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Gestão do Tempo

na era da tecnologia,
smartphones e tablets

Fernando Andrade
fernando@pessoasetecnologia.com.br
www.pessoasetecnologia.com.br
Conteúdo

Não tenhamos pressa. Mas não percamos tempo! ........................................................................... 4


Administrar o tempo ou administrar a vida? ..................................................................................... 5
Cinco Mitos da Gestão do Tempo ...................................................................................................... 9
Preparando a produtividade............................................................................................................. 11
As boas práticas ................................................................................................................................ 12
Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes ........................................................................... 12
First Things First: Time Management ............................................................................................ 12
Infográficos Administração do tempo e Produtividade ................................................................... 13
Conceitos ....................................................................................................................................... 13
Receita ........................................................................................................................................... 13
Administração do tempo ............................................................................................................... 14
Planejamento pessoal .................................................................................................................... 14
Reunião .......................................................................................................................................... 15
O tempo nosso de cada dia .............................................................................................................. 16
Compromisso tem hora, tarefa não .............................................................................................. 16
Hoje, solução PERFEITA para as tarefas do dia ............................................................................. 16
Facilite o planejamento de seu dia ................................................................................................ 17
Importante é diferente de urgente .................................................................................................. 20
Planejamento na medida certa ........................................................................................................ 21
O planejamento diário ................................................................................................................... 21
O planejamento semanal............................................................................................................... 22
Planejamentos mensal, semestral e anual .................................................................................... 23
Planejamento semanal - reflexões ................................................................................................... 24
Uma reunião produtiva..................................................................................................................... 28
Antes, durante e depois................................................................................................................. 28
O passo-a-passo para uma reunião produtiva .............................................................................. 29
A informação certa no lugar certo (Evernote) .................................................................................. 33
O que colocar em uma anotação: nem mais nem menos ............................................................. 33
O nome da Anotação é essencial................................................................................................... 34
O grande truque: Anotações classificadas em grupos .................................................................. 35
Quem é quem? (Smartphone) .......................................................................................................... 36
E-mails ajudam ou atrapalham? ....................................................................................................... 37
Separe um momento de seu dia para lidar com seus e-mails....................................................... 37
Regras para a leitura de e-mails .................................................................................................... 37
Acúmulo de e-mails ....................................................................................................................... 38
Caixa de Entrada VAZIA ................................................................................................................. 39
Seis alternativas para melhor classificar, armazenar e pesquisar e-mails .................................... 44
Inclua os compromissos pessoais na agenda do dia ........................................................................ 50
A rotina é um veneno para o cérebro .............................................................................................. 51
Hábito é questão de persistência ..................................................................................................... 56
10 hábitos de pessoas muito improdutivas ...................................................................................... 58
A arte de dizer NÃO .......................................................................................................................... 63
Produtividade no dia a dia – Exemplo completo .............................................................................. 66
Sensos ............................................................................................................................................... 76
Aperfeiçoamento contínuo............................................................................................................... 76
Apêndice ........................................................................................................................................... 77
Evernote......................................................................................................................................... 77
GESTÃO FERNANDO
DO TEMPO ANDRADE

Não tenhamos pressa. Mas não percamos tempo!


Learn to love what you’ve
José Saramago been taught to fear.
Act more quickly.
Find more value.
A produtividade é consequência direta de um trabalho bem feito. Um Always look for the
upside.
trabalho só é bem feito se proporcionar realização profissional e See that change is
pessoal. Você gosta do que faz? Sua vida segue o rumo planejado? opportunity's nickname.
Love Change
HP
 Menos é mais (Franklin Lloyd Wright)
 Mas eis que chega a roda viva e carrega o destino prá lá. (Chico
Alegria é o que sinto
Buarque) quando estou usando
plenamente o meu
 Gastamos tempo demais no trabalho para não colocar o prazer potencial psicológico.
como prioridade número um. Trabalhar por dinheiro é como estar
Will Schutz
numa prisão à espera de liberdade condicional, que talvez nunca
chegue. (Andy Grove, Intel)
 Não menos que saber, duvidar me apraz. (Dante, em "Ensaios", de
Montaigne)
 Conhecimento intelectual e emocional - praticar o que aprender, e
assimilar. (Fernando Andrade)
 Quem faz as coisas com prazer não trabalha - cumpre uma missão
e, assim, se diverte e se realiza. (Joãosinho Trinta)
 Descobri que não fazia diferença alguma o que as pessoas
pensavam a meu respeito. (John Sperling - dono da maior univ.
americana - Phoenix)
 Quem não leva a sério a preparação de algo, está se preparando
para o fracasso. (Benjamin Franklin)
 Examine seus valores mais importantes, veja o que é realmente
importante. Aprenda a relaxar seu corpo e a tranquilizar sua mente.
Durma o suficiente, introduza alguma espiritualidade em sua vida.
Aprenda a gerenciar seu tempo, torne-se mais organizado. Encontre
pessoas para amar. Aprenda a rir mais. São escolhas que ajudam a
driblar as pressões e irritações diárias e a conviver melhor com elas.
(Fernando Andrade após leitura de artigos em jornais e revistas)

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Administrar o tempo ou administrar a vida?


Gestão do Tempo
O que é isso?
A vida é muito boa para ser desperdiçada, é por isso que vale a pena
administrar seu tempo. E seu tempo é único: na empresa, em casa, na É saber usar o tempo de
escola, no lazer, em qualquer lugar. forma INTELIGENTE e
PRODUTIVA para realizar
TODAS as atividades que
Administrar o tempo também é questão de opção, de atitude. Veja se VOCÊ considera
as informações a seguir fazem sentido. PRIORITÁRIAS.

1. Administrar o tempo não é contar os minutos dedicados a cada Gestão do Tempo


atividade: é saber definir prioridades. Provavelmente NUNCA PRODUTIVA e INTELIGENTE
vamos ter tempo para fazer tudo o que precisamos e desejamos Como assim?

fazer – ainda mais nos dias intensos que vivemos hoje.


É fazer todas as atividades
A solução é simples, primeiro precisamos saber o que é prioritário PRIORITÁRIAS no menor
tempo possível, usando a
para nós. Depois, agir para que essas coisas mais prioritárias sejam menor QUANTIDADE
feitas, sabendo que as outras provavelmente nunca vão ser feitas - possível de RECURSOS.
o que não é problema, elas não são prioritárias.

2. Dentre as prioritárias, algumas certamente são importantes, outras


são urgentes. Imagine que algo que não é NEM importante NEM
urgente estará nesta lista. Também haverá atividades
IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo, são as que devem
ser feitas imediatamente. Parece sensato, não?
O problema é quando encontramos algo importante, mas não
urgente, ou algo urgente mas nem tão importante assim. Pior
ainda é saber exatamente o que é importante e o que é urgente.

3. Por exemplo, você precisa terminar um projeto ainda hoje, mas já


passou a hora de ir embora. No entanto, mais uma ou duas horas –
quem sabe três – sejam suficientes para terminar tudo. Você
sacrifica o tempo que seria de sua família (ou de seu estudo ou de
seu lazer) para terminar o projeto?
Estar com a família é importante, senão de que adianta o trabalho?
Estudar é essencial para aperfeiçoar suas habilidades, mas e se
você perder o emprego? E o lazer? Se não descansar um pouco, a
produtividade não será a mesma no dia seguinte. O que fazer?

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Se não bastasse estes conflitos, estas decisões difíceis de tomar, há


um agravante - um GRANDE agravante: muitas tarefas que
precisamos fazer não são de nossa escolha, foram atribuídas a nós.
Não somos donos de todo o nosso tempo. Quando aceitamos um
É o número de horas que
trabalho, seja em uma empresa ou como autônomos, oferecemos todos têm no dia. Por que
parte de nosso tempo a quem nos contrata. alguns fazem muito e
outros nem tanto assim?
4. Apesar destes conflitos, há um problema ainda maior: USAMOS
MAL O TEMPO QUE TEMOS. Seja no trabalho, seja em casa, seja
em qualquer lugar. Muitas vezes não fazemos nem o importante e A vida já é curta e nós a
encurtamos ainda mais
nem o urgente, fazemos algo que é mais imediato, mais fácil, ou
desperdiçando o tempo.
porque simplesmente fazemos aquilo sempre.
Victor Hugo
Pense agora em seu dia no trabalho, ou em sua casa, ou em
qualquer lugar. Relembre as atividades, há algo que se encaixa na
categoria “simplesmente faço assim todo dia”? Pode ser o hábito
de ler a lista interminável de e-mails antes de qualquer coisas – não
seria melhor pensar primeiro o que você espera deste dia? Fazer
um planejamento de seu tempo?
Pense agora no último que você fez ou está fazendo, seu tempo
está sendo bem aproveitado? Você poderia ter se preparado
melhor para a aula, estudado, e participar mais do assunto
abordado? E em sua casa, será que ficar procurando algo para ver
na televisão, ou ver comentários no celular, é o melhor jeito de
você ter um lazer de verdade, aquele que realmente recupera suas Quanto vale?
energias?  1 ano ... para um
estudante?
5. Administrar o tempo é aproveitar DE FATO sua vida, em hipótese  1 mês ... para um bebê
prematuro?
alguma é ficar escravo do relógio. É uma batalha constante e de
 1 semana ... para o
todos os dias. São escolhas que você faz. editor de uma revista?
Se quiser ficar mais tempo com a família, ou mesmo sem fazer  1 hora ... para
namorados?
nada, é preciso ter coragem de não fazer coisas tão importantes
 1 minuto ... para quem
para você. É preciso ter atitude! perdeu o avião?
 1 segundo ... para
6. O dia só tem 24 horas, estas 24 horas passam e não voltam mais. Já quem um acidentado?
pensou, NÃO VOLTAM MAIS! VOCÊ NUNCA MAIS VIVERÁ ESTE  1 milésimo de segundo
... para um atleta?
MOMENTO NOVAMENTE!

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Por que algumas pessoas conseguem ter a sensação de um dia bem


aproveitado e outras não? Simples, é tudo questão de escolha,
depois de planejamento e por fim é preciso AÇÃO. Lembre-se, o Gargalo de
produtividade
tempo é nosso único recurso realmente escasso: um dia mal vivido
 Imprevistos
não tem volta!
 Reuniões
 Trabalho em equipe
7. Ainda, ter tempo ou ser produtivo, não é fazer muita coisa ou ter  Localização de
muito o que fazer. Ter tempo é aproveitá-lo do jeito que você informações
 E-mails
achar que deve.

8. Há os que afirmam, hoje, que o recurso mais escasso na nossa


sociedade não é dinheiro, não são matérias primas, não é energia,
não é nem mesmo inteligência: é tempo. Mas tempo se ganha, ou
se faz, deixando de fazer coisas que não são nem importantes nem
urgentes e sabendo priorizar aquelas que são importantes e/ou
urgentes.

9. Quem tem tempo não é quem não faz nada: é quem consegue
administrar o tempo que tem de modo a poder fazer aquilo que
quer.

10. Por outro lado, ser produtivo não é equivalente a estar ocupado.
Há muitas pessoas que estão o tempo todo ocupadas exatamente
porque são improdutivas - não sabem onde concentrar seus
esforços e, por isso, ciscam aqui, ciscam ali, mas nunca produzem
nada. Ser produtivo é, em primeiro lugar, saber administrar o
tempo, ter sentido de direção, saber aonde se vai.

11. Administrar o tempo, em última instância, é planejar


estrategicamente a nossa vida. Para isso, precisamos, em primeiro
lugar, saber aonde queremos chegar (definição de objetivos). Onde
quero estar, o que quero ser, daqui a 5, 10, 25, 50 anos? O
segundo passo é começar a estratégia: transformar objetivos em
metas (com prazos e quantificações) e decidir, em linhas gerais,
como as metas serão alcançadas. O terceiro passo é criar planos
táticos: explorar as alternativas específicas disponíveis para se
chegar aonde queremos chegar, escolher fontes de financiamento
(emprego, em geral, é fonte de financiamento), etc. Em quarto
lugar, fazer o que tem que ser feito. Durante todo o processo,

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precisamos estar constantemente avaliando os meios que estamos


usando, para verificar se estão nos levando mais perto de onde Visitas
queremos vamos querer estar ao final do processo. Se não,
troquemos de meios (procuremos outro emprego, por exemplo). Conversa com colega?

Vá até a mesa dele! É


12. Mas tudo começa com uma verdade tão simples que parece uma mais fácil você sair de lá
platitude: se você não sabe aonde quer chegar, provavelmente do que pedir para ele ir
embora!
nunca vai chegar lá - por mais tempo que tenha.

13. Quando o nosso tempo termina, acaba a nossa vida. Não há


Diálogos em pé...
maneira de obter mais. Por isso, tempo é vida. Quem administra o
...são sempre mais
tempo ganha vida, mesmo vivendo o mesmo tempo. Prolongar a
rápidos e produtivos. O
duração de nossa vida não é algo sobre o qual tenhamos muito mesmo vale para
reuniões!
controle. Aumentar a nossa vida ganhando tempo dentro da
duração que ela tem é algo, porém, que está ao alcance de todos.
Basta um pouco de esforço e determinação. Se a visita se estende...

... agradeça e explique


que você planejou outras
atividades.

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Cinco Mitos da Gestão do Tempo


Gestão do Tempo
1. Administração do tempo é camisa de força. Problemas
E não só camisa de força, muitos falam que só administra o tempo
Falta de planejamento
aquelas pessoas mais certinhas, pouco criativas.
Informações ineficientes
Muito pelo contrário! Um tempo bem administrado proporciona
Ausência de disciplina no
TOTAL liberdade para a criatividade e a imaginação. Ao não se cumprimento da agenda
preocupar com o tempo – algo que toda pessoa criativa quer – Objetivos pouco claros
você tem todo o tempo do mundo para pensar, criar, refletir e na execução das tarefas
construir. É só administrar seu tempo para isso! Não comprometimento
com os resultados
2. Administrar o tempo é ficar escravo dele. Menosprezo ou ênfase
inadequada em certas
Quem pensa assim acha que administra o tempo é programar atividades
TODAS as atividades, é ter 100% do tempo planejado.
Cobrança incompleta,
Ledo engano! Quem não administra o tempo vive conforme as descontínua e sem motivo
pressões do momento, do telefone que toca ou dos e-mails – dos Fragmentação e
MUITOS e-mails – que chegam! Administrar o tempo não é superficialidade
planejar cada detalhe, é planejar O QUE VOCÊ QUER! Indefinição de
prioridades
3. Produz mais quem trabalha sob pressão. Centralização de poder

Aqueles que trabalham sob pressão quase nunca produzem Resistência às mudanças
trabalhos bem planejados, bem elaborados, bem feitos. Reuniões intermináveis
Excesso de reuniões
É fato, algumas pessoas tendem a adiar eternamente o início de
um trabalho ou projeto. No entanto, aqueles que têm ATITUDE e Uso improdutivo do
telefone
decidem PLANEJAR o que querem da vida são os que têm os
trabalhos mais PRODUTIVOS. Porta aberta em sua sala
Computador
4. Gestão de tempo é apenas para a vida profissional. desorganizado
Acúmulo de tarefas
Mais um engano, principalmente nos dias de hoje, quando vida
profissional e vida pessoal estão cada vez mais interligadas. Retrabalho
Incêndios
Não existe um lado nosso profissional e um lado pessoal – somos a
Falta de comunicação
mesma pessoa. Que sabe planejar o trabalho – e colhe os bons adequada
resultados por isso – certamente percebe o grande benefício que é
planejar o lado pessoal. Afinal, saúde, lazer, crescimento pessoal,
esportes e família são essenciais não só para a satisfação pessoal
como principalmente para o sucesso profissional.

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5. Quem quer tempo arruma tempo.


Não é bem assim. É fato que muitos dão um jeito e na hora do Gestão do Tempo

aperto conseguem o tempo necessário para alguma atividade que Soluções

precisa ser feita de qualquer jeito. Aprenda a dizer NÃO

No entanto, ter tempo é antes de tudo uma questão de planejar Sempre planeje
seu dia e conseguir TODO O TEMPO necessário para TODAS as Estabeleça prioridades
atividades que você considerar importantes. Evite adiamentos
intermináveis das tarefas
Estimule equipe a
resolver problemas
Delegue corretamente
tarefas e libere seu tempo
Procure novas formas de
fazer seu trabalho
Cuidado com telefone:
ele pode ajudar ou
atrapalhar
Não demore no telefone e
com clientes
Cuidado com as pseudo
atividades
Trabalhe mais devagar -
e ganhe velocidade
Saiba comunicar suas
ideias
Demore para decidir -
execute rapidamente
Política de portas
fechadas: não receba
pessoas toda hora
Mantenha um ambiente
ideal de concentração
Organize suas
informações
Documento muito longo?
Faça primeiro uma leitura
dinâmica!
Organize seu
computador
Retire seu nome da lista
de circulação de materiais
desnecessários
Retire seu nome de listas
de distribuição de e-mails

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Preparando a produtividade
O fim dos vícios
Como está nossa produtividade? Como aproveitamos nosso tempo?
Felizmente é muito fácil
Vícios Soluções acabar com os vícios:
você só precisa
 Falta de planejamento  Aprenda a dizer NÃO;
REALMENTE fazer isso!
adequado;  Sempre faça planejamento;
 Informações ineficazes, que só  Estabeleça prioridades;
fazem perder tempo;  Evite adiamentos intermináveis Regras de ouro
 Ausência de disciplina no das tarefas;  Seu planejamento e
cumprimento da agenda;  Estimule novos talentos e organização têm que
 Falta de definição clara de encoraje colaboradores a tomar seu tempo o
objetivos na execução das resolverem problemas; menos possível;

tarefas;  Delegue tarefas corretamente e  Faça da sua agenda


 Não comprometimento com libere seu tempo; uma companheira de
verdade. Confie a ela
resultados;  Procure novas formas de fazer por escrito ou gravado
 Menosprezo ou ênfase seu trabalho; uma porção de coisas
inadequada em certas  Cuidado com o telefone: ele que não precisam
atividades; pode ajudar ou atrapalhar; consumir esforço de
fixação. Guarde sua
 Cobrança incompleta e  Não demore no telefone e com memória para as
descontínua; clientes coisas, os momentos e
 Fragmentação e  Cuidado com as pseudo- as experiências
superficialidade; atividades; agradáveis, e não para
pequenas informações,
 Indefinição de prioridades;  Trabalhe mais devagar - e datas e compromissos
 Centralização de poder; ganhe velocidade; que uma vez
 Resistência às mudanças;  Saiba comunicar suas ideias; acontecidos
desaparecem como
 Reuniões intermináveis, que  Demore para decidir, mas
vapor;
nada concluem; execute rapidamente;
 Tire férias DIÁRIAS:
 Excesso de reuniões;  Política de portas fechadas: não
todos os dias, várias
 Uso improdutivo do telefone; receba pessoas toda hora; vezes ao dia.
 Porta sempre aberta em sua  Mantenha um ambiente ideal
sala; de concentração;
 Computador desorganizado,  Organize suas informações;
com nomes de arquivos e  Se um documento é longo, faça
pastas sem critérios primeiro uma leitura dinâmica;
 Acúmulo de tarefas;  Organize seu computador;
 Retrabalho;  Saia da lista de circulação de
 Incêndios; materiais desnecessários;
 Comunicação inadequada.  Saia de listas de e-mails.

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As boas práticas

Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes


Stephen Covey

1. Ser proativo: Ter responsabilidades e iniciativa;


2. Ter em mente o objetivo final;
3. Primeiro o primeiro: Estabeleça prioridades e organize-se em
função delas;
4. Pensamento ganha-ganha: respeito mútuo/benefícios;
5. Primeiro compreender, depois ser compreendido: A empatia que
se gera ao ouvir ser lhe à favorável na exposição das suas ideias e
compreensão mútua;
6. Sinergia: Tudo o que criar deve ser superior à soma das
componentes;
7. Promover a renovação: Afine a sua visão e aproveite o tempo para
cultivar as cinco dimensões essenciais do seu caráter: físico,
mental, social, emocional e espiritual.

First Things First: Time Management


Patrick Forsyth

 Faça um levantamento da sua situação hoje;


 Estabeleça objetivos;
 Crie um ambiente apropriado;
 Controle os desperdiçadores de tempo;
 Estabeleça suas prioridades e atenha-se a elas;
 Administre a “papelada” (de papel e eletrônica);
 Administre as pessoas que o cercam;
 Organize-se também fora do escritório.

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Infográficos
Gestão do Tempo
Administração do tempo e Produtividade
Objetivos

 Antecipar atividades
Conceitos  Definir o grau de
Tempo importância destas
atividades

 Focar esforços
com maior eficácia
Informação Organização
 Gerenciar melhor o
estresse

 Reagir com maior


prontidão a eventos
inesperados

Tecnologia Foco  Ter tempo para


desenvolvimento
pessoal

Prioridade
Como

 Relacione o que
precisa ser feito

 Ao visualizar as
tarefas,
Receita fica mais fácil
Dia a dia administrar
e controlar o tempo

Amanhã e
Comunicação
depois Resultados

 Atender demandas

 Respeitar horários

 Cumprir prazos.

Equipes Informações

Contatos

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Administração do tempo

Planejamento pessoal

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DO TEMPO ANDRADE

Reunião

PESSOAS E TECNOLOGIA 15
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DO TEMPO ANDRADE

O tempo nosso de cada dia

Compromisso tem hora, tarefa não

Para usar eficientemente os recursos de uma agenda, é muito


importante diferenciar COMPROMISSO de TAREFA. A diferença é
Tarefa
simples: compromisso tem hora marcada, tarefa não.

ATENÇÃO Um programa como Outlook conta com um outro recurso


que também é chamado de tarefa. Nele você define data de início,
data de término, % de andamento e muito mais. Esta tarefa é bem
diferente da tarefa que estamos tratando aqui. Nossa tarefa aqui é
apenas algo que precisamos fazer no dia em questão. Na figura ao Compromisso
lado, temos duas tarefas definidas para o dia 4.

Hoje, solução PERFEITA para as tarefas do dia

Imagine um dia típico, onde você tenha muitas tarefas programadas.


Sua agenda Outlook ficaria muito estranha, cheia de tarefas, o que
dificulta a leitura.

Você pode relacionar todas as tarefas do dia de uma forma muito mais
eficiente: crie uma tarefa genérica Hoje e digite todas as tarefas do dia.

PESSOAS E TECNOLOGIA 16
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DO TEMPO ANDRADE

Facilite o planejamento de seu dia


Relógio biológico
Cada um tem o seu!
Para fazer o planejamento diário de seu tempo, a ideia é usar DUAS
TAREFAS Hoje. Uma delas contém as tarefas específicas para o dia – Planejar seu dia é muito
importante. Você pode
está no Calendário. A outra é uma espécie de área de trabalho, é aí
fazer isso na primeira
que você planeja seu dia. hora do dia (se você for
do tipo diurno) ou na
Para que serve a área de trabalho Hoje? É exatamente nela que última hora do dia
anterior (se você for do
planejamos nosso dia. Na figura acima, a área de trabalho Hoje ainda
tipo noturno).
apresenta uma tarefa para as 17:00 horas. Por quê? Porque não deu
CONSULTE SEU RELÓGIO
tempo de cumpri-la – e isso é perfeitamente normal. Por melhor que BIOLÓGICO: qual é o seu
seja seu planejamento, nem sempre é possível cumpri-lo à risca. No momento mais produtivo?
entanto, com a prática, tarefas não cumpridas são cada vez mais raras.
Planejar é INVESTIR!

Vamos planejar nosso dia? Olhando a figura abaixo, o que temos? Para muita gente,
PLANEJAR o tempo é
a) Tarefa não cumprida no planejamento anterior (Conferir conteúdo
DESPERDIÇÁ-LO. Em vez
do site); de gastar tempo
planejando, dizem, é
b) Tarefas programadas para o dia atual (E-mail BKB, Fábio, Lavar melhor já produzir.
carro etc);
Este é um engano
c) Compromisso com HORA MARCADA para o dia atual (11:00 clássico. Experimente
INVESTIR apenas 10
BankBoston). minutos neste
planejamento. Você verá
que seu dia ganhará mais
2 a 3 horas!

HOJE com tarefas


específicas para o dia
c

HOJE usado para o


planejamento diário

b
a

PESSOAS E TECNOLOGIA 17
GESTÃO FERNANDO
DO TEMPO ANDRADE

Muita coisa, certo? Vamos ao planejamento!

1. O primeiro passo é trazer a área de


planejamento para sua tela. Abra a
tarefa genérica Hoje.

IMPORTANTEAqui você já vê uma


primeira VANTAGEM em usar a área
de trabalho. Uma tarefa não
cumprida no planejamento anterior
aparece novamente. Assim, você a
considerará neste novo
planejamento. Talvez você até queira
1
mudar seu horário, já que o horário
definido antes não foi adequado.
Neste nosso exemplo não faremos isso.

Olhando na figura da página anterior, vemos que já existe um


compromisso definido (com HORA MARCADA, 11:00 horas).

2
2. Digite a hora correspondente deste compromisso em Hoje e o
copie/cole na linha seguinte.

COMENTÁRIOVeja que o compromisso já foi digitado


na posição certa (11:00 antes de 17:00 horas).

Assim, aos poucos você vai planejando seu dia. O


próximo passo? Temos várias tarefas sem hora
definida. Vamos levá-la para a área de trabalho.
3
3. Abra a tarefa Hoje (definida para o dia atual),
selecione todas as tarefas, copie e cole na área de
trabalho.

4. IMPORTANTE Assim que você leva as tarefas para a área


de trabalho, não tem mais sentido mantê-las no dia
correspondente. Delete-as!

PESSOAS E TECNOLOGIA 18
GESTÃO FERNANDO
DO TEMPO ANDRADE

Sua área de trabalho agora tem várias tarefas sem hora definida.
Cabe aqui uma reflexão. Quando você marcou estas tarefas em seu
Outlook, não havia sentido definir um horário para elas. Veja, há
alguns dias atrás você não saberia dizer qual o melhor horário para
ligar para Rui. Hoje você precisa definir este horário, é hoje que a
tarefa será feita.

5. Digite horários conforme você imagina seu dia de hoje e distribua


as tarefas nestes horários.

Alguns comentários sobre o planejamento mostrado na figura ao


lado:
 Há uma boa folga entre os vários horários. Imprevistos sempre
acontecem, você precisa ter espaço para tratá-los.
 Não tente marcar tarefas demais, você não terá como cumpri-
las. A dica: sua área de trabalho Hoje não pode ter setas de
rolagem. Você sabe, isso acontece se houver muito texto – ou
tarefas – digitado.
 Não marque tudo na área de trabalho (almoço, por exemplo).
Não é preciso ser extremamente metódico neste planejamento
diário. Tenha um pouco de LIBERDADE!
 Para facilitar a visualização, veja que as tarefas são precedidas
por um ponto (.)

DICAÀ medida que você for realizando as tarefas, APAGUE-AS.


Assim, no final do dia, não deve haver mais nenhuma tarefa nesta
área de trabalho. Este é o objetivo. É assim que você tem certeza
que fez um bom planejamento diário. É assim que o Outlook se
torna uma ferramenta preciosa para sua produtividade.

Muitas vezes marco a primeira atividade para 8:30,


COMENTÁRIO
mesmo podendo começar às 8:00.

Uma recomendação final: não dependa exclusivamente da tecnologia


– exercite sua memória: tente não marcar todas as tarefas, procure se
lembrar de algumas por conta própria. Faz bem à mente!

PESSOAS E TECNOLOGIA 19
GESTÃO FERNANDO
DO TEMPO ANDRADE

Importante é diferente de urgente

Os métodos tradicionais de administração do tempo e análise de


produtividade sempre sugerem, diferencie urgente de importante. Em
uma definição livre:

Urgente: você precisa fazer a tarefa rapidamente. Por


exemplo, responder a ligação telefônica de um cliente.

Importante: a tarefa tem que ser feita. Por exemplo, fazer


a análise de seu fluxo de caixa.

O problema é que nem tudo que é importante é urgente. Por exemplo,


até que ponto o cliente que deixou um recado é importante o
suficiente para você ligar de volta rapidamente? Por outro lado,
embora tarefas importantes não tenham um tempo certo para serem
feitas, você não pode prorrogar indefinidamente a análise do fluxo de
caixa. Em algum momento ela passa a ser urgente.

Qual a conclusão? Algumas tarefas são – ao mesmo tempo –


importantes e urgentes. São estas que você NÃO pode deixar de
cumprir. Você se lembra das tarefas planejadas para seu dia? Algumas
delas são realmente muito importantes e bastante urgentes.
Destaque-as! Pinte-as de negrito e vermelho. É uma recomendação
simples, aparentemente até ingênua, mas de uma eficiência muito
grande. O que você não pode deixar de fazer no dia salta aos olhos!

PESSOAS E TECNOLOGIA 20
GESTÃO FERNANDO
DO TEMPO ANDRADE

Planejamento na medida certa

O melhor planejamento é o planejamento


mínimo! Não tente planejar tudo, não tente
prever tudo! Não há como, é tempo perdido.
E você não quer perder tempo, quer?

Para que seu trabalho flua, você precisa de


liberdade, você precisa reagir na hora e
tomar atitudes conforme o que for
acontecendo. Mas onde está o planejamento
nisso tudo? Um planejamento eficiente é
aquele que norteia suas ações. Ele serve
apenas de guia: ao longo de seus dias, você
sempre precisa avaliar se tudo está ocorrendo o mais
próximo possível dentro de seu planejamento ideal.

O planejamento diário

Cada um de nós tem o momento do dia mais produtivo. Alguns à noite,


outros logo de manhã. Identifique o seu melhor momento e reserve
parte dele para planejar seu dia. Às vezes apenas 15 minutos servem,
eles renderão 2 a 3 horas de produtividade no dia. (3 horas = 180
minutos; 180 minutos obtidos por causa de 15 minutos investidos;
uma aplicação que rende 1100%!)

A figura ao lado, “Adm. Planejamento Diário”, mostra uma sugestão de


planejamento diário.

ATENÇÃO Veja que o nome desta anotação segue o modelo sugerido


anteriormente nesta apostila.)

Este é um planejamento genérico para todos os dias. Serve apenas


como referência. Além dele, um planejamento essencial é aquele
correspondente a cada dia – que já foi feito em páginas anteriores
desta apostila, e repetido nesta figura ao lado.

PESSOAS E TECNOLOGIA 21
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DO TEMPO ANDRADE

O planejamento semanal

Embora pouco utilizado, o planejamento semanal é tão importante


quanto o planejamento diário. Todos temos muitas tarefas para
fazer – sse as agruparmos por dia da semana, há uma sensação de
maior disponibilidade de tempo.

Veja ao lado a anotação “Adm. Planejamento Semanal”. Cada dia da


semana concentra tarefas de um determinado assunto. Por exemplo,
já que a quarta-feira é dedicada ao marketing, neste dia o autor
deste planejamento ao lado não precisa se preocupar com palestras,
sites ou administração.

COMENTÁRIO Veja que os assuntos coincidem com a lista criada para a


organização das anotações em geral. Como você vê, um bom método
facilita tudo!

Claro, este planejamento é apenas uma orientação geral. Todos os


assuntos são tratados em todos os dias da semana. Mas há um dia
preferencial para cada um.

Veja a facilidade: quando


houver uma tarefa ligada
ao marketing, será preciso
Seminários Cursos Marketing Sites Administ.
marcá-la em uma tarefa
Hoje diária. Já que há um Palestras Infraestrutura Pessoal
planejamento, você a
marca no Hoje da 4ª. feira,
o dia da semana planejado
para isso.

PESSOAS E TECNOLOGIA 22
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Planejamentos mensal, semestral e anual

Seguindo esta mesma linha de raciocínio, é bastante recomendável


criar um planejamento mensal (janeiro é melhor para uma coisa,
setembro é melhor para outras – para todo mundo, em geral!), um
planejamento semestral (para muitas pessoas a metade do ano é bem
significativa!) e um planejamento anual (um bom planejamento anual
tem ligação direta com seu currículo – um currículo que não muda de
ano para ano significa anos mal aproveitados).

PESSOAS E TECNOLOGIA 23
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DO TEMPO ANDRADE

Planejamento semanal - reflexões

Início de um dia. O que costuma chamar mais sua atenção: as


urgências desse dia (o que você tem que fazer hoje, os prazos que
vencem hoje, o que o está preocupando hoje) ou os projetos de longo
prazo? As urgências, muito provavelmente.

Se você limitar-se a planejar o dia, acabará focado nas urgências. Faça


também um planejamento semanal, que lhe dará uma distância
mínima, até psicológica, da correria do dia-a-dia.

Mas por que não planejar o mês em vez da semana? É que, para
efeitos de programação pessoal, o mês é um período longo demais
(naturalmente, se você precisar fazer também um planejamento
mensal, faça-o).

Check list semanal

Comece o planejamento da semana analisando uma lista de itens que


você quer valorizar ou simplesmente não esquecer. É o bom e velho
check list, que tanta gente usa – por exemplo, antes de viajar, para não
esquecer nada importante.

Tantas vezes, planos ficam esquecidos pelas gavetas; planilhas


eletrônicas com detalhadas programações (de manutenção de veículos
e equipamentos, de cobranças etc.), escondidas nas entranhas do
computador; ou quadros gigantes com cronogramas dos principais
projetos, transformados em papel de parede, que ninguém repara.

Daí a importância de um check list semanal para repassar esse tipo de


assunto: planos, programações, projetos e mesmo simples listas (por
exemplo, de aniversários ou de rotinas esporádicas), que você precisa
olhar periodicamente mas volta e meia esquece de fazê-lo.

PESSOAS E TECNOLOGIA 24
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DO TEMPO ANDRADE

Possíveis itens para o check list

Além das verificações de planos e listas, cabem também assuntos que


você queira acompanhar por um tempo, tais como uma tarefa nova
ainda não incorporada à sua rotina ou uma meta de desenvolvimento
profissional (por exemplo, fornecer feedback ao seu pessoal com mais
frequência). Cabem ainda prioridades suas permanentes.

Na linha das “prioridades permanentes”, sugerimos que você liste toda


semana ao menos três assuntos: família, vida espiritual/religiosa e
saúde/lazer. É um forma de auto cobrança que, se provocar alguma
“ação especial” de vez em quando, mesmo que muito de vez em
quando, já terá valido a pena.

O mapa abaixo, pode servir como referência para ajudá-lo a lembrar


de assuntos importantes e que precisam ser agendados

PESSOAS E TECNOLOGIA 25
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DO TEMPO ANDRADE

Escreva os itens do check list

Limitar-se a imaginá-los é uma prática tão vaporosa que, com o passar


do tempo, você acabaria simplesmente abandonando o check list
semanal. Escreva, é melhor, e de preferência na agenda; para tanto,
você pode, por exemplo, “roubar” uma parte do domingo ou da
segunda-feira.

Faz sentido listar toda semana itens que só esporadicamente


demandam uma ação concreta? Sim. Até porque precisamente por
serem esporádicas é que essas ações correm o risco de serem omitidas
se você não repassar o assunto toda semana.

Vale observar que a maioria dos itens do check list se repetirá de uma
semana para outra, e é bom que seja assim: uma certa constância é
exigida até pela sistemática proposta, que prevê pouco tempo de
planejamento semanal, mas de forma reiterada. A eficácia virá mais da
regularidade que da intensidade!

O planejamento semanal, passo a passo

1. Faça seu check list semanal

Não abandone essa prática, mesmo que você se limite a copiar a lista
da semana anterior, sem verificar coisa alguma. A persistência dá
fruto: numa dada semana, você “acorda” para um assunto que estava
negligenciando e toma alguma providência útil (ou inventa algo
surpreendente) – o que paga com juros os poucos segundos semanais
dedicados a copiar o check list.

2. Pense se não é o caso de agendar uma ação especial e faça os


eventuais acertos

Exemplo: Comprar uma sobremesa de que a sua esposa (ou o seu


marido) gosta.

O objeto dessa ação especial deveria ser sobretudo suas prioridades


permanentes (família, vida espiritual e religiosa, saúde, etc.). Pode ser

PESSOAS E TECNOLOGIA 26
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DO TEMPO ANDRADE

uma ação mesmo ou então uma atitude, como escutar os outros com
mais atenção. Coisa simples e, obviamente, que você esteja disposto a
tentar fazer.

Definida a ação especial, agende-a. É uma providência que aumenta


bastante a chance de que se realize (entre outros motivos porque ela
fica lá, “plantada” na agenda, passível, portanto, de controle: sempre
se pode reagendar para outro dia).

Veja se não há outras coisas que você deveria programar para a


semana, se não esqueceu de agendar alguma providência importante
(como antecipar uma reunião em função de uma viagem programada),
se algum horário ou atividade poderia ser organizado de forma mais
eficiente etc.

Enfim, recorde o que já estava programado e “arredonde” a semana.

PESSOAS E TECNOLOGIA 27
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DO TEMPO ANDRADE

Uma reunião produtiva


A melhor reunião é aquela
que não existe.
Antes, durante e depois
Só convoque uma reunião se totalmente indispensável. E se não
houver reunião? A ocasião é propícia? Há alternativa à reunião? Qual o Não quer resolver um
assunto? Convoque uma
custo da reunião? reunião!

ANTES
- Elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto
Persuadir pessoas
Concentre os assuntos principais no início, onde a atenção é maior
Changing Minds, de
Vá do genérico ao específico Howard Gardner
- Defina resultados esperados
 Razão: a
- Organize material de apoio (slides, textos, cálculos, ideias)
apresentação lógica
- Verifique infraestrutura do local (equipamentos, ambiente) das ideias
- Convite com os temas da reunião  Pesquisa: utilização
- Coloque só as pessoas às quais o assunto interessa de informações
relevantes na
- Confirmações
argumentação

 Ressonância: a ideia
DURANTE deve ''parecer certa''
- Não castigue os pontuais premiando os atrasados para o público
- Defina os objetivos  Representação:
- Estimule a participação contar uma boa
história
- Mantenha o foco
 Recursos e prêmios: a
- Controle o tempo de cada um (sutilmente)
audiência precisa ser
Tema fora da pauta: anotado e discutido em eventual próxima seduzida e achar que
reunião ganha ao apoiar o
chefe
- Pergunte sempre, esclareça todos os pontos
- Relacione as conclusões  Acontecimentos do
mundo: crises,
furacões, guerras
DEPOIS podem facilitar
mudança de
- Acompanhe o resultado das conclusões
pensamento

 Resistências: o líder
deve estar preparado
para elas e saber
como combatê-las

PESSOAS E TECNOLOGIA 28
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DO TEMPO ANDRADE

Ninguém tem tempo a perder. Já que a reunião


é inevitável, o melhor é torná-la altamente
produtiva. Que tal fazer um curso rápido antes
de toda reunião? A ideia é ter anotações no
Outlook com tudo o que você precisa saber
para uma reunião produtiva – e ler estas
anotações no momento da preparação, da
execução e da conclusão da reunião.

PESSOAS E TECNOLOGIA 29
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O passo-a-passo para uma reunião produtiva

Comentário A

2
3

Para tornar suas reuniões produtivas, é recomendável colocar


todos os conceitos da página anterior em uma anotação. Assim, ao
marcar uma nova reunião, é só abrir esta anotação e seguir os passos.

COMENTÁRIO Antes de preparar uma reunião, avalie sua real necessidade.

Qual o melhor lugar para você elaborar uma pauta? Claro, no Outlook.

A. Abra uma tarefa no alto do dia da reunião e defina:

1) Pauta, com tempo para cada assunto


2) Resultados esperados
3) Material de apoio
4) Local (confira a infraestrutura)

PESSOAS E TECNOLOGIA 30
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DO TEMPO ANDRADE

B. Chegou o momento de definir a reunião. Defina um


C
compromisso novo no Outlook com:
Dica 1
5) Convite com temas da reunião
Dica 2

Observe que estes temas já foram definidos na tarefa


Nova Revista, que você usou para planejar a reunião.

DICA 1 Não esqueça de indicar o local da reunião. 5

Normalmente uma reunião não deve ter mais do


DICA 2
que 2 horas – ela fica improdutiva.
B
C. Liste as pessoas que devem participar da reunião.
Clique na guia Agendamento.

6) Indique as pessoas que devem participar.

Veja que até a sala1 foi convidada: o local é parte


importante da reunião, certo?
D

DICA 3Observe, ao lado de cada participante foi


definida a importância da participação de cada um:
Dica 3
participante necessário ou participante opcional.

D. Só falta convidar as pessoas. Clique no botão


6
Convidar participantes.

7) Pronto, agora é só aguardar as confirmações.

DICA 1O Outlook controla as respostas. Clique na


guia Controle e veja as respostas dos participantes
convidados – claro, depois que eles responderem. Dica 1

PESSOAS E TECNOLOGIA 31
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DO TEMPO ANDRADE

Talvez aqui você tenha que estudar novas datas,


tudo depende da disponibilidade real das
pessoas.

DICA 2Quem trabalha com o Outlook em rede,


pode ver o horário disponível de cada um. Assim
Dica 2
fica mais fácil descobrir a melhor hora para
todos.

8) Terminada a reunião, envie a ata.

F
E. Há um truque útil aqui: abra a reunião marcada no
Calendário do Outlook, apague o texto existente e digite
as conclusões da reunião.

F. Clique em Enviar atualização. Todos os participantes


receberão a ata.

COMENTÁRIO Na verdade, este recurso é usado para marcar


uma nova data. Você até pode usá-lo desta forma, mas
E
mesmo que não haja uma nova data, ele é útil para enviar
a ata para todos.

9) Por fim, só falta acompanhar o resultado da reunião. Se cada um


saiu com uma tarefa, use o recurso Tarefas do Outlook para
controlá-las. Se preferir, aplique o método alternativo para lidar
com as tarefas da equipe mostrado mais adiante nesta apostila.

PESSOAS E TECNOLOGIA 32
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A informação certa no lugar certo (Evernote)


Anotações são ideais para você organizar suas informações gerais.
Bem utilizado, talvez este seja um dos melhores recursos de
programas como o Evernote. Claro, anotações são úteis apenas
quando você tem uma boa metodologia de armazenamento. É
preciso toda uma lógica de gerenciamento de informações.
Vamos ver.

O que colocar em uma anotação: nem mais nem menos


Uma anotação contém ideias, projetos, rascunhos, esquemas – enfim,
tudo o que você precisa anotar e não sabe aonde! Duas regras de
ouro:

 NÃO guarde tudo. Você não pode depender só de suas anotações.


Algumas coisas não deveria ser anotadas, mas sim lembradas.
Estimule seu cérebro. Mesmo que você se sinta melhor anotando
tudo, ainda assim dê uma chance a seu cérebro: na hora de
precisar da anotação, procure se lembrar do que está nela – antes
de abri-la!

 Não abrevie. Não custa nada escrever palavras por inteiro. Nada
pior do que mais tarde você perder alguns preciosos minutos
tentando decifrar o que significa tal abreviação.

PESSOAS E TECNOLOGIA 33
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DO TEMPO ANDRADE

O nome da Anotação é essencial


De nada adianta ter várias anotações feitas se você não souber
localizá-las quando precisar. Precisamos então de um bom método
para nomear as anotações.

A primeira linha é
o título

DICA 1 A primeira linha de uma anotação é usada como seu título.

DICA 2Deixe uma linha em branco entre o título e o texto da anotação –


a visualização fica muito mais clara!

Um bom nome COMEÇA com a PALAVRA MAIS GERAL e TERMINA na


PALAVRA MAIS PARTICULAR. A figura acima mostra quatro anotações
relacionadas a livros. Como todas começam com a palavra Livros, elas
aparecem juntas na relação de anotações – automaticamente!

Veja também que a segunda palavra do título detalha um pouco mais


o conteúdo da anotação (como em Livros Estratégia). Algumas
anotações precisam de uma terceira palavra para a identificação
adequada do conteúdo (como em Nobel Títulos Finais).

PESSOAS E TECNOLOGIA 34
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DO TEMPO ANDRADE

Procure também impor um limite para o número de palavras


usadas. Mais do que três palavras podem complicar futuras
pesquisas. Se você precisar de uma quarta palavra, a solução é um
truque muito comum em tecnologia: juntas duas palavras em uma
só, como mostra a figura ao lado.

IMPORTANTE Procure usar a mesma metodologia de Anotações para


nomear também suas pastas de arquivos e suas pastas de e-mails. Seu
trabalho ficará muito mais produtivo!

O grande truque: Anotações classificadas em grupos

Também muito importante para o trabalho eficiente com Anotações é


sua divisão em grupos. O melhor é que isso é feito através de um
método muito simples: basta adicionar uma palavra chave no início do
título.

A figura ao lado mostra várias anotações, todas devidamente


agrupadas de acordo com a palavra inicial. Cada palavra inicial é
composta por apenas três letras. Esta palavra muitas vezes é chamada
de palavra-chave.

IMPORTANTE É essencial que você sempre se lembre destas palavras-


chave quando for criar uma nova anotação. Para facilitar, a sugestão é
que você crie uma anotação (claro!) com todas as suas palavras e seus
significados.

COMENTÁRIO O nome desta anotação segue exatamente as regras


sugeridas. Adm porque é uma anotação administrativa; Assuntos
porque contém a relação de assuntos-chave possíveis para as
anotações e Organização porque é aqui que o usuário deste Evernote
organiza sua metodologia. Mais ainda, o nome segue o princípio da
palavra mais GERAL (Assuntos) para a mais PARTICULAR (Organização).

PESSOAS E TECNOLOGIA 35
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DO TEMPO ANDRADE

Quem é quem? (Smartphone)

Os contatos de um smartphone, quando utilizados


produtivamente, podem ser uma excelente ferramenta de
relacionamento com clientes, amigos, família e virtualmente todo
mundo.

Três regras de ouro para o uso produtivo dos contatos:

 ECONOMIZE seu tempo, digite o MÁXIMO de informações.


Para economizar seu tempo no futuro, use todo o tempo
agora para digitar tudo o que você souber de um contato.
Você tem o número do fax dele e não quer digitá-lo? Um dia,
quando você precisar deste número, será muito bom tê-lo
armazenado. Mais ainda, se você não o tivesse digitado,
provavelmente nem teria mais o cartão deste contato – e
levaria um bom tempo obtê-lo.

 Crie o HÁBITO de sempre preencher SEMPRE os demais


campos. Você pode não saber o endereço de um contato
agora. Mas, mais tarde, quando souber, não se esqueça de
digitá-lo. Quando você precisar, o endereço estará lá!

 ANOTE outras informações relevantes. Todo smartphone – e


também programas do tipo Outlook – possui um campo para
você anotar informações livremente. O campo Notas talvez
seja um dos que mais importantes na boa ADMINISTRAÇÃO
DO TEMPO, já que aqui você pode registrar informações que
certamente serão importantes mais tarde. Se não digitá-las
quando souber, em algum momento perderá MUITO tempo
procurando.

PESSOAS E TECNOLOGIA 36
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DO TEMPO ANDRADE

E-mails ajudam ou atrapalham?

Por mais organizado que seja seu trabalho, pode acontecer o acúmulo
de e-mails. Como evitá-lo? E se houver acúmulo, como resolver?

Separe um momento de seu dia para lidar com seus e-mails

Cada um de nós rende melhor em um


determinado período do dia. Alguns são
mais diurnos, outros mais noturnos. Separe
a melhor hora do dia para ler, apagar e
organizar seus e-mails: manhã para os
diurnos, final do dia para os noturnos.

Agindo assim você respeita uma regra


essencial para o trabalho eficaz com e-mails:

Caixa de entrada
EFICAZ
é caixa de entrada
VAZIA

Regras para a leitura de e-mails

A experiência profissional em nossos clientes mostra que você deve:

1. Identificar e-mails inúteis, do tipo spam, e apagá-los


definitivamente.

DICAEm programas como o Outlook, um e-mail apagado não é


eliminado, mas sim movido para a pasta Itens excluídos. Para
apagar um e-mail DEFINITIVAMENTE, pressione as teclas Shift+Del.

2. Em seguida, leia rapidamente e-mails com notícias e informações


genéricas.

PESSOAS E TECNOLOGIA 37
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DO TEMPO ANDRADE

3. Só então passe a ler com cuidado cada um dos e-mails importantes


que você recebeu.

Pesquisas mostram que estes procedimentos muitas vezes chegam a


eliminar até 90% dos e-mails da Caixa de entrada. E depois que sua
Caixa de entrada estiver vazia, leia os e-mails à medida que eles
chegam. E apague-os ou armazene-os!

Acúmulo de e-mails

Mesmo seguindo estas regras, de vez em quando você ainda pode ter
e-mails demais em sua Caixa de entrada. É melhor responder primeiro:

- Os mais recentes, deixando os mais atrasados ainda mais atrasados?


ou
- Os mais antigos, atrasando os mais recentes?

Estas são perguntas difíceis de responder, cada pessoa tem um


critério. No entanto, vamos a um raciocínio rápido. Os e-mails mais
recentes ainda não provocaram um desconforto em quem os enviou.
Responda-os primeiro! Os atrasados já estão descontentes, não deixe
os recentes descontentes também!

Além disso, pode haver um e-mail recente repetindo o e-mail


atrasado, com novas informações. Respondendo o recente, você não
precisa responder o atrasado.

PESSOAS E TECNOLOGIA 38
GESTÃO FERNANDO
DO TEMPO ANDRADE

Caixa de Entrada VAZIA

Resultados esperados
 Maior controle sobre seus e-mails
 Melhorar seu tempo de resposta
 Realizar ações críticas
 Cumprir prazos

Passo 1: Crie um SISTEMA DE INFORMAÇÕES simples e efetivo

Neste primeiro momento, vamos pensar em dois sistemas de


informações:
 Informações de referência
É a informação que você precisa arquivar, mas que não é
necessária para você realizar uma ação. Você guarda estas
informações em um sistema de referência: uma pasta de e-mails,
uma pasta de arquivos (talvez em Meus documentos) ou na
intranet da empresa.
 Informações de ação
Informação necessária para você executar uma ação, armazenada
em sua lista de tarefas ou no Calendário.

Todos recebemos muitas informações de referência através de e-


mails, em geral 30% dos e-mails contêm informações assim. É então
essencial ter um sistema de referência – conjunto de pastas de e-mails
– que facilitem o acesso quando a informação for necessária. Ter suas
informações organizadas facilita MUITO organizar os e-mails
necessários para você agir – as informações de ação.

Passo 2: Defina um momento SEM INTERRUPÇÕES para processar e


organizar e-mails

Muitos e-mails exigem que você tome decisões. É fundamental então


que tenha um momento sem interrupções para processar e organizar
e-mails. Decisões exigem FOCO, e foco requer atenção sem
interrupções. Mesmo que você defina o momento ideal de seu dia

PESSOAS E TECNOLOGIA 39
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DO TEMPO ANDRADE

para lidar com e-mails, é claro que você pode – e deve – olhar e-mails
urgentes.

Em seu PLANEJAMENTO DO TEMPO, defina o melhor horário para o


gerenciamento de e-mails. Se necessário, crie um COMPROMISSO
RECORRENTE em seu Calendário, marque-o como “Ocupado” e não
atenda nem mesmo o telefone neste período.

No começo, manter este compromisso com você mesmo será bem


difícil, exigirá disciplina. Com o tempo, esta disciplina se transformará
em hábito e você nunca mais irá abrir mão deste tempo.

DICA O modo de conversação do Outlook permite organizar e- a


mails por conversas - aqueles com o mesmo assunto:
b
a. Clique na guia Exibição
b. No grupo Conversas, assinale a opção Mostrar como
conversa

Passo 3: Processe um e-mail por vez, “começando do começo”

Quando for processar seus e-mails, a primeira ação é organizá-los por


data, assunto ou emissor – tudo depende de seus objetivos.

DICA Habilite o Painel de leitura para que você possa ler os e-mails sem
abri-los:
a. Clique na guia Exibição a
b. No grupo Layout, clique na seta
para baixo do botão Painel de b
Leitura
c. Clique na opção desejada para c
exibir o painel (Inferior na figura
ao lado)

Cuidado, resista à tentação de olhar os “melhores” e-mails primeiro.


Comece pela mensagem no topo da Caixa de Entrada e só vá para a
próxima depois de ter resolvido a primeira. Pode ser difícil no começo,

PESSOAS E TECNOLOGIA 40
GESTÃO FERNANDO
DO TEMPO ANDRADE

enquanto houver muitos e-mails em sua Caixa de Entrada, mas você


acreditará no processo depois que sua produtividade melhorar.

Passo 4: Aplique o método “DADA” para tratar os e-mails

Quantas vezes você abriu, leu, releu e fechou um mesmo e-mail?


Atitudes assim tomam muito tempo e pouca ação. A solução? Abrir e
agir! O método DADA relaciona quatro opções:

1. Deletar
Grande parte dos e-mails pode ser deletada, mas quase sempre
pensamos: “e se eu precisar desta informação depois?” Pense
francamente, quantos e-mails que você guardou foram de fato úteis
mais tarde? Talvez você não se lembre mais da maioria. Eis algumas
perguntas que podem ajudar:
 O e-mail é importante para um trabalho que você está fazendo? Se
não, delete-o!
 O e-mail contém informações que você pode encontrar em outro
lugar? Se sim, delete-o!
 O e-mail contém informações que você vai usar nos próximos seis
meses? Se não, delete-o!
 O e-mail contém informações cuja responsabilidade de guardar é
sua? Se não, delete-o!

Em média 30% de seus e-mails podem ser deletados.

DICA O Outlook 2010 apresenta dois novos comandos que


limpam a “sujeira” de conversas antigas. Se a conversa não é
mais relevante, escolha Ignorar para mover todos os e-mails
correspondentes (e eventuais futuros) para a pasta Itens
Excluídos. Escolha Limpar para manter apenas o e-mail mais
recente em uma conversa, já que o histórico estará neste e-
mail – os antigos não são mais necessários.

PESSOAS E TECNOLOGIA 41
GESTÃO FERNANDO
DO TEMPO ANDRADE

2. Agir
Você pode fazer o que está escrito no e-mail em até dois minutos?
Então faça! Não tem sentido fechar o e-mail e abri-lo mais tarde se
você pode resolvê-lo em menos de dois minutos. Você pode respondê-
lo, arquivá-lo ou mesmo fazer uma ligação telefônica por causa dele.
Experimente, você gostará dos resultados, grande parte de seus e-
mails sairão da Caixa de Entrada.

3. Delegar
Se você não pode deletar o e-mail em dois minutos ou menos e nem
mesmo agir, talvez você possa delegá-lo. E delegar não é
necessariamente uma ação de chefe para subordinado, mas uma ação
comum entre pessoas de uma mesma equipe.
Para delegar, você pode encaminhar o e-mail ou transformá-lo em
uma tarefa – assim o Outlook o manterá informado sobre o
andamento desta tarefa.

4. Adiar
Se você não pode deletar, agir ou delegar, é porque talvez o e-mail
precise de sua atenção por mais do que dois minutos – e agora você
está no momento de seu dia de tratar seus e-mails, não poderá usar
seu tempo em um único e-mail – é preciso então ADIAR sua ação.
Aproximadamente 20% de seus e-mails devem estar nesta categoria.
Para adiar um e-mail, você pode transformá-lo em uma TAREFA, em
um COMPROMISSO ou listá-lo no HOJE apropriado.

Aplique o método DADA todos os dias. A experiência mostra que – em


médias – as pessoas conseguem tratar até 100 e-mails em uma hora.
Já pensou, se você recebe de 40 a 100 e-mails por dia, tudo que
precisa é de uma hora ininterrupta para tratar todos os seus e-mails.

Recapitulando, a experiência mostra que:


 50% dos e-mails podem ser deletados ou arquivados;
 30% dos e-mails podem ser delegados ou resolvidos em menos de
dois minutos;
 20% dos e-mails podem ser adiados

PESSOAS E TECNOLOGIA 42
GESTÃO FERNANDO
DO TEMPO ANDRADE

Se sua Caixa de Entrada tiver agora muitos e-mails acumulados, de


vários e vários dias, procure ter mais de um período por dia para tratá-
los – até que você chegue ao ponto de ter a Caixa apenas com os e-
mails do dia.

DICA A versão 2010 do Outlook organiza os recursos de forma a facilitar


a aplicação do método DADA, com destaque para o grupo Etapas
Rápidas, que apresenta uma relação já pronta de recursos e que você
pode personalizar conforme suas necessidades específicas.

PESSOAS E TECNOLOGIA 43
GESTÃO FERNANDO
DO TEMPO ANDRADE

Seis alternativas para melhor classificar, armazenar e


pesquisar e-mails

Uma Caixa de Entrada desorganizada e congestionada prejudica


MUITO sua eficácia e produtividade. As sete alternativas propostas a
seguir podem ajudar.

1. Organize e-mails rapidamente

Você pode organizar e-mails por data, assunto e emissor – basta


clicar no cabeçalho da coluna desejada. Adicionalmente, você
pode agrupar seus e-mails por conversa, tal como já mostrado
anteriormente nesta apostila. Basta clicar na guia Exibição e no
grupo Conversas assinalar a opção Mostrar como Conversas.

E-mails de
uma mesma
conversa

E-mails de
uma mesma
conversa
AGRUPADOS

TODOS os e-
mails de uma
mesma
conversa
detalhados,
inclusive
aqueles em
PASTAS
DIFERENTES

Os e-mails de uma mesma conversa são organizados do mais recente


para o mais antigo. Quando um novo e-mail da mesma conversa

PESSOAS E TECNOLOGIA 44
GESTÃO FERNANDO
DO TEMPO ANDRADE

chega, ele aparece no alto da lista, incluindo respostas e


encaminhamentos associados.

COMENTÁRIO Exibir conversas é DIFERENTE de AGRUPAR e-mails:


 Um AGRUPAMENTO reúne e-mails por assunto, por emissor, por
data e assim por diante
 Uma CONVERSA organiza e-mails por assunto, incluindo aqueles
em pastas diferentes

Para agrupar e-mails:


b c
a. Primeiro, classifique-
os por assunto,
emissor, data,
tamanho ou
importância clicando
a
no cabeçalho da
coluna corresponden-
te.
b. Clique na guia
Exibição.
c. No grupo
Organização, clique
no botão Organizar
por.
d. Assinale a opção
Mostrar em Grupos.
d

PESSOAS E TECNOLOGIA 45
GESTÃO FERNANDO
DO TEMPO ANDRADE

2. Guarde e-mails similares em pastas apropriadas

Você pode criar pastas por assunto, projeto, contato ou algo mais que
faça sentido em seu dia a dia. Você pode criar uma pasta para todas as
mensagens de seu superior ou uma com todas as tarefas que a
você precisa fazer.
b
Para criar uma pasta:
a. Clique na guia Pasta.
b. No grupo Novo, clique no botão Nova Pasta.

COMENTÁRIO Quanto menos pastas, melhor. Quanto menos subníveis em


cada pasta, melhor ainda. Um bom parâmetro é um máximo de três
subníveis, mas procure manter apenas um nível sempre que possível.
A figura à direita mostra o sistema de pastas do autor desta apostila.

3. Crie pastas de pesquisa para encontrar e-mails rapidamente

Uma pasta de pesquisa não armazena e-mail, ela é apenas uma visão
dos e-mails que correspondem aos critérios de pesquisa que você
define.
a

Para criar uma pasta de pesquisa:


a. Clique na guia Pasta.
b. No grupo Novo, clique no botão Nova Pasta de
Pesquisa.
b

PESSOAS E TECNOLOGIA 46
GESTÃO FERNANDO
DO TEMPO ANDRADE

4. Direcione e-mails criando regras automáticas

As regras do Outlook
executam ações
automaticamente tanto
nos e-mails recebidos
quanto nos enviados.
Você pode encaminhar a
um colega todos os e-
mails enviados pelo
Cliente X ou assinalar a
categoria Projeto Y a
todos os e-mails com a
palavra Curso na linha
Assunto. b c

Para criar uma regra


rápida que armazene
todos os e-mails de uma
pessoa em uma pasta:

a. Pressione o botão DIREITO do mouse sobre um e-mail


desta pessoa.
b. Clique em Regras.
c. Escolha Sempre Mover Mensagens de: Nome da
Pessoa.
d. No quadro Regras e Alertas, indique a pasta que
receberá todos os e-mails desta pessoa daqui para
d
frente.

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5. Categorizar

Você pode atribuir uma categoria a um grupo de e-mails relacionados.


A mesma categoria também pode ser atribuída a outros itens do
Outlook, tais como anotações, contatos e compromissos, facilitando
sua identificação e organização. Por exemplo, todos os e-mails,
reuniões e pessoas relacionados ao Projeto ABC podem ser associados
à categoria Projeto ABC.

a. Pressione o botão DIREITO do mouse sobre um e-


mail que você quer categorizar. a

b. Escolha Categorizar.
c. Indique a categoria desejada.
b

O processo para atribuir categorias a outros itens do


Outlook é exatamente o mesmo. A figura abaixo mostra
a atribuição de uma categoria a um compromisso no
Calendário:
c
a. Pressione o botão
DIREITO do mouse
a
sobre o item que
você quer
categorizar.
b
b. Escolha Categorizar.
c
c. Indique a categoria
desejada.

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6. Acompanhar

Acompanhar e-mails e tarefas – o tão conhecido follow-up – é


fundamental para o bom aproveitamento do tempo. O recurso
Acompanhamento do Outlook facilita MUITO este processo.

Os sinalizadores de acompanhamento podem indicar uma tarefa a


fazer, uma solicitação para outra pessoa ou mesmo conter um
lembrete para uma mensagem ou contato.

a. Pressione o botão DIREITO do mouse sobre o item que você quer


acompanhar.
b. Escolha Acompanhamento.
c. Indique o período correspondente.

b c

COMENTÁRIO Quando você define um prazo para o acompanhamento, o


item do Outlook é colocado no painel de tarefas pendentes –
automaticamente.

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Inclua os compromissos pessoais na agenda do dia

Desde quando você está adiando aquela consulta médica? Não dá


tempo, é o que a maioria diz. De fato, todos os profissionais têm cada
vez mais atribuições e pressão por resultados no trabalho. Mas deixar
de lado os compromissos pessoais pode trazer problemas graves de
saúde e até de relacionamento com a família, com amigos e no
PRÓPRIO AMBIENTE DE TRABALHO. Porém, as pessoas só se dão conta
do quanto estão negligenciando seus outros papéis por causa do
trabalho quando a situação já é crítica.

Para resolver este problema, você só precisa ORGANIZAR sua agenda.


É tudo questão de prioridades, de fazer o que realmente IMPORTA.
Uma frase famosa diz: tempo é questão de escolha. Vamos então
analisar por que as pessoas não têm tempo para nada.

De um lado há um volume significativo de atribuições para cada


profissional. De outro, está o hábito de viver em função das urgências.
Basta ter um prazo maior para realizar algo que isso fica para depois
até sua realização se tornar urgente. Nesse ritmo, as pessoas passam o
tempo todo apagando incêndios e, quando têm alguns minutos livres,
não os aproveitam para realizar coisas importantes porque querem
fugir daquela rotina alucinante de compromissos.

É preciso ser honesto nas oito horas de trabalho, mas no almoço, antes
e depois do expediente, você deve se ocupar de outras coisas
importantes para sua vida. Mas para conseguir aproveitar esse tempo
e não ter que sair mais tarde do escritório, é preciso se ORGANIZAR e
TER DISCIPLINA.

Mesmo no período de trabalho, é possível incluir na agenda uma


ligação que não tome muito tempo e precise ser feita no horário
comercial. É até mais produtivo, pois evita que se perca a atenção por
lembrar que precisava ter resolvido algo importante. Ao determinar o
que precisa realizar durante um dia, é importante equilibrar atividades
profissionais e pessoais. Também é importante não listar muitas
prioridades para o dia, que podem não ser cumpridas e
inevitavelmente ficam para o dia seguinte.

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A rotina é um veneno para o cérebro

Rotina é um veneno para o


cérebro. Assim como o
sedentarismo torna o corpo
indolente, o excesso de
previsibilidade subutiliza o
poder do córtex cerebral de
formar novas associações.
Tudo o que é inusitado estimula a comunicação entre os neurônios.
Essa é a base da Neuróbica, criada pelos cientistas Lawrence Katz e
Manning Rubin e detalhada no livro Mantenha o Seu Cérebro Vivo
(Editora Sextante).

Um outro livro muito interessante nesta área é Aprenda a Usar a


Memória (Publifolha), de Dominic O'Brien, oito vezes vencedor do
Campeonato Mundial de Memorização. Veja uma lista de 17 dicas:

Uma boa memória é uma excelente ferramenta de produtividade

 Despertar diferente
Mude a estação de rádio que o acorda todas as manhãs. Tome
banho de olhos fechados. Escove os dentes com a outra mão.
Circuitos sensoriais e motores normalmente pouco utilizados serão
ativados.

 Concentração nos estudos


Na hora de estudar, não tente aprender tudo ao mesmo tempo.
Concentre-se em um tema e faça um resumo das atividades antes
de se dedicar a outra matéria. Evite estudar 15 minutos de Química
e meia hora de Português, por exemplo. Para as decorebas', como
os elementos da tabela periódica, frases associativas ajudam.

 De volta ao passado
Desperte lembranças do colégio com a ajuda de fotos e cadernos.
Use a imaginação e entre na escola, sinta o cheiro da cantina. Com
a mente livre, uma lembrança puxa a outra. Você se surpreenderá
recordando fatos que julgava esquecidos.

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 Seja sociável
Compre jornal em uma banca diferente,
abasteça o carro em outro posto de
gasolina, acene para crianças. Quando
parecer seguro, puxe conversa com
desconhecidos. Vá ao teatro, ao cinema e
relembre as cenas e a s emoções que elas
lhe trouxeram. Discuta o filme ou a peça
com os amigos. Procure sair frequentemente com os colegas
apenas para bater papo. A mente precisa de uma vida cheia de
estímulos.

 Leitura eficiente
Quando o texto que você precisa
ler na escola ou no trabalho
parece desinteressante, algumas
estratégias podem ajudar. Faça
uma lista de perguntas cujas
respostas quer encontrar no texto.
Preste muita atenção às frases
que resumem a ideia central de
cada parágrafo. Descubra a
coerência dos argumentos. Por
último, tente desenhar um mapa
mental com as ideias principais do texto. Isso ajuda a organizar o
raciocínio.

 Quebrando a rotina
Resista a seguir o mesmo caminho todos os dias. Invente rotas
alternativas para chegar ao trabalho. Quando possível, entregue a
direção do carro a alguém de confiança e siga no banco traseiro. A
perspectiva da viagem é totalmente diferente.

 Muita calma nessa hora


O nervosismo e a ansiedade são os maiores causadores dos
famosos brancos. Você pode praticar exercícios de meditação
quando os nervos atrapalharem alguma lembrança. Escolha um

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ambiente calmo e deite-se de costas, largando o


corpo. Respire devagar e profundamente pelas
narinas. Concentre-se e imagine uma luz branca e
brilhante que acompanha seus movimentos de
respiração. Treine uma vez por dia.

 Férias neuróbicas
Viaje para lugares desconhecidos e evite grupos de
excursão. Ande de ônibus, experimente a comida e as
diversões locais, saia de carro sem um plano definido.
A novidade é a essência das boas férias e do vigor cerebral.

 Imagens distorcidas
Você pode treinar a memória na hora de
montar a lista de compras. Imagine uma
maçã com todos os detalhes - cores,
defeitos, tamanho. Agora modifique sua
maçã com alguns exageros - torne-a
gigantesca, por exemplo. Faça isso com
cinco itens no começo e com toda a lista no
futuro.

 Pausa para o cafezinho


São chances preciosas de relaxamento
mental e interação social. Prefira almoçar
fora do prédio da empresa e convide os amigos. Mas evite os
chatos e as companhias estressantes.

 Estimule os sentimentos
Frequente a feira livre com alma de explorador. Invente refeições
com produtos cujo aspecto lhe pareça agradável. Visite mercados
étnicos e prove novos cheiros e sabores. Eles acrescentam acordes
na sinfonia de sua atividade cerebral.

 Reconstrua o dia
Antes de dormir, procure relembrar tudo o que aconteceu durante
seu dia, reconstituindo cenas e diálogos com detalhes e na ordem

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em que ocorreram. Com o tempo, os detalhes vêm à mente com


mais facilidade

 Corpo e mente sarados


Troque a esteira da academia pela corrida nas ruas. Andar, correr
ou pedalar numa trilha ou calçada abre a mente para experiências
multissensoriais com o imprevisto de cada esquina.

 Novidades à mesa
Uma vez por mês, experimente
pratos que sejam uma total
novidade para você. Acompanhe a
refeição com a música do país
correspondente para acrescentar
uma dimensão auditiva às
sensações do paladar.

 Nutrientes vitais
Comer bem é fundamental para
garantir o bom funcionamento das
células que atuam na aquisição da
memória. Consuma muita água,
sódio, cálcio e magnésio, presentes
nos alimentos. Cápsulas de fósforo, diferentemente da crença
popular, não melhoram a memória.

 Sono restaurador
Para a memória, uma soneca de 20 minutos pode ter o efeito de
uma noite bem dormida. É durante a fase dos sonhos que as
informações adquiridas se instalam no cérebro, ''liberando espaço''
para novos aprendizados.

 Revirando a mesa
Troque objetos e mude-os de lugar em sua mesa de trabalho.
Incorpore um pouco de desordem à sua rotina. Quando possível,
altere o horário de reuniões e da realização das tarefas.

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 Praticar sempre
O cérebro pode ser comparado a um músculo que, se não for
usado, atrofia. Vale tudo: desde as tradicionais palavras cruzadas
até criar o hábito de anotar os sonhos logo ao acordar, com todos
os detalhes possíveis. Aos poucos, a história escrita vai ficar cada
vez mais completa.

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Hábito é questão de persistência


Regras devem
“Já fiz alguns cursos sobre administração do tempo e produtividade, já virar hábitos
li vários livros sobre o assunto mas continuo desorganizado e sem
método. De vez em quando, até tento colocar alguma coisa em prática,
mas aos poucos esqueço do que aprendi e li e volto ao ponto de
partida”.
Para criar
Esta é uma sensação muito comum, a maioria das pessoas pensa – ou
hábitos:
sente-se – desta forma. Administrar tempo e ganhar produtividade
PERSISTÊNCIA
não se resume apenas a criar regras essenciais para o dia a dia, é
essencial RESPEITAR estas regras. Mais, estas regras devem virar
hábitos!
Para persistir:
Três pontos facilitam – muito – a criação de hábitos: DISCIPLINA
 Método
 Persistência
 Propósito
Para ter
Método é mais fácil de todos, compreendê-lo é simples. Um exemplo: disciplina:
você sabe que para emagrecer é preciso em geral fazer exercícios e PROPÓSITO
cuidar da alimentação. O problema é transformar um método em
hábito, o que conseguimos através da persistência.

A repetição faz o método sair da esfera do consciente para a do


inconsciente. Antes de atravessar a rua, você primeiro verifica se há
carros passando – uma regra que você nem precisa pensar, já virou um
hábito. Regras viram hábitos se você PERSISTIR até que sejam
executadas inconscientemente. Alguns especialistas afirmam que 21
dias CONSECUTIVOS são suficientes para a regra ir para o nível de
nosso inconsciente. E para conseguir este nível de repetição, você
precisa de muita DISCIPLINA.

E ainda mais importante na criação de um hábito é seu propósito,


quanto você quer DE VERDADE que a regra vire hábito. Talvez você só
queira mesmo emagrecer se tiver algum problema de saúde que exija
o emagrecimento. Ou se quiser conquistar uma pessoa. Você só irá

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administrar seu tempo, buscar mais produtividade, se seu tempo


adicional trouxer coisas realmente importantes para sua vida!

Um novo hábito não é adquirido, ele é conquistado, com


persistência, processo e propósito!
A dica que resume esse conceito é encontrar algo que seja tão
apaixonante para você que valha a pena adquirir novos processos e
persistir! Não existe nada mais inconsciente que a paixão! Funciona
assim: não pense no seu regime, pense nas coisas boas que irá obter
quando for magra. Não pense na aula de inglês, visualize você nos EUA
falando com seu chefe. Não pense em administrar seu tempo, imagine
o que você irá fazer com mais tempo livre.

A paixão é passageira, mas dura o tempo suficiente para o seu hábito


ser criado!
Comece com passos pequenos, aumente sua autoconfiança, antes de
passar para desafios maiores. Se quiser acordar cedo, desperte todos
os dias às 7hs durante 30 dias e desligue o despertador no dia
seguinte, seu corpo irá acordar naturalmente. Se você quer ter mais
tempo, comece com seu planejamento diário, por pelo menos 30 dias
consecutivamente, repare como no 31º dia será algo automático para
você (fará falta se você não fizer!).

Acabe com o mal da indecisão na sua vida, traga a escolha.

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10 hábitos de pessoas muito improdutivas

Hábito 1 Situação Ação


Ficar à Um erro sério de quem não Jamais lote sua
disposição consegue manter a agenda agenda de
(e a vida) em dia é não compromissos, deixe
planejar. sempre um espaço
para imprevistos.
De fato, ao longo do dia
(em alguns setores mais, Se você trabalha oito
em outros menos) horas por dia, por
imprevistos acontecem. E exemplo,
isso sempre determina um comprometa apenas
novo arranjo na ordem de de quatro a cinco
prioridades. O problema horas. Dedique o
não é este tipo de tempo restante para
dinâmica, mas sim não aquilo que não estava
controlar os itens que já no seu calendário
são conhecidos previamente.
previamente.
Para planejar, você não
precisa saber tudo que irá
acontecer, mas pelo menos
uma parte. Se você nunca
sabe pelo menos o mínimo,
certamente não terá como
planejar e aproveitar bem
seu tempo.

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Hábito 2 Situação Ação


Acreditar que Por não olhar de uma Tenha uma postura
tudo é para maneira criteriosa para o crítica diante de cada
ontem próprio tempo, há quem demanda que cruza
veja tudo (e todos) como seu caminho.
prioridade. Atividades
Resultado? A pessoa faz importantes estão
tudo e lota sua agenda de relacionadas com
coisas desnecessárias. tempo e trazem
resultado. As
urgentes têm de ser
feitas imediatamente.
Essa diferenciação é
vital.

Hábito 3 Situação Ação


Subestimar as Quantas vezes você já Encare seriamente – e
ferramentas começou um novo método de uma vez por todas
de para administrar seu tempo – as estratégias de
produtividade e desistiu pouco depois? produtividade.
Este é problema clássico de Firme um
quem não consegue compromisso com
manter a vida em dia. você mesmo de
Não é com duas ou três praticá-las.
semanas que seu cérebro
será treinado. Os
resultados demoram a
aparecer – mas
APARECEM!

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Hábito 4 Situação Ação


Supervalorizar Checar o e-mail toda Determine horários
o e-mail hora, responder para checar seus e-
mensagens sem critério é mails de acordo com
a alternativa certa para sua rotina de trabalho.
desperdiçar seu tempo. Não se renda à
Algumas pessoas acham tentação de abri-lo a
que precisam responder todo momento e
e-mails tão logo cheguem. responder todas as
Não é assim, e-mail NÃO demandas.
É ferramenta de urgência!

Hábito 5 Situação Ação


Espalhar as Agenda de papel, post-it, Eleja uma só
informações lista de tarefas em algum ferramenta para
lugar, Outlook. organizar sua rotina,
resista à tentação de
A lista de recursos para
usar outros recursos –
tornar a vida mais
mesmo que mais à
organizada é imensa, mas
mão no momento.
o excesso atrapalha.

Hábito 6 Situação Ação


Não delegar Seja o medo de perder a Tenha consciência de
própria posição ou a falta que crescimento na
de pessoas capacitadas ao carreira sempre
redor, as pessoas estão implica mais
sempre justificando a responsabilidades.
falta de hábito em Mesmo assim, você
delegar. não precisa abraçar o
mundo sozinho.
A consequência? Quase
sempre, trabalho em Quanto mais delegar,
excesso e uma agenda mais tempo terá para
caótica. se dedicar às tarefas
da nova função com
excelência.

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Hábito 7 Situação Ações


Ser fã Reunião definitivamente Não faça reuniões para
incondicional não é sinônimo de tudo.
de reuniões produtividade. Quanto mais claro e
Na maior parte das vezes, pontual for o objetivo
muitas reuniões são de da reunião, melhor.
fato improdutivas: não Tenha como meta
têm qualidade, não são fazê-las curtas.
planejadas, são muito
longas e não atingem os Tempo ideal? 20 a 30
objetivos propostos. minutos. Máximo?
Duas horas. E nada
além disso.

Hábito 8 Situação Ação


Roubar o Por ter uma agenda Analise o tempo dos
tempo alheio caótica, quem é outros antes de passar
improdutivo tende a qualquer demanda.
atrapalhar todos que Não fique centrado
cruzam seu caminho apenas em suas
profissional.
necessidades.
São aqueles que delegam
demais para a mesma
pessoa, não anotar
informações e ligam para
conferir dados e pedem
tarefas no fim do
expediente.

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Hábito 9 Situação Ação


Desorganização Organização é essencial Quanto mais sua mesa
para quem quer ter dias estiver limpa,
produtivos. organizada e funcional
mais você
Quem já sofreu para
encontrar um arquivo em economizará tempo
meio à confusão da mesa produtivo.
ou do computador sabe Por isso, dedique-se a
bem o que isso significa. manter tudo, desde
anotações até
arquivos no
computador, segundo
uma lógica.

Hábito 10 Situação Ação


Não ter tempo Pessoas improdutivas são Pense na sua agenda
para si mesmo as que menos se de forma a dedicar
dedicam a sua vida tempo, sim, para você
pessoal. Para tentar mesmo e para outros
manter a rotina assuntos pessoais.
profissional em dia, são Se não tivermos
as que mais sabotam o tempo para quem e o
tempo dedicado para que faz diferença na
assuntos para além do nossa vida, todo
expediente. planejamento e
A produtividade está produtividade perdem
diretamente ligada à o sentido.
energia. Se a pessoa não
tem tempo para
descansar, perde a
energia e, com isso, a
disposição para
trabalhar.

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A arte de dizer NÃO


Fato

Por que é tão difícil dizer “não”? Bem, é claro que todos queremos ser Oito em cada dez
profissionais têm receio de
educados, gentis e agradáveis. E se for um pedido de chefe, pode até
dizer não ao chefe ou a
haver um certo receio de perda de oportunidades. Mais, se for um colegas de trabalho.
cliente, não queremos perdê-lo. Ao dizer não, as pessoas temem gerar
frustração nos outros
Para manter a produtividade em alta, é fundamental aprender a dizer
não. Quem é incapaz de recusar uma tarefa perde foco, centraliza
decisões e acumula trabalho. E sofre por causa disso.
No entanto, em muitos casos é preciso dizer “não”. E dizer de forma
correta. É preciso ser claro, firme e honesto. O desafio então é recusar
tarefas com assertividade, sem prejudicar sua imagem profissional. Ser
assertivo é conseguir equilibrar suas prioridades com a dos outros.
Veja algumas situações típicas do dia a dia na empresas e sugestões
para dizer “não”.

Você trabalha em um projeto há meses e na véspera de entrega-lo seu


gestor lhe dá uma tarefa urgente. Tocar as duas atividades é
impossível, mas você acha que dizer não para o gestor equivale a pedir
demissão.

Assuma que não dá conta do recado e explique o porquê. Se o gestor


insistir, peça para ele avaliar suas responsabilidades e estabeleça
novas prioridades. No início desta apostila você viu a importância de
planejar seu dia e sua semana, aproveite e mostre estes
planejamentos ao gestor. Peça ajudar dele para reorganizar tarefas,
redefinir prazos, é uma forma inteligente e eficaz de dizer “não” com a
CUMPLICIDADE do gestor.

Você recebe um trabalho de qualidade discutível. Para não criar atritos


com a equipe, prefere refazer tudo por conta própria.

Assumir tarefas dos outros prejudica sua produtividade e não contribui


para o desenvolvimento de quem trabalha com você. O ideal é pedir

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que o trabalho seja refeito, mostrar os pontos fracos e se colocar à


disposição para ajudar.

Você recebe a ordem de fazer algo que não concorda, seja por motivos
técnicos, seja por motivos pessoais.
Aceitar um pedido assim pode gerar angústia e culpa. A melhor saída é
a prevenção. No dia a dia, exponha com clareza os valores em que
acredita. Assim, as pessoas saberão antecipadamente que tarefas você
se recusará a cumprir por questões profissionais e éticas e, se for o
caso, buscarão outro nome para realizá-las.

Você recebe uma tarefa para a qual não se sente preparado.


Você não será tachado de incompetente por admitir, ocasionalmente,
que está despreparado. Quando estiver nessa situação, converse com
seu chefe sobre sua limitação. Isso desapontará seu superior? Talvez.
Mas, provavelmente, um trabalho ruim desapontará mais.

Você é convocado para uma reunião que acontecerá na mesma hora


de outro compromisso já agendado.
Há casos em que o único jeito é remarcar. Se não for possível, tente
negociar uma permanência menor em cada um dos compromissos.
Cheque a pauta, avalie se sua presença é realmente importante. Não
há nada de mal em negociar a agenda, desde que haja boas razões
para isso.

Você é convidado para assumir um cargo pelo qual não se interessa.


Aceitar uma proposta que contraria seus objetivos profissionais só
trará prejuízos para você e para a organização. Agradeça o convite e
explique que a oferta não está alinhada ao seu plano de
desenvolvimento. Mas esteja preparado para a frustração de quem o
recomendou.

Um cliente pede que você realize uma tarefa que não está prevista no
contrato que ele tem com sua empresa.

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Mostre o contrato para o cliente e procure alertar para os riscos que


você e a empresa estão correndo ao desrespeitar o acordo. Tente
negociar uma solução que agrade a todos. Se não der, fique com o que
diz o contrato, sem se importar com a reação do cliente.

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Produtividade no dia a dia – Exemplo completo

Conhecemos uma série procedimentos que tornam nossa vida muito


mais produtiva, vamos ver um caso prático.

Neste exemplo, analisaremos o pedido do Sr. Renier para uma palestra


em sua empresa. Esta simples solicitação dispara uma série de ações
que precisam ser executadas antes, durante e depois do evento.

1. AGENDAMENTO DA PALESTRA. A data acertada por telefone foi


marcada no Calendário (4 de agosto neste exemplo).

2. AGENDAMENTO DA AÇÃO. Para o sucesso da palestra, algumas


ações anteriores são necessárias. A tarefinha que resume estas
ações, “Renier: micro, quantas pessoas, local, confirmar horário“,
foi marcada 2 dias antes da palestra (2 de agosto na figura abaixo).

Tudo isso foi feito com bastante antecedência, afinal estamos


falando aqui de planejamento e produtividade. O tempo passou e
chegou o dia em que a tarefa foi agendada (2 de agosto). É hora de
fazer o planejamento deste dia.

COMENTÁRIO Nossa forte recomendação é que este planejamento seja


a primeira atividade de seu dia. Se você preferir, é possível
também fazer este planejamento na última hora do dia anterior.
Como já dissemos anteriormente nesta apostila, CONSULTE SEU
RELÓGIO BIOLÓGICO!

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3. Para planejar seu dia, transporte (recorte e cole) todas as tarefas


marcadas na tarefa diária Hoje para a área de trabalho Hoje, como
mostra a figura abaixo.

IMPORTANTE Optamos por recortar e colar as tarefas (e não copiar e


colar), porque após este planejamento as tarefas relacionadas no
Hoje diário devem simplesmente DESAPARECER. Mais ainda, o
próprio Hoje diário deve desaparecer.

Tarefas
antigas

COMENTÁRIO Veja novamente a importância da área de trabalho Hoje


para o planejamento diário. Ela ainda contém duas tarefas antigas,
que não foram feitas. Ao acrescentarmos as novas tarefas de hoje
à área de trabalho, as tarefas antigas já estão lá, e serão levadas
em conta no planejamento para este novo dia.

4. PLANEJAMENTO DIÁRIO. É hora de distribuir as tarefas nas horas


mais apropriadas do dia. Assim, as várias tarefas (exibidas
abaixo à esquerda) foram rearranjadas conforme o
planejamento do dia (exibidas à direita).

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A EXECUÇÃO DA TAREFA. O dia passa, chega 9:00 horas, vamos


executar a tarefa deste exemplo (acertar com o Renier os detalhes
para a palestra).

O CONTATO POR E-MAIL: A conversa por e-mail é muito mais


produtiva.

DICAPara deixar o contato mais produtivo, vamos aproveitar um e-


mail anterior que já fala sobre o assunto. Um e-mail que continua
um diálogo eletrônico deve SEMPRE repetir os e-mails anteriores.
Assim fica mais fácil para todos acompanhar tudo o que já foi
conversado.

5. A LOCALIZAÇÃO DO E-MAIL.
Como nossas informações estão
organizadas, todos os e-mails de
palestras estão na pasta
Palestras. Selecionamos esta
pasta.

Aqui temos um problema: o


nome do Renier não aparece em
De, Para ou Assunto. Assim, de
nada adiantará classificar os e-
mails por qualquer uma destas
colunas (que normalmente é
uma técnica de procura
bastante rápida e muito
eficiente – menos no caso do
Renier!).

A solução é usar o recurso de


Localização do Outlook.

6. Clique no botão Localizar na barra de ferramentas.

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7. Na barra de localização que aparece, digite Renier e clique no


botão Localizar agora.

Pronto, você vê todos os e-mails relacionados ao Renier (apenas


um na figura abaixo).

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8. A CRIAÇÃO DO E-MAIL. Clique no botão Responder.

DICA 1Você tem alguns assuntos para


tratar neste e-mail. Eles estão
relacionados na Tarefa Hoje. Copie estes
assuntos para o e-mail, assim você se
lembrará mais fácil deles. Claro, depois
que terminar o e-mail, apague-os.

Dica 1
COMENTÁRIO Manter o e-mail anterior
neste novo e-mail facilita a vida do
Renier. Ele assim vai se lembrar mais
fácil do que já foi tratado.

DICA 2Aproveite o corretor ortográfico Dica 2


do Office. Se ele acusa uma palavra
como errada, veja se há realmente um
erro. Se estiver errada, corrija. Se não
estiver, acrescente-a ao dicionário, para Comentário
que ele nunca mais a acuse como um
erro. Na figura acima ele acusa Renier
como uma palavra errada. Ela está
certa. Pressione o botão DIREITO do mouse sobre ela e escolha
Adicionar ao dicionário. (Atenção, o corretor só analisa palavras se
o Word estiver integrado ao Outlook).

PESSOAS E TECNOLOGIA 70
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9. Assim que o Renier abrir a


9
mensagem, você quer receber um
aviso? Clique no botão Opções na
barra de ferramentas e assinale
Solicitar confirmação de leitura
para esta mensagem.

10. Mais ainda, você sabe que a caixa


de entrada do Renier é muito cheia
9
no início do dia. Seria melhor seu
e-mail chegar depois das 10:00
horas. Ainda no quadro Opções da
mensagem, defina data e hora de 10
entrega na linha Não entregar
antes de.

11. Ainda como mais uma medida de segurança, se o Renier não


responder o e-mail até às 15:00 do dia
seguinte, você quer receber um aviso? O 11
Outlook contém um recurso de
acompanhamento. Clique na bandeirinha
que aparece na barra de ferramentas.

12. No quadro Sinalizador para


acompanhamento, defina data e hora 12
para o sinalizador na linha Data de
conclusão.

Aparece uma mensagem no alto do e-mail:


Acompanhar no(a) terça-feira, 3 de Agosto de
2004 15:00. Neste dia e neste horário um
quadro de aviso aparece em sua tela, avisando
sobre este e-mail enviado.

13. Finalmente é hora do texto do e-mail. Escreva-o e envie-o.

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Um bom e-mail tem:

a. Nome do destinatário
b. Saudação
c. Introdução ao assunto
d. Tópicos que facilitam a leitura
e. Solicitação de um novo contato
f. Uma finalização
g. Assinatura com nome e telefone de contato

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O ACOMPANHAMENTO. Agora que o e-mail foi enviado, é só


esperar a resposta? Claro que não, você precisa criar alguns
lembretes para cobrar tal resposta, se ela não vier.

Temos duas sugestões: a primeira é mover o e-mail da


pasta Itens enviados (onde ele está agora) para a pasta
Palestras. Lá ele deve ser marcado como não lido. Veja o 14
motivo:

14. Mova o e-mail para a pasta Palestras.

15. Na nova pasta, pressione o botão DIREITO do mouse neste


e-mail e marque-o como não lido.

Desta forma o Outlook acusa que nesta pasta ainda há uma


mensagem não tratada – o que funciona um lembrete!

A segunda sugestão para o acompanhamento do e-mail


também é muito simples. Como o evento acontecerá em
dois dias, convém mantê-lo na área de trabalho Hoje – no 15
alto da lista, sem qualquer horário definido. Assim ele
ficará lá até o Renier responder o e-mail.

16. Selecione a tarefa “Renier...” e arraste-a para o alto


da lista de tarefas.

O RELACIONAMENTO DE INFORMAÇÕES. Ainda há


mais uma facilidade muito útil do Outlook. Vamos
imaginar que você tenha se esquecido do dia desta
palestra para o Renier. Se você tiver relacionado a
palestra ao contato Renier, é só olhar na ficha dela
para descobrir o dia da palestra. Neste nosso
exemplo, não relacionamos a palestra ao contato
Renier. Vamos fazer isso agora.

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DO TEMPO ANDRADE

17. Você poderia ter relacionado a palestra no momento em que a


marcou no Calendário. Como não fizemos isso no passo 1, vamos
fazer agora. Localize a palestra e clique duas vezes sobre ela.

18. Clique no botão Contatos na barra inferior do compromisso.

19

18

19. No quadro Selecionar contatos, localize o Renier e clique em OK.

O nome do Renier fica vinculado ao contato. Só por isso este


recurso já é bastante útil: quando você abre o compromisso, o
nome do Renier está lá na linha Contato; se quiser mais
informações sobre este contato, é só clicar no link.

Mas a utilidade é muito maior ainda. Você se lembra que


queríamos descobrir qual o dia da palestra marcada com o Renier?

20. Abra a pasta Contatos, localize e abra o contato Renier.

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DO TEMPO ANDRADE

21. Clique na guia Atividades.


21

Veja que maravilha: você vê o


compromisso ligado ao
Renier e todos os e-mails
trocados com ele. Este sim é
um trabalho produtivo!

A CONTINUAÇÃO. Agora é
você quem continua tudo.
Que tal marcar no Calendário uma nova tarefa (Ligar para o Renier)
três semanas após a palestra (que certamente foi um sucesso) e
estudar novos negócios?

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DO TEMPO ANDRADE

Sensos

Aperfeiçoamento contínuo

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DO TEMPO ANDRADE

Apêndice

Evernote

Além de funcionar como um arquivo digital para armazenar anotações,


você pode usar o Evernote como um diário, um gerenciador de tarefas,
entre outras funcionalidades.

Caso prático, viagem: confirmação de voo, hotel, itinerário, mapas,


fotos, vídeos e anotações – antes, durante e depois da viagem.

Evernote e e-mails

Uma boa estratégia é enviar ao Evernote seus e-mails mais


importantes, onde é possível organizá-lo e acessá-los com facilidade.

Para enviar algum e-mail ao Evernote, encontre o seu endereço


eletrônico em:
- iPhone: Configurações, Geral, Endereços de E-mail do Evernote
- Android: Informações sobre a conta (para encontrar essa opção,
clique sobre o endereço de e-mail que aparece na tela inicial do
aplicativo), Endereços de E-mail do Evernote

Evernote e post-its

Você provavelmente não anda por aí com seus post-its, por isso o
Evernote e a 3M criaram uma solução: os aplicativos para iPhone ou
iPad podem tirar fotografias de Post-Its físicos, extrair as informações
escritas à mão no papel e converter essa informação em uma
representação digital - até mesmo a cor do papel do post-it usado.

O Evernote também permite que você atribua tags ou configure


lembretes conforme as quatro cores específicas do Post-It: amarelo,
verde limão, rosa neon e azul.

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Evernote, documentos e imagens

A empresa que oferece o Evernote também oferece o Skitch, que


permite ao usuário fazer suas anotações ou marcar imagens usando
setas e formas.

O serviço também inclui uma ferramenta de desfoque para


informações sensíveis, como uma placa de carro em uma foto.

Evernote e páginas internet

O Evernote Web Clipper captura e armazena artigos e informações


dentro do serviço, para referência futura. Você pode selecionar apenas
uma parte da página que você quer salva; marcar com formas,
desenhos ou texto, cortar ou pixelizar as páginas salvas.

Organize então as suas seleções em um Caderno e compartilhe com


outros via e-mail ou redes sociais.

Colabore e compartilhe
O Evernote fornece maneiras simples para que você possa colaborar
com Cadernos de outras pessoas, ou compartilhá-los com o mundo. É
só clicar com o botão DIREITO do mouse em qualquer Caderno e
escolher Compartilhar.

O Evernote permite que você compartilhe com pessoas selecionadas


ou como um link, que pode ser postado ou compartilhado com o
público. Se optar por compartilhar apenas com certas pessoas, você
também pode configurar o tipo de acesso que cada pessoa tem - se
estão permitidos a modificar o Caderno, convidar novos participantes
ou apenas visualizar o conteúdo.

Outra maneira de compartilhar um Caderno é postá-lo nas redes


sociais. No topo direito do Caderno há opções de compartilhamento
via Facebook, Twitter ou LinkedIn.

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