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A Academia do Project é um projeto desenvolvido pela


Flennar Academy Treinamentos e Cursos Online
Bem-vindo a Academia do Project 1

Introdução
Você acaba de dar um importante passo rumo ao aperfeiçoamento pessoal. Através
desse ebook e do vídeo disponibilizado, você será capaz de produzir seu primeiro
projeto do zero no Microsoft Project 2016. Essa é a última versão do software
liberada pela Microsoft e possui excelentes funcionalidades. Nem preciso dizer que
este é o software mais usado no mundo para gerenciamento de projetos. Através do
Microsoft Project 2016 você poderá criar listas de tarefas, vincular essas tarefas
entre si, inserir estimativas de durações, trabalhar com recursos, calendário e
custos, além de definir restrições para o projeto e analisar e controlar o progresso do
seu projeto.

Esse ebook foi pensado para você que já ouviu falar do Microsoft Project 2016 ou
mesmo já o utilizou em alguma situação, mas não tem tanta facilidade assim. Agora,
se você já é um usuário intermediário do Microsoft Project 2016 não deixe de seguir
a leitura, pois sempre há algo novo para aprender.

Considerações Iniciais
Esse ebook serve como material complementar para a vídeo aula que você assistiu,
ou está assistindo, sobre como criar seu primeiro projeto do zero no Microsoft
Project 2016. Aqui você não vai encontrar um passo a passo para criar o projeto, mas
a referência teórica para compreender bem as ações mostradas nas aulas em vídeo.

Importante!
Apesar de utilizar a versão do Microsoft Project 2016 nas aulas, se você possui a versão do Project 2010 ou
2013, também poderá acompanhar esse curso, porém, algumas funcionalidades mostradas podem não
estar disponíveis nessas versões anteriores.

Outro ponto importante é que estou assumindo que você tem um conhecimento
básico no uso de computadores e sistemas operacionais, como por exemplo, copiar e
colar, abrir e salvar arquivos e coisas do tipo.
Se você encontrar algum erro nesse ebook ou na aula em vídeo, me mande um email
em: duvidas@academiadoproject.com.br
Sobre o Autor 2

Fabrício Guimarães
Meu nome é Fabrício Guimarães, sou Engenheiro
Civil graduado pela Universidade Estadual de Goiás
e Especialista em Gestão de Projetos pela
Universidade de São Paulo. Minha experiência é em
gestão de obras, onde conheci e me apaixonei por
Gestão de Projetos e por esse magnífico software
que é o Microsoft Project 2016. Há mais de três anos
já venho ministrando treinamentos presenciais
sobre a ferramenta e também sobre Planejamento e
Controle de Obras, mas foi apenas em 2017 que
resolvi empreender rumo a educação online.

Sou criador do projeto Academia do Project, canal do Youtube com mais 4.000
inscritos e mais de 400.000 visualizações. Espero que goste desse material e da aula
que preparei gratuitamente para você.

Se quiser me acompanhar, acesse meu perfil no LinkedIn:


www.linkedin.com

Agora chega de enrolação e vamos ao que interessa!


Introdução ao Gerenciamento de Projetos 3

O que é um Projeto?
Você provavelmente está lidando com projetos todos os dias, alguns você reconhece
como tal, outros nem tanto. Na empresa onde você trabalha, talvez esteja envolvido
no Projeto de Expansão de Filiais ou no Projeto de Modernização do departamento de
TI, ou talvez você esteja preparando uma apresentação para a reunião com a
diretoria ou mesmo desenvolvendo um manual de utilização de um novo sistema.
Todos esses exemplos são de projetos, que podem ser definidos como tarefas únicas
com o objetivo de entregar algo, dentro de um prazo definido, ou seja, temporário e
que pode conter restrições de recursos e custos. Projetos são diferentes de operações
contínuas (processos), pois acontecem por tempo indefinido e são tarefas
repetitivas.

Um bom exemplo para esclarecer a definição de projeto é a construção de uma casa.


A construção tem início, meio e fim, ou seja, é temporário. Além disso, é um projeto
único e entrega algo único. Talvez você esteja se perguntando: “mas eu posso
construir uma outra casa igual”, ou ainda, “eu posso construir várias casas iguais uma
ao lado da outra”. Pois bem, ao construir outra casa igual, você estará em um outro
local, em outro espaço de tempo, talvez com outros recursos, resumindo, outras
condições, que geram variáveis diferentes durante a execução do projeto, sendo
necessário elaborar um planejamento específico para essa nova construção.

Processos se diferenciam de projetos, pois são repetitivos. Pense por exemplo, em


um fábrica de montagem de automóveis, lá existe uma linha de produção, em um
local determinado, onde as variáveis são controladas e todas as tarefas são
repetitivas, ou seja, não é um projeto.

Todo projeto é um esforço para atingir um objetivo, onde você precisará de recursos
que podem ser pessoas ou equipamentos, dessa forma, trabalho será realizado a fim
de atingir um resultado esperado. Para isso é fundamental o desenvolvimento de um
planejamento prévio e controle durante a execução.
Introdução ao Gerenciamento de Projetos 4

A chave do sucesso
Para que seus projetos sejam bem-sucedidos, eles precisam ser entregues no prazo,
dentro do custo orçado e satisfaçam os desejos dos clientes. Parece óbvio né? Mas
não é! Quantos projetos você conhece que atrasaram, custaram mais que o previsto
e ainda foram entregues com problemas? Então, o Microsoft Project 2016 é uma
ferramenta que pode ajudar em muito no desenvolvimento de todos os tipos de
projetos, pois com ela é possível controlar prazos, estipular restrições, atribuir
recursos às tarefas e gerenciar os custos do projeto, tudo isso de forma bastante
automatizada.

Se você desejar aprender um pouco mais sobre gerenciamento de projetos,


recomendo que adquira o PMBoK. Esse livro possui uma descrição de todas as áreas
do conhecimento que envolvem o gerenciamento de projetos segundo o modelo
proposto pelo PMI [Project Management Institute].
Apresentação ao Microsoft Project 2016 5

Project 2016
O Microsoft Project 2016 é muito conhecido por conta do Gráfico de Gantt, que
nada mais é do que barras, cujo comprimento horizontal representa a duração das
tarefas a que estão relacionadas. Essas barras podem ainda estar conectadas por
setas que representam os vínculos entre elas (veremos mais sobre vínculos adiante).
Apesar do Gráfico de Gantt chamar muita atenção, o Microsoft Project 2016 vai
muito além disso, com ele podemos:

▪ Criar cronogramas com um bom nível de detalhe


▪ Gerenciar tarefas, custos, trabalho e recursos
▪ Trabalhar com os dados do seu cronograma em vários modos de exibição e relatórios
▪ Controlar e gerenciar seu cronograma durante a existência do projeto
▪ E muito mais...

O Microsoft Project 2016 é um software pago, assim como Word, Excel,


PowerPoint, etc. Porém, se você ou sua empresa ainda não adquiriram uma versão,
você pode baixar uma versão de testes por 30 dias, com todas as funcionalidades
disponíveis. Contudo, caso você ou sua empresa decidam por adquirir o software, a
Microsoft possui planos de assinatura mensal, que giram em torno de R$ 120, com
disponibilidade de instalação em até 5 computadores diferentes, além da versão do
Project Online, que pode ser acessado através do seu navegador de internet.

Dica!
Caso queira descobrir como baixar e instalar a versão para testes do Microsoft Project 2016 siga o passo a
passo mostrado nessa vídeo aula. Clique aqui para acessar.
Apresentação ao Microsoft Project 2016 6

Um projeto vazio no Project


Quando você inicia o Project 2016 pela primeira vez, vai encontrar essa “cara” ao
abrir um projeto vazio. Abaixo eu indico as principais áreas do sistema ao qual você
deve se familiarizar.
Apresentação do projeto que criaremos 7

Os dados utilizados
Para percorrermos os passos para criar um projeto do zero no Microsoft Project
2016, vamos utilizar um projeto exemplo desenvolvido para ser bastante didático e
facilitar seu aprendizado. O projeto em questão refere-se a uma reforma residencial,
onde será trocada toda a fiação da casa e também refeita a pintura interna. A
estrutura básica desse projeto é a mostrada a seguir.

# WBS Nome das Tarefas Duração Predecessora


1 1 Orçamentos e Contrato
2 1.1 Orçamento de elétrica 5 dias
3 1.2 Orçamento da pintura 5 dias 2II
4 1.3 Fechamento contrato 0 dias 3
5 2 Inst. Elétricas
6 2.1 Remoção da fiação antiga 1 dias 4
7 2.2 Passagem da nova fiação 2 dias 6
8 2.3 Instalação de tomadas e interruptores 1 dias 7
9 2.4 Instalação de lâmpadas e luminárias 1 dias 7
10 3 Pintura
11 3.1 Serviços preliminares 1 dias 4;7II
12 3.2 Pintura do teto 2 dias 7;11
13 3.3 Pintura da parede 3 dias 7;11
14 4 Finalização
15 4.1 Limpeza 1 dias 8;9;12;13
16 4.2 Conclusão da reforma 0 dias 15

Atenção!
Quando você realizou o download desse ebook, você também recebeu uma planilha onde você poderá
encontrar todos os demais dados que serão usados para criação desse projeto. Lembre-se que caso
tenha alguma dúvida, basta enviar um email para: duvidas@academiadoproject.com.br.

A partir das próximas páginas você será apresentado as informações teóricas que
vão guia-lo ao aprendizado de conceitos fundamentais para tirar melhor proveito do
Microsoft Project 2016.
Etapas de criação do Projeto 8

Duração das tarefas


A duração de uma tarefa representa o tempo previsto para conclui-la. O Project pode
trabalhar com durações de tarefa que variam de minutos a meses. Dependendo do
escopo do seu plano, você provavelmente desejará trabalhar com durações de tarefas
na escala de horas, dias e semanas.
Na hora de inserir as durações das tarefas, você pode usar abreviações, conforme a
tabela a seguir:

Abreviação que você pode digitar Como será exibida Significa


30m 30 mins 30 minutos
6h 6 hrs 6 horas
4d 4 dias 4 dias
3s 3 sems 3 semanas
2me 2 meses 2 meses

Marcos de projeto
Marcos de projeto são eventos significativos a serem alcançados (como a conclusão
de uma fase de trabalho). Como o marco propriamente dito não inclui qualquer
trabalho, os marcos são representados como tarefas com duração zero.

Tarefas resumo
A criação de tarefas resumo serve para que o plano do projeto seja estruturado em
tópicos. É muito prático organizar grupos de tarefas relacionadas em um estrutura
de tópicos, usando tarefas resumo. Quando as tarefas resumo são colocadas em
sequência ao longo do tempo, as tarefas resumo de nível mais alto são denominadas
fases. Uma estrutura de tópicos é criada recuando-se as tarefas para a esquerda e
para a direita. No Project, as tarefas recuadas abaixo da tarefa resumo são
denominadas subtarefas.

Importante!
As tarefas resumo são agendadas automaticamente e não manualmente, ou seja, as informações de
duração, data de início e data de término são calculadas pelo Project.
Dependências de tarefas com vínculos 9

Sempre que tarefas são vinculadas, são criadas relações entre elas, essas relações são
denominadas dependências, por exemplo: “o início desta tarefa depende do término
de uma tarefa anterior”. Quando criamos dependências entre as tarefas (ou vínculos)
o Project pode ajustar automaticamente o agendamento das tarefas vinculadas,
quando ocorrerem mudanças no plano. O uso de dependências por meio de vínculos
entre as tarefas é fundamental para tirar o máximo proveito do mecanismo de
agendamento do Project.
No caso do nosso projeto exemplo, durante o serviço de instalações elétricas, não é
possível passar a nova fiação sem antes remover a fiação antiga, essas duas tarefas
tem uma relação término-início, veja:

▪ A segunda tarefa deve ocorrer após a primeira, isso é uma sequência


▪ A segunda tarefa só poderá ocorrer se a primeira estiver concluída, isso é uma
dependência

No Project, a primeira tarefa “remover a fiação”, é chamada de predecessora, pois


precede as tarefas que dependem dela. A segunda tarefa “passar a nova fiação” é
denominada sucessora, porque sucede as tarefas das quais ela é dependente.
O Project trabalha com quatro tipos de relações entre si, veja na tabela a seguir.

Relação entre as Significado Exibição no gráfico de Gantt Exemplo


tarefas
Término-Início (TI) A data de término da tarefa A fiação antiga precisa
predecessora determina a data de ser removida para que a
início da tarefa sucessora. Essa é a nova fiação seja passada
relação padrão entre as tarefas
Início-Início (II) A data de início da tarefa Dois orçamentos
predecessora determina a data de distintos podem
início da tarefa sucessora começar
simultaneamente
Término-Término A data de término da tarefa Tarefas que exigem um
predecessora determina a data de equipamento específico
término da tarefa sucessora devem acabar quando o
aluguel vencer
Início-Término A data de início da tarefa Uma estrutura montada
predecessora determina a data de fora da obra precisa
término da tarefa sucessora chegar para que inicie a
montagem
10
Etapas de criação do Projeto
Modelo do projeto

Dependência ou vínculos
entre as tarefas
Duração das tarefas

Tarefas resumo

Marcos do projeto
duração = 0 dias

Tabela de Entrada do Project

Recursos do projeto Remuneração (taxa padrão)

Tipos de recursos

Unidades Máxima

Planilha de Recursos do Project


Latência entre tarefas 11

Você pode ajustar a relação de dependência entre as tarefas predecessoras e


sucessoras com tempos de avanços e latência. Por exemplo, é possível definir um
atraso de dois dias entre o final de uma tarefa predecessora e o início da sua tarefa
sucessora.
I T I T
I T latência I T

Trabalhando com Recursos


O Microsoft Project admite três tipos de recursos: trabalho, custo e materiais.

▪ Recursos de trabalho incluem pessoas e equipamentos necessários para completar as


tarefas de um plano de projeto.
▪ Recursos materiais são artigos de consumo que você usa à medida que o projeto está
em andamento. Por exemplo, um projeto de construção talvez precise controlar o aço
ou o concreto à medida que é usado ao longo do projeto.
▪ Recursos de custo representam um custo financeiro associado a uma tarefa para a
qual você precisa prestar contas. Os exemplos incluem categorias de despesas como
viagens, entretenimento, e assim por diante.

O gerenciamento eficaz dos recursos é uma das maiores vantagens de usar o Project.
Não é obrigatório configurar os recursos e atribuí-los às tarefas no Project,
entretanto, sem essas informações, você talvez seja menos eficiente em gerenciar
seu projeto. Configurar informações de recursos no Project exige um pouco de
esforço, mas o tempo será bem aproveitado se o projeto quer seguir diretrizes de
custo e prazo.
Capacidade máxima dos recursos 12

O campo unidades máximas, que fica na planilha de recursos, representa a


capacidade máxima de um recurso para executar as tarefas a ele atribuídas (este
campo é preenchido para recursos do tipo trabalho). Especificar que um recurso tem
100% de unidades máximas significa que 100% do período útil do recursos estão
disponíveis para trabalhar nas tarefas atribuídas no plano de projeto. O Project
avisará com um indicador e formatação na cor vermelha, se você atribuir o recursos
a mais do que ele pode executar em 100% das unidades máximas (em outras
palavras, se o recurso se tornar superalocado). O valor padrão é 100% para unidades
máximas para novos recursos.

Remuneração dos recursos


Quase todos os projetos têm algum aspecto financeiro, o controle e gerenciamento
das informações de custo do Project permitem ao gerente do projeto responder uma
pergunta crucial: com base na duração das tarefas e nas atribuições de recurso, qual é o
custo total esperado para o projeto?

No Project é possível inserir remunerações e custos por uso padrão para recursos de
trabalho e material, além de remunerações por horas extras para recursos de
trabalho. Quando um recurso de trabalho tem uma remuneração padrão inserida e é
atribuído a uma tarefa, o Project calcula o custo da atribuição. O Project faz isso
multiplicando o valor do trabalho da atribuição pela remuneração do recurso. Por
exemplo, se o calendário do projeto está configurado para uma carga horária de 8
horas/dia e uma determinada tarefa tem duração de três dias, suponha que um
recurso do tipo trabalho, com taxa padrão de R$ 20,00/hora seja atribuído à tarefa, o
custo para realizar essa tarefa será de R$ 480,00, ou seja, 3 dias x 8h/dia é igual a 24
horas, que multiplicado por R$ 20,00/hora, nos dá R$ 480,00.

𝑐𝑢𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑎 𝑡𝑎𝑟𝑒𝑓𝑎 = 𝑑𝑢𝑟𝑎çã𝑜 𝑥 𝑡𝑎𝑥𝑎 𝑝𝑎𝑑𝑟ã𝑜

8ℎ 20
𝑐𝑢𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑎 𝑡𝑎𝑟𝑒𝑓𝑎 = 3 𝑑𝑖𝑎𝑠 𝑥 𝑥 𝑅$ = 𝑅$ 480,00
𝑑𝑖𝑎 ℎ
A linha de base do seu projeto 13

Depois de desenvolver um plano, uma das atividades mais importantes de um


gerente de projeto é registrar os valores reais e avaliar o desempenho do projeto.
Quando você registra os valores reais ou atualiza seu plano, o plano original
provavelmente muda. Isso torna difícil acompanhar o plano em seu estado original.
Para avaliar o desempenho do projeto corretamente, é útil compará-lo ao seu plano
original. Esse plano original é denominado plano de linha de base ou apenas linha de
base. Uma linha de base é um conjunto de valores importantes de agenda, custo e
trabalho, incluindo alguns valores divididos ao longo do tempo.
A linha de base deve ser salva quando:

▪ O Plano estiver desenvolvido o máximo possível. (Contudo, mesmo depois que o


trabalho começa pode ser que você precise adicionar tarefas ou recursos.)
▪ Os valores reais, como a porcentagem de conclusão das tarefas, ainda não começaram
a ser inseridos.

A barra cinza
indica a linha de base
A barra azul indica o
andamento do projeto
Que bom que chegou até aqui! ;)

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