Clasificación de archivos

Los archivos se clasifican por la función y el modo de organizarlo.

Los archivos se constituyen en una de las herramientas de mayor utilidad en una empresa donde
las mismas los emplean con la finalidad de mantener resguardados todos aquellos documentos
que representan un gran valor para la corporación.

Pese a que la estructura externa que estos puedan presentar, algunas más sencillas y otras de
armazón más ostentosa los archivos no han podido ser desplazados por el avance tecnológico, ya
que gran parte de las empresas reconocen la importancia que los documentos presentan para la
comunicación vital de sus recursos o bien la relevancia que los mismos representan para la
organización de las transacciones.

Según la función y uso.

Archivo Activo.: Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de
la información que contienen y guardan, siendo necesario que los mismos sean de fecha reciente,
sino lo son en su creación lo son en su modificación motivo suficiente para que sean considerados
importantes.

Archivo Semiactivo.: Este comprende información que puede ser de relevancia pero cuya consulta
no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información importante
pero que los mismos no resultan de observancia cotidiana.

Archivo perenne o permanente.: Aquellos que pueden ser de vieja data, pero a pesar de guardan
una relevancia por un periodo de tiempo, tal es el caso, que se amerite hacer una auditoria y se
necesite revisar los estados o bien informes de un lapso de tiempo pasado.

Por su organización.

Centralizada.: Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el
departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son resguardados en un
solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo
espacio.

Por lo general, este tipo de archivos suelen ocupar un departamento específico, que en la mayoría
de los casos suele ser llamado Departamento de Archivo, siendo el mismo de carácter confidencial
ya que en el mismo va a reposar toda la documentación de la empresa, de modo tal que es una
instancia cuyo acceso se haya controlado por los ejecutivos.

Descentralizado.: Este clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio
archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y
mantener en resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable de la seguridad
y comunicación de los mismos.
Las gavetas de los archivadores deben utilizarse de manera optima. Para ello, es necesario saber
que documentos se guardan en cada uno de los sectores que existen: activo, semiactivo e inactivo.
Otro proceso importante en archivonomia es la transferencia de documentos al archivo
perpetuo así como la eliminación de algunos.

La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una
estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la
asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos. Los documentos son el
resultado de los procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus
funciones y por eso la organización del archivo es producto de los procesos mediante los cuales se
crean los diversos tipos de documentos. Pero además, debe hacer posible la rápida localización de
los documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una ubicación y no otra, de
forma que su búsqueda sea ágil y siempre encuentre la respuesta justa.

El arreglo u organización de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque se hallan
estrechamente relacionadas, conviene distinguir:

La elaboración de un cuadro de clasificación que dé cabida a todos los tipos documentales y refleje
la estructura dada al archivo. Clasificar los fondos consiste en definir y concretar los grandes
grupos que forman el archivo:

a) Las secciones, división que se establece a partir de las principales actividades desarrolladas por
la asesoría (contable, fiscal, laboral, mercantil, auditoría, etc.) y, dentro de éstas,

b) Las series documentales, conjuntos de documentos producidos como resultado de un mismo

procedimiento administrativo o jurídico.

Así, en una asesoría, la documentación de los clientes se agrupará en primer lugar por áreas de
negocio y después por tipos de servicio.

La ordenación de los documentos dentro cada serie documental empleando el criterio más
adecuado para cada tipo de documento. Esta operación, en tanto complemento de la clasificación,
consiste en poner en orden (cronológico, alfabético, numérico…) las unidades documentales
(documentos o expedientes) dentro de las series constituidas.

La instalación física de los documentos en el depósito de archivo, mediante cajas archivadoras u

otro sistema, que va a posibilitar la localización de los documentos a través del correspondiente
código de archivo o signatura topográfica.

Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la asesoría, se elabora un
esquema que los clasifica y los estructura en grupos y que constituye la base para la organización
del archivo. El cuadro de clasificación es el primer instrumento de descripción de un archivo y
ofrece una visión de conjunto de los diferentes tipos de documentos (series), de los grupos que
forman (secciones) y de sus relaciones jerárquicas. Es la herramienta que va a permitir la
planificación sistemática del resto de las operaciones de tratamiento de los documentos, desde la
eliminación de los mismos (calendario de conservación) hasta la elaboración de los instrumentos
de descripción (inventario).

Las series son los elementos básicos para confeccionar un cuadro de clasificación mínimamente
sólido y coherente. En primer lugar, hay que tener en cuenta la necesidad de concretar la
denominación de los distintos tipos de documentos o series documentales y determinar la
jerarquía que se pueda establecer entre ellos, para más tarde articular una estructura que
sistematice los grupos de documentos o secciones.