Código: PD-FR-

PLANIFICACION Y DIRECCIONAMIENTO 002

4
Versión:
ACTA DE REUNION / CAPACITACION Fecha: 5/09/2015
Pagina: de

Fecha: 27-02- 2018 Hora: 9:00 am

Municipio: Guadalupe- Huila Lugar: salón comunal de la V. Rivera
Convocada por: Lina María Área o Programa : Modalidad familiar
Caquimbo - Miryam Pérez Escobar GA: 6 Vereda Rivera
TEMA: PROTOCOLO DE PQR

Objetivo: Socializar a las familias usuarias del programa el protocolo de buzón de sugerencias
Con el cual se pretende recoger todas aquellas quejas, sugerencias y felicitaciones que los
usuarios de la Modalidad Familiar, deseen realizar sobre el servicio recibido y/o cualquier otra
situación, para que se tomen las medidas necesarias para su corrección, implantación o
comunicación personal respectivamente.

Agenda:
 Saludo
 Oración
 Socialización “protocolo de PQR”
 Compromisos

Desarrollo:

Seda inicio con un caluroso saludo por medio de la canción hay que saludar, seguidamente
se ofreció la oración de agradecimiento a Dios por permitirnos estar una vez más reunidos y por
cada uno de los favores recibidos.

Seguidamente la docente socializa el protocolo de PQR o buzón de sugerencias, explicandoles

alas mamitas que mediante la creación del Buzón se pretende recoger todas aquellas quejas,
sugerencias y felicitaciones que los usuarios de la Modalidad Familiar, deseen realizar sobre el
servicio recibido o cualquier otra situación, de igual manera se les da a conocer unos tips que
hay que tener encuenta para su uso ellos son:

El buzón de sugerencias permanecerá en lugar visible y disponible para los usuarios,

con la disponibilidad permanente de un esfero y papel, además se garantizará la custodia
de lo depositado.

El buzón de sugerencias se abrirá en presencia mínimo de 2 usuarias, docente y auxiliar

de pedagogía y con el aval de la coordinadora, auxiliar de coordinación, apoyo
psicosocial, auxiliar de enfermería y docente de la Modalidad Familiar, los cuales realizan
el conteo respectivo y diligencian el acta de constancia correspondiente.

La apertura del buzón obedecerá a un cronograma anual de apertura mensual el cual

debe ser conocido especialmente por las personas responsables.

Las actividades de atención y gestión de quejas o sugerencias personales son

prioritariamente de responsabilidad directa de la Coordinadora, auxiliar de coordinación,
apoyo psicosocial, auxiliar de enfermería y docente, sin embargo, todo el recurso
humano debe conocer los procedimientos respectivos y orientar al usuario de forma
amable y receptiva.
 Código: PD-FR-
PLANIFICACION Y DIRECCIONAMIENTO 002
4
Versión:
ACTA DE REUNION / CAPACITACION Fecha: 5/09/2015
Pagina: de

Estimular y motivar periódicamente el uso del buzón por parte del usuario.
Es importante e indispensable que el usuario atendido se sienta satisfecho, escuchado
y con la seguridad de que su queja, sugerencia o felicitación será tenida en cuenta o
solucionada si es de responsabilidad de la Modalidad Familiar.

La queja, sugerencia o felicitación presentada personalmente y atendida debe registrarse

en forma escrita en Formato de recepción de Sugerencias, Quejas o felicitaciones.

Seguidamente se les recordó que en el buzón encuentran el formato establecido por la

modalidad familiar para ser llenado y de igual forma hay encuentran un lapicero para
diligenciarlo; De inmediato se pregunta si hay alguna sugerencia sobre el tema, en el cual,
ninguna mamita expuso, por lo tanto, se finaliza dando agradecimientos por la atención
prestada.

COMPROMISOS / TAREAS RESPONSABLES FECHAS

 Hacer uso del buzón de sugerencias ya que Familias usuarias UDS
este permite expresas sus conformidades e Docente Durante el
inconformidades con el desarrollo de las Auxiliar pedagógica año 2018.
actividades que implementa la modalidad
familiar, para el desarrollo integral de los niños
y las niñas.

EVIDENCIAS
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PLANIFICACION Y DIRECCIONAMIENTO 002
4
Versión:
ACTA DE REUNION / CAPACITACION Fecha: 5/09/2015
Pagina: de

Fecha: 27-02- 2018 Hora: 2:00 pm

Municipio: Guadalupe- Huila Lugar: escuela de la V. Villaviciosa
Convocada por: Lina María Área o Programa : Modalidad familiar
Caquimbo - Miryam Pérez Escobar GA: 6
TEMA: PROTOCOLO DE PQR

Objetivo: Socializar a las familias usuarias del programa el protocolo de buzón de sugerencias
Con el cual se pretende recoger todas aquellas quejas, sugerencias y felicitaciones que los
usuarios de la Modalidad Familiar, deseen realizar sobre el servicio recibido y/o cualquier otra
situación, para que se tomen las medidas necesarias para su corrección, implantación o
comunicación personal respectivamente.

Agenda:
 Saludo
 Oración
 Socialización “protocolo de PQR”
 Compromisos

Desarrollo:

El encuentro inicio con un afectuoso saludo por medio de la canción hay que saludar,
consecutivamente se ofreció la oración de agradecimiento a Dios por permitirnos estar una vez
más reunidos y por cada uno de los favores recibidos.

Posteriormente la docente socializa el protocolo de PQR o buzón de sugerencias ,

socializandoles alas mamitas que mediante la creación del Buzón se pretende recoger todas
aquellas quejas, sugerencias y felicitaciones que los usuarios de la Modalidad Familiar, deseen
realizar sobre el servicio recibido o cualquier otra situación, de igual manera se les da a conocer
unos tips que hay que tener encuenta para su uso ellos son:

El buzón de sugerencias permanecerá en lugar visible y disponible para los usuarios,

con la disponibilidad permanente de un esfero y papel, además se garantizará la custodia
de lo depositado.

El buzón de sugerencias se abrirá en presencia mínimo de 2 usuarias, docente y auxiliar

de pedagogía y con el aval de la coordinadora, auxiliar de coordinación, apoyo
psicosocial, auxiliar de enfermería y docente de la Modalidad Familiar, los cuales realizan
el conteo respectivo y diligencian el acta de constancia correspondiente.

La apertura del buzón obedecerá a un cronograma anual de apertura mensual el cual

debe ser conocido especialmente por las personas responsables.

Las actividades de atención y gestión de quejas o sugerencias personales son

prioritariamente de responsabilidad directa de la Coordinadora, auxiliar de coordinación,
apoyo psicosocial, auxiliar de enfermería y docente, sin embargo, todo el recurso
 Código: PD-FR-
PLANIFICACION Y DIRECCIONAMIENTO 002
4
Versión:
ACTA DE REUNION / CAPACITACION Fecha: 5/09/2015
Pagina: de

humano debe conocer los procedimientos respectivos y orientar al usuario de forma

amable y receptiva.

Estimular y motivar periódicamente el uso del buzón por parte del usuario.
Es importante e indispensable que el usuario atendido se sienta satisfecho, escuchado
y con la seguridad de que su queja, sugerencia o felicitación será tenida en cuenta o
solucionada si es de responsabilidad de la Modalidad Familiar.

La queja, sugerencia o felicitación presentada personalmente y atendida debe registrarse

en forma escrita en Formato de recepción de Sugerencias, Quejas o felicitaciones.

Inmediatamente se les recordó que en el buzón hallan el formato establecido por la modalidad
familiar para ser llenado y de igual forma hay encuentran un lapicero para diligenciarlo; De
inmediato se pregunta si hay alguna sugerencia sobre el tema, en el cual, ninguna mamita
expuso, por lo tanto, se finaliza dando agradecimientos por la atención prestada.

COMPROMISOS / TAREAS RESPONSABLES FECHAS

 Hacer uso del buzón de sugerencias ya que Familias usuarias UDS
este permite expresas sus conformidades e Docente Durante el
inconformidades con el desarrollo de las Auxiliar pedagógica año 2018.
actividades que implementa la modalidad
familiar, para el desarrollo integral de los niños
y las niñas.

EVIDENCIAS
 Código: PD-FR-
PLANIFICACION Y DIRECCIONAMIENTO 002
4
Versión:
ACTA DE REUNION / CAPACITACION Fecha: 5/09/2015
Pagina: de

Fecha: 28-02- 2018 Hora: 2:00 Pm

Municipio: Guadalupe- Huila Lugar: Escuela de la V. Rancherías
Convocada por: Lina María Área o Programa : Modalidad familiar
Caquimbo - Miryam Pérez Escobar
TEMA: PROTOCOLO DE PQR

Objetivo: Socializar a las familias usuarias del programa el protocolo de buzón de sugerencias
Con el cual se pretende recoger todas aquellas quejas, sugerencias y felicitaciones que los
usuarios de la Modalidad Familiar, deseen realizar sobre el servicio recibido y/o cualquier otra
situación, para que se tomen las medidas necesagrias para su corrección, implantación o
comunicación personal respectivamente.

Agenda:
 Saludo
 Oración
 Socialización “protocolo de PQR”
 Compromisos

Desarrollo:

Para dar inicio al encuentro grupal se inicia con un afectuoso saludo de bienvenida por medio
de la canción en tonando la acción hay que saludar, inmediatamente se ofreció la oración de
agradecimiento a Dios por permitirnos estar una vez más reunidos y por cada uno de los favores
recibidos.

Consecutivamente la docente socializa el protocolo de PQR o buzón de sugerencias ,

explicandoles alas mamitas que mediante la creación del Buzón se pretende recoger todas
aquellas quejas, sugerencias y felicitaciones que los usuarios de la Modalidad Familiar, deseen
realizar sobre el servicio recibido o cualquier otra situación, de igual manera se les da a conocer
unos tips que hay que tener encuenta para su uso ellos son:

El buzón de sugerencias permanecerá en lugar visible y disponible para los usuarios,

con la disponibilidad permanente de un esfero y papel, además se garantizará la custodia
de lo depositado.

El buzón de sugerencias se abrirá en presencia mínimo de 2 usuarias, docente y auxiliar

de pedagogía y con el aval de la coordinadora, auxiliar de coordinación, apoyo
psicosocial, auxiliar de enfermería y docente de la Modalidad Familiar, los cuales realizan
el conteo respectivo y diligencian el acta de constancia correspondiente.

La apertura del buzón obedecerá a un cronograma anual de apertura mensual el cual

debe ser conocido especialmente por las personas responsables.

Las actividades de atención y gestión de quejas o sugerencias personales son

prioritariamente de responsabilidad directa de la Coordinadora, auxiliar de coordinación,
 Código: PD-FR-
PLANIFICACION Y DIRECCIONAMIENTO 002
4
Versión:
ACTA DE REUNION / CAPACITACION Fecha: 5/09/2015
Pagina: de

apoyo psicosocial, auxiliar de enfermería y docente, sin embargo, todo el recurso

humano debe conocer los procedimientos respectivos y orientar al usuario de forma
amable y receptiva.

Estimular y motivar periódicamente el uso del buzón por parte del usuario.
Es importante e indispensable que el usuario atendido se sienta satisfecho, escuchado
y con la seguridad de que su queja, sugerencia o felicitación será tenida en cuenta o
solucionada si es de responsabilidad de la Modalidad Familiar.

La queja, sugerencia o felicitación presentada personalmente y atendida debe registrarse

en forma escrita en Formato de recepción de Sugerencias, Quejas o felicitaciones.

Terminando la Docente les recordó que en el buzón encuentran el formato establecido por la
modalidad familiar para ser llenado y de igual forma hay encuentran un lapicero para
diligenciarlo; De inmediato se pregunta si hay alguna sugerencia sobre el tema, en el cual,
ninguna mamita expuso, por lo tanto, se finaliza dando agradecimientos por la atención
prestada.

COMPROMISOS / TAREAS RESPONSABLES FECHAS

 Hacer uso del buzón de sugerencias ya que Familias usuarias UDS
este permite expresas sus conformidades e Docente Durante el
inconformidades con el desarrollo de las Auxiliar pedagógica año 2018.
actividades que implementa la modalidad
familiar, para el desarrollo integral de los niños
y las niñas.

EVIDENCIAS