Técnica de las 5 S

Publicado el 12 febrero, 2015 por Javier Castiñeira

La técnica de las 5´s se puede definir de muchas maneras, pero básicamente es una técnica
de origen Japonés que tiene como objetivo inmediato la mejora del orden y la limpieza. El
orden y limpieza está directamente relacionado con muchas áreas de la gestión empresarial
(prevención de riesgos laborales, eficacia, rapidez, nivel de organización, etc…)

La metodología de las 5´s está ligada a la orientación hacia la calidad total que se originó
en el Japón con los criterios de W. E. Deming hace mas de 40 años y que esta incluida
dentro de lo que se conoce como mejora continua. Surgió a partir de la segunda guerra
mundial, formando parte de un movimiento de mejora de la calidad y sus objetivos
principales eran eliminar “obstáculos” que impidan una producción eficiente, lo que trajo
también aparejado una mejor sustantiva de la higiene y seguridad durante los procesos
productivos.Aunque existe una creencia popular sobre que su aplicación es más
conveniente en entornos industriales, la verdad es que es susceptible de ser aplicada con
éxito a cualquier puesto de trabajo, desde un puesto ubicado en una línea de montaje de
automóviles hasta la mesa de un administrativo.

Las cinco S son 5 palabras en Japonés cuyas traducciones al castellano y al inglés son:

 Seiri: Clasificar, Sort

 Seiton: Organizar, Set in order
 Seiso: Limpiar, Shine
 Seiketsu: Estandarizar, Standardize
 Shitsuke: Sostener, Sustain.

Aplicación de la herramienta:
La aplicación de las 5´s tiene sentido de por sí, es decir, no necesita formar parte de ningún
proyecto en concreto. No obstante se emplea en Planes de reducción de la siniestralidad
como herramienta para mejorar el orden y la limpieza, y por ejemplo dentro de la
metodología Six Sigma en la fase de Mejora, como solución, en proyectos en los que
estandarizar el orden y la limpieza, sea necesario.

Qúe conseguimos con la aplicación de esta metodología:

1. Mejora de niveles de Calidad

2. Reducción de tiempos muertos
3. Reducción de costes de mantenimiento, siniestralidad y fiabilidad de equipos
4. Reducción de inventario o existencias

Objetivos de la herramienta:
 Crear y mantener un lugar de trabajo organizado, limpio y eficiente, pues esa es
la base para toda optimización de procesos.
 Rápida verificación del espacio de trabajo para comprobar si la situación está en
orden.
 Integración y participación directa de todos los empleados para generar un
sentimiento de responsabilidad que sea sostenible a largo plazo.

Pasos para la aplicación:

Clasificar – Seiri, Sort
Esta fase se basa en la clasificación de las cosas que son necesarias y las cosas que son
innecesarias. También se trata de establecer las diferentes frecuencias de uso de los
artículos que son necesarios. El establecimiento de estas frecuencias de uso nos ayudará en
fases posteriores al establecimiento de los lugares de almacenamiento e incluso stocks
mínimos de los diferentes productos que debemos tener almacenados. Ubicando cerca del
trabajador los productos con mayor frecuencia de uso, y en lugares más alejados, aquellos
cuya frecuencia de uso es menor.

Entre las principales ventajas de esta fase tenemos:

1. Reducción de necesidades de espacio, stock, almacenamiento, transporte y

seguros.
2. Evita la compra de materiales no necesarios y su deterioro.
3. Aumenta la productividad de las máquinas y personas implicadas.
4. Provoca un mayor sentido de la clasificación y la economía, menor cansancio
físico y mayor facilidad de operación.
Un buen sistema para aplicar esta primera S, es preguntarse lo siguiente:

1. ¿Qué debemos tirar?

2. ¿Qué debe ser guardado?
3. ¿Qué puede ser útil para otra persona u otro departamento?
4. ¿Qué deberíamos reparar?
5. ¿Qué debemos vender?
En muchas empresas, ubican los objetos/materiales que no va a ser utilizado en algún lugar
predeterminado antes de desacerse definitivamente de ellos, para que otros departamentos
los examinen y vean si es útil para ellos.
Un aspecto también importante en este punto es el de la clasificación de residuos, ya que
debemos tener enn cuenta también criterios medioambientales en la aplicación de la
metodología.

Las campañas de “Tarjetas Rojas”

El uso de las “Tarjetas Rojas” es una manera de hacer más sencilla la clasificación.
Consiste en colocar etiquetas rojas sobre aquellos elementos que tienen que evaluarse, para
ver si son necesarios realmente o no. Siempre que nos encontremos con un elemento con
etiqueta roja, debemos responder a las siguientes preguntas:

 ¿Es necesario este elemento?

 En caso de ser necesario, ¿en qué cantidad lo es?
 En caso de ser necesario, y tener establecida una cantidad ¿está bien ubicado?
Organizar – Seiton, Set in order
En esta fase se trata de determinar, qué artículos se van a almacenar, dónde se ubicarán y en
qué cantidad. Para ello procederemos a organizar y etiquetar los objetos de forma que todo
el mundo pueda encontrarlos y devolverlos a su lugar, asignándoles una ubicación
permanenete de acuerdo con su etiquetado.

Se trata de:

 Encontrar las cosas de la manera más rápida posible.

 Reducir al mínimo el traslado interno de materiales.
 Reducir los espacios dedicados a almacenar
 Evitar movimientos innecesarios, sobre todo los que generan problemas de
seguridad y salud y/o ergonómicos
 Ordenar con criterios de seguridad (ergonomía, no obstruir zonas de
evacuación, no generar posibles accidentes), calidad (que no se oxiden, que nos e
golpeen, que no se deterioren) y eficacia (minimizar desplazamientos y tiempos de
localización)
Es recomendable usar ayudas como:

 Zonas delimitadas con marcas de colores.

 Asignar los objetos a zonas determinadas.
 Etiquetas indicando el lugar de almacenamiento de cada objeto.
 Utilizar principios ergonómicos.
Para cumplir estos objetivos, nos hemos de preguntar:

 ¿Es posible reducir el stock de este elemento?

 ¿Es necesario que este elemento esté a mano?
 ¿Todo el mundo llama a este elemento con el mismo nombre?
 ¿Cual es el mejor lugar para este elemento?
El resultado de esta fase será:

 Todas las cosas deben de tener un nombre y este debe ser el mismo para toda la
organización.
 Todas las cosas deben de tener un espacio definido para su almacenamiento o
colocación, y este ha de estar indicado y debe ser conocido por todos.
 Debe haber la mínima cantidad posible de cada elemento.

Recomendaciones generales para la toma de decisiones sobre la ubicación de los

elementos
El Control Visual o el “Visual Management”
Esta es una herramienta de especial interés a aplicar en esta fase de las 5S. En su aplicación
en esta herramienta, se trata de transmitir de manera sencilla e inequívoca la mayor
información posible sobre la correcta ubicación y cantidad máxima que debe ser
almacenada de un elemento.

Cómo empleamos esta ayuda:

 Marcando la ubicación correcta de cada elemnto. Es recomendable que esa

señalización aporte información sobre el elemento que se almacena ahí y la cantidad.
Esto se puede hacer mediante uso de etiquetas o carteles, colores, señalización con
contornos y formas que identifican el objeto que ha de ser almacenado, etc…
 Estudiar accesibilidad, teniendo en cuenta que el elemnto no sólo ha de ser
alamcenado sino que hay que llegar con él y poder retirarlo.
 Adecuando el contenedor al contenido. En formas para que sólo el elemento
adecuado pueda ser almacenado en cada contenedor. En volumen o espacio, para que
sólo la cantidad estipulada pueda ser almacenada.
 Evitar almacenar elementos directamente sobre el suelo. Ubicarlos sobre
elementos que permitan su uso (palets, ruedas, soportes, etc…)
 Utilizando un principio de linealidad, que facilite la identificación de las cosas,
el establecimiento de vías de circulación y evacuación, etc…
Vemos a continuación unos ejemplos de control visual:
Limpiar – Seiso, Shine
En esta fase es de vital importancia el establecimiento de un programa de limpieza, donde
quede definido qué se limpia, qué métodos se emplean y quien limpia. No se trata
exclusivamente de una cuestión de estética o higiene, tampoco se trata de que una empresa
externa solucione este paso (la empresa externa de limpieza, es sólo una parte del
programa).

El programa debe establecer al menos:

 Retirar inmediatamente del lugar de trabajo suciedad y otros desperdicios, como

desechos y sobrantes.
 Establecer los objetivos de limpieza y las áreas que deben ser limpiadas.
 Trazar y distribuir un calendario y asignar responsabilidades.
 Definir procedimientos para regular las actividades de limpieza.
 Planificar auditorías y establecer sus objetivos.
Debemos de tener en cuenta:

 No ensuciar es la mejor ayuda para mantener la limpieza. Los métodos de

trabajo y almacenamiento deben de ser los que menos suciedad y desperdicios generen.
 Cuanto más tiempo pasa entre que se genera la suciedad y el momento que se
limpia, más problemas puede producir.
 Es importante que las mismas personas que trabajan en un área se encarguen de
su limpieza.
Para la implementación de esta fase y elaboración del programa de limpieza:

1. Es habitual empezar con una campaña de limpieza general.

2. Determinar el alcance de las limpiezas, elemntos almacenados, equipos, suelos,
zonas generales, etc…
3. Determinar las responsabilidades de la limpieza de cada zona, área, equipo,
etc…
4. Determinar los métodos de limpieza, analizando si los implicados necesitan
formación al efecto.
5. Preparar las herramientas y útiles de limpieza.
6. Implantar programa de limipieza
7. Implantar auditorías de control
Como recomendación, es muy conveniente en esta fase también utilizar fotografías de
cómo deben quedar los elemntos después de una limpieza correcta. También se ha de tener
en cuenta desde los procesos de producción, aquellas medidas que faciliten la limpieza.

Estandarizar – Seiketsu, Standardize

En esta fase, se trata de preservar en la organización altos niveles de organización, orden y
limpieza, así como consolidar el funcionamiento de todas las reglas definidas en las etapas
precedentes. Todo esto mediante un procedimiento que no deje dudas sobre ¿Qué?,
¿Quien?, ¿Cómo?, ¿Cuando?, Dónde? y ¿Porqué?.

Entre los beneficios de esta fase:

 Mejorar el bienestar personal del equipo, al crear el hábito de conservar

impecable el sitio de trabajo de forma permanente.
 Los operarios y usuarios, aprenden a conocer en profundidad el equipo y
elementos de trabajo.
 Se mantienen las zonas más seguras e higiénicas.
 Se detectan y comunican posibles averías de equipos o maquinaria en fases
iniciales.
 Mejora la imagen de la empresa interna y externamente.
Sostener – Shitsuke, Sustain
Se trata de:

 Integrar la filosofía 5S en el día a día y en todos los trabajos y procesos.

 Las 5S no deberían degenerar en una acción puntual (flor de un día).
 Integrar los formularios de auditorías 5S con el objetivo de recoger datos y
presentar resultados (p.e. en gráficos de rádar).
 Establecer un ciclo de auditorías sistemáticas con el fin de asegurar su
sostenibilidad.
Ayuda al integrar la filosofía en los equipos:

 Usar el visual management. Sobre todo la parte de orden y limpieza tiene una
carga estética importante, resaltar estos aspectos en fotos de antes y después, boletines
informativos, carteles, etc… puede lograr la motivación de la gente.
 Auditorías periódicas de las zonas mediante recorridos en persona por parte de
los directivos.
 Establecer rutinas de aplicación mensuales, diarias, etc…
Consejos
Tomar fotografías de la zona antes y después de una acción 5S, posteriormente la
comparación de ambas situaciones, serán una herramienta muy potente de “Visual
Management”.

Las 5S aparecen también en distintas publicaciones como parte de otras metodologías más
extensas que llegan hasta las 9S, introduciendo nuevas fases habitualmente vinculadas a la
implantación y sostenimiento de la herramienta. Considerando que la herramienta es lo
importante y que en aspectos de la implantación habría que considerar muchos aspectos
particulares y posibles variaciones, he decidido no profundizar en esas variaciones
ampliadas de la herramienta. Simplemente se hace este comentario para conocimiento del
lector.

Y debemos recordar, un espacio de trabajo organizado, limpio y eficiente:

 Es más productivo.
 Causa menos problemas y pérdidas de información.
 Mejora la capacidad de cumplir plazos.
 Es un lugar de trabajo más fiable y seguro.
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Publicado en Mejora Continua, Six Sigma+Lean | Etiquetado 5s, lean

manufacturing, mejora continua, ordenylimpieza | Deja un comentario

Diagramas de Flujo
Publicado el 22 noviembre, 2014 por Javier Castiñeira
Un diagrama de flujo es la representación gráfica de un proceso. Se utiliza en infinidad de
disciplinas como programación, economía, procesos industriales, etc…..
Estos diagramas utilizan símbolos con significados definidos que representan los pasos del
proceso, y representan el flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de
inicio y de fin de proceso.
En el Six Sigma, los diagramas de flujo son de gran utilidad en las fases de Análisis (para el
análisis del proceso real), Mejora y Control (para el diseño del proceso ideal o mejorado),
no obstante es una herramienta muy utilizada en todos los ámbitos, para mejorar la
comprensión de procesos, analizar interferencias, etc…

Objetivos de la herramienta
 Simplificar el entendimiento mediante una descripción visual del proceso,
aplicando la máxima de que “Una imagen vale más que mil palabras”. En algunos
aspectos puede considerarse una herramienat de “visual management”.
 Generar la base de un entendimiento común del proceso en el equipo.
 Clarificar cada paso del proceso.
 Identificar la estructura del proceso.
 Establecer las bases para un análisis avanzado del proceso.
 Identificar el potencial de optimización y mejora en un proceso.
 Simplificar lo complejo.
Pasos para la aplicación
 Escribir todas las funciones, que están incluidas en el flujo del proceso.
 Identificar los puntos iniciales y finales del proceso, de cara a un análisis
general (p.e. mediante un SIPOC)
 Identificar los pasos del proceso mediante una tormenta de ideas, antes de
dibujarlos en el cuadro definitivo.
 Cada paso nombrarlo con un nombre y un verbo (p.e. recoger documentación,
Comprobar el detalle de créditos, etc.)
 Dibujar en el diagrama todos los pasos en su secuencia real y correcta. Usar los
símbolos estandarizados para este fin.
Símbolos
Consejos
 En el símbolo de decisión, es preferible dirigir el “No” hacia la derecha y el
“Si” hacia abajo, y mantener este criterio siempre. Estructurando el diagrama de esta
manera nos evitaremos confusiones.
 Es muy útil el trabajo con post-its o tarjetas y pin boards para el ajuste del
diagrama, sobre todo para el trabajo en equipo, pues nos permite recolocar pasos,
añadir, quitar, etc.. de manera sencilla y muy visual.
 Ayudan mucho las tarjetas y post its con las formas específicas de cada proceso,
pero de no disponer de ellas post its con el dibujo del proceso dentro será suficiente.

Ejemplo de Diagrama de Flujo

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