Gestión de Costos de un Proyecto

La Gestión de Costos asegura que las tareas se lleven a cabo dentro de los rangos
económicos impuestos (presupuesto del proyecto o recursos asignados para la actividad
correspondiente).

 Plan de Gestión de Costes puede establecer:

 Nivel de precisión, tipos de estimación y redondeos.
 Unidades de medida, mediciones y recursos.
 Enlaces con procedimientos de la organización, CAP’s y cuentas contables.
 Umbrales de control, variaciones permitidas.
 Reglas de valor ganado, fórmulas, criterios, CAP’s.
 Formatos de informe.
 Descripciones de procesos.

La planificación de la gestión del costo se realiza en las etapas iniciales de la planificación

del proyecto y establece el marco de referencia para cada uno de los procesos de gestión
de los costos, de modo que el desempeño de los procesos sea eficiente y coordinado.

La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en estimar,
presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del
presupuesto aprobado.

El siguiente Gráfico brinda una descripción general de los procesos de la gestión de los
costos del proyecto, a saber:

1. Estimar los
Costos

3. Controlar 2.Determinar
los Costos el Presupuesto
 :

Estimación de Costos

La estimación de costos de las actividades del cronograma implica desarrollar una

aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad del
cronograma. Al hacer la aproximación de los costos, el estimador debe considerar las
posibles causas de variación, incluyendo los riesgos. Las estimaciones de costos
generalmente se expresan en unidades monetarias (soles,dólares, euros, yen, etc.) para
facilitar las comparaciones tanto dentro como entre los proyectos.

La exactitud de la estimación de un proyecto aumenta a medida que avanza el proyecto a

lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Estos procesos interactúan entre sí y con procesos de las otras áreas de conocimiento.
Dependiendo de las necesidades del proyecto, cada proceso puede implicar el esfuerzo
de una persona o grupo de personas. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en
cada proyecto y en una o más fases del proyecto, en caso de que el mismo esté dividido
en fases.
Entradas
1. Factores Ambientales de la Empresa:
 Condiciones del mercado: productos, servicios, y resultados disponibles.
 Bases de datos comerciales

2. Activos de los Procesos de la Organización:

 Políticas de estimación de costos
 Plantillas de estimación de costes
 Información histórica
 Archivos del proyecto
 Conocimiento del equipo
 Lecciones aprendidas

3. Enunciado del Alcance del Proyecto

 Necesidad del negocio.
 Justificación.
 Requisitos.
 Límites.
 Restricciones.
 Asunciones.
 Lista de entregables.
 Criterios de aceptación.

4. Estructura de Desglose del Trabajo

  Suministra relación entre todos los componentes del proyecto y los entregables

5. Diccionario de la EDT
 Identificación de productos entregables
 Descripción del trabajo en cada componente de la EDT

6. Plan de Gestión del Proyecto

 Plan de gestión del cronograma.
 Plan de gestión de personal.
 Registro de riesgos.

Herramientas y Técnicas
1. Estimación por Analogía
 Implica usar el coste real de proyectos anteriores similares, como base para
estimar el coste del proyecto actual.
 Se utiliza cuando la cantidad de información detallada es limitada.
 Utiliza el juicio de expertos.
 Es menos costosa que otras técnicas pero también menos exacta.
 Es fiable cuando los proyectos anteriores son similares de hecho y no de
apariencia, y cuando las personas que preparan las estimaciones tienen la
experiencia necesaria.

2. Determinación de Tarifas de Costos de Recursos

 Se deben conocer las tarifas de costes unitarios de cada recurso
 Se usan cotizaciones, tarifas estándar con factores de escalamiento, bases de
datos comerciales, y listas de precios de los vendedores.

3. Estimación Ascendente
 Estimar el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma
individuales con el nivel más bajo de detalle.
 Estimación del costo de actividades individuales o paquetes de trabajo y su
acumulación para obtener el costo total del proyecto.
  El costo y precisión depende del tamaño y complejidad de la actividad individual o
paquete de trabajo: serán mayores en la medida que estas actividades o paquetes
sean más pequeños. Debe balancearse precisión adicional con costo adicional.

4. Estimación Paramétrica
 Técnica que utiliza relación estadística entre datos históricos y otras variables,
para calcular una estimación de costes.
 Puede producir niveles superiores de exactitud dependiendo de la complejidad y la
información de costes y recursos.

5. Software de Gestión de Proyectos

 Las hojas de cálculo computarizadas, y las herramientas de simulación y
estadísticas.

6. Análisis de Propuestas para Licitaciones

 Análisis de ofertas de proveedores.
 Análisis de lo que debería costar el proyecto.

7. Análisis de Reserva
 Las reservas para contingencias son costos estimados que se utilizarán a
discreción del director del proyecto para gestionar eventos previstos, pero no
ciertos. Estos eventos son “incógnitas conocidas”, y forman parte del alcance del
proyecto y de las líneas base de costo.

8. Costo de la Calidad
 Puede utilizarse para preparar la estimación de costos de las actividades del
cronograma.

Salidas
1. Estimaciones de Costos de las Actividades
 Evaluaciones cuantitativas de costes probables de los recursos.
 Presentación resumen o detallada.
 Se estiman costes para todos los recursos, y categorías especiales como
asignación por inflación o reserva de contingencia.
 2. Información de Respaldo de la Estimación de Costos de las Actividades
 Cantidad y tipo depende del área de aplicación.
 Debe proporcionar imagen clara, profesional, y completa de cómo se obtuvo la
estimación.
 Debe incluir:
o Descripción de alcance de trabajo.
o Fundamentos de la estimación.
o Asunciones y restricciones.
o Rango de estimaciones.

3. Cambios Solicitados
 Se pueden generar cambios que afecten al plan de Gestión de Costes o
Requisitos de Recursos u otros componentes del Plan de Gestión del Proyecto.
 Se procesan a través del Control Integrado de Cambios

4. Plan de Gestión de Costos - Actualizaciones

 Si las solicitudes de cambio son aprobadas se actualiza el Plan de Gestión de
Costes en caso de ser necesario.

Presupuestos de Costos

El presupuesto de costes implica sumar los costos estimados de las actividades del
cronograma o paquetes de trabajo individuales para establecer una línea base de costo
total, a fin de medir el rendimiento del proyecto.

Entradas
1. Enunciado del Alcance del Proyecto
 Las limitaciones formales periódicas en cuanto a los gastos de fondos del
proyecto pueden ser impuestas por la organización, por contrato o por otras
entidades, tales como las agencias gubernamentales.

2. Estructura de Desglose del Trabajo:

  Proporciona la relación entre todos los componentes del proyecto y los productos
entregables del proyecto

3. Diccionario de la EDT
 El diccionario de la EDT y los enunciados detallados del trabajo relacionados
proporcionan una identificación de los entregables y una descripción del trabajo en
cada componente de la EDT necesario para producir cada entregable.

4. Estimaciones de Costos de las Actividades:

 Las estimaciones del costo de cada actividad dentro de un paquete de trabajo se
suman para obtener una estimación de costos de cada paquete de trabajo.

5. Información de Respaldo de la Estimación de Costos de las Actividades

6. Cronograma del Proyecto

 El cronograma del proyecto (Sección 6.5.3.1), como parte del plan para la
dirección del proyecto, incluye las fechas de inicio y finalización programadas de
las actividades del proyecto, los hitos, los paquetes de trabajo, los paquetes de
planificación y las cuentas de control.

7. Calendarios de Recursos
 Los calendarios de recursos proporcionan información sobre qué recursos se han
asignado al proyecto y para qué periodo.

8. Contrato
 La información pertinente al contrato y los costos asociados a los productos,
servicios o resultados que se han comprado, se incluyen en la elaboración del
presupuesto.

9. Plan de Gestión de Costes

 Componente del Plan de Gestión del Proyecto.

Herramientas y Técnicas
1. Suma de Costes
  Las estimaciones de costes de actividades se suman hasta el nivel paquete de
trabajo.
 Las estimaciones de paquetes de trabajo se suman hasta el nivel Cuenta de
Control (CAP).
 Las estimaciones de CAP’s se suman hasta el proyecto.

2. Análisis de Reserva:
 Establece las reservas para contingencias, que son asignaciones para cambios no
planificados, pero potencialmente necesarios.
 Reservas para contingencias de gestión son presupuestos reservados para
cambios no planificados o incógnitas desconocidas.
 El Gerente de Proyecto debe obtener aprobación antes de comprometer o gastar
esta reserva.
 No forman parte de la línea base del coste pero están incluídas en el presupuesto
del proyecto.

3. Estimación Paramétrica:
 Usa características (parámetros) del proyecto dentro de un modelo matemático
para predecir los costes totales
 Son más fiables cuando:
o La información histórica de base, es exacta.
o Los parámetros son fácilmente cuantificables.
o El modelo es escalable.

4. Conciliación del Límite de la Financiación:

 La conciliación requerirá que se ajuste el cronograma de trabajo para allanar o
regular dichos gastos, lo que se logra aplicando restricciones de fecha impuestas
para algunos paquetes de trabajo, hitos del cronograma o componentes de la EDT
en el cronograma del proyecto.

Salidas
1. Línea Base de Costo
  Es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base respecto a la
cual se puede medir, supervisar y controlar el rendimiento general del coste en el
proyecto.

2. Requisitos para la Financiación del Proyecto

 Los requisitos de financiación, totales y periódicos, se derivan de la línea base de
coste y pueden establecerse para excederlos, en general por un margen, a fin de
estar preparado para el avance temprano o los sobrecostos.

3. Plan de Gestión de Costes (Actualizaciones)

 Si las solicitudes de cambio son aprobadas se actualiza el Plan de Gestión de
Costes en caso de ser necesario.

4. Cambios Solicitados
 Se pueden generar cambios que afecten al plan de Gestión de Costes u otros
componentes del Plan de Gestión del Proyecto.
 Se procesan a través del Control Integrado de Cambios.

Control de Costos

El control de costes del proyecto busca las causas de las variaciones positivas
y negativas, y forma parte del Control Integrado de Cambios
Controlar los Costos es el proceso por el que se monitorea la situación del proyecto para
actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.
La actualización del presupuesto implica registrar los costos reales en los que se ha
incurrido a la fecha. Cualquier incremento con respecto al presupuesto autorizado sólo
puede aprobarse mediante el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.
El monitoreo del gasto de fondos sin tomar en cuenta el valor del trabajo que se está
realizando y que corresponde a ese gasto tiene poco valor para el proyecto, más allá de
permitir que el equipo del proyecto se mantenga dentro del financiamiento autorizado.

Entradas
1. Línea Base de Coste
 2. Requisitos para la Financiación del Proyecto

3. Informes de Rendimiento
 Información sobre rendimiento del coste y recursos.

4. Información sobre el Rendimiento del Trabajo

 Entregables completados.
 Costes autorizados e incurridos.
 Estimaciones al término.
 Porcentajes físicamente completados.

5. Solicitudes de Cambio Aprobadas

 Pueden incluir cambios en :
o Términos de coste del contrato.
o Alcance del Proyecto.
o Línea Base de Coste.
o Plan de Gestión de Costes.

6. Plan de Gestión del Proyecto

 Plan de gestión de costes.
 Otros planes subsidiarios

Herramientas y Técnicas
1. Sistema de Control de Cambios del Coste :
 Documentado en el plan de gestión de costes, define los procedimientos por los
cuales la línea base de coste puede ser modificada. Incluye los formularios, la
documentación, los sistemas de seguimiento y los niveles de aprobación
necesarios para autorizar los cambios.

2. Análisis de Medición del Rendimiento

 Técnica del valor ganado (EVT) es útil para control de costes, gestión de recursos,
y producción.
 Se basa en PV, EV, y AC.
 Calcula variaciones : CV=EV-AC y SV=EV-PV.
  Calcula índices : CPI=EV/AC y SPI=EV/PV.

3. Proyecciones
 ETC o estimación para concluir trabajo restante
 Basada en una nueva estimación: ETC=nueva estimac.
 Basada en variaciones atípicas: ETC=BAC-EV.
 Basada en variaciones típicas: ETC=(BAC-EV)/CPI.

4. Revisiones del Rendimiento del Proyecto

 Comparan el rendimiento del coste a lo largo del tiempo, las actividades del
cronograma o los paquetes de trabajo que sobrepasan o son inferiores al
presupuesto, los hitos vencidos y los alcanzados.

5. Software de Gestión de Proyectos

 Las hojas de cálculo computarizadas, se usa a menudo para supervisar el PV
frente al AC, y para predecir los efectos de los cambios o las variaciones.

6. Gestión de Variación
 Plan de gestión de coste describe como gestionar las variaciones.

Salidas
1. Estimaciones de Costes (Actualizaciones)
 Son modificaciones a la información de costos usada para gestionar el proyecto.
 Debe notificarse a los stakeholders apropiados.
 Puede o no implicar ajustes a otros aspectos del plan del proyecto.

2. Línea Base de Coste (Actualizaciones):

 Cambios a línea base de coste.
 En general solo responden a cambios aprobados de alcance.
 En algunos casos las variaciones pueden ser tan grandes que se necesita revisar
totalmente la línea base.

3. Mediciones del Rendimiento

 Los valores de CV, SV, CPI, SPI se calculan y documentan para los componentes
de la EDT.

4. Conclusión Proyectada
 Se documenta un valor de EAC y ETC, calculado o proporcionado por la
organización ejecutante.
 Se comunica a los interesados.

5. Cambios Solicitados
 Se pueden generar cambios que afecten algún aspecto del proyecto o del
presupuesto en particular.
 Se procesan a través del Control Integrado de Cambios.

6. Acciones Correctivas Recomendadas

 Todo aquello que se hace para alinear el rendimiento futuro esperado con el plan
de gestión del proyecto.

7. Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones)

 Lecciones aprendidas:
o Causas raíz.
o Razonamiento subyacente a la acción.

8. Plan de Gestión del Proyecto (Actualizaciones)

 Estimaciones.
 Línea base de coste.
 Plan de gestión de costes.
 Documentos del presupuesto.