GESTÃO DE FROTAS

O MANUAL DA MANUTENÇÃO
PREVENTIVA NO SETOR
Introdução 3

A gestão e a manutenção preventiva de frotas 5

Planejamento de manutenção 9

Otimizando as operações 13

A escolha de um software de auxílio 18

Conclusão 21

Sobre a Engeman 23
3

O gestor de frotas tem em suas

mãos uma grande responsabilidade:
gerenciar a manutenção dos veículos
da empresa. Afinal, a frota de uma
companhia é um elemento essencial
para a sua infraestrutura, e seus
veículos são ativos que demandam
Introdução altos níveis de investimentos,
especialmente quando logística e
transporte são o core business da
organização.

Além disso, essa tarefa é um grande desafio,

pois existem diversos fatores envolvidos,
desde questões legislativas até aspectos
técnicos e estratégicos.
4

Este manual foi

produzido com o intuito
de direcionar o trabalho
desse profissional, a fim
de que sua gestão seja
realmente eficiente e
alinhada aos objetivos
estratégicos da empresa.
Acompanhe!

INTRODUÇÃO
5

A importância de manter uma

manutenção regular dos veículos é
indiscutível. Além disso, a frota está
diretamente relacionada à prestação
de serviços a parceiros, colaboradores
e parceiros. Falhas mecânicas
A gestão e a nesse processo podem representar
interrupções no atendimento,
manutenção podendo comprometer a qualidade no
relacionamento com essas pessoas.
preventiva de Isso pode fazer a empresa:

frotas • atrasar o prazo de entrega;

• elevar o nível de insatisfação dos clientes;

• perder produtos perecíveis;

• prejudicar a imagem da empresa e a

credibilidade dos seus gestores.
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Para evitar esses problemas, é fundamental

garantir a disponibilidade da frota por meio de
uma gestão de manutenção eficiente. Existem
pelo menos 3 tipos de manutenção que
podem contribuir para o bom funcionamento
dos veículos:

• manutenção corretiva: sendo a mais

comum, consiste na troca ou no conserto
de peças quebradas ou desgastadas,
geralmente causando parada inesperada
do veículo para a correção dos problemas;

• manutenção preditiva: trata-se do • manutenção preventiva: é um

monitoramento dos elementos mecânicos
da frota para avaliar as suas condições e
o seu desempenho, utilizando diversos
recursos, como ultrassom, sensores,
câmeras termográficas ou a simples
inspeção visual;
procedimento planejado realizado antes
do aparecimento das falhas, evitando
consertos emergenciais que poderiam
causar indisponibilidade da frota,
tornando-se estrategicamente a mais
recomendada.

A GESTÃO E A MANUTENÇÃO PREVENTIVA DE FROTAS

7

POR QUE A MANUTENÇÃO

PREVENTIVA É A MAIS INDICADA?

Prevenir é, sem dúvida, a ação menos

onerosa para a empresa. As intervenções
desse tipo se tornam até mais baratas dos
que as manutenções preditivas. Ao corrigir
ou substituir sistemas e componentes já
desgastados antes que problemas surjam, o
gestor consegue:

• garantir a disponibilidade e o estado

técnico/operacional dos veículos;
• reduzir riscos de acidentes;
• aumentar a vida útil da frota;
• diminuir as probabilidades de ocorrer
• realizar reparos em condições mais danos aos veículos e suas peças;
favoráveis ao procedimento, como em
oficinas parceiras ou em local próprio; • tornar os trabalhos mais previsíveis.

A GESTÃO E A MANUTENÇÃO PREVENTIVA DE FROTAS

8
COMO OCORRE A MANUTENÇÃO
PREVENTIVA NA PRÁTICA?
Na gestão da manutenção preventiva, o
gestor fixa um cronograma de inspeção para
cada veículo da frota, avaliando componentes
importantes para a sua segurança e seu
funcionamento.
Quando são encontradas
irregularidades, o veículo é
encaminhado para os profissionais
responsáveis pelos reparos.
No entanto, o gerenciamento
da manutenção de uma frota
inteira não é tarefa fácil.
QUAIS OS DESAFIOS DA GESTÃO
DE MANUTENÇÃO PREVENTIVA?
O gestor de manutenção muitas vezes precisar
lidar diversas planilhas de controle, emitir
inúmeros relatórios e tentar se adaptar às
necessidades da cada empresa, cliente ou
veículo. Além disso, o trabalho desse profissional
dificilmente é percebido quando tudo ocorre
bem. No entanto, quando acontecem falhas, ele
acaba ficando em evidência.
Isso ocorre porque geralmente a prática
mais comum é a manutenção corretiva, que
causa atrasos, desconforto e insatisfação.
Então, vejamos como a manutenção pode
ser planejada de modo adequado para evitar
situações como essas.
A GESTÃO E A MANUTENÇÃO PREVENTIVA DE FROTAS
9

Pensar no que deve ser feito para

realizar uma manutenção adequada é
mais fácil do que colocar as ideias em
prática. O gestor pode facilmente se
perder em meio a tantos processos.
Por isso, o bom planejamento é
fundamental. É fundamental criar um
Planejamento Plano de Manutenção Preventiva —
documento que lista todos os serviços
de manutenção a serem realizados em cada veículo.

Obviamente, cada serviço demanda uma

periodicidade diferente, dependendo do
tipo de veículo e das especificidades do
componente. Essas informações podem ser
coletadas por meio do Manual do Proprietário,
que informa as recomendações da fábrica.
10
Assim, podemos dizer que cada
veículo terá seu próprio Plano
de Manutenção. Esse registro
indicará qual o período de
inspeção de cada item. Considere
um caso real, previsto no Manual
do Proprietário do Classic. A
Chevrolet recomenda a realização
de manutenções preventivas a
cada 10.000 km ou 1 ano de uso,
caso essa quilometragem não seja
atingida nesse período.
Entre outras indicações, o Plano
de Manutenção Preventiva da
fabricante recomenda o seguinte
em relação ao sistema de
arrefecimento:
• verificar o líquido: em todas as inspeções;
• conferir o estado de mangueiras, conexões,
radiador, bomba d’água: a cada duas inspeções.
Em relação ao sistema de freios:
• pastilhas e discos de freios: em todas as
inspeções;
• lonas e tambores: a cada três inspeções;
• tubulações e mangueiras de freio:
a cada duas inspeções;
• freio de estacionamento (de mão): em todas
as inspeções;
• fluido de freio: a cada duas as inspeções.
PLANEJAMENTO DE MANUTENÇÃO
11

Obviamente, a equipe de manutenção poderá propor

outros tópicos de intervenções de acordo com as
necessidades dos veículos, da carga transportada,
dos clientes e do negócio como um todo. Para isso, o
gestor poderá levantar alguns questionamentos, como:
• quais são as possíveis falhas que podem
ocorrer?

• que problemas podem resultar dessas

falhas?

• para evitar essas falhas, qual é a

periodicidade de manutenções mais
adequada?

• que tipo de intervenção deve ser

realizada para prevenir essas falhas?

• caso o problema ocorra, o que pode ser

feito para minimizar os danos?

PLANEJAMENTO DE MANUTENÇÃO
12

A partir dessas ações, caberá ao gestor de

manutenção definir um cronograma com
datas específicas, gerenciando a rotatividade
dos veículos e coordenando os trabalhos dos
profissionais.

Certamente, quando nos referimos a uma frota,

as dificuldades de gerenciamento são muito
maiores, já que o trabalho do gestor vai muito
além de programar inspeções. Envolve também
planejar as rotas e viagens de modo estratégico.

Por exemplo, digamos que uma empresa

tenha 10 viagens a serem realizadas na
semana, cada uma com distâncias distintas. O
negócio conta com uma frota de 5 veículos (A,
B, C, D e E). Eles estão em níveis de rodagem Por isso, vamos ver quais estratégias o
bem diferentes até a próxima manutenção. gestor de manutenção pode lançar mão para
Como escolher qual veículo usar em cada dar base para suas decisões de modo mais
uma das viagens? eficiente!

PLANEJAMENTO DE MANUTENÇÃO
13

Otimizando
as operações
Ao otimizar os processos de
planejamento e execução de
manutenções preventivas, o gestor
garante a redução de custos e elevação
do padrão de qualidade técnica e
operacional dos veículos. Mas de que
formas ele pode otimizar sua gestão?
Observe um passo a passo:
14
LISTE TODOS OS
VEÍCULOS DA FROTA
Essa é a ação mais básica. É o primeiro passo
para fazer um levantamento da infraestrutura
da empresa. Na lista, informe todos os dados
sobre os veículos, como fabricante, modelo,
ano, placa, quilometragem total, dados sobre
a última inspeção etc.
Essas informações podem ser registradas em
uma planilha, a fim de que o gestor tenha
uma visão ampla e total desses ativos de
modo organizado.
CRIE RELATÓRIOS
GERENCIAIS MENSAIS
Em uma outra planilha, devem ser inseridos
dados sobre as despesas de abastecimento
de cada veículo e os custos relacionados
à manutenção. É importante ainda que se
registre a quilometragem referente a cada
gasto com combustível.
Assim, será possível descobrir o consumo
médio dos veículos, identificando quais rodam
ou gastam mais, além de detectar aqueles que
estejam com um consumo acima da média.
OTIMIZANDO AS OPERAÇÕES
15
IMPLEMENTE PROGRAMAS
DE TREINAMENTO
O principal elemento de um veículo é o seu
condutor, e seu comportamento é decisivo para
determinar a segurança e o bom desempenho
de toda a operação. A conduta do motorista
ao volante pode reduzir o consumo de
combustível, a necessidade de manutenções
corretivas e a ocorrência de multas.
Por meio do treinamento regular, o gestor
promove o respeito às regras de trânsito e
à vida, e contribui para que os condutores
evitem más práticas na direção, como
acelerações desnecessárias e frenagens
bruscas, hábitos que elevam o gasto de
combustível e o desgaste de peças.
GERENCIE AS ROTAS
Sensores e dispositivos modernos disponíveis
hoje no mercado permitem que o gestor
rastreie cada veículo da frota e defina os
melhores trajetos com base não só na
distância, mas também na ocorrência de
acidentes, congestionamentos e outros fatores.
Esse rastreamento constante pode auxiliar
o gestor no momento de verificar se os
motoristas estão cumprindo as rotas
definidas ou se estão realizando desvios para
resolver assuntos pessoais, o que aumentaria
os custos de operação. Além disso, a empresa
garante que seus veículos estejam sendo
conduzidos de modo seguro, dentro dos limites
de velocidade permitidos.
OTIMIZANDO AS OPERAÇÕES
16
USE SOFTWARES DE
GESTÃO DE MANUTENÇÃO
O controle manual por meio de planilhas está
sujeito a falhas, sem falar que esse modelo de
gerenciamento se torna praticamente inviável
em empresas com uma frota muito grande,
comprometendo a segurança e a agilidade no
controle das informações.
Um sistema eletrônico de gestão de frota, por
outro lado, pode automatizar todo o controle
de registros de manutenções preventivas dos
veículos, montando agendamentos de modo
autônomo. Algumas das funções de que esses
softwares dispõem são:
• controle de abastecimento;
• controle de reposição de peças;
• gerenciamento de documentos, como
IPVA, multas, vistorias etc.;
• plano de manutenção baseado no
tempo de uso, na quilometragem e/ou
horímetro;
• emissão de relatórios gerenciais em
planilhas;
• mobilidade das informações e do
gerenciamento por meio de dispositivos
móveis, como tablets e smartphones.
OTIMIZANDO AS OPERAÇÕES
17

Mas a implantação desse

software não deve ser
aleatória. É preciso escolher
a aplicação que atenda às
necessidades da empresa.
Vamos mostrar como você
pode fazer isso.

OTIMIZANDO AS OPERAÇÕES
18

A escolha
de um software
de auxílio

Ao selecionar um software de gestão

de manutenção de frotas, leve em
conta estas 4 questões:
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QUAIS SÃO AS MINHAS
NECESSIDADES?
É importante que a escolha do software parta
das reais necessidades da empresa. Então,
o primeiro passo é mapear os processos
de manutenção que ocorrem ou que devam
ocorrer na companhia e procurar uma
aplicação que os acolha.
Esse mapeamento pode revelar também
alguns problemas em relação a desperdício
de recursos, inconsistência ou falhas nos
registros e dificuldades na análise de dados.
Nesse caso, o software também deve
apresentar uma solução para essas situações.
Lembre-se de que não é viável que o sistema
de gestão tenha uma infinidade de funções
sem utilidade para o negócio. Encharcar o
software com ferramentas que não lhe sejam
úteis talvez só complique o gerenciamento.
O SOFTWARE É ESCALÁVEL?
Leve em conta que seu negócio pode crescer,
as demandas podem aumentar e o volume de
processos pode ficar mais pesado.
O software deve ser flexível
o bastante para se adequar a
uma possível nova realidade.
A ESCOLHA DE UM SOFTWARE DE AUXÍLIO
20
COMO FUNCIONA O SUPORTE
DA FORNECEDORA?
A implementação de um software de gestão
não é o fim da negociação com a fornecedora,
mas sim o início de um relacionamento que
pode durar muitos anos, e a qualidade dessa
parceria vai depender do tipo de suporte que
ela é capaz de fornecer a você.
Então, informe-se sobre como
ocorre esse atendimento. É
fornecido 24h por dia? É rápido?
Que tipo de suporte é oferecido?
Um sistema indisponível pode interromper
algumas operações, causando atrasos e
consequentes danos aos negócios. Então,
certifique-se de que o atendimento é de
qualidade e atende às suas necessidades.
ONDE O SOFTWARE ARMAZENA
AS INFORMAÇÕES?
Recomenda-se o uso do armazenamento em
nuvem. Esse recurso permite que você tenha
acesso às informações em qualquer lugar,
bastando usar um dispositivo conectado à
internet. Além disso, os dados ficam seguros
em servidores externos, de modo que, caso
ocorram problemas nos computadores da
empresa, os registros fiquem protegidos.
Não esqueça de tirar todas as suas
dúvidas em relação ao contrato, prazos,
funcionamento do software e valores. Afinal,
não é uma decisão que se tome sem o devido
planejamento. Ao mesmo tempo, não é uma
estratégia que deva ser dispensada, tendo em
vista as enormes vantagens operacionais e
estratégicas que pode trazer ao negócio.
A ESCOLHA DE UM SOFTWARE DE AUXÍLIO
21

Não há dúvidas de que a manutenção

preventiva é o melhor caminho
para reduzir custos e garantir a
disponibilidade dos veículos. As
incertezas, na verdade, encontram-se
em como aprimorar a gestão da frota,
tendo em vista os diversos desafios
com os quais os gestores do setor se
confrontam.
Conclusão
O segredo, no entanto, está no bom
planejamento e no uso de softwares capazes
de otimizar os processos. Esses sistemas de
gestão trazem ganhos valiosos para o negócio.

Vale ressaltar que os benefícios do software

não são automáticos. É necessário escolhê-lo
levando em conta as necessidades da empresa,
as características do produto e o suporte
dado pela fornecedora.
22

Aplicando essas boas práticas delineadas neste

manual, estamos certo de que a gestão da manutenção
preventiva na sua companhia será realizada com
eficiência.

CONCLUSÃO
 rockcontent.com
23

Sobre a Engeman
A empresa Engecompany desenvolve o Engeman®,
ferramenta de planejamento e controle de manutenção
e serviços. Flexível, essa ferramenta se adapta aos
mais diversos portes e segmentos de empresa como,
por exemplo, indústria, construção civil, prestadores
de serviços, etc. A equipe é composta por engenheiros,
profissionais de tecnologia da informação (Microsoft
Certified), além de profissionais de comunicação e
gestão, todos devidamente qualificados e com grande
expertise em suas áreas de atuação para garantir a
excelência no atendimento aos clientes. E por falar em
clientes, vale ressaltar que após 20 anos no mercado, a
empresa possui hoje mais de 2.000 clientes de diversos
segmentos e portes.

INTRODUÇÃO