PROJECT CHARTER

Título del proyecto: SISTEMA DE MATRÍCULA ONLINE “COLEGIO SAN JUAN BOSCO”

Lic. Jose Coronado Mesa -

Directora de la Institución
Educativa Privada “SAN
Patrocinador del JUAN BOSCO” de
proyecto: Huancayo. Fecha preparado: 03/05/2015

Institución Educativa
Director del JOSE ANTONIO SAENZ Cliente de Privada “SAN JUAN
proyecto: CLEMENTE proyecto: BOSCO” de Huancayo.

Proyecto propósito o justificación:

En la Institución Educativa “San Juan Bosco” de Huancayo, en la actualidad se observa por la demanda
de alumnos y la congestión del Proceso de Matricula el propósito es de: facilitar el proceso de matrícula,
implantando un proceso de matricula mediante un sistema web que brinde la información necesaria para
realizar una matrícula y reducir el tiempo que esto conlleva.

Descripción del proyecto:

El proyecto consistirá en investigar, Analizar y Desarrollar el Sistema de Matricula Online como soporte
académico en la labor De alumnos docente y Administrativo en la Institución Educativa “San Juan
Bosco” .El software a desarrollar consiste en un sistema de matrícula Web completamente
independiente, por lo cual será necesario incluir los datos de los estudiantes para poder mantener un
registro mas organizado de lo que se está haciendo, será necesaria la inclusión de información básica
de los usuarios en este caso los profesores y alumnos que se van a estar “logueando” a la aplicación, a
la vez a como en el primer uso se necesitara que la persona encargada digite datos como la cantidad de
cursos, profesores disponible, requisitos, co-requisitosentre otros que se detallaran mas adelante.

Proyecto y los requisitos de producto:

- Acta de Constitución Firmada y Aprobada
- Director de Proyecto Asignado
- Cronograma de trabajo Establecido
- Asignación de Hitos Bien Definidos
- Base de datos de alumno

Criterios de aceptación:
Realizar la coordinación con los Directivos de la Institución Educativa Privada “SAN JUAN BOSCO” de
Huancayo, a fin de identificar los criterios de aceptación bajo las cuales el proyecto debe ser
considerado y desarrollado, observando sí cumple con las especificaciones exigidas por las normas de
calidad.

 La Reducción del 20 % de del retraso de matricula

 Mejora de la Base de datos para otros procesos de Matricula
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Criterios de aceptación:
 Mejora de retorno de inversión en 5% del proceso de Matricula

Riesgos iniciales:
-Falta de experiencia con uso de tecnología.
-Demora en la toma de decisiones por parte de los directivos de la organización.
-Contar con equipos u ordenadores obsoletos.
-Falta de Aprobación del Presupuesto.
-Trabajos no programados, no calendarizados, imprevistos, etc.
- Corto tiempo de plazos.
- Presupuesto limitado.
- Errores significativos en la definición de alguno de los puntos clave del proyecto (planificación,
alcance, etc.).

Recursos Humanos

- Mala comunicación entre los integrantes del grupo del Proyecto.

- Faltas de asistencia reiteradas de los integrantes del grupo del Proyecto.
- Incumplimiento de las tareas asignadas por parte de algún integrante del grupo del Proyecto.
- La ausencia prolongada o abandono de alguno de los miembros del grupo del Proyectopor causas
ajenas.
Calidad
- Baja calidad de los documentos entregables
- Errores significativos en el desarrollo del proyecto técnico.
Tecnológico
- Pérdida de información vital del proyecto.
- Algún miembro del equipo se queda incomunicado en un momento clave.
Competencia
- Riesgo de ser superado por la competencia en la evaluación del Proyecto por parte de la de la I.E.
“SAN JUAN BOSCO “ de Huancayo.
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Objetivos del proyecto Criterios de éxito Persona que aprueba

Alcance:
 Simplificar el proceso de
matrícula de estudiantes
implantando unaalternativa
tecnológica para realizar el
proceso
 Agilizar las labores
del plantel
administrativo como lo
son la asignación de
profesores a un respectivo
curso, la visualización de
los requisitos que presenten
los estudiantes a la hora de
matricular un curso, la
asignación de horarios para
cursos, consulta de
expedientes, notas entre
 Proceso de
otros Adquisición del
Software dentro de los
 Mejorar la disponibilidad plazos establecidos y La I. E.”SAN JUAN BOSCO” por
de consulta de horarios, las características medio del Sub Director
cursos, profesores a los requeridas Administrativo
alumnos. Llevando  Diseño del Software Project Manager
expedientes detallados y acorde al los
actualizados requerimientos de la
parte interesada
 Agilizar el proceso (stakeholder)
de matricula por medio de
una herramienta
que permita múltiples
matriculas desde el hogar
Economizar gastos
manteniendo los registros
disponibles a la población
OBJETIVO

Reducir el retraso de
proceso de Matricula para
una atención de calidad al
estudiante

Tiempo:
Cualquier cambio que se genere
dentro de la implementación la
3 meses
I.E. y pruebas respectivas o
cualquier otro inconveniente un
La I. E. “SAN JUAN BOSCO”
por medio del Sub Director
Administrativo Lic. Elvis Taipe
Cárdenas.
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estimado de 2 meses
Project Manager

Costo:
Presupuestar los costos de este
La I. E. “SAN JUAN BOSCO”
proyecto nos ayuda a
por medio del Sub Director
S/. 10,000.00 determinar los materiales a
Administrativo José Coronado
emplear y personal para el
Mesa Project Manager
desarrollo del proyecto

Calidad:
Aplicar el ISO 9001 tendremos
la normas y seguridad que esta
ISO 9001
normas nos sugiere para la
aplicación y uso de esta norma
La I. E. “SAN JUAN BOSCO“
por medio del Sub Director
Administrativo José Coronado
Mesa Project Manager

Otros:

Hitos Resumen Fecha de

vencimiento

Presentación del Project Chárter 03 de Mayo

Análisis y Estudio de la Organización del sistema online 09 de Mayo

Realizar la proyección inicial de la matricula online

16 de Mayo

Elaborar un informe para los inversionistas. 23 de Mayo

Presupuesto estimado:
Contempla la dedicación de trabajo de la elaboración del proyecto el cual se estima en el tiempo
mencionado anteriormente, sugiriendo las dietas, desplazamiento, gastos derivados de materiales de
oficina y amortización de para los equipos informáticos utilizados dentro del periodo del proyecto.

Nivel de autoridad de jefe de proyecto

Las decisiones de personal:
Las decisiones del Project Manager es la de planificar, gestionar y ejecutar el proyecto conjuntamente
con el equipo de trabajo con el objetivo que se cumpla los objetivos del proyecto. También se encargara
de comunicarse directamente con los representantes de la I.E.P. en caso de cualquier inconveniente,
opinión o detalle sobre el proyecto
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La gestión del presupuesto y la varianza:

El Project Manager, tiene la autoridad para tomar decisiones sobre el control y la asignación del
presupuesto del proyecto a la espera de la aprobación de los Directivos de la I.E. “SAN JUAN BOSCO”
– Huancayo.

Decisiones técnicas:
El Project Manager, tiene la autoridad para tomar decisiones técnicas sobre el proyecto. Sin embargo,
todos los aspectos técnicos y las decisiones se tomarán en asesoría con los expertos en la materia
sobre el proyecto.
Después de ver en que se falla hay que tomar decisiones técnicas, para solventar el problema en
auditoría, se debe tener cuidado en la identificación de las causas de retraso y/o exceso en costos, pues
a veces se esconden detrás de otros, no debemos confundir causas con efectos ni medios con fines.

Resolución de conflictos:
Se espera que el Project Manager, negocie con las partes interesadas en nuestro caso los Directivos de
la I.E. y resolver los conflictos que puedan surgir durante el proyecto.
Debemos actuar de acuerdo al caso y percepción, de la siguiente manera:
Aceptar el conflicto como deseable en ciertas ocasiones.
Incorporar nuevas personas en una situación existente.
Reestructurar la organización.
Introducir programas diseñados para incrementar la competencia.
La estimulación del conflicto puede jugar un rol importante dentro de los proyectos en los cuales es
importante fomentar la creatividad y la innovación continuamente.

Ruta de escalada para conocer las limitaciones de autoridad:

Cualquier inconveniente que no se pueda resolver por el Project Manager y su equipo de trabajo
solicitará apoyo o intervención de las instituciones privadas conocidas del tema para su solución.
Cualquier artículo o cuestiones que no se resuelven por el Project Manager o equipo de proyecto será
llevado a consulta a la categoría de Director. Si no se resuelve allí, la cuestión fluirá al nivel Ejecutivo en
comité de consulta.

Aprobaciones:

. Lic. José Coronado Mesa Director de la

Institución Educativa Privada “san Juan Bosco de
Huancayo.
Gerente de proyecto firma El patrocinador o iniciador firma

Nombre del Gerente de proyecto Nombre del autor o patrocinador

Huancayo, 23 de Mayo de 2015 Huancayo, 23 de Mayo de 2015

Fecha Fecha
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