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Manual de Creación de Tablas Access

1. Podemos crear tablas para una base de datos nueva o para una base de datos existente. En
ambos casos el procedimiento será el mismo. En primer lugar debemos ir a la Ficha Crear y
pulsar el botón Tabla.

2. Observando en pantalla del lado izquierdo el panel de navegación poniendo la nueva tabla
y del lado derecho una pestaña con el mismo nombre de la tabla y una cuadrícula donde
podremos crear los campos de la tabla.
Definir el campo primario de la tabla.
3. Digamos que deseo crear una tabla donde almacenaré la información de los empleados de
una empresa con lo siguiente:

4. El campo primario de esta tabla será el campo ID empleado el cual contendrá un texto de 5
caracteres que identificará de manera única a cada empleado.

Antes de crear este campo debemos observar que Access ya ha creado el primer campo de
la tabla y le he puesto el nombre Id. Así que el primer paso será modificar el nombre de ese
campo para que concuerde con la definición de la tabla. Para iniciar con este cambio
debemos hacer clic derecho sobre el encabezado del campo para mostrar el menú
emergente.
5. Selecciona la opción Cambiar nombre de campo y se podrá cambiar el nombre del campo
directamente en el encabezado.

6. Solo nos resta cambiar el tipo de dato de este campo que de acuerdo a mi diseño debe ser
de tipo Texto y una longitud de 5. Para hacer el cambio se debe de ir a la Ficha Campos, que
se encuentra dentro de Herramientas de tabla, y dentro del mismo Formato se encontrará
una lista con los tipos de datos disponibles y de donde seleccionaré la opción Texto.

7. Finalmente debo especificar la longitud del campo dentro cuadro de texto llamado como
Tamaño del campo que también se encuentra dentro de la Ficha Campos.
Los pasos que hemos seguido hasta ahora fueron para modificar un campo que Access ya había
colocado y lo hemos modificado. A continuación debemos crear nuevos campos el cual será un
procedimiento diferente.

Definir los campos restantes de la tabla

8. En primer lugar debemos hacer clic en el encabezado que tiene la leyenda “Haga clic para agregar”
y se mostrará la lista de tipos de dato disponibles.

9. Una vez seleccionado el tipo de dato para nuestro campo Access nos permitirá capturar el nombre
del campo en el encabezado.
10. Para los campos de texto se podrá modificar la longitud de la misma manera que lo hice con el
campo primario, es decir, al seleccionar el campo se podrá observar el cuadro de texto Tamaño del
campo dentro del grupo Propiedades de la Ficha Campos.

11. De esta manera hemos terminado de crear la estructura nuestra primera tabla en Access pero
¡aún hace falta el paso final! Nunca olvides presionar el botón Guardar (en la barra de acceso rápido)
de manera que se guarden los cambios. Access mostrará un cuadro de diálogo para salvar la nueva
tabla.
12. Es en ese momento que tenemos la oportunidad para dar un nombre descriptivo a la tabla de
manera que siempre sepamos el tipo de información que guarda. Al pulsar el botón Aceptar verás
reflejado el nuevo nombre de la tabla.

Definición de relaciones
Una relación es una característica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias
tablas relacionadas a través de un campo en común. Existen tres tipos de relaciones:

1. Relación de uno a uno:

En este tipo de relación, un registro de la tabla 1 sólo puede estar enlazado con un único registro
de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relación es la que menos se utiliza. Un ejemplo podría ser
éste, en el que cada persona tiene un único DNI:
2. Relación de varios a varios:

Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2 y viceversa.
En el siguiente ejemplo, en la tabla 1 cada película pueden trabajar varios actores y, en la tabla
2, un mismo actor puede trabajar en varias películas:

3. Relación de varios a varios:

Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2, pero cada
registro de la tabla 2 sólo puede estar enlazado con un registro de la tabla 1. En el siguiente
ejemplo, un equipo puede tener varios jugadores, pero cada jugador sólo puede jugar en un
equipo:
Llaves Primarias
Access crea automáticamente un índice con el campo clave principal de una tabla y es utilizado para
buscar registros y crear combinaciones entre tablas.

No admite valores duplicados en los mismos, el orden de los campos en una clave principal de
múltiples campos determina el orden predeterminado de la tabla.

 Si no se crea ninguna clave principal cuando se está guardando la tabla aparecerá


automáticamente si se define Yes, creara un campo de tipo Auto numérico a la tabla y se
establecerá dicho campo como clave principal, si se elige no, no se creara ninguna clave
principal.
 Si no se establece una llave principal no se podrá realizar ninguna relación y la búsqueda y
ordenamiento se realizara mucha más lenta.
 No acepta valores Nulos.
 Para crear una llave principal, debe de estar en Vista de Diseño, ubique el cursos en el
campo que se desee y haga clic en el botón derecho del mouse y automáticamente se
despliega una ventana (1) en la cual se podrá seleccionar la llave para el campo deseado.
Llaves foráneas
Llave Foránea
Es llamada clave Externa, es uno o más campos de una tabla que hacen referencia al campo o
campos de clave principal de otra tabla, una clave externa indica cómo está relacionada las tablas.
Los datos en los campos de clave externa y clave principal deben coincidir, aunque los nombres de
los campos no sean los mismos.

Los campos continuos se deben de marcos ambos campos y de la misma forma como se selecciona
la Llave Primaria se debe de seleccionar la Llave Externa o Llave Foránea, utilizando el botón de
Barra de Herramientas, Mouse o utilizando el Menú y la opción Edit. (Debe de aparecer una flecha)

Si los campos no son continuos:


Seleccionar el primer campo
Presionar Control y sin soltarlo se debe seleccionar el otro campo (Seleccionar la Llave Externa de la
misma Forma que la Llave Principal)

La Llave Foránea también se determinar en el momento de las relaciones entre las tablas en la cual
la Llave Primaria se realizar la unión con el otro campo de otra tabla y automáticamente se vuelve
una llave foránea

¿QUE ES UNA LLAVE PRIMARIA Y UNA LLAVE FORANEA EN BASES DE DATOS?


ES UN TRQABAJO DE INFORMATICA ASI QUE NECESITO INFORMACION BN AMPLIA AGRADEZCO SU
COLABORACION DE PASO SI POR AHI TIENEN MAS INFORMACION SOBRE ATRIBUTOS Y CLASES DE
ATRIBUTOS EN LAS ENTIDADES GRACIAS
Una llave o clave primaria es un indicador único en una tabla,
Diagrama Entidad-Relación
Tipos de Datos Utilizados en las Tablas
Relaciones Rotas de muchos a muchos

1. De parte de un producto puede tener muchas facturas, asi como una factura puede tener
muchos producto, Por lo cual se crea la tabla Detalle-Factura
2. De la misma manera se realiza en la relación bodega y materia prima, en una bodega puede
haber mucha materia prima, y mucha materia prima puede haber en muchas bodegas, por
lo cual para romper esa relación se crea Detalle-Materia Prima.
Entidades Del Caso
1. Bodega
2. Departamento
3. Municipio
4. Encargado
5. Materia Prima
6. Formulario Ingreso
7. Formulario Envió
8. Fabrica
9. Constancia Producción
10. Cliente
11. Factura