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MATRIZ DE EISENHOWER PARA

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
“Administração do tempo” é a expressão da hora para falar da
habilidade das pessoas de fazer malabarismo e de andar na corda
bamba sem perder o equilíbrio e cair de cara no chão.
Parece muito evoluída e criativa, mas na verdade carrega um
significado bem antigo. São os humanos capazes de aproveitar bem o
tempo que ganharam? Quantos dias, horas e minutos eles
desperdiçam ao longo da vida?

Ninguém quer conscientemente jogar o seu tempo na lata do lixo.


Tempo, assim como dinheiro, é uma forma de energia: dinâmica e
muito poderosa. Se uma pessoa tem tempo, ela tem vida. Vários
caminhos para escolher, várias possibilidades para materializar. Essa é
a nossa verdadeira soberania humana: ter tempo para criarmos um a
vida útil, prazerosa e de acordo com os nossos ideais e princípios.

De que forma você pode aproveitar melhor o seu tempo é o tema


desse texto - e ele tem dois lado: a teoria e a prática. Você entende de
verdade para onde está indo o seu precioso tempo?

Já se deu conta de quem ou o quê está ganhando a sua energia vital?

Se sim, você sabe como colocar em prática as coisas que vão te fazer
ganhar o seu tempo de volta? Sabe identificar quais são os
comportamentos que precisam ser mudados?
Urgentes
Urgentes são todas as tarefas que vão te trazer algum tipo de prejuízo
ou desvantagem se não forem feitas logo. São as tarefas atreladas a
prazos (estabelecidos pelos outros ou por você mesmo) ou que podem
comprometer o trabalho ou a vida de outra pessoa. Alguns exemplos:

 Terminar um relatório para o trabalho


 Estudar para a prova da semana que vem
 Comprar pão (que está acabando)
 Pagar a conta de luz (que já venceu)
 Comprar passagens de avião para um casamento no fim do ano
(para aproveitar o desconto da companhia aérea)
 Responder a um email sobre uma perspectiva de emprego
 Confirmar uma venda com um cliente (para você não perder o
prazo de entrega dos pedidos)
 Recolher todas as notas fiscais do projeto X (porque o prazo de
prestação de contas é semana que vem)
Se você precisar se sacrificar ou sofrer qualquer tipo de limitação por
causa do atraso de uma tarefa, ela é urgente.

Importantes
Importantes são todas as tarefas que tem uma carga de significado,
felicidade ou realização para você. Elas não tem necessariamente a ver
com prazos, trabalhos em grupo ou tarefas domésticas: elas podem
ser qualquer coisa. Tudo o que você julgue ser digno do seu tempo e
que faz você se sentir muito bem são tarefas importantes.

Absolutamente tudo o que te ajuda a manter a saúde (física, emocional


e mental) e a ser uma pessoa melhor (adquirir novas habilidades,
fortalecer virtudes e se desfazer dos vícios) são tarefas importantes.
Elas vão variar de pessoa para pessoa e é impossível dizer quais
deveriam ser as suas tarefas importantes. Ninguém pode fazer essa
análise por você.

Lembre também que até atividades “inúteis” podem (e devem) ser


consideradas como importantes. Começar a ver uma nova série, tocar
um instrumento, dormir até mais tarde, fazer as unhas, pular de
bangee jump, passear no shopping ou falar no telefone com um amigo
podem ser atividades importantes.

Você se sente cheio de energia, alegre, disposto ou relaxado depois


de fazer alguma dessas coisas? Qual outra “tarefa inútil” te faz feliz?
Saber reconhecer quais são as suas tarefas importantes é reconhecer
as circunstâncias nas quais você floresce. É identificar quais atividades
você faz questão de ter presente na sua vida.

Secundárias
Secundárias são aquelas tarefas que podem ficar para depois sem
nenhum problema. Elas talvez ainda precisem ser feitas, mas nada de
errado vai acontecer se você demorar uma semana. Diferente das
tarefas urgentes, não existe nenhuma perda quando você deixa tarefas
secundárias para depois.

Se você está indo ao médico para fazer o seu check up anual, essa
tarefa é secundária. Nada de ruim vai acontecer se você precisar adiar
a consulta. O mesmo vale para viagens, passeios, visitas a amigos,
cursos que você quer fazer e novas oportunidades profissionais.

Se for possível deixar para depois sem nenhuma desvantagem ou


penitência, a tarefa é secundária.

Triviais
Triviais são as tarefas que não tem valor para você. Elas são o completo
oposto das coisas importantes. Você não daria por falta e nem sentiria
saudades delas. Elas passam em branco pela vida, entram por uma
porta e saem pela outra. Não deixam nenhum legado, nenhum
sentimento positivo e nenhum tipo de lucro.

Descobrir o que é trivial e o que é importante são dois lados da mesma


moeda. Fazer uma faxina na casa pode ser uma tarefa importante para
algumas pessoas. Se estiver ligada a sentimentos de alegria, satisfação
e divertimento, limpar a casa pode ser uma coisa importante. Mas se
você não gosta dessa atividade e ela não te traz nada de valor, ela é
trivial.

Talvez você goste de assistir um pouco de televisão. Você acompanha


uma novela e vê o noticiário da noite. Mas todos os dias acaba
assistindo mais duas horas de outros programas que, na verdade, você
nem gosta. Das três horas que você passa em frente da TV, só
aproveita mesmo uma. Essas duas horas extras são totalmente triviais:
não é urgente e não agrega nada.

Agora, vamos à análise combinatória de toda essa festa:

Tarefas importantes & urgentes são aquelas que tem um alto


significado para você e que também trariam alguma desvantagem ou
sofrimento se não forem feitas rapidamente. Terminar um grande
projeto profissional é um exemplo clássico dessa área.

Tarefas importantes & secundárias são aquelas que você gostaria


muito de fazer e que vão ter um impacto positivo na sua vida, mas que
podem esperar. Visitar amigos, ver um filme no cinema, aprender uma
língua, viajar, fazer um check up médico, melhorar a alimentação,
comprar um novo guarda-roupa, etc.
Tarefas triviais & urgentes são aquelas que você não faria se pudesse
- mas que precisam ser feitas. Fazer compras no mercado, ligar para
um serviço de telefonia para contestar o valor da conta, cozinhar,
limpar a casa, levar o carro para fazer vistoria são exemplos comuns
de tarefas triviais, mas importantes. Qualquer coisa que vai te trazer
prejuízo se não for feita rapidamente e que você não gosta muito de
fazer se encaixa nesse quadrante.

Tarefas triviais & secundárias são aquelas que não agregam nada na
sua vida e que não tem necessidade de serem feitas. Soa familiar? Boa
parte do nosso tempo jogado fora vem dessa aérea: ver todos os
noticiários possíveis, dormir além do necessário todos os dias, ficar
acordado até tarde checando redes sociais, ler o seu feed de Facebook
três vezes por dias e responder a todos os email da sua caixa de
entrada assim que eles chegam são alguns exemplos de tarefas triviais
e secundárias.
Faça agora

A sua prioridade número 1 é fazer todas as coisas urgentes que são


importantes para você. Simplesmente faça.

Geralmente basta saber que a tarefa é importante e urgente para que


todos os neurônios se unam em prol daquela ação. Se precisar de uma
força, escreva essa tarefa na sua agenda ou cole em um post it no seu
computador. Tenha um lembrete constante que aquela é a sua meta
número um.

"Fazer na hora" é um conselho muito bom quando temos em mão uma


tarefa pontual: ligar para o dentista, agendar uma consulta, pedir um
orçamento. Mas é impossível simplesmente fazer uma festa, por
exemplo.

Se as tarefas dessa área forem muito grandes e complexas, é bem


provável que elas sejam projetos. Nesse caso, não tente fazer tudo de
uma vez. Você vai se angustiar, se desesperar e nada vai ser feito.
Quebre uma tarefa enorme e ampla (dar uma festa para minha mãe)
em uma única tarefa tangível e prática (decidir a data da festa da
minha mãe).

Decida uma tarefa de cada vez, conforme for progredindo. Pense no


próximo passo real que vai te fazer chegar mais perto do seu objetivo
final e faça apenas isso. Se quiser saber mais sobre como quebrar
grandes projetos em ações pequenas e práticas, leia esse texto sobre
como gerenciar projetos com o GTD. É a melhor forma que eu conheço
de criar e concluir projetos sem perder a cabeça.

Saber reconhecer os seus projetos + ações importantes e urgentes é


o primeiro passo para não perder tempo. Quando todas as suas
energias estão concentradas naquilo que realmente agrega alguma
coisa à sua vida, o seu tempo está sendo muito bem aproveitado.
Programe para fazer depois

Se a tarefa for importante, mas não urgente, o que você faz com ela?
Programa para fazer depois.

Não tem nenhuma urgência atrelada à essa atividade? Deixe o seu


tempo livre para as tarefas realmente urgentes e planeje as
secundárias para algum momento futuro.

Um erro comum que muitas pessoas cometem com esse tipo de tarefa
é esquecer delas completamente. “Um dia eu preciso viajar para tal
lugar”. “Não seria incrível finalmente aprender a tocar bateria?”. “Poxa,
há quanto tempo não nos falamos, fulano! A gente precisa marcar de
sair um dia desses”.

Quase todos nós já pecamos por subestimar o nosso tempo. A ilusão


de que a vida é infinita e que temos todo o tempo do mundo pode
vendar os nossos olhos e pronto. Já era. Não quero dizer que a gente
precisa correr para lá e para cá o tempo todo, aflitos com a falta de
tempo. Nem 8, nem 80.

Mas temos o terrível costume de deixar na beira da estrada tudo o que


não é urgente. Se não tem um incêndio para ser apagado, não é tão
importante assim. Mudar esse pensamento é fundamental para que
você -realmente- tenha mais tempo para as coisas que gosta. Nessa
hora, a organização é um tremenda aliada.

Se planejar e se programar para garantir que você vai ter tempo


suficiente para fazer todas as atividades que você quer e par a estar
com todas as pessoas que você realmente ama é uma das principais
vantagens de se organizar.
Você não precisa de um agenda super cara ou de um sistema
complexo para isso. Uma simples lista de tudo o que você gostaria de
fazer no próximo ano já ajuda muito. Se puder dividir essa lista em
algumas categorias principais (família, viagens, desenvolvimento
pessoal, trabalho, etc.) ainda melhor.

Revise essa lista pelo menos duas ou três vezes por mês e vá
modificando os itens conforme for necessário. Usar uma agenda
também pode ser muito útil para lidar com tarefas pequenas e
pontuais que, por não serem urgentes, acabariam não sendo
realizadas nunca. Coisas pequenas como “visitar a loja Y” ou “assistir
o filme Z”.

Coloque as pequenas tarefas em uma agenda ou em um papel na


porta da geladeira. O que você gostaria de estar fazendo daqui a 2, 5
ou 7 anos? Faça um esboço dessa lista e guarde ela também.

Nem todas as coisas relevantes e importantes da sua vida vão ser


urgentes. Nem sempre vai ter alguém te cobrando ou te importunando
para fazer aquele curso ou começar aquele empreendimento que você
sempre quis. Se você não garantir essas iniciativas para você mesmo,
ninguém mais vai.
Delegue

Se as tarefas são urgentes e precisam ser feitas logo, mas não tem
nenhuma importância ou significado especial para você: delegue.

Para cumprir bem essa parte é essencial que você já tenha entendido
a diferença entre tarefas que agregam alguma coisa na sua vida X
tarefas que não agregam nada. Não adianta perguntar a opinião dos
seus amigos ou comparar as suas respostas com as de outra pessoa.
Uma tarefa totalmente trivial para o seu vizinho pode ser uma tarefa
extremamente importante para você e vice-versa.

Tarefas triviais são aquelas que você só faz porque precisa fazer. É uma
obrigação, uma burocracia vazia que no mundo ideal você não faria.
Todo mundo tem a sua cota de tarefas triviais para cumprir e não há
nada de errado com isso. Faz parte da vida.

Mas sempre existe uma forma de otimizar mais o tempo. Pra ilustrar,
eis algumas ideias básicas de coisas que você pode delegar:
 Dividir as tarefas de limpeza da casa com os outros membros da
família ou com o/a seu/sua esposo/a
 Fazer as compras do mercado pela internet e pedir para entregar
em casa
 Usar o aplicativo do seu banco e fazer todas as suas
transferências pelo celular
 Colocar as suas contas em débito automático
 Contratar um serviço que administre as redes sociais da sua
empresa ou do seu projeto
 Comprar um aplicativo para gerenciar as suas tarefas ou arquivo
morto
 Contratar pessoas para realizarem tarefas delicadas e recorrentes
 Dividir as tarefas profissionais com outras pessoas do seu setor
ou time

Qualquer tarefa que não agrega valor e que não precisa ser feita
apenas por você é uma tarefa delegável. A grande maioria das
atividades de manutenção da casa e da vida podem ser delegadas sem
maiores prejuízos.

Mas, se você leu a lista acima, percebeu que costuma existir um fator
comum entre todas as possibilidades de delegação: dinheiro.
Contratar serviços, pessoas ou pagar por facilidades é sempre uma
opção para quem tem uma renda mais gorda. Se esse for o seu caso,
desapega logo daquelas atribuições vazias que poderiam ser feitas por
outras pessoas e se dedique exclusivamente aos projetos que forem
realmente importantes para você.

Para as pessoas que não podem pagar por uma ajuda extra, o ato de
delegar se apresenta sob a forma de pedir ajuda. Você está
sobrecarregado, cheio de tarefas urgentes e triviais nos seus ombros?
Com certeza existe alguém que pode te ajudar.

Ir ao mercado, ajudar na limpeza, resolver pendências por telefone,


gerenciar e-mails, o que for. Se você se desapegar do orgulho e se
despedir de alguns preconceitos, vai perceber que o seu tempo pode
ser bem mais otimizado.

É claro que a parte vital do seu trabalho, aquela que só você pode
fazer, não pode ser delegada - mas muitas outras tarefas pequenas e
triviais podem. Se você não tem o costume de pedir ajuda,
experimente. Você vai ficar surpreso com a força do trabalho coletivo.

A lição mais importante dessa área é reparar bem quantas coisas


pequenas e desimportantes tomam o seu tempo. Mesmo que você não
possa se dar o luxo de simplesmente deixá-las para lá, vai aprender
que o seu potencial criativo e talentoso floresce muito mais quando é
poupado para as tarefas realmente importantes.
Elimine

O que agente faz com as tarefas triviais e que também são


secundárias? Dá um abraço, um beijo e manda para o fundo do rio.

Muito mais fácil falar do que fazer, eu sei. Mas pense com calma: você
realmente quer passar a sua vida nesse quadrante? O seu valioso
tempo merece ser gasto com tarefas repetitivas que são feitas de
forma inconsciente?

Para identificar quais são as tarefas secundárias e triviais, comece se


lembrando de todas as coisas não importantes da sua vida. O que é
que não te acrescenta nada, não gera nenhum prazer e não dá
nenhuma recompensa? O que não faria falta se você não fizesse nunca
mais?

Agora pense em todas as coisas que não vão trazer nenhum tipo de
prejuízo para você se não forem feitas. Tudo o que não trouxer algum
tipo de penalidade é uma tarefa secundária. Cruze essas duas
informações e descubra quais são as tarefas que você precisa eliminar.

Como já disse antes, é essencial que você já tenha feito a distinção


entre o que é importante e o que não é. Ver jogo de futebol, novelas
e filmes pode ser importante para algumas pessoas. É assim que elas
relaxam, limpam a mente e recarregaram as energias. Pode ser
também uma total perda de tempo para as pessoas que não sentem
prazer nisso. É só tempo jogado fora.

Identificar as ações secundárias não é tão difícil. Qualquer coisa entre


“ligar para um amigo” até “me mudar para Inglaterra” pode ser
secundária. O verdadeiro pulo do gato está em priorizar -apenas- as
coisas que são extremamente ricas e importantes para você.
Ler as novidades no Facebook, comprar uma nova calça jeans, ler um
livro, fazer uma viagem para os Estados Unidos, colocar um novo papel
de parede na sala, começar um novo empreedimento profissional e
ver todas as novelas da Globo são exemplos de tarefas secundárias.
Não existe nenhum tipo de urgência em cima de ações e projetos
como esses (geralmente).

Mas todas essas atividades tem exatamente o mesmo peso?


Será que as recompensas emocionais e práticas de ler todas as
novidades do Facebook todos os dias são as mesmas de fazer uma
viagem para os Estados Unidos? De todo um mundo de coisas
secundárias, porém divertidas, é do tempo na frente da televisão que
você gosta mais?

Talvez seja. Meu objetivo não é demonizar o nosso tempo ocioso. Ele
é tão importante quanto o tempo que passamos trabalhando ou
estudando. Mas eu acredito piamente que a sensação que “24 horas
não é o suficiente” e “eu não tenho tempo para nada” nasce nessa
área: onde as atividades secundárias criativas e divertidas dão lugar às
coisas triviais e desimportantes.

Um excelente exercício para descobrir se você está passando tempo


demais nesse quadrante é anotar, de hora em hora, o que você fez. Dá
trabalho, mas é muito esclarecedor. A gente só sabe para onde o
tempo está indo quando olhamos de forma prática para o que nos
mantém ocupados.

Você não precisa de permissão para fazer as coisas que realmente te


fazem feliz. Todas as atividades que te dão prazer, alegria e
relaxamento merecem ser feitas, independente da opinião dos outros.
Gaste o máximo do seu tempo com as coisas que te trazem benefícios,
sejam eles quais forem. Você não vai precisar prestar contas para
ninguém.

Só fique atento para as coisas que você faz sem saber por quê. As
tarefas automáticas que você faz de forma inconsciente e que não te
trazem nenhum lucro. Preste atenção nas coisas que você nem se
lembra de ter feito. Quanto mais “deixe a vida me levar, vida leva eu”
você for com o seu tempo, mais ele vai ser sugado para atividades
vazias que não geram resultados e nem frutos.
Fontes
Nesse texto aqui em que falei de alguns dos melhores métodos para
ser mais produtivo, mencionei a teoria do Christian Barbosa. Ele é um
escritor que fez uma grande pesquisa sobre produtividade &
administração do tempo. No seu livro "A Tríade do Tempo" ele fala um
pouco sobre esse mesmo tema.

Segundo o seu método, todas as nossas tarefas diárias podem ser


enquadradas em três categorias: importantes, urgentes e
circunstanciais. Mas antes mesmo do Christian publicar o seu livro,
duas pessoas já tinham cantado essa pedra: o escritor Stephen Covey,
autor do livro "Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes" e o
presidente dos EUA Dwight Eisenhower.

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