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approvisionnements
La fonction achats n’est pas seulement une fonction intervenant en amont, mais une
1.2. Les services intervenants dans le processus d’achats :
Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit donner
l’assurance que les commandes de marchandises ou des biens et services sont faites en
fonction des besoins de l’entreprise, pour des quantités optimales et par des personnes
autorisées à le faire.
En ce qui concerne les achats de matières et de marchandises ces objectifs sont indissociables
des problèmes de gestion des stocks.
Les procédures mises en place doivent donc permettre de répondre de manière satisfaisante
aux questions suivantes :
a. Expression du besoin :
1
A l’origine de tout achat, il y a la naissance d’un besoin provenant d’une entité
quelconque de l’organisation. En fonction de la nature du bien commandé, plusieurs
procédures peuvent coexister :
procédure particulière doit être envisagée afin de procéder à la relance des marchandises non
livrées à la date prévue.
b. Autorisation d’achats :
Les fonctions ayant trait aux commandes doivent être distinctes de celles de réception,
de stockage, d’expédition, de tenue de l’inventaire permanent, de l’enregistrement comptable
et du règlement des factures ; de ce fait, la demande d’achat doit être signée par le service
achats soit par le Directeur Général, et ce avant de passer la commande.
1.3.2Passation de la commande :
La commande est considérée, sur le plan juridique, comme le contrat liant l’entreprise
et le fournisseur. Le bon de commande, document qui matérialise la commande, exprime
clairement les intentions des deux parties. Pour remplir cette obligation, il faut que ce dernier,
comporte un certain nombre d’informations telles que le nom et l’adresse de l’entreprise, le
numéro et la date de la commande, le nom et l’adresse du fournisseur, la description et la
quantité des articles commandés…
Un bon de commande est systématiquement établi, si possible sur des exemplaires standard et
prénumérotés, à partir des demandes d’achats par le service « Achats »;
Les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont désignées par écrit et un
montant maximum autorisé est défini ;
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• Soit à des achats excessifs par rapport aux besoins normaux, pouvant se traduire par des
frais financiers ou des coûts de stockage trop élevés, ainsi que par des pertes dues au
vieillissement ou à la détérioration des produits.
La signature des personnes autorisées doit apparaître clairement sur le bon de commande ; ce
qui suppose que cette signature soit connue de la personne chargée de vérifier le bon de
commande avant son envoi. Dans les sociétés importantes, il est recommandé qu’un cahier de
signatures reproduise un fac-similé des signatures autorisées,
• Soit à des achats insuffisants ou à contre-temps, pouvant se traduire par des retards de
production, des pertes de vente, des frais excessifs de réapprovisionnement et des
conditions moins avantageuses quant aux prix.
Organisation correspondante :
Les éléments suivants constituent, en général, les bases d’une organisation
satisfaisante :
- Elle assurée généralement par le service chargé de la réception et dans certains cas
par le service de la gestion des stocks. Ce service a pour tâches :
o De recevoir les arrivages des transporteurs ou des fournisseurs ;
o De signer les décharges présentées par ceux- ci ;
o D’identifier et d’enregistrer les marchandises qui entrent ;
o De mettre plus rapidement possible les marchandises à disposition.
Un bon d’entrée (ou de réception) est établi pour chaque réception. Il est
particulièrement utile que ces bons soient pré-numérotés. Il doit contenir : l’identité du
fournisseur, le de commande et le bon de réception,
Contrôle de qualité de la marchandise reçue : il ne peut être fait que par une personne
compétente (en général un technicien) qui procèdera soit de manière exhaustive, soit par
sondages.
Les vérifications de qualité et de quantité doivent être matérialisées sur le bon de réception.
Après avoir effectué les contrôles de réception, le service achats reçoit la facture
correspondante et l’enregistre.
Le contrôle interne doit garantir que :
Les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures et des
services,
La comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations.
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facture ; d’autre part de pouvoir connaître à tous moments l’ensemble des réceptions
effectuées pour lesquelles la facture n’a pas encore été reçue.
- Dès leur réception, les factures sont numérotées, afin de permettre leur identification et
datées afin de mémoriser leur date d’arrivée,
- Les doubles doivent être oblitérés d’un tampon « Duplicata – ne pas enregistrer »,
- Avant d’être vérifiées, elles doivent être classées en attente (il convient de noter que
l’ensemble des factures classées en attente devra être examiné avec soin en fin d’exercice,
au moment de l’établissement du Bilan),
- Un certain nombre d’opérations est effectuée avant l’enregistrement de la facture :
- Une fois enregistrée, la facture doit être classée dans un échéancier jusqu’à ce qu’elle soit
payée.
Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et la comptabilité doit être en mesure
de les suivre, par exemple :
- En cas de retour des marchandises, après un premier usage qui n’a pas donné satisfaction,
il convient d’obtenir du fournisseur un avis de réception et il faut demander au fournisseur
d’établir un avoir. Ce genre de situation se traduit, en général, par diverses négociations
qui se prolongent dans le temps. Dans tous les cas, il est indispensable que l’ensemble des
réclamations soit suivi par un responsable.
- En cas de livraison incomplète, des précautions doivent être prises quant aux modalités de
règlement ;
- Si des avances sont versées au fournisseur, une procédure doit être mise en place pour
qu’elles viennent en déduction du règlement définitif ;
Outre les objectifs relatifs aux trois phases précédentes, les objectifs spécifiques à la
mise en paiement sont les suivants :
o Les factures sont contrôlées avant mise en paiement ;
o La mise en paiement est dûment autorisée ;
o Les factures ne sont pas payées plusieurs fois.
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Section 02 Cas pratique
1. La société GESCOM est une entreprise familiale qui connaît ces derniers temps
quelques problèmes commerciaux. Elle commercialise un matériel électrique
destiné à l'installation des
Toute commande doit passer par le service achat. Les bons de commande sont prés numérotés
et sont établis en quatre exemplaires:
o Le premier est envoyé au service achat qui mettre à jour le bon de commande
correspondant compte tenu des quantités reçues
o Le second accompagne la marchandise reçue pour son stockage dans le magasin
concerné (matières premières, matières consommables…)
o Le troisième est conservé par le réceptionnaire sans classement particulier
o Le quatrième est adressé au service comptabilité fournisseurs
Les pièces reçues sont directement entrées en stock, laissées sur des palettes en bois
(pour les grandes pièces) ou rangées dans les casiers (pour des petites pièces).
Les pièces défectueuses ne sont repérées que lors de l'entrée en atelier
d'usinage ou d'assemblage.
Les entrées en stocks se font chaque après midi sauf dans le cas ou il y'aurait
rupture de stock et la nécessité de transférer directement les pièces de l'aire de
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réception à l'atelier de production: aucune procédure de mise à jour des stocks n'est
prévue dans ce cas.
Le magasinier qui s'occupe des entrées physiques en stock met à jour l'inventaire
permanent à la fin de chaque journée.
Les factures provenant des fournisseurs sont transmises par le service courrier au service
comptabilité fournisseurs. Ce dernier classe les factures par ordre d'arrivée et par
fournisseur, puis recherche le bon de réception et le bon de commande correspondants.
Il effectue alors la vérification de la facture (quantités, prix unitaires, conditions de règlement,
calculs arithmétiques) et appose un cachet avec les imputations comptables (comptes de
charges et code fournisseur), la date de vérification, et sa signature sur la ligne "Bon à Payer".
En ce qui concerne les fournitures de services (honoraires, loyers…) figure également sur la
facture la signature du chef de service concerné par la prestation. Dès lors, les factures sont
enregistrées en comptabilité par date d'échéance en attente de règlement qui sera effectué par
chèque ou par virement bancaire.
Les bons de réception et de commande qui restent en attente d'une facture sont revus deux fois
par an ou lors des réclamations des fournisseurs.
Le service comptabilité fournisseur, quelques jours avant l'échéance, transmet au trésorier les
pièces pour les quelles il faut préparer un chèque ou un ordre de virement bancaire.
Le trésorier transmet le tout au directeur financier pour signature. Les documents signés
reviennent au trésorier pour comptabilisation des paiements, puis au service comptabilité
fournisseur pour classement par ordre alphabétique des fournisseurs. Aucune mention
particulière n'est établie à cette occasion.
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GESCOM Mercredi le../../200n
2.2 Phase de préparation
1. La lettre de collaboration
Cabinet audit
Vu que l'organisation interne de l'entreprise est devenu un atout majeur face à la concurrence et
constitue actuellement un facteur de compétitivité indiscutable, notre entreprise désire améliorer son
système de contrôle interne, précisément de la direction approvisionnement, et le rendre d'une
grande pertinence et ce par votre assistance et votre accompagnement.
Dans l'attente d'une réponse favorable, agréez messieurs, nos meilleures salutations.
Signature
Le Directeur Général
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2. Le questionnaire de prise de connaissance (QPC)
Données quantitatives
Données qualitatives
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Données organisationnelles
• Organigramme de la société
• Nombre de services composant la direction approvisionnement
• Position de la direction approvisionnement
• Existence d’un manuel de procédures (non)
• Le nombre de procédures existantes:
Enchaînement des procédures (procédure de génération de la commande, procédure de
passation de
On peut concevoir une grille pour chaque fonction ou chaque processus élémentaire : chaque
grille va comporter le découpage unitaire de toutes les opérations relatives à la fonction ou au
processus concerné. (Voir annexe 1)
Commentaire de la GAT :
Le service comptabilité fournisseurs et le service réception cumulent les tâches d’autorisation,
de contrôle et d’enregistrement ce qui constitue une infraction de l'un des principes du
contrôle interne.
Alternative Conservation
1)
-
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Voir la grille d'analyse des
taches
Principe d'intégration
Questions Oui / Non Observations
1) Est-ce que tout le personnel est satisfait ou
insatisfait des procédures qui organisent
l'entreprise?
-
Observations
1) Est-ce que la procédure de passation de la
commande est toujours respectée?
2) Est-ce que le réceptionniste applique les
formalités de la procédure de réception de
manière régulière?
3) Les magasins sont ils toujours rangés selon
la taille des produits ?
4) Les procédures d'enregistrement et de
règlement de la commande sont elles
toujours respectées par le service
comptabilité fournisseurs et le service
trésorerie?
Principe d'universalité
Principe d'information
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l'objet d'une rentrée directe
aux ateliers
3) Est-ce que les bons de commandes préparés Non Le service achat n'envoie pas
par le service achat sont envoyés à un exemplaire du BC au
l'ensemble des services concernés? service réception
4) Est-ce que les bons de réception établis par Le réceptionniste envoie un
le réceptionniste sont envoyés aux services Oui exemplaire au service achat,
concernés? à la comptabilité, au magasin.
5)
6)
Principe d'harmonie
2. TFfA :
Le tableau de forces et faiblesses apparentes conclut la phase d'analyse de risques sur la base
des objectifs définis dans le plan d'approches;
Il présente de manière synthétique et argumentée les présomptions ou l'avis de l'auditeur sur
chacun des thèmes analysés. Il constitue l'état des lieux des forces et faiblesses réelles ou
potentielles, et permet de hiérarchiser les risques dans le but de préparer le rapport
d'orientation.
Achats Inexistence f Achats de Les commandes passées par
correspondants à de procédure quantité non le service achat et seules
des besoins réels d’autorisation économiques celles d’un montant supérieur
de l’entreprise d’achat à 30000 doivent être par le
Les quantités Inexistence f directeur technique.
commandées de procédure
sont optimales de vérification
des stocks
existants au
magasin
Respect des
délais de
livraison
Les livraisons
ne peuvent être
acceptées que
s’ils
correspondent à
une commande
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La vérification
de qualité et de
quantité doit
être
mentionnées
sur le BE
3. Le rapport d’orientation :
Champ d’action :
♦ Service magasin
♦ service réception
♦ Service achats
♦ Service comptabilité fournisseur
♦ Service trésorerie
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les étapes suivantes à savoir :
a. Réunion d’ouverture : premier contact avec l’audité
b. Programme d’audit : document interne et contractuel entre le chef de mission et
l’ensemble des auditeurs. Il garantie une meilleure répartition des tâches entre ces derniers
(voir annexe).
c. QCI 2ème 2. toutes les *
marchandises retournées et les
réclamations effectuées sont
enregistrées sur des documents
standards ?
3. le service comptable vérifie- *
t-il la séquence numérique des
documents de support
comptable ?
4. Le service comptable tient – *
il un registre des réceptions et
des retours ou réclamations
pour lesquels les factures et
avoir n’ont pas été reçus?
5. Ce registre fait-il l’objet *
d’une revue régulière pour
identifier les causes des
retards?
6. le journal des achats est –il *
rapproché de la liste des
réceptions retours ou
réclamations pour s’assurer
que toutes les factures et tous
les avoirs sont comptabilisés ?
A. évalués.
• TVA ou autres *
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déductions ou charges ? *
B. S’assurer que touts les achats ainsi que les charges et les produits
connexes sont correctement imputés, totalisés et centralisés.
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•
2. ces documents sont-ils *
régulièrement mis à jour?
3.les relevés reçus des *
fournisseurs sont-ils
régulièrement rapprochés des
comptes individuels ?
• Si oui, les écarts
identifiés sont-ils :
• Analysés ?
• Corrigés ?
• les comptes
fournisseurs, sont-
ils régulièrement *
lettrés et analysés
pour identifier les
erreurs d’imputation
éventuelles?
d. FRAP :
La FRAP, est le papier de travail synthétique par lequel l’auditeur documente chaque
dysfonctionnement, conclut chaque section du travail terrain et communique avec l’audité
concerné. L’ensemble des FRAP, après classement et tirage, peut constituer le corps du
rapport.
Tout dysfonctionnement digne d’être signalé sera formulé sous forme de FRAP
1. Le « problème » qui le résume
2. les « faits » qui le prouvent
3. les « causes » qui l’expliquent
4. les « conséquences » que cela entraîne
5. les « recommandations » qui le résolvent
La FRAP doit être approuvée par le chef de mission puis validée avec les audités concernées
au fur et à mesure des sections travail terrain.
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FRAP N°001/ Direction approvisionnement/ Service achats GESCOM
Cabinet d’audit
Superviseur: X
Problème :
Constat :
Recommandations :
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FRAP N°002/ Direction approvisionnement/ Service achats GESCOM
Cabinet d’audit
Superviseur: X
Constat :
Absence d'une demande formalisée d'achat fourni par les services concernés
Causes :
Conséquences :
Recommandations :
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FRAP N°003/ Direction approvisionnement/ Service réception GESCOM
Cabinet d’audit
Superviseur: X
Constat :
Causes :
Conséquences :
Recommandations :
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FRAP N°004/ Direction approvisionnement/ Service magasin GESCOM
Cabinet d’audit
Superviseur: X
Problème :
Cabinet d’audit
Superviseur: X
Problème :
Constat :
Conséquences :
Recommandations :
Les factures doivent être reçues par le service achat qui, après vérification avec le bon
de commande, le bon de réception et le bon de livraison, enverrai une copie de la facture
au service comptabilité fournisseur.
Le service comptable se chargera de l'enregistrement comptable
Affecter la tache d'appréciation de règlement des factures au service trésorerie en lui
fixant un seuil d'autorisation, au-delà de ce seuil le directeur financier ou le directeur
général le fera
Porter une mention "payée" sur les factures fournisseurs réglées avant de les classer
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Les lettres de relance doivent relever de la compétence du service achat, (périodicité
1fois/mois)
Cabinet d’audit
Superviseur: X
Problème :
Constat :
La balance auxiliaire fournisseur établie par le service comptable n'est pas analysée
d'une
La formalisation écrite des besoins de l'ensemble des services quel que soit le
montant du besoin.
Recommandation3:
Recommandation4:
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Instauration d'une procédure exhaustive de stockage et désignation d'une
personne responsable de l'enregistrement des écarts constatés au niveau de la
comptabilité fournisseur autre que le magasinier.
Recommandation5:
En effet, le contenu du rapport est structuré comme suit : la 1ère partie du rapport doit
rappeler le contexte, le secteur de l'organisme et des informations générales, ensuite le
programme d'audit, les feuilles de révélation et d'analyse des problèmes doivent être présenté.
Le cahier de recommandation qui figure ci dessous, présente des conseils à l'entité pour
éliminer les risques décelés.
Des anomalies ont été décelée tant au niveau du service achat qu’au niveau des autres
services cités ci-dessus.
Les principaux risques peuvent se résumer dans l'absence d'un manuel de procédure
comptable et organisationnel qui entraîne un cumul des taches dont souffre le service
comptabilité fournisseur particulièrement, ainsi qu'une défaillance des procédures au
niveau des autres services à savoir: le service comptabilité fournisseur, le service
magasin,le service réception et le service achat.
Nous serions heureux de discuter de ces commentaires avec vous, et de vous assister, si
vous le souhaitez, dans la mise en œuvre des suggestions proposées.
(Signature)
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L’efficacité globale de la fonction achats doit s’estimer en tenant compte de l’importance
que l’entreprise accorde au coût, à la sécurité et à la flexibilité de ses approvisionnements.
Le contrôle interne, comme défini auparavant, est l’ensemble des sécurités contribuant à
la maîtrise de l’entreprise. Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et procédures de
chacune des activités de l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci.
Bibliographie
Edition d’organisation;
Jean Charles BECOUR- Henry BOUQUIN, « L’audit opérationnel » Edition
Economica;
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