DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Municipalidad San Andres Xecul Procedimiento 3 Fecha: 01/04/2018

Título: Procedimiento para toma No. De Pasos: 21 Página: 1/3

física de inventarios No. De Formas: 0 Elaborado Por:

Inicia: Encargado Inventarios Finaliza: Auxiliar de Inventarios

Puesto
Unidad Paso No. Descripción de la Actividad
Responsable
Elabora Programa de Toma de
1 Inventario calendarizado por
División/Unidad.
Sección de Encargado de Traslada Programa de Toma de
Inventarios Inventarios Inventario calendarizado por
2 División/Unidad al Jefe del
Departamento de Contabilidad para su
aprobación.
Recibe Programa de Toma de
3 Inventario calendarizado por
División/Unidad.
Revisa Programa de Toma de
Jefe del 4 Inventario calendarizado por
Departamento Departamento División/Unidad.
de Contabilidad de Aprueba Programa de Toma de
Contabilidad 5
Inventario firma y sella.
Traslada Programa de Toma de
Inventario calendarizado por
6
División/Unidad al Encargado de
Inventarios.
Recibe Programa de Toma de
7 Inventario calendarizado por
Sección de Encargado de División/Unidad.
Inventarios Inventarios Coordina con los Jefes de
8 División/Unidad la Toma de
Inventarios.
 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Municipalidad San Andres Xecul Procedimiento 3 Fecha: 01/04/2018

Título: Procedimiento para toma No. De Pasos: 21 Página: 2/3

física de inventarios No. De Formas: 0 Elaborado Por:

Inicia: Encargado Inventarios Finaliza: Auxiliar de Inventarios

Puesto
Unidad Paso No. Descripción de la Actividad
Responsable
Encargado de Coordina con los Auxiliares de
9
Inventarios Inventarios la toma de inventarios.
Realiza inventario físico de los bienes
asignados a cada empleado o
10
funcionario de la Municipalidad por
División/Unidad.
Completa Tarjetas de Responsabilidad
de Activos Fijos para constar que la
Auxiliar de
11 información corresponda a lo que
Inventarios
físicamente se encuentra bajo tutela
del personal de la Institución.
Sección de Traslada inventario físico por medio de
Inventarios Tarjetas de Responsabilidad de
12
Activos Fijos al Encargado de
Inventarios
Recibe inventario físico por medio de
13 Tarjetas de Responsabilidad de
Activos Fijos.

Encargado de Coteja los resultados contra la

Inventarios información contenida en Libro de
Inventarios de Activos Fijos y/o Libro
14
de Inventarios de Bienes Fungibles y
los registros en el Libro Electrónico de
Inventarios.
 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Municipalidad San Andres Xecul Procedimiento 3 Fecha: 01/04/2018

Título: Procedimiento para toma física No. De Pasos: 21 Página: 3/3

de inventarios No. De Formas: 0 Elaborado Por:

Inicia: Encargado Inventarios Finaliza: Auxiliar de Inventarios

Puesto
Unidad Paso No. Descripción de la Actividad
Responsable
Elabora Informe de Toma de
Inventario detallando los resultados y
15
las acciones derivadas del inventario
Sección de Encargado de físico.
Inventarios Inventarios Traslada el Informe de Toma de
Inventario al Director de
16
Administración Financiera Integrada
Municipal.
Dirección de Director de Recibe Informe de Toma de Inventario
Administración Administración para su conocimiento.
Financiera Financiera 17
Integrada Integrada
Municipal Municipal
Imprime, cuando corresponda, el
Informe de Toma de Inventario sobre
18 bienes de activos fijos emitido a través
Encargado de del archivo digital de activos fijos y
Inventarios Libro Auxiliar de Activos Fijos.
Sección de
Inventarios Traslada expediente de Inventario
19
Físico al Auxiliar de Inventarios.
Recibe expediente de Inventario
Auxiliar de 20
Físico.
Inventarios
21 Archivar expediente.
*** Fin del Procedimiento ***
 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Municipalidad San Andres Xecul Procedimiento 4 Fecha: 01/04/2018

Título: Procedimiento para asignación No. De Pasos: 11 Página: 1/2

de activos fijos No. De Formas: 0 Elaborado Por:

Inicia: Colaborador Finaliza: Auxiliar de Inventarios

Puesto
Unidad Paso No. Descripción de la Actividad
Responsable
Solicita los bienes activo fijo y/o
fungibles, conforme corresponda:
 A la Sección de Almacén los
bienes de reciente adquisición a
través de la Requisición a
Colaborador Colaborador 1
Almacén.
 A la Sección de Inventarios el
traslado de bienes entre el
personal, detallando el código y
la descripción del bien.
Verifica la disponibilidad de los bienes
2
de activos fijos.
Sección de Encargado de
Asigna los bienes activos en Tarjeta de
Inventarios Inventarios
3 Responsabilidad de Activos Fijos al
Empleado.
4 Verifica la existencia en Almacén.
Sección de Encargado de
Almacén Almacén Entrega bienes al empleado por medio
5
de Requisición a Almacén.
6 Recibe bien activo.
Firma de conformidad Requisición a
Colaborador Colaborador 7
Almacén.
Firma de conformidad la Tarjeta de
8
Responsabilidad de Activos Fijos.
Actualiza el archivo digital registro
Encargado de
9 electrónico de asignaciones (Sistema
Inventarios
de Control Interno).
Sección de
Actualiza la información en Tarjetas de
Inventarios
Auxiliar de Responsabilidad de Activos Fijos
10
Inventarios relacionada con la asignación de los
bienes activos y fungibles.
 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Municipalidad San Andres Xecul Procedimiento 4 Fecha: 01/04/2018

Título: Procedimiento para asignación No. De Pasos: 11 Página: 2/2

de activos fijos No. De Formas: 0 Elaborado Por:

Inicia: Colaborador Finaliza: Auxiliar de Inventarios

Puesto
Unidad Paso No. Descripción de la Actividad
Responsable
Sección de Auxiliar de Archiva las Tarjetas de
11
Inventarios Inventarios Responsabilidad de Activos Fijos.
*** Fin del Procedimiento ***
 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Municipalidad San Andres Xecul Procedimiento 6 Fecha: 01/04/2018

Título: Procedimiento para la baja de No. De Pasos: 12 Página: 1/7

Activos Fijos No. De Formas: 0 Elaborado Por:

Inicia: Colaborador Finaliza: Auxiliar de Inventarios

Puesto
Unidad Paso No. Descripción de la Actividad
Responsable
Recibe Solicitud de Baja de Bienes
avalado por el Jefe del Áreas a Cargo,
según corresponda:
 Deterioro por uso constante,
avalado por el Jefe
División/Unidad.
 Deterioro por uso inadecuado
1
del Área indicando información
relacionada según formato.
 Por hurto o robo.
 Pérdida, faltante o extravío.
 Por traslado a otra
Dependencia externa, con el
visto bueno
a. Por deterioro de uso constante o
Sección de Encargado de inadecuado:
Inventarios Inventarios Elabora Acta, describiendo todas las
particularidades de lo sucedido, así
como las características del bien, en
materia de bienes de carácter
tecnológico y de vehículos, deberá
adjuntarse el dictamen técnico del
Área Responsable.
2
b. Por Hurto, Robo, Pérdida, Faltante o
Extravío:
Presenta denuncia ante la autoridad
competente, por parte del
responsable.
Adjunta copia de la denuncia junto con
certificación del Ministerio Público.
 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Municipalidad San Andres Xecul Procedimiento 6 Fecha: 01/04/2018

Título: Procedimiento para la baja de No. De Pasos: 12 Página: 2/7

Activos Fijos No. De Formas: 0 Elaborado Por:

Inicia: Colaborador Finaliza: Auxiliar de Inventarios

Puesto
Unidad Paso No. Descripción de la Actividad
Responsable
Redacta acta, describiendo todos los
pormenores del suceso, así como las
características del bien y valores con
que se encuentran registrados en el
Inventario.

c. En el caso de ser Bienes no

Inventariados:
Se elabora y adjunta Certificación de
Inventario de los bienes que hayan
sido sustraídos, consignando el código
de SICOIN-GL y los valores que le
corresponden, verificando que su
detalle coincida con el indicado en el
Acta suscrita.
Sección de Encargado de Adjunta Certificación de la denuncia
2
Inventarios Inventarios ante la Policía Nacional Civil o
Ministerio Público, así como la copia
legalizada de la Tarjeta de
Responsabilidad que ampara los
bienes y original de recibo de reintegro
del valor de los bienes, si se hubiere
realizado reintegro.
Se solicita a las autoridades de
Ministerio Público, según se haya
presentado la denuncia, una
Certificación de la fase en la que se
encuentra el proceso, para adjuntar al
expediente, dicha certificación la cual
se debe de requerir inmediatamente
que se presente la denuncia, para
usarse como constancia.
 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Municipalidad San Andres Xecul Procedimiento 6 Fecha: 01/04/2018

Título: Procedimiento para la baja de No. De Pasos: 12 Página: 3/7

Activos Fijos No. De Formas: 0 Elaborado Por:

Inicia: Colaborador Finaliza: Auxiliar de Inventarios

Puesto
Unidad Paso No. Descripción de la Actividad
Responsable
Envía oficio a Jefe Inmediato Superior
para que se eleve toda la
documentación a Bienes de Estado
para que autorice el trámite y se
traslade a la Contraloría General de
Cuentas para autorizar contablemente
la baja en el Inventario.

d. Por Pérdida, Faltante o Extravío:

Al tener conocimiento del caso, el Jefe
Inmediato debe suscribir
inmediatamente acta haciendo constar
de las circunstancias en que
ocurrieron los hechos y el detalle de
los bienes perdidos, faltantes o
Sección de Encargado de
2 extraviados estableciendo quien es el
Inventarios Inventarios
responsable y se le requiere el pago
inmediato del bien del bien, según el
valor registrado en Inventarios o su
reposición a través de otro bien con las
mismas características e igual o mejor
calidad (Art. 7 y 10 del Acuerdo
Gubernativo 217-94), sin perjuicio de
las sanciones que por negligencia o
descuido en su custodia imponga la
Contraloría General de Cuentas de
acuerdo con su Ley Orgánica.

e. Por Hurto o Robo de Vehículos:

 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Municipalidad San Andres Xecul Procedimiento 6 Fecha: 01/04/2018

Título: Procedimiento para la baja de No. De Pasos: 12 Página: 4/7

Activos Fijos No. De Formas: 0 Elaborado Por:

Inicia: Colaborador Finaliza: Auxiliar de Inventarios

Puesto
Unidad Paso No. Descripción de la Actividad
Responsable
En el caso que los bienes sean
Vehículos, además de las
consideraciones indicadas en el inciso
anterior, deben de tomarse en cuenta
que están destinadas para garantizar
el cumplimiento de los fines del Estado
y no para necesidades de particulares,
por lo que las personas encargadas de
su manejo y custodia son
responsables del deterioro, daño o
perdida de tales bienes que no
provengan del uso lógico o natural de
los mismos.

f. Por traslado a otra dependencia:

Los traslados de bienes se pueden
Sección de Encargado de
2 efectuar solamente entre
Inventarios Inventarios
dependencias del Estado, Entidad
Autónoma, Semiautónoma y
descentralizada (no así instituciones
por Cooperativa o Privadas), mediante
orden escrita de la Jefatura
Competente, según corresponda,
hasta que reciba la respectiva
resolución de autorización por parte de
la Dirección General de Bienes del
Estado.
Suscribe Acta con motivo del traslado
de bienes, firmada por los Directores
de las Dependencias o Instituciones
interesadas, indicando sus respectivas
descripciones, código del SICOIN-GL,
valores y el total de estos, tal y como
 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Municipalidad San Andres Xecul Procedimiento 6 Fecha: 01/04/2018

Título: Procedimiento para la baja de No. De Pasos: 12 Página: 5/7

Activos Fijos No. De Formas: 0 Elaborado Por:

Inicia: Colaborador Finaliza: Auxiliar de Inventarios

Puesto
Unidad Paso No. Descripción de la Actividad
Responsable
aparecen en el Inventario. Los bienes
que no se encuentren en el Inventario
deberán indicarse en Acta por
separado, adjuntando Acta Certificada
en original.
Elabora Acta de entrega, detallando
las características y códigos de
identificación de los bienes objeto de
traslado.
Elabora la Certificación de Inventarios
de los bienes cuya baja se presente,
2
consignando Código de SICOIN-GL y
valores que le corresponden,
verificando que su detalle coincida con
el indicado en el acta suscrita.
Posterior a la Certificación elabora la
Sección de Encargado de
solicitud dirigida al Director General de
Inventarios Inventarios
Bienes del Estado de Ministerio de
Finanzas Públicas, por tratarse de un
traslado para que autorice la baja en el
Inventario.

De comprobarse que los hechos

descritos en los puntos a, b y d fueron
producto de negligencia, el
3 responsable debe entregar otro bien
de idénticas características y calidad,
o cubrir el costo que el bien ostente en
el mercado.
Gestiona ante Contraloría General de
Cuentas la autorización de baja del
4
bien, presentando el expediente
respectivo el cual debe contener:
 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Municipalidad San Andres Xecul Procedimiento 6 Fecha: 01/04/2018

Título: Procedimiento para la baja de No. De Pasos: 12 Página: 6/7

Activos Fijos No. De Formas: 0 Elaborado Por:

Inicia: Colaborador Finaliza: Auxiliar de Inventarios

Puesto
Unidad Paso No. Descripción de la Actividad
Responsable
 Certificación de acta según sea
el caso.
 Certificación de asiento de
Sección de Encargado de inventario del bien que causa
4
Inventarios Inventarios baja.
 Otros documentos que requiera
la Contraloría General de
Cuentas.
Ministerio de Ministerio de Autoriza la baja del bien en el Libro de
Finanzas Finanzas 5 Inventarios de Activo Fijo y el Libro
Públicas Públicas Electrónico de Inventarios.
Registra los movimientos
correspondientes, (previa autorización
de los órganos competentes) en los
6 libros de inventarios: Libro de
Inventarios de Activos Fijos y/o Libro
Sección de Auxiliar de
de Inventarios de Bienes Fungibles
Inventarios Inventarios
(manual).
Trastada el Libro de Inventarios de
Activos Fijos y/o Libro de Inventarios
7
de Bienes Fungibles para el registro de
en el SICOIN-GL (electrónico).
Recibe el Libro de Inventarios de
8 Activos Fijos y/o Libro de Inventarios
de Bienes Fungibles.
Registra en el SICOIN-GL electrónico),
Departamento Auxiliar de 9
la baja de bien.
de Contabilidad Contabilidad
Traslada el Libro de Inventarios de
Activos Fijos y/o Libro de Inventarios
10
de Bienes Fungibles cuando ya está
registrado en el SICOIN-GL.
 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Municipalidad San Andres Xecul Procedimiento 6 Fecha: 01/04/2018

Título: Procedimiento para la baja de No. De Pasos: 12 Página: 7/7

Activos Fijos No. De Formas: 0 Elaborado Por:

Inicia: Colaborador Finaliza: Auxiliar de Inventarios

Puesto
Unidad Paso No. Descripción de la Actividad
Responsable
Revisa y aprueba los registros
efectuados en Libro de Inventarios de
11
Encargado de Activos Fijos y/o Libro de Inventarios
Sección de Inventarios de Bienes Fungibles (manual).
Inventarios Elabora Informe de lo actuado en la
12
Sección de Inventarios.
Auxiliar de
13 Archiva la papelería de soporte.
Inventarios
*** Fin del Procedimiento ***