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Manual de Formação (Aplicações Informáticas de Gestão – Área Comercial) 0 Mutação – Consultoria, Estudos
Manual de Formação (Aplicações Informáticas de Gestão – Área Comercial) 0 Mutação – Consultoria, Estudos

Manual de Formação

(Aplicações Informáticas de Gestão – Área Comercial)

(Aplicações Informáticas de Gestão – Área Comercial) 0 Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de

0

Informáticas de Gestão – Área Comercial) 0 Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de

Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de Formação, Lda Rua Miguel Bombarda, 79 – 3080-159 Figueira da Foz Tel: 233 942 205 | E-mail: geral@mutacao.pt

Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de Formação, Lda Rua Miguel Bombarda, 79 – 3080-159
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Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de Formação, Lda Rua Miguel Bombarda, 79 – 3080-159 Figueira da Foz © 2015

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Designação do Manual

Curso

APLICAÇÕES INFORMÁTICAS DE GESTÃO – ÁREA COMERCIAL

Formador

DULCE GOMES

Ano

2016

C OMERCIAL Formador D ULCE G OMES Ano 2016 Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de

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ÍNDICE Introdução …………………………………… 3   Público-Alvo
ÍNDICE Introdução …………………………………… 3   Público-Alvo

ÍNDICE

Introdução

……………………………………

3

 

Público-Alvo

……………………………………………

3

A que necessidades visa dar resposta

……………………………………………

3

Objetivo Geral

……………………………………………

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Objetivos Específicos

……………………………………………

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Benefícios e condições de utilização

…………………………………………….

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Módulo 1 – Criar Tabelas de Trabalho

………………………………………

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1.1. Criação de Famílias e artigos

……………………………………………

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1.2. Criação de Clientes e Fornecedores

……………………………………………

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1.3.

Criação de Outras Tabelas

……………………………………………

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Módulo 2 – Os Documentos Comerciais

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2.1. O Processo de Venda

……………………………………………

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2.2. O Processo de Compra

………………………………………………

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2.3. Os Documentos de Conta Corrente

………………………………………………

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2.4. Os Documentos de Stock

………………………………………………

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Módulo 3 – Exploração da Informação

………………………………………

16

3.1. Análise de Vendas

……………………………………………….

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3.2. Análises de Compras e Stocks

……………………………………………….

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3.3. Alertas e Gestão de Créditos

……………………………………………….

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Módulo 4 – Outros utilitários

…………………………………………

28

4.1. Recálculo de Stocks

………………………………………………

28

4.2. Mapas de IVA

………………………………………………

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Bibliografia

……………………………………….

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Contatos Úteis

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Anexos

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Diapositivos do Código do IVA

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31 Diapositivos do Código do IVA 2 Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de

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Introdução Público-alvo Esta ferramenta visa contribuir para uma rápida assimilação dos conceitos e das formas

Introdução

Introdução Público-alvo Esta ferramenta visa contribuir para uma rápida assimilação dos conceitos e das formas de

Público-alvo

Esta ferramenta visa contribuir para uma rápida assimilação dos conceitos e das formas de utilização desta aplicação por parte do público alvo a que os mesmos se destinam, nomeadamente:

Gerentes, Diretores, Formadores;

Formandos em ações de Formação;

Ativos que pretendam potenciar as suas competências.

A que necessidades visa dar resposta

Os sistemas de informação para gestão (SIG), mais conhecidos pela sigla em inglês de ERP (Enterprise Resource Planning), são uma ferramenta essencial e imprescindível hoje em dia nas organizações. Com este manual disponibilizamos um conjunto de ferramentas de índole didática e formativa para auxiliar à sua compreensão. A importância assumida por estes sistemas advém de dois fatores:

Por um lado, a exigência do mercado para respostas às solicitações com a maior brevidade possível;

Por outro o processamento da informação gerado pelo tratamento dos dados armazenados nas bases de dados, é vital para aferir do andamento dos negócios e poder assim formular estratégias corretivas atempadamente. Responder com eficiência (just in time) aos anseios dos parceiros de negócio (internos e externos) já não é concebível nos dias de hoje, à velocidade a que a informação é produzida, sem o recurso a poderosas ferramentas baseadas em tecnologias de informação como suporte de decisões em tempo oportuno.

Objetivo Geral

Dotar os formandos de conhecimento e competências em:

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Reconhecer as aplicações informáticas disponíveis para a área comercial;

Executar documentos em suporte informático

Expressar os resultados esperados;

suporte informático  Expressar os resultados esperados; Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de

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 Situar-se ao nível da realização das ações;  Visar capacidades mais complexas;  Conceito
 Situar-se ao nível da realização das ações;  Visar capacidades mais complexas;  Conceito

Situar-se ao nível da realização das ações;

Visar capacidades mais complexas;

Conceito e aplicação do software de Gestão de Comercial;

Organizar e estipular parâmetros de utilização;

Produzir registos e explorar fontes de informação de gestão;

Autoavaliação das competências desenvolvidas.

Objetivos Específicos

No final da ação de formação, os formandos estarão aptos a:

Reconhecer as aplicações informáticas disponíveis para a área comercial;

Executar documentos em suporte informático

Benefícios e condições de utilização

Nas organizações empresariais atuais os sistemas de informação para gestão (ERP´s), são uma ferramenta nuclear nos processos de negócio e, consequentemente, um instrumento de trabalho essencial ao seu bom funcionamento, diminuindo custos administrativos e pessoal afeto a tarefas burocráticas. Os sistemas de informação contribuem para o aumento da eficiência operacional e a melhoria da produtividade. Este indicador, cada vez mais funciona como referência para distinguir as empresas de sucesso. Das várias aplicações informáticas passíveis de serem utilizadas pelas empresas no apoio ao seu negócio as que abordam a área comercial (como seja a produção de documentação comercial e o seu tratamento histórico para posterior análise) são, seguramente as mais utilizadas, visto funcionarem como alicerces básicos dos sistemas de informação. Também as empresas que iniciam a informação dos seus procedimentos têm como primeira prioridade aquisitiva este tipo de aplicações informáticas. Todavia, é por todos reconhecido que o nível de utilização dada às aplicações, após a sua instalação, fica muito aquém do seu potencial. Entre os fatores que influenciam esta realidade destacamos a ausência de apoio e formação ao utilizador final ou formação inadequada, para o desenvolvimento de um plano de ação que vise o saber- fazer.

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de um plano de ação que vise o saber- fazer . 4 Mutação – Consultoria, Estudos

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Neste manual pretendemos evidenciar a sequência de ações eminentemente práticas que tocam os aspetos principais
Neste manual pretendemos evidenciar a sequência de ações eminentemente práticas que tocam os aspetos principais

Neste manual pretendemos evidenciar a sequência de ações eminentemente práticas que tocam os aspetos principais da aplicação e visam apostar claramente no saber-fazer, procurando auxiliar o utilizador na panóplia de opções disponíveis.

O Presente manual aposta assim em ideias simples, conceitos práticos e pequenos “truques”. Em situações normais, após a instalação e a formação básica, os utilizadores, de acordo com, o senso comum, não utilizam mais de 30% das potencialidades das aplicações. Pretende-se estruturar um plano de atividades que possibilite o aumento da manuseabilidade da aplicação aumentando a produtividade e o retorno do investimento realizado de uma qualquer empresa.

Este manual não pode ser reproduzido, sem autorização prévia e apenas poderá ser utilizado em ações ministradas pela Mutação, Lda.

ser utilizado em ações ministradas pela Mutação, Lda. 5 Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de

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Módulo 1 – Criar Tabelas de Trabalho Reconhecer as tabelas de trabalho a serem criadas.
Módulo 1 – Criar Tabelas de Trabalho Reconhecer as tabelas de trabalho a serem criadas.

Módulo 1 – Criar Tabelas de Trabalho

Reconhecer as tabelas de trabalho a serem criadas.

Objetivos

Identificar as tabelas a serem criadas;

Criar as famílias de artigos;

Criar as tabelas de clientes, fornecedores, I outros devedores e credores;

Criar tabelas de bancos e tesouraria;

Criar tabelas de documentos.

Criar tabelas de IVA

Módulo 2 – Os Documentos Comerciais

- Compreender o circuito comercial.

- Perceber a utilidade e a finalidade dos documentos comerciais.

- Conhecer o programa de faturação na ótica de utilizador aproveitando as potencialidades e

ferramentas disponibilizadas pelo sistema.

- Compreender e identificar os campos de preenchimento necessários ao correto desempenho do programa.

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Objetivos

Conhecer os documentos de suporte à atividade comercial.

Módulo 3 – Exploração da Informação

Compreender a importância de analisar a informação constante nos mapas.

Objetivos

Controlar as contas correntes e cobranças e, respetivos documentos de suporte;

Conhecer a documentação de movimento de stock.

Poder emitir mapas comparativos que identificam a evolução dos negócios da entidade.

Módulo 4 – Outros Utilitários

Conhecer os utilitários adicionais.

– Outros Utilitários Conhecer os utilitários adicionais. Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de

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Objetivos  Perceção da utilização dos sistemas disponíveis; Módulo 1 – Criar Tabelas de Trabalho

Objetivos

Objetivos  Perceção da utilização dos sistemas disponíveis; Módulo 1 – Criar Tabelas de Trabalho 1.1.

Perceção da utilização dos sistemas disponíveis;

Módulo 1 – Criar Tabelas de Trabalho

1.1. Criação de famílias e artigos

Uma das tarefas que mais trabalho dá na informatização dos negócios é a catalogação das referências que fazem parte do portfólio de negócios da empresa. Por isso é fundamental realizar um trabalho prévio de preparação e adequação dos códigos a atribuir a cada artigo e enquadrá- los em famílias para, no futuro, ser mais fácil e objetiva a produção de relatórios de exploração e análise dos dados. Só assim se poderão tomar as decisões mais corretas. A preconceção de códigos é, pois, essencial, visto que, a sua alteração à posteriori implica mais trabalho, além de mexer com eventuais registos de histórico existentes. Outro ponto a pesar para uma correta codificação é o facto de esta em si ser uma fonte de informação para alguns colaboradores da empresa no seu dia-a-dia (comerciais, os responsáveis pela logística, responsáveis pelos stock e outros). Na atribuição de códigos podem ser usados caracteres do tipo letras e/ou números. O número de caracteres utilizados depende das necessidades da empresa, bem como outros fatores passíveis

importantes, por exemplo, a família a que o artigo pertence, fornecedor, entre outros. É conveniente deixar um número de caracteres suficiente para, no futuro permitir acréscimos à lista de referências. O objetivo último da empresa é crescer. Estruturar famílias num sistema de informação de gestão mais não é do que agregar os artigos constantes do portefólio de negócios da empresa por áreas (de interesse, de aplicação industrial, de modo de utilização, de consumo, etc). Desta forma será possível no futuro, uma análise mais objetiva e detalhada da atividade da empresa, nomeadamente ao nível do tipo de produtos com maior sucesso, de clientes, das margens, da rotação de stock e outros. É, pois, fundamental uma boa conceção do modelo e estrutura de codificação (catalogação) dos artigos e ou serviços transacionados pela empresa, tendo por fim último aumentar a eficiência e a produtividade daquela através de processos de negócio devidamente formatados para as necessidades da estrutura operacional, comercial e financeira. No software a criação de “famílias” e “sub–famílias” assume um carácter simples. Mais uma vez lembramos que o desenho da codificação a usar deverá ser um trabalho prévio (que envolve

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a usar deverá ser um trabalho prévio (que envolve 7 Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços

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alguma discussão e dúvidas). Porquê? Primeiro, porque, servirá para estruturar a base de dados dos
alguma discussão e dúvidas). Porquê? Primeiro, porque, servirá para estruturar a base de dados dos

alguma discussão e dúvidas). Porquê? Primeiro, porque, servirá para estruturar a base de dados dos artigos. Em segundo lugar, porque, é muito mais trabalhoso proceder a alterações no futuro. Em terceiro, e último, pode não ser possível alterar.

1.2. Criação de Clientes e Fornecedores

A informação constante destas fichas é de uso regular e aplicada em vários documentos e mapas.

Embora não seja essencial o preenchimento de todos os campos, recomendamos vivamente que complete a informação tanto quanto possível. Facilitará o trabalho diário.

1.3 Criação de Outras Tabelas As tabelas de vendedores podem ser realizadas em simultâneo com a criação da ficha de cliente. Na ficha do vendedor, além da identificação do colaborador, podemos estipular a comissão de vendas a que o mesmo tem direito e a forma como a mesma é apurada relativamente ao momento do seu pagamento.

Criação Tabelas Bancos e Tesouraria

/ tabelas / Bancos e Tesouraria

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As tabelas de Bancos/Tesouraria servem de apoio às operações de tesouraria e de apoio às operações de conta corrente e fichas de entidades (clientes, fornecedores, outros devedores e credores). Um exemplo da sua aplicação numa ficha de cliente, será o preenchimento do “campo” referente à informação bancária daquele. Os dados aí introduzidos têm de ter suporte nas tabelas de bancos. Por exemplo, para associar ao cliente a CGD como o seu banco de trabalho é necessário criar a ficha bancária da CGD.

Criação Documentos

/ tabelas / Documentos

Todos os documentos utilizados na atividade comercial, assim como os necessários à movimentação de Stocks e Tesouraria já estão pré-configurados e formatados para uma utilização Standard na maioria das empresas. A aplicação informática está praticamente pronta a ser utilizada após a instalação.

praticamente pronta a ser utilizada após a instalação. Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de

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A documentação está segmentada em cinco áreas. Estas vão desde o período da venda e
A documentação está segmentada em cinco áreas. Estas vão desde o período da venda e

A documentação está segmentada em cinco áreas. Estas vão desde o período da venda e do ciclo

da mercadoria na empresa, à encomenda do cliente, passado pela compra ao fornecedor,

movimentação em armazém, venda ao cliente, cobrança e arrecadação da receita.

No caso de uma empresa nova, os numeradores dos documentos começam no número 1. No caso de empresas já em laboração que procedem a uma alteração do Software de Gestão é normal quererem continuar a sequência de numeração que já possuem.

Os documentos já vêm todos configurados e padronizados com a aplicação informática. Assim sendo, no separador “Gerais, C. Correntes, Stock” não existirá nada a alterar, aplicando-se esta condição a todos os documentos.

A “Série” corresponde ao ano civil. Deve ser criada uma por cada ano.

Módulo 2 – Os Documentos Comerciais

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A atividade económica necessita de meios de prova e de suporte à realização dos atos praticados

traduzindo-se estes na assunção de compromissos entre os diferentes agentes que participam no ciclo económico dos bens e serviços. A transmissão para outrem (clientes) de bens, mercadorias ou serviços pressupõe a cedência da sua propriedade. Esta transação pode ser paga de imediato ou a crédito. Logo, existe a necessidade de garantir que os direitos e deveres de cada uma das partes são salvaguardados. Aos clientes assiste o direito a receber o bem que compraram, implicando a entrega de um produto em conformidade, dentro dos prazos estipulados e com garantias pós–venda. No que se refere aos fornecedores, estes têm o direito de receber o valor acordado pela venda do bem dentro dos prazos e na forma também ela acordada. Não sendo viável a assinatura de contratos de formato jurídico por cada transação comercial, a legislação comercial geral estipula um conjunto de regras e procedimentos a adotar para conferir conformidade legal à documentação comercial. Isto implica que os agentes que participam numa transação comercial assumem implicitamente a assumir o cumprimento dessas regras, assumindo-se que todos as conhecem, aceita e respeitam. O contrário será considerado como conduta de má fé o que remete para o fórum jurídico.

conduta de má fé o que remete para o fórum jurídico. Mutação – Consultoria, Estudos e

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2.1. O Processo de Venda Em termos de documentação o circuito económico da venda nas
2.1. O Processo de Venda Em termos de documentação o circuito económico da venda nas

2.1. O Processo de Venda Em termos de documentação o circuito económico da venda nas empresas consideradas com uma gestão eficientes começa na encomenda efetuada pelo cliente (onde fica estipulado todos os parâmetros do negócio), terminando na emissão do recibo comprovativo do seu pagamento.

Mesmo que a empresa seja de pequena dimensão (micro–empresa) e aparentemente não se percecione a necessidade de todas estas etapas, na realidade encontram-se lá mesmo que desempenhadas por uma só pessoas. Assim, se se informatizar processos e simplificar tarefas de carácter administrativo, mesmo que de início pareçam mais trabalhosas, no médio prazo os frutos do esforço serão compensados. Será maior o controle sobre os processos administrativos, existirá mais informação histórica, aumentar-se- á a capacidade de análise e de focagem no cliente, assim como existirão mais tempo disponível, menos stress, maior rigor na tesouraria e nos stocks. Um conjunto de vantagens nada desprezíveis.

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Customização (pequenas dicas.)

/ Documentos / Vendas

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36 Customização (pequenas dicas.) / Documentos / Vendas 10 Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de

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11 36 A primeira imagem fornecida pela aplicação de origem, é igual à que mostramos
11 36 A primeira imagem fornecida pela aplicação de origem, é igual à que mostramos
11 36 A primeira imagem fornecida pela aplicação de origem, é igual à que mostramos

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A primeira imagem fornecida pela aplicação de origem, é igual à que mostramos a seguir. Vejamos em detalhe as áreas da janela “Vendas / Fatura”.

(1) Por defeito, o documento de trabalho sugerido é a fatura, com a série do ano de trabalho. (2) A primeira informação a introduzir é o código do cliente. (3) Data da fatura. Salvo indicação em contrário, o programa assume automaticamente a data do sistema = Computador. (4) A data de vencimento consoante as condições que foram atribuídas na ficha do cliente, encontram-se no separador condições de pagamento. Pode sempre ser alterada para uma fatura específica (diretamente) ou na ficha do cliente de forma mais duradoura. (5) Semelhante ao ponto anterior. De referir que um desconto aqui atribuído incide sobre o total da fatura. É normalmente atribuído em função de questões comerciais como sejam, promoções, quantidades, campanhas ou outros. (6) É normalmente atribuído por documento, já que se trata de um bónus de carácter financeiro que está associado a formas e prazos de pagamento. Incide sobre o total da fatura. (7) Zona de introdução dos itens a serem faturados. Em situações padrão serão introduzidos somente o código do artigo e as quantidades a vender. O restante será carregado automaticamente, pois a informação já deverá constar da ficha do artigo. Quanto mais esta estiver completa menos trabalho será necessário nesta fase. A coluna n.º sete diz respeito aos descontos. A percentagem aqui colocada afeta somente esta linha.

A percentagem aqui colocada afeta somente esta linha. Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de

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Criação de Documentos Na figura que se segue podemos ver como gerar uma fatura e
Criação de Documentos Na figura que se segue podemos ver como gerar uma fatura e

Criação de Documentos Na figura que se segue podemos ver como gerar uma fatura e como proceder à sua emissão.

ver como gerar uma fatura e como proceder à sua emissão. Gerar uma fatura em quatro

Gerar uma fatura em quatro passos:

Introduzir o código de cliente no campo (1);

Introduzir o código do artigo no campo (2);

Introduzir as quantidades a processar no campo (3);

Imprimir o documento (4).

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Esta facilidade de criação de documentos só é válida se todas as informações necessárias

estiverem preenchidas na ficha de artigo e do cliente.

É fundamental que dados como moradas, condições comerciais, formas de pagamento, número

de contribuinte e outros, estejam preenchidos na ficha de cliente. Também na ficha do artigo

deverá estar indicado o preço, a taxa de IVA e o armazém de referência. Mesmo que a empresa

atue na área de serviços, a cada artigo criado é necessário atribuir um armazém.

a cada artigo criado é necessário atribuir um armazém. Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de

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Se o utilizador quiser lançar despesas para a qual não tenha artigos criados, como portes,
Se o utilizador quiser lançar despesas para a qual não tenha artigos criados, como portes,

Se o utilizador quiser lançar despesas para a qual não tenha artigos criados, como portes, acertos ou outros serviços, pode usar o botão direito do rato, conforme se vê na imagem seguinte. O programa colocará uma imagem na linha que não aparece na impressão. Ao utilizador é também dada a possibilidade de escrever texto livre na fatura. Para tal deverá “clicar” uma vez com cursor do rato numa linha da coluna “descrição”. O texto deverá ser obviamente curto. Quando o utilizador realiza uma operação que precise de um código e não o saiba, pode aceder à

tabela respetiva para procura-lo. Basta carregar na tecla F4 do teclado. Para voltar à posição inicial deve carregar novamente na tecla F.

2.2. O Processo de Compra

carregar novamente na tecla F. 2.2. O Processo de Compra Os documentos de compra são tratados

Os documentos de compra são tratados da mesma maneira que os de venda, sendo o seu preenchimento efetuado da mesma forma e obedecendo aos mesmos requisitos. Para aceder a estes basta

e escolher

selecionar Documentos / Documentos de Compra / na caixa o documento de trabalho pretendido.

,

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Compra / na caixa o documento de trabalho pretendido. , 13 Mutação – Consultoria, Estudos e

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14 Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de Formação, Lda Rua Miguel Bombarda, 79 –
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2.3. Os Documentos de Conta Corrente A área de documentos de conta corrente apresenta-se dividida

2.3. Os Documentos de Conta Corrente

2.3. Os Documentos de Conta Corrente A área de documentos de conta corrente apresenta-se dividida em

A área de documentos de conta corrente apresenta-se dividida em duas opções. Novos Documentos e Operações sobre Conta Corrente. A opção “Novos Documentos” serve para introduzir manualmente no sistema documentos diversos que, não sendo gerados automaticamente pela aplicação informática, podem por ela ser controlados. Tem a vantagem adicional para o utilizador de concentrar numa só plataforma todos os pendentes. É o caso das faturas de telefone, água, luz, seguros, rendas, entre outros. Os dados mínimos a colocar para que a aplicação faça o seu controle são:

Introdução da entidade; Escolha do documento pretendido para registo, número do documento a registar e data; Breve descrição do serviço, valor a pagar (incidência), IVA do documento; Total a pagar e gravar.

Todos os documentos introduzidos aqui manualmente serão visualizados na lista de pendentes a pagar. Outra vantagem deste processo é que com esta informação o programa pode emitir notas de pagamento diretas e automáticas.

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As operações sobre contas correntes incidem sobre os documentos gerados e criados pela aplicação, como sejam os documentos de vendas e os documentos de compras. Para trabalhar com cada um deles basta mudar o separador na janela de contas correntes.

deles basta mudar o separador na janela de contas correntes. Primeiro, escolher se pretende trabalhar sobre

Primeiro, escolher se pretende trabalhar sobre as contas correntes de clientes ou de fornecedores. Depois, é escolher a ação a realizar:

pagamento parcial, pagamento total, valor específico, entre outros.

Após a emissão do recibo a fatura fica protegida (trancada).

a emissão do recibo a fatura fica protegida (trancada). Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de

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2.4. Os Documentos de Stock Os documentos de stock são documentos de movimentação interna, não

2.4. Os Documentos de Stock

2.4. Os Documentos de Stock Os documentos de stock são documentos de movimentação interna, não produzem
2.4. Os Documentos de Stock Os documentos de stock são documentos de movimentação interna, não produzem

Os documentos de stock são documentos de movimentação interna, não produzem relações comerciais com terceiros. Servem, por exemplo, para introduzir o stock inicial no sistema quando a empresa começa a faturar com a aplicação informática, ou para registar movimentos de transferência entre armazéns/lojas.

registar movimentos de transferência entre armazéns/lojas. O seu preenchimento é muito simples. 1. Escolher o

O seu preenchimento é muito simples.

1. Escolher o documento a tratar;

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2. Identificar o artigo na coluna;

3. Digitar as quantidades a introduzir;

4. Valorizar o artigo e;

5. Gravar.

Da próxima vez que se utilizar este artigo numa ficha de stock, os campos “stock” no canto inferior esquerdo serão automaticamente apresentados com os valores registados em histórico. Serve de controlo e comparação com os valores atuais de introdução permitindo ao utilizador verificar se está a comprar mais caro ou mais barato.

verificar se está a comprar mais caro ou mais barato. Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços

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Módulo 3 – Exploração da Informação Todos os sistemas de informação para gestão implementados nas
Módulo 3 – Exploração da Informação Todos os sistemas de informação para gestão implementados nas

Módulo 3 – Exploração da Informação

Todos os sistemas de informação para gestão implementados nas organizações têm por fim último a obtenção de informação sistemática e estruturada sobre a atividade da empresa. Este fim será alcançado com o tratamento dos dados (informação comercial e financeira do negócio da empresa) que as aplicações armazenam. Este objetivo só será exequível se forem implementados processos e modelos de gestão que imponham regras de conduta e de utilização, sendo importante que as mesmas sejam praticadas e seguidas com rigor. Só assim os dados serão fiáveis e consistentes para poderem ser tomados como base de trabalho. Assumindo que esse princípio é verdadeiro, a grande mais valia dos sistemas de informação para gestão (ERP) é o de permitir fazer análises sobre os movimentos comerciais, financeiros, de stock e outros, com periodicidade diária, semanal, mensal ou anual. Deteta-se desta forma, os fluxos padronizados ou situações pontuais como picos de consumo, movimentos sazonais, frequência de consumo, níveis de rotação de stock em armazém, gestão de prazos de pagamento e recebimento, entre outros. Será possível assim aumentar a eficiência na produção, a eficácia da logística no armazém, racionalizar os circuitos comerciais ou otimizar a gestão dos fluxos financeiros com vista a potenciar a rentabilidade da empresa.

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3.1. Análises de Vendas As possibilidades de listas e consultas são inúmeras. A nossa sugestão é que consulte todas as possibilidades e combinações possíveis e escolha aquela que lhe proporciona de forma mais imediata e percetível a informação de que necessitada para o seu dia-a-dia.

Como sabemos para cada empresa é constituída uma base de dados. Quando essa base é criada, para cada ano de atividade existente é construída uma SÉRIE de dados correspondente, coincidindo com o ano civil. Tal facto possibilita que sejam efetuadas análises plurianuais sem grandes complicações, facilitando a produção de relatórios e análises de gestão, sempre importantes quando se quer ter uma perspetiva global sobre a evolução do desempenho operacional da organização.

a evolução do desempenho operacional da organização. Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de

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Mapas de Exploração Os mapas de âmbito geral de fácil analise e acessíveis mesmo para
Mapas de Exploração Os mapas de âmbito geral de fácil analise e acessíveis mesmo para

Mapas de Exploração Os mapas de âmbito geral de fácil analise e acessíveis mesmo para quem possua poucos conhecimentos de informática ou de gestão. Todavia podem não ser suficiente para quem precisa de tomar decisões e tenha responsabilidades ao nível da gestão. Com essa finalidade são disponibilizados diversos “mapas de exploração” com uma grelha poderosa de opções de análise. Nem todas as possibilidades e combinações são e válidas para as mesmas pessoas e funções. A informação pode ser desagregada até ao nível do documento de acordo com as necessidades.

até ao nível do documento de acordo com as necessidades. 18 Depois de todos os critérios

18

Depois de todos os critérios escolhidos bastará selecionar a “impressão” para ver o resultado.

Este exemplo de listagem é simples em informação, já que esta apresenta-se agregada e com pouco detalhe. Detém, pois, pouca informação relevante para a tomada de decisões.

pouca informação relevante para a tomada de decisões. Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de

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3.2. Análises de Compras e Stock Sobre a exploração da informação de “compras” não existem
3.2. Análises de Compras e Stock Sobre a exploração da informação de “compras” não existem

3.2. Análises de Compras e Stock Sobre a exploração da informação de “compras” não existem diferenças relativamente à área de vendas. Para mais informação consultar o capítulo anterior.

Para mais informação consultar o capítulo anterior. 19 Análise de Stock Esta área de trabalho do

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Análise de Stock Esta área de trabalho do programa revela-se muito útil para quem seja responsável pelo controle de stock, do armazém ou funções afins. Através destas funções poderá visualizar o movimento de entrada e saídas do stock, visualizar extratos de artigos, controlar os autoconsumos da empresa, conferir e controlar o inventário.

autoconsumos da empresa, conferir e controlar o inventário. Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de
autoconsumos da empresa, conferir e controlar o inventário. Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de

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O controle do Inventário é feito em tempo real pela aplicação (sempre que existirem movimentos
O controle do Inventário é feito em tempo real pela aplicação (sempre que existirem movimentos

O controle do Inventário é feito em tempo real pela aplicação (sempre que existirem movimentos de vendas ou registos de compras). Contudo, pelo menos uma vez por ano deverá ser efetuada uma contagem física do mesmo para conferir a sua veracidade. Esta operação algo trabalhosa, consoante os sectores de atividade.

Nesta área é possível controlar os movimentos de entrada/saída de um artigo, conjunto de artigos, família, ou movimentos por armazém.

conjunto de artigos, família, ou movimentos por armazém. 20 Na imagem anteriormente exposta efetuamos a seguinte

20

Na imagem anteriormente exposta efetuamos a seguinte consulta, no separador de saída:

Todos os artigos (já que não especificamos nenhum); Todos os armazéns (estão todos selecionados); Todos os tipos de artigos; Valorizar por preço Unitário; Agrupar por Família; Agrupar por armazém; Vários tipos de documentos; Visualizar a listagem no ecrã.

tipos de documentos;  Visualizar a listagem no ecrã. Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de

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21 Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de Formação, Lda Rua Miguel Bombarda, 79 –
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22 Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de Formação, Lda Rua Miguel Bombarda, 79 –
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22 Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de Formação, Lda Rua Miguel Bombarda, 79 – 3080-159

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No menu “stock/extrato de artigo” é possível visualizar, de forma agregada, todos os movimentos ocorridos
No menu “stock/extrato de artigo” é possível visualizar, de forma agregada, todos os movimentos ocorridos
No menu “stock/extrato de artigo” é possível visualizar, de forma agregada, todos os movimentos ocorridos

No menu “stock/extrato de artigo” é possível visualizar, de forma agregada, todos os movimentos ocorridos com um artigo ou conjunto de artigos: entradas ou compras, transferências de armazém e saídas ou vendas.

ou compras, transferências de armazém e saídas ou vendas. 23 Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços

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compras, transferências de armazém e saídas ou vendas. 23 Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de

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Vemos que o artigo 001 entrou no armazém com um documento interno (ES) e saiu
Vemos que o artigo 001 entrou no armazém com um documento interno (ES) e saiu
Vemos que o artigo 001 entrou no armazém com um documento interno (ES) e saiu

Vemos que o artigo 001 entrou no armazém com um documento interno (ES) e saiu por faturas. Como saíram mais artigos do que entraram, o stock está negativo. Significa isto que a ficha do artigo permite faturar sem stock, apresentando um saldo negativo de 6 unidades. Verificamos também que o preço de custo (entrada) é igual ao preço de venda o que significa que a empresa não está a obter lucro com a venda do artigo. É possível constatar também que a entidade que adquiriu os diversos artigos foi sempre a mesma. O menu “stock/controlo de stock” está intimamente ligado à informação constante da ficha de artigo e no separador de stock. Se os processos de negócio estiverem registados corretamente é possível ter neste simples menu uma ferramenta preciosa de ajuda à gestão, sobretudo ao responsável pelas compras.

ajuda à gestão, sobretudo ao responsável pelas compras. 24 Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de

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à gestão, sobretudo ao responsável pelas compras. 24 Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de
à gestão, sobretudo ao responsável pelas compras. 24 Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de

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25 Uma das boas práticas atuais de gestão assumida em qualquer área de atividade é
25 Uma das boas práticas atuais de gestão assumida em qualquer área de atividade é
25 Uma das boas práticas atuais de gestão assumida em qualquer área de atividade é

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Uma das boas práticas atuais de gestão assumida em qualquer área de atividade é o conceito de “Just in Time”. Este significa otimização de stock, em termos do que é estritamente necessário, implicando operações de logística eficientes.

A opção “inventário” mais não é do que a possibilidade de visualizar e pesquisar, de forma agregada num só local, o stock que a empresa possui no seu ativo circulante. Este normalmente é valorizado a PCM (Preço Custo Médio), podendo também ser listado e valorizado por outros métodos, tais como FIFO (o primeiro a chegar é o primeiro a sair) ou, LIFO (o último a chegar é o primeiro a sair). Contudo, métodos diferentes resultam em totais de inventário final também diferentes, o que por sua vez terá impacto no fecho de contas anuais. É,

que por sua vez terá impacto no fecho de contas anuais. É, Mutação – Consultoria, Estudos
que por sua vez terá impacto no fecho de contas anuais. É, Mutação – Consultoria, Estudos

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pois, conveniente manter o mesmo método vários anos, a fim de que as comparações dos
pois, conveniente manter o mesmo método vários anos, a fim de que as comparações dos

pois, conveniente manter o mesmo método vários anos, a fim de que as comparações dos históricos façam sentido.

fim de que as comparações dos históricos façam sentido. Esta listagem é normalmente simples e de

Esta listagem é normalmente

simples

e

de

fácil

leitura.

Para

um

melhor

resultado final, recomendamos que se a tive a

caixa

de

“agrupar

por

armazém”

e

“excluir artigos

s/ stock”.

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Assim, percebe-se em que local da empresa está o stock e não se imprimem listagens infindáveis (em empresas com muitas referências). Se a existência dos mesmos é zero, não interessam para

a

lista de inventário. Recordamos que esta deve ser impressa posteriormente e guardada durante

o

período legalmente exigido (5 anos).

durante o período legalmente exigido (5 anos). 3.3. Alertas e Gestão de Créditos Mutação –

3.3. Alertas e Gestão de Créditos

exigido (5 anos). 3.3. Alertas e Gestão de Créditos Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de

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Neste capítulo do manual incluímos a área de consultas de encomendas, a gestão regular e
Neste capítulo do manual incluímos a área de consultas de encomendas, a gestão regular e

Neste capítulo do manual incluímos a área de consultas de encomendas, a gestão regular e atempada dos créditos concedidos, bem com a área dos pagamentos a fornecedores, além da criação de alertas que serão visualizados sempre que o programa é iniciado.

Encomendas

visualizados sempre que o programa é iniciado. Encomendas Nesta área do programa, a forma de consulta

Nesta área do programa, a forma de consulta é apresentada de forma idêntica ao já abordado para as vendas e compras.

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área do programa, a forma de consulta é apresentada de forma idêntica ao já abordado para
A aplicação tem a possibilidade de optar por visualizar no arranque do programa janelas com
A aplicação tem a possibilidade de optar por visualizar no arranque do programa janelas com
A aplicação tem a possibilidade de optar por visualizar no arranque do programa janelas com

A aplicação tem a possibilidade de optar por visualizar no arranque do programa janelas com alertas sobre eventos a acontecer ou já vencidos (no caso de documentos de vendas em que os prazos de pagamento combinados já tenham sido ultrapassados, sem estarem regularizados). No caso dos clientes a regularização de eventos ocorre com a emissão do recibo e, no caso dos fornecedores, com a emissão da respetiva nota de pagamento.

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Gestão de Créditos Uma gestão moderna e profissional passa por um controle eficiente dos prazos de pagamento (fornecedores) e de recebimento (clientes). Além das questões de ética ligadas ao bom-nome e cumprimento dos compromissos assumidos junto dos fornecedores, é também fundamental que esta área seja tratada com a importância necessária para que se aproveite todos os descontos comerciais e financeiros proporcionados pelos fornecedores. Se os descontos comerciais incidem sobre politicas de produto, mercados e marketing, os descontos financeiros incidem sobre formas e prazos de pagamento. Se estes não são cumpridos, a possibilidade de beneficiar dos descontos deixa de existir. Mais importante ainda será a probabilidade de perder o crédito, só podendo adquirir, no futuro as mercadorias e/ou serviços a pronto pagamento. Em determinados sectores de atividade tal torna-se incomportável para a tesouraria da empresa. O mesmo se passa na relação da empresa com os seus clientes. São os dois lados da mesma moeda. Desleixo nesta matéria será meio caminho andando para o surgimento de problemas, primeiro de tesouraria, e posteriormente de ordem económica. Os incobráveis e os contenciosos

de ordem económica. Os incobráveis e os contenciosos Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de

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são problemas que provocam danos continuados na vida das empresas. A melhor solução é, pois,
são problemas que provocam danos continuados na vida das empresas. A melhor solução é, pois,

são problemas que provocam danos continuados na vida das empresas. A melhor solução é, pois, a prevenção e controlo.

Alguns princípios básicos de boas práticas:

Só os responsáveis devem ter privilégios de atribuição de crédito aos clientes; Aos novos clientes não devem ser atribuídos plafond de crédito. Há primeiro que conhecer o comportamento dos mesmos; Deve ser recolhida informação económica e financeira junto do cliente devendo esta constar da ficha de cliente no programa. Assim estará sempre disponível e facilmente acessível; Devem ser procuradas e recolhidas mais informações (dados) junto de fontes externas, nomeadamente, de bancos, outros fornecedores, empresas de informação económica (COSEC, MOPE, Dun & Bradstreet, etc.).

Como consultar então os pendentes? É muito fácil e rápido.

consultar então os pendentes? É muito fácil e rápido. 1) Escolher o tipo de entidade sobre

1) Escolher o tipo de entidade sobre o qual se quer trabalhar (clientes, fornecedores ou outros); 2) Se a consulta for sobre todos os pendentes o campo código de cliente deve ficar em branco. Caso contrário, deverá identificar o cliente; 3) Imprimir;

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contrário, deverá identificar o cliente; 3) Imprimir; 29 Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de

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4) Selecionar o período de consulta. Se quiser consultar todos os pendentes deverá, por exemplo,
4) Selecionar o período de consulta. Se quiser consultar todos os pendentes deverá, por exemplo,
4) Selecionar o período de consulta. Se quiser consultar todos os pendentes deverá, por exemplo,

4) Selecionar o período

de consulta.

Se quiser

consultar

todos

os

pendentes deverá,

por

exemplo,

escolher o

início com data do ano

anterior;

5)

imprimir. Por defeito será

mandar

Por

último,

obtida,

em

primeiro

lugar,

uma

pré-

visualização

da

impressão no ecrã. Não

de

necessidade

desperdiçar papel.

no ecrã. Não há de necessidade desperdiçar papel. 30 Enquanto na consulta de “pendentes” só vemos

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Enquanto na consulta de “pendentes” só vemos os documentos que se encontram em aberto por regularizar, com a consulta da opção “extratos de conta” podemos visualizar o histórico de documentos processados com uma qualquer entidade. No entanto, tal só acontece se os documentos respetivos tiverem sido registados e processados nesta aplicação.

Módulo 4 – Outros Utilitários

nesta aplicação. Módulo 4 – Outros Utilitários Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de

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Este módulo incide sobre algumas funcionalidades adicionais disponibilizadas pela presente aplicação, e que visam
Este módulo incide sobre algumas funcionalidades adicionais disponibilizadas pela presente aplicação, e que visam

Este módulo incide sobre algumas funcionalidades adicionais disponibilizadas pela presente aplicação, e que visam facilitar a vida do utilizador.

4.1. Outros Utilitários

Recálculo de Stock

Esta opção permite o recálculo do stock sempre que existam dúvidas sobre o valor do mesmo permitindo apurar o valor correto do stock a PCM (preço de Custo Médio) ou ao último preço de custo. Esta atividade pode ser realizada sempre que a aplicação informática emitir um alerta para o efeito, ou sempre que o utilizador achar conveniente. Normalmente, é recomendável a execução desta tarefa sempre que se alterem documentos que impliquem a movimentação de stock e, que já se encontravam processados (gravados ou mesmo impressos).

se encontravam processados (gravados ou mesmo impressos). 31 Mapas de IVA Esta opção é interessante para

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Mapas de IVA Esta opção é interessante para quem utiliza a aplicação comercial com os módulos de vendas e compras. Assim poderá, em tempo útil obter um valor aproximado da sua posição de IVA, ou seja, dos valores de imposto pagos (compras) e recebidos (vendas). Não se tratando do valor final do apuramento do imposto para o período considerado permite, em todo o caso, o cálculo do valor aproximado para controlo.

todo o caso, o cálculo do valor aproximado para controlo. Possibilidades de consulta:  Periódicos de
todo o caso, o cálculo do valor aproximado para controlo. Possibilidades de consulta:  Periódicos de
todo o caso, o cálculo do valor aproximado para controlo. Possibilidades de consulta:  Periódicos de
todo o caso, o cálculo do valor aproximado para controlo. Possibilidades de consulta:  Periódicos de

Possibilidades de consulta:

Periódicos de vendas ou compras; Transmissões intracomunitárias; Recapitulativos Anuais.

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Selecionar:  Períodos de consulta (datas);  Tipo de Detalhe;  Tipo de cliente; 

Selecionar:

Períodos de consulta (datas); Tipo de Detalhe; Tipo de cliente; Imprimir.

Tipo de Detalhe;  Tipo de cliente;  Imprimir. 32 Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços
Tipo de Detalhe;  Tipo de cliente;  Imprimir. 32 Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços

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de Detalhe;  Tipo de cliente;  Imprimir. 32 Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de

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BIBLIOGRAFIA Vários (2005) - Manuais técnicos Primavera - Edição Primavera IAPMEI (2001) Guia de Aspectos

BIBLIOGRAFIA

Vários (2005) - Manuais técnicos Primavera - Edição Primavera

IAPMEI (2001) Guia de Aspectos Legais para PME´s Guia de Plano de Negócios Edição IAPMEI

IAPMEI (2002) Guia de Gestão de PME´s / IAPMEI

Denis Alcides Rezende (2005) Sistemas de Informação Organizacionais Guia Prático para projectos Edições Atlas

Ralph Stair (2006) Princípios de Sistemas de Informação Edição: Thompson Learning

CONTATOS ÚTEIS

Jacinto Azevedo & Santos, S. A. Rua da Igreja, 346 4535-446 São Paio de Oleiros Telf. 22 7410179 / Fax. 22 741 0180 E-mail: info@cavalinho.com

Dulce Gomes dulcegomes@cavalinho.com

info@cavalinho.com Dulce Gomes dulcegomes@cavalinho.com 33 Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de
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ANEXOS Diapositivos do Código do IVA 34 Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de Formação,

ANEXOS

Diapositivos do Código do IVA

ANEXOS Diapositivos do Código do IVA 34 Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de Formação, Lda
ANEXOS Diapositivos do Código do IVA 34 Mutação – Consultoria, Estudos e Serviços de Formação, Lda

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