POLÍTICA
VIAGENS CORPORATIVAS
ÍNDICE
1. OBJETIVO...............................................................................................................................................2
2. APLICAÇÃO ............................................................................................................................................2
3. REFERÊNCIA .........................................................................................................................................2
4. PRINCÍPIOS GERAIS .............................................................................................................................2
4.1. VIAGENS NACIONAIS ...................................................................................................................3
4.1.1. PASSAGEM AÉREA: .............................................................................................................3
4.1.1.1. Reserva de Passagem Aérea ............................................................................................3
4.1.1.2. Companhia Aérea...............................................................................................................3
4.1.1.3. Alteração de Passagem Aérea ...........................................................................................3
4.1.1.4. Cancelamento de Passagem Aérea...................................................................................4
4.1.1.5. Pagamento de Passagens Aéreas .....................................................................................4
4.1.2. HOSPEDAGEM ......................................................................................................................4
4.1.2.1. Seleção de Hotéis ou Flats ................................................................................................4
4.1.2.2. Alteração ou Cancelamento de Reserva de Hotéis ou Flats .............................................4
4.1.2.3. Pagamento das diárias de Hotéis ou Flats.........................................................................4
4.1.3. TRANSPORTE .......................................................................................................................5
4.1.3.1. Táxi .....................................................................................................................................5
4.1.3.2. Locação de veículos ...........................................................................................................5
4.1.3.3. Cancelamento de reserva de veículos ...............................................................................5
4.1.3.4. Pagamento de locação de veículos ...................................................................................5
4.1.3.5. Carro Particular ..................................................................................................................6
4.1.4. DESPESAS REEMBOLSÁVEIS PELA COMPANHIA ...........................................................6
4.1.4.1. Refeições ............................................................................................................................6
4.1.4.2. Despesas extras na hospedagem ......................................................................................7
4.1.5. ADIANTAMENTO PARA VIAGEM .........................................................................................7
4.1.6. PRESTAÇÃO DE CONTAS ...................................................................................................7
4.2. VIAGENS INTERNACIONAIS ........................................................................................................8
4.2.1. PASSAGEM AÉREA ..............................................................................................................8
4.2.1.1. Reserva de Passagem Aérea ............................................................................................8
4.2.1.2. Classe de Serviço:..............................................................................................................8
4.2.1.3. Passaporte e Visto: ............................................................................................................8
4.2.2. GASTOS COM HOSPEDAGEM, REFEIÇÃO, TRASLADO: .................................................8
4.3. ANEXOS .........................................................................................................................................9
5. HISTÓRICO DAS REVISÕES ................................................................................................................9
6. APROVAÇÕES .....................................................................................................................................11
1. OBJETIVO
Estabelecer os critérios a serem observados para a realização de viagens a serviço das empresas
integrantes do Grupo Icatu Seguros e Icatu Vanguarda.
2. APLICAÇÃO
3. REFERÊNCIA
- Norma de Utilização de Veículos Próprios e Alugados
- Política de cartão Corporativo
4. PRINCÍPIOS GERAIS
Toda solicitação de viagem, deve ser realizada obrigatoriamente através do sistema de viagens. A
aprovação da solicitação de viagem nacional se dará pelo próprio sistema e será competência do gestor
imediato do viajante. Para os pedidos de viagem com menos de 07 dias de antecedência, a aprovação
deverá ser feita pelo executivo da área do viajante (diretor ou vice-presidente). Nos casos de ausência,
pode-se delegar para um par ou superior do aprovador designado. As viagens internacionais obedecerão
a dois níveis de aprovação: a de um executivo e a da presidência
O planejamento das viagens deve ser feito de forma a não haver permanência em finais de semana e
feriados nos destinos.
O gestor imediato do viajante deverá ser comunicado, caso haja qualquer infração cometida ao
estabelecido nessa política.
A Diretoria de Pessoas, é responsável por informar à área de viagens via e-mail, as condições acordadas
para solicitações de viagens de familiares de funcionários transferidos para outros estados (valores,
tempo de permissão, centro de custo). As aprovações nestes casos, ficam sob responsabilidade do
gestor imediato do funcionário, caso o mesmo seja executivo, a aprovação será do próprio.
A confirmação da viagem será enviada por e-mail para o solicitante e para o viajante com todos os dados
do bilhete, hotel e veículo alugado.
Visando a redução do risco de sucessão, deverá ser evitada a utilização de um mesmo voo por mais de
três membros executivos da companhia (diretores, vice-presidentes e presidente) ou cinco funcionários
de uma mesma área.
As viagens e despesas em detalhe neste documento, deverão ser aprovadas pelo gestor imediato do
funcionário, sendo de sua responsabilidade, a validação dos documentos apresentados e o cumprimento
desta política.
Qualquer situação não descrita nessa política deverá ser aprovada pelo gestor imediato do viajante, par
ou superior, com base na justificativa apresentada pelo mesmo.
A aprovação da solicitação de viagem (bilhete aéreo, hospedagem e aluguel de carro) se dará através
do sistema de viagens, e será competência do gestor imediato do viajante. Em caso de ausência,
deverá haver delegação por prazo determinado a um par do gestor ou superior.
4.1.2. HOSPEDAGEM
A solicitação de hospedagem, deverá ser feita pelo solicitante ou viajante, através do sistema de
viagens.
Caso o funcionário utilize um hotel sem reserva prévia feita através da Área de Viagens, deverá
efetuar o pagamento integral da despesa, da qual será reembolsado, mediante apresentação da
respectiva nota fiscal, dentro dos padrões estabelecidos pela cia.
Todos os funcionários (exceto executivos determinados),deverão efetuar o pagamento das despesas
extras, seja com cartão corporativo (aqueles que possuírem), seja com recursos próprios, solicitando
a nota fiscal para reembolso, ficando sujeito à análise por parte de seu gestor, de acordo com as
orientações do item 4.1.6 desta Politica.
4.1.3. TRANSPORTE
4.1.3.1. Táxi
Só é permitida a utilização de táxis comuns.
A Companhia disponibiliza cooperativas conveniadas nas principais cidades indicadas no verso do
voucher, as quais deverão ser priorizadas para uso. Os vouchers, disponíveis para solicitação de
Diretores e Gerentes no Setor de Expedição da Gerência de Serviços Corporativos, devem ser
entregues as secretárias conforme demanda.
O uso de táxi em viagens só é permitido nos trajetos entre residência, aeroporto ou rodoviária, hotel e
local do evento ou reunião. As despesas inerentes a táxis de cooperativas não conveniadas serão
reembolsadas no valor correspondente ao táxi comum de acordo com a tabela de tarifas das
cooperativas conveniadas, mediante comprovação da despesa e aprovação do gestor imediato.
O pagamento das locações e despesas correlatas será feito através de faturamento pela própria
agência.
Uso Interno GRUPO ICATU SEGUROS Página 5 de 15
Título
POLÍTICA DE VIAGENS CORPORATIVAS
O funcionário condutor ficará responsável pelo pagamento de eventuais multas de trânsito, avarias
no veículo, etc, quando de sua responsabilidade. Caso contrário, a cia arcará com as despesas,
desde que aprovadas pelo gestor imediato do viajante, um par ou superior.
4.1.4.1. Refeições
Despesas com almoço estão cobertas pelo vale-refeição fornecido pela Companhia, portanto não são
reembolsáveis. O jantar será reembolsado até o valor de 3 (três) vales-refeição. Em viagens com
tempo de duração superior a 4 (quatro) horas será reembolsado até o valor de 50% do vale-refeição
para despesas com lanche.
Quando o funcionário não utilizar o serviço de café da manhã do hotel, será reembolsado em até
50% do valor do vale-refeição para cobrir despesas com café da manhã.
A Tesouraria realizará auditoria periódica nos documentos apresentados para reembolso de despesas.
As não conformidades encontradas serão repostadas ao diretor e ao vice-presidente da área.
4.3. ANEXOS
6. APROVAÇÕES
Nome do Funcionário
DESPESAS EFETUADAS
APROVAÇÃO
Data de Aprovação Nome / Assinatura Cargo
ATENÇÃO: Uma via deste formulário deve ser encaminhada para GEFIN, via malote, junto com os
comprovantes das despesas.
Nome do Funcionário
Local da Viagem
FINALIDADE
VALOR DO ADIANTAMENTO
Valor (R$) Valor por Extenso
APROVAÇÃO
Data de Aprovação Nome Cargo
OBSERVAÇÕES