Realización de la auditoría Blusas

de Colombia SAS

Bienvenido apreciado aprendiz, soy Armando Auditorías Galán, el auditor líder. A continuación, se presenta el
proceso de auditoría para la empresa Blusas de Colombia SAS. En su desarrollo, se consideran las siguientes
actividades:

1. Reunión de apertura
2. Realización de auditoría
3. Reunión de auditores
4. Reunión de cierre de la auditoría
5. Informe de auditoría

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1. Reunión de apertura

Marco D´cout:

La gerencia de Blusas de Colombia SAS saluda al equipo auditor y a los participantes de esta auditoría. Nues-
tra empresa se muestra satisfecha por el trabajo conjunto a desarrollar y espera contar con los resultados de
este proceso.

Según el plan de auditoría establecido, iniciaremos este proceso con esta reunión de apertura de la auditoría,
en la cual describiremos cómo se desarrollaran las actividades de la auditoría.

En horas de la tarde realizaremos la reunión de cierre. Ahora, quedan en compañía del auditor líder, Armando
Auditorías Galán, responsable de apoyar este proceso, así con la auditora observadora Bettina Martin.

Buen día para todos, gracias por su apoyo, les recordamos que la reunión de cierre se realizará a las 5 p.m.

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Buenos días señoras y señores auditados. Con la reunión de apertura, se inicia formalmente el proceso de
auditoría. Asimismo, siendo las 8 a.m., damos inicio a esta reunión, hoy 1 de julio de 2015 en las instalaciones
de Blusas de Colombia SAS.

Ahora, socializamos los apartes definidos en el acta de inicio de la auditoría:

Anexo 1

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Buenos días, señoras y señores. Soy Bettina Martin y ahora les comen-
taré otros aspectos técnicos de la auditoría relacionados con:

Presentación de las técnicas de auditoría

La entrevista entre los auditores y auditados y la importancia colabora-

tiva de las partes para el éxito de la auditoría

Confirmar disponibilidad de recursos

El auditor líder, con anterioridad, ha solicitado los recursos para la reali-

zación de la auditoría, transporte si es necesario algún tipo de desplaza-
miento, ubicación de servicios de salud y primeros auxilios, facilidades
para el servicio de alimentación de los auditores, acceso a equipos de
impresión y fotocopiado.

Como parte complementaria de lo que ha presentado Bettina, es impor-

tante ampliar la información relacionada con:

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 Promover la participación de los auditados

Los auditores deben motivar la participación de los auditados para lograr

el objetivo de la auditoría e identificar aspectos de mejora del sistema y
de los proceso.

Confirmar disponibilidad de recursos

Se debe prever planes de respuesta ante emergencias, rutas de evacua-

ción y utilización de elementos de protección personal.

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2. Realización de la auditoría

Armando:
Vamos a ver el grado de conocimiento del proceso de producción ¿cuánto tiempo lleva trabajando en la em-
presa y qué capacitación pertinente ha recibido?
Diana:
Llevo 5 años y he recibido capacitación en logística de compras, distribución y almacenamiento.
Armando:
¿Y, tiene los soportes de esas capacitaciones?
Diana:
No, yo estuve en los cursos pero no me dieron certificado.
Armando:
¿En el área de importaciones de materia prima, ustedes aplican algún procedimiento?
Diana:
Sí, el procedimiento de importación de materias primas y se encuentra en el manual de gestión de la calidad.
Armando:
¿La política de calidad de las empresas Blusas de Colombia SAS es conocida por todos los empleados?
Diana:
Constantemente, se informa por medio de las carteleras, correos electrónicos, y en todos los eventos de
la compañía.

Armando:
¿Identifica los requerimientos del cliente y el modo en que desarrolla, desde su trabajo, esta política?
Diana:
Mediante el desarrollo de los planes orientados a determinar las oportunidades de mejora del servicio, de
acuerdo con los requerimientos y expectativas del cliente.

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Armando:
¿Qué tanto aplica la política de calidad en su operación?
Diana:
Generalmente se recibe un entrenamiento en relación con el desarrollo de los diferentes procesos y se realizan
las actividades con un alto nivel motivacional y sentido de pertenencia.
Armando:
¿Qué tanto conoce y logra cumplir los requerimientos del cliente en su trabajo diario?
Diana:
De acuerdo con la planeación establecida, se logra cumplir con los requerimientos definidos por la organiza-
ción de manera colaborativa, siempre cumpliendo los requerimientos del cliente.

3. Reunión de auditores

Bettina:
¡Que sala tan confortable!, además, el trabajo ha sido arduo. He observado mucha coordinación de los diferen-
tes procesos y áreas. Además, impecable el manejo de la ISO 14000.
Armando:
Sí, Bettina, hasta ahora lo único en lo que habría que reparar sería en una no conformidad en la línea de pro-
ducción: la capacitación. Por ahora, vamos a continuar con nuestro trabajo.
Diana:
Justo llegamos a reunirnos a las 4:35 p.m., tiempo conveniente para que preparemos el informe de cierre
de la auditoria.

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4. Reuniòn de cierre de la auditorìa

Armando:

• Al finalizar la auditoría y, antes de elaborar el informe definitivo, es necesario mantener una reunión con
los auditados.
• El objeto de la reunión final es presentar al responsable o responsables del área auditada todas las no
conformidades detectadas, con el fin de comprender los resultados de la auditoría.

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Bettina:
Sí, Armando, recordemos que como auditores debemos formular las recomendaciones para la mejora, pro-
poner acciones correctivas o preventivas

Pasos a seguir:

• Al final de la auditoria se realiza la reunión de cierre, cuyo objetivo es socializar el trabajo realizado du-
rante la misma. En esta se hace énfasis en las no conformidades, observaciones y oportunidades de
mejora, así como en la distribución del informe de auditoría, que se realiza acorde con el procedimiento
correspondiente (Ilustrados, 2011) Ver anexo 2 Informe de auditoría.

• Una vez terminada la recolección de evidencias se procederá a la reunión de cierre en la cual se hará
la presentación de los resultados de la auditoria (no conformidades, observaciones y oportunidades
de mejora). Una copia de los registros de las no conformidades y observaciones debe ser entregada al
responsable del área auditada (Ilustrados, 2011) Ver anexo 2 Informe de auditoría.

Anexo 1

Reunión de incio - cierre auditoría

Fecha: 21 de julio de 2015 Hora de Inicio: 8:00 a.m Hora de Terminación: 8:30 a.m

Lugar: instalaciones Blusas de Colombia SAS

Tema: reunión de apertura auditoría interna Blusas de Colombia SAS

Objetivo de la reunión: dar inicio a la auditoría interna dando a conocer objetivo, alcance, y recomendacio-
nes para la auditoría de Blusas de Colombia SAS.

Agenda de la reunión:

Saludo de bienvenida gerente general

Presentación del auditor
Objetivo de la reunión
Presentación de los participantes de la auditoría, auditores, auditados y observadores.
Socializar el alcance, objetivos, plan de auditoría, agenda del día o días de auditoría. Presentación de
técnicas de auditoría.
Confirmar disponibilidad de recursos.
Promover la participación de los auditados, así como revisar los procedimientos de seguridad.

Desarrollo
Servicio
Se desarrolla Nacional
la reunión, de Aprendizaje
teniendo - SENA.
en cuenta cada Reservados
uno de todos
los aspectos de la los derechos
agenda 2014.
propuesta.
 nes para la auditoría de Blusas de Colombia SAS.

Agenda de la reunión:

Saludo de bienvenida gerente general

Presentación del auditor
Objetivo de la reunión
Presentación de los participantes de la auditoría, auditores, auditados y observadores.
Socializar el alcance, objetivos, plan de auditoría, agenda del día o días de auditoría. Presentación de
técnicas de auditoría.
Confirmar disponibilidad de recursos.
Promover la participación de los auditados, así como revisar los procedimientos de seguridad.

Desarrollo
Se desarrolla la reunión, teniendo en cuenta cada uno de los aspectos de la agenda propuesta.

Conclusiones

Compromisos

Actividad Responsable Fecha

Entregar el informe y las actas Armando Auditorías Galán 21 de julio de 2015

5. Informe de auditoría
Asistentes
Bettina:
Nombre el proceso de auditoría
Armando, ya concluimos Cargo / dependencia
y ahora Firma
elaboremos el informe de auditoría que debe contar
con la siguiente estructura, a partir de la información de las actividades realizadas:
Marco D´cout Gerente general

• Objetivo
ArmandoyAuditorías
alcance Galán
de la auditoríaAuditor
• Fecha de realización de la auditoría
Diana Rico Asistente de logística y producción
• Identificación del equipo auditor
• Personas responsables del área auditada
• Procesos auditados

Armando:
Sí, Bettina, con base en lo observado, recordemos que debemos, además, relacionar los componentes
asociados a:

• No conformidades o incumplimientos con respecto a la norma

• Documentos de referencia para la auditoría
• En algunos casos, se explican las acciones preventivas y correctivas relacionadas con no conformida-
des potenciales
• Los puntos positivos de la organización y del sistema

¡Qué bien! Todos estos detalles del informe de auditoría quedan registrados en el anexo 2

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 Anexo 2

Informe de auditoría Blusas Colombia SAS

Objetivo de la auditoría

Alcance de la auditoría

Destino informe: Gerencia general

Proceso/ área Fecha de Hora inicio Lugar Fecha de

auditoría informe

Proceso/ área
Auditor (es) Auditado (s)

Armando Auditorías Galán Diana Rico

Requisitos del Proceso/
sistema de gestión de calidad
área Documentos referencia
ISO 9001-2008 a auditar
Sistema de gestión de la calidad NTC ISO 9001 2008
Responsabilidad de la dirección
Gestión de los recursos
Realización del producto
Medición, análisis y mejora

NTC ISO 19011:2012

Manual de gestión de calidad Blusas de Colombia SAS

Hallazgos de la auditoría

Aspectos positivos Observaciones

Se tiene en cuenta las exigencias del cliente en y los

procesos de producción.

No conformidades - tipo Oportunidades de mejora

Se evidenció que, a pesar de estar capacitada la

persona encargada del área logística, no cuenta
con los soportes respectivos.

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6. Reunión de cierre

Armando:
Deseo comentar el informe y la manera como fue desarrollada la auditoría:

Por un lado, considero que el funcionamiento del sistema se da de forma eficiente, eficaz y efectiva. Por otro,
existe una no conformidad mayor relacionada con la carencia de acciones correctivas y, otra, con relación a
las acciones preventivas. Solamente existe un documento con los procedimientos escritos relacionados con el
tema, pero no hay evidencia de la práctica de esas acciones

7. Seguimiento de la auditoría

7.1 Distribución del informe

Una copia de este informe debe ser enviada al responsable de la sección auditada, al Auditor líder y al cliente.

El informe, junto con todos los documentos y registros originales de la auditoría es devuelto en la carpeta origi-
nal al encargado de la calidad para que lo ponga a consideración de la dirección ejecutiva y sea archivado de
manera permanente (Ilustrados, 2011)

7.2 Retención de los expedientes

Los registros de las auditorías internas deben ser conservados por el encargado de la calidad.

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En caso de encontrar no conformidades, las acciones correctivas propuestas en el plan serán evaluadas por
el auditor líder para verificar la corrección de las no conformidades. Esta actividad debe quedar registrada. El
auditor tiene un plazo de 5 días hábiles para evaluar el plan y responder al responsable del área auditada (lus-
trados, 2011)

Una vez levantadas las no conformidades a satisfacción del auditor líder, éste solicita al encargado de la calidad
los documentos de la auditora y anexa al informe de auditoría la información correspondiente a las acciones
correctivas. Luego, el auditor líder devuelve al encargado de la calidad los documentos de la auditoría (Ilustra-
dos, 2011)

El encargado de la calidad deberá registrar en el plan de auditoría, la fecha de recepción del informe con el
cierre de las no conformidades (Ilustrados, 2011)

Fuente

Ilustrados Comunidad Educativa (2011). Auditorías internas. Consultado en: http://www.ilustrados.com/

tema/3013/Auditorias-Internas.html. [Último acceso 23 de diciembre de 2013].

Créditos

Líder línea de producción

Alba Lucía Ramírez

Expertos técnico-pedagógicos
Juan Carlos Castellanos Mayorga

Asesoría pedagógica
Andrés Huertas

Guionización
Sandra Viviana Cruz Pulido
Andrés Huertas

Diseño gráfico
Carolina Gómez Mariño
Alejandro Valencia L.

Programación
Yeison Ospina Marín
Julián Poveda Carvajal

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