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Iguale la estructura py
de su fuerza de ventas
con el ciclo de vida
Co
de su negocio
por Andris A. Zoltners, Prabhakant Sinha y Sally E. Lorimer
t
No
Do

Julio 2006
Reimpresión r0607f-e

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La organización y metas de una fuerza de ventas

t
deben cambiar a medida que la empresa nace,

os
crece, madura y declina.

o rP
Iguale la estructura
de su fuerza de ventas
py
con el ciclo de vida
Co

de su negocio

por Andris A. Zoltners, Prabhakant Sinha y Sally E. Lorimer
t
No

U
n buen equipo ciclístico hace que sus estrate- despliegan a través del tiempo, en diferentes formacio-
gias calcen con las etapas de la carrera para nes y contextos, representa la diferencia entre ganar y
alcanzar la victoria. En los tramos planos, sus perder.
integrantes se turnan para estar a la cabeza, porque Ésta es una lección que los líderes de ventas deben
es más fácil para el líder del equipo pedalear cuando aprender. Aunque las empresas destinan considerable
alguien por delante le está bloqueando el viento. En las
Do

tiempo y dinero a gestionar sus fuerzas de ventas, pocas


etapas de montaña, la tarea se hace más cómoda para están alertas a comprender de qué forma la fuerza de
el líder porque sus compañeros establecen el ritmo y ventas requiere cambiar a lo largo del ciclo de vida de
escogen la mejor línea de ascenso. En las pruebas con- un producto o negocio. Los cambios en la estructura de
trarreloj, unos pocos miembros del equipo mantienen la fuerza de ventas, sin embargo, son esenciales si una
velocidades uniformes para reducir el tiempo prome- empresa desea seguir ganando la carrera de obtener
dio del equipo. El talento siempre importa, pero –en la clientes. Específicamente, las empresas deben conside-
mayoría de las carreras– la forma en que los equipos lo rar y modificar cuatro factores en el tiempo: los roles

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que juegan la fuerza de ventas y los socios comerciales, en 68 países. Nuestra investigación demuestra que las

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el tamaño de la fuerza de ventas, su grado de especiali- empresas que modifican esas estructuras de manera

os
zación y la forma en que los vendedores distribuyen sus que igualen más o menos las etapas que atraviesa un
esfuerzos entre diferentes clientes, productos y activi- producto o negocio en su ciclo de vida, son más exito-
dades. Estas variables son críticas: determinan con qué sas que aquellas que no lo hacen.
rapidez la fuerza de ventas responde a oportunidades En la etapa de inicio, las empresas inteligentes se
de mercado; influyen sobre su desempeño, y afectan los concentran en resolver el dilema entre descansar en
ingresos, costos y rentabilidad de las empresas. socios comerciales o crear sus propias fuerzas de ven-

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La verdad es que no es fácil para una empresa alterar tas. Si lo que deciden es establecer organizaciones de
la composición y las actividades de su fuerza de ventas. ventas, prestan mucha atención a que éstas tengan el
Los vendedores y los clientes se resisten a los cambios, tamaño correcto. A medida que las empresas crecen, las
a menudo con fuerza. Si una empresa, por ejemplo, co- consideraciones de tamaño se vuelven aún más impor-
mienza a contratar especialistas en vez de vendedores tantes. Además, los ejecutivos deben decidir cuándo
no especializados, o reasigna cuentas desde vendedores invertir en una fuerza de ventas especializada. Cuando
en terreno a personal de televentas, los vendedores las empresas llegan a la madurez, el énfasis se traslada
tendrán que aprender a cómo vender productos dife- a conseguir que la fuerza de ventas sea más eficaz; se

o
rentes y finiquitar algunas relaciones con clientes. Si nombran ejecutivos de cuentas, se asignan de mejor
reciben comisiones o bonos, sus ingresos pueden caer forma los recursos para sus vendedores y se vuelven
en el corto plazo. Los clientes también tendrán que más eficientes en costos, recurriendo a personal menos
adaptarse a procesos nuevos y establecer relaciones caro, por ejemplo, gente de televentas y asistentes de
con nuevos vendedores. En consecuencia, las empresas ventas. Finalmente, a medida que las organizaciones
sólo se ven forzadas a cambiar sus estructuras de ventas
cuando se producen sucesos importantes, como incum-
plimiento de metas, cambios en las estrategias de los
py comienzan a declinar, la atención de los líderes de ven-
tas para cubrir los mercados se traslada a reducir el
tamaño de sus fuerzas de ventas y a usar métodos aún
competidores o fusiones. más eficientes desde el punto de vista de costos. En
Este espíritu conservador no les sirve a las empre- las páginas siguientes, exploraremos en profundidad
sas. La estructura de la fuerza de ventas que resulta de qué manera las empresas pueden desarrollar las
Co
apropiada cuando la empresa se inicia, es diferente a mejores estructuras de fuerza de ventas para cada una
la que sirve cuando el negocio está creciendo, durante de las cuatro etapas del ciclo de vida del negocio (vea
su madurez o en su declinación. Las cuatro fases del el recuadro “Los cuatro factores para una fuerza de
ciclo de vida no son mutuamente excluyentes; algu- ventas exitosa”).
nas empresas exhiben al mismo tiempo características
que corresponden a más de una etapa. Muchas empre-
sas atraviesan las cuatro etapas ordenadamente, pero
Inicio: tomar las acciones
cuando emergen nuevas tecnologías o mercados pue- correctas tempranamente
den también moverse en forma no secuencial a través Los líderes de ventas de empresas nuevas y de nuevas
t

de las etapas del ciclo de vida. En la actualidad, las em- divisiones en empresas existentes –deseosos de aprove-
presas tienden a recorrer las cuatro fases más rápido de char oportunidades en el mercado– están bajo presión
No

lo que solían hacerlo, lo que implica que sea aún más para demostrar éxito rápidamente. Mientras una em-
importante tener una fuerza de ventas flexible. presa recién creada debe preocuparse constantemente
En los últimos 25 años, nuestros colegas y nosotros de los costos de venta, una división nueva puede nu-
en ZS Associates hemos estudiado las estructuras de las trirse de recursos financieros y humanos de la empresa
fuerzas de ventas de aproximadamente 2.500 empresas matriz. En cualquier caso, y dado que ambas fuerzas de
ventas deben generar atención sobre nuevos productos
Andris A. Zoltners (andy.zoltners@zsassociates.com) es y producir ventas rápidas, las organizaciones se enfren-
profesor de marketing en Kellogg School of Management tan a los mismos dilemas estructurales.
de Northwestern University, en Evanston, Illinois. También ¿Hacerlo uno mismo, o tercerizar? La decisión cen-
Do

es copresidente del consejo de ZS Associates, una firma tral que una empresa nueva debe tomar es si debería
global de consultoría con sede en Evanston. Prabhakant vender sus productos directamente a los clientes o a
Sinha (prabha.sinha@zsassociates.com) es copresidente través de socios. Aunque muchos emprendedores ter-
del consejo de ZS Associates. Sally E. Lorimer (slorimer@ cerizan la función de ventas, ésa puede no ser siempre
comcast.net) es consultora en marketing y ventas y autora la mejor decisión.
de negocios radicada en Northville, Michigan. Zoltners, Sin duda, al unirse con otras empresas, los nuevos
Sinha y Lorimer son los autores de tres libros sobre gestión emprendimientos se ahorran los costos de formar y
de la fuerza de ventas. mantener una fuerza de ventas. Las alianzas también

4 harvard business review


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pueden ayudarlos a gestionar mejor los riesgos, ya que con aquellos que no se desempeñan bien y cambiarse

t
las start-up a menudo sólo pagan comisiones de ventas; a la venta directa cuando sus intereses a largo plazo así

os
si los productos no se venden, sus costos son mínimos. lo indiquen.
Además, las empresas nuevas pueden ingresar rápida- En nuestra experiencia, muchas empresas depen-
mente a los mercados trabajando con empresas que tie- den de sus socios comerciales por demasiado tiempo.
nen experiencia de ventas, influencia sobre los canales Cuando las empresas tercerizan la función de ventas,
y relaciones con clientes potenciales. Por ejemplo, en no controlan la actividad, tienen poco poder sobre los
los años 90, Siebel Systems recurrió a consultores en vendedores, no adquieren poder en el canal y no tienen

rP
integración de sistemas, como Accenture, para hacer relaciones con los clientes. A medida que pasa el tiempo,
crecer rápidamente su negocio de software corpora- a las empresas se les torna más –y no menos– difícil
tivo. reducir su dependencia de sus socios comerciales. Mu-
Las empresas que deciden tercerizar la función de chas empresas se han quedado pegadas en alianzas que
ventas deberían segmentar el mercado y desarrollar inhiben el crecimiento. Considere el caso de SonoSite.
procesos que satisfagan los requerimientos de cada seg- Cuando en 1999 lanzó la primera máquina portátil
mento. Luego, deberían seleccionar un socio, o grupo de ultrasonido del mundo, la empresa decidió usar un
de socios, que implemente eficazmente esos procesos distribuidor muy conocido para vender el producto en

o
de ventas. Para tener éxito, una empresa necesita que Estados Unidos. Dado que el dispositivo de ultrasonido
sus socios comerciales le presten atención. Las start- era complejo desde el punto de vista tecnológico, el dis-
up deben desarrollar sistemas de gestión de sus socios tribuidor necesitaba educar a sus potenciales clientes.
que incluyan programas de marketing y esquemas de Esto requería un proceso de ventas de múltiples pasos,
incentivos, y nombrar ejecutivos que estimulen a los que el distribuidor no utilizaba para otros productos.
socios comerciales y les ayuden tanto en los procesos,
como en el análisis de las ventas e información sobre
usuarios finales. Con demasiada frecuencia, las empre-
py Luego de dos años de ventas decepcionantes, SonoSite
terminó la relación con el distribuidor y comenzó a
vender el dispositivo directamente. Un año después
sas recurren al factor monetario para motivar a sus de formar su fuerza de ventas, sus ingresos crecieron
socios, sin darse cuenta que los incentivos no son un 79%.
sustituto de los sistemas y la supervisión. Las empresas Aunque la tercerización está de moda hoy, estamos
Co
deberían hacer un seguimiento estrecho del desem- convencidos de que las empresas sólo deberían usar
peño de sus socios, finiquitar rápidamente los acuerdos socios comerciales si ello les permite obtener ventajas

Los cuatro factores para una fuerza de ventas exitosa


Una empresa debe enfocarse en diferentes aspectos de la estructura de su fuerza de ventas a lo largo del ciclo de vida del
negocio, del mismo modo que hace calzar la estrategia de clientes con el ciclo de vida de un producto.
t

ETAPA DEL CICLO DE VIDA DEL NEGOCIO


No

Inicio Crecimiento Madurez Declinación


ÉNFASIS
Rol de la fuerza de ventas y
de los socios comerciales HHHH HH H HHH
Tamaño de la fuerza
de ventas HHH HHHH HH HHHH
Grado de especialización H HHHH HHH HH
Asignación de recursos
HH H HHHH H
Do

para la fuerza de ventas


ESTRATEGIA IMPLÍCITA CON LOS CLIENTES
Crear conciencia y Penetrar más profunda- Atender y retener a los Enfatizar la eficiencia,
generar rápida adopción mente en los segmentos clientes existentes en proteger relaciones
del producto actuales y desarrollar forma eficiente cruciales con clientes, salir
nuevos segmentos de segmentos no rentables

julio 2006 5
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estratégicas, además de beneficios de costos. Esas ven- La otra cara de la moneda es que las divisiones nue-

t
tajas tienen diferentes matices. Muchos socios convier- vas de empresas existentes a menudo sobreinvierten

os
ten productos en soluciones, lo que puede incrementar en vendedores. Su deseo de ser competitivas origina
las ventas enormemente. Por ejemplo, los revendedo- fuerzas de ventas que, dada la naturaleza de la opor-
res con valor agregado crean sistemas que combinan tunidad de negocios, son demasiado grandes para ser
su propio software con hardware de diferentes fabri- rentables.
cantes. Las empresas nuevas también obtienen acceso
a clientes cuando sus productos pasan a formar parte
Crecimiento: construir sobre

rP
de la oferta de un socio. Por ejemplo, un fabricante de
accesorios para computadoras podría beneficiarse si el éxito
se vincula con un distribuidor CDW, que provee una Durante la etapa inicial, las líneas de productos de mu-
variedad de equipos relacionados con computadoras a chas empresas son reducidas y operan en pocos merca-
empresas en Estados Unidos. Las relaciones de ventas dos. A medida que los negocios crecen, sus carteras de
probablemente sólo perduran cuando los socios pro- productos se expanden y sus fuerzas de ventas tienen
veen de ventajas estratégicas. que penetrar en un conjunto más amplio de mercados.
¿Cuán grande debería ser el equipo de vendedo- Esto representa dos desafíos para los ejecutivos de ven-

o
res? Durante la fase inicial, y antes de poder gene- tas: especialización y tamaño.
rar pedidos, la fuerza de ventas tiene que educar a los La necesidad de especialización. En la fase de cre-
potenciales clientes sobre los productos y alterar sus cimiento, para muchas empresas ya no es suficiente
procesos de compra. Para impulsar el negocio, los ven- mantener una fuerza de ventas de generalistas que
dedores también deben perseguir y cerrar todas las venden la línea completa de productos a todos los mer-
ventas posibles. Esto significa mucho trabajo, pero las
empresas nuevas disponen de un capital limitado para
invertir, atraer y desarrollar buenos vendedores. En
py cados. Los vendedores deben ahora dominar múltiples
productos, mercados y tareas de venta. A medida que
las ventas reiteradas pasan a ser una proporción cada
consecuencia, muchas empresas nuevas adoptan un vez mayor del total, los clientes requerirán servicio
enfoque de “financiarse el camino” para establecer el y apoyo, aumentando la carga de trabajo de los ven-
tamaño de sus fuerzas de ventas; comienzan con pocos dedores. A medida que las tareas crecen más allá de
Co
recursos y agregan más gente a la calle después de la capacidad de los vendedores para desempeñar su
haber generado el dinero para pagarles. trabajo, es probable que éstos dejen de atender a los
Este enfoque suena eminentemente lógico, pero a clientes, productos y actividades de ventas más difíciles
menudo deriva en que las empresas dejan dinero sobre de gestionar. Lamentablemente, podrían estar dejando
la mesa (vea el recuadro “Cómo se comparan las estra- de atender oportunidades rentables o estratégicas para
tegias de tamaño de la fuerza de ventas”). Entre 1998 y el negocio. En este momento, las empresas necesitan
2004, pronosticamos las implicancias sobre las ventas implantar fuerzas de ventas especializadas.
y utilidades de diferentes tamaños de fuerzas de ventas Algunos equipos especializados de ventas se enfocan
para 11 empresas nuevas en el sector de salud. En diez de en productos, otros en mercados y otros más en segmen-
t

ellas, los líderes de ventas eligieron crear equipos que tos de clientes. Las fuerzas de ventas también pueden
fueron más pequeños que el tamaño óptimo. De hecho, especializarse en determinadas actividades; algunos
No

el tamaño promedio fue 64% del tamaño óptimo. Al vendedores se concentran en conseguir clientes y otros
no contratar suficientes vendedores, cada una de esas en atender a clientes actuales. Cada tipo de especiali-
empresas perdió la oportunidad de ganar decenas de zación tiene beneficios y costos. La especialización en
millones de dólares en ventas y utilidades adicionales mercados, por ejemplo, reduce el foco de los vendedo-
en sus primeros tres años. Sólo una de las empresas es- res en los productos, mientras que la especialización en
tableció óptimamente el tamaño de su fuerza de ventas productos o actividades obliga a los clientes a tratar con
durante la etapa inicial, transformándose en el líder en múltiples vendedores. Por lo tanto, muchas empresas
un segmento de mercado bastante saturado. crean estructuras híbridas que incluyen una mezcla de
No criticamos a los líderes de ventas por invertir con generalistas y de especialistas en mercados, productos
Do

cautela cuando están faltos de efectivo o el futuro se y actividades. Una empresa de software muy conocida
ve incierto. El problema es que la mayoría de las em- ha contratado ejecutivos de cuentas para enfocarse en
presas no aumenta su inversión en la fuerza de ventas todas las necesidades de sus clientes importantes. Los
incluso cuando el futuro se clarifica. Al momento que especialistas de productos visitan a clientes de tamaño
asoman señales de éxito, las empresas deberían aumen- mediano que no generan negocios suficientes para re-
tar el tamaño de su fuerza de ventas en forma rápida y querir ejecutivos de cuentas, y sus vendedores genera-
agresiva. De lo contrario, ponen en peligro sus ventas y listas cubren empresas pequeñas cuyas necesidades no
utilidades y, tal vez, incluso su futuro. justifican visitas de los especialistas de productos.

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La transición desde una fuerza de ventas multipro- fuerza de ventas en grupos que se especialicen en la

t
pósito hacia una especializada siempre es difícil. El venta de productos antiguos y nuevos. Si la educación y

os
trabajo de los vendedores cambia considerablemente la reestructuración no entregan resultados, la empresa
y las relaciones con los clientes se interrumpen. Las podría tener que reemplazar su fuerza de ventas.
fuerzas de ventas pueden requerir de técnicas de venta Las empresas deben reexaminar los aspectos de ta-
basadas en equipos, lo que hace vital la colaboración y maño cuando se mueven desde fuerzas de ventas gene-
la coordinación. Las personas que tienen éxito en un ralistas hacia especializadas. Por un lado, los especia-
ambiente de equipo probablemente sean diferentes listas tendrán que cubrir distancias más grandes que

rP
a los lobos solitarios que se desempeñan bien en una las recorridas por los generalistas, para poder visitar
fuerza de ventas tradicional. Por lo tanto, las empresas la misma cantidad de clientes; esto quiere decir que
podrían necesitar una renovación parcial de sus fuer- perderán tiempo viajando. Por lo tanto, la empresa
zas de ventas. requerirá una mayor cantidad de especialistas para cu-
Las empresas rejuvenecidas se enfrentan a un dilema brir su base de clientes. Por otra parte, los especialistas
levemente diferente. Cuando una empresa vuelve a cre- son más eficaces que los generalistas, de manera que
cer después de un periodo de madurez o declinación, cada visita de ventas será más rentable.
sus nuevos productos contendrán propuestas de valor Conseguir el tamaño correcto. El crecimiento nor-

o
diferentes, y accederán a nuevos mercados. Los vende- malmente es un período feliz en la evolución de una
dores tendrán que vender de una forma diferente, y fuerza de ventas. Los pedidos llegan en forma rela-
para que lo hagan habrá que volver a entrenarlos. Las tivamente fácil y los vendedores están llenos de op-
empresas pueden incluso requerir una división de su timismo. Aún así, las empresas a menudo cometen
py
Cómo se comparan las estrategias de tamaño
de la fuerza de ventas
En su infancia, las empresas a menudo tienen una fuerza de ventas menor a la necesaria. Los gráficos
Co
muestran el impacto de tres diferentes escenarios de tamaño sobre las utilidades de una empresa farma-
céutica. Las cifras son proyecciones basadas en modelos matemáticos. La empresa farmacéutica, que
comenzó con 300 vendedores, descubrió que un enfoque de “financiar su camino” para la contratación
de personal (aumentar la fuerza de ventas a la misma velocidad que aumentan los ingresos) originó la
contribución más alta durante el primer año, pero arrojó la menor contribución en tres años. La mayor
contribución a largo plazo resultó de una estrategia de “rápido crecimiento” (llevar el tamaño de la fuerza
de ventas rápidamente al nivel óptimo de largo plazo).
t

FINANCIAR SU CAMINO AUMENTO MODERADO AUMENTO RÁPIDO


No

US$ 351M
Contribución
US$ 321M
total en 3 años US$ 301M

380 380 380 380 380 380


350 350
320
Tamaño de la
fuerza de ventas
Do

Contribución US$ 87M US$ 84M US$ 83M


en el año 1

Año 1 Año 2 Año 3 Año 1 Año 2 Año 3 Año 1 Año 2 Año 3

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errores cruciales al elegir el tamaño de su fuerza de de ventas se opusieron. Ejercieron tanta presión que

t
ventas. Continúan usando una dotación menor de la la empresa finalmente sólo creó 12 nuevos territorios,

os
requerida, y el resultado es que no pueden capitalizar lo que originó menores ventas y utilidades de las que
las oportunidades. podrían haberse conseguido contratando más vende-
La mayoría de las empresas invierte conservadora- dores.
mente en vendedores, porque no se dan cuenta que Los líderes de ventas pueden reducir este tipo de re-
aumentar el tamaño de la fuerza de ventas tiene con- sistencia promoviendo una cultura del cambio. Deben
secuencias de corto y largo plazo. Cuando llegan los fijar las expectativas muy pronto, de manera que los

rP
nuevos vendedores, al comienzo generan pequeños vendedores se den cuenta desde un comienzo que habrá
aumentos de ingresos. A medida que pasa el tiempo, cambios en territorios y compensación a medida que
su impacto crece. Eso ocurre por varias razones. Pri- crezca el negocio. Algunas empresas reasignan perió-
mero, los nuevos vendedores no son tan eficaces como dicamente cuentas entre territorios para mantener el
lo serán cuando sean más experimentados. Segundo, en equilibrio adecuado. Otras pagan menores comisiones
mercados con ciclos de venta largos hacen falta meses por ventas reiteradas, o pagan comisiones después del
de esfuerzo antes de que los vendedores cierren las primer año sólo si los ingresos de un vendedor exceden
ventas. Tercero, muchas compras, especialmente en un cierto nivel. Estas tácticas otorgan flexibilidad para

o
mercados de empresas, no son pedidos por una vez, expandir territorios y fuerzas de ventas en el futuro.
sino contratos que duran varios años. Por último, las Para determinar el tamaño más apropiado de su
ventas que se contabilizan a futuro pero que son con- fuerza de ventas, una empresa debe evaluar el tamaño
secuencia de esfuerzos de venta en el presente, varían probable de la oportunidad y los riegos potenciales de
según los productos y mercados, pero representan una asumir un enfoque agresivo o uno conservador. Una es-
parte significativa de los ingresos de largo plazo de
todas las empresas.
Cuando una empresa aumenta el tamaño de su
py trategia agresiva es apropiada cuando el negocio tiene
una alta probabilidad de éxito y cuando los ejecutivos
tienen confianza en las proyecciones de ventas. Una es-
fuerza de ventas, al comienzo no maximiza las ventas trategia más conservadora funciona cuando existe una
o las utilidades. En el tiempo, sin embargo, la empresa mayor incertidumbre sobre el éxito del negocio.
conseguirá más utilidades que si hubiese comenzado Dos son los tipos de errores más comunes al determi-
Co
con una fuerza de ventas más pequeña. Hemos ana- nar el tamaño. Primero, si el crecimiento de la fuerza de
lizado datos de estudios de tamaño que ZS Associa- ventas es agresivo pero la oportunidad de mercado es
tes ha efectuado entre 1998 y 2001, para 50 empresas. moderada, la empresa terminará reduciendo su fuerza
Descubrimos que el tamaño de la fuerza de ventas que de ventas. Segundo, si el crecimiento de la fuerza de
maximiza las utilidades en tres años es 18% más grande, ventas es conservador, pero la oportunidad de mercado
en promedio, que el tamaño que las maximiza en un es grande, una empresa podría estar desperdiciando su
año. Estos antecedentes revelan la presencia de priori- mejor oportunidad para convertirse en líder del mer-
dades contrapuestas para los líderes de ventas, quienes cado. Para tomar mejores decisiones sobre el tamaño
quieren éxito a largo plazo pero sienten la presión de de la fuerza de ventas, las empresas deben invertir en
t

cumplir con metas anuales de utilidades. Además, ellos investigación de mercado y en desarrollar métodos de
creen con razón que las proyecciones a tres años son proyección y análisis de respuestas de ventas (vea el re-
No

menos precisas que los pronósticos a un año. Un en- cuadro “Definir el tamaño de la fuerza de ventas según
foque cauteloso se justifica si hay considerable incerti- las cifras”).
dumbre sobre el futuro del negocio, pero la mayoría de
los líderes de ventas está a favor de tácticas que minimi-
zan los costos, en comparación con las que maximizan
Madurez: la búsqueda de la
las utilidades, incluso cuando la probabilidad de éxito eficacia y la eficiencia
es alta. Por lo tanto, no contratan suficientes vendedo- En algún momento, los productos y servicios comien-
res para explotar plenamente el mercado. zan a perder sus ventajas, la competencia se hace más
Las influencias de conductas también ejercen presión intensa y los márgenes decaen. En esta etapa, los lí-
Do

sobre los ejecutivos por mantener reducidas las fuerzas deres de ventas deben recurrir más al ingenio que a
de ventas. La mayoría de los vendedores se resiste a aumentar la escala de sus esfuerzos; su estrategia de-
rendir cuentas. Afirman que los nuevos territorios de bería enfatizar la retención de clientes, el servicio a los
venta no se justifican; algunos amenazan con irse a segmentos actuales y el aumento de la eficiencia y de
la competencia si los ejecutivos reducen sus bases de la eficacia de su fuerza de ventas.
clientes. Por ejemplo, cuando en 2005 una empresa es- Optimizar recursos. En la fase de madurez, las em-
tadounidense de dispositivos médicos decidió agregar presas deben enfocarse en optimizar la eficacia de la
25 territorios de ventas, los vendedores y los ejecutivos fuerza de ventas. Un estudio que realizamos en 2001

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Definir el tamaño de la fuerza de ventas según las cifras
Toda empresa en modalidad de crecimiento debería llevar a cabo un análisis de punto de equilibrio para revisar si su fuerza de

t
ventas tiene el tamaño adecuado. Esto involucra calcular la razón de equilibrio (la relación de ingresos incrementales de ventas
por vendedor adicional y el punto de equilibrio de ventas), estimar la tasa de traspaso de ventas y usar esas estimaciones para

os
determinar el retorno a tres años de la inversión en personal de ventas.

Para determinar la razón de equilibrio:

1. Estime el costo anual de un vendedor (C), el margen bruto (M), que es el ingreso por ventas que le queda al negocio como
utilidad luego de deducir los costos variables, y la tasa de margen bruto (M ), que es el margen bruto expresado como por-
R
centaje del ingreso por ventas.

rP
2. Calcule las ventas de punto de equilibrio, dividiendo el costo de un vendedor por la tasa de margen bruto (C ÷ MR = B).
Éste es el monto que un vendedor debe vender en un año para cubrir sus costos.

3. Estime los ingresos incrementales por ventas que un vendedor adicional podría generar en un año (I)
4. Divida el ingreso incremental de ventas por vendedor adicional por las ventas de punto de equilibrio, para
calcular la razón de equilibrio (I ÷ B). Por ejemplo, una razón de 2,00 implica que un nuevo vendedor
Punto de
equilibrio =
generará un margen bruto igual a dos veces su costo en un año.
Para determinar el porcentaje de traspaso de ventas:

o
Traspaso =
5. Sobre la base de tendencias anteriores, estime el porcentaje de las ventas del año actual que la empresa
retendrá en los años siguientes sin ningún esfuerzo de ventas. Éstos son los porcentajes de traspaso de K
2 K3
ventas (K2 para el año siguiente y K3 para el subsiguiente).
Para determinar el ROI a tres años en personal de ventas:

6. Tome
py
la suma del margen bruto sobre el ingreso incremental de ventas por vendedor adicional en el año 1, el margen bruto
incremental sobre ventas traspasadas en el año 2 y el mismo margen bruto sobre ventas traspasadas en el año 3.

7. Reste de esa suma el costo anual de un vendedor adicional.


8. La
Divida el total por el costo anual del vendedor adicional. El resultado se expresa como porcentaje.
fórmula tiene esta forma: [(M × I) + (M × I × K ) + (MR × I × K ) − C] ÷ C
ROI =
R R 2 3
Co
La razón de equilibrio y la tasa de prolongación del primer año pueden indicar cómo dimensionar la fuerza de ventas. En la tabla
abajo, las cifras en cada celda representan retornos a tres años sobre la inversión en la fuerza de ventas. Las empresas pueden fijar
sus propios criterios, pero en nuestra experiencia, han establecido un tamaño óptimo de su fuerza de ventas cuando el ROI está
entre 50% y 150%. Si el ROI está bajo 50%, la fuerza de ventas es demasiado grande, y si está sobre 150%, es demasiado pequeña.

ventas del nuevo traspaso


vendedor /
ventas de punto
de equilibrio 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%
0.25 -75% -72% -69% -65% -61% -56% -51% -45% -39% -32%
t

0.50 -50% -45% -38% -31% -22% -13% -2% 10% 22% 36%
0.75 -25% -17% -7% 4% 17% 31% 47% 64% 83% 103%
No

1.00 0% 11% 24% 39% 56% 75% 96% 119% 144% 171%
1.25 25% 39% 55% 74% 95% 119% 145% 174% 205% 239%
1.50 50% 67% 86% 109% 134% 163% 194% 229% 266% 307%
1.75 75% 94% 117% 143% 173% 206% 243% 283% 327% 374%
2.00 100% 122% 148% 178% 212% 250% 292% 338% 388% 442%
2.25 125% 150% 179% 213% 251% 294% 341% 393% 449% 510%
2.50 150% 178% 210% 248% 290% 338% 390% 448% 510% 578%
2.75 175% 205% 241% 282% 329% 381% 439% 502% 571% 645%
Do

3.00 200% 233% 272% 317% 368% 425% 488% 557% 632% 713%
3.25 225% 261% 303% 352% 407% 469% 537% 612% 693% 781%
3.50 250% 289% 334% 387% 446% 513% 586% 667% 754% 849%
3.75 275% 316% 365% 421% 485% 556% 635% 721% 815% 916%
4.00 300% 344% 396% 456% 524% 600% 684% 776% 876% 984%

Tamaño excesivo Tamaño adecuado Tamaño reducido

julio 2006 9
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I g ua l e l a e s t r u c t u ra d e s u f u e r z a d e v e n ta s co n e l ciclo de vida de su nego cio

muestra que las empresas maduras aumentaron sus enfocadas suelen producir mejores resultados que

t
márgenes brutos en 4,5% cuando modificaron el ta- aquellas que abarcan mucho; una empresa obtiene las

os
maño de su fuerza de ventas y asignaron recursos en mayores utilidades cuando su fuerza de ventas destina
mejor forma. Mientras 29% de esa ganancia se debió a su tiempo al subconjunto más valioso de clientes o a los
que las empresas corrigieron los tamaños de sus fuer- productos más valiosos de su canasta.
zas de ventas, 71% fue el resultado de cambios en el uso Una buena alineación territorial –la asignación de
de recursos. cuentas, prospectos o zonas geográficas a los vendedo-
Por distintas razones, las empresas a menudo no res– es una herramienta de productividad que a me-

rP
saben cómo optimizar la asignación de sus recursos de nudo se pasa por alto. Cuando las empresas asumen
ventas. Primero, usan reglas inadecuadas. Por ejemplo, enfoques no sistemáticos para la distribución de te-
los ejecutivos a menudo se enfocan en clientes que tie- rritorios, el esfuerzo de ventas no coincidirá con las
nen el mayor potencial, aunque esos clientes prefieran necesidades de los clientes. Para intentar cuantificar
comprar a la competencia. Las empresas inteligentes este problema, en 2000 analizamos información de 36
asignan más recursos a aquellos productos y mercados estudios de alineación de territorios que realizamos en
que responden bien a los vendedores. Segundo, las em- ocho industrias de Estados Unidos y Canadá. Nuestro
presas frecuentemente no tienen información sobre el análisis mostró que 55% de los territorios de ventas eran

o
potencial de ventas de sus cuentas y territorios, o sobre demasiado grandes o demasiado pequeños. Debido a
la respuesta de clientes potenciales ante los esfuerzos estos desajustes, las empresas estaban perdiendo entre
de ventas. 2% y 7% de ingresos cada año. Las empresas pueden
Sin embargo, no hay atajos en el camino a la efi- crear y mantener alineaciones territoriales por la vía
cacia. Las organizaciones pueden asignar recursos de de medir el tiempo y esfuerzo necesarios para atender
mejor forma sólo si miden la respuesta de los diferentes
productos y mercados a los esfuerzos de ventas. Los
ejecutivos pueden hacerlo comparando los resultados
py clientes. Deberían quitar cuentas a los vendedores que
no pueden dedicarles suficiente atención, y transferir-
las a aquellos que no tienen suficiente trabajo.
de ventas entre clientes de tamaño similar, a quienes El surgimiento del ejecutivo de cuentas. Muchas
han asignado distintos niveles de esfuerzo. Este aná- empresas descubren que emplear especialistas de pro-
lisis permite evaluar las implicaciones financieras de ductos en la etapa de madurez crea problemas de coor-
Co
escenarios alternativos de asignación de recursos. Las dinación y confusión entre los clientes, quienes se ven
empresas pueden entonces gestionar sus fuerzas de obligados a tratar con varios vendedores. Las empre-
ventas, incluso ofreciendo incentivos de vez en cuando, sas inteligentes nombran ejecutivos para las cuentas
de manera que los vendedores optimicen sus esfuerzos más grandes. Estos ejecutivos de cuentas coordinan
(vea recuadro “Optimización en la fase de madurez”). los esfuerzos de ventas e integran a especialistas de
Las empresas muchas veces encuentran que sus es- productos cuando los clientes necesitan conocimiento
fuerzos de ventas han sido desperdiciados. Algunos especializado. Además de aumentar los ingresos, el
vendedores intentan vender todo lo disponible; otros nombramiento de ejecutivos de cuentas hace aumen-
pasan demasiado tiempo con productos que les son tar la satisfacción de los clientes y a menudo reduce
t

familiares o fáciles de vender. Los ejecutivos de pro- los costos de ventas. Durante su fase de crecimiento en
ductos pueden ofrecer incentivos inadecuados, distra- los años 90, una empresa estadounidense de produc-
No

yendo a los vendedores e impidiendo que dediquen tos médicos agregó una fuerza de venta especializada
tiempo a productos más rentables. En términos mate- para prácticamente cada producto nuevo que lanzó.
máticos, una empresa maximiza las utilidades a largo Al final, algunos hospitales grandes tenían más de 30
plazo de su fuerza de ventas cuando el retorno incre- representantes de ventas de la empresa que los visita-
mental de los esfuerzos de ventas es igual para todos ban cada semana, muchos de los cuales visitaban a los
los productos. Sin embargo, de acuerdo a un estudio mismos contactos. Los costos de viaje se dispararon, y
de ZS Associates realizado en 2001, la relación entre lo que es peor, los clientes se confundían con el gran
el retorno incremental más grande y el más pequeño número de vendedores que interactuaban con ellos. Al
a menudo alcanza 8:1. Esto sugiere un grave error en percatarse del problema, la empresa redujo el número
Do

la asignación de esfuerzos de ventas entre productos. de vendedores especializados y agregó ejecutivos para
Por ejemplo, una empresa que estudiamos quería que coordinar las actividades en grandes cuentas, lo que
100 representantes de ventas vendiesen 37 productos. ayudó a reducir costos y a fortalecer las relaciones con
Cada ítem habría recibido, en promedio, sólo 2,7% del los clientes.
tiempo de la fuerza de ventas. Un análisis reveló que Las empresas también deben encontrar las formas
las utilidades de la empresa se dispararían si la fuerza más económicas de hacer su trabajo. Pueden utilizar
de ventas se concentrase sólo en ocho productos. De asistentes de ventas y vendedores a jornada parcial
hecho, nuestros estudios muestran que las estrategias para seducir a clientes pequeños o geográficamente

10 harvard business review


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I g u a l e l a estruc tura de su fuerza de ventas con el ciclo de vida de su n ego cio

t
Optimización en la fase de madurez

os
Las empresas maduras optimizan sus recursos cuando la fuerza de ventas se enfoca en los
clientes, productos y actividades de ventas que generan la respuesta más alta a sus esfuerzos
de ventas. Para hacer eso, los líderes de ventas deben plantearse las siguientes preguntas:

DECISIONES SOBRE ASIGNACIÓN DE RECURSOS

rP
Cliente Producto Actividad

¿En qué segmentos de mercado deberíamos ¿En qué productos deberíamos ¿En qué actividades deberíamos
enfocarnos?: enfocarnos?: enfocarnos?:
- ¿Alto o bajo volumen? - ¿Existentes o nuevos? - ¿Cazar clientes nuevos o retener a
- ¿Altamente rentable o menos rentable? - ¿Volumen alto o relativamente bajo? los antiguos?
- ¿Cuentas nacionales o más pequeñas? - ¿Fáciles o difíciles de vender? - ¿Ventas o servicio?
- ¿Cuentas nuevas o antiguas? - ¿Conocidos o desconocidos? ¿Cómo asignamos a los expertos en

o
relaciones con clientes, a los exper-
¿A qué sectores deberíamos vender? - ¿Diferenciados o no diferenciados? tos en productos y a los expertos en
¿En qué zonas geográficas deberíamos - ¿Productos con ciclos de venta largos sectores?
enfocarnos: local, nacional o internacional? o cortos?
¿Qué cuentas debería atender el personal de la - ¿Productos con alto impacto financiero
casa matriz, y cuáles el personal de ventas en en el corto plazo, o bajo impacto en el
terreno?
py corto plazo?

dispersos y para vender productos fáciles de entender. aumento de ingresos y utilidades para un futuro no
También pueden recurrir a personal de televentas para muy lejano lanzando nuevos productos o fusionán-
Co
actividades que no requieran contacto cara a cara con dose con otras empresas. Sin embargo, estos vuelcos
los clientes. Por ejemplo, una empresa de periódicos a menudo demandan estructuras de fuerza de ventas
a la que asesoramos contrató asistentes de ventas en diferentes a las actuales. Por lo tanto, una empresa
2005 para hacerse cargo de varias tareas administra- inteligente se abocará a decidir qué tipo de estruc-
tivas y otras que no eran de ventas. Antes que los asis- tura requerirá para que la fuerza de ventas alcance
tentes llegaran, los vendedores solo destinaban 35% sus nuevos objetivos. Luego identificará y conservará
de su tiempo a prospectos y clientes. La llegada de los elementos de la estructura actual que sean consisten-
asistentes los liberó y les permitió dedicar más tiempo tes con la que requerirá. Esto es crucial; los ejecutivos
a tareas relacionadas con ventas. Además, dado que no deberían derribar las partes de la organización de
t

los asistentes recibían salarios más bajos que los ven- ventas que tendrán valor en el futuro. Por ejemplo, las
dedores, la eficiencia de la fuerza de ventas aumentó empresas a menudo reducen su fuerza de ventas para
No

fuertemente. reducir costos en el corto plazo, aunque puedan ne-


cesitar más, no menos, vendedores para implementar
Declinación: vivir para luchar nuevas estrategias.
Muchos líderes de ventas aprovechan las declina-
otro día ciones temporales para eliminar la mediocridad en su
Las empresas declinan cuando sus productos pierden fuerza de ventas. Una vez que la transformación co-
competitividad y sus clientes se pasan a los rivales. mienza, contratan a vendedores más calificados que
Mientras los CEO buscan estrategias para romper esta los que dejaron ir. A veces lo que parece una mala asig-
tendencia, la fuerza de ventas debe hacer todo lo posi- nación de recursos es realmente un desempeño me-
Do

ble para ayudar a que el negocio siga siendo viable. Al diocre. Considere el caso de una empresa de software
igual que en la etapa inicial, las decisiones más vitales con sede en Chicago que estaba en declinación en los
se relacionan con el tamaño de la fuerza de ventas y años 90. El proceso de ventas de la empresa evolucionó
con el papel de los socios comerciales, pero las opcio- en forma apropiada, con los vendedores volviéndose
nes de los ejecutivos dependen de si logran anticipar o diestros en proteger el negocio actual. Cuando la em-
no un cambio. presa lanzó algunos nuevos productos, se dio cuenta de
Cuando un vuelco es probable. Algunas empresas que pocos de sus vendedores tenían las destrezas y el
saben que su declinación es temporal, y planifican el apetito para perseguir agresivamente nuevos clientes

julio 2006 11
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y mercados. En vez de despedir a los vendedores, la La reducción rápida de la fuerza de ventas es la

t
empresa de software creó dos roles: los ejecutivos de mejor acción cuando el mercado está en brusca de-

os
cuentas actuales, o “agricultores”, y los desarrolladores clinación. Los sobrevivientes sabrán que tienen algún
de nuevos negocios, o “cazadores”. Los veteranos con- grado de seguridad laboral, los clientes confiarán más
tinuaron gestionando a los clientes actuales, lo que se en lo que el futuro les depara y los líderes de ventas
ajustaba a sus capacidades, mientras que los líderes de pueden comenzar a construir una organización de ven-
ventas trajeron desde afuera a la mayoría de los nuevos tas más pequeña y enfocada. El riesgo que presenta una
desarrolladores de negocios. Eso ayudó a la empresa de reducción rápida de la fuerza de ventas, sin embargo,

rP
software a moverse rápidamente desde la declinación es que si la declinación resulta ser menos severa de lo
al crecimiento. esperado, más personas que las necesarias perderán su
Cuando un vuelco es improbable. Cuando la decli- trabajo. Aunque el negocio continuará siendo rentable
nación continua es inevitable, las organizaciones de por un tiempo, la tasa de declinación será mayor que
ventas sólo pueden asegurar que las empresas sigan si las reducciones de personal hubiesen sido modestas.
siendo rentables por el mayor tiempo posible. Las em- Si hay mucha incertidumbre acerca de la velocidad con
presas deberían usar a sus vendedores para atender que se está contrayendo el mercado, las empresas debe-
a los clientes más rentables, fáciles de retener y es- rían considerar una reducción de la fuerza de ventas en

o
tratégicamente importantes, y atender otras cuentas pasos pequeños pero separados.
mediante recursos de bajo costo, como personal de Cuando las empresas están en declinación, es crucial
televentas o socios externos. que mejoren la eficiencia de su fuerza de ventas y que
Proteger a los clientes más leales y a los mejores ven- busquen canales de menor costo. Recursos de ventas
dedores son las prioridades más altas. Las empresas nece- más baratos les permitirán continuar vendiendo a al-
sitan enfocarse cuidadosamente en los clientes clave que,
temiendo que los vendedores que gestionan sus cuentas
partan pronto, prestarán atención a productos de la com-
py gunos segmentos. Esto implica desplazar la cobertura
de algunos clientes, desde vendedores especializados a
generalistas, y desplazar la cobertura de otros clientes
petencia. Debe tranquilizarse a estas cuentas cruciales desde vendedores en terreno a personal de televentas.
sobre el futuro inmediato, especialmente reteniendo a Al igual que en la fase de madurez, las empresas pue-
los vendedores estrella. Cuando la fuerza de ventas co- den desplazar la venta de productos fáciles de entender
Co
mienza a preocuparse sobre su reducción de tamaño, y la ejecución de tareas administrativas hacia recursos
los mejores vendedores serán los primeros en partir. In- menos caros, como asistentes de ventas, personal de
cluso si las empresas se están preparando para despedir a televentas, vendedores a jornada parcial e Internet.
otras personas, deben pagar muy bien a las estrellas para No es fácil, pero un programa sistemático de reducción
conservarlas. Además, un liderazgo fuerte es esencial du- de costos puede ayudar a las empresas a seguir con vida
rante las reducciones, y sólo las comunicaciones oportu- para reintentar la lucha en otro momento. Considere
nas y directas de los líderes de ventas pueden mantener el caso de un fabricante estadounidense de lubricantes
un nivel razonable de ánimo y motivación. que a comienzos de 2005 requería disminuir costos ra-
Para decidir cuán rápidamente reducir el número dicalmente para mantener la rentabilidad. La empresa
t

vendedores, una empresa debe evaluar la oportunidad revisó su estrategia de canales, trasladando la cobertura
de mercado y los riesgos de diferentes estrategias de de miles de clientes a socios comerciales. Estas empresas
No

reducción. Una reducción gradual de la fuerza de ventas tenían gastos generales más bajos, tales como el espacio
funciona bien cuando la oportunidad está declinando de oficina y los beneficios para los empleados, de manera
a un ritmo lento, pero es una mala estrategia cuando el que sus costos eran más bajos que los del fabricante. La
mercado está desapareciendo rápidamente. Los errores empresa redujo su fuerza de ventas y logró que los ven-
son comunes. Muchas empresas reducen su fuerza de dedores restantes se enfocaran exclusivamente en ventas
ventas lentamente, sin perder las esperanzas entre cada a grandes clientes. Al final del año, la empresa de lubri-
ola de despidos de que la tendencia se revertirá. Cuando cantes había dado vuelta la esquina.
no ocurre, el alto costo de la fuerza de ventas hará que •••
la empresa se torne no rentable más rápidamente. Una Los líderes de ventas que intentan igualar la estructura
Do

táctica común de reducción gradual es congelar las con- de su fuerza de ventas con el ciclo de vida de su negocio
trataciones. Ésta no es una forma eficaz de reducir la se enfrentan a desafíos diferentes en cada etapa. El hilo
fuerza de ventas, especialmente cuando la declinación común, sin embargo, es que deben sobreponerse a la
de la oportunidad es significativa. La fuga de la fuerza resistencia organizacional en cada paso, y sacrificar las
de ventas normalmente ocurre con lentitud, y si parten utilidades de corto plazo para asegurar el éxito de sus
los vendedores que se encargan de las cuentas impor- empresas en el tiempo.
tantes, una congelación en las contrataciones ocasio-
nará una cobertura de mercado menos que óptima. Reimpresión R0607F-E

12 harvard business review


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