyectos organizacionales, etc.).
Presentar resultados ante las instancias pertinentes.
Diagnóstico, análisis y evaluación de los procesos técnicos, misionales y de apoyo.
Evaluación de la prestación de los servicios.
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- Necesidades de la entidad.
- Redefinición del organigrama.
- Funciones de Áreas.
- Planta de cargos.
Validar las propuestas con el coordinador o supervisor del proyecto o con las personas que se
asigne.
Presentar y entregar los resultados ante las instancias pertinentes.
5.1. Productos
Este documento contiene los resultados y recomendaciones que se identifiquen en la primera fase
propuesta, con el fin de identificar algunas medidas coyunturales de “alivio”.
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PRODUCTO 3: Estudio de cargas de trabajo.
Fuente: Elaboración propia, con base en la Guía de modernización de entidades públicas. DAFP, (2015).
Para llevar a cabo la aplicación de esta técnica se deben formular las siguientes preguntas,
teniendo en cuenta el orden establecido (DAFP, 2015. p.16):
Pregunta 1: ¿Se requiere que el proceso sea llevado a cabo? Para comenzar es preciso
plantearse si a la luz de las normas se requiere o no del proceso. En caso contrario deberá
eliminarse.
Pregunta 2: ¿Es necesario que el proceso sea ejecutado directamente por la entidad? En
el evento de que así sea, ya sea por razones normativas, por la naturaleza del proceso, o porque
no existan las condiciones para que un tercero lo provea efectivamente, éste deberá ser objeto
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de un mejoramiento permanente que se fundamenta en un estudio de la eficiencia.
El ajuste se debe realizar de acuerdo con la planta de personal aprobada y se debe entregar una
copia en medio físico y una en medio digital.
Este producto incluye los proyectos de normatividad interna y modelos de actos administrativos que
deban ser adoptados y expedidos con el fin de poner en marcha las propuestas realizadas en
función del estudio técnico a desarrollar.
A la experiencia del Instituto se suma la experiencia individual de los integrantes del equipo
multidisciplinario, incluido para realizar el proyecto de la referencia.
Dicho equipo está compuesto por consultores e investigadores, con una sólida formación académica
y una amplia experiencia nacional e internacional en distintas áreas, tales como: rediseño
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institucional en las entidades públicas, temas estratégicos, administrativos y misionales, gestión y
evaluación de proyectos públicos, finanzas públicas, entre otras.
1. Director del Proyecto y experto en gestión pública Leonardo Solarte Pazos Ph.D.
Sandra Vivas
6. Analista experto para manual de funciones y competencias
Jasbleidy Rendón Manrique
7. Analista experto área jurídica
El término de duración para la consultoría es de veintitrés (23) semanas, desde que se concrete la
base contractual entre las partes, estimando como periodo de finalización el mes de abril de 2017.
A continuación se presenta la asignación de tiempo para cada fase del proyecto, el cual está
detallado por semana, y presenta los componentes, actividades, tiempos, productos e indicadores:
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TABLA 3. RELACIÓN DETALLADA DEL CRONOGRAMA DE TRABAJO
SEMANAS
PRODUCTOS O METAS
ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
POR CADA ACTIVIDAD
nov-16 dic-16 ene-17 feb-17 mar-17 abr-17
Planeación del proyecto
Acuerdo de plan de trabajo y verificación de
cronograma Plan de trabajo del
Conformación del equipo de trabajo proyecto
Contacto con supervisor y equipo de trabajo de
Universidad del Tolima
Etapa I – Revisión organizacional Preliminar
Realizar la recopilación y revisión de información PRODUCTO 1
preliminar de la organización Documento producto de la
Presentar resultados ante las instancias revisión organizacional
pertinentes. Informe Plan de medidas preliminar
coyunturales de “alivio”.
Etapa II – Diagnóstico Inicial
Desarrollar un análisis externo
Analizar la situación financiera actual
PRODUCTO 2
Realizar levantamiento de información de cargas Documento de estudio
de trabajo del personal técnico para el rediseño
Validar la información recopilada con el jefe organizacional de la
inmediato o persona designada. Universidad del Tolima
Realizar el cálculo de la carga laboral de los
cargos en estudio.
PRODUCTO 3
Validar los resultados con la persona encargada. Estudio de cargas de
Analizar los resultados de la medición y trabajo
consolidar el informe de resultados.
Presentar resultados ante las instancias
pertinentes.
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SEMANAS
PRODUCTOS O METAS
ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
POR CADA ACTIVIDAD
nov-16 dic-16 ene-17 feb-17 mar-17 abr-17
Diagnóstico, análisis y evaluación de los
procesos técnico misionales y de apoyo.
Evaluación de la prestación de los servicios.
Etapa III – Rediseño de la Estructura
Organizacional
Revisar la estructura organizacional actual y PRODUCTO 4
plantear una propuesta de mejora. Revisión y Mejora de la
Validar las propuestas con el coordinador o estructura organizacional
supervisor del proyecto o con las personas que PRODUCTO 5
se asigne. Modelo de Acto Administrativo de Comparativo de planta de
Estructura personal actual y planta
propuesta
Ajuste al manual de funciones y competencias PRODUCTO 6
de acuerdo con la planta de personal aprobada. Ajuste al manual de
Presentar y entregar los resultados del proyecto funciones y competencias
ante las instancias pertinentes. Modelo de Acto
administrativo de planta y manual de funciones
Etapa IV – Plan de Implementación
PRODUCTO 7
Acompañamiento en la elaboración y Modelo de actos
sustentación de los proyectos de normatividad administrativos
interna y actos administrativos
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8. Criterios de éxito
El cumplimiento de los objetivos propuestos está condicionado por una efectiva participación del
equipo de la Universidad del Tolima, tanto en la coordinación como en la realización de las
actividades descritas en esta propuesta (designación de un responsable central para la coordinación
y dirección de las actividades propuestas; definición de un equipo base; definición de los
cronogramas de trabajo; y apoyo logístico y administrativo).
9. Propiedad Intelectual
El equipo técnico de la Universidad del Valle podrá hacer uso académico y de investigación del
material producto de la asistencia a desarrollar.
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11. Presupuesto
Se estima como valor de la propuesta para desarrollar cada una de las etapas del estudio técnico, el
siguiente:
PRODUCTO VALOR
PRODUCTO 1: Documento producto de la revisión organizacional
$55.000.000
preliminar
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