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Entidade Promotora e

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GESTÃO DO TEMPO E ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO

Formadora: Helena Igreja Ano 2012


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Índice
OBJECTIVOS............................................................................................................................................... 3
INTRODUÇÃO ............................................................................................................................................. 4
1. A GESTÃO DO TEMPO ........................................................................................................................... 5
1.1. Noção de tempo ................................................................................................................................. 5
1.2. Noção de Gestão do tempo ............................................................................................................... 6
2. OBSTÁCULOS À GESTÃO DO TEMPO .................................................................................................. 9
2.1. Desperdiçadores de tempo .............................................................................................................. 10
3. DEFINIÇÃO DE OBJECTIVOS ............................................................................................................... 11
3.1. A importância de definir objectivos ...................................................................................................... 11
3.2. Como definir objectivos .................................................................................................................... 12
3.3. Objectivos S.M.A.R.T. ...................................................................................................................... 12
4. DEFINIÇÃO DE PRIORIDADES ............................................................................................................. 15
4.1. Definir prioridades, o que é? ............................................................................................................ 15
4.2. Tarefas activas / Tarefas reactivas ................................................................................................... 15
4.3. Tarefas importantes / Tarefas urgentes ............................................................................................ 16
4.4. Prioritizar tarefas .............................................................................................................................. 17
5. PLANEAMENTO .................................................................................................................................... 19
5.1. O que é planear o meu tempo? ........................................................................................................ 19
5.2. Construção do Plano de Trabalho _ algumas dicas ......................................................................... 20
5.2.1. Cuidados ao planear ..................................................................................................................... 20
5.2.2. Dicas para construir o seu horário ................................................................................................. 21
5.2.3. Dicas para controlar os desperdiçadores de tempo ....................................................................... 21
CORRECÇÕES EXERCÍCIOS ................................................................................................................... 23
CONCLUSÃO ............................................................................................................................................. 26
BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................................................... 28

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OBJECTIVOS

 Diferenciar Tempo Astrológico de Tempo Psicológico.

 Auto-análise pelos formandos, do seu perfil pessoal de gestão do tempo.

 Identificar os principais desperdiçadores de tempo.

 Definir objectivos e metas pessoais de acordo com a regra S.M.A.R.T.

 Definir prioridades, classificando e organizando as suas tarefas tendo em conta as

noções de importância e urgência.

 Construir um Plano de trabalho semanal, tendo em conta os objectivos estabelecidos,

as tarefas a realizar, a classificação por grau de importância e urgência, a atribuição

de um prazo, e a previsão de uma duração.

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INTRODUÇÃO

“O tempo perguntou ao tempo quanto tempo o tempo tem.


E o tempo respondeu ao tempo que o tempo tem tanto tempo, quanto tempo o tempo
tem.”

Quantas vezes já sentimos que o tempo não é suficiente para fazer tudo aquilo que a vida nos
exige?
Cada vez mais nas nossas vidas pessoais e profissionais, nos vemos confrontados com a
necessidade de fazermos mais e melhor e em pouco tempo.
Para tal e para não deixarmos que a pressão ganhe o terreno, temos de ser capazes de
responder de forma eficiente e utilizando os meios mais adequados.
Esta formação tem por objectivo munir os formandos de alguns métodos e técnicas de gestão do
tempo, para os ajudar a fazer frente a essas exigências.
Foi estruturado de forma a poder ser utilizado pelos formandos de uma forma mais prática, sob a
forma de um guião para a elaboração de um Plano de Trabalho.
Assim, o formando ao ler o manual e fazendo os exercícios, vai completando ao mesmo tempo
os passos necessários para fazer o seu plano de Trabalho.
A formação está dividida em cinco capítulos, e o primeiro é uma introdução às noções de tempo e de
Gestão do tempo, e um autodiagnóstico pelos próprios formandos da sua Gestão do Tempo.
Seguidamente analisamos quais os obstáculos mais comuns a uma boa Gestão do Tempo e os
formandos analisam quais os desperdiçadores de tempo mais comuns no caso deles.
Nos capítulos de desenvolvimento, focamo-nos na definição correcta de objectivos e na prioritização
de tarefas. Para tal fornecemos técnicas conhecidas de Gestão do Tempo.
Finalmente, e para terminar, damos os passos finais e algumas dicas para que os formandos possam
fazer o primeiro Plano de trabalho seguindo as técnicas que aprenderam.

Espero que esta formação vos seja útil!

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1. A GESTÃO DO TEMPO

Objectivos do capítulo
Diferenciar Tempo Astrológico de Tempo Psicológico.
Auto-análise pelos formandos, do seu perfil pessoal de gestão do tempo.

1.1. Noção de tempo

De que falamos quando falamos de tempo?


Os gregos antigos tinham duas palavras para tempo: Chronos ou o “tempo dos homens”:

Refere-se à componente quantitativa do tempo; podemos medir o tempo em segundos, horas,


dias, semanas, meses, etc; e para tal tempos relógios e calendários.

Kairos ou o “tempo de Deus”:

Refere-se à componente qualitativa do tempo; está ligado à percepção que temos do tempo, e
que é variável de acordo com o momento e os acontecimentos.
O tempo tem características muito próprias, ligados a estas duas componentes, e algumas
expressões associadas:

Componente quantitativa

O tempo não se pode “esticar”, “o tempo não cresce”.


O tempo não volta para trás.
O tempo, se não se usar, desaparece na mesma.

 Componente qualitativa

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O tempo passou a “correr”, a “voar”.


Aquela meia hora pareceu-me uma eternidade.

A reter

Há um Tempo Astrológico, que é fixo, e pode medir-se. É o tempo que dividimos em noite e dia,

horas, estações do ano, etc.

Há também um Tempo Psicológico, que é subjectivo e variável de pessoa para pessoa e de

situação para situação; está relacionado com a percepção que temos da forma como ocupamos e

vivemos o tempo astrológico.

1.2. Noção de Gestão do tempo

De que falamos quando falamos de gestão do tempo?


Agora que temos a noção das duas componentes do tempo, e sabendo que numa elas não
podemos interferir_ o tempo cronológico_ sabemos que o segredo da gestão do tempo está no
tempo psicológico.
A gestão do tempo é a forma como organizamos o nosso tempo pessoal, em função do tempo
cronológico.

“Não administro o tempo, administro as tarefas no tempo” Mário Persona

O nosso objectivo com a Gestão do tempo, é rentabilizar o tempo de que dispomos, através da
forma como organizamos as nossas tarefas e compromissos, tanto pessoais como profissionais,
de forma a sermos produtivos, no sentido de atingirmos os objectivos a que nos propomos.

A reter

Uma Gestão do Tempo correcta, é rentabilizar o tempo, com tarefas realmente importantes, com
vista a atingir os nossos objectivos.

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Exercício 1

Propomos-lhe um exercício de autodiagnóstico para conhecer melhor o seu perfil de Gestão do


Tempo.
Responda ao questionário que se segue, colocando uma cruz na resposta que melhor reflecte o
seu comportamento:

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Extraído de Guia para a Administração do Tempo, Editora Campus, Alexander, Roy

Descubra o seu resultado na pg 23.

2. OBSTÁCULOS À GESTÃO DO TEMPO

Objectivos do capítulo
Identificar os principais desperdiçadores de tempo.

Exercício 2

Reflicta sobre os principais obstáculos/problema que sente na sua gestão do tempo, e aponte-as

num papel. Conserve este papel consigo até ao final da formação.

Para fazermos uma boa e correcta Gestão do nosso tempo, devemos conhecer quais os principais

obstáculos a enfrentar.

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O primeiro passo para mudarmos qualquer comportamento, é ter consciência dele.

2.1. Desperdiçadores de tempo

Desperdiçadores de tempo: Todas as situações, comportamentos, condições que constituem


obstáculos a uma boa Gestão do Tempo.

Há vários desperdiçadores de tempo, mas vamos deixar aqui uma lista dos principais:

Procrastinação/Adiamentos

Ausência de objectivos definidos

Desorganização (pessoal, espaço de trabalho, colegas)

Exagero de Organização

Incapacidade de dizer “Não”

Interrupções frequentes - telefónicas ou outras

Reuniões ineficazes (muito longas, desnecessárias, etc.)

Não saber delegar

Saltar de tarefa em tarefa deixando-as todas inacabadas (falta de definição das prioridades)

Informação ou comunicação de má qualidade.

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Responsabilidade e autoridade confusas

Cálculos irrealistas do tempo

Todos nós nos revemos em alguns destes aspectos.

Vamos ver de seguida, como podemos controlar / diminuir o efeito destes desperdiçadores de tempo.

3. DEFINIÇÃO DE OBJECTIVOS – Organização do trabalho

Objectivos do capítulo
Definir objectivos e metas pessoais de acordo com a regra S.M.A.R.T.

3.1. A importância de definir objectivos

Definir objectivos é da maior importância em todas as áreas da nossa vida, pois é ao sabermos
o que queremos atingir, que conseguimos traçar o caminho para lá chegar e perceber a
qualquer momento em que ponto do caminho estamos e até se já atingimos a meta.

Definir objectivos permite-nos:

Orientar o raciocínio e a acção para o futuro;

Definir exactamente para onde queremos ir;

Estabelecer prioridades.

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“Acredito que o sucesso ou o fracasso de uma empresa ou de um profissional depende


de como ele/ela direccionam a sua energia e o seu talento para atingir seus objectivos”
(Thomas Watson - IBM)

3.2. Como definir objectivos

Um objectivo bem formulado deve responder bem a duas questões:


 O quê que quero atingir
 Quando quero atingi-lo

É comum utilizarmos a regra criada pelo Dr. Tad James, na definição de objectivos, para garantir que
se tornam mais claros e atingíveis.
Este criou a sigla S.M.A.R.T (que significa inteligente, em inglês) para nomear os cinco requisitos
básicos que necessitamos ter em conta na definição dos nossos objectivos.

3.3. Objectivos S.M.A.R.T.

(S) Específico

Formulados em termos concretos, identificam com exactidão o que se pretende atingir.

(M) Mensurável

Indicam como saber se foram atingidos e como se medem os resultados (unidades físicas, tempo,
dinheiro, etc.)

(A) Alcançável

Desafiantes e realistas, ao alcance das capacidades reais dos indivíduos e providos dos meios
necessários.

(R) Relevante

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Consistentes com outros objectivos a longo prazo; claramente relacionados com as prioridades da
organização.

(T) Temporal

Com prazos e limites temporais explícitos, especificando pontos de controlo ao longo do tempo.

De seguida apresentamos uma grelha com exemplos de objectivos bem formulados e mal
formulados, para cada um dos requisitos apresentados.

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Exercício 4
Defina os objectivos S.M.A.R.T. que pretende alcançar, para melhor se organizar e gerir o tempo.
Aponte-os num papel e mantenha-o consigo até ao final da formação.

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4. DEFINIÇÃO DE PRIORIDADES

Objectivos do capítulo
Definir prioridades, classificando e organizando as suas tarefas tendo em conta as noções de
importância e urgência.

4.1. Definir prioridades, o que é?

Uma lista de tarefas, sem uma ordem de prioridades de pouco nos vale.
Para gerir o seu tempo precisa saber ordenar as tarefas, saber o que vai fazer primeiro e quanto
tempo e energia vai disponibilizar para tal.
É preciso distinguir o que realmente interessa, pois nunca ninguém está a trabalhar a 100%. O
segredo do bom gestor, é trabalhar a 10% nas tarefas não prioritárias, para poder dar os 90% o que
realmente interessa!

“Para além da nobre arte de fazer com que as coisas sejam feitas, existe a nobre arte de deixar
as coisas por fazer. A sabedoria de vida está na eliminação do não - essencial.” (Provérbio
chinês)

Para ajudar a fazer esta classificação, há alguns critérios que podemos utilizar.

4.2. Tarefas activas / Tarefas reactivas

Tarefas activas

Tarefas relacionadas com a sua função principal, contribuem para atingir os objectivos da sua

função.

Normalmente são importantes

Tarefas reactivas

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Tarefas como resposta a pedidos pontuais, relacionadas com a gestão do dia-a-dia. Podem ser

urgentes mas normalmente não são importantes.

4.3. Tarefas importantes / Tarefas urgentes

Tarefas importantes

Contribuem eficazmente para os resultados. Tendem a repercutir-se a longo prazo.

Tarefas urgentes

Podem ou não relacionar-se com os objectivos. Acarretam consequências a curto prazo.

As tarefas podem ser ou não urgentes e ser ou não importantes, o que nos dá a seguinte matriz:

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4.4. Prioritizar tarefas

Devemos consagrar mais tempo e energia e dedicação às tarefas activas e importantes, pois são
estas que realmente interessam e têm impacto nas nossas funções.
O grau de urgência dá-nos o prazo de realização, ou seja, quando vou fazer.

Para cada tarefa, devemos formular as seguintes perguntas:

Isto é urgente e importante?

Ou simplesmente urgente?

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Ou pode esperar em relação ao resto por ser importante mas não urgente?

Podemos usar a seguinte matriz para estabelecer as nossas prioridades:

A reter
Para prioritizar as nossas tarefas devemos seguir os seguintes passos:

Listar todas as nossas tarefas

Separar tarefas activas da tarefas reactivas

Classificar segundo importância e urgência

Definir duração e estabelecer prazos

Exercício 6

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Faça uma listagem das suas tarefas actualizada, classifique-as de acordo com o grau de importância
e urgência. Conserve esta listagem até ao final da sessão.

5. PLANEAMENTO

Objectivos do capítulo

Construir um Plano de trabalho semanal, tendo em conta os objectivos estabelecidos, as tarefas a

realizar, a classificação por grau de importância e urgência, a atribuição de um prazo, e a previsão de

uma duração.

5.1. O que é planear o meu tempo?

Um plano distingue-se de uma lista de tarefas porque inclui:

Lista de tarefas a realizar durante a semana

Atribuição do grau de importância: capacidade da tarefa contribuir para os nossos objectivos

Atribuição do grau de urgência: prazo para realizar cada tarefa

Previsão da duração de cada tarefa

Exemplo de um grelha que poderá ser utilizada para a planificação semanal:

Tarefa Importante Urgente Prazo Duração Acção

Ex: Fazer o Sim Não Sexta -feira 1 Hora Fazer na

meu plano sexta-feira

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de tarefas das 18 às 19

semanal Horas

5.2. Construção do Plano de Trabalho _ algumas dicas

5.2.1. Cuidados ao planear

Planeie todas as suas tarefas, compromissos, projectos.

Planeie a sua vida pessoal e profissional (somos um todo!)

Utilize grelhas / fichas de planeamento que permitam uma fácil leitura. (Use símbolos e cores.)

Mantenha uma agenda (seja de formato electrónico ou de papel), pois anotar liberta a memória

para coisas mais importantes.

Agrupe as actividades relacionadas. (Se tem de fazer vários telefonemas num dia, faça-os todos

no mesmo período.)

Reserve tempos fortes e tempos para respirar, de modo a reduzir ao máximo os momentos de

pressão.

Divida as tarefas e projectos grandes em várias componentes. (Por exemplo se tem de fazer o

relatório X, escreva e planeie: Preparar documentos necessários para X, lê-los; Escrever 1º capítulo

de X, etc.)

Deixe tempo para os imprevistos. (Planeie apenas 60% do seu tempo, deixe sempre 40% para

coisas que possam surgir.)

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Coloque sempre um pouco mais de tempo para uma tarefa do que aquele que pensa que

demorará a fazê-la. (Temos tendência a sub - estimar a duração de uma tarefa.)

Reserve um momento ao final de cada dia para rever o seu plano. (Avalie o cumprimento do

plano no dia que passou e planeie o dia seguinte.)

Faça do plano, um hábito.

5.2.2. Dicas para construir o seu horário

Coloque primeiro as tarefas fixas e só depois encaixe as outras.

Aproveite os tempos entre compromissos.

Faça dos tempos mortos, e de transição, tempo produtivo. (Use por exemplo o tempo de espera /

tempo de viagem para concretizar algumas tarefas).

Tenha em conta o seu ritmo biológico. (Se trabalha melhor de manhã, planeie as tarefas mais

importantes e exigentes para esse período, e as tarefas rotineiras, para períodos em que esteja com

menos energia.)

5.2.3. Dicas para controlar os desperdiçadores de tempo

Utilize a comunicação assíncrona e síncrona de acordo com o tipo de tarefas que tem em mão.

(Por exemplo, para quê utilizar o telefone ou ir ao lugar de um colega, quando o assunto que tem

para lhe pedir, não é urgente e não exige uma comunicação directa? Pode enviar um email…)

Delegue.

Aprenda a dizer que não. (Quanto melhor for o seu planeamento, mais fácil será justificar porque
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não poderá fazer determinada tarefa na data pedida; pergunte aos seus colegas qual a prioridade

dos pedidos que lhe fazem; marque uma reunião para falar do assunto pretendido.)

Controle as interrupções (Peça 10 minutos aos seus colegas; Tenha horas definidas para

consultar o email, para fazer atendimento; coloque-se indisponível ou isole-se se as tarefas assim lho

exigirem.)

Mate as pequenas tarefas rapidamente para não ficarem a incomodá-lo o dia inteiro.

A reter

Para elaborarmos o nosso plano de trabalho, devemos ter sempre presentes 6 questões essenciais:

Organizar o trabalho
Resultados: Quais os meus objectivos? O que é que espero
atingir?
Actividades: O que tenho de fazer para atingir esses objectivos?

Prioridades: O que é mais importante?

Estimativa de duração: Quanto

Planear a tarefa tempo é que cada tarefa vai levar?

Horários: Quando é que vou fazer cada coisa?

Flexibilidade: Quanto tempo vou deixar para os imprevistos?

Exercício 7

Lembra-se dos exercícios que fomos fazendo ao longo da formação?

Recupere as suas respostas aos exercícios 2, 4 e 6 pois vai utilizá-los neste exercício.

Estabeleça o seu plano de trabalho, seguindo as etapas e dicas que aprendeu, e tendo em conta:

- Os objectivos que estabeleceu

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- A classificação das suas tarefas por grau de importância e urgência

- Acções para diminuir os desperdiçadores de tempo que identificou.

Bom trabalho!

CORRECÇÕES EXERCÍCIOS

Correcção Interpretação do exercício 1

Para calcular o número de pontos obtidos:

- Multiplique por 4 o número de respostas a que respondeu frequentemente;

- Multiplique por 2 o número de respostas a que respondeu “às vezes”;

- As respostas a que respondeu “raramente” não são incluídas neste cálculo.

Some tudo, e de acordo com a pontuação total obtida, utilize a descrição abaixo para averiguar a

que tipo de perfil pertence.

De 0 a 12 pontos:

Está sobrecarregado, disperso, frustrado e provavelmente sob muito stress. Coloque em prática

as técnicas e de organização e gestão de tempo.

De 13 a 24 pontos:

Está a perder o controlo. Provavelmente, é muito desorganizado para aproveitar os bons

momentos. Um plano de administração do tempo voltado para prioridades é necessário já!

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De 25 a 36 pontos:

É com muita frequência vítima do tempo, mas ainda vai a tempo de recuperar sem grande esforço.

Aplique imediatamente as técnicas de gestão de tempo.

De 37 a 48 pontos:

Administra bem parte do seu tempo. No entanto, precisa de ser mais consistente nas

estratégias para gerir o tempo.

Mais de 49 pontos:

Parabéns! É um excelente gestor de tempo. Deixe que os outros aprendam consigo.

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Correcção do exercício 5

Questão 1. Tarefa activa

Questão 2. Tarefa urgente, mas não importante.

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CONCLUSÃO
Fazendo uma síntese dos aspectos abordados ao longo deste manual, para gerirmos melhor o

nosso tempo, há alguns factores essenciais a seguir:

I. Definir os nossos objectivos a curto, médio e longo prazo, utilizando a sigla S.M.A.R.T.

II. Definir medidas para implementar esses objectivos, ou seja transformar esses objectivos em

acções.

III. Transformar todas as nossas tarefas, compromissos e planos em tarefas;

IV. Classificar as nossas tarefas de acordo com o grau de importância, ou seja, se contribuem

para os nossos objectivos ou não.

V. Classificar as nossas tarefas de acordo com o grau de urgência, ou seja, atribuir-lhes um

prazo.

VI. Definir para cada tarefa o tempo e o momento de realização.

Depois de todos estes passos feitos, basta porém o vosso plano de gestão de tempo no papel,

e em prática!

Fica aqui o desafio para a mudança!

Não posso no entanto deixar de partilhar convosco a seguinte história, para termos sempre

presente o que realmente importa!

“Um consultor, especialista em gestão do tempo, quis surpreender a assistência numa

conferência.

Tirou debaixo da mesa um frasco grande de boca larga. Colocou-o em cima da mesa, junto a

uma bandeja de pedras do tamanho de um punho e perguntou:

Quantas pedras pensam que cabem neste frasco?

Depois, dos assistentes fazerem as suas conjecturas, começou a meter pedras até que

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encheu o frasco. Depois perguntou:

_ Está cheio?

Toda a gente olhou para o frasco e disse que sim.

Então ele tirou debaixo da mesa um saco de gravilha. Meteu parte da gravilha dentro do frasco

e agitou-o. As pedrinhas penetraram pelos espaços que deixavam as pedras grandes. O

consultor sorriu com ironia e repetiu:

_ Está cheio?

Desta vez os ouvintes duvidaram:

_ Talvez não.

_ Muito bem!

Pousou então na mesa um saco com areia, que começou a despejar no frasco. A areia

infiltrava-se nos pequenos buracos deixados pelas pedras e pela gravilha.

_ Está cheio? Perguntou de novo.

_ Não. – Exclamaram os assistentes.

_ Bem dito!

E pegou numa jarra de água, que começou a verter para dentro do frasco. O frasco absorvia a

água sem transbordar.

_ Bom: o que é que acabamos de demonstrar? Perguntou.

Um ouvinte respondeu:

_ Que não importa que a nossa agenda pareça estar cheia; se quisermos, sempre

conseguimos fazer com que caibam mais coisas.

_ Não! – Concluiu o especialista. – O que esta lição ensina, é que se não colocar as pedras

grandes primeiro, nunca poderão colocá-las depois.

Quais são as grandes pedras nas nossas vidas? Os nossos filhos, a pessoa amada, os

amigos, os nossos sonhos, a nossa saúde.

Lembrem-se, ponham-nos sempre primeiro. O resto acabará por encontrar o seu lugar.”

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BIBLIOGRAFIA

Gerir energia: A verdade sobre a Gestão do tempo, GAPsi – FCUL, 2004

Gestão de Tempo, Ficha técnica PRONACI-Programa Nacional de Qualificação de Chefias

Intermédias, Edição 2002

Chave para a realização de objectivos (S.M.A.R.T): Propósito _ saber o que se quer, Miguel

Ângelo S. Ferreira, 2008

Manual de Gestão do Tempo, LookSEGUROS, 2008

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Helena Igreja

helena.igreja2@gmail.com

Telm: 966855369

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