DIRECTIVA N° 001-2018-R-OTIT-UNA-PUNO

PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE SOFTWARE DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DEL

ALTIPLANO

I.- OBJETIVO

 Establecer la normatividad y procedimientos que conduzcan a un eficiente

proceso de toma de inventario de software.
 Identificar, inventariar y controlar el software de la Universidad Nacional del
Altiplano.
 Determinar la situación actual del software que se encuentran bajo la
administración de la Universidad Nacional del Altiplano.

II.- FINALIDAD

Establecer los lineamientos técnicos y criterios para la verificación de la existencia

de inventario de software de la Universidad Nacional del Altiplano UNA-PUNO, al
31 de julio del 2018.

III.- ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente Directiva es de aplicación y cumplimiento obligatorio de todas las

unidades orgánicas de la Universidad Nacional del Altiplano

IV.- BASE LEGAL

 Ley N° 28716, Ley del Control Interno de las Entidades del Estado.
 Decreto Legislativo Nº 822, “Ley sobre el Derecho de Autor”
 Decreto Supremo Nº 013-2003-PCM, dictan medidas para garantizar la
Legalidad de la adquisición de programas de software en entidades y
dependencias del Sector Público.
 Resolución Ministerial Nº 073-2004-PCM, Aprueban Guía para la
Administración Eficiente del Software Legal en la Administración Publica.
 Reglamento de la Ley Nº 28 612. Ley que norma el uso, adquisición y
adecuación del software en Administración Publica.

V.- DISPOSICIONES GENERALES

5.1.- DE LAS DEFINICIONES OPERATIVAS:

Para efectos de la presente Directiva se señalan las siguientes definiciones:

5.1.1.- Software Conjunto de programas y rutinas que permiten a la

computadora realizar determinadas tareas.

5.1.5.- Código Patrimonial de software.- Identificación mediante

números arábigos que se le otorga a todo bien mueble de la
Universidad Nacional del Altiplano – UNA-PUNO.

Realizado Por: Percy Quispe Ñaca

 DIRECTIVA N° 001-2018-R-OTIT-UNA-PUNO
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE SOFTWARE DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DEL
ALTIPLANO

5.1.6.- Área Usuaria.- Entiéndase por el área usuaria a las

dependencias de la Universidad Nacional del Altiplano UNA-PUNO,
incluyendo Oficinas Administrativas, Facultades, Centros de
Investigación y Producción, Centros de Producción de Bienes y
Servicios, Escuela de Posgrado, entre otras dependencias.

5.1.7.- Inventario.- La toma de inventario es el procedimiento que

consiste en verificar físicamente, codificar y registrar los softwares con
que cuenta la entidad a una determinada fecha, con el fin de
comprobar la existencia de los bienes, contrastar su resultado con el
registro contable, investigar las diferencias que pudieran existir y
proceder a las regularizaciones que correspondan

5.1.8.- Inventariador de Software.- Es la persona responsable de

realizar la toma de inventario.

5.1.9.- Usuario.- Todo servidor público que mantenga un vínculo

laboral y/o contractual con la Universidad Nacional del Altiplano UNA-
PUNO, a quien se le haya entregado un bien de propiedad de la UNA-
PUNO para su uso.

5.2.- DE LA COMISIÓN DE INVENTARIO:

5.2.1.- El Rectorado, mediante Resolución Rectoral, constituirá la

Comisión de Inventarios, que tendrá a su cargo el procedimiento de
toma de inventario de la entidad, y según los señalado en la Directiva
N O 001-2018/R-OTIT,
4, deberá estar conformada como mínimo por los siguientes
representantes:

 Rectorado (Presidente)
 Dirección General de Administración (integrante)
 Oficina de Tecnología, Informática y Sistemas. (integrante)

5.2.2.- La Comisión de Inventario de software una vez constituida

solicitará al responsable de la Dirección General de Administración la
constitución de equipos de trabajo para la ejecución del
correspondiente inventario de software, en los que podrán participar
terceros contratados para dicho fin. Se precisa que el personal que
interviene en la toma de Inventario debe ser ajeno a los que tienen a
su cargo el registro y manejo.

5.2.3.- Son funciones de la Comisión de Inventario:

a) Realizar la toma de Inventario de software de la entidad.

b) Elaborar un cronograma de actividades que determine el tiempo
que demandará la realización del inventario.

Realizado Por: Percy Quispe Ñaca

 DIRECTIVA N° 001-2018-R-OTIT-UNA-PUNO
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE SOFTWARE DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DEL
ALTIPLANO

c) Comunicar a todas las oficinas y personal de la entidad la fecha

de inicio de torna de inventario.
d) Conformar los equipos de trabajo.
e) Llevar a cabo la toma de inventario de software al barrer o en
forma selectiva, según sea el caso.
f) Colocar el símbolo material a los bienes como: placas, láminas
o etiquetas, escribiendo con tinta indeleble, aretes o cualquier
otra forma apropiada.

g) Elaborar y suscribir:
 El Acta de Inicio de la Toma de Inventario, conforme al
formato contenido en el Anexo N° 01.
 El Informe Final del Inventario, conforme al formato
contenido en el Anexo N° 02.
h) Supervisar y dar conformidad al servicio de la toma de inventario,
en caso de que éste se realice por terceros contratados.
i) Proporcionar a los equipos de trabajo de material logístico:
tableros, lectores, catálogos, etc.
j) Remitir a la Dirección General de Administración, el Informe
Final de Inventario y el mismo que deberá contener los
siguientes anexos:
- Relación de software en uso de la institución.
- Relación de programas de software licenciados.
- Relación de software Por Clasificación o tipo.
- Relación de software por Oficinas o unidad operativa.
- Relación de software Por escuela Profesional.
- Relación de software Por CIPS.
- Otros.
5.2.4.- La Universidad Nacional del Altiplano UNA-PUNO podrá
contratar los servicios de terceros1 para realizar la toma de
inventario, con la justificación necesaria y siempre que se cuente con
los recursos necesarios. La contratación de terceros no exime a la
Comisión de Inventarios la suscripción del Informe Final

1
Conforme a lo dispuesto en el inciso 6.7.3.5, contemplado en la Directiva N° 001-2015/SBN - Procedimientos de Gestión
de los Bienes Muebles Estatales.

Realizado Por: Percy Quispe Ñaca

 DIRECTIVA N° 001-2018-R-OTIT-UNA-PUNO
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE SOFTWARE DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DEL
ALTIPLANO

5.3.- DE LA FORMA DE EFECTUAR EL INVENTARIO:

5.3.1.- La toma de inventario de software, se efectúa al barrer, para lo

cual la entidad debe tener en consideración lo siguiente:

a) Identificar las computadoras según oficinas, escuelas

profesionales, según el organigrama de la Universidad
Nacional del Altiplano UNA-PUNO, para determinar la
ubicación y existencia de los bienes.
b) Contar con la relación del personal que labora en la Universidad
Nacional del Altiplano UNA-PUNO, para proceder a identificar
los bienes a su cargo y suscribir la ficha de asignación de uso
de bienes.
c) Elaborar un cronograma de actividades, teniendo en cuenta
las restricciones existentes, la cantidad de bienes y el número
de equipos de trabajo.
d) Comunicar a los órganos y unidades orgánicas de la
Universidad Nacional del Altiplano UNA-PUNO, incluyendo
oficinas, Facultades, Centros de Investigación y Producción,
Centros de Producción de Bienes y Servicios, Escuela de
Posgrado, entre otras dependencias. la fecha de inicio de la
toma de inventario y solicitar las facilidades del caso para el
acceso de la Comisión de Inventarios (incluyendo los equipos
de trabajo), a los lugares en donde se encuentran los bienes
bajo responsabilidad de los usuarios.

5.3.2.- Para la colocación de la etiqueta de identificación se

procederá del modo siguiente:

 Equipos: Alrededor de la placa del fabricante en donde sea

posible ubicarla. En la superficie inferior de equipo o en su parte
trasera. En caso de equipos pequeños como celulares en el
compartimento de la batería,
 En caso de constatar bienes en proceso de reparación o
mantenimiento, el equipo de trabajo solicitará la documentación
que sustente su salida y serán considerados dentro de ambiente
donde se encuentran asignados.

Realizado Por: Percy Quispe Ñaca

 DIRECTIVA N° 001-2018-R-OTIT-UNA-PUNO
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE SOFTWARE DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DEL
ALTIPLANO

VI.- DISPOSICIONES ESPECÍFICAS:

6.1.- DE LOS BIENES DEL INVENTARIO DE SOFTWARE

6.1.1.- La verificación estará a cargo de los equipos de trabajo y/o

de la Comisión de Inventarios:

a) El equipo de trabajo identificará los ambientes físicos con el

nombre, nomenclatura o código interno asignando los
bienes(Computadoras,servidores,etc) encontrados en cada
ambiente, al personal que los tiene en uso.
b) El personal de los equipos de trabajo se constituirá en cada uno
de los ambientes físicos, procediendo a inventariar los software
que se encuentren en cada uno de ellos, identificando los bienes
con el símbolo material (etiquetas) que permita su control.
c) El equipo de trabajo determinará la presencia física del bien,
ubicación y al usuario responsable que tiene asignado el bien.
d) Los bienes de uso común serán asignados al jefe del área o al
que éste determine como responsable;
e) Los equipos de trabajo verificaran los detalles técnicos como:
Nombre del software, Versión,Marca, Fecha de caducidad,
plataforma, clasificación/tip , etc.;
f) Condiciones de seguridad.

6.1.2.- El inventario de software, se efectuará en cada una de las

dependencias de la Universidad Nacional del Altiplano UNA-PUNO,
incluyendo Oficinas Administrativas, Facultades, Centros de
Investigación y Producción, Centros de Producción de Bienes y
Servicios, Escuela de Posgrado, entre otras dependencias. Debiendo
contar con el visto bueno de la Oficina de Patrimonio

6.1.3.- A partir de la fecha del inicio de los inventarios, ningún usuario

(docente/administrativo) podrá movilizar los bienes
patrimoniales(Computadoras) durante este proceso del inventario, ni
interna ni externamente, salvo casos de excepción debidamente
autorizado por la oficina de Patrimonio, la omisión de esta disposición
será responsabilidad solidaria de quien ordene la movilización del bien
y del usuario del bien que permite dicho movimiento.

6.1.4.- Durante la verificación del inventario se apertura todos los

ambientes sin excepción así como los armarios, archivadores, y
muebles en presencia del inmediato superior, o quien haga de sus
veces en cada área usuaria a fin que no quede ningún bien por
inventariar. Si hubiera resistencia a la apertura de ambientes y
muebles en general, los inventariadores comunicarán de inmediato al
Presidente de la Comisión de Inventarios.

Realizado Por: Percy Quispe Ñaca

 DIRECTIVA N° 001-2018-R-OTIT-UNA-PUNO
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE SOFTWARE DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DEL
ALTIPLANO

6.1.5.- En caso que algún usuario (docente/administrativo) se oponga

a esta disposición se comunicará a su jefe inmediato superior a fin que
se evalué las responsabilidades a que hubiera lugar.

6.3.- DEL INFORME FINAL DE INVENTARIO

6.3.1.- la Comisión de Inventarios deberá elaborar y presentar a la

Oficina de Tecnología, informática y telecomunicaciones , para su
referendo, el Informe Final de Inventario.

6.4.- DEL PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN

6.4.1.- Después que la Comisión de Inventarios haya remitido a la

Oficina de Tecnología, informática y telecomunicaciones, el informe
final de inventario

VII.- RESPONSABILIDAD
7.1.- La responsabilidad de la toma de inventarios de software recae
sobre la Comisión de Inventarios constituida para estos fines.
7.2.- El personal encargado de los inventarios tiene la responsabilidad
de cumplir a cabalidad con su misión y estarán bajo la supervisión de
la Comisión de Inventarios.

7.3.- Todos los órganos, unidades orgánicas, de la Universidad

Nacional del Altiplano UNA-PUNO, deben brindar el apoyo a la
Comisión de Inventarios para el mejor cumplimiento de sus funciones.

7.4.- Los miembros de la Comisión de Inventarios, los facilitadores y

el personal de apoyo recibirán, en los casos que sean necesarios y
debidamente justificados, movilidad local, pasajes y alimentación
según corresponda.

VIII.- DISPOSICIÓN FINAL

8.1.- El Incumplimiento de las disposiciones contenidas en la

presente Directiva, constituirá falta administrativa y serán pasibles de
sanción de acuerdo a la normatividad administrativa y/o legal vigente.

Realizado Por: Percy Quispe Ñaca

 DIRECTIVA N° 001-2018-R-OTIT-UNA-PUNO
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE SOFTWARE DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DEL
ALTIPLANO

ANEXOS

Realizado Por: Percy Quispe Ñaca

 DIRECTIVA N° 001-2018-R-OTIT-UNA-PUNO
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE SOFTWARE DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DEL
ALTIPLANO

ANEXO N° 001
FORMATO DE ACTA DE INICIO DE TOMA DE INVENTARIO SOFTWARE

ACTA DE INICIO DE TOMA DE INVENTARIO

En las instalaciones de (nombre de la entidad), ubicada en (anotar la dirección exacta) del

distrito……………………… provincia…………….. y departamento de …………………………., siendo las
…………… del día …….. de ………del 20….., se reunieron los siguientes integrantes de la Comisión de
Inventario 20…., designado mediante Resolución N°…………………………..

………………………………… Presidente
………………………………… (Miembro)

………………………………… (Miembro)

Existiendo el quórum reglamentario, el Presidente da por válidamente instalada la Comisión de

Inventario y luego de deliberar toman los siguientes acuerdos:

ACUERDOS:

(Indicar conformación de equipos de trabajo, delegación de funciones, materiales a utilizarse, plazos

para la entrega de la información, comunicaciones a las distintas unidades orgánicas, etc.)

No existiendo otro punto a tratar y luego de dar lectura a los acuerdos se levanta la sesión, siendo
las ………. Horas, del mismo día procediendo los participantes a suscribir la presente en señal de
conformidad.

____________ _____________ _______________

Presidente Miembro Miembro

ANEXO N° 002

Realizado Por: Percy Quispe Ñaca

 DIRECTIVA N° 001-2018-R-OTIT-UNA-PUNO
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE SOFTWARE DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DEL
ALTIPLANO

FORMATO DEL INFORME FINAL DE INVENTARIO

1) ANTECEDENTES

Exponer la revisión

2) BASE LEGAL

Considerar la base legal de la presente Directiva.

3) ACTIVIDADES DESARROLLADAS

- Formación de equipos de trabajo (personas que laboran en el inventario, capacitación,

condiciones previas, etc.
- Toma de inventario (fase de campo, etiquetado, levantamiento de la información, etc.).
- Trabajo de gabinete (ingreso al software, digitación, migración de información, etc).
- Resultados obtenidos (bienes en uso de la entidad, bienes que no se encuentran e uso de la
entidad, bienes que han sido afectado o cedido en uso, bienes en proceso de transferencia,
etc.).

4) ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

- Relación de software en uso de la institución.

- Relación de programas de software licenciados.
- Relación de software Por Clasificación o tipo.
- Relación de software por Oficinas o unidad operativa.
- Relación de software Por escuela Profesional.
- Relación de software Por CIPS.
- Otros.

Presidente Miembro Miembro

Realizado Por: Percy Quispe Ñaca