Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
de autoridad;
de material de trabajo;
de información;
de procesos de decisión.
Pero vale insistir en que debe tenerse en cuenta que la autoridad formal
solo representa un aspecto limitado de la organización en general y de
los flujos en particular.
2
La organización como un sistema de flujos regulados o
normados
3
también es posible establecer distintas fuentes de poder ubicadas en
lugares de la organización no convencionales y también fuera de ella.
Entonces, la comunicación formal debe completarse con la comunicación
informal.
Gran parte de la comunicación informal transcurre de manera
independiente al trabajo definido dentro de la organización.
Este tipo de representación resulta muy útil e interesante, pues indica los
distintos tipos de agrupaciones reales por asociación de tareas: las personas
conforman pequeños círculos de compañeros trabajos con base en
relaciones horizontales y no verticales.
4
La organización como sistema de proceso de decisión
5
Figura 4: Flujos posibles en la organización
6
La organización como sistema
Para abordar este contenido relacionado a los sistemas de información
organizacionales, debemos comenzar revisando algunos conceptos básicos
y luego sí incorporarlos y aplicarlos a nuestras organizaciones.
Personas
estructura
2
Recursos humanos: la gente es un elemento vital, pero no solo debemos
reconocer sus capacidades, sino que debemos ubicarlas en el lugar donde
mejor se desempeñarán. Para ello hay que medir el desempeño, evualuar
roles y conocer los niveles de satisfacción.
Gerencia
Staff jurídico
contable
3
Flujos de información y decisiones
Veamos a continuación la visión jerárquica y la visión de Mintzberg (2002)
sobre los flujos de información que se producen o existen en las
organizaciones.
Vision jerárquica
4
Se trata de entender cómo son los movimientos, los flujos, las entradas, las
salidas y los recorridos. ¿De qué? De información, de personas, de
materiales, de insumos, etcétera.
El Núcleo de Operaciones.
El Ápice Estratégico.
La línea media.
La tecnoestructura.
El staff de apoyo.
5
Estratégico). Esta cadena de mando natural aparecería frágil si no tuviera
dos grandes brazos de acompañamiento.
Existe otro grupo staff que apoya al ápice o cumbre estratégica como, por
ejemplo, el staff contable o el jurídico.
6
Teoría de sistemas
Para comprender a la organización como sistema, debemos empezar por
su definición. De esta manera, podemos decir que una organización es un
sistema social integrado por individuos y grupos que, bajo una
determinada estructura y dentro de un contexto al que controlan
parcialmente, desarrollan actividades al aplicar recursos en pos de ciertos
valores comunes.
2
Principios de los sistemas
A continuación, desarrollaremos los principios que rigen la implementación
de los sistemas de información, ya que la decisión de llevarlo a cabo tanto
como su aplicación deben respetar los cinco principios que mencionaremos
a continuación.
Principio de la interrelación
Debido a la fuerte interrelación entre la estructura y los componentes que
constituyen el sistema, cualquier evento tanto externo como interno al
sistema produce mutaciones deseadas o no deseadas en él. Esto es como
consecuencia de su reacción y adaptación a los nuevos cambios.
Cabe acotar que los cambios producidos en un sistema son más fáciles de
evaluar y visualizar si estos son físicos. En cambio, en los sistemas
considerados abstractos, como los sistemas sociales, en los cuales
interviene el pensamiento de cada individuo, se requerirá el consenso de
todo el grupo para trabajar eficientemente en el nuevo sistema.
Principio de jerarquización
Este principio se vincula con el concepto de subsistemas, es decir, un
sistema menor inserto dentro otro mayor. Los subsistemas que conforman
a los sistemas se interrelacionan al formar entes complejos no solo por la
interrelación, sino también por su jerarquía.
3
El conocimiento y habilidad que debe tener un analista para fijar estos
límites están ligados a la cultura organizacional del analista, por este motivo
se dicen que son arbitrarios, porque son establecidos según el analista y su
cultura.
Por otra parte, podemos afirmar que son tres las razones que justifican la
fragmentación de los sistemas para su análisis y racionalización.
4
condiciones de operatividad y estar desactualizadas las conclusiones y
medidas de cambio que se aconsejaran.
Otra razón es la política, todo estudio de sistema está avalado por alguna
autoridad que le da el sustento legal.
Principio de organización
Por lo expuesto, queda claro que los sistemas deben ser proyectados e
implementados siguiendo una línea de pensamiento racional. Algunos
sistemas que no son planificados expresamente pueden ir construyéndose
en el tiempo y lograr un funcionamiento eficaz. Como ejemplo podemos
citar el sistema organizacional, en el cual su personal va aprendiendo a
través de pautas adecuadas de gestión emanadas por la alta
administración. Si el personal directivo no es capaz de establecer normas,
5
este sistema organización colapsaría. A modo de síntesis, podemos afirmar
que no se pueden mejorar los sistemas con órdenes convulsivas, sino que
deben ser producto de un proceso de conocimiento racional, relevamiento,
diseño, discusión, normalización, capacitación, difusión y seguimiento que
demandan tiempo y dinero para las organizaciones.
Principio de la significatividad
Por otra parte, podemos decir que una organización muy formalizada
implica que esta tenga obsesión por el control y traiga como consecuencia
organizaciones poco flexibles a las que le costará adaptarse a los cambios
introducidos por el entorno, con el cual convive e interactúa. Sin embargo,
la formalización debe existir. Todo depende de la cultura organizacional y
de la dimensión de la organización, debido a que la normalización produce
economía cuando los recursos funcionan eficazmente en forma controlada.
6
Sistemas de información
organizacional
Para abordar este contenido y relacionar a los sistemas de información
organizacionales, debemos comenzar revisando algunos conceptos básicos
y luego sí incorporarlos y aplicarlos a nuestras organizaciones.
Sistemas
Podemos entender a un sistema como un conjunto de elementos, objetos
interrelacionados entre sí que tienen un objetivo en común,(Gili, 2007). Si
entendemos a este concepto de manera simple, no es algo que se limite a
una organzación, sino a cualquier enfoque que querramos plantear. Por
ejemplo, un sistema de transporte, un sistema respiratorio, un sistema de
comunicación, sistema planetario y así podríamos continuar.
Te invitamos a que armes una rápida lista de los sistemas con los cuales
estás interactuando en este momento mientras estudias el contenido de
esta materia.
Componentes
2
Figura 1: Componentes de un sistema
Contexto
Entradas Salidas
Procesos
Retroalimentación
Componentes:
Para poder cumplir con este, debemos tener en claro que la salida a lograr
debe ser la misma que la planteada en el objetivo. Para ello, identificaremos
las entradas con N vehículos en función de la distancia , choferes, insumos,
etc.), luego el proceso que será el recorrido, las paradas, los pasajeros,
etcétera y esto es lo que está por dentro de nuestros límites, pero nuestro
sistema está en un contexto o ambiente. Por ejemplo, si hay cortes de ruta,
mal tiempo, etcétera seguro afectará a los resultados del sistema. Aquí es
donde la retroalimentación es importante para ver si el logro o no del
3
objetivo es algo que podemos corregir nosotros o parte del contexto o de la
competencia (parte del ambiente).
Fuente: https://goo.gl/aKvDpY
Tipos de sistemas
4
También podemos considerar que, de acuerdo con sus salidas, el sistema
puede ser considerado como determinístico, es decir, uno puede determinar
la cantidad o el tipo de salida que debe tener el sistema como, por ejemplo,
en un sistema de producción podemos definir que deben salir cinco
vehículos por día con una tasa de defecto de 0.1, pero si la salida está
asociada a una probabilidad de ocurrencia, decimos que el sistema es
probabilístico como, por ejemplo, un sistema meteorológico, donde
indicamos que la probabilidad de lluvia es del 70 %.
Conceptos
5
Equifinalidad: en un sistema podemos llegar al mismo resultado al modificar
algunas entradas o procesos. En el sistema de transporte, si queremos
mantener el servicio a pesar de cortes de ruta por mantenimiento vial de un
puente, vamos a modificar el recorrido e incluso podemos incorporar más
unidades si el recorrido se ve afectado por un incremento en la distancia y
queremos mantener la frecuencia comprometida.
6
Actividad 1 – Módulo 1
Glosario
Objetivo: Desarrollar un glosario a través del cual pueda vincular los términos
relacionados a la visión sistémica y sus conceptos principales.
Ambiente.
Control.
- Segundo: por cada palabra seleccionada elegir cuál crees que es la definición que
mejor la representa:
Elementos necesarios para el desarrollo del proceso del sistema.
Elemento de control que permite validar las salidas del sistema con los objetivos.
Esta actividad debes desarrollarla en Word letra Calibri T.12. Durante la realización de la
actividad te encontrarás con distractores.
Modelo a completar
Concepto Definición
Actividad 2 – Módulo 1
Organizador de información
Objetivo: trabajar y afianzar los conceptos e ideas principales de la lectura del módulo “la
organización como sistema”.
En esta actividad, te propongo que realices un mapa conceptual, para ello:
1. Revisa los conceptos que te brindo en cada box.
2. Elige cuál será el concepto central.
3. Elige cada uno de los boxes y ubícalos generando un mapa que muestre:
Conceptos y conectores:
tecnoestructura
Núcleo de
Línea media Operaciones
Identifico los
Apice estratégico niveles niveles
Staff de apoyo
Modelo a completar
Actividad 3 – Módulo 1
Organizador de información
Objetivo: Identificar y asociar los distintos tipos de flujos de información definidos por
Mintzberg con el concepto correspondiente de cada uno de ellos.
Consigna
Luego de que hayas realizado un repaso de los conceptos que trabajaremos en esta
actividad, te sugiero que realices lo siguiente:
Sentencias:
Definiciones:
Nos ayuda a describir y comentar, la forma en que fluye la información dentro del sistema para
determinar y comprender la validez de la información disponible.
Indica los distintos puntos de agrupaciones reales por asociaciones de tareas
Representa los flujos totalmente previstos
Permite identificar que posiciones existen y como se agrupan.
Es buena parte de la comunicación que transcurre de forma independiente al trabajo
Conceptos relacionados (esto deberás incluirlo en la columna ¿con qué otros conceptos del
módulo se relacionan?)
Cualquier modificación en el sistema está alineado con las políticas definidas por la
alta dirección
Principio de
interrelación
Principio de
economía de la
formalización
Principio de
organización
Principio de la
significatividad
Principio de
Jerarquización
Estructura Organizacional
Para abordar este contenido a lo largo de la lectura iremos revisando los
conceptos más importantes sobre la estructura en las empresas.
Estructura
Cuando hablamos de la estructura de la organización, estamos haciendo
referencia a las formas de ella, la cual ha sufrido un proceso de
transformación a lo largo del tiempo y de la adaptación necesaria de todo
organismo.
Concepto
2
Evolución de las estructuras organizacionales
3
crecido en el volumen de clientes o de productos que comercializan, pero
todo pasa por las manos del dueño. No se puede decidir nada en las áreas o
los objetivos están su cabeza y no son comunicados correctamente.
Especificaciones
4
Estructura organizacional
Para abordar este contenido, comenzaremos desde una mirada a algunos
conceptos previos necesarios para poder armar luego los tipos de
organigrama desde las configuraciones tradicionales a las formas
innovadoras.
La naturaleza
Luego de tener el plan adecuado y si ya están claros los objetivos y las metas
(medibles y verificables), será el momento de organizar. Cuando se tiene en
claro los objetivos (…) y la forma de conseguirlos es que se debe seguir el
sentido de la organización. Ello implica:
Organización formal
2
Es la estructura oficial.
Se hace referencia en los manuales y procedimientos.
Los roles están perfectamente delimitado e identificados.
Organización informal
3
Figura 1: Organización formal
Por tal motivo, es importante reconocer los grupos para, entre otros
aspectos, describir su nivel de poder dentro de la estructura. Dicho de
esta manera, la organización informal es cualquier actividad personal
conjunta sin un propósito consciente conjunto, aun cuando contribuya a
resultados conjuntos.
Relaciones en la organización
4
CADENA DE MANDO: Conjunto de relaciones de dependencia desde
cúpula a base.
UNIDAD DE MANDO: Sólo supervisor.
TRAMO DE CONTROL: Número de personas que supervisa un superior.
Cuanto más ascendemos, menos personas se supervisa.
5
Formas innovadoras
Los nuevos desafíos y condiciones que deben enfrentar las organizaciones
las llevan a adoptar nuevas formas en su estructura.
Pensemos que hace 25 años atrás las comunicaciones entre sedes de una
misma empresa distribuida geográficamente requerían de llamados
telefónicos de larga distancia, con el costo que eso representaba, y que hoy
desde nuestro móvil, casi con un costo nulo, podemos establecer
videoconferencias con cualquier rincón de planeta, sin pensar en la
posibilidad de monitorear cualquier indicador de producción en línea.
Estructura profesional
Basándonos en Mintzberg (2012), podemos analizar a la estructura
profesional, también denominada por él como burocracia profesional como
una de las estructuras que mencionaremos.
2
Figura 1: Organigrama profesional
Estructura matricial
Organizaciones que se dedican a proyectos puntuales, como podría ser un
producto particular, buscan este tipo de estructuras que podrían
considerarse como un mix de las anteriores.
3
Estructura de red
Las estucturas de red surgen como una manera de hacer frente a la
competencia internacional y a la incorporación de nuevas tecnologías. Estas
organizaciones tienden a una descentralización vertical y transfieren
producción en otras compañías. Algunos ejemplos de organizaciones con
este tipo de estructuras son la General Electric, 3M, entre otras.
Estructura de equipos
Comencemos definiendo equipo como un conjunto de personas las cuales
tendrán diferentes habilidades y conocimientos, que se han incorporado
desde distintas areas de la organización, en la que cada uno de ellos aportará
en tareas específicas. En estos equipos hay personas con perfiles
junior,senior, o semisenior pero no hay subordinados o jefes.
4
Este modelo es muy utilizado en la industria de las TICs (tecnologías de la
información y comunicación), inclusive se aplican metodologías de gestión
de proyecctos basadas en estas características de trabajo en equipo (como,
por ejemplo, Scrum. Para quienes esten interezados en el tema, pueden
acceder a este link: www.scrummanager.net).
Esto hace que las organizaciones sean más flexibles, menos previsibles y
menos cuantificables.
5
Tipos de estructura
organizacional
Para abordar este contenido, comenzaremos desde las más simples a las
más complejas y que están de la mano de la madurez de las organizaciones.
Estructura
Tipos de estructura
simples;
por tiempo;
funcional;
por lugar;
por cliente.
Gerencia
Staff contable
2
Estructura por tiempo
Estructura funcional
3
coordiación local y optimiza el aprovechamiento de las economías de la
zona.
Gerencia general
Sucursal Centro
Sucursal Norte
Sucursal Sur
Directorio
Asesores
jurídicos
4
Actividad 1 – Módulo 2
Organizador de información
Características:
Actividad 3 – Módulo 2
Glosario
1) Para una organización cuyo foco está centrado en distinguir y atender de manera
diferenciada a sus compradores, podemos decir que es conveniente tener una
estructura …………
Formas innovadoras:
De Red
Matricial
Equipos
Profesional
Ejemplos:
Una organización distribuida geográficamente en plantas de diferentes tipos de
producción (galletas, chocolates, latas de conservas) y cada una de ellas tiene
una estructura funcional pero se integran transversalmente de departamentos
Una empresa constructora que asigna equipos a la construcción de un puente
en una localidad
Una empresa de tecnología que se encarga de desarrollar proyectos de
software para terceras empresas con equipos dedicados y multidisciplinares
Una empresa de desarrollo de drones, el software de vuelo, lo hace una
empresa, el hardware otra y la comercialización internacional otra
Un conjunto de médicos de diferentes especialidades en una organización de
consultorios externos
Una empresa de galletas(biscochos), donde en la localidad de córdoba se
producen cierto tipo de galletas dulces, en una planta de villa totoral, provincia
de córdoba, se producen las galletas de agua, y en la provincia de Neuquén se
producen las galletas con cereales
Organizaciones que colaboran entre sí para alcanzar un producto u objetivo
común. La empresa A produce partes de una mesa, la empresa B se encarga del
ensamblado y embalaje, la empresa C manuales del producto
Las empresas de radiología, hoy toman las imágenes y luego estas son analizadas
por profesionales que reciben imágenes de centros de radiología de todo el
mundo, para su evaluación y generan un informe de la misma para que el médico
en otro lugar del planeta pueda responder a su paciente
Evolución
En los últimos veinte años, el impacto tecnológico en nuestras vidas ha sido
muy fuerte y si lo vemos en nuestra rutina diaria no podemos dejar de
sorprendernos de los cambios que se han ido incorporando en nuestras
formas de comunicación, la manera de hacer las cosas, etcétera. Ahora
pensemos en cómo esto a ha cambiado la manera de hacer las mismas
tareas en una empresa. Tomemos un ejemplo evolutivo y esto nos permitirá
ver y analizar cómo impacta.
2
A este modelo podemos complementarlo con un sistema de gestión de
pedidos online de manera directa de nuestro cliente, quien en cualquier
momento podrá generar su propio pedido y fecha para lo cual solicita la
entrega.
Fuente: [Imagen sin título sobre comunicación]. (s. f.). Recuperada de https://goo.gl/Ykm0O3
Aplicaciones tecnológicas
3
3) Fabricación virtual: pensemos en aquellos sistemas que hoy nos
permiten modelar y diseñar productos en una pantalla, desde una
imagen de un logo hasta una propiedad, desde un auto a piezas dentales.
4) Oficinas sin papeles: a veces nos parece que es algo utópico, pero
consideremos que el volumen de papeles, aunque no se elimine al 100
% por cuestiones de procedimientos, no es un impedimento tecnológico.
Hoy podemos incorporar el concepto de firma digital a nuestros
procesos y de esta forma permitir hasta la generación de contratos con
nuestros clientes o proveedores con validez legal de acuerdo con las
legislaciones de cada país.
4
Sistemas administrativos
Para abordar este contenido, es útil que comprendamos la relación entre los
objetivos de la organización y la información que se requiere para el logro
de estos. El soporte está en los sistemas de información que se implementan
y colaboran con los procesos.
Elementos
Si bien podemos considerar, desde un enfoque teórico, que existen sistemas
administrativos marcos y generales, cada organización adapta a sus
procesos a estos y adecua la obtención de información para que sea
oportuna, pertinente y completa para el logro o la facilitación de los
objetivos de la organización. (Gili, 2007)
Elementos y características
2
modelo ideal. Por ejemplo, llegamos para hacer una entrega y el
procedimiento dice solicitar el DNI del titular si este no está no se entrega el
pedido, se acuerda nueva entrega y el costo del envío se cobra nuevamente
si se cumplió con el horario de entrega pautado o se indica que si el domicilio
es correcto, la persona que recibe el producto no requiere ser el titular del
comprobante, sino solo contar con la copia pertinente y debe firmar y
aclarar. Seguro hemos participado de algún procedimiento similar y estas
situaciones las hemos vivido.
Por último, de todo esto se obtiene información útil para diferentes áreas,
no solo la propia. Por ejemplo, cuántos pedidos se entregaron en un periodo
determinado, si está dentro de la media estimada, cuáles son los tiempos de
entrega, cuántos reclamos hubo por entregas incorrectas (errores de
identificación del producto, en venta o en entrega). Esto ayudará a tomar
decisiones sobre los procesos.
3
3) Personal capacitacitado para el uso del sistema y su óptimo
aprovechamiento.
4) La incoporación de tecnología a los sistemas (por ejemplo, sitios web de
comercio electónico, incluyendo no solo el carrito de compra, sino
canales de pago y entrega que, si el producto lo permite, puede ser
también digital (libros, música, estudios de mercado, hasta planos
conectados a una impresora 3D que impriman el producto comprado).
Requisitos
2) Eficiencia: hacer bien las cosas. Los sistemas deben colaborar para que
las cosas se hagan de la mejor manera y con la mejor productividad
posible. Si tomamos el ejemplo de las entregas, podríamos en ocho horas
entregar treinta pedidos, pero haber recorrido más kilómetros y haber
tenido que regresar a un cliente más de una vez por falta de coordinación
en el horario de entrega o bien tener un sistema de recorrido optimizado
por geoposicionamiento y un sistema de recordatorio al cliente para que
esté en horario fijado (este último caso optimiza el sistema).
4
Figura 2: Sistemas administrativos
Fuente: [Imagen sin título sobre administración]. (s. f.). Recuperada de https://goo.gl/20ywne
Referencias
5
Sistemas administrativos
A continuación, vamos a analizar características de algunos de los sistemas
administrativos que las organizaciones tienen para satisafacer sus procesos.
Sistema de abastecimiento
Entendemos como sistema de abastecimiento a aquel que nos permite
cubrir desde el proceso de detección de la necesidad de insumos, servicios
o materias primas hasta la recepción de estos. Este sistema no incluye el
pago de estos, ya que tal instancia pertenece al sistema financiero.
Sistema de abastecimiento
Uno de los desafíos más importantes de este sistema es lograr los niveles
óptimos de sotck de materia prima o productos, dado que el costo de
inventarios es un factor condicionante en la empresa y es importante que
nunca falte el insumo o no se tenga stock innecesario.
Por eso, en estos sistemas es importante poder medir cuáles son los niveles
criticos de stock, las cantidades máximas y mínimas que se debe disponer,
conocer los tiempos y ciclos de entrega en el proceso de compra, es decir,
cuánto demoramos en tener disponible el insumo en nuestra organización,
desde el momento en que se detectó la necesidad, esto vinculado por
supuesto con cuáles son las cantidades que precisamos tener para
comercializar en ese período.
Hay modelos como el just in time que consideran a los inventarios como un
desperdicio, es decir, hay que tener lo estrictamente necesario.
Las compras pueden ser llevadas a cabo por procesos de compra por
licitacion (más normal en los organismos públicos o grandes empresas), por
cotización (en empresas privadas de todos sus tamaños), compras normales
locales o en el exterior, compras de activos (como maquinaria, equipos de
computación, activos de la empresa) y compras de caja chica (compras
directas o de montos menor).
2
A continuación, veremos un detalle sistémico del proceso.
Evolución
Sistema producción
3
Entendemos como sistema de producción a aquel que nos permite cubrir la
generación de los productos requeridos por la organización para su posterior
comercialización. Estos pueden ser productos tangibles como servicios.
Características
Sistema financiero
Entendemos como sistema financiero a aquel que nos permite abarcar todos
los circuitos de cobros y pagos de la organización. Este es responsable del
4
proceso que abarca desde la confirmación de la compra (recepción y
conformidad de la recepción del pedido), la emisión de la orden de pago
hasta el pago de esta al proveedor como así tambien de cubrir los procesos
de cobro a clientes que van desde el momento de confirmación y emisión
del comprobante de venta correspondiente, este puede ser de contado en
el momento por diferentes medios como el de cobro diferido por cuenta
corriente, para lo cual previamente se ha hecho una valoración de él y
establecido el límite de crédito permitido.
Referencias
Gili, J., Arostegui, A., y Dovel, I. (2007). Capítulo 6: Diseño Organizativo: Estructuras
y Procesos. Buenos Aires: Granica.
5
Sistemas administrativos
Continuaremos en esta lectura revisando los distintos sistemas de la
organización aplicados a procesos específicos, pero no debemos perder de
vista que cada uno de ellos se encuentra absolutamente interrelacionado
con los demás. (Gilli, 2007)
Sistema de
producción
Sistema de
Sistema de información Sistema
comercialización gerencial financiero
sistema de
abastecimiento
2
Conceptos
Evolución
3
Figura 2: Crecimiento del comercio electrónico
Los productos más comercializados en este modelo son los pasajes de avión,
seguido por las ventas de hoteles y paquetes turísticos y electrónica.
4
Fuente: Cámara Argentina de Comercio Electrónico, 2015, https://goo.gl/oQNooM
Referencias
Gili, J., Arostegui, A., y Dovel, I. (2007). Capítulo 6. En: Diseño Organizativo:
Estructuras y Procesos. Buenos Aires: Granica.
5
Actividad 1 – Módulo 3
Glosario
Objetivo:
En esta actividad lo que se persigue es, por un lado, identificar los requisitos que deben
considerarse en el desarrollo de los Sistemas Administrativos, y por el otro, asociar esos requisitos
con sus definiciones.
Consigna:
En función de los requisitos, que a continuación te presento y que se encuentran en la
columna de la izquierda, deberás unir los mismos con las definiciones que se presentan en la
columna de la derecha.
Realiza esta actividad en un archivo de Word, utilizando tipografía Calibri 12. Tienes dos opciones:
unir los requisitos con sus definiciones mediante flechas, o realizar una tabla, colocando en la
columna de la izquierda los requisitos, y en la columna de la derecha sus correspondientes
definiciones.
Requisitos
Efectividad
Eficiencia
Calidad
Creación de valor
Transparencia
Definiciones
“Hacer bien las cosas”.
Brindar información cierta de los procesos.
Aumentar la percepción del cliente en cuanto a los beneficios obtenidos.
Hacer las cosas con calidad.
“Que se hagan las cosas”.
Requisitos Definiciones
Actividad 2 – Módulo 3
Organizador de información
Objetivo:
Con la resolución de esta actividad, lo que se persigue es identificar las tendencias tecnológicas en
los Sistemas Administrativos.
Consigna:
Estas son las sentencias pertenecientes a los conceptos y ejemplos de los mismos:
Estas son las sentencias pertenecientes a otros conceptos del módulo que se relacionan:
Disminución de costos en comunicación
Cambios en las relaciones con los clientes
Optimizar el uso de los recursos materiales y humanos de la organización
Incrementar los canales de venta
Personalización de productos para el cliente
Modelo a completar
Redes de datos
digitales
Máquinas
Interactivas
ERP
Comercio
electrónico
Fabricación Virtual
Actividad 3 – Módulo 3
Organizador de información
Objetivo:
Al abordar esta actividad, lo que se pretende es que puedas identificar los procesos que
corresponden a los diferentes Sistemas Administrativos: de abastecimiento, financiero y de
producción.
Consigna:
Para realizar esta tarea, deberás ubicar las sentencias dentro de los diferentes sistemas, ubicados
en el cuadro.
Sentencias:
Seleccionar proveedores
Elaborar el producto
Pedir cotización
Controlar la calidad
Entregar productos a almacenes
Adjudicar la compra
Recibir la mercadería
Emitir los pagos
Efectuar los cobros
Registrar el ingreso de mercadería
Requerir materia prima
Establecer límites de compra de los clientes
Sistema de abastecimiento Sistema de financiero Sistema de producción
Actividad 4 – Módulo 3
Organizador de información
Y llegamos a la actividad Integradora, con la que haremos el cierre de este módulo. Para abordar la
misma, te recomiendo que realices un repaso de los temas tratados, tanto los contenidos en Aula
Abierta, como los de la bibliografía citada.
Objetivo:
En esta actividad, lo que se pretende alcanzar es identificar y generar la relación existente entre los
sistemas mencionados en el Aula Abierta.
Consigna:
En función del conjunto de los subsistemas de una empresa, propuesto a continuación, desarrolla
las relaciones de entrada y de salida entre ellos, tal como te brindo en el ejemplo. Puede existir
más de una relación entre sistemas.
Realiza esta actividad en un archivo de Word, utilizando tipografía Times New Roman 12, y los
recursos gráficos que sean necesarios para establecer las relaciones.
• Sistema de producción
• Sistema Financiero
• sistema de abastecimiento
• Sistema de Comercialización
• Sistema de logisticas
• Sistema de almacenes
Sistemas de control de gestión
Al abordar este contenido, es importante que tengamos presentes los
aportes que las nuevas tecnologías hacen sobre este tipo de sistemas.
Tableros de comando
El tablero de comando es un elemento utilizado para la gestión y el
gerenciamiento de un plan estratégico. A partir de los indicadores, y de sus
márgenes de aceptación, sirven de base para analizar y corregir el logro de
los objetivos planteados.
2
Figura 2: Tableros de control
Indicadores de gestión
Para llevar adelante el el tablero de comandos, es necesaria la definición de
indicadores claves. Por su sigla en inlgés se conocen como KPI (key
performance indicator).
Indicadores KPI
Indicadores IP
Los indicadores de performance (IP) son indicadores clave para poder medir
el desempeño y cuantificarlos y así determinar acciones medibles. Algunos
ejemplos de ellos son: Un indicador de performance es aquel que permite
indicar qué hacer al personal de la organización; Un indicador de resultados
le permite medir y controlar qué se ha hecho.
Indicadores de gestión
3
continuación, veremos qué es un BPM (administración de procesos de
negocio) y un CRM (administración de las relaciones con el cliente).
BPM
CRM
4
Figura 3: Imagen de CRM en la nube
5
Sistema de planeamiento
Para abordar este contenido, es importante comprender cómo este sistema
integra los diferentes niveles estratégicos, tácticos y operativos para
alcanzar la información necesaria que permite a cada uno de ellos tomar las
mejores decisiones.
Tipos de planes
Si consideramos la necesidad de tomar decisiones en cada uno de los niveles
organizacionales y analizamos su alcance temporal y la amplitud de impacto,
podemos identificar planes de nivel estratégico, programas alineados con
ellos para los niveles tácticos y procedimientos de corto plazo para niveles
operativos. Ahora abordaremos la generación de presupuesto como un
elemento clave para que cada área pueda llevar adelante esta tarea.
Presupuestos
Así como podemos decir que un plan es como hablar de la estrategia puesta
en marcha, al presupuesto podemos considerarlo como la puesta en marcha
de la programación, la acción.
2
Figura 1: Presupuesto operativo
Etapas
3
Muchas de estas preguntas son parte de una planificación previa y
sustentada en información interna y externa.
Presupuesto económico.
Presupuesto financiero.
Balance proyectado.
4
No debemos olvidar que hoy es posible incorporar un software que aporte
con información no solo histórica, sino también proyectada y asociada a
modelos de simulación que simplificarán el armado del presupuesto, pero
no reemplazan el juicio de la persona.
Otro factor importante es que podemos tener softwares en línea que nos
permite controlar y monitorear los desvíos que podrían ocurrir en los
prespuestos y de esta forma poder reaccionar de manera más ágil y
anticipante.
5
Teconologías aplicadas a
sistemas de información
Si pensamos en la evolución de los sistemas de información aplicados en la
empresa y nos basamos en los tiempos de maduración de la empresa y en la
complejidad de estos, podemos pensar en la siguiente clasificación (Sieber,
Valor, Porta, 2009).
Estos sistemas se han integrado con los clientes: hoy podemos ir al banco y
accedemos a través de un kiosco interactivo y hacemos nuestros depósitos
2
o hacemos una transferencia o cobramos nuestro sueldo sin pasar por una
ventanilla.
3
personas que requieren análisis de diferntes escenarios y con la complejidad
actual de información requerida estos sistemas colaboran en esta actividad.
Sistemas expertos
Estos sistemas se encuentran basados en el conocimiento, buscan poner al
alcance de muchas personas la manera de actuar y funcionar de un experto,
es decir, en general toman decisiones de manera automática.
4
Figura 4: Carácterísticas de los sitemas expertos
Sistemas expertos
• Se basan en el conocimiento.
• Aportan y procesan gran cantidad de
datos internos y externos y permiten
la toma de decisión sobre
situaciones concretas.
• Son expertos en algo solamente.
• Interactúan con el usuario.
Fuente: elaboración propia
5
Ventajas competitivas
En la Lectura 3 del módulo pudimos analizar los distintos tipos de sistemas
de información y considerar su evolución en el tiempo y en la madurez de la
empresa. Ahora vamos a revisar algunas situaciones que debemos
aprovechar para considerar cómo sacar provecho de los sistemas y la
tecnología.
Evolución
Eran dependientes del área financiera, pero hoy se tornan cada vez como un
área más estratégica, donde las decisiones de la incorporación de
tecnologías puede representar un salto cualitativo y comparativo muy
importante para con la competencia o para el logro de las estrategias
organizacionales.
Metodología pasiva
2
3) Luego se elabora el plan y se valida qué incidencia tendrá en las
líneas estratégicas como en las funciones del negocio.
4) Por último, programar las actividades.
Fuente: [Imagen sin título sobre mapa de calor de localización de agencias Google]. (2014).
Recuperada de https://goo.gl/3NlyI9
3
En cuanto a las relaciones con los proveedores, podemos pensar en sistemas
que apuntan a estrategias SCM (administración de las cadenas de
abastecimiento), lo que favorece la comunicación directa.
Análisis de entorno
tecnológico Misión del
negocio
Creación de
capacidades
competitivas
Análisis tecnológico
interno
Análisis de la cadena
de valor
4
alineadas y que permitan alcanzar los objetivos de la manera más eficiente
posible, pero, para poder definirlas y ejecutarlas, hoy es preciso levantar la
cabeza, ver qué tecnologías hay en el mercado, cuáles son las tendencias,
cómo la usa nuestra competencia y con base en lo que disponemos
internamente y a lo que podemos invertir lograr una mejora sustancial en
nuestra cadena de valor que aumente las capacidades competitivas.
5
Actividad 1 – Módulo 4
Organizador de información
Objetivo: En esta actividad, la intención es que puedas identificar las etapas para la
creación de un presupuesto
Consigna
A continuación, se detallan las etapas correspondientes a la generación de un
presupuesto, de manera desordenada. Es por ello que te propongo lo siguiente:
- Identifica cada una de las etapas y ordénalas de acuerdo a su orden temporal.
- Realiza esta actividad en un archivo de Word, utilizando tipografía Calibri 12.
Elaborar el presupuesto.
Modelo a completar
Orden Etapas
4
5
6
Actividad 2 – Módulo 4
Controversia estructurada
Objetivo: En esta actividad lo que se pretende es que puedas identificar y asociar los
conceptos presentados con sus tipos de sistemas de información.
Consigna.
Luego de que realices un repaso del tema que trabajaremos, te propongo lo siguiente:
Análisis de datos
BPM CRM
Actividad 3 – Módulo 4
Organizador de información
Herramientas de análisis
Se basan en el conocimiento.
Estudios de mercado
Facturación de la empresa.
Liquidación de sueldos.
Entrega de pedidos
Calificación de clientes
Cuadro a completar:
Concepto Definición y Ejemplo que muestre ¿Con qué otros
características el mismo concepto conceptos del módulo
se relacionan?
Sistemas de
procesamiento de
transacciones
Sistemas de
Información
gerencial
Sistema de soporte
para la toma de
decisiones
Sistemas Expertos
Actividad 4 – Módulo 4
Organizador de información
Objetivo: Desarrollar la capacidad de asociar los conceptos con las etapas y fases del
proceso de integración tecnológica.
Definir el equipo
Modelo a completar
Orden Etapas/fases
1
2
3
4
5
6