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Curso de Sistemas de Informação Gerência de Projetos 2 0 1 7 - 1 Prof.ª
Curso de Sistemas de Informação
Curso de Sistemas de Informação
Gerência de Projetos
Gerência de Projetos

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Prof.ª Caroline Queiroz Santos

Gerenciamento das Comunicações

Inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam

planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas,

controladas, monitoradas e finalmente dispostas de maneira oportuna e apropriada.

Os gerentes de projetos passam a maior parte do tempo se comunicando com os

membros da equipe e outras partes interessadas do projeto, quer sejam internas ou

externas à organização.

A comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas do projeto,

que podem ter diferenças culturais e organizacionais, diferentes níveis de

conhecimento, e diversas perspectivas e interesses que podem impactar ou influenciar a execução ou resultado do projeto.

Gerenciamento das Comunicações

Determinar a informação e as necessidades de comunicação dos envolvidos no

projeto.

Disponibilizar as informações necessárias para os envolvidos no projeto no momento adequado.

Coletar e distribuir informações sobre o desempenho.

Gerenciar a comunicação de forma a satisfazer requisitos e resolver conflitos

entre envolvidos.

Comunicações

Transmissões de sinais por um meio qualquer, de um emissor para um receptor.

Elementos da comunicação:

Emissor (fonte)

Codificação

Canal

Decodificação

Receptor

Feedback

da comunicação: ◦ Emissor (fonte) ◦ Codificação ◦ Canal ◦ Decodificação ◦ Receptor ◦ Feedback 4
da comunicação: ◦ Emissor (fonte) ◦ Codificação ◦ Canal ◦ Decodificação ◦ Receptor ◦ Feedback 4

Gerenciamento das Comunicações

Gerenciamento das Comunicações A informação deve ser certa, no momento certo, para a pessoa certa! 5

A informação deve ser certa, no momento certo, para a pessoa certa!

Gerenciamento das Comunicações

Os processos do gerenciamento das comunicações do projeto são:

10.1 Planejar o gerenciamento das comunicações O processo de desenvolver uma

abordagem apropriada e um plano de comunicações do projeto com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas, e nos ativos organizacionais disponíveis.

10.2 Gerenciar as comunicações O processo de criar, coletar, distribuir, armazenar,

recuperar e de disposição final das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações.

10.3 Controlar as comunicações O processo de monitorar e controlar as

comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto para assegurar que as necessidades de informação das partes interessadas do projeto sejam atendidas.

Planejar o gerenciamento das

comunicações

É o processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de

comunicação do projeto com base nas necessidades de informação e requisitos

das partes interessadas e nos ativos organizacionais disponíveis. O principal benefício deste processo é a identificação e a documentação da abordagem de

comunicação mais eficaz e eficiente com as partes interessadas.

a identificação e a documentação da abordagem de comunicação mais eficaz e eficiente com as partes

Planejar o gerenciamento das

comunicações

Os pontos importantes que podem precisar ser considerados incluem, mas não

estão limitados, a:

Quem precisa de quais informações, e quem está autorizado a acessar tais informações;

Quando as informações serão necessárias;

Onde as informações devem ser armazenadas;

O formato em que as informações devem ser armazenadas;

Como as informações podem ser recuperadas; e

Se o fuso horário, as barreiras linguísticas e as considerações multiculturais devem ser

levados em consideração.

Gerenciar as comunicações

É o processo de criar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar, e de disposição

final das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das

comunicações. O principal benefício desse processo é possibilitar um fluxo de comunicação eficiente e eficaz entre as partes interessadas do projeto.

desse processo é possibilitar um fluxo de comunicação eficiente e eficaz entre as partes interessadas do

Gerenciar as comunicações

As técnicas e considerações para o gerenciamento eficaz das comunicações incluem, mas não se

limitam, a:

Modelos de emissor-receptor. A incorporação de ciclos de feedback para fornecer oportunidades de interação/participação e remover barreiras de comunicação.

Escolha dos meios de comunicação. Situações específicas de quando comunicar por escrito ou oralmente, quando preparar um memorando informal ou um relatório formal, e quando se comunicar presencialmente ou por e-mail.

Estilo de redação. Uso adequado da voz ativa ou passiva, estrutura das frases, e escolha das palavras.

Técnicas de gerenciamento de reuniões. Preparação de uma agenda e administração de conflitos.

Técnicas de apresentação. Consciência do impacto da linguagem corporal e desenvolvimento de recursos visuais.

Técnicas de facilitação. Obtenção de consenso e superação de obstáculos.

Técnicas de escuta. Escutar ativamente (confirmar, esclarecer e confirmar o entendimento) e remover as barreiras que afetam negativamente a compreensão.

Controlar as comunicações

É o processo de monitorar e controlar as comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do

projeto para assegurar que as necessidades de informação das partes interessadas do projeto

sejam atendidas. O principal benefício deste processo é a garantia de um fluxo ótimo de informações entre todos os participantes das comunicações, em qualquer momento.

é a garantia de um fluxo ótimo de informações entre todos os participantes das comunicações, em

Controlar as comunicações

O impacto e as repercussões das comunicações do projeto devem

ser cuidadosamente avaliados e controlados para assegurar que a

mensagem correta seja entregue à audiência correta, no tempo certo.

Gerenciamento das Comunicações

É a área de conhecimento que emprega os processos necessários para garantir a

geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final

das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada.

Estes processos fornecem as ligações críticas entre pessoas e informações

necessárias para comunicações bem sucedidas

Todos os envolvidos no projeto devem entender como a comunicação afeta o projeto como um todo.

Gerenciamento das Comunicações

As atividades de comunicação envolvidas nesses processos podem ter

frequentemente muitas dimensões potenciais que devem ser consideradas,

incluindo, mas não se limitando a:

Interna (dentro do projeto) e externa (cliente, fornecedores, outros projetos, organizações, o público);

Formal (relatórios, minutas, instruções) e informal (e-mails, memorandos, discussões ad hoc);

Vertical (nos níveis superiores e inferiores da organização) e horizontal (com colegas);

Oficial (boletins informativos, relatório anual) e não oficial (comunicações confidenciais); e

Escrita e oral, e verbal (inflexões da voz) e não verbal (linguagem corporal).

Gerenciamento das Comunicações

Os documentos desenvolvidos durante o decorrer do projeto funcionam como uma

forma estruturada de comunicação entre indivíduos e grupos.

Os documentos devem ser definidos para cada projeto, segundo características como:

Tamanho do projeto e da equipe

Expectativa de vida do produto

Métodos e ferramentas utilizadas

Nível de qualidade exigido

Nível de formalidade necessário

de qualidade exigido ◦ Nível de formalidade necessário Os documentos devem ser desenvolvidos observando o seu

Os documentos devem ser desenvolvidos observando o seu público alvo. Este público alvo deve ser definido no início do projeto e documentado no Plano do Projeto.

Gerenciamento das Comunicações

O planejamento da comunicação normalmente é feito através do uso de uma

matriz de comunicação.

das Comunicações O planejamento da comunicação normalmente é feito através do uso de uma matriz de

Importância da Informação

Importância da Informação 17

Veículos da Informação

Veículos da Informação 18

A estratégia da comunicação

Uma definição clara do “o quê” e do “como” da visão do projeto é

essencial para formular os seis componentes da estratégia da

comunicação:

1.

O quê comunicaremos?

2.

Quanto do o quê precisamos comunicar?

3.

Como queremos o comunicar?

4.

Quando e com qual freqüência o comunicaremos?

5.

Precisamos escutar antes?

6.

Quais responsabilidades o grupo de atores tem?

Gerenciamento das Comunicações

Plano de Comunicação

Gerenciamento das Comunicações Plano de Comunicação 20

Gerenciamento das Comunicações

A gestão da documentação

A gestão da documentação do projeto é incumbida de estabelecer e manter atualizado o

registro e a distribuição de todos os dados do projeto, durante o seu ciclo de vida.

Ela cuida de questões relacionadas:

À documentação geral do projeto

Aos tipos de documentos “técnicos” do projeto

À organização do sistema de documentação “técnica”

Aos documentos de planejamento e controle da documentação

Aos documentos normativos

Aos relatórios e documentos correlatos

Às fases de elaboração de documentos

Gerenciamento das Comunicações

Os grandes tipos de documentos

Planejamento e controle do projeto

Cronogramas

Plano de qualidade

Plano de riscos

Relatórios de acompanhamento

Administrativos

Normas administrativas

Formulários de contratação

Técnicos

◦ Formulários de contratação ◦ Técnicos ◦ De planejamento (ex. plano de qualidade) ◦

De planejamento (ex. plano de qualidade)

Normativos (ex: especificações técnicas)

Relatórios (ex. relatórios de testes, relatórios de pesquisas)

Gerenciamento das Comunicações

O sistema de documentação técnica

Se preocupa com:

A estruturação da documentação, forma, padrões

O relacionamento entre os documentos:

As referências entre eles

A rastreabilidade dos documentos e versões

A consolidação

dos documentos e versões ◦ A consolidação ◦ A circulação e a aprovação dos documentos (

A circulação e a aprovação dos documentos (docflow)

O armazenamento e a recuperação dos documentos

Gerenciamento das Comunicações

Planejamento e controle da documentação:

De mesma forma que existe a norma das normas, existem:

Plano da documentação:

É o documento que estabelece a organização da documentação e orienta os participantes

sobre o que fazer, como, quando, quem aprova, para quem remeter, etc, mantendo um

nível adequado de qualidade da documentação

Instruções de controle da documentação

Visam a verificação de conformidade de cada documento com as normas estabelecidas e

adotadas e prescrições do plano de documentação

Gerenciamento das Comunicações

Relatórios e documentos correlatos

Relatórios de acompanhamento, documentos relativos a ensaios, documentos relativos ao produto, anotações de laboratório ou caderno de projeto,

Relatórios executivos simples, claros e objetivos, gráficos

Relatórios operacionais de:

Visão geral do projeto e síntese da situação atual

Indicadores de progresso

Indicadores de desempenho e produtividade

Acompanhamento das atividades críticas

Acompanhamento dos prazos (cronograma realizado x baseline)

Acompanhamento financeiro

Acompanhamento por recurso

Acompanhamento de contratos (terceirizados )

Acompanhamento de riscos

etc

Gerenciamento das Comunicações

Fases: quando cuidar da documentação?

Antes do início do projeto

Atas de reuniões preliminares

Documentação técnica relevante de estudo

Documentação de contexto (diretrizes da organização

)

No início do projeto

No planejamento, execução e controle e

Também no encerramento do projeto!

No início do projeto ◦ No planejamento , execução e controle e ◦ Também no encerramento

Referências

Project Management Institute. Um Guia do Conjunto de

Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (PMBOK) 5ª ed.

Newtown Square: PMI, 2013.

Notas de Aula PUC Minas. Profªs: Ana Catarina Lima Silva &

Rosilane Ribeiro da Mota.

Notas de Aula. Fundamentos de Gerenciamento de Projetos. TI Exames, 2010.

VARGAS, Ricardo Viana. Manual Prático do Plano de Projeto. 3ª

Edição. Rio de Janeiro: Brasport, 2007.