Analisa Sistem Informasi Penjualan Kendaraan Bermotor

Berikut penjelasan sistem berjalan penjualan sepeda motor :

1. Pemesanan Unit Secara Kredit

Pada tahap ini, proses pemesanan unit hampir sama dengan pembelian unit secara tunai,
sales akan meminta fotocopy atas nama faktur serta membukakan SPK (Surat Pesanan
Kendaraan) meliputi nama pemohon, nama faktur, alamat domisili, nomor telepon yang bisa
dihubungi serta spesifikasi unit yang di pesan. Setelah data sudah lengkap, sales kemudian akan
menjelaskan daftar harga perhitungan aplikasi kredit kepada konsumen, meliputi jumlah uang
muka minimal, jangka waktu kredit, angsuran per bulan, ataupun promo yang diberikan oleh
dealer bagi pembelian kredit. Selain itu sales juga akan menjelaskan syarat-syarat kredit yang
harus dipenuhi oleh konsumen.

2. Pemesanan Unit Secara Tunai

Pemesanan unit oleh konsumen yaitu konsumen akan diberikan daftar harga motor dan
konsumen akan memesan motor dengan mengisi surat pemesanan yang akan dilampirkan dengan
beberapa berkas yaitu KTP, KK, dokumen pekerjaan, dan dokumen keuangan. Dokumen-
dokumen tersebut akan disimpan ke file konsumen sedangkan surat pesanan akan disimpan di
file pemesanan.

3. Penjualan Unit Secara Kredit

a. Customer yang ingin atau berminat untuk membeli sepeda motor
menyerahkan persyaratan dan diberikan kepada Counter Sales. Setelah itu
Counter Sales yang menerima persyaratan dari customer langsung
mencatatnya. Kemudian data customer diserahkan ke bagian Surveyor.
b. Surveyor melakukan survey ke tempat tinggal customer, dan
memberitahukan hasil survey tersebut. Jika hasil survey disetujui maka
surveyor membuat laporan hasil survey sebanyak dua rangkap, rangkap
pertama diserahkan ke bagian Leasing, dan rangkap kedua sebagai arsip di
bagian surveyor.
c. Pihak Leasing yang menerima hasil survey lembar pertama, langsung
membuat PO (Purchase Order) sebanyak dua rangkap, rangkap pertama
diserahkan ke bagian counter sales, dan rangkap kedua diarsipkan di
bagian leasing.
d. Counter sales kemudian mencatat data PO (Purchase Order) dari Leasing.
e. Kemudian Counter Sales yang menerima pembayaran uang muka dari
Customer langsung mencatat data pembayaran uang muka dari customer.
 f. Counter Sales membuat faktur yang dibuat tiga rangkap yaitu rangkap
pertama diberikan kepada customer, rangkap kedua sebagai arsip dibagian
Counter Sales dan rangkap ketiga diberikan kepada bagian leasing.
g. Counter sales membuat surat jalan sebanyak tiga rangkap, rangkap
pertama diberikan ke bagian driver, rangkap kedua diberikan ke bagian
Leasing, dan rangkap ketiga sebagai arsip di bagian counter sales.
h. Counter sales membuat Laporan Penjualan yang dibuat dua rangkap dan
diserahkan ke pimpinan untuk di tanda tangani, setelah laporan tersebut
ditanda tangani oleh pimpinan kemudian laporan lembar pertama
diberikan ke bagian counter sales, dan rangkap kedua sebagai arsip
pimpinan.

4. Penjualan Unit Secara Tunai

Pembeli datang ke Dealer, bagian Marketing Intern membuat kesepakatan harga. Setelah
selesai negosiasi, marketing membuat 2 lembar kwitansi untuk diserahkan kepada konsumen
dan sebagai arsip kasir. Kemudian membuat Faktur Penjualan Tunai sebanyak empat lembar:
1. lembar 1: diserahkan kepada pembeli
2. lembar 2: didistribusikan ke bagian STNK
3. lembar 3: didistribusikan ke bagian BPKB
4. lembar 4: disimpan oleh bagian Marketing Intern digunakan sebagai arsip.
Berdasarkan Faktur penjualan tunai dan kwitansi dari pembeli, admin service membuat Surat
Jalan yang didistribusikan ke marketing untuk PDI (menyiapkan motor sampai motor siap untuk
dikendarai).

5. Laporan Penjualan
Pada proses pembuatan laporan yang akan dilaporkan setiap bulannya adalah laporan
penjualan dan laporan pembayaran yang akan diberikan ke bagian keuangan, sedangkan kepala
dealer hanya menerima laporan penjualan saja. Laporan penjualan disini berguna untuk
mengetahui presentase penjualan sepeda motor di suatu perusahaan.
- Pengelolaan Data Pelanggan
Data pelanggan dikelola sebagai arsip perusahaan yang dapat digunakan untuk menyusun
laporan yang akan di analisa pertahunnya serta merekap perbandingan penjualan berdasarkan
kategori tertentu.
- Analisis Laporan Penjualan Selama Kurun Waktu Tertentu
Analisis penjualan motor di suatu perusahaan dilakukan setahun sekali menjelang akhir tahun.
Analisis ini berguna untuk membandingkan jumlah penjualan sepeda motor merek Yamaha dan
sepeda motor kompetitor.