INAMUManual para Desarrollo Del Proceso Plan Presupuesto YSus Modificaciones

MANUAL PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO
PLAN PRESUPUESTO Y SUS MODIFICACIONES DEL

INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES
Documento Elaborado por

Georgina García Barquero
Mauricio Solano Martínez
Rosaura Bonilla Lara
Revisado por: Ana Victoria Naranjo Porras
San José, Diciembre 2014

Índice
Propósito ..................................................................................................................... 2
Alcance: ..................................................................................................................... 2
Normativa relacionada ........................................................................................... 3
DEFINICIONES ............................................................................................................. 4
CAPÍTULO 1 ............................................................................................................. 8
Descripción General del Proceso Plan-Presupuesto....................................... 8
Fase 1 Formulación y Aprobación ......................................................................... 8
Fase 2- Ejecución del Plan Presupuesto Anual .................................................. 13
Modificaciones presupuestarias y presupuestos extraordinarios. ........... 34
FASE 3 Control Presupuestario y Seguimiento al Plan Presupuesto Anual ..... 36
Fase 4 Liquidaciones y Evaluaciones .................................................................. 39
Disposiciones para la elaboración y presentación del Informes de
liquidación presupuestaria y del Informe Anual de Evaluación de la
Gestión Institucional ........................................................................................ 43
Formato para presentación de informes .................................................... 44
1
MANUAL PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO
PLAN PRESUPUESTO Y SUS MODIFICACIONES DEL
INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES
Este manual tiene su base legal en las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público,
circular 8270 “Algunas disposiciones legales y técnicas sobre el sistema
planificación-presupuesto de la CGR”, Ley de Administración Financiera de la
República y Presupuestos Públicos, No. 8131, Lineamientos técnicos y
metodológicos para la programación, seguimiento y cumplimiento de metas del
Plan Nacional de Desarrollo y Evaluación Estratégica de sectores e instituciones del
Sector Público, emitidos por el Ministerio de Hacienda y MIDEPLAN, el “Reglamento
sobre variaciones al presupuesto de los Entes y Órganos Públicos, Municipalidades
y Entidades de carácter Municipal, Fideicomisos y Sujetos Privados”, de la
Contraloría General de la República, publicado en el Diario Oficial La Gaceta No.
170, del 5 de septiembre del 2006 y otra normativa aplicable.
Propósito
El presente manual tiene como objetivo el establecimiento de los mecanismos de

regulación en la formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación del Plan
Presupuesto Anual y sus modificaciones en cumplimiento con la normativa vigente.
Si bien en las Normas Técnicas sobre Presupuestos Públicos en el punto 4.3.13 indica
el deber de la Jerarca de regular lo relacionado a las modificaciones del Plan
Presupuesto Anual, igualmente se regula mediante este manual los procedimientos
de formulación, aprobación, ejecución, seguimiento y evaluación del mismo.
Alcance:
Las disposiciones de este manual son de acatamiento obligatorio para todas las
personas funcionarias del Instituto Nacional de las Mujeres, dado que establece las
tareas, actividades y disposiciones generales que regulen las fases del Plan
Presupuesto Anual, todo acorde con el bloque de legalidad aplicable.
2
Normativa relacionada
 Constitución Política
 Ley de Creación del Instituto Nacional de las Mujeres, 7801
 Convención Colectiva INAMU-ANEP
 Ley de atención a Mujeres en condiciones de Pobreza 7769
 Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública,
No.8422 y su Reglamento
 Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento
 Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos
(LAF), No.8131 y su Reglamento
 Ley de Prohibición, No. 5867
 Ley de Salarios de la Administración Pública, No. 2166
 Ley General de Control Interno, No. 8292
 Ley General de la Administración Pública, No. 6227
 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, No. 7428
 Clasificador por objeto del Gasto, dictado por el Ministerio de Hacienda
 Diccionario de Imputaciones presupuestarias del Sector Público
 Directriz de Contención del Gasto Público
 Directrices de Política Presupuestaria para las entidades públicas cubiertas
por el ámbito de la Autoridad Presupuestaria para el periodo a formular
 Directrices técnicas y metodológicas para la formulación de los
presupuestos emitidos
 Directrices técnicas y metodológicas para la formulación del presupuesto a
formular
 Liquidaciones de ingresos
 Plan Estratégico del Instituto Nacional de las Mujeres
 Plan Nacional de Desarrollo vigente.
 Plan Estratégico de Tecnologías de información y Comunicación.
3
DEFINICIONES
Para los efectos de este manual se entiende por:
Acto Razonado: Emisión de criterio sobre la aprobación o improbación del Plan

Presupuesto y las variaciones presupuestarias tomando como fundamento el
bloque de legalidad, el contenido presupuestario, criterios emitidos por la Junta
Directiva u observaciones realizadas por los entes fiscalizadores.
Presidencia Ejecutiva: Autoridad superior administrativa
Aprobaciones Internas y Externas: entiéndase por ambas lo establecido en las

normas técnicas de presupuestos de la CGR
Bloque de Legalidad: Conjunto de normas jurídicas, escritas y no escritas, a cuya

observancia se encuentra obligado el INAMU, el cual comprende tanto la ley como
las normas de rango superior, igual o inferior a ésta incluidos los principios generales
y las reglas de la ciencia o de la técnica.
Clasificador de ingresos: Instrumento normativo que ordena y agrupa los recursos

con que cuentan las entidades, en categorías homogéneas definidas en función
de la naturaleza y características de las transacciones que dan origen a cada una
de las fuentes de recursos.
Clasificador por objeto del gasto: Herramienta de gestión financiera que consiste
en un conjunto de cuentas de gastos, ordenadas y agrupadas de acuerdo con la
naturaleza del bien o servicio que se esté adquiriendo o la operación financiera
que se esté efectuando.
Clasificación presupuestaria: Clasificación del presupuesto que se realiza en sus tres

niveles de desagregación denominados partidas, grupos y subpartidas.
CGR: Contraloría General de la República
4
DESAF: Desarrollo Social y Asignaciones Familiares.
Documento Presupuestario tramitado: Se refiere a un Presupuesto Ordinario, a una

modificación presupuestaria o al Presupuesto Extraordinario
Gasto Administrativo-Operativo: Todos los egresos incluidos en el presupuesto

Institucional de cada período no contemplados dentro del rubro designado para
atender la inversión Social.
Grupos: El grupo ubica aquellas subpartidas que poseen una naturaleza semejante
que conforman el presupuesto. Es el nivel más agregado de clasificación.
Junta Directiva del Instituto Nacional de las Mujeres: Jerarca Superior
MIDEPLAN: Ministerio de Planificación y Política Económica
Modificación Presupuestaria: Es toda aquella variación que se realice en las

subpartidas de egresos presupuestados y que tenga por objeto disminuir o
aumentar el monto en las diferentes subpartidas de gastos o incorporar otras que
no habían sido consideradas en el proyecto del presupuesto ordinario o anteriores
modificaciones, sin que se altere el monto global del total del presupuesto
Institucional del período.
Niveles Externos de la Aprobación del Presupuesto de Ingresos: Nivel de detalle con

que se deben presentar los documentos presupuestarios que requieren de
aprobación externa, lo cual se encuentra definido en el Clasificador de Ingresos.
Niveles de Aprobación Externa Presupuestaria de Egresos: La aprobación

presupuestaria externa se realiza de acuerdo a la estructura definida en el
Clasificador por Objeto del Gasto.
Niveles de Aprobación Interna Presupuestaria de Egresos: Las aprobaciones

internas son al nivel de detalle establecido en el Clasificador por Objeto del Gasto
del Sector Público.
5
Responsables de los Programas Presupuestarios: Son las personas Directoras de los
Programas formalmente establecidos en el presupuesto, que deben conocer,
analizar y autorizar las solicitudes de variaciones al presupuesto de los programas
bajo su cargo y remitirlas a las instancias competentes encargadas de aprobar o
de ejecutar las acciones requeridas.
STAP: Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria
Partida Presupuestaria: Concepto que identifica los diferentes rubros
Plan Presupuesto: Es el documento mediante el cual se vinculan el Plan Operativo

Institucional y el Presupuesto Institucional
Plan Operativo Institucional (POI): Es el instrumento administrativo anual en el cual

se plasman en forma clara las políticas de la entidad, a través de la definición de
productos, objetivos y metas de las diferentes dependencias. En él se precisan los
recursos humanos, materiales y financieros necesarios para obtener los resultados
esperados, que regirán durante el año correspondiente.
Presupuesto Institucional: Es el instrumento que expresa en términos financieros el

Plan Operativo Institucional, mediante la estimación de los ingresos y egresos
necesarios para cumplir con los objetivos y las metas de los programas establecidos
y que en adelante se le denominará al presupuesto inicial Proyecto Presupuesto o
Presupuesto Ordinario. Comprende el presupuesto inicial y sus variaciones.
Presupuesto extraordinario: Es aquel que tiene por objeto incorporar al presupuesto

los ingresos extraordinarios y los gastos correspondientes. Además, tiene el propósito
de registrar las disminuciones de ingresos y el efecto que dichos ajustes tienen en el
presupuesto de egresos, así como cuando se sustituyen por otras fuentes de
financiamiento previstas, sin que se varíe el monto total de presupuesto
previamente aprobado. Requiere aprobación de la Jerarca Superior, de la
Contraloría General de la República y del criterio de la Secretaría Técnica de la
Autoridad Presupuestaria.
6
Proceso Presupuestario: Ciclo continuo, constituido por las etapas de Formulación,
Aprobación, Ejecución, Control y Evaluación, en donde cada una de éstas se
alimenta de la anterior y a la vez nutre a la siguiente como un todo.
Programa: Es la agrupación de actividades y proyectos afines tendientes a brindar

productos o servicios de similar naturaleza, a la luz de las políticas y objetivos
institucionales. Los programas se definen con criterio funcional.
Programación Anual de Adquisiciones: Requerimiento que debe atender la

Administración del INAMU, para cumplir con las disposiciones establecidos en la Ley
de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su
Reglamento y la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.
Programación Presupuestaria: Consiste en la asignación racional de los recursos a

las actividades y proyectos necesarios para el cumplimiento de los objetivos y
metas institucionales.
Sistema de Información sobre Presupuestos Públicos (SIPP): Sistema Informático

desarrollado por la Contraloría General de la República que integra la información
presupuestaria de los entes y órganos públicos, municipalidades y entidades de
carácter municipal, fideicomisos y sujetos/as privados/as, que se encuentran bajo
su potestad en materia presupuestaria.
Subpartidas: Es la desagregación de los grupos. Las mismas presentan el detalle por

objeto del gasto.
Unidad Ejecutora: Cualquier dependencia institucional o equipo de trabajo que

ejecute recursos presupuestarios o desarrolle una categoría programática.
UPI: Unidad de Planificación Institucional
Variaciones presupuestarias: Corresponden a los ajustes cuantitativos y cualitativos

al presupuesto aprobado por las instancias internas y la externa competente, que
son necesarias para el cumplimiento de los objetivos y metas y se derivan de
cambios en el ámbito interno y externo de índole económico, financiero,
administrativo y legal, que ocurren durante el periodo presupuestario. Dichas
7
variaciones se pueden tramitar mediante presupuestos extraordinarios,
modificaciones y traslado de recursos a lo interno de la institución.
CAPÍTULO 1
Descripción General del Proceso Plan-Presupuesto
Fase 1 Formulación y Aprobación
La identificación de los procedimientos para la elaboración seguimiento y

evaluación del Plan Presupuesto, permitirá al INAMU el fortalecimiento en la gestión
institucional, dado el cumplimiento de la normativa vigente, a través de los
métodos y técnicas de trabajo que permitan la identificación de las
responsabilidades de las instancias que participan en dicho proceso.
En el procedimiento para la formulación y aprobación del plan presupuesto anual

en el INAMU, participa todo el personal institucional, según sus responsabilidades y
de acuerdo a los procedimientos inscritos en este manual, los cuales se presentan
con flujogramas que definen la secuencia de las actividades que corresponden a
cada uno de ellos según su fase.
8
Procedimiento:
PAD-008 Formulación y Aprobación del Plan
Presupuesto Anual institucional
Elaborado por: Murillo, C; Sibaja, J; Alfaro, D. Actualización: 10/03/2014
1. Introducción
i. Objetivo del proceso
Elaborar el plan presupuesto institucional para el año siguiente.
ii. Alcance
Elaboración del plan presupuesto anual de la institución.
2. Responsabilidades
i. Responsable del proceso

Unidad de Planificación
ii. Unidades ejecutoras

sigla nombre
JD Junta Directiva.
PE Presidencia Ejecutiva.
DI Direcciones institucionales.
D Dependencias.
FC Área Financiero- Contable.
PI Planificación institucional
3. Riesgos asociados
Incumplimiento de lineamientos y normativa interna y externa.
Incumplimiento de plazos.
Falta de claridad en requerimientos de las matrices.
Mala definición de indicadores y acciones desvinculadas.
4. Referencias documentales
Plan Nacional de Desarrollo (PND).
Plan Estratégico Institucional y Plan Operativo Institucional (POI).
Normas técnicas de presupuestos públicos.
Directrices de autoridad presupuestaria.
Lineamientos internos.
9
Procedimiento
PAD-008 Formulación y Aprobación del Plan Presupuesto
Anual institucional
Elaborado por: Murillo, C; Sibaja, J; Alfaro, D. Actualización: 13/02/2014
5. Diagrama SIPOCR
Requerimientos del
Proveedores Insumos Proceso Productos Clientes / usuarios
cliente
Contraloría General de la
Lineamientos de las Elaborar los Plan Presupuesto Todas las unidades
República y Autoridad Asesoría en la elaboración.
entidades contraloras. lineamientos plan Institucional. ejecutoras.
Presupuestaria
presupuesto.
Plan presupuesto
Lineamientos Elaborar el plan
Unidad de Planificación presupuesto por cada formulado en el tiempo
institucionales.
dependencia adecuado.
institucional
Plan presupuesto por Presentarla propuesta

Dependencias
dependencia del plan presupuesto a Información oportuna.
institucionales
institucional. la Presidencia
Ejecutiva.
Propuesta del plan Enviarla versión final

Unidad de Planificación presupuesto del plan presupuesto a
institucional. AFC.
Enviarla versión final

Documentos del plan presupuesto
Área Financiero- Contable
presupuestarios. institucional
Incluir en el SIPP la
Versión final del plan documentación del
Unidad de Planificación presupuesto plan presupuesto
institucional. aprobada
10
Procedimiento:
Elaborado por:
Murillo, C; Sibaja, J; Alfaro, D. Actualización 13/02/2014
6. Diagrama de Flujo
UNIDADES EJECUTORAS
# ACTIVIDADES OBSERVACIONES
JD PE DI D FC PI
Definir las prioridades institucionales para la La Direcció n Técnica deberá presentar a la Junta
1 Directiva el P lan Estratégico Institucio nal, co mo
elaboración del plan presupuesto. insumo para la to ma de decisio nes.
Identificar las necesidades de la ciudadanía, a La Unidad de P lanificació n definirá el mecanismo ,

mediante el cual se realice la co nsulta. Se basa en las
2 ser incluidos en las acciones del plan necesidades identificadas en: diagnóstico s, talleres,
presupuesto institucional. fo ro s, sesio nes de trabajo , entre o tro s.
La P E co nfo rmará una Co misió n P OI, co nfo rmada po r

la DA F, DGA E, A FC y UP I. Se co nsideran lo s
Elaborar los lineamientos para la elaboración lineamiento s de las entidades co ntralo ras. A demás, se
3 debe adjuntar un cro no grama co n el tiempo y
del plan presupuesto institucional. respo nsables de la elabo ració n del plan presupuesto
institucio nal. Esta debe iniciar a más tardar en la primera
semana de M ayo de cada año .
Validar los lineamientos con las Direcciones y Se hacen lo s ajustes co rrespo ndientes a lo s
4 x x
Presidencia Ejecutiva. lineamiento s definitivo s a nivel institucio nal.
Se co munica lo s lineamiento s po r medio de co rreo

electró nico u o tro medio , a las diferentes
Comunicar los lineamientos a todas las dependencias. A demás, se presentan lo s lineamiento s
5 x
instancias institucionales. po r parte de P lanificació n y Á rea Financiero - Co ntable
a to das las dependencias, co nvo cando a la reunió n la
Unidad de P lanificació n.
Se requieren lo s lineamiento s institucio nales, plan

Elaborar el plan presupuesto institucional por estratégico institucio nal y el P lan Nacio nal de
6
cada dependencia. Desarro llo . La pro puesta de plan presupuesto se
elabo ra en equipo en cada dependencia.
Revisar la propuesta institucional del plan Revisió n co n las direccio nes y en el caso de staff co n
7 x
presupuesto, con la jefatura inmediata. la P residencia Ejecutiva.
¿Cumple la propuesta institucional del plan SÍ

Revisió n co n las direccio nes y en el caso de staff so n
presupuesto, los lineamientos institucionales 9
co n la P residencia Ejecutiva
emitidos? NO
Realizar las correcciones correspondientes al Es necesaria la revisió n de las co rreccio nes y su

8 cumplimiento co n lo s lineamiento s del plan
plan presupuesto institucional. presupuesto .
Validar la propuesta de plan presupuesto

9 institucional con las Direcciones institucionales y x Implica una revisió n, ajustes finales y apro bació n.
Planificación.
Presentar la propuesta del plan presupuesto Se realizan lo s ajustes necesarias y específico s a la
10 x x pro puesta de plan presupuesto institucio nal, según las
institucional a la Presidencia Ejecutiva. prio ridades de la P residencia Ejecutiva.
Enviar la propuesta de plan presupuesto Se envían a P lanificació n las matrices co n la

pro gramació n y presupuesto de to das las
11 institucional a Planificación, con el aval de las dependencias, po r parte de la Direcció n Técnica y
Direcciones. A dministrativa para emitir criterio .
Enviar la propuesta de plan presupuesto

12
institucional al Área Financiero Contable.
Se extrae la info rmació n de las matrices. Se revisa,

13 Elaborar los documentos presupuestarios. extrae y co nso lida la info rmació n presupuestaria de las
matrices.
Abreviaturas:
JD Junta Directiv a D Dependencias
PE Presidencia Ejecutiv a FC Área Financiero- Contable
DI Direcciones Institucionales PI Unidad de Planificación
11
Procedimiento:
Elaborado por:
Murillo, C; Sibaja, J; Alfaro, D. Actualización 13/02/2014
6. Diagrama de Flujo (Continuación)

UNIDADES EJECUTORAS
JD PE DI D FC PI
a
¿Se deben realizar ajustes a los documentos Si se realizan ajustes, deben co municarse a las
NO
presupuestarios? 12
direccio nes de la institució n.
SÍ
Realizar los ajustes en las matrices por parte de
Esto s ajustes so n remitido s po r las Direccio nes
14 las Direcciones, las dependencias y la Unidad x
(Técnica y A dministrativa).
de Planificación.
Enviar la versión final de plan presupuesta a la
15
Dirección Administrativo- Financiera.
Presentar la versión final del plan presupuesto a

16 x
la Presidencia Ejecutiva.
Elaborar los documentos complementarios al Lo s do cumento s co mplementario s so n: Guías de

17 x verificació n de requisito s de la CGR, certificacio nes,
plan presupuesto. justificacio nes, entre o tro s.
Presentar el plan presupuesto institucional a

18 Se emite el acuerdo de Junta Directiva.
Junta Directiva, para su aprobación.
SÍ
¿Es necesario, realizar ajustes al plan Si hay ajustes: Se realizan lo s ajustes po r parte de las
presupuesto institucional? 14
Direccio nes, que so licite la Junta Directiva.
NO
Remitir el plan presupuesto aprobado a los

19 Esto s entes fiscalizado res so n: CGR, STA P , Fo desaf.
entes fiscalizadores.
Incluir en el sistema de la CGR (SIPP) la

20 documentación del plan presupuesto
institucional aprobada
Recibir la aprobación de los entes
21
fiscalizadores.
Si la respuesta es Si, se le co munica a to da la
institució n, si no es apro bado se realizan lo s ajustes,
NO
¿Es aprobado el plan presupuesto? 19 mientras que si requieren la apro bació n de la Junta
Directiva se devuelve a la actividad 15 y en su defecto ,
vuelve a lo s entes fiscalizado res para su apro bació n,
SÍ actividad 19.
Comunicar a la institución la aprobación del

22
plan presupuesto.
fin
23
24
Abreviaturas:
JD Junta Directiv a D Dependencias
PE Presidencia Ejecutiv a FC Área Financiero- Contable
DI Direcciones Institucionales PI Unidad de Planificación
12
Fase 2- Ejecución del Plan Presupuesto Anual
El INAMU, para el cumplimiento de los compromisos institucionales que garantizan
lo conferido en los fines y atribuciones de su Ley de creación, cuenta con
disposiciones que desarrollan los procedimientos detallados, para el cumplimiento
de los objetivos institucionales que conforman el Plan Estratégico Institucional, el
cual se operacionaliza mediante el Plan Operativo Institucional , donde se plasma
en metas, actividades, responsables y presupuesto, dicha ejecución, considerando
los principios de economía, eficiencia, eficacia y transparencia que comprende la
autorización para ejecutar el gasto.
De estas disposiciones se derivan, las acciones, actividades, responsabilidades,

reservas y ejecución de presupuesto, que dan sustento a dicha ejecución.
Entre ellas tenemos las siguientes disposiciones:
 Directriz PE-003-2011 Lineamientos prácticos sobre procedimientos y plazos

en procesos de contratación
 Reglamento de Viáticos
 Reglamento de Alimentación
 Reglamento del Fondo de Caja Chica del INAMU
 Reglamento para el pago directo de alimentación, Hospedaje y transporte
para personas usuarias de los servicios del INAMU
 Reglamento Operativo del fondo de Fomento de Actividades Productivas y
de Organización de las Mujeres (FOMUJERES)
 Reglamento de Administración de Activos del INAMU
 Reglamento de Capacitación y Becas para el Desarrollo del Recurso
Humano
 Reglamento de Jornada Extraordinaria
 Reglamento de Carrera Profesional
 Proyectos de Inversión Institucional
En todo lo anterior, de acuerdo a la necesidad y dentro de sus competencias

participan: Presidencia Ejecutiva, Dirección General de Áreas Estratégicas,
Dirección Administrativa Financiera, y las Unidades Ejecutoras así como las
13
Dependencias que participan específicamente en el proceso Administrativo como
son Proveeduría, Financiero Contable, Unidad Asesoría Legal.
Toda aquella acción que requiera el cumplimiento de una meta mediante un

proceso de contratación administrativa, se realiza a través de la aplicación de los
procedimientos del Área Proveeduría Institucional.
Procedimiento:
PAD- 024 Adquisición de bienes o servicios por
Contratación Directa de escasa cuantía
Elaborado por: C. Barquero Actualización: 26/08/2014
1. Introducción
Definir el procedimiento de adquisición de bienes o servicios para la institución.
ii. Alcance
Adquisición de bienes o servicios para el Inamu.

Área de Proveeduría Institucional.
ii. Unidades
sigla
ejecutoras nombre
D Dependencia Solicitante.
PRV Proveeduría Institucional.
AL Asesoría Legal.

DAF Dirección Administrativa Financiera
DGAE Dirección General de Áreas Estratégicas.
JD Junta Directiva
Incumplimiento de plazos y normativa establecidos por ley.
Falta de planificación y no cumplimiento del Plan de Compras, así como insuficiencias de contenido presupuestario.
Falta de definición clara de la necesidad a satisfacer.
Ley de Contratación Administrativa, No.7494
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
Ley de Control Interno, No,8292.
Ley General de Administración Pública, No.6227.
Normativa y directrices internas de la institución.
Ley contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito.

Otras normativas atinentes con el proceso de contratación administrativa de instituciones públicas.
14
Procedimiento
PAD- 024 Adquisición de bienes o servicios por Contratación
Directa de escasa cuantía
5. Diagrama SIPOCR
Requerimientos del
cliente
Necesidad de Contratación de
Organizaciones públicas o Dependencias Información oportuna
adquisición de un bien o Identificar la necesidad bienes o serv icios para
priv adas en la v enta de institucionales sobre el proceso de
sericio externo a la de bienes o servicios. el Inamu por Licitación
bienes y serv icios. solicitantes. contatación.
institución. Pública.
Asesoría y capacitacion
sobre la normativ a
Dependencias Realizar la solicitud de
v igente para realizar
institucionales. bienes o servicios por
contratción de bienes o
licitación pública
serv icios.
Realizarlos términos
de referencia y revisión
del contenido
presupuestario.
Elaborar el cartel y
publicarlo.
Recibir las ofertas de

bienes y servicios.
Adjudicarel bien o
servicio.
15
Procedimiento:
Elaborado por:
C. Barquero Actualiza 26/08/2014
6, Diagrama de Flujo activ ida

UNIDADES EJECUTORAS
# ACTIVIDADES Observaciones
D PRV AL FC DGAE DAF PE
Las necesidades de contratación se reflejan en el Plan
Identificar la necesidad de contratación de de Compras Institucional, correspondiente. Pueden
1 existir necesidades de compra directa que no
bienes o servicios. necesariamente, están reflejadas en el Plan de
Compras Institucional.
Esta investigación de mercado incluye la realización de

las estimaciones de precios, en la contratación del bien
o servicio que se desea obtener. Este puede ser
Realizar una investigación de precios en el proformas o estimaciones basadas en compras o
2 mercado y términos de referencia, para la contrataciones antes realizadas, dicha información
debe consignarse en los términos de referencia. sin no
contratación de bienes o servicios. se recibe respuesta de algún o alguno de los
consultados se debe dejar constancia en los términos
de referencia.
Definir el monto y/o naturaleza de la Determinar si es una contratación directa de escasa

3 cuantía, una contratación directa por excepción,
contratación de bienes o servicios. licitación abreviada o pública.
En caso de contrataciones directas de escasa cuantía

y por excepción: la SBS debe firmarla la DS, y la
Elaborar los términos de referencia y tramitar la Dirección correspondiente. Licitación abreviada, la
SBS correspondiente para la autorización de la DS, la Dirección correspondiente y la Presidencia
Ejecutiva. Licitación Pública la DS, Dirección
instancia competente. Enviara los términos en correspondiente, y se le adjunta Acuerdo de Junta
4
medio digital a la Proveeduría haciendo Directiva. De previo a que la
Dirección correspondiente autorice la SBS, solicitare
referencia a cual SBS corresponden (numero de solicitara al Área Financiero Contable incorporar a la
formulario) SBS el sello que garantiza la existencia de contenido
presupuestario. o incorporara la constancia si a así se
requiere.
El área Financiero Contable remitirá la SBS a la

Solicitar al Área Financiero Contable la dirección correspondiente, con el sello que indique que
5 cuenta con contenido, si éste es insuficiente o no
verificación del presupuesto. cuenta con el también devolverá la SBS, con la
indicación del caso.
La aprobación del inicio de la contratación por

Enviar la aprobación de inicio de la Contratación directa de escasa cuantía debe ser
6 X remitido por la Dirección Correspondiente a la
contratación del bien o servicio a Proveeduría. Proveeduría con los siguientes documentos: SBS
firmada, Términos de Referencia.
Abreviaturas:
D Dependencia solicitante
PRV Prov eeduría Institucional DAF Dirección Administrativ o Financiera
AL Asesoría Legal DGAE Dirección General de Áreas Estratégicas
FC Área Financiero- Contable PE Presidencia Ejecutiv a
16
Procedimiento:
Directa de escasa cuantía
Elaborado por:
C. Barquero Actualización: 26/06/2014
6. Diagrama de Flujo (Continuación) activ ida

UNIDADES EJECUTORAS
Se recibe la SB S, se verifica la existencia de to das las
apro bacio nes co rrespo ndientes, que cuente co n co ntenido
a presupuestario , que no este ingresando de fo rma
Recibir la SBS y términos de referencia, para extempo ránea, de no cumplir co n alguna de las anterio res no
será recibida. De ser recibida la SB S se registrara en el co ntro l
7 realizar el registro, confección de expediente y digital diseñado para tal efecto , se le asignara el numero de
asignación. co ntratació n, se co nfeccio nara el expediente co rrespo ndiente
el cual debe indicar el numero de co ntratació n, descripció n del
bien o servicio a adquirir. se traslada a la Co o rdinació n de
P ro veeduría.
Analizar la información de la SBS y los términos La co o rdinació n de pro veeduría analiza lo s término s de
8 referencia, y pro cede a asignar la co ntratació n al funcio nario
de referencia. encargado del pro ceso .
El funcio nario encargado de la co ntratació n elabo ra el pliego

9 Confeccionar el pliego de condiciones. x de co ndicio nes y lo envía a la Co o rdinació n de P ro veeduría
para su visto bueno .
Revisar y dar visto bueno al pliego de La co o rdinació n de pro veeduría analiza el pliego y da visto
10 bueno y devuelve al encargado de la co ntratació n para que
condiciones. pro cesa a invitar a pro veedo res.
Incluir al SIAC la información de la El funcio nario encargado de la co ntratació n incluirá la

11 info rmació n en el sistema SIA C, y en el co ntro l digital
contratación diseñado para tal efecto .
El funcio nario encargado de la co ntratació n, co nfeccio nara y

12 Invitar a potenciales proveedores, remitirá las invitacio nes a lo s po tenciales o ferentes, al meno s
tres
Si lo o bjetado es de carácter técnico se so licitara a la DS,

analizar y dar respuesta a lo s punto s, o bjetado s, info rmació n
que servirá de insumo a la A seso ra Legal de la DA F para dar
13 Recibir objeciones al pliego. respuesta a la o bjeció n, de requerirse se co nfeccio nara la fe
erratas co rrespo ndiente y de ser necesario se ampliara el
plazo para recibir o fertas.
Se reciben las o fertas, y el funcio nario encargado de la

14 Recibir las ofertas del proceso de contratación. co ntracció n las custo dia hasta el día y ho ra destinado para la
apertura de o fertas.
El funcio nario encargado abrirá las o fertas y la adjuntara al

expediente, y elabo rara el cuadro co mparativo , do nde se
Realizar la apertura de ofertas, confección del co nsigna co mo mínimo : no mbre de lo s o ferentes, precio o
15 precio s si es po r líneas, facto res a evaluar, o bservacio nes,
cuadro comparativo. debe co nsignar quien elabo ro el cuadro , y remitirlo a la
Co o rdinació n a quien este designe, para su revisió n y visto
bueno .
Enviar las ofertas recibidas a la Asesora Legal El encargado de la co ntratació n en caso que se amerite,
de la DAF para la revisión de aspectos legales co nfeccio nara un o ficio en el cual co nsignara las o fertas
16 recibidas y so licitara el criterio legal de las mismas, en el o ficio
correspondientes (en los casos que se considere indicara co nfeccio nado po r el y un espacio para el visto
necesario). bueno del Co o rdinado r de pro veeduría.
La A seso ra Legal de la DA F analizara cada una de las o fertas

Revisar los aspectos legales de las ofertas y llenara el instrumento diseñado para tal fin, y lo remitirá a la
17
recibidas. P ro veeduría, en lo s caso s que lo requiera señalara si se debe
subsanar algún do cumento o info rmació n
El encargado de la co ntratació n de ser necesario

Recibir el expediente con el criterio legal de las co nfeccio nara un o ficio en el cual co nsignara las o fertas
18 recibidas y so licitara el criterio técnico de las mismas, en el
ofertas o ficio indicara co nfeccio nado po r el y visto bueno del
Co o rdinado r de P ro veeduría.
Abreviaturas:
D Área Técnica (dependencia solicitante)
PR Prov eeduría Institucional DAF Dirección Administrativ o Financiera
17
Procedimiento:
Elaborado por:

UNIDADES EJECUTORAS
D PROV AL FC DGAE DAF DAE
El encargado de la contratación, basado en los criterios
Legal y Técnico, y al cuadro comparativo,
Elaboración de orden de compra y confeccionara la o las ordenes de compra. Si en el
19
comunicado de adjudicación concurso existe mas de un oferente debe confeccionar
la boleta de comunicado de adjudicación la cual se
remite a la DAF, para su firma.
El coordinador de la proveeduría, verifica la
información contenida en la orden de compra y de estar
20 Visto bueno de la orden de compra incorrecta la devuelve, si esta correcta le da visto
bueno, y remite comunicado al Área Financiero
Contable para que le den contenido presupuestario.
La Coordinación de proveeduría informara a la DAF

que existe orden de compra para aprobación, y en
Dictar acto final, aprobando la orden de casos requeridos remitirá boleta de comunicado de
21 compra y en caso requerido firmando boleta adjudicación para su respectiva firma. La DAF aprobara
la orden de compra, y en casos requeridos firmara la
de comunicado de adjudicación. boleta de comunicado de adjudicación y la remitirá a la
Coordinación de proveeduría.
La persona asignada realizara comunicara a todos los

Comunicar orden de compra y comunicado de oferentes la boleta de comunicado de adjudicación,
22 x
adjudicación enviara la orden de compra al oferente adjudicado y a la
UD.
El encargado de la contratación incluye la adjudicación

23 Incluir la adjudicación en el SIAC. x
al SIAC,.
De requerirse la DS mediante oficio dará la orden de

24 Dar orden de Inicio a la contratación. inicio, caso contrato la orden de inicio será a partir del
comunicado de la orden de compra.
La DS es la responsable del seguimiento, ejecución y

recepción del bien o servicio contratado. la DS debe
remitir al área financiera contable el cronograma de
25 Dar ejecución y seguimiento a la orden compra
pago de que la contratación considere pagos parciales
correspondiente ya sea en un solo pago o en pagos
parciales.
La DS debe remitir por cada pago requerido la boleta de

26 Realizar tramite de pago recibo de bienes y servicios debidamente llena y firmada
a la proveeduría.
Ingresar las solicitudes de pago con la La proveeduría ingresa al sistema el trámite de pago
27 ejecución del contrato al Área Financiero- x para posteriormente solicitar al Área Financiera
contable el o los pagos correspondientes.
Contable.
28 Ejecutar pago
x
fin
Abreviaturas:
18
Procedimiento:
Contratación Directa por excepción
1. Introducción
ii. Alcance


sigla nombre
AL Asesoría Legal.
JD Junta Directiva
19
Procedimiento
Directa por excepción
5. Diagrama SIPOCR
Requerimientos del
cliente
sobre la normativ a
serv icios.
del contenido
presupuestario.
publicarlo.

bienes y servicios.
Adjudicarel bien o
servicio.
20
Procedimiento:
Directa por excepción
Elaborado por:
6. Diagrama de Flujo activ ida

UNIDADES EJECUTORAS
D PRV AL FC DGAE DAF PE JD
Las necesidades de contratación se reflejan en el Plan
Identificar la necesidad de contratación de de Compras Institucional, correspondiente. Pueden
1 existir necesidades de compra directa que no
bienes o servicios. necesariamente, están reflejadas en el Plan de
Compras Institucional.
2 Estimar el monto del servicio o bien por adquirir Por medio de sondeo
Definir el monto y/o naturaleza de la Determinar si es una contrataciòn directa por

3
contratación de bienes o servicios. excepción.
En caso de contrataciones directas por excepcion: la

Elaborar los términos de referencia y tramitar la SBS debe firmarla la DS, y la Dirección
correspondiente. De previo a
SBS correspondiente para la autorización de la que la Dirección correspondiente autorice la SBS,
instancia competente. Enviara los terminos en solicitara al Area Financiero Contable incorporar a la
4 SBS el sello que garantiza la existencia de contenido
medio digital a la Proveeduria haciendo presupuestario. o incoporara la constancia si a asi se
referencia a cual SBS corresponden (numero de requiere. se requerira aprobación de la Presidencia
Ejecutiva o de la Junta Directiva si los montos
formulario) concuerdan con los de una licitación abreviada o
pública.
El área Financiero Contable remitira la SBS a la

Solicitar al Área Financiero Contable la dirección correspondiente, con el sello que indique que
5 cuenta con contenido, si éste es insuficiente o no
verificación del presupuesto. cuenta con el tambien devolvera la SBS, con la
indicación del caso.
Cuando exceptúa una licitación pública debe ser

6 Recibir la aprobación
aprobado por JD, una licitación abreviada la PE
La aprobación del inicio de la contratación por

Contratación directa por excepción debe ser remitido
Enviar la aprobación de inicio de la por la Dirección, la presidencia o la Ju correspondiente
7
contratación del bien o servicio a Proveeduría. a la Proveeduría junta Directiva segun sea el caso,
adjuntando los siguientes documnetos: SBS
debidamente firmada y los Terminios de Referencia
Abreviaturas:
21
Procedimiento:
Elaborado por:

UNIDADES EJECUTORAS
D PRV AL FC DGSE DAF

a apro bacio nes co rrespo ndientes, que cuente co n co ntenido
presupuestario , que no este ingresando de fo rma
Recibir la SBS y términos de referencia, para extempo ranea, de no cumplir co n alguna de las anterio res no
sera recibida. De ser recibida la SB S se registrata en el co ntro l
8 realizar el registro, confección de expediente y digital diseñado para tal efecto , se le asignara el numero de
asignación. co ntratació n, se co nfeccio nara el expediente co rrespo ndiente
el cual debe indicar el numero de co ntratació n, descripció n del
bien o servicio a adquirir. se traslada a la Co o rdinació n de
P ro veeduria.
El encargado de la co ntratació n co nfeccio na o ficio dirigido a

la A seso ria Legal o A seso ra Legal de la DA F, so licitando la
Solicitar resolución de la JD o Presidencia co nfecció n de una reso lucio n para presindir de lo s pro ceso
10
Ejecutiva, según corresponda de co ntratació n, para po sterio rmente ser firmado po r la
P residencia Ejecutiva o la DA F. Dicho o ficio requiere de vb
de la Co o rdinació n de P ro veeduria
Firma de resolucion de prescindir de los La P residencia Ejecutiva o la DA F, según se el caso , firma la

11
procedimientos reso lució n y la envia a la P ro veeduria junto co n el expediente
El funcio nario encargado de la co ntratació n elabo ra el pliego

12 Confeccionar el pliego de condiciones. x
de co ndicio nes. Y lo remitira a la Co o rdinació n para su vb.
Incluir al SIAC la infomación de la El funcio nario encargado de la co ntratació n incluira la

13 info rmació n en el sistema SIA C, y en el co ntro l digital
contratación. diseñado para tal efecto .
envia invitación al potencial oferente El funcio nario encargado de la co ntratació n, co nfeccio nara y
14
seleccionado. remitira la invitacio nes al pro veedo r seleccio nado .
Recibir la propuesta del proceso de

15 Se recibe la pro puesta
contratación.
El encargado de la co ntratacio n co nfeccio nara un o ficio en el

cual co nsignara info rmació n de la pro puesta recibida y
Enviar las propuesta recibida Área de Asesoría so licitara el criterio legal de la misma, en el o ficio indicara
16 Legal o a la Asesora Legal de la DAF, para la co nfeccio nado po r el y un espacio para el visto bueno del
Co o rdinado r de pro veeduria. De requirse se enviara el
revisón de aspectos legales correspondientes. expedinte junto co n la pro puesta a la A seso ra Legal de la
DA F, para el analisis legal de la misma.
Enviar las ofertas recibidas al Área de Asesoría

Realiza revisió n de o fertas y remite expediente a la
17 Legal para la revisión de aspectos legales P ro veeduria, de requerirse so licitara subsanacio nes.
correspondientes
Recibir el expediente con el criterio legal de las El encargado de la co ntratació n recibe el expediente y
18 X co nfeccio na o ficio so licitando criterio tecnico de la
ofertas pro puesta.
La DS analizara to da la pro puesta y remitira un o ficio a la

Revisar los aspectos técnicos de la propuesta pro veeduria en la cual indicara, si la o las pro puesta cumple o
19
recibida y elaborar oficio no cumplen co n el o bjeto o bien so licitado ,. de ser necesario
so licitara subsanació n de info rmació n o do cumentacio n.
20 x
El funcio nario encargado de la co ntratació n co nfeccio nara y

Solicitar las subsanaciones necesarias a las enviara lo s o ficio s necesario s para la so licitud de
21
ofertas presentadas. subsanacio nes so licitado s po r la A seso ria Legal, aseso ra
Legal de la DA F y la DS,
Ampliar los criterios tecnicos a partir de las De ser requerio po sterio r a la recepció n de las subsanaciò nes
22 el funcio nario encargado de la co ntratació n so licitara a la DS,
subsanaciones amplie el criterio técnico de las pro puesta.
El encargado de la licitaciò n pro cede a co nfeccio nar y enviar

Solicitar la garantía de cumplimiento al b o ficio u o ficio s so licitando el depo sito de la garantia de
23
oferente adjudicado. cumplimiento , de este do cumento se debe remitir co pia a la
teso reria.
Abreviaturas:
22
Procedimiento:
Elaborado por:

UNIDADES EJECUTORAS
D PROV AL FC DGAE DAF
b Una vez recibida la o la garantia, el encargado de la
co ntratació n co nfeccio nara o ficio so licitando a la
Solicitar la elaboración del contrato (AL) u A seso ria Legal la co nfecció n del co ntrato , en caso que
24 en el pliego se indique que se co nfeccio naran o rdenes
orden de compra (PROV) de co mpra no se requiere la so licitud de co ntrato , ni
refrendo . Se envia co pia de la o rdene de co mpra a la
DS. para que emita las o rden de inicio .
La A seso ria Legal co nfeccio nara el co ntrato y lo s

Elaboración y firma del contrato por parte del remitira a la P residencia Ejecutiva para su firma,
25 po sterio rmente citara al adjuciado para la respectiva
adjudicado. firma del co ntrato . Una vez firmado s remitira el
expediente y el co ntrato a la pro veeduria.
El encargado de la co ntratació n incluye el o lo s

co ntrato s al SIA C, po sterio rmente remite mediante
26 Incluir el contrato en el SIAC. o ficio a la aseso ria legal para la so licitud del refrendo
interno . Si se co nfeccio nan o rdenes de co mpra no
requiere de refrendo .
La aseso ria legal remitira el expediente junto al co ntrato

27 Realizar el Refrendo del contrato. o riginal refrendado a la P ro veeduria, co pias de co ntrato
a la co o rdinació n Financiera Co ntable y al DS.
Una vez queda en firme el encargado de la co ntratació n

o la perso na desiganada co municara la o las o rdenes
28 Dar orden de Inicio a la contratación.
de co mpra a lo s o ferentes a la DS co rrespo ndiente. Y
incluira al SIA C la adjudicació n.
La D, remite o ficio a la o las perso nas adjudicadas

29 Dar ejecución y seguimiento al contrato co municando la o rden de inicio de la co ntratació n, debe
remitir co pia al expediente.
La DGA E, DA F O DP es la respo nsable del

seguimiento , ejecució n y recepció n del bien o servicio
co ntratado . la DGA E debe remitir al area financiera
30 Realizar tramite de pagos X co ntrable el cro no grama de pago de que la
co ntratació n co nsidere pago s parciales
co rrespo ndiente ya sea en un so lo pago o en pago s
parciales.
Ingresar las solicitudes de pago con la La DS debe remitir po r cada pago requerido la bo leta de
31 ejecución del contrato al Área Financiero- X recibo de bienes y servicio s debidamente llena y firmada
a la pro veeduria.
Contable.
La pro veeduria ingresa al sistema el trámite de pago
32 Ejecutar pagos para po sterio rmente so licitar al Á rea Finaciera co ntable
el o lo s pago s co rrespo ndientes.
fin
Abreviaturas:
23
Procedimiento:
Licitación Abreviada
1. Introducción
ii. Alcance


sigla nombre
AL Asesoría Legal.
JD Junta Directiva
24
Procedimiento
PAD- 021 Adquisición de bienes o servicios por Licitación
Abreviada
5. Diagrama SIPOCR
Requerimientos del
cliente
sobre la normativ a
serv icios.
del contenido
presupuestario.
publicarlo.

bienes y servicios.
Adjudicarel bien o
servicio.
25
Procedimiento: PAD- 021 Adquisición de bienes o servicios por Licitación Abreviada
Elaborado por:
Actualiza 26/08/2014

UNIDADES EJECUTORAS
Identificar la necesidad de contratación de Las necesidades de contratación se reflejan en el Plan de Compras Institucional, correspondiente.
1 x Pueden existir necesidades de compra directa que no necesariamente, están reflejadas en el Plan de
bienes o servicios. Compras Institucional.
Esta investigación de mercado incluye la realización de las estimaciones de precios, en la

Realizar una investigación de precios en el contratación del bien o servicio que se desea obtener. Este puede ser proformas o estimaciones
2 mercado y términos de referencia, para la basadas en compras o contrataciones antes realizadas, dicha información debe consignarse en los
términos de referencia. sin no se recibe respuesta de algún o alguno de los consultados se debe dejar
contratación de bienes o servicios. constancia en los términos de referencia.
Definir el monto y/o naturaleza de la Determinar si es una contratación directa de escasa cuantía, una contratación directa por excepción,
3
contratación de bienes o servicios. licitación abreviada o pública.
Elaborar los términos de referencia y tramitar la

SBS correspondiente para la autorización de la En caso de contrataciones directas de escasa cuantía y por excepción: la SBS debe firmarla la DS, y
la Dirección correspondiente. Licitación abreviada, la DS, la Dirección correspondiente y la
instancia competente. Enviara los términos en Presidencia Ejecutiva. Licitación Pública la DS, Dirección correspondiente, y se le adjunta Acuerdo
4
medio digital a la Proveeduría haciendo de Junta Directiva. De previo a que la Dirección correspondiente autorice la
SBS, solicitare solicitara al Área Financiero Contable incorporar a la SBS el sello que garantiza la
referencia a cual SBS corresponden (numero de existencia de contenido presupuestario. o incorporara la constancia si a así se requiere.
formulario)
Enviar a aprobación a las DAF O DGAE, según

5
corresponda
Solicitar al Área Financiero Contable la El área Financiero Contable remitirá la SBS a la dirección correspondiente, con el sello que indique
6 que cuenta con contenido, si éste es insuficiente o no cuenta con el también devolverá la SBS, con la
verificación del presupuesto. indicación del caso.
SÍ
Si la respuesta es No, se devuelve al Área Financiero-contable para liberar el contenido
¿Se aprueba el inicio de la contratación? Ver Obs
NO
presupuestario reservado.
SÍ
Recibir la aprobación de la Dirección

7
correspondiente
Enviar la aprobación de inicio de la La aprobación del inicio de la contratación por licitación abreviada debe ser remitido por la
7 Presidencia Ejecutiva a la Proveeduría con los siguientes documentos: SBS firmada, Términos de
contratación del bien o servicio a Proveeduría. Referencia.
Abreviaturas:
AL Asesoría Legal DAE Dirección General de Áreas Estratégicas
26
Elaborado por:

UNIDADES EJECUTORAS
D PRV AL FC DGAE DAF
a Se recibe la SBS, se verifica la existencia de todas las aprobaciones correspondientes, que cuente con contenido
Recibir la SBS y términos de referencia, para realizar el registro, presupuestario, que no este ingresando de forma extemporánea, de no cumplir con alguna de las anteriores no será recibida.
8 De ser recibida la SBS se registrara en el control digital diseñado para tal efecto, se le asignara el numero de contratación, se
confección de expediente y asignación. confeccionara el expediente correspondiente el cual debe indicar el numero de contratación, descripción del bien o servicio a
adquirir. se traslada a la Coordinación de Proveeduría.
La coordinación de proveeduría analiza los términos de referencia, y procede a asignar la contratación al funcionario
9 Analizar la información de la SBS y los términos de referencia. encargado del proceso.
Confeccionar el cartel y enviar el borrador de este, a la El funcionario encargado de la licitación elabora el cartel y lo envía por medio digital a la DS, para su visto bueno o la
10 x
Dependencia Solicitante. indicación de alguna observación o cambio.
11 Revisar y aprobar el cartel correspondiente. La DS remite en forma digital, el visto bueno al cartel, y en caso de requerir alguna corrección la indicará.
Recibir el expediente con el cartel con el visto bueno de la El funcionario encargado de la licitación realiza los cambios de ser requeridos, y remite el expediente con el cartel a la
12 x
Asesoría Legal y de la DGAE Coordinación de Proveeduría para su revisión y envió a la Asesoría Legal.
Recibir el expediente con el cartel con el visto bueno de la El funcionario encargado de la licitación recibe el expediente y de ser requerido realiza las correcciones solicitadas por la
13 Asesoría Legal, si es necesario solicitara a la DS, ampliar información, una vez corregido lo remite a la Coordinación de
Asesoría Legal y la DS Proveeduría para aprobación de previo a su publicación-
El funcionario encargado de la Licitación incluirá la información en el sistema SIAC, y en el control digital diseñado para tal
14 Incluir al SIAC la información de la contratación efecto.
Invitar a potenciales proveedores, publicar en la pagina web El funcionario encargado de la Licitación, confeccionara y remitirá las invitaciones a los potenciales oferentes y de ser
15 institucional, y de ser requerido en un Periódico de circulación necesario realizara la tramitación necesaria para realizar la publicación en un diario de circulación nacional. Una vez realizada
la invitación y publicación se incorporará el cartel en la página web del INAM U.
nacional.
Si lo objetado es de carácter técnico se solicitara a la DS, analizar y dar respuesta a los puntos, objetados, información que
16 Recibir objeciones al Cartel. servirá de insumo a la Asesoría Legal para dar respuesta a la objeción, de requerirse se confeccionara la fe erratas
correspondiente y de ser necesario se ampliara el plazo para recibir ofertas.
Se reciben las ofertas, y el funcionario encargado de la licitación las custodia hasta el día y hora destinado para la apertura
17 Recibir las ofertas del proceso de contratación. de ofertas.
El funcionario encargado de la licitación en coordinación con otro funcionario o funcionaria de la proveeduría realizaran el
acto de apertura, que consiste en clasificar las ofertas en el orden de recepción, abrirlas y foliarlas, una vez foliadas, se
confecciona el acta en la cual se consigna como mínimo el nombre de la persona oferente, numero de cedula de identidad o
18 Realizar la apertura de ofertas, confección del acta. jurídica, cantidad de folios que componen la oferta, monto total de la oferta, folio donde se encuentra dicho monto, indicar el
folio donde se encuentra la garantía si se solicito. De haber presencia de personas que representan a las ofertas se
consignara en el acta el nombre y numero de oferta que representa. todos deben firmar el acta. En el acto se incorporara al
expediente copia del acta.
Enviar las ofertas recibidas al Área de Asesoría Legal para la El encargado de la licitación confeccionara un oficio en el cual consignara las ofertas recibidas y solicitara el criterio legal de
19 las mismas, en el oficio indicara un espacio para indicar quien confeccionó el oficio y un espacio para el visto bueno del
revisión de aspectos legales correspondientes Coordinador de proveeduría.
La Asesoría Legal analizara cada una de las ofertas y llenara el instrumento diseñado para tal fin, y lo remitirá a la
20 Revisar los aspectos legales de las ofertas recibidas.
Proveeduría, en los casos que lo requiera señalara si se debe subsanar algún documento o información
El encargado de la licitación confeccionara un oficio en el cual consignara las ofertas recibidas y solicitara el criterio técnico
21 Recibir el expediente con el criterio legal de las ofertas
de las mismas, en el oficio indicara confeccionado por el y visto bueno del Coordinador de Proveeduría.
La DS analizara todas las ofertas y remitirá un oficio a la proveeduría en la cual indicara, si la o las ofertas cumplen o no
Revisar los aspectos técnicos de las ofertas recibidas y elaborar cumplen con el objeto o bien solicitado, los requisitos de admisibilidad, y cualquier otro factor de valoración indicado en el
22
oficio cartel, también se debe consignar con cuales folios del expediente estaría comprobando cada factor o requisito. de ser
necesario solicitara subsanación de información o documentación.
El funcionario encargado de la licitación confeccionara y enviara los oficios necesarios para la solicitud de subsanaciones
23 Solicitar las subsanaciones necesarias a las ofertas presentadas.
solicitados por la Asesoría Legal y la DS,
De ser requerido posterior a la recepción de las subsanaciones el funcionario encargado de la licitación solicitara a la DS,
24 Ampliar los criterios técnicos a partir de las subsanaciones
amplié el criterio técnico de las ofertas.
Abreviaturas:
AL Asesoría Legal DAE Dirección General de Áreas Estratégicas
27
Elaborado por:

UNIDADES EJECUTORAS
D PROV AL FC DGAE DAF PE
b
El funcio nario encargado de la co ntratació n prepara el análisis integral do nde se co nsigna co mo

mínimo : no mbre y numero de la licitació n, cantidad de pro veedo res invitado s a o fertar o medio de
publicació n, fecha y ho ra que se recibiero n las o fertas, descripció n de las o fertas recibidas,
25 Realizar el análisis integral de ofertas
co mparació n de mo nto s o fertado s vs presupuesto , resumen de análisis legal, y técnico , aplicació n
de lo s facto res de valo ració n y cuadro resumen do nde se indican la calificació n to tal recibida po r
cada o ferta.
Realizar la reunión de comisión para

El co o rdinado r de pro veeduría co nvo cará a reunió n de co misió n de reco mendació n, co nfo rmada
26 recomendación de adjudicación y elaborar acta
po r el co o rdinado r de pro veeduría, aseso ra legal de la DA F y la titular de la DS.
con recomendación final
El co o rdinado r de la pro veeduría, remite el expediente junto co n el acta de reco mendació n a la

A seso ría Legal quien a su vez lo remite junto co n la reso lució n co rrespo ndiente a la P residencia
27 Dictar el acto final de la Licitación Abreviada. Ejecutiva para su firma. Luego remite el expediente junto co n la reso lució n co rrespo ndiente a la
P ro veeduría.
El encargado de la licitació n co municara a to do s lo s o ferentes la reso lució n que dicta el acto final
28 Comunicar el acto final y de ser necesario realiza to da la tramitació n para que se publique en el diario de circulació n
nacio nal.
En esta actividad, cabe la po sibilidad que se reciban recurso s de apelació n a la reso lució n del acto
final. Estas deberán a analizarse y presentarse ante la A dministració n, mientras que su respectiva
29 Dar firmeza del Acto Final. x
respuesta deberá ser emitida po r la unidad so licitante, A seso ría Legal y la Co misió n de
A djudicació n.
Solicitar la garantía de cumplimiento al oferente Una vez que adquiera firmeza la licitació n el encargado de la licitació n pro cede a co nfeccio nar y
30 enviar o ficio u o ficio s so licitando el depo sito de la garantía de cumplimiento , de este do cumento
adjudicado. se debe remitir co pia a la teso rería.
Una vez recibida la o las garantías, el encargado de la licitació n co nfeccio nara o ficio so licitando a
Solicitar la elaboración del contrato a la Asesoría la A seso ría Legal la co nfecció n del o lo s co ntrato s, en caso que en el cartel se indique que se
31
Legal. co nfeccio naran o rdenes de co mpra no se requiere la so licitud de co ntrato , ni refrendo . Se envia
co pia de la o las o rdenes de co mpra a la DS. para que emita las o rdenes de inicio .
Elaboración y firma del contrato por parte del La A seso ría Legal co nfeccio nara el o lo s co ntrato s y lo s remitirá a la P residencia Ejecutiva para
32 su firma, po sterio rmente citara a lo s adujado s para la respectiva firma del co ntrato . Una vez
adjudicado. firmado s remitirá el expediente y el o lo s co ntrato s a la pro veeduría.
El encargado de la licitació n incluye el o lo s co ntrato s al SIA C, po sterio rmente remite mediante

33 Incluir el contrato en el SIAC. x o ficio a la aseso ría legal para la so licitud del refrendo interno . Si se co nfeccio nan o rdenes de
co mpra no requiere de refrendo .
La aseso ría legal remitirá el expediente junto al co ntrato o riginal refrendado a la P ro veeduría,
34 Realizar el Refrendo del contrato. co pias de co ntrato a la co o rdinació n Financiera Co ntable y al DS.
La DS, remite o ficio a la o las perso nas adjudicadas co municando la o rden de inicio de la
35 Dar orden de Inicio a la contratación. co ntratació n, debe remitir co pia al expediente.
La DS es la respo nsable del seguimiento , ejecució n y recepció n del bien o servicio co ntratado . la
36 Dar ejecución y seguimiento al contrato DS debe remitir al área financiera co ntable el cro no grama de pago de que la co ntratació n
co nsidere pago s parciales co rrespo ndiente ya sea en un so lo pago o en pago s parciales.
Realizar el trámite para el pago de bien o La DS debe remitir po r cada pago requerido la bo leta de recibo de bienes y servicio s debidamente
37
servicio llena y firmada a la pro veeduría.
Ingresar las solicitudes de pago con la ejecución La pro veeduría ingresa al sistema el trámite de pago para po sterio rmente so licitar al Á rea
38 x
del contrato al Área Financiero-Contable. Financiera co ntable el o lo s pago s co rrespo ndientes.
39 Ejecutar pago
fin
Abreviaturas:
AL Asesoría Legal DGAE Dirección de General Áreas Estratégicas
28
Procedimiento:
Licitación Pública
1. Introducción
ii. Alcance


sigla nombre
D Dependencia
AL Asesoría Legal.
JD Junta Directiva
29
Procedimiento
Pública
5. Diagrama SIPOCR
Requerimientos del
cliente
sobre la normativ a
serv icios.
del contenido
presupuestario.
publicarlo.

bienes y servicios.
Adjudicarel bien o
servicio.
30
Procedimiento:
Pública
Elaborado por:
PRV AL FC DGAE DAF PE JD
Las necesidades de contratación se reflejan en el Plan de

Identificar la necesidad de contratación de Compras Institucional, correspondiente. Pueden existir
1
bienes o servicios. necesidades de compra directa que no necesariamente, están
reflejadas en el Plan de Compras Institucional.
Esta investigación de mercado incluye la realización de las

estimaciones de precios, en la contratación del bien o servicio
Realizar una investigación de precios en el que se desea obtener. Este puede ser proformas o estimaciones
2 mercado y términos de referencia, para la basadas en compras o contrataciones antes realizadas, dicha
infromacion debe consignarse en los terminos de referencia. sin
contratación de bienes o servicios. no se recibe respuesta de algun o alguno de los consultados se
debe dejar constancia en los terminos de referencia.
Definir el monto y/o naturaleza de la Determinar si es una contrataciòn directa de escasa cuantia, una
3
contratación de bienes o servicios. contrataciòn directa por excepciòn, licitaciòn abreviada o pùblica.
Elaborar los términos de referencia y tramitar la

SBS correspondiente para la autorización de la
4 instancia competente. Enviara los terminos en
medio digital a la Proveeduria haciendo
referencia a cual SBS corresponden (numero de
El área Financiero Contable remitira la SBS a la dirección
Solicitar al Área Financiero Contable la correspondiente, con el sello que indique que cuenta con
5
verificación del presupuesto. contenido, si éste es insuficiente o no cuenta con el tambien
devolvera la SBS, con la indicación del caso.
NO SÍ
Si la respuesta es No, se devuelve al Área Financiero-contable
¿Se aprueba el inicio de la contratación? para liberar el contenido presupuestario reservado.
Ver Obs
La aprobación del inicio de la contratación por licitación pública

Enviar la aprobación de inicio de la debe ser remitido por la secretaria de la Junta Directiva a la
6
contratación del bien o servicio a Proveeduría. Proveeduría con los siguientes documnetos: SBS, Terminios de
Referencia y Acuerdo de Junta.
Abreviaturas:
DS Dependencia solicitante DAF Dirección Administrativ o Financiera
PRV Prov eeduría Institucional DGAE Dirección General de Áreas Estratégicas
AL Asesoría Legal PE Presidencia Ejecutiv a
FC Área Financiero- Contable
31
Procedimiento:
Pública
Elaborado por:
C. Barquero Actualización #¡VALOR!
6, Diagrama de Flujo (Continuación) activ ida
apro bacio nes co rrespo ndientes, que cuente co n co ntenido
Recibir la SBS y términos de referencia, para a presupuestario , que no este ingresando de fo rma extempo ranea,
de no cumplir co n alguna de las anterio res no sera recibida. De
7 realizar el registro, confección de expediente y ser recibida la SB S se registrata en el co ntro l digital diseñado
para tal efecto , se le asignara el numero de co ntratació n, se
asignación. co nfeccio nara el expediente co rrespo ndiente el cual debe indicar
el numero de co ntratació n, descripció n del bien o servicio a
adquirir. se traslada a la Co o rdinació n de P ro veeduria.
Confeccionar el cartel y enviar el borrador de El en funcio nario encargado de la licitació n elabo ra el cartel y lo
9 x envia po r medio digital a la DS, para su visto bueno o la
este, a la DGAE. indicació n de alguna o bservació n o cambio .
La DGA E remite en fo rma digital, el visto bueno al cartel, y en

10 Revisar y aprobar el cartel correspondiente. caso de requerir alguna co rrecció n la indicará.
Se envía el expediente al Area de Asesoría Legal El funcio nario encargado de la licitació n realiza lo s cambio s de
ser requerido s, y remite el expediente co n el cartel a la
11 para la revisión de aspectos legales y a la DGAE x X
Co o rdinació n de P ro veeduría para su revisió n y envio a la
para revisión de aspectos técnicos. A seso ria Legal.
La A seso ria Legal y la DGA E, realiza la revisió n de lo s aspecto s

legales y técnico sdel cartel, de requerirlo so licitara se realicen
12 Revisar y aprobar el cartel correspondiente. x mo dificacio nes, y lo remitira al A rea de P ro veeduria. En caso de
no apro bar se indicara al la Direcció n Co rrespo ndiente lo s
mo tivo s.
El funcio nario encargado de la licitació n recibe el expediente y de
Recibir el expediente con el cartel con el visto ser requerido realiza las co rreccio nes so licitadas po r la A seso ria
13 Legal y la DGA E, si es necesario so licitara a la DS, ampliar
bueno de la Asesoría Legal y de la DGAE info rmació n, una vez co rregido lo remite a la Co o rdinació n de
P ro veeduria para apro vació n de previo a su públicació n-
El funcio nario encargado de la Licitació n incluira la info rmació n

14 Incluir al SIAC la infomación de la contratación enel sistema SIA C, y en el co ntro l digital diseñado para tal efecto .
El funcio nario encargado de la Licitació n realizara la tramitació n

Publicar la invitación en el Periodico Oficial La necesaria para realizar la publicació n de la invitació n en el Diario
15
Gaceta Oficial la Gaceta. Una vez realizada la publicació n se inco rpo rará
el cartel en la página web del INA M U.
Si lo o bjetado es de carácter tecnico se so licitara a la DS,

analizar y dar respuesta a lo s punto s, o bjetado s, info rmacio n que
servira de insumo a la A seso ria Legal para dar respuesta a la
16 Recibir objecciones al Cartel. o bjeciò n, de requerirse se co nfeccio nara la fe erratas
co rrespo ndiente y de ser necesario se ampliara el plazo para
recibir o fertas.
Se reciben las o fertas, y el funcio nario encargado de la licitació n

17 Recibir las ofertas del proceso de contratación. las custo dia hasta el dia y ho ra destinado para la apertura de
o fertas.
El funcio nario encargado de la licitació n en co o rdinació n co n

o tro funcio nario o funcio naria de la pro veeduria realizaran el acto
de apertura, que co nsiste en clasificar las o fertas en el o rden de
recepcio n, abrirlas y fo liarlas, una vez fo liadas, se co nfeccio na el
acta en la cual se co nsigna co mo minimo el no mbre de la
Realizar la apertura de ofertas, confección del perso na o ferente, numero de cedula de identidad o juridica,
18 cantidad de fo lio s que co mpo nen la o ferta, mo nto to tal de la
acta. o ferta, fo lio do nde se encuentra dicho mo nto , indicar el fo lio
do nde se encuantra la garantia si se so licito . De haber presencia
de perso nas que representan a las o fertas se co nsignara en el
acta el no mbre y numero de o ferta que representa. to do s deben
firmar el acta. En el acto se inco rpo rata al expediente co pia del
acta.
Enviar las ofertas recibidas al Área de Asesoría El encargado de la licitacio n co nfeccio nara un o ficio en el cual
co nsignara las o fertas recibidas y so licitara el criterio legal de las
19 Legal para la revisón de aspectos legales mismas, en el o ficio indicara co nfeccio nado po r el y un espacio
correspondientes para el visto bueno del Co o rdinado r de pro veeduria.
La A seso ria Legal analizara cada una de las o fertas y llenara el

Revisar los aspectos legales de las ofertas instrumento diseñado para tal fin, y lo remitira a la P ro veeduria,
20
recibidas. en lo s caso s que lo requiera señalara si se debe subsanar algun
do cumento o info rmació n
El encargado de la licitacio n co nfeccio nara un o ficio en el cual

Recibir el expediente con el criterio legal de las co nsignara las o fertas recibidas y so licitara el criterio tercnico de
21
ofertas las mismas, en el o ficio indicara co nfeccio nado po r el y visto
bueno del Co o rdinado r de P ro veeduría.
La DGA E analizara to das las o fertas y remitira un o ficio a la

pro veeduria en la cual indicara, si la o las o fertas cumplen o no
Revisar los aspectos técnicos de las ofertas cumplen co n el o bjeto o bien so licitado , lo s requisito s de
admisibilidad, y cualquier o tro facto r de valo ració n indicado en el
22 recibidas y enviar oficio con criterios técnicos a cartel, tambien se debe co nsignar co n cuales fo lio s del
PRV expediente estaria co mpro bando cada facto r o requisito . de ser
necesario so licitara subsanació n de info rmació n o
do cumentacio n.
Solicitar las subsanaciones necesarias a las El funcio nario encargado de la licitació n co nfeccio nara y enviara
23 lo s o ficio s necesario s para la so licitud de subsanacio nes
ofertas presentadas. so licitado s po r la A seso ria Legal y la DGA E,
Ampliar los criterios tecnicos a partir de las De ser requerio po sterio r a la recepció n de las subsanaciò nes el
24 funcio nario encargado de la licitació n so licitara a la DGA E,
subsanaciones (Solo de ser necesario) amplie el criterio técnico de las o fertas.
Abreviaturas:
AT Área Técnica (dependencia solicitante) DT Dirección Técnica
32
Procedimiento: PAD- 022 Adquisición de bienes o servicios por Licitación Pública
Elaborado por:

b
El funcio nario encargado de la co ntratació n prepara el analisis integral do nde se
co nsigna co mo minimo : no mbre y numero de la licitació n, cantidad de pro veedo res
invitado s a o fertar o medio de publicacio n, fecha y ho ra que se recibiero n las
25 Realizar el analisis integral de ofertas o fertas, desripció n de las o fertas recibidas, co mparació n de mo nto s o fertado s vs
presupuesto , resumen de analisis legal, y tecnico , aplicacio n de lo s facto res de
valo racio n y cuadro resumen do nde se indican la calificacio n to tal recibida po r cada
o ferta.
Realizar la reunión de comisión para El co o rdinado r de pro veeduria co nvo cará a reunió n de co misió n de reco mendació n,
26 recomendación de adjudicación y elaborar X X co nfo rmada po r el co o rdinado r de pro veeduria, aseso ra legal de la DA F y la titular
de la DGA E.
acta con recomendación final
El co o rdinado r de la pro veeduria, remite el expediente junto co n el acta de

reco mendació n a la A seso ria Legal quien a su vez lo remite a la P residencia
27 Dictar el acto final de la Licitación Pública. Ejecutiva para que sea la Junta Directiva quien dicte el acto final mediante la emisió n
de un acuerdo de JD. Luego remite el expediente junto co n el acuerdo a la
P ro veeduría.
El encargado de la licitació n realiza to da la tramitació n necesaria para que se

28 Publicar el acto final.
publique en el diario o ficial la Gaceta, el acto final dictado po r la JD.
En esta actividad, cabe la po sibilidad que se reciban recurso s de apelació n a la

reso lució n del acto final. Estas deberán a analizarse y presentarse ante la
29 Dar firmeza del Acto Final. x
Co ntralo ría General de la República, mientras que su respectiva respuesta deberá
ser emitidad po r la unidad so licitante, A seso ría Legal y la Co misó n de A djudicació n.
Solicitar la garantía de cumplimiento al Una vez que adquiera firmeza la licitació n el encargado de la licitaciò n pro cede a
30 co nfeccio nar y enviar o ficio u o ficio s so licitando el depo sito de la garantia de
oferente adjudicado. cumplimiento , de este do cumento se debe remitir co pia a la teso reria.
Una vez recibida la o las garantias, el encargado de la licitació n co nfeccio nara o ficio
Solicitar la elaboración del contrato a la so licitando a la A seso ria Legal la co nfecció n del o lo s co ntrato s, en caso que en el
31
Asesoría Legal. cartel se indique que se co nfeccio naran o rdenes de co mpra no se requiere la
so licitud de co ntrato
La A seso ria Legal co nfeccio nara el o lo s co ntrato s y lo s remitira a la P residencia

Elaboración y firma del contrato por parte del Ejecutiva para su firma, po sterio rmente citara a lo s adjuciado s para la respectiva
32
adjudicado. firma del co ntrato . Una vez firmado s remitira el expediente y el o lo s co ntrato s a la
pro veeduria.
El encargado de la licitació n incluye el o lo s co ntrato s al SIA C, po sterio rmente

remite mediante o ficio a la aseso ria legal para la so licitud del refrendo ya sea interno
33 Incluir el contrato en el SIAC. x
o ante la Co ntralo ria General de la Republica, en este caso debe ser remitido po r la
A seso ria Legal.
34 Solicitar el refrendo a la CGR
35 Recibir el refrendo por parte de la CGR X
La DGA E o DA F, remite o ficio a la o las perso nas adjudicadas co municando la

36 Dar orden de Inicio a la contratación. x
o rden de inicio de la co ntratació n, debe remitir co pia al expediente.
La DGA E o DA F es la respo nsable del seguimiento , ejecució n y recepció n del bien

o servicio co ntratado . la DS debe remitir al area financiera co ntrable el cro no grama
37 Dar ejecución y seguimiento al contrato
de pago de que la co ntratació n co nsidere pago s parciales co rrespo ndiente ya sea
en un so lo pago o en pago s parciales.
Realizar el trámite para el pago de bien o La DGA E o DA F debe remitir po r cada pago requerido la bo leta de recibo de bienes y
38
servicio servicio s debidamente llena y firmada a la pro veeduria.
Ingresar las solicitudes de pago con la

La pro veeduria ingresa al sistema el trámite de pago para po sterio rmente so licitar al
39 ejecución del contrato al Área Financiero- x
Á rea Finaciera co ntable el o lo s pago s co rrespo ndientes.
Contable.
Abreviaturas:
AT Área Técnica (dependencia solicitante)
33
Procedimiento:
Licitación Pública
Elaborado por:

UNIDADES EJECUTORAS
AT PRV AL FC DGAE DAF PE JD
40 Recibir las solicitudes de pago.
41 Liquidar los pagos solicitados.
fin
Abreviaturas:
AT Área Técnica (dependencia solicitante)
Modificaciones presupuestarias y presupuestos extraordinarios.

Las variaciones al presupuesto se regirán por lo contenido en las Normas Técnicas
de la CGR, y normativa vinculante.
Para el caso de Modificaciones Presupuestarias, la UPI mediante el cronograma

que anualmente elaborará donde se establecerán la cantidad de estas,
mantendrá una vez aprobada cada modificación un expediente que contenga
toda la información relacionada y lo señalará con el número de modificación que
corresponda. Ejemplo: MP01-2014.
Las variaciones al presupuesto corresponden a los ajustes cuantitativos y

cualitativos al presupuesto aprobado por las instancias la Junta Instituto Nacional
de la Mujeres y la CGR necesarias para el cumplimiento de los objetivos y metas,
derivada de cambios en el ámbito interno y externo de índole económico,
financiero, administrativo y legal, que pueden ocurrir durante el desarrollo del Plan
Presupuestario Anual.
La remisión de los documentos a los entes u órganos externos se hará mediante

oficios firmados por la Presidenta Ejecutiva, los cuales deben llevar anexo el
34
acuerdo de la Junta Directiva del Instituto Nacional de la Mujeres, así como
cualquier otra información que establezca el ordenamiento jurídico vigente.
La Presidenta Ejecutiva podrá, en casos de excepción y debidamente justificados,

solicitar a la CGR, autorización para presentar los documentos en fechas
posteriores a las establecidas por ley, según el artículo anterior.
Cumplir con los plazos que se debe remitir el presupuesto extraordinario a la

aprobación de la CGR, una vez que el mismo sea aprobado internamente, salvo
aquellos casos en que el plazo se establezca expresamente en el ordenamiento
jurídico.
El documento presupuestario (en original y una copia) que se remita a la CGR para
el trámite de aprobación presupuestaria externa, deberá contener el máximo nivel
de detalle posible.
El documento deberá contener como mínimo:
 El acuerdo de aprobación de parte de la Junta Directiva Instituto Nacional
de la Mujeres ,
 Cuadro de ingresos por subpartida y por partida,
 Justificación de ingresos por subpartida,
 Cuadro de egresos por subpartida y partida de cada programa,
 Cuadro de egresos por subpartida y partida consolidado,
 Cuadro de justificación de aumentos por subpartida de egresos;
 El criterio o recomendación de la UPI
 la aprobación respectiva de parte de la Presidencia Ejecutiva,
 el documento donde conste la aprobación llevará las firmas de la
Presidencia Ejecutiva, Dirección Administrativa Financiera y la Jefatura de la
Unidad de Planificación
 Cuadro del Estado del Superávit,
 Certificación de superávit,
 Certificación de cuotas obreras y patronales emitida por la CCSS,
 Otros documentos que faciliten el análisis del documento presupuestario.
Deberá presentarse según el detalle definido en el clasificador de ingresos vigente.

Por su parte, lo correspondiente a la sección de egresos se presentará en el nivel
de partida de los programas presupuestarios y del resumen institucional.
35
Documento que acompañan al proyecto de presupuestario, como mínimo, de las
justificaciones de los movimientos propuestos, de su incidencia en el cumplimiento
de los objetivos y metas del plan operativo institucional y de un detalle de origen y
aplicación de los recursos.
Una nota de presentación del documento debe estar firmada por la Presidenta
Ejecutiva indicando el número de sesión, la fecha en que fue aprobada por la
instancia interna competente y adjuntar copia del acuerdo respectivo, así como
otra información que establezca el ordenamiento jurídico vigente
Estas variaciones al presupuesto, previo a ser remitidos a la Junta Directiva Instituto

Nacional de las Mujeres para su aprobación, y correspondiente trámite, deberán
ser conocidas por las personas Responsables de los Programas Presupuestarios que
se afecte y contar con el visto bueno de la Presidenta Ejecutiva.
Registrar los presupuestos extraordinarios en el SIPP.
FASE 3 Control Presupuestario y Seguimiento al Plan Presupuesto Anual

Tanto el seguimiento del plan anual como las liquidaciones presupuestarias serán
trimestrales, y se basan en los siguientes procedimientos
36
Procedimiento:
PAD- 009 Control Presupuestario y Seguimiento al
Plan Presupuesto Anual
Elaborado por: Sibaja, J., Solano, M., Murillo, C. Actualización: 10/03/2014
1. Introducción
Desarrollar el seguimiento y evaluación del plan presupuesto institucional.
ii. Alcance
Elaborar el informe de seguimiento, evaluación y ejecución presupuestaria institucional.

Dirección Administrativo Financiera y Direccion Técnica.

sigla nombre
JD Junta Directiva.
DGAE Dirección General de Áreas Estratégicas
DAF Dirección Administrativa Financiera.
D Dependencias Institucionales.
PI Unidad de Planificación.
Incumplimiento de lineamientos de ejecución presupuestaria.
Plan Nacional de Desarrollo (PND).
Plan Estratégico Institucional y Plan Operativo Institucional (POI).
Normas técnicas de ejecución presupuestaria.
Directrices y lineamientos de autoridad presupuestaria.
Lineamientos institucionales.
37
Procedimiento
PAD- 009 Control Presupuestario y Seguimiento al Plan
Presupuesto Anual
Elaborado por: Sibaja, J., Solano, M., Murillo, C. Actualización: 10/03/2014
5. Diagrama SIPOCR
Requerimientos del
cliente
Informe de
Contraloría General de la Lineamientos de
Remitir el reporte seguimiento y Dependencias Informes con información
República y otros entes ejecución
quincenal ejecución ev aluación del plan Institucionales. confiable y aportuna.
fiscalizadores. presupuestaria.
presupuestaria. presupuesto.
Dependecias Elaborar los informes de

Institucionales. cumplimiento
programático y
presupuestario.
Informe de cumplimiento Remitir los insumos

Dirección Administración
programático y para los informs de
Financiera.
presupuestario. cumplimiento
programático y
presupuestario.
Elaborar los informes de

Unidad de Planificación.
seguimiento y evalución
para entes
fiscalizadores.
Presentar y aprobar los

Informe de seguimiento,
informes de
ev aluación y ejecución
seguimiento y
presupuestaria.
evaluacion.
El informe final y Enviar los informes de

aprobado de seguimiento y
seguimiento, ev aluación evaluación a los entes
y ejecución fiscalizadores.
presupuestaria.
38
Procedimiento:
PAD- 009 Control Presupuestario y Seguimiento al
Plan Presupuesto Anual
Elaborado por:
Sibaja, J., Solano, M. Actualización 10/03/2014
UNIDADES EJECUTORAS
JD DGAE DAF D FC PI
Este repo rte incluye: el repo rte general y detalle de

o bligacio nes, se envía de fo rma electró nica. Co ntiene
Remitir el reporte quincenal de ejecución el presupuesto o rdinario , presupuesto mo dificado y
1
presupuestaria a las unidades ejecutoras. recurso s dispo nibles y preservado s en la institució n. El
o bjetivo del repo rte, es que cada dependencia le de
seguimiento a la ejecució n de su presupuesto .
Este análisis debe ser co herente co n la planificació n

Analizar el nivel de ejecución integralmente institucio nal establecida. A demás, debe pro curar que el
2 entre las unidades ejecutoras y las instancias análisis sea permanente y sirva de insumo para lo s
info rmes trimestrales, semestrales y anuales, de la
especializadas, para la toma de decisiones. institució n.
Elaborar los informes de cumplimiento Esto s info rmes incluyen el seguimiento al plan de
3 programático y presupuestaria de cada co mpras, el cual deberá ser enviado a la P residencia
Ejecutiva y Junta Directiva, de fo rma bimensual.
dependencia.
Remitir a la Unidad de Planificación, los insumos
Cada Direcció n co nso lida la info rmació n que
4 para los informes de cumplimientos co rrespo nde a cada pro grama presupuestario .
programático y presupuestario.
Consolidar la información programática y En la co nso lidació n, se realiza un análisis co njunto
entre la unidad de planificació n y las direccio nes (para la
presupuestaria para elaborar los informes de to ma de decisio nes). Lo s info rmes trimestrales se
5 evaluación (trimestrales y semestrales) para las presentan ante la P residencia Ejecutiva, Junta Directiva
y DESA F; mientras que lo s info rmes semestrales se
autoridades institucionales y entes remiten a la Co ntralo ría General de la República y o tro s
fiscalizadores. entes fiscalizado res, además de lo s anterio res.
Presentar los informes de seguimiento,

Trimestralmente, se presentan lo s info rmes de
evaluación y ejecución presupuestaria a la ejecució n presupuestaria, semestralmente, lo s
6
Presidencia Ejecutiva, incluyendo medidas info rmes de evaluació n de la gestió n institucio nal y
liquidació n de fo rma anual.
correctivas
Presentar los informes de seguimiento,
7 evaluación y ejecución presupuestaria a la
Junta Directiva.
Aprobar los informes de seguimiento, A pro bació n que se realiza po r la JD, incluye accio nes
8
evaluación y ejecución presupuestaria. co rrectivas para la institució n.
Esto s info rmes se envía po r medio electró nico a la

Co ntralo ría General de la Republica y físico a o tro s
Enviar los informes de seguimiento y evaluación entes fiscalizado res. Co mplementario al segundo
9
del plan presupuesto a los entes fiscalizadores. info rme semestral debe presentarse el info rme de
liquidació n presupuestaria, determinando el nivel de
superávit o déficit presupuestario .
fin
Abreviaturas:
D Dependencias DAF Dirección Administrativ a Financiera
PI Planificación DGAE Dirección General de Áreas Estratégicas
FC Área Financiero- Contable JD Junta Directiv a
Fase 4 Liquidaciones y Evaluaciones

Anualmente y con base en las fechas establecidas por las Normas Técnicas sobre
Presupuestos Públicos, establecidas por la CGR se presentará un informe físico
comprehensivo y una liquidación anual del comportamiento del Plan Presupuesto
Anual que se entenderán como evaluación anual. Sin embargo el INAMU emitirá
directrices específicas para la evaluación externa de planes programas o
39
proyectos institucionales, con el fin de actualizar políticas y el alcance de sus
intervenciones para la promoción y la protección de los derechos de las mujeres.
La evaluación irá en correspondencia al avance que tengan los planes
estratégicos institucionales de mediano y largo plazo.
Siendo así se presentan los flujogramas del procedimiento de Informes de Estados
Financieros, el cual contiene lo relacionado con liquidación y Evaluaciones.
Procedimiento: PAD- 010 Informes de estados financieros
Elaborado por: Chaves, G., Murillo, C. Actualización: 27/02/2014
1. Introducción
Emitir los informes estados financieros de la institución.
ii. Alcance
Informes de estados financieros mensuales y anuales de la institución.

Área Financiero- Contable.

sigla nombre
JD Junta Directiva.
DAF Dirección Administrativo Financiera.
D Dependencias Institucionales.
No suministro de información oportuna.
El Sistema de Gestión Administrativ a Financiera no integra toda la información para el registro de transacciones.
Insuficiencia de recurso humano, que limita el registro y análisis de la información que se genera.
Interrupción en el funcionamiento del Sistema de Gestión Administrativa Financiera.
Políticas y procedimientos contables institucionales y NICSP.
Directrices y normativa de la Contabilidad Nacional, Ley General de Administración Financiera y Presupuestos Públicos.
Ley de Control Interno y Manual Interno, y Normativa emitida por la Contraloría General de la República
40
Procedimiento PAD- 010 Informes de estados financieros
Elaborado por: Chaves, G., Murillo, C. Actualización: 27/02/2014
5. Diagrama SIPOCR
Requerimientos del
cliente
Registrar las Informe de estados

Dependencias Transacciones transacciones Dependencias
financieros mensual y Información oportuna.
Institucionales. económicas diarias. económicas, Instiitucionales.
anual de la institución.
diariamente.
Transacciones
Revisar y contabilizar Asesoría en el registro de
Área Financiero- Contable. económicas diarias
las transacciones las transacciones diarias
registradas.
económicas, de la institución.
diariamente.
Realizar los ajustes y Asesoría y capacitación

Transacciones
reclasificaciones en el uso del Sistema de
económicas
contables, Gestión Administrativ a
contabilizadas.
mensualmente. Financiera.
Transacciones Elaborar los estados

económicas ajustadas y financieros mensuales.
reclasificadas.
Elaborar el informe de
Estados financieros estados financieros
mensuales. anual.
Enviar el informe anual

Informe de estados de la institución a
financieros anual de la Contabilidad Nacional.
institución.
41
Elaborado por:
Chaves, G., Murillo, C. Actualización: 27/02/2014
UNIDADES EJECUTORAS
JD PE DAF FC D
Registrar las transacciones económicas de las El registro primario de la info rmació n de cada
dependencia, depende directamente del apo rte
1 dependencias, en los módulos o po rtuno en lo s plazo s establecido s a nivel
correspondientes. institucio nal. Esto s registro s deben cumplir co n la

no rmativa interna y externa, vigente.
El registro de las transaccio nes dependen de la
Registrar todas las transacciones económicas info rmació n de las diferentes dependencias de la
2 institució n, en plazo previamente definido s. Esto s
de la institución. registro s deben cumplir co n la no rmativa interna y
externa vigente.
Revisar y contabilizar las transacciones

3
económicas de la institución.
Si la info rmació n es la co rrecta, se pro cede a la
¿Los registros de las transacciones económicas NO co ntabilizació n de las transaccio nes eco nó micas.
2
son correctos? M ientras que si la respuesta es No , se devuelve a la
actividad 2, para su registro .
SÍ Lo s ajustes co ntables se realizan mensualmente, sin
embargo las reclasificacio nes co ntables dependerán de
Realizar los ajustes y reclasificaciones contables situacio nes especiales y revisio nes que sean necesario
4
de la institución, mensualmente. realizar en la institució n. Esto s registro s deben cumplir
co n la no rmativa interna y externa vigente.
Regularmente se requieren ajustes mensuales.
Revisar los ajustes y reclasificaciones contables

5
de la institución, mensualmente.
Si lo s ajustes co ntienen la info rmació n co rrecta, se
¿Los ajustes y reclasificaciones contables son los NO pro cede a la elabo ració n de estado s financiero s.
correctos? 4 M ientras que si la respuesta es No , se devuelve a la
actividad 4, para su ajustes.
SÍ
Generar los estados financieros mensuales de la
6 Co n el sistema vigente.
institución.
Revisar los estados financieros mensuales de la
7 Se revisa la razo nabilidad de las cuentas.
institución.
Esto s ajustes dependen de la revisió n que realice la
¿Es necesario, realizar ajustes a los estados SÍ co o rdinació n del Á rea Financiero - Co ntable. Si so n
6
financieros mensuales de la institución? necesario s lo s ajustes a lo s estado s financiero s se
NO devuelve a la actividad 6.
NO
Realizar los asientos de cierre de las cuentas de Esto s asiento s de cierre se elabo ran al final del perio do
8
resultados de ejercicio eco nó mico .
Lo s fo rmato s co n lo s que se elabo ran lo s estado s

Generar el informe de estados financieros anual financiero s, co rrespo nde a lo s requerimiento s
9 establecido s po r la Co ntabilidad Nacio nal. Esto s
de la institución. info rmes se elabo ran al final del perio do de ejercicio
eco nó mico .
Revisar el informe de estados financieros anual

10
de la institución.
SÍ Esto s ajustes dependen de la revisió n que realice la
¿Es necesario, realizar ajustes al informe de 8 co o rdinació n del Á rea Financiero - Co ntable. Si so n
estados financieros anual de la institución? NO necesario s lo s ajustes a lo s estado s financiero s se
devuelve a la actividad 8.
Autorizar el informe de estados financieros Una vez auto rizado , se debe pro ceder a incluir las firmas
11 del co ntado r de la institució n y de la directo ra
anual de la institución. a administrativa o jerarca de la institució n.
Abreviaturas:
JD Junta Directiv a FC Área Financiero- Contable
PE Presidencia Ejecutiv a D Dependencias Institucionales
DAF Dirección Administrativ o-Financiera
42
Elaborado por:
Chaves, G., Murillo, C. Actualización: 27/02/2014

UNIDADES EJECUTORAS
JD PE DAF FC D
Generar información de análisis financiero de

Este análisis implica generar reco mendacio nes
12 las razonabilidad de las cuentas para la toma
técnicas desde la perspectiva financiera.
de decisiones.
Enviar el informe de estados financieros anual

13
de la institución a Presidencia Ejecutiva.
Presentar a Junta Directiva el informe de los

13 x
estados financieros anual de la institución.
Aprobar el informe de estados financieros anual Esta apro bació n puede implicar ajustes o co rreccio nes
14
de la institución. a partir de o bservacio nes de la Junta Directiva.
Enviar el informe de estados financieros anual El envío del info rme se realiza po r medio electró nico y
15
de la institución a Contabilidad Nacional. de manera física.
Someter los estados financieros a auditoría

16
externa.
Elaborar un Plan de Acción a partir de las

17
recomendaciones de la auditoría.
Dar seguimiento a la ejecución del plan de

18
acción.
fin
Abreviaturas:
JD Junta Directiv a FC Área Financiero- Contable
PE Presidencia Ejecutiv a D Dependencias Institucionales
DAF Dirección Administrativ o-Financiera
Disposiciones para la elaboración y presentación del Informes de

liquidación presupuestaria y del Informe Anual de Evaluación de la
Gestión Institucional
 La Dirección Administrativa – Financiera es la encargada de elaborar y
presentar a Junta Directiva el Informe de Liquidación Presupuestaria, en
coordinación con la Unidad de Planificación Institucional.
 El Informe de evaluación de la gestión institucional, referido a la gestión física

y financiera de la institución debe ser elaborado en forma conjunta en la
Unidad de Planificación y la Dirección Administrativa – Financiera, con los
43
aportes de la Dirección Técnica, de acuerdo con las competencias de cada
dependencia.
 Tanto el Informe de liquidación presupuestaria como el informe de

evaluación de la gestión institucional semestral y anual son documentos
complementarios, por lo que se den presentar en forma conjunta a más
tardar el 05 de febrero y el 22 de julio de cada año a Junta Directiva.
 A más tardar el 16 de febrero y el 31 de julio de cada año deben ser

incorporados al Sistema de Programas y Presupuestos de la Contraloría
General de la República (SIPP) tanto el informe de liquidación presupuestaria
como el de evaluación de la gestión institucional, así como el acuerdo de
Junta Directiva que respalda su aprobación. La Unidad de Planificación y el
Área Financiera Contable incluirán en el SIPP la información correspondiente
a cada una.
El Área Financiero – Contable es la responsable institucional de incorporar

todos los documentos adjuntos al SIPP.
 El Informe de la gestión institucional y la liquidación presupuestaria deben

cumplir con los principios de calidad y suficiencia de la información, según
las regulaciones establecidas en la Norma 4.4.7, 4.5.4 y 4.5.6 de las Normas
Técnicas sobre Presupuesto Público y las que dicte la Contraloría General de
la República anualmente para su presentación.
 Para la confección del Informe de la gestión institucional se deben

considerar, al menos, los aspectos incluidos en el formato para la
elaboración del informe de evaluación. (Se incluye en el punto 3 de este
informe)
 Como parte del proceso de control interno y del principio de rendición de

cuentas, ambos informes deben ser incorporados en la página web de la
institución. Tanto la Unidad de Planificación como la Dirección
Administrativa – Financiera deben asegurar su inclusión.
Formato para presentación de informes

 Nombre de la Institución: Instituto Nacional de las Mujeres
 Nombre de las Unidades: Unidad de Planificación Institucional y Dirección

Administrativa – Financiera.
 Nombre de informe: Informe de la Gestión Institucional
 Fecha de Presentación del Informe: a más tardar el 31 de julio (semestral) o

16 de febrero (del año anterior) de cada año.
44
 Nombre, cargo y firmas de las personas responsables: Jefatura de la Unidad
de Planificación y Director Administrativo – Financiero
 Objetivos del Informe:
1. Conocer y utilizar los resultados de la evaluación de la gestión institucional y

liquidación presupuestaria, para la rendición de cuentas y la toma de
decisiones en los diferentes niveles, en procura de mejorar la gestión
institucional.
 Nombre del Instrumento para el Informe de Evaluación de la gestión

institucional: Formato para la elaboración del Informe de evaluación de la
gestión institucional.
 Razones por las cuales el instrumento contribuye al cumplimiento de la

normativa señalada: El instrumento contiene al menos los elementos básicos
que debe considerar el informe de la gestión institucional, para asegurar la
calidad y utilidad de la información para la mejorar institucional y la
rendición de cuentas, según lo señalan los entes fiscalizadores.
 Aclaración de manera expresa, de que el instrumento desarrollados

considera los requerimientos establecidos en la Circular No. 734 de la
Contraloría General de la República y la Norma 4.4.7:
El instrumento abarca las indicaciones en el punto 4, incisos a), b), c), d) y e)

de la circular No. 734 emitida por la Contraloría General de la República
correspondiente a los siguientes aspectos: a) Los resultados obtenidos
durante el años (Cumplimiento de objetivos, metas o indicadores); b) Análisis
del cumplimiento de las metas y justificación de la desviaciones presentadas
entre lo programado y lo logado; c) Desviaciones físicas y financieras más
significativas, respecto de las ejecución de los ingresos y egresos
presupuestarios; principales limitaciones presentadas en la gestión
institucional y las medidas correctivas tomadas; e) Análisis estadístico,
financiero, horizontal y vertical.
 Acciones al 29 de noviembre de 2013 para el desarrollo e implementación

de los instrumentos para su cumplimiento: El informe de evaluación de la
gestión y la liquidación presupuestaria del 2013 deben ser presentados a más
tardar el 16 de febrero del año 2014, de manera que con las directrices
indicadas en el punto 1 y el formato que se incluye en el punto 3 de este
informe, se pretenden girar las instrucciones para dar cumplimiento a los
plazos de presentación, forma y el contenido de los informes.
45
Este manual es de acatamiento obligatorio de todo el personal del Instituto
Nacional de las mujeres.
APROBADO POR LA JUNTA DIRECTIVA DEL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES,

MEDIANTE ARTÍCULO XXX, DEL ACTA DE SESIÓN XXXXXX, CELEBRADA EL
XXXXXXXXXX. PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL “LA GACETA” XXXX, DEL XXX. RIGE
A PARTIR DE SU PUBLICACIÓN.
46

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MANUAL PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO

PLAN PRESUPUESTO Y SUS MODIFICACIONES DEL

Documento Elaborado por

Mauricio Solano Martínez

Rosaura Bonilla Lara

Revisado por: Ana Victoria Naranjo Porras

San José, Diciembre 2014

Normativa relacionada ........................................................................................... 3

Descripción General del Proceso Plan-Presupuesto....................................... 8

Fase 1 Formulación y Aprobación ......................................................................... 8

Fase 2- Ejecución del Plan Presupuesto Anual .................................................. 13

Modificaciones presupuestarias y presupuestos extraordinarios. ........... 34

FASE 3 Control Presupuestario y Seguimiento al Plan Presupuesto Anual ..... 36

Fase 4 Liquidaciones y Evaluaciones .................................................................. 39

Disposiciones para la elaboración y presentación del Informes de

liquidación presupuestaria y del Informe Anual de Evaluación de la

Gestión Institucional ........................................................................................ 43

Formato para presentación de informes .................................................... 44

El presente manual tiene como objetivo el establecimiento de los mecanismos de

Para los efectos de este manual se entiende por:

Acto Razonado: Emisión de criterio sobre la aprobación o improbación del Plan

Presidencia Ejecutiva: Autoridad superior administrativa

Aprobaciones Internas y Externas: entiéndase por ambas lo establecido en las

Bloque de Legalidad: Conjunto de normas jurídicas, escritas y no escritas, a cuya

Clasificador de ingresos: Instrumento normativo que ordena y agrupa los recursos

Clasificación presupuestaria: Clasificación del presupuesto que se realiza en sus tres

CGR: Contraloría General de la República

Documento Presupuestario tramitado: Se refiere a un Presupuesto Ordinario, a una

Gasto Administrativo-Operativo: Todos los egresos incluidos en el presupuesto

Junta Directiva del Instituto Nacional de las Mujeres: Jerarca Superior

MIDEPLAN: Ministerio de Planificación y Política Económica

Modificación Presupuestaria: Es toda aquella variación que se realice en las

Niveles Externos de la Aprobación del Presupuesto de Ingresos: Nivel de detalle con

Niveles de Aprobación Externa Presupuestaria de Egresos: La aprobación

Niveles de Aprobación Interna Presupuestaria de Egresos: Las aprobaciones

STAP: Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria

Partida Presupuestaria: Concepto que identifica los diferentes rubros

Plan Presupuesto: Es el documento mediante el cual se vinculan el Plan Operativo

Plan Operativo Institucional (POI): Es el instrumento administrativo anual en el cual

Presupuesto Institucional: Es el instrumento que expresa en términos financieros el

Presupuesto extraordinario: Es aquel que tiene por objeto incorporar al presupuesto

Programa: Es la agrupación de actividades y proyectos afines tendientes a brindar

Programación Anual de Adquisiciones: Requerimiento que debe atender la

Programación Presupuestaria: Consiste en la asignación racional de los recursos a

Sistema de Información sobre Presupuestos Públicos (SIPP): Sistema Informático

Subpartidas: Es la desagregación de los grupos. Las mismas presentan el detalle por

Unidad Ejecutora: Cualquier dependencia institucional o equipo de trabajo que

UPI: Unidad de Planificación Institucional

Variaciones presupuestarias: Corresponden a los ajustes cuantitativos y cualitativos

Fase 1 Formulación y Aprobación

La identificación de los procedimientos para la elaboración seguimiento y

En el procedimiento para la formulación y aprobación del plan presupuesto anual

Elaborar el plan presupuesto institucional para el año siguiente.

i. Responsable del proceso

ii. Unidades ejecutoras

FC Área Financiero- Contable.

Falta de claridad en requerimientos de las matrices.

Mala definición de indicadores y acciones desvinculadas.

Plan Estratégico Institucional y Plan Operativo Institucional (POI).

Normas técnicas de presupuestos públicos.

Directrices de autoridad presupuestaria.

Plan presupuesto por Presentarla propuesta

Propuesta del plan Enviarla versión final