Système d’Informations : C’est l’interface entre le système opérant et le système de

pilotage, il est composé d’éléments divers (Humains, Matériels, Procédures, Logiciels)

chargés de la collecte, du traitement, du stockage et de la diffusion de l’information
relative au système opérant à des fins de gestion et de pilotage.

LE SYSTÈME D'INFORMATION

Afin de bien définir ce qu’est un système d’information, il faut commencer par définir
les termes à la base de ce concept, soit système et information. Nous allons donc voir
ce qui est successivement un système, une information et enfin ce qu’est un système
d’information.

Le système : Un système est un ensemble d’éléments de nature physique ou non,

reliés entre eux en vue d’atteindre un objectif. Un système a donc des objectifs à
atteindre. Pour atteindre ses objectifs, il doit transformer des entrées en sorties ; cela
est synergique, car les sorties ne sont pas que la somme des entrées, elles ont une
valeur ajoutée par le système.

L’information : L’information quant à elle, est la signification que l’on donne aux
construits de l’esprit qui servent à représenter la réalité. Les construits de l’esprit sont
des représentations par des symboles et l’information est la signification de ces
symboles. En fait, l’information sert à représenter des objets, une action ou une
situation, à confirmer ou à corriger une information précédente, à réduire l’incertitude
lors de prise de décision ou à indiquer les décisions prises et à les appliquer.

Les symboles que l’on utilise pour transmettre de l’information sont des données
jusque au moment où elles prennent un sens pour quelqu’un. Alors les données
deviennent des informations pour ces personnes. Pour illustrer la différence entre
réalité, symbole et information, supposons le symbole « fil » qui peut représenter
plusieurs réalités, par exemple du fil de couture ou du fil électrique. En fonction du
contexte et de la personne à qui on transmettra le mot « fil », ce mot aura ou non une
signification et celle-ci ne sera pas la même pour tous. Si on parle de « fil » à un
couturier, il ne s’imaginera pas la même chose que si on parle à un électricien.
L’information est étroitement liée au processus de prise de décision.
De fait, prendre une décision consiste à recevoir des informations de diverses sources,
à procéder à des regroupements et à des analyses de ces informations, à établir des
solutions possibles, à choisir parmi les solutions plausibles, à implanter la solution
retenue et à mesurer l’effet de ses décisions. C’est tout simplement de la manipulation
d’information. En fait, l’information sert à prendre une décision et, qui plus est, en est
une résultante.

L’information étant intimement liée au processus de prise de décision, elle est un

facteur de productivité et de compétitivité pour l’organisation. De ce fait, il est aussi
indispensable de gérer l’information que les autres ressources pour le bon déroulement
des activités de l’organisation, car sans gestion de l’information, un gestionnaire ne
peut pas prendre de décisions de façon aussi éclairée et il ne peut mesurer l’effet de ses
décisions. De plus, les chances que les employés n’effectuent pas les actions requises
dans l’exercice de leurs fonctions en temps opportun sont bien plus grandes sans
gestion de l’information.

Qui plus est, l’information devrait être considérée au même titre que les autres
ressources de l’organisation, car l’information a une valeur et un coût non négligeable
pour l’organisation. Le coût de l’information peut d’ailleurs se comptabiliser selon
sept éléments :

1. La création de la donnée ;

2. l’acquisition de la donnée ;

3. le traitement de la donnée ;

4. la diffusion de la donnée ;

5. la conservation de la donnée ;

6. la mise à jour de la donnée ;

7. la destruction de la donnée.

Ce coût de l’information est traditionnellement inclus dans le coût des autres

ressources de l’organisation. L’information tire sa valeur du fait qu’elle permet à une
organisation de prendre de meilleures décisions et de réagir promptement, ce qui
permet à une organisation de se placer en position de force sur le marché.

Comme toutes les autres ressources de l’organisation, l’information doit donc être
gérée.

La personne la plus apte pour gérer l’information de l’organisation est le gestionnaire

du système d’information. Ce dernier ne doit pas avoir uniquement une préoccupation
au niveau des moyens automatisés qui sont mis en œuvre pour rendre opérationnel le
système d’information, il doit avoir principalement une préoccupation au niveau de ce
qui est véhiculé dans le système, qu’il soit manuel ou automatisé. Le gestionnaire du
système d’information doit donc s’assurer de la pertinence de ce qui est véhiculé, de
l’unicité de l’interprétation des données, de leur intégrité, de leur actualité, de leur
authenticité, de leur exactitude et de leur exhaustivité. Cette préoccupation de gestion
de la ressource informationnelle rapproche l’organisation du cadre de référence
de Nolan.

Le système d’information : Une fois les concepts de système et d’information

clarifiés, il devient relativement simple d’expliquer la notion de système d’information
de l’organisation :

Un ensemble d’éléments reliés (données, personnes, procédures, outils, etc.) dont

l’objectif est de fournir les informations nécessaires au personnel pour exécuter et
coordonner les activités et supporter la prise de décision dans l’organisation.

Il y a un besoin de système d’information dans les organisations, car l’information, LE

CONTENU DU SYSTÈME, a besoin d’être gérée. Sans système, l’information est :

- beaucoup trop dispersée pour être résumée correctement ;

- trop abondante pour être traitée efficacement ;

- rarement sous la forme dans laquelle elle peut être utilisable ;

- trop souvent en retard et inexacte ;

- souvent dirigée vers la mauvaise personne.

Le système d’information de l’organisation peut être défini de deux façons :

- La première le définit en fonction de sa structure et de ses fonctions

- La seconde en fonction des activités du management

A. La définition du système d’information en fonction de sa structure et de ses

fonctions :

L’aspect fonctionnel du système d’information peut se décrire sous forme de cinq

grandes fonctions :

1. La génération des données, c’est à dire le fait de représenter la réalité sous forme
de symboles ;

2. La cueillette des données résultant des activités courantes de l’organisation, ce qui

implique l’enregistrement des données générées ;

3. La mémorisation des données, ce qui implique un transfert des données dans le

temps ;

4. La manipulation et la transformation des données, ce qui implique le traitement

des données ;

5. La diffusion des informations, ce qui entraîne un transfert des informations dans

l’espace.

Du coté structurel, on peut identifier l’informatique, la bureautique et les autres

« tiques » comme étant des supports au système d’information. Il faut par contre
remarquer que les systèmes informatiques et bureautiques ne sont pas les seules
matérialisations du système d’information de l’organisation ; ce sont des moyens
utilisés pour rendre une partie opérationnelle. En fait, les systèmes d’informations
existent depuis bien plus longtemps que l’informatique, la bureautique ou les autres
« tiques ». Par exemple, les systèmes comptables sont des systèmes d’information qui
existent depuis des millénaires.
La partie structurelle de tout système d’information peut comprendre à la fois du
manuel et de l’automatisé et il faut que la gestion du système se fasse pour ces deux
aspects.

L’ensemble des composantes d’un système d’information peut de façon assez générale
se décrire comme suit :

- les banques de données (classeurs, base de données….)

- les procédures et politiques (manuels de procédures, manuels d’instructions,

manuels de règlement….)

- Les outils (papiers, dactylo, téléphone, ordinateurs, logiciels…..)

- Le personnel (employés, gestionnaires, analystes, informaticiens..)

Le personnel faisant partie du système d’information correspond à toute personne qui

participe aux fonctions du système.

B.La définition du système d’information en fonction des activités du

Management

La deuxième description du système d’information retenue s’effectue en fonction des

activités du management, en fait, des décisions qu’il est censé servir. Le découpage le
plus utilisé selon ces activités est celui défini selon la pyramide d’ANTHONY.

Selon cette vision, le système d’information de l’organisation peut être scindé en trois
sous-systèmes :

1. Système d’aide à la décision

2. Système d’information de gestion

3. Système d’information opérationnel

Le système d’aide à la décision est un ou plusieurs sous-systèmes qui, comme leur

appellation laisse entendre, servent à supporter le processus de prise de décision.
Ces sous-systèmes permettent à la personne qui prend une décision, non pas de décider
à sa place, mais de retrouver les données et de tester diverses solutions au fil du
processus de résolution de problèmes.

Le système d’information de gestion est un sous-système pour fournir les informations

dont les gestionnaires ont besoin pour la prise de décision en régulation opérationnelle
et en gestion administrative.

Le système d’information opérationnel est un sous-système dont l’objectif est de

fournir l’information qui va servir aux opérations d’un ou plusieurs secteurs de
l’organisation.

Rabah AOUDJEHANE consultant expert senior en système d'information

membre fondateur du club de l'excellence opérationnelle (ceo-dz.com)

mail : Waoudjehane@gmail.com

Administrateur du Groupe "Mise à niveau des entreprises" sur Linkedin