CURSO

Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 1

Organizar e executar atividades de apoio

aos processos da organização

AULA 2
Introdução às funções
da administração
CURSO DE QUALIFICAÇÃO PROFISSIONAL - Eixo Gestão e Negócios

Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 1

Organizar e executar atividades de apoio

aos processos da organização

AULA 2
Introdução às funções
da administração
CRÉDITOS
UNIDADE CURRICULAR 1

Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial – Senac/SC

Departamento Regional em Santa Catarina
FECOMÉRCIO

Presidente
Bruno Breithaupt

Diretor Regional
Rudney Raulino

Diretoria de Educação Profissional

Ivan Luiz Ecco

Diretoria do Centro de Educação Profissional – Senac EAD

Anderson Redinha Malgueiro

Conteudista
Rafael Rodrigues de Souza

Coordenação Técnica
Setor de Educação a Distância

Coordenação Editorial e Desenvolvimento

Equipe do Setor de Produção – Senac EAD
SUMÁRIO
UNIDADE CURRICULAR 1

AULA 2 - INTRODUÇÃO ÀS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO  .................................... 05

CONTEXTUALIZANDO  ........................................................................................ 05
1 CONHECENDO AS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO  ................................ 06
2 PLANEJAMENTO: ONDE IR E COMO CHEGAR  .......................................... 09
3 ORGANIZAÇÃO: UMA RESPONSABILIDADE ESSENCIAL  ....................... 12
4 DIREÇÃO: COMO LIDERAR UMA EQUIPE  .................................................. 16
4.1 PODER DE AUTORIDADE  ........................................................................... 17
4.2 PODER PESSOAL  ........................................................................................ 17
5 CONTROLE: MONITORANDO O DESEMPENHO  ........................................ 20
CONSIDERAÇÕES  ................................................................................................ 24

REFERÊNCIAS  ........................................................................................................... 25
 UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

AULA 2
INTRODUÇÃO ÀS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO

CONTEXTUALIZANDO
Após estudar o planejamento de carreira, chegamos
ao estudo das funções da administração. Essas
funções são frutos da Teoria Neoclássica e
consistem no planejamento, na organização, na
direção e no controle de uma organização.

Nesta aula, nosso foco será estudar os

elementos que contribuirão para que você
receba e dê encaminhamento às solicitações recebidas dos diversos setores de uma
organização. Para isso, será necessário compreender as estruturas e os processos
organizacionais, bem como a organização do ambiente de trabalho, reconhecendo
a importância da comunicação com os diferentes setores em contextos diversos.

Lembre-se de que a competência desta Unidade Curricular é organizar e executar

atividades de apoio aos processos da organização. Portanto, ao estudar as funções
da administração e seus processos, você chegará ainda mais perto do que o
mercado de trabalho requer de seus colaboradores, e poderá se preparar melhor
para aproveitar as oportunidades.

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 UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

1 CONHECENDO AS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO

Saiba mais
Para que seja possível entender as configurações do trabalho do
profissional que atua no âmbito administrativo nos dias de hoje,
é preciso conhecer alguns aspectos históricos da Administração.
Sendo assim, você está convidado a acessar e ler o material
complementar e o vídeo que tratam da Evolução Histórica
da Administração.

Todas as informações trocadas nos processos organizacionais passam por cada

uma das quatro funções da administração: o planejamento, a organização, a direção
e o controle. É necessário, portanto, estar atento à relevância de cada uma delas.

A administração possui, entre suas principais características, um circuito de atividades

integradas, que tem como objetivo a busca por resultados, a utilização racional de
recursos, ou seja, uma utilização de recursos que evite desperdícios e o envolvimento
das funções administrativas. Dentre as funções administrativas, queremos que,
neste momento, você considere o planejamento. Posteriormente detalharemos
cada uma das demais funções.

Conceito
É importante que você compreenda, logo de início, que o
planejamento é muito importante porque possui o intuito de
definir objetivos e auxiliar na criação de metas, identificando,
nesse processo, quais são as oportunidades, ameaças, forças e
fraquezas da organização, algo que também é conhecido como
análise SWOT.

A análise SWOT é utilizada durante a etapa de Planejamento Estratégico, com o

intuito de auxiliar na compreensão do cenário em que se encontra a organização.
A sigla, em inglês, tem como origem as seguintes palavras:

`` Strengths    Forças

`` Weaknesses    Fraquezas

`` Opportunities    Oportunidades

`` Threats    Ameaças

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 UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

A matriz SWOT permite uma melhor visualização das caraterísticas que a nomeiam
e é aplicável a qualquer organização.

Strength S W Weakness

O T

Opportunity Threat

Algumas estratégias são necessárias para realizar uma análise SWOT. Confira,
no Quadro 1, um passo a passo sobre como realizar essa análise.

Quadro 1 - Estratégias para realizar a análise SWOT

Estratégias Descrição

Para entender melhor o cenário que engloba a empresa, é preciso dividi-lo em

Dividir o cenário
ambiente externo e interno. O ambiente externo englobará variáveis que afetam
empresarial em
a empresa do lado de fora, enquanto o ambiente interno analisará variáveis que
duas partes
partem de dentro da organização.

Na análise do ambiente interno, é preciso diagnosticar as forças e fraquezas da

Definir o ambiente organização, comparando-a com outras empresas que atuam no mesmo ramo.
interno Essas variáveis são determinadas pelo contexto em que a organização vive,
juntamente com a sua forma de atuação.

Determinar o É nesse contexto que estão as chamadas oportunidades e ameaças da empresa.

ambiente externo Tais itens variam de acordo com o mercado em que o negócio está inserido.

Organizar os dados em Uma vez determinados os dados referentes ao ambiente interno e externo,
formato de um diagrama as informações são organizadas, conforme apresenta a Figura 1.

A análise SWOT auxilia o gestor a obter maior clareza a respeito do seu

empreendimento, permitindo que sejam identificados os pontos fortes a serem
Analisar o cenário explorados, bem como os pontos fracos a serem melhorados. Essa análise
encontrado permite a atuação em todo o âmbito da organização, ajudando-a a determinar
sua posição no mercado e a antecipar o futuro ao precaver ameaças e visar a
maiores oportunidades.

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

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 UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

A análise da Figura 1 permite conhecer como está organizado o processo administrativo

com base nas funções da administração.

Figura 1 - Processo administrativo

Planejamento Organização Direção Controle

• Definir a missão • Dividir o trabalho • Designar as • Definir os padrões
• Formular objetivos • Designar as atividades pessoas • Monitorar o
• Definir os planos • Agrupar as atividades • Coordenar os desempenho
para alcançar os em órgãos e cargos esforços • Avaliar o
objetivos • Alocar recursos • Comunicar desempenho
• Programar as • Definir autoridade e • Motivar • Agir de forma
atividades responsabilidade • Liderar corretiva

• Orientar

Fonte: Bergamini (2016).

Ainda com relação às funções da administração, vale considerar o seguinte:

`` Planejamento: a base do planejamento é o estudo do projeto a ser

implementado. É necessário realizar muita pesquisa antes de iniciar a
implantação de qualquer projeto, podendo esse planejamento durar
semanas, meses ou até mesmo anos, de acordo com a magnitude do que
se planeja implantar.

`` Organização: a função da organização funciona como um meio de preparar

os processos, com o intuito de obter os resultados previamente planejados.

`` Direção: a direção alinha os objetivos do planejamento.

`` Controle: o controle permite vislumbrar todo o processo e, dessa forma,

auxilia a diagnosticar se os resultados foram ou não alcançados.

A seguir você estudará, de forma detalhada,

as quatro funções administrativas.

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 UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

2 PLANEJAMENTO: ONDE IR E COMO CHEGAR

Como vimos, o planejamento é o ponto de
partida das quatro funções administrativas
que integram o processo de gerência. É por
meio do planejamento que os objetivos e as
metas são traçados, bem como os meios para
atingi-los. O planejamento funciona como a
cabeça da organização, pois é ele que vai guiar
importantes decisões futuras.

Mas de que forma é possível fazer um bom planejamento?

Existem seis passos para que seja feito um bom planejamento:

1) Definir objetivos: é nessa hora que a organização deve especificar

aonde quer chegar, quais metas deseja atingir e quais objetivos pretende
alcançar. É importante ser bastante específico nessa etapa para conseguir
desenvolver os meios certos de se chegar lá.
2) Determinar a posição da empresa diante dos objetivos: esse momento
é essencial para calcular a distância que a empresa se encontra de seus
objetivos. Analisar os pontos fortes e fracos, assim como confrontar a
situação presente com o futuro (aonde se quer chegar), é fundamental
para avaliar a capacidade de alcançar metas ou não.
3) Desenvolver roteiro para condições futuras: é importante criar cenários
em que se possa prever o que pode atrapalhar ou ajudar no processo de
execução do planejamento.
4) Analisar caminhos alternativos: listar mais de uma ação a ser executada
evita que imprevistos atrapalhem o processo. Por isso, é fundamental
que a organização tenha o que comumente conhecemos como “carta na
manga”, ou seja, um plano alternativo caso o original não dê certo.
5) Colocar o plano em prática: depois de traçar os objetivos específicos,
avaliar as condições, determinar a posição e ter um plano alternativo,
é hora de colocar o plano em prática.
6) Avaliar resultados: para que o plano prossiga como o planejado, não se
pode esquecer de avaliar os resultados, tendo sempre em mente o objetivo
inicial e corrigindo erros se necessário.

Planejar é um ato que auxilia todo tipo de organização, pois é um processo que
visa a resultados, criando um senso de direção para o desempenho; a prioridades,
garantindo que coisas mais importantes ganhem a atenção necessária; a vantagens,
administrando recursos para auxiliar na melhor utilização das forças da organização;
a mudanças, antecipando problemas ou oportunidades, de modo que não haja
surpresas no caminho.

09 06
 UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

Para uma melhor organização do planejamento, os gerentes trabalham com dife-

rentes tipos de planos ao longo do tempo. Afinal, objetivos e metas estão sempre
evoluindo, e, diante de tais mudanças, é preciso frequentemente adaptar os planos
à situação atual da empresa.

A Figura 2 apresenta diferentes tipos de planos utilizados por gerentes, de acordo

com o tempo disponível para a sua implementação.

Figura 2 - Tipos de planos

Tipo de Plano Descrição Detalhamento

Plano de curto Os planos podem conter caráter Os objetivos definidos são diferentes para cada tipo de
prazo versus de curto prazo (até 1 ano); prazo plano, sendo os de longo prazo menos definidos e os
longo prazo intermediário (entre 1 e 2 anos); e de curto prazo mais específicos.
longo prazo (cinco anos ou mais).

Planos Enquanto os planos estratégicos Planos de produção: responsáveis pelos métodos e

estratégicos estão relacionados às
versus planos necessidades de longo prazo,
operacionais estabelecendo grandes metas
futuras, os planos operacionais
seguem um caminho mais
definido, servindo de base
para a implementação dos
planos estratégicos. Os planos
estratégicos podem ser
classificados em cinco tipos,
detalhados na coluna ao lado.
tecnologias necessários na área de produção.
Planos financeiros: responsáveis pelo dinheiro
necessário para financiar a produção.
Planos de instalações: responsáveis pelas instalações
necessárias na execução de tarefas.
Planos de marketing: responsáveis pela venda e
distribuição de produtos ou serviços.
Planos de recursos humanos: responsáveis pela
distribuição de funcionários nas diversas áreas.

Planos Esses tipos de plano têm o intuito
permanentes de orientar ações recorrentes.
Eles podem ocorrer de duas
formas, detalhadas na coluna
ao lado.
Política: esse plano permanente descreve quais ações
devem ser tomadas em amplas situações. Uma política
de recursos humanos, por exemplo, deve preocupar-se
com recrutamento e seleção, treinamento e
desenvolvimento, plano de cargos e salários, avaliação
de desempenho, entre outros aspectos.
Procedimentos ou regras: esses planos permanentes
descrevem quais ações devem ser tomadas em
situações específicas, ou seja, em casos nos quais seja
necessário um plano preciso para resolver uma situação.

Planos para Diferentemente dos planos Orçamentos: são planos para a aplicação de recursos
único uso permanentes, esse tipo de plano para atividades, projetos ou programas.
é utilizado apenas uma vez e Projetos: são planos que visam identificar as tarefas
com o intuito de atingir objetivos necessárias para atingir metas de tempo determinado.
muito específicos. Vejamos,
ao lado, dois exemplos de planos
de único uso.

Fonte: Elaborada pelo autor (2016).

10 06
 UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

Após conhecer os diversos tipos de planejamento utilizados pelos gerentes dentro das
organizações, chegou a hora de estudar as diferentes abordagens de planejamento.

`` Planejamento de dentro para fora: essa abordagem analisa o ambiente

interno com o intuito de melhorá-lo, aprimorando o que já se faz dentro de
uma empresa. O objetivo aqui é fazer melhor.

`` Planejamento de fora para dentro: nessa perspectiva, o objetivo é,

primeiramente, analisar o ambiente externo para que se possa explorar
um campo que quase ninguém está explorando. O foco é encontrar uma
oportunidade e tirar o melhor proveito dela.

`` Planejamento de cima para baixo: nesse tipo de planejamento, os objetivos

são definidos no topo da pirâmide, ou seja, as metas são traçadas pela gerência
superior.

`` Planejamento de baixo para cima: essa abordagem de planejamento começa

na base da pirâmide, ou seja, os objetivos são traçados pelos níveis mais baixos
da organização, tendo sempre em mente os planos predeterminados pela
gerência de alto nível. A missão aqui é planejar como executar tarefas tendo por
base o planejamento que já foi definido anteriormente pelo topo da gerência.

`` Planejamento contingencial: esse tipo de plano visa buscar alternativas

caso um primeiro plano apresente falhas ou simplesmente pare de funcionar
em razão de uma mudança de cenário. Para exemplificar como ocorre essa
mudança de cenário, vamos analisar, a seguir, um exemplo relacionado
ao mercado de cobranças.

O planejamento não é a única atividade desempenhada pelos

gerentes, mas, com certeza, é uma das mais importantes,
pois é a base para qualquer ação a ser realizada dentro de
uma organização.

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 UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

3 ORGANIZAÇÃO: UMA RESPONSABILIDADE ESSENCIAL

Após estudarmos como funciona o processo de
planejamento, é hora de reunir recursos e recrutar
pessoas para realizar as tarefas da organização
da melhor maneira possível. Nessa etapa, a orga-
nização tem como principais objetivos:

`` identificar quem irá fazer o quê por meio da distribuição de responsabilidades

e tarefas;
`` identificar quem está encarregado de quê; e
`` estabelecer uma rede de comunicação, fazendo com que todos os
colaboradores tenham contato com os demais membros da equipe.

A estrutura organizacional de uma empresa, na maior parte das vezes, se dá por

meio de um organograma. O organograma é uma estrutura formal que apresenta
a posição de cada representante dentro da organização, assim como a divisão de
trabalho e a alocação de recursos.

A Figura 3 apresenta a estrutura básica de um organograma em uma empresa fictícia.

Figura 3 - Organograma

Presidente

Diretor Diretor Diretor

de Planejamento de Finanças de Logística

Gerência Gerência Gerência

de Planejamento de Finanças de Logística

Departamento Departamento Departamento

Departamento de Controle
Departamento Departamento de Material,
de Planejamento de Contabilidade de Prestação de Compras Patrimônio e
Operacional de Contas Serviços Gerais

Fonte: Elaborada pelo autor (2016).

A Figura 3 mostra um modelo de organograma tradicional comum à grande parte

das empresas. Embora a ocupação dos cargos na figura possa variar de acordo
com a organização, em muitos casos é o diretor ou presidente que ocupa a posição
do topo.

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 UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

Nas posições intermediárias, encontram-se analistas, gerentes, coordenadores e

outros profissionais. Os cargos localizados na base do organograma são, geralmente,
representados por posições não estratégicas diretamente relacionadas a trabalhos
operacionais. Apresentaremos mais modelos de organograma na Aula 3 desta
Unidade Curricular.

Existem também as chamadas estruturas informais, aquelas

que apresentam uma suborganização em que as relações de
trabalho não oficiais são estabelecidas.

Esse tipo de estrutura representa as relações de trabalho do

dia a dia e pode, muitas vezes, ser benéfica para a empresa,
principalmente quando as estruturas formais se encontram
ultrapassadas. As estruturas informais, nesse sentido, são
uma alternativa para realizar o trabalho de uma maneira mais
espontânea, permitindo que os funcionários sejam criativos,
superem limites e se comuniquem melhor entre si.

Um grande desafio do processo organizacional é estruturar as unidades de trabalho,

ou seja, agrupar pessoas para desempenhar funções em um departamento comum
e sob a supervisão de um líder. Esse processo pode se dar por meio de estruturas
funcionais, divisionais ou matriciais. Vamos conhecer melhor essas maneiras de
organizar as unidades de trabalho.

`` Estruturas funcionais
As estruturas funcionais têm o objetivo de agrupar pessoas com habilidades
parecidas para desempenhar funções similares. Esse tipo de estrutura
apresenta uma linha de produção em que cada departamento tem a
obrigação de se preocupar somente com a sua área.
Essa divisão, apesar de benéfica para pequenas empresas (uma vez que
apresenta economia de recursos e treinamento especializado para cada
função), pode apresentar problemas na comunicação entre departamentos.
Isso ocorre quando um departamento se preocupa somente com a sua área,
esquecendo-se de que a organização funciona como um todo. Um exemplo
disso é um profissional que se recusa a colaborar com o colega de outro setor
sob a alegação de que aquilo não compõe a lista de responsabilidades dele.

`` Estruturas divisionais
A estrutura divisional pode ser realizada por meio da estrutura do produto,
estrutura geográfica e estrutura por cliente:
§§ Estrutura por produto: é aquela na qual diferentes funções trabalham
em um único produto.

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 UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

§§ Estrutura geográfica: é aquela na qual as funções são realizadas em

uma mesma região geográfica.
§§ Estrutura por cliente: é aquela na qual as funções são realizadas para
servir a diferentes clientes.
As estruturas divisionais apresentam vantagens (como maior flexibilidade,
melhor comunicação entre diferentes especialidades e bens ou serviços
focados em produtos, clientes ou serviços). Analise, no Quadro 2, cada
um desses tipos de estrutura.

Quadro 2 - Organização das estruturas divisionais

Forma de
Estrutura Exemplo
funcionamento

Estrutura Todas as especialidades Supermercados que, em vez de dividirem a

por Produto trabalham em um mesmo organização de acordo com as funções de seus
produto ao mesmo tempo, colaboradores, trabalham com o foco voltado aos
tornando o ambiente produtos disponíveis aos clientes: frutas, verduras e
de trabalho muito legumes; laticínios; açougue; utilitários; perfumaria;
mais dinâmico. mercearia; entre outros.

Estrutura Produtos que apresentam Empresas de varejo que concentram suas vendas
Geográfica diferentes características de acordo com a região em que trabalham. Uma loja
de acordo com a de uma determinada rede, localizada no estado de
sua localidade. Colorado, nos Estados Unidos, pode facilmente vender
equipamentos para ski. No Brasil, por conta do clima
tropical, tais produtos não seriam vendidos, dando
lugar a produtos destinados a um clima mais quente,
como equipamentos de praia.

Estrutura Dedica atenção às Lojas de móveis planejados, que trabalham de acordo

por Cliente necessidades específicas com as necessidades específicas do cliente e seu
de cada cliente, imóvel, fazendo com que cada etapa do processo de
tornando o produto ou criação seja realizada especificamente para aquele
serviço personalizado. empreendimento contratante.

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

Uma das desvantagens das estruturas divisionais é a falta de especialização

dos funcionários e o aumento dos custos. Mas, apesar de apresentar
algumas falhas, muitos acreditam que esse tipo de estrutura será a que
fará sucesso no futuro, uma vez que explora toda a energia de seu pessoal
e colabora para uma maior integração entre departamentos.

`` Estruturas Matriciais
Nessa estrutura, os funcionários trabalham em dois ou mais departamentos ao
mesmo tempo. A ideia, nesse tipo de estrutura, é fazer com que a técnica das
estruturas funcionais se alinhe com a integração das estruturas divisionais,
tornando o ambiente de trabalho muito mais flexível e multifuncional.

14 06
 UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

As estruturas matriciais podem apresentar benefícios como:

§§ maior cooperação entre diferentes departamentos;
§§ maior flexibilidade;
§§ melhor serviço ao cliente;
§§ melhor prestação de contas;
§§ melhor tomada de decisões;
§§ melhor estratégia gerencial.
Assim como acontece com as outras estruturas organizacionais, o método
matricial também apresenta algumas desvantagens, dentre elas a disputa
por poder, uma vez que diferentes áreas se relacionam diretamente.
Apesar das desvantagens, a estrutura matricial é a mais indicada para
empresas que realizam diferentes projetos ao mesmo tempo, como as
empresas de construção civil, por exemplo.

Podemos perceber que as estruturas organizacionais têm evoluído de acordo com

as necessidades atuais das organizações. Atualmente, para ganhar vantagem
competitiva em relação às outras empresas, muitos gerentes têm optado por uma
organização mais multifuncional, em que ambientes complexos e dinâmicos são
mais viáveis para uma melhor produção.

Nesse sentido, estruturas de equipe são necessárias para que haja uma integração
efetiva entre gerentes e funcionários.

As estruturas de equipe trabalham juntas na resolução de problemas e na exploração

de oportunidades. O objetivo de uma estrutura de equipe é permitir que todo o
pessoal de uma empresa compartilhe conhecimento, criando uma comunicação
efetiva e fazendo com que haja uma integração benéfica para toda a organização.

Agora que você estudou as principais funções do processo

de organização, chegou a hora de descobrir como direcionar
as ações voltadas a essas funções. A seguir, você estudará a
função da direção, que tem por objetivo liderar equipes,
e conhecerá as características dessa função para entender
melhor como ela atua em uma organização.

15 06
 UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

4 DIREÇÃO: COMO LIDERAR UMA EQUIPE

A terceira etapa do processo gerencial,
depois do planejamento e da organização,
é  a liderança, um importante recurso na
área da administração. Essa função tem por
objetivo dirigir esforços e, mais que isso,
visa inspirar os funcionários, motivando-os a
trabalharem pelos objetivos da organização e
empenharem-se mais.

Conceito
Enquanto o planejamento cria objetivos e metas e a organização
trabalha para estruturar o trabalho, a direção se preocupa com
meios de liderar seu pessoal. Um bom líder (ou gerente) tem uma
capacidade motivadora, que faz com que seus funcionários se
inspirem e, consequentemente, cumpram suas reponsabilidades.

Uma habilidade muito reconhecida em diversos líderes é a capacidade visionária,

ou seja, conseguir enxergar oportunidades futuras diante de diferentes cenários.
Um bom líder possui características que o possibilitam criar ações necessárias para
se chegar a um objetivo com sucesso. Um líder visionário possui cinco importantes
características:

1) Desafia o processo, estimulando seu pessoal com inovações e incentivando

o surgimento de diferentes ideias.
2) É entusiasmado e procura inspirar sua equipe.
3) Esforça-se, efetivamente, para ajudar a sua equipe.
4) Age com coerência, de acordo com as políticas da empresa, colocando-se
como exemplo para sua equipe.
5) Comemora as conquistas, levando emoção e entusiasmo para o ambiente
de trabalho.

A direção está diretamente relacionada ao poder. O poder dentro de uma organização

pode ser utilizado como ferramenta para a obtenção de resultados, uma vez que
leva os demais colaboradores a trabalharem de acordo com os seus interesses.

Gerentes eficazes são capazes de usar o poder de

autoridade e o poder pessoal. Você verá a seguir,
de forma detalhada, a descrição de cada um
desses tipos de forma de poder.

16 06
 UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

4.1 PODER DE AUTORIDADE

A posição de um gerente já pressupõe um
status de poder, uma vez que existe uma
hierarquia de autoridade. Para entender melhor
essa definição, conheça os principais tipos
de poder:

`` Poder de recompensa: esse tipo de

poder oferece alguma coisa de valor
(que pode ser um bônus, uma promoção, entre outras) em troca de um
resultado positivo do funcionário. Exemplo: o gerente oferece um dia de
descanso ao funcionário que melhor cumpriu suas metas.

`` Poder coercitivo: esse tipo de poder funciona como uma punição. Exemplo:
o gerente diz que os funcionários terão que fazer hora extra para compensar
o atraso em uma linha de produção.

`` Poder legítimo: é o poder decorrente da posição hierárquica propriamente

dita, a autoridade por status. Exemplo: o gerente decide não seguir a
orientação de um colaborador e utiliza como justificativa o fato de ele ser
o chefe.

4.2 PODER PESSOAL

As características individuais de cada líder
também podem funcionar como uma fonte
de poder. Esses poderes são organizados em
poder de especialidade e poder de referência.

`` Poder de especialidade: esse tipo

de poder é característico de gerentes
que dominam uma especialidade, e,
com isso, têm a capacidade de influenciar outras pessoas. Os líderes com
esse poder sabem como fazer, e, por isso, são vistos como pessoas de
credibilidade.

`` Poder de referência: é o poder gerado pela identificação. São líderes

que possuem a capacidade de influenciar outras pessoas através de seu
carisma, despertando a admiração e o respeito dos demais.

Esse último tipo de poder está relacionado às características muito pessoais de cada
gerente. Grande parte das pesquisas nessa área mostra que os traços pessoais
de líderes eficazes apresentam características como: honestidade, determinação,
inteligência, flexibilidade, conhecimento e autoconfiança. Podemos notar que
todos esses traços são características positivas, o que nos leva a crer que grandes
líderes são pessoas que têm a capacidade de influenciar outras através de uma
postura íntegra.

17 06
 UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

Em termos de estilo de liderança, podemos citar a liderança que se preocupa com

as tarefas e a liderança que se preocupa com as pessoas.

O Quadro 3 apresenta os estilos de liderança e suas características.

Quadro 3 - Estilos de liderança

Estilo de liderança Características

§§ Define o trabalho a ser feito;

§§ Divide as responsabilidades;
§§ Estabelece as condições de trabalho;
Por tarefas
§§ Auxilia na conclusão de atividades;
§§ Monitora o desempenho; e
§§ Analisa os resultados.

§§ É amistoso e dá apoio aos colaboradores;

§§ Estabelece relacionamentos sociais;
Por pessoas §§ Respeita todos os funcionários;
§§ Entende as necessidades dos demais; e
§§ Demonstra confiança aos funcionários.

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

Os líderes que utilizam esses estilos de liderança são classificados de quatro formas
diferentes:

`` Líderes abdicativos: mostram pouca preocupação tanto com as tarefas

quanto com as pessoas.

`` Líderes diretivos: mostram muita preocupação com as tarefas e pouca

preocupação com a pessoas.

`` Líderes apoiadores: mostram pouca preocupação com a tarefa e muita

preocupação com as pessoas.

`` Líderes democráticos: mostram muita preocupação tanto com a tarefa

quanto com as pessoas.

Importante
O líder democrático é a melhor característica para representar um
bom líder, ou seja, alguém que, além de se preocupar em cumprir
metas, tem a capacidade de ser sensível às necessidades de sua
equipe. É esse tipo de líder que tem o poder de direcionar sua
equipe de forma que todos se sintam motivados e cumpram as
tarefas do dia a dia.

18 06
 UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

Esse estudo permite perceber que direcionar uma organização não é uma tarefa fácil.
É preciso que o gerente em questão desenvolva habilidades específicas, que façam
dele um líder, para, assim, conseguir inspirar sua equipe e, consequentemente,
direcioná-la para cumprir os objetivos propostos no processo de planejamento.

Depois de estudarmos as funções de planejamento,

organização e direção, passaremos ao estudo da
última função da administração.

19 06
 UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

5 CONTROLE: MONITORANDO O DESEMPENHO

O controle é a última função dos processos
organizacionais. Esta é uma etapa necessária
para que a organização se mantenha cumprindo
metas e alcançando objetivos.

O controle funciona como um complemento

das outras três funções organizacionais, que
são o planejamento, a organização e a direção.

Conceito
Enquanto o planejamento estabelece objetivos, a organização aloca
pessoas e recursos para a produção; a direção motiva pessoas
a trabalharem melhor; o controle cuida para que todos esses
processos sejam realizados de forma correta e no tempo certo.

Para entender melhor o conceito de controle na administração, podemos compará-lo

a um termostato de um condicionador de ar. No equipamento, um termostato
funciona como um regulador, pois sempre que há uma mudança na temperatura do
ambiente, o condicionador de ar identifica o problema e toma as medidas corretivas
necessárias, com o intuito de reestabelecer a temperatura desejada.

O processo de controle funciona exatamente assim, com o poder de identificar

e corrigir erros. Para tanto, estabelece padrões de desempenho, compara o
desempenho real com o padrão e toma medidas corretivas. O Quadro 4 apresenta
detalhadamente as etapas da função de controle na administração.

Quadro 4 - Etapas da função de controle

Etapas Descrição

Essa etapa, que começa no planejamento, visa definir padrões de produção ou

Estabelece padrões de insumo a serem seguidos:
de desempenho §§ De produção: mede quantidade, qualidade, custo e tempo.
§§ De insumo: mede esforços de trabalho, como a pontualidade e a eficiência.

Essa etapa deve fazer o cálculo do desempenho alcançado, tendo sempre em

Mede o desempenho real
mente os padrões de produção e os de insumo definidos pela organização.

É nessa etapa que o controle deve identificar a necessidade de um plano de

Compara o desempenho
ação. Comparar os resultados obtidos ajuda essa função no cálculo do que se
padrão com o real
deve mudar.

Após comparar os resultados obtidos, é hora de tomar as devidas medidas

Toma medidas corretivas
corretivas.

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

20 06
 UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

Tais medidas podem acontecer por meio de situação de problema e situação de

oportunidade:

`` Situação de problema: acontece quando o desempenho é menor que o

esperado, e é preciso agir para que os padrões estabelecidos sejam retomados.

`` Situação de oportunidade: acontece quando o desempenho é maior que

o esperado. Nesse caso, é preciso aprimorar os padrões estabelecidos.

O Quadro 5 apresenta os principais tipos de controle que podem ser aplicados ao

longo do processo de produção.

Quadro 5 - Tipos de controle

Tipos de controle Descrição

Controles preventivos
Controles concomitantes
Controles de feedback
O que precisa ser feito antes de começar a produção? Esses controles ajudam
a prever possíveis problemas, assegurando que tudo esteja de acordo com os
padrões antes de se começar a produção.
O que precisa ser feito durante o processo para melhorá-lo? Esses controles
ajudam a identificar e corrigir problemas que ocorrem no meio do processo
de produção.
O que precisa ser feito da próxima vez? Esses controles têm foco no final de
todo o processo de produção, ajudando a determinar o que se deve fazer de
diferente nas próximas vezes.

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

Agora trataremos de um aspecto dentro da função controle que envolve o

planejamento, a organização e a liderança de um ponto de vista mais direto. Trata-se
do controle administrativo.

O Quadro 6 apresenta o controle administrativo, que serve para auxiliar na previsibilidade

de desempenho de todas as demais etapas de um processo de produção.

Quadro 6 - Controle administrativo

Tipo de controle Descrição

Controle via estratégia
e objetivos
Controle via política
e procedimentos
Controle via seleção
e treinamento
Controle via avaliação
de desempenho
Controle via função e
estrutura de trabalho
Controle via regra
de desemprenho
Controle via cultura
organizacional
Ocorre no início do processo, quando o desempenho padrão é estabelecido.
Acontece durante o processo, quando os funcionários são controlados
através de regras de comportamento e padrões de produção.
Ocorre quando os funcionários são escolhidos e treinados para realizar
determinados trabalhos, de acordo com suas respectivas funções.
Ocorre quando os membros de uma equipe são avaliados individualmente
como forma de identificar a necessidade de treinamento.
Ocorre quando as pessoas são colocadas para trabalhar em funções que se
ajustam aos talentos de cada um.
Ocorre quando uma equipe trabalha empenhadamente para alcançar os
padrões de desempenho estabelecidos.
Ocorre quando valores individuais se assemelham aos valores
organizacionais, gerando uma produção efetiva.

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

21 06
 UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

Todos esses controles têm relação com as demais funções organizacionais,

desempenhando um papel importante em cada uma delas, uma vez que visa
controlar não somente a empresa como um todo, mas, também, cada uma de suas
etapas de produção isoladamente.

O controle, dentro das funções organizacionais, tem o objetivo não somente de

corrigir erros, mas, também, de evitá-los, e esse é um processo que requer muita
atenção e responsabilidade do gerente, uma vez que ele tem a missão de monitorar
todos os processos de produção.

O controle, junto ao planejamento, à organização e à liderança, forma a base dos

processos organizacionais e auxilia a empresa a gerenciar suas atividades para que
a produção aconteça da melhor maneira possível, ou seja, estabelecendo metas
e objetivos, alocando pessoas e recursos, motivando seu pessoal e monitorando
os resultados.

Saiba mais
Consumo consciente
Ao realizar estudos ou elaborar técnicas referentes às funções
administrativas, é comum, muitas vezes, que as empresas
centralizem suas energias na maximização de lucros e resultados
e deixem de lado o caráter sustentável dos recursos disponíveis
no planeta.
A humanidade consome, hoje, 30% mais recursos naturais do
que a capacidade de renovação da Terra, fazendo com que
elementos como água, energia e alimentos possam vir a ser
racionados de maneira severa no futuro, ameaçando, dessa
forma, a vida ao redor do globo.
A melhor forma de mudar esse cenário é realizando o uso
consciente de recursos e insumos, analisando as consequências
dos seus atos de consumo em relação à qualidade de vida
do planeta e também das gerações futuras. Criar o hábito de
reduzir, reciclar e reaproveitar tudo o que for possível, na sua
vida e também no cotidiano de sua empresa, pode contribuir
positivamente para a manutenção de um planeta mais saudável.

Para incentivar atitudes como essa, foi criada pela entidade ISO (International Organization
for Standardization) a família de normas ISO 14000, que trata especificamente do
gerenciamento ambiental e indica o que as organizações precisam fazer para minimizar
os impactos ambientais de suas atividades. O Quadro 7 apresenta algumas das
principais normas já criadas e outras, que estão em fase de desenvolvimento.

22 06
 UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

Quadro 7 - Normas ISO

Status da Norma Norma Características

Trata dos principais requisitos para as empresas identificarem,

ISO 14001 controlarem e monitorarem seus aspectos ambientais, através de
um sistema de gestão ambiental.
Complementa a ISO 14001, provendo diretrizes adicionais para a
ISO 14004
implantação de um sistema de gestão ambiental.
São normas relativas às Auditorias Ambientais. São elas que asseguram
credibilidade a todo processo de certificação ambiental, visando às
ISO 14010
auditorias de terceiras partes, nas quais se verificam os compromissos
estabelecidos pela empresa em seu Sistema de Gestão Ambiental.
ISO 14031 Guia para avaliação de desempenho ambiental.
Criada
ISO 14020 Conjunto de normas que tratam de selos ambientais.
Conjunto de normas para conduzir análises de ciclo de vida de produtos
ISO 14040
e serviços.
Contabilização e verificação de emissões de gases de efeito estufa para
ISO 14064
suportar projetos de redução de emissões.
Complementa a ISO 14064, especificando os requisitos para certificar
ISO 14065 ou reconhecer instituições que farão validação ou verificação da norma
ISO 14064 ou outras especificações importantes.
ISO 14063 Trata da comunicação ambiental por parte das empresas.
ISO 14045 Trata dos requisitos referentes à análise de ecoeficiência.
Norma para MFCA (Material Flow Cost Accounting, ou, em tradução literal,
contabilidade de custos dos fluxos de materiais), uma ferramenta
ISO 14051
de gerenciamento que busca maximizar a utilização de recursos,
principalmente em manufatura e processos de distribuição.
Norma para pegada de carbono em produtos, tratando de requisitos para
ISO 14067 a contabilização e comunicação de emissões de gases de efeito
estufa associados a produtos.
Em Guia para as empresas calcularem a pegada de carbono em seus produtos,
desenvolvimento ISO 14069
serviços e cadeia de fornecimento.
Guia para a implementação, em fases, de um sistema de gestão ambiental
ISO 14005
para facilitar sua adoção por pequenas e médias empresas.
ISO 14006 Norma para ecodesign.
Diretrizes e exemplos para compilar e comunicar informações
ISO 14033
ambientais quantitativas.
Requisitos para as empresas que farão a validação e a verificação
ISO 14066
de emissões de gases de efeito estufa.

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

23 06
 UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

CONSIDERAÇÕES
Nesta aula, você estudou as principais informações a respeito das funções
administrativas, que permitirão que você, no cotidiano das suas atividades como
assistente administrativo, tenha uma visão sobre como funciona o fluxo de atividades
que compõem uma organização.

Os elementos apresentados objetivaram ampliar seu conhecimento acerca do tema,

despertando, em você, uma maior compreensão sobre o assunto. Além do caráter
teórico envolvendo o planejamento, a organização, a direção e o controle, aprender,
na prática, um passo a passo para a realização da análise SWOT, por exemplo,
é fundamental para conhecer melhor o direcionamento a ser dado quanto ao rumo
da empresa, de acordo com as funções trabalhadas.

Na próxima aula, aprofundaremos nossos estudos acerca da organização, abordando

principalmente sua estrutura e funções por departamento.

Agora, você está convidado a participar

da Aula 3 desta Unidade Curricular.

24 06
 UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

REFERÊNCIAS
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 UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

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