Administración de recursos materiales

ADMINISTRACION DE RECURSOS MATERIALES

1. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES. Es la forma como se

administran la materia prima, bienes en proceso o bienes terminados (no el dinero): cuanto
necesito de ese bien, cuando lo voy a utilizar, en qué cantidades se va a usar, en qué cantidades lo
debo comprar, donde lo voy a almacenar, quien lo va a suplir, a qué precios, cuánto debo tener
en stock, cuáles son las cantidades mínimas y máximas que debo tener etc.

2. OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES. El objetivo de la

administración de los recursos materiales es abastecer, en cantidad y calidad, los recursos que el
sistema productivo requiere, lo más pronto posible y con el menor costo.

3. FUNCIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES. Sus funciones son planear, coordinar,

controlar y evaluar las actividades relacionadas con la administración de los recursos materiales,
así como la prestación de los servicios generales de la institución conforme a las normas y
lineamientos establecidos por dicha institución.

4. ELEMENTOS QUE INTEGRAN LOS RECURSOS MATERIALES. Aquí quedan comprendidos

el dinero, las instalaciones físicas, la maquinaria, los muebles, las materias primas, etc.

5. ALMACÉN. El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una

empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y
abastecimiento de materiales y productos.

NECESIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES.

La obtención del máximo beneficio con el mínimo de costo, es decir, a través de aplicar el proceso
administrativo (la planeación, la organización, la dirección y el control) de los recursos materiales se
podrá tener mejores opciones para el logro del objetivo fundamental de la administración de cualquier
negocio.

RESPONSABILIDADES DEL ALMACENISTA.

Custodiar las mercancías, llevar registro de sus movimientos, que no se deteriore la mercancía, tener
siempre la mercancía que se necesita (ya sea para su venta o consumo del propio negocio), reducir los
costos de almacenaje, así como el inventario de la misma.

ZONAS BÁSICAS DEL ALMACÉN.

Existen tres zonas básicas:

• Recepción.
• Almacenamiento.
• Entrega.

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ACOMODO DE MATERIALES

El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de los materiales. Estos

pueden exigir una simple estantería hasta sistemas complicados, que involucran grandes inversiones y
complejas tecnologías. La elección del sistema de almacenamiento de materiales depende de los
siguientes factores:

1. Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.

2. Tipos de materiales que serán almacenados.
3. Numero de artículos guardados.
4. Velocidad de atención necesaria.
5. Tipo de embalaje.

ACTIVIDAD: Enlisten ejemplos de recursos materiales, almacén, ventajas, desventajas en el

manejo en sus centros de trabajo, etc.

CONCEPTO E IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE COMPRAS

 Modelo centralizado: unidad básica de compras. Se encarga de todas las asignaciones.

 Modelo descentralizado: unidad independiente en cada departamento.

COMPRAS

1. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE COMPRAS Apoyar a la secretaria administrativa en la

adquisición, entrega oportuna y adecuada de las requisiciones de material, mobiliario y equipo a
las diferentes áreas que conforman la dependencia.

2. FUNCIONES DEL SISTEMA DE COMPRAS Planear y programar las adquisiciones de bienes y

servicios, de acuerdo a las necesidades y asignación presupuestal del centro.

 Elaborar un catálogo de proveedores previa investigado, análisis y evaluación de las

características y comportamiento de los proveedores en el mercado, en cuanto a la calidad, precio
y oportunidad de los bienes y servicios.

 Implantar un sistema de control, en el almacén de útiles de trabajo, mobiliario y equipo, desde la

recepción de los materiales, su registro, y la elaboración de informes mensuales hasta la entrega
al usuario, que permita conocer con oportunidades las existencias.

 Apoyar a la dirección en la cotización y adquisición del equipo de computo

 Establecer los mecanismos necesarios para proteger, conservar y manejar adecuadamente los
bienes.

 Establecer políticas y procedimientos para el control del activo fijo.

 Supervisar y controlar el uso de los bienes de activo fijo de la dependencia en coordinación con
los responsables de los mismos.

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 Regularizar los bienes que no hayan sido adquiridos a través de la d.g.p.

 Tramitar las bajas del activo fijo originadas por extravió, obsolescencia, destrucción, donación,
venta o permuta de los bienes inventaríales de la dependencia.
 Informar al secretario administrativo sobre los movimientos de bienes de activo fijo de la
dependencia.
 Implementar un sistema de control del activo fijo.
 Obtener de la secretaria administrativa la autorización presupuestal, previa a la adquisición de
bienes y servicios.
 Controlar las entradas y salidas dl equipo.-presentar a la secretaria administrativa el
anteproyecto de operación anual del departamento, con objetivos y metas, así como el costo
programado.
 Acordar e informar periódicamente a la secretaria administrativa sobre los avances en el
cumplimiento de los programas establecidos para este departamento.

TIPOS DE COMPRAS

Las compras tienen su origen en las necesidades y éstas pueden ser:

COMPRAS ESPECIALES.

Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador, máquina,
mobiliario, vehículos…); es decir, no compramos materiales para transformar o artículos para la venta.
La característica general de estas compras es que la inversión es grande y la decisión de compra es
consultada con los usuarios del bien.

COMPRAS ANTICIPADAS.

Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo. La
compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artículos básicos o con algunos tipos de
mercancía. También podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto.

COMPRAS ESTACIONALES.

Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional
de ciertos artículos. La previsión de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo
periodo del año anterior.

COMPRAS RUTINARIAS.

Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de mercancía. Su característica
es atender las necesidades del “día a día” con una inversión de bajo riesgo.
Compras oportunidad.
La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasión de comprar a precios de “ganga”;
la inversión supone un riesgo, que si el resultado es positivo dará un beneficio extra.

COMPRAS DE URGENCIA.

Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades
urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solución estratégica para satisfacer la demanda de los
clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rápidos en la moda.

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Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rápida, no se dispone de tiempo para
comparar presupuestos.

PROCESO DE COMPRAS

El proceso de compras consta de las siguientes fases:

1. PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS. Consiste en hacer un estudio anticipado de las

necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.

2. ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES. El departamento de compras recibe los boletines de

solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.

3. SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO. Es un paso obligado para evitar tomar

decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.

4. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS RECIBIDAS. Una vez recibidas las ofertas hay que
estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.

5. SELECCIÓN DEL PROVEEDOR. Los factores que se comparan durante la fase de selección son
el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el
producto.

6. NEGOCIACIÓN DE LAS CONDICIONES. Durante esta fase se comentan y especifican algunos

puntos de la oferta que pueden ser negociables.

7. SOLICITUD DEL PEDIDO. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben

formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en
firme).

8. SEGUIMIENTO DEL PEDIDO Y LOS ACUERDOS. Se hace para verificar que hemos recibido
todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que
se han suministrado a tiempo.

El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial
centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su
parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por último, para la empresa de servicios la
variable principal es satisfacer las necesidades del cliente.
Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisión final se
necesita información o respuesta de otras empresas.

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CONCEPTO E IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE COMPRAS.

El CDP es un modelo de comportamiento de consumidor que descompone los procesos de decisión en los
miles de elementos que afectan a las decisiones de ahí su importancia: desde las actitudes del consumidor
hasta los precios competitivos, desde los mensajes publicitarios hasta las tácticas del vendedor, y desde
las emociones del consumidor hasta las características del producto. Además, utiliza datos de cientos de
decisiones para medir el impacto de determinado elemento en la decisión final de compra.

Un método de investigación eficaz debe generar la información que necesita la empresa sobre los
consumidores para diseñar su estrategia

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE COMPRAS.

La función del sistema de Compras tiene como objetivos:

• Reducir el nivel de inventario

• Combinar lotes pequeños en compra de lotes grandes
• Implantar control de calidad en las compras
• Establecer políticas de adquisición y licitación
• Mantener registro de los productos

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