FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS

BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Politécnico Grancolombiano

ESTUDIO DE CASO. ENCUADERNADORA S.A.

Presentado Por:

Martha Beatriz Romero Martinez 1621023034

Luis Felipe Torres Muñoz 1611024089
Johana Katerine Ruiz Varela 1511021519
Juan Rodríguez castillo 1611022171
Jeison Alberto Torres Puentes 1521025667

Presentado a:

Juan Suarez

Materia:

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

GRUPO 3 / AULA 1-B

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS BÁSICAS
TECNOLOGIA EN LOGISTICA
2018
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PROYECTO GRUPAL Politécnico Grancolombiano

Contenido
INTRODUCCIÓN 3
OBJETIVO PRINCIPAL 4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS 4
JUSTIFICACIÓN 5
METODOLOGÍA 6
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN 6

ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN 8

Alternativas construidas 8
Criterios de evaluación para seleccionar la mejor alternativa 8

RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES 10
Recomendación para la empresa 10
Conclusiones 10

BIBLIOGRAFÍA 11
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1. INTRODUCCIÓN

Este proyecto está elaborado con el fin de Aplicar adecuadamente los conocimientos
adquiridos durante el desarrollo del módulo, de lograr diagnosticar adecuadamente la
situación problemática descrita en el caso, Manejar herramientas de negociación con
clientes y proveedores, tomar medidas correctivas necesarias.

En una primera fase se visualizará, la metodología y el diagnóstico de la situación

problemática en el caso de estudio Encuadernadora S.A

En la segunda fase se visualizarán el conjunto de alternativas construidas por el grupo, y

una descripción de los criterios de evaluación que se utilizaran, siendo este en un ciclo
PHVA, el planear

Previo a la finalización se encuentra una tercera fase, tenemos evidencia del Hacer, donde
se materializan las alternativas y los criterios de evaluación, dejando como aporte, las
recomendaciones y conclusiones para los casos de estudio Encuadernadora.
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1.1. OBJETIVO PRINCIPAL

Desarrollar una solución viable para que el caso de encuadernadora S.A, tenga un mejor
desarrollo en el mercado, en lo posible no tenga perdidas y no desmejore la imagen que
ha ganado ante el mercado en general.

1.1.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

· Aplicar las temáticas aprendidas en el módulo para estudiar y analizar la

problemática presentada por la compañía “Encuadernadora S.A”.

· Analizar el entorno en el cual se desempeña la compañía “Encuadernadora

S.A”, para determinar los factores y variables que afectan o impactan la
problemática presentada.

· Proponer una solución que permita a la compañía “Encuadernadora S.A”, solucionar

sus problemas de abastecimiento, producción y comercialización de sus productos
aplicando la metodología seleccionada.
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1.2. JUSTIFICACIÓN

El análisis y estudio de esta problemática tiene como finalidad identificar y aplicar una
metodología lo suficientemente estructurada para establecer y distinguir los diferentes
conceptos del proceso de compras y aprovisionamiento, frente a una dificultad que
se puede presentar durante el proceso, así mismo entender la importancia de prever
todas las situaciones que pueden suceder para tomar decisiones y actuar de manera
preventiva frente a otras problemáticas.

También se observará la importancia de la materia prima para desarrollar un producto

terminado según las especificaciones de calidad, de la compañía objeto del estudio,
como lo es el bagazo de caña de azúcar, así como la de tener un segundo y tercer
proveedor alternativo en una empresa.

Se analizará desde diferentes puntos de vista la problemática presentada en esta

compañía para lograr aplicar la metodología adecuada y de esta manera encontrar la
mejor solución para los desmanes presentados desde el proceso de adquisición de la
materia prima, pasando por la producción y terminando con la comercialización.
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1.3. METODOLOGÍA

● Analizar la situación de la empresa y de los proveedores

● Hacer una investigación o un estudio sobre las reservas reales y saber durante
cuánto tiempo va a estar abastecida la empresa.
● Buscar y tener otros posibles proveedores que puedan abastecer durante la
temporada de paro.
● Hablar con principal de fibra de caña de azúcar para saber la posibilidad que hay
que siga abasteciendo aun en la temporada de paro, ofreciéndole mejores
beneficios en el pago.
● Pensar en los pros y contras si se toma la decisión de seguir contribuyendo
productos o si para la producción.
● Comprar fibra de caña de azúcar exportado, aunque salga más caro en algunas
ocasiones es importante hacer gastos para obtener beneficios comerciales.
● Tener en cuenta la opción de suspender la producción para evitar tener pérdidas.
● Disminuir el ritmo de la producción es decir, fabricar menos para así ampliar el
tiempo en el que se va a producir y distribuir y así dar de alguna manera plazo
hasta que el paro termine.

1.4. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN

Realizando una revisión del caso podemos traer varios escenarios que nos puedan aportar
aspectos claves para realizar diagnóstico de la situación.
El hecho de que:
● El 89% de la materia prima de La encuadernadora de la entidad corresponde al
papel y el 10% a carton.
● El mayor proveedor nacional de Papel “Papelitos S.A” entra en paro el 15 de
septiembre del 2008, previo a una radicación de peticiones realizada el dia 14 de
Julio del 2008, dejando stock para soportar la demanda de 15 días, por otro lado
uno de sus molinos que no se ve afectado por el paro, no logra cubrir la demanda.
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● Hay que resaltar el valor agregado que hace “Papelitos S.A” al medio ambiente.
● La mayor producción de la encuadernadora esta durante en el periodo del mes de
Agosto a Enero de cada año.
● En la primera reunión efectuada por la Encuadernadora en conjunto de Papelitos
SA, se evidenciaba incertidumbre y no existió exposición de plan de choque por
parte del proveedor ante la situación. por el contrario trato de resaltar que
creerían que no duraría más de una semana.
● En una segunda reunión de la encuadernadora; se evidenció que el
aprovisionamiento de materia prima no soportaba la demanda, que los costos de
importación superan en un 15% los costos de “Papelitos” adicionalmente los
tiempos de entrega eran de 6 semanas, por otra parte la opción de comprar en
Peru a un 3% más barato pero implicaría bajar la calidad del producto.
Podemos diagnosticar que La Encuadernadora como principal productor y distribuidor de
papelería escolar en Latinoamérica se vió envuelto en una situación bastante delicada por
quedarse sin el posible abastecimiento de su principal proveedor de materia prima (Papel,
que representa el 80% de su producción. ) para la comercialización de toda la papelería

Al ser un único proveedor y aliado para la producción del papel su principal suministro, La
Encuadernadora se vió gravemente afectada al este irse a paro indefinido por situaciones
distintas en violación de los derechos de los trabajadores en la empresa y aliado
“Papelitos S.A.”. Esta situación provocaría posibles desenlaces que si no se soluciona en
corto plazo la Encuadernadora podría perder dinero o posicionamiento en el mercado
frente a sus competidores.
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2. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN

2.1.Alternativas construidas

ENTREGA 2:

Aquí su equipo debe proponer 2 o 3 alternativas para la empresa, respecto al problema que se
identificó en la lectura “la encuadernadora S.A.”.

2.2.Criterios de evaluación para seleccionar la mejor alternativa

Beneficios

se podrá abastecer del papel necesario para la demanda estimada según la

temporada del año, realizando la producción normal satisfaciendo los pedidos a los
clientes y manteniendo la marca.

Con la compra de papel en el exterior como solución a la falta de materia prima, se

podrían consolidar un proveedor alternativo frente a estas dificultades que se presentan
al tener un solo proveedor nacional para la materia prima.

Riesgos

Genera sobrecostos de producción (el papel en otros países es más costoso), lo que
conlleva disminución de utilidades.

Tiempo de espera de llegada de la materia prima (papel) se incrementa, ya que se debe

tener en cuenta tiempos de importación, transporte y nacionalización de mercancía, es
superior a las reservas existentes, lo que generará un retraso en la producción en los
productos, por el hecho de tener que implementar un mayor tiempo utilizado en la
negociación de las compras Internacionales

Puede generar una disminución en la calidad, incumplimiento de los pedidos de los

clientes, afectando la imagen de la marca y la posibilidad de pérdida en el
mercado, el cual puede ser aprovechado por la competencia para superar a la
empresa.
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Hay que tener el personal Idóneo para realizar las compras Internacionales.

Beneficios

Aprovechar al máximo la poca materia prima con la cual el proveedor de papel

nacional, informó que puede suplir, lo cual ayudaría a cumplir con una parte de la
demanda de papel de la empresa.

Se podrían negociar fecha de entrega con los clientes, con esto se ganaría algo de
tiempo, en el cual se podrían realizar mantenimiento preventivos a la maquinas,
personal podría salir a vacaciones, con el fin de que se llegue el momento en que
deba implementar más turnos de producción, la planta físicamente esté en
condiciones óptimas para su funcionamiento.

Avisar de la situación en Colombia a las demás plantas de producción con el

objetivo de buscar en las otras plantas la forma de aumentar la producción,
haciendo intercambios de pedidos posibles para la planta de Colombia.

Buscar papel hecho de otros insumos alternativos.

Riesgos

Se cuenta con demasiada incertidumbre, lo que indica que es una alternativa de

preparación frente a la problemática existente.

Se presenta una sobrecarga administrativa al área de abastecimiento y compras, ya que el

trabajo se incrementa al buscar materia prima en menor proporción con un número
elevado de proveedores pequeños. un alto sobrecosto por la reventa de la materia prima,
pero se ganaría el tiempo en comparación de las soluciones con el exterior.
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3. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES
3.1.Recomendación para la empresa

ENTREGA 3:

Indique de las alternativas propuestas en la entrega 2, cuál consideraría la mejor para la

Encuadernadora S.A.

3.2.Conclusiones

ENTREGA 3:

Mencione las conclusiones a las que su equipo de trabajo haya encontrado al desarrollar este
proyecto.
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BIBLIOGRAFÍA

Va en todas las entregas: ENTREGA 1 & ENTREGA 2 &ENTREGA 3:

Enumerar las fuentes bibliográficas a utilizar en el formato de Bibliografía a utilizar: APA, IEEE,
AMS, etc. Las lecturas del módulo también hacen parte de la bibliografía.