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Table of Contents
BizAgi ..................................................................................................................4
¿Cómo Opera Bizagi? .................................................................................................... 4
Alcance ........................................................................................................................ 5
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Taller para Evaluación del Producto
USUARIOS ................................................................................................................ 70
PARAMETRIZACION ............................................................................................... 75
PRUEBA A LA APLICACIÓN.................................................................................... 78
CONCLUSION .................................................................................................. 94
Próximos pasos ........................................................................................................... 94
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BizAgi
BizAgi® es una solución de Business Process Management que apoya la gestión en organizaciones orientadas a
procesos, al permitir la visualización, control y mejoramiento de todos los procesos en tiempo real. Su
aplicación principal está en la gestión, control, seguimiento y análisis de procedimientos tales como trámites
de seguros, aprobaciones de solicitudes de crédito y manejo de quejas y reclamos.
BizAgi® ofrece resultados inmediatos. Los procesos se modelan e implementan de manera ágil, sin importar su
complejidad, pero se conservan suficiente flexibilidad como para que puedan modificarse fácilmente, de
acuerdo a las necesidades cambiantes del negocio.
Buscando la agilidad y flexibilidad en la optimización, automatización y gestión que hoy en día demandan las
organizaciones en la ejecución continua de los procesos, BizAgi cuenta con los siguientes pasos fundamentales
para su operación:
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En las siguientes páginas encontrará la información sobre el proceso y los datos que necesitan ser controlados
y visualizados durante el mismo. Siga paso a paso las instrucciones de este manual y al finalizar usted tendrá su
proceso de solicitud de vacaciones automatizado.
Alcance
Este proceso se enfoca en controlar las solicitudes de vacaciones de la organización, desde su solicitud hasta su
aprobación y rechazo.
Usaremos BizAgi Process Modeler para diagramar procesos y los automatizaremos usando BizAgi Xpress. BizAgi
Xpress es una versión de la Suite BPM que puede descargar gratuitamente aquí
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En esta etapa, BizAgi ofrece un modelador, con un conjunto de figuras o esténcil para dibujar diagramas de flujo
de procesos; las figuras disponibles hacen parte de la notación BPMN, haciendo posible la estandarización en la
diagramación de los procesos.
Haga doble clic en el acceso directo a BizAgi Process Modeler. Si aún no ha descargado BizAgi Process Modeler,
puede hacerlo aquí:
1. Nombre su proceso; haga clic derecho en el Pool (Proceso) y seleccione Editar Texto, escriba Solicitud de
Vacaciones
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2. Cambie el nombre del diagrama principal; haga doble clic en el nombre del diagrama y escriba Solicitud de
Vacaciones:
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4. Cambie el nombre del Lane: Haga doble clic sobre el Lane y seleccione Editar Texto, escriba Empleado.
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9. Empezaremos a añadir figuras a nuestro proceso. Seleccione la figura de inicio desde la paleta y arrástrela
hasta la posición del diagrama donde debe estar ubicado el inicio del proceso:
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10. Las figuras tienen un Pie Menu que permite seleccionar figuras con las que se pueden conectar las figuras
seleccionas dentro del diagrama. Al ubicar el cursor sobre las figuras del diagrama se dibuja un borde
translúcido del mismo color de la figura. Cuando se hace clic sobre la figura aparece en el borde los íconos
de las figuras con las que se puede conectar. Estos iconos permiten hacer drag and drop de la figura que
representan, de modo que al seleccionarlo se crea una nueva figura y un flujo de secuencia hasta él.
Para Diagramar la actividad de registro, seleccione el rectángulo de Pie Menú y ubíquelo dentro del diagrama.
Tenga en cuenta… Todas las transiciones deben estar bien conectadas, todas las figuras deben estar dentro
del área de las fases y áreas funcionales y NO sobre el límite de una fase o área funcional.
Para renombrar las actividades o transiciones (flechas) haga doble clic sobre ellas
Cree las distintas figuras de su proceso hasta que luzca de la siguiente manera:
11. Haga clic derecho sobre la actividad Verificar Días Disponibles de Vacaciones y transfórmela a Tarea de
Servicio:
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12. Guarde su Archivo BPM, de esta manera el archivo estará disponible para uso posterior y documentación:
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13. Ejecute su proceso. Este procedimiento llevará su proceso diagramado al ambiente de automatización.
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15. En la siguiente ventana puede editar el nombre del proceso para el ambiente de ejecución. Haga clic en
siguiente.
16. Seleccione el proyecto al que desea llevar su proceso, en este caso seleccione la opción Nuevo y haga clic
en siguiente:
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17. Elija un nombre para su proyecto, para este taller el proyecto se llamará Proyecto BPM y haga clic en
siguiente:
Una vez el proyecto haya sido creado usted estará en BizAgi Studio en el modelador de procesos interno, vamos
a incluir algunos parámetros a las actividades del proceso, como lo son la duración, el texto de ayuda y la
descripción entre otros. Para realizar esta configuración de las actividades vamos ingresar a las propiedades
cada actividad.
Texto de ayuda: Este texto de ayuda aparece disponible en el texto del asistente para cada actividad en
la aplicación web, si no se cuenta con asistente sale en el parte inferior del browser.
Duración: indica el tiempo que debe durar la actividad, este tiempo es útil para definir cuándo una
actividad está vencida o está próxima a vencerse, este tiempo se da en minutos.
Descripción: Permite incluir alguna información adicional para la actividad. La descripción se muestra
en la parte superior de la forma asociada a la actividad o evento.
18. Para ingresar a las propiedades de una actividad de clic derecho sobre la figura y seleccione la opción
Propiedades.
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19. De clic en frente del campo Texto de ayuda e incluya el siguiente texto de ayuda para la actividad.
21. De clic en frente del campo Descripción e incluya la descripción Registrar Solicitud de Vacaciones
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22. Una vez incluidas las propiedades haga clic en Ok y cierre la ventana de propiedades de la actividad.
23. Una vez configuradas algunas de las propiedades de la actividad Registrar Solicitud de Vacaciones,
configure las siguientes propiedades para las otras de las actividades del proceso, dentro de la pestaña de
Propiedades Globales, recuerde aplicar los cambios a cada actividad y cerrar la ventana de las propiedades
Una vez terminado el flujo del proceso guarde los cambios y cierre el modelador.
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Fecha de solicitud
Fecha de Salida
Fecha de Regreso
Número de días Laborales Solicitados
Número de días Laborales Disponibles
Solicitante
Persona que Autoriza (Jefe del solicitante)
¿Solicitud Aprobada?
Razón de Rechazo
Código Comprobante de Nómina
Fecha de Trámite Nómina
Esta información se esquematizará en un modelo estructurado de datos, el modelo entidad relación
correspondiente a la información anterior sería:
En la entidad Solicitud Vacaciones agruparemos toda la información de la solicitud, como fechas, números de
días solicitados y disponibles. En la entidad Causal de Rechazo se encuentra una lista con las causales de
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rechazo estandarizadas, esta lista es administrable y la entidad Usuario donde tendremos la información del
usuario solicitante y de su jefe.
1. Para incluir esta información dentro de la estructura de datos de BizAgi vaya al Segundo Paso del Asistente
de Procesos y seleccione Modelo de datos:
Una nueva ventana que contiene la entidad de negocio se desplegará, el nombre es generado automáticamente
por BizAgi basándose en el proceso. Haga clic en Ok.
2. Haga clic derecho sobre la entidad Solicitud de Vacaciones y seleccione Editar Lista de Atributos.
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3. Ahora vemos una nueva ventana con la lista de atributos de la entidad Solicitud de Vacaciones.; Haga Clic
en el botón de para crear un atributo; para cada Nuevo atributo complete la siguiente
información:
Nombre Visual (Display Name): Ingrese el nombre del atributo como desea que lo visualice el
usuario final. Permite espacios y caracteres especiales.
Longitud: La longitud es indicada únicamente para campos tipo string. La longitud debe estar
entre 1 y 4000 caracteres.
Código Comprobante de
String 20
Nómina
Una vez creado los atributos, usted debe obtener una lista de atributos como se muestra en la
siguiente pantalla:
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4. A continuación vamos a crear los atributos relacionados con otras entidades, como es el caso del atributo
Causal del Rechazo, que se encuentra relacionado con la entidad Causal de rechazo que es una entidad
paramétrica. Para esto debe en el tipo de dato debe seleccione el tipo Entidad-Parametrica-Nueva Entidad
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7. De clic en siguiente, en esta pantalla puede seleccionar el atributo visual de la entidad paramétrica, en este
caso solo tenemos un atributo por lo cual deje el atributo que está seleccionado por defecto y haga clic en
siguiente.
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8. De clic en siguiente, en esa pantalla puede ver el resumen de la entidad Causal de Rechazo de clic en
finalizar para crear la entidad y su atributo.
9. Haga clic en Finalizar para volver a la ventana de edición de los atributos de la entidad Solicitud
de Vacaciones.
La entidad Solicitud de Vacaciones también se encuentra relacionada con la entidad de Usuario, tenga en
cuenta que BizAgi trae por defecto una entidad de Usuario llamada WFUSER donde se almacena toda la
información de los usuarios del sistema. Por lo tanto para mostrar la información del empleado que realiza la
solicitud de vacaciones puede utilizar esta entidad. Esta entidad se encuentra dentro del grupo de entidades
del SISTEMA.
10. Para crear el atributo Relacionado con la entidad WFUSER (usuario) debe adicionar un atributo, incluir el
nombre visual Solicitante, y como tipo Entidad, despliegue las entidades de Sistema y seleccione la Entidad
WFUSER.
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11. De clic en siguiente, se visualiza el resumen, de clic en finalizar para crear la entidad la Entidad Solicitud de
Vacaciones y sus atributos.
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12. Haga clic en Finalizar para ver el resumen visual del modelo de datos. Es posible que tenga que
reorganizarlo.
13. Haga clic derecho sobre la entidad Solicitud de Vacaciones y sSeleccione la opción Agregar Entidades
relacionadas del menú de herramientas para mostrar la entidad WFUSER (User) en el diagrama:
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Con BizAgi cada actividad del proceso es representada por un formulario web en cual se pueden visualizar los
datos de la misma (información requerida y de consulta) de tal forma que los usuarios del proceso puedan
interactuar con una aplicación web amigable para llevar a cabo cada una de las actividades del proceso
registrando la información necesaria para su ejecución.
Como la información que queremos mostrar dentro de la actividad se encuentra en la entidad Solicitud de
Vacaciones, vamos a ubicarnos en la entidad Solicitud de vacaciones para crear la forma con los atributos que
desea mostrar.
1. Para crear las formas por favor seleccione el Tercer Paso del Asistente de Procesos y haga
clic en Definir Formas.
2. Después de seleccionar este paso, verá un flujo del proceso en el cual solo las actividades
manuales se encuentran disponibles para editar, seleccione la actividad Registrar Solicitud de
Vacaciones hacienda clic sobre ella y se abrirá una nueva ventana para la edición de formas :
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3. Navegue usando el menú Mapeo de Datos para encontrar los atributos del modelo de datos.
Arrastre el atributo hasta el lugar donde desea ubicarlo:
Fecha Solicitud: El campo debe ser de solo lectura. Para Modificarlo, haga clic derecho sobre
el campo de la forma y seleccione Editable - Falso
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Solicitante: Este es un atributo que se encuentra relacionado con otra entidad, es necesario
seleccionar el atributo que queremos mostrar de la entidad relacionada, para esto debe
seleccionar el atributo Solicitante - fullName (Nombre Completo). Este campo también debe
ser No Editable.
Para modificar el Nombre Visual del campo, haga doble clic sobre el mismo y escriba
Solicitante.
Fecha de Salida
Fecha de Regreso
Número de Días Solicitados
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4. Estos campos deben ser requeridos. Seleccione los campos, haga clic derecho sobre ellos y
seleccione Requerido- Verdadero.
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1. Seleccione la actividad Aprobar Solicitud de Vacaciones haciendo clic en ella. Notará que deben ser
incluidos los campos de la forma Registrar Solicitud de Vacaciones, por lo cual copiaremos la información
que se incluyó en la forma anterior y se modificará, para esto usaremos la funcionalidad Copiar de.
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2. El resultado de la copia debe ser modificado. Seleccione los campos Fecha de Salida, Fecha de
Entrada y Número de Días Laborales Solicitados, haga clic derecho sobre ellos y seleccione
Editable – Falso.
Número de Días Laborales Disponibles: Deber ser No Editable. Haga clic derecho sobre el
campo y seleccione Editable-Falso.
Solicitud Aprobada: Este campo debe ser requerido. Ubíquese sobre el campo, haga clic
derecho y seleccione Requerido-Verdadero.
Causal Rechazo: Arrastre el campo desde el mapeo de datos debido a que este campo se
encuentra relacionado con otra entidad BizAgi por defecto mostrará el atributo visual que se
haya definido para la entidad.
Comentarios Rechazo
Jefe Inmediato: Este campo está incluido dentro de la tabla de usuario de BizAgi, por lo cual es
necesario navegar hasta el mismo. Seleccione entonces el campo Solicitante – idBossUser –
fullName. Este campo debe ser No Editable
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A continuación cambie el Nombre Visual del campo haciendo doble Clic sobre él.
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1. Haga clic sobre la actividad Realizar Trámite Administrativo. Ad icionaremos los datos que han
sido adicionados a las actividades anteriores, todos estos deberán ser no editables, para dicho
fin copie la información de la actividad Aprobar Solicitud de Vacaciones.
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2. Seleccione los campos Solicitud Aprobada, Causal del Rechazo y Comentarios de Rechazo y
cambie la propiedad de edición a Falso.
3. Adicional a la información del registro de la solicitud de vacaciones y a la información sobre la
autorización de la solicitud, se requiere mostrar la información que debe completa r el auxiliar de
recursos humanos, por lo tanto vamos a incluir campos adicionales:
Campo Nombre Visual Tipo Requerid Editable Visibl
Visual o e
No Aplica Actualice la carpeta del Etiqueta NO NO SI
empleado y realice el
trámite respectivo en
el sistema de nómina
Fecha de Trámite Fecha SI SI SI
de Nómina
Código de Texto Si SI SI
Comprobante de
Nómina
Para incluir la etiqueta arrastre el botón etiqueta al lugar donde desea ubicarlo:
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5. Incluya los campos restantes teniendo en cuenta las condiciones de requerimiento y editabilidad.
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1. Haga clic sobre la actividad Informar Rechazo Solicitud. Adicionaremos los datos que han sido
adicionados a la actividad Aprobar Solicitud de vacaciones, todos estos deberán ser no editables .
Copie la información de la actividad Aprobar Solicitud de Vacaciones. (paso q de la creación de
la forma de la actividad Realizar Trámite Administrat ivo)
2. Seleccione los campos Solicitud Aprobada, Causal del Rechazo y Comentarios de Rechazo y
cambie la propiedad de edición a Falso.
3. Adicionalmente agregaremos una nota para indicar que la solicitud ha sido rechazada:
Su solicitud ha sido rechazada, a continuación la información asociada
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Las primeras reglas que vamos a realizar son las Condiciones de transición, estas reglas, son aquellas reglas que
permiten verificar que en algún punto del proceso se está cumpliendo una condición específica. Estas reglas
siempre deben retornan verdadero o falso y se asocian a los flujos de secuencia o a las figuras de decisión.
En este caso definiremos la regla de transición que nos llevará a la actividad Realizar Trámite Administrativo
CONDICIONES DE TRANSICIÓN
1. Para crear reglas en el proceso seleccione el Cuarto Paso del Asistente de Proceso y seleccione Definir
Expresiones:
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2. El editor de reglas se abrirá indicándonos cuales transiciones aún requieren que les sea asociada una regla:
3. En la nueva ventana seleccione la transición (la flecha) que va desde la compuerta de decisión hasta la
actividad Realizar Tarea Administrativa y se abrirá la ventana de Expresiones Booleanas:
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4. Seleccione el atributo Solicitud Aprobada, para esto despliegue el árbol de la parte izquierda y seleccione
el atributo SolciitudAprobada y arrástrelo hasta ubicarlo en la parte izquierda de la condición.
5. Después de seleccionar el atributo Solicitud Aprobada aparecerá otro combo que presenta varias opciones
dependiendo del tipo de atributo, en este caso seleccione la opción Es igual que.
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7. Una vez la expresión este lista, de clic en finalizar para salir del editor
8. Seleccione la transición desde la decisión hasta la actividad Notificar Rechazo haciendo clic sobre ella, haga
clic en Cancelar en la Ventana de Expresiones Booleanas para cerrarla.
10. Para Finalizar Haga clic en la flecha verde ubicada en la parte superior derecha para cerrar el modelador
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4. La ventana de Propiedades de Reglas aparecerá, llene los campos de Nombre, Nombre Visual y Descripción
como sigue:
5. Haga clic derecho sobre la flecha que va de inicio a fin e incluya una nueva asignación
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8. La ventana de Asignaciones se abrirá, haga clic en Agregar para ver la ventana de Agregar Asignación
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11. Seleccione el campo Expresión y escriba exactamente Me.Case.Creator.Id en el campo de texto. Esta
función por defecto de BizAgi nos entrega como resultado el identificador del creador del caso.
, en el combo haga clic sobre Seleccionar Atributo y busque el campo FechaSolicitud del
modelo de datos y haga clic en Ok.
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14. Seleccione el campo Expresión y el texto DateTime.Now aparecerá automáticamente, esta función nos da
como resultado la fecha actual. Haga clic en Aceptar para terminar.
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15. Haga clic en Aceptar para guardar las asignaciones y clic en Ok para guardar la regla. No olvide hacer clic en
Aceptar en el cuadro de Seleccionar Expresión y Ok en las propiedades de la actividad.
Para terminar cierre el modelador y regrese al Asistente de Proceso.
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PASO 5: PARTICIPANTES
La definición de participantes es una fase muy importante para BizAgi. Los recursos responsables de la
realización de cada actividad se definen en esta fase.
BizAgi identifica la relación que existe entre los diferentes empleados basándose en las variables que los
caracterizan y que los diferencian. Gracias a esta funcionalidad BizAgi asigna actividades o tareas
inteligentemente a los diferentes miembros de la compañía con el propósito de cerrar un proceso
satisfactoriamente.
Primero que todo definamos cual debe ser la asignación correcta para cada actividad del proceso;
después haremos la configuración correspondiente en BizAgi.
El acceso a los procesos de la solicitud de vacaciones no se limitará debido a que es un
proceso interno que debe estar disponible para todos los empleados de la organización.
La primera actividad debe estar disponible siempre para la persona que creó el caso.
El jefe de la persona que hace el requerimiento debe SIEMPRE ser la persona que complete la
actividad Aprobar Solicitud de Vacaciones.
El usuario que ingrese la solicitud debe SIEMPRE ser quien complete la actividad Informar
Rechazo Solicitud
El representante de recursos humanos debe ser SIEMPRE el responsable de la actividad
Realizar Trámite administrativo.
Una vez definidas las reglas de asignación para cada actividad vamos a iniciar su configuración
dentro de BizAgi Studio.
Para definir las asignaciones hagamos clic en el paso 5 del Asistente de Proceso:
Aquí encontraremos las distintas actividades del proceso cuyos participantes no han sido definidos:
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4. Seleccione una regla haciendo clic en el link Seleccionar Expresión y Cancelar en la siguiente ventana.
Cuando aparezca la ventana que le solicita guardar cambios seleccione No.
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5. Seleccione la regla CurrentAssigneeBoss, esta es una regla por defecto de BizAgi que regresa el Id del
usuario que está configurado como jefe de la persona que actualmente tiene el caso.
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6. Haga clic en Aceptar y en Ok para guardar, su asignación debe verse de la siguiente manera:
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4. Haga clic sobre el link Nuevo para crear una nueva posición
5. Escriba sobre el editor de texto la nueva posición. Asistente de Recursos Humanos. Y haga clic en Guardar
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Para realizar la integración con el sistema de Nómina que contiene la información los días disponibles de
vacaciones para cada empleado, vamos a utilizar un Web Service, este Web Service recibe como parámetro de
entrada el nombre del usuario (username) y devuelve el número de días que el empleado tiene disponible a la
fecha.
Existen dos opciones para poder implementar este paso. La primera no necesita ninguna configuración
adicional pero requiere que se tenga conexión a Internet, y consiste en utilizar la siguiente URL:
http://www.bizagi.com/VacationService/Vacations.asmx.
La segunda opción es instalar localmente el Web Service. Para hacerlo siga las siguientes instrucciones.
2. Una vez descomprimida la carpeta, cópiela en su ruta local del Default Web Site. Normalmente esta ruta es
C:\Inetpub\wwwroot.
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3. Abra el Administrador del IIS ya sea ejecutando el comando inetmgr o seleccionándolo de Herramientas
Administrativas en el Panel de Control.
4. En el administrador despliegue el Default Web Site y busque la carpeta VacationService. Haga clic derecho
sobre ella y seleccione Propiedades.
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2. Se mostrara una vista del proceso en la cual únicamente las Tareas Automáticas estarán activas. Haga clic
en Verificar Días Disponibles de Vacaciones.
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http://www.bizagi.com/VacationService/Vacations.asmx
4. Haga clic en el botón Ir a URL (esta operación puede tomar algún tiempo para funcionar) para ver los
métodos disponibles, selecciones el método y de clic en Siguiente.
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5. Se va a usar el nombre del Solicitante para obtener los días disponibles de vacaciones. Para esto haga clic
en la opción Select BizAgi XPath to Retrieve data. Al dar clic se abre un árbol con las entidades y atributos
partiendo de la entidad de Aplicación. Despliegue el árbol hasta llegar al username del Solicitante y haga
doble clic para seleccionarlo.
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6. En la siguiente pantalla seleccione el XPath donde se va a guardar la respuesta del web service. Para este
ejemplo seria SolicitudDeVacaciones.NumeroDeDiasLaboralesDisp.
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7. Por último, como manejo de error seleccione Lanzar Excepción de Acción, y haga clic en Finalizar.
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8. Se cierra el Asistente de Interfaz y para finalizar haga clic en la flecha verde localizada en la esquina
superior derecha de la vista del proceso para regresar al Asistente de Procesos.
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USUARIOS
La aplicación web debe contener 3 usuarios para funcionar correctamente con asignaciones. Los
usuarios deben quedar configurados de la siguiente manera:
JEFE
USUARIO PASSWORD DOMINIO CARGO
INMEDIATO
Jefe Jefe domain -
Solicitante Solicitante domain Jefe -
Auxiliar de
Auxiliar Auxiliar domain
Recursos Humanos
JEFE
1. Una vez en la aplicación web, seleccione Admin y la opción Usuarios:
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NO OLVIDE que debe usar una clave de fácil recordación o por defecto la que se incluyó en la tabla
anteriormente. BizAgi por defecto asignará la clave igual al nombre de usuario
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SOLICITANTE
1. Repita los pasos del 1 al 3 de la creación del usuario Jefe para crear el usuario Solicitante.
2. Para llenar el campo Jefe del usuario Solicitante, teniendo en cuenta la tabla de asignación de usuarios,
haga clic en la pestaña de Configuración de Usuario en el botón Seleccionar Usuario y haga la búsqueda
una vez el usuario jefe haya sido creado. No olvide guardar para finalizar.
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ASISTENTE
1. Repita los pasos del 1 al 3 para crear el usuario Asistente.
2. Para agregar la position (cargo) del usuario Asistente, vaya a la pestaña de Organizaciones seleccione el
Cargo Asistente de Recursos Humanos y haga clic en el botón para agregarla, para finalizar haga clic en
Agregar.
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PARAMETRIZACION
Antes de ejecutar la aplicación debemos definir las diferentes causales de rechazo que puede tener la
aplicación.
1. Seleccione la sección de Entidades del menú de Administración; Inmediatamente se mostrará una pantalla
con la lista de entidades cuyos parámetros deben ser creados.
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2. Una vez haya seleccionado la entidad Causal de Rechazo, haga clic en Agregar Causal Rechazo.
Causales de Rechazo
Por razones de trabajo no es posible tomar vacaciones
No hay reemplazo
Otras razones
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PRUEBA A LA APLICACIÓN
A continuación verificaremos el proceso puesto que tanto usuarios como entidades parametricas han sido
ingresados. La aplicación le solicitará que ingrese las credenciales de alguno de los usuarios que creó, ingrese
la información del solicitante
1. Seleccione Nuevo Caso del menú Casos; se mostrará la pantalla de la primera actividad.
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En la barra superior, se podrá observar el nombre de la aplicación, seguido del nombre del proceso y para
finalizar, el nombre de la actividad.
2. Llene la información requerida de la actividad y haga clic en Siguiente; verá la pantalla de resumen del
caso que le indicará quien es el siguiente asignado.
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3. Cierre cesión y entre de Nuevo usando las credenciales del Usuario Jefe.
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6. Tenga en mente que una vez le de siguiente a dicha actividad, si la solicitud fue aprobada entonces se
mostrará a continuación la actividad de Realizar tarea administrativa, para accede a dicha tarea, debe cerrar
cesión y entrar con el usuario Asistente y seleccionar la tarea disponible para el caso. Llene la información
requerida y haga clic en Siguiente para finalizar el caso.
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7. Si la solicitud no fue aprobada, la siguiente actividad será Informar Rechazo Solicitud, para ver dicha
actividad cierre cesión y entre con el usuario Solicitante.
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MEJORAS A LA APLICACIÓN
BizAgi permite modificar la apariencia de los campos dentro de las formas de las actividades y además ofrece
un conjunto de herramientas que permiten validar la información suministrada y de esta forma garantizar que
la captura de la información sea la adecuada para cada actividad, de acuerdo con las diferentes condiciones que
se hayan establecido a lo largo del proceso.
Dentro de este taller vamos a realizar solo un ejercicio que nos permitirá mejorar la interfaz de usuario.
Si nos ubicamos en la actividad Autorizar Solicitud de vacaciones podemos observar que los campos Causal de
Rechazo y Comentario Rechazo no deberían ser visibles para el usuario sino cuando la solicitud No es
Aprobada. Para esto vamos a realizar unas acciones sobre estos campos dentro del editor de formas.
1. Para esto vamos a abrir la forma asociada a la actividad Autorizar Solicitud de Vacaciones. Diríjase al tercer
paso del Asistente de Proceso.
2. Una vez dentro de la forma que contiene los atributos, Número de días laborales disponibles,
Solicitud Aprobada, Causal del rechazo y Comentarios Rechazo, vamos a realizar una acción, para
ocultarlos los campos si la solicitud está Aprobada y de esta forma que solo sean visibles cuando
el campo Solicitud Aprobada sea NO
3. Identifique el campo Solicitud Aprobada, dentro de las propiedades ubique el menú de Avanzado
y seleccione Acciones
4. Incluya la descripción de la acción, luego ingrese la condición a evaluar. En el primer combo que
aparece, en este campo se selecciona el objeto a evaluar; el sistema presenta una lista donde se
puede seleccionar cualquiera de los atributos de la forma en la que se está haciendo la acción;
en este caso, vamos a seleccionar el atributo Solicitud Aprobada.
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5. Una vez seleccionado el elemento a evaluar se debe ingresar el operador que se va a utilizar, en
este caso cuando el campo Solicitud Aprobada sea verdadero o igual a SI, es que vamos a ocultar
los campos Causal y Comentario Rechazo. Escriba una descripción para la acción: Ocultar campos
de rechazo y seleccione el atributo Solicitud Autorizad, como condición seleccione Es igual a SI
6. Una vez establecida la condición de negocio se define un objeto sobre el que se va a ejecutar la
acción, en este caso los objetos serían los atributos Causal de l rechazo y Comentario de Rechazo,
primero seleccionemos el campo Causal Del Rechazo y en la parte de visibilidad seleccionemos
la opción ocultar.
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7. Para ocultar el otro campo (Comentario rechazo) seleccione el Check Mostrar Múltiples destinos
y de clic en el botón Nuevo, para incluir el otro destino.
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9. Al finalizar de clic en Aceptar, una vez dentro del editor de clic en aceptar para guardar los
cambios en las forma y de nuevo de clic en aceptar para guardar y cerrar las forma de la
actividad. Por ultimo cierre la ventana de las propiedades de la actividad.
Avance un caso hasta la actividad Autorizar la Solicitud de Vacaciones y visualice como se
ocultan y muestran los campos cuando cambia el valor del campo Solicitud Aprobada.
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Si usted tiene acceso a un servidor SMTP en su equipo o red local puede entonces hacer una modificación al
proceso, de manera tal que la actividad Notificar Rechazo sea cambiada por una actividad automática que envíe
un correo al solicitante.
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la opción Al salir, a continuación haga clic sobre el botón y seleccione Correo Electrónico
6. En la ventana de Definición de Correo Electónico haga clic en el campo Para, seleccione el atributo de
ContactEmail del solicitante del modelo de datos y haga clic en aceptar.
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Lamentamos informarle que su Solicitud de Vacaciones ha sido Rechazada. La razón del rechazo a
continuación:
9. Para incluir el Nombre del solicitante y la Razón del Rechazo haga clic en Campo XPath y seleccione los
atributos del modelo de datos:
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10. Haga clic en Guardar para salir de la ventana de Definición de Mensajes y luego Ok en el menú de
propiedades de la actividad.
11. Guarde los cambios hechos al proceso y cierre el modelador.
12. Vaya a la pestaña de configuración y seleccione la opción Entorno
13. La ventana de opciones de Bizagi de Ambiente aparecerá, llene los campos requeridos para la configuración
del SMTP como sigue:
a. Servidor SMTP: El nombre de su servidor SMTP
b. Cuenta SMTP: Cuenta de correo válida para su dominio, aparecerá como remitente en los correos
que envíe.
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14. Configure el correo electrónico del solicitante, para eso diríjase por la Aplicación Web al menú de
Administración - Usuarios y edité el Solicitante.
Asegúrese de que el correo electrónico que ingresa sea una dirección válida
Si usted usa Outlook, puede aprender como verificar el nombre de su servidor SMTP en
http://wiki.bizagi.com/en/index.php?title=Find_SMTP_Server_in_Outlook
15. Ejecute de Nuevo la aplicación, empiece un Nuevo caso y rechace la solicitud, ahora el caso no pasará a la
actividad de Informar Rechazo, en cambio, enviará un correo electrónico y terminará el caso. El correo que
se envía será como sigue:
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CONCLUSION
Dentro de este taller usted aprendió a Diagramar el flujo del proceso, diseñar y crear la estructura de datos del
proceso, realizar las pantallas de cada una de las actividades del proceso, realizar reglas de negocio, configurar
las reglas de asignación para cada una de las actividades manuales y a conectarse con otros aplicativos a tráves
de Web Services. Obteniendo como resultado una Aplicación Web fácil de utilizar que refleja exactamente el
modelo realizado en BizAgi Studio, esto gracias al concepto data driven de BizAgi.
Gracias por realizar este taller… para BizAgi es un placer mostrarle porque somos la solución más ágil para
automatizar procesos
Esperamos su experiencia con BizAgi haya sido satisfactoria, cualquier duda o comentario o comentario por
favor comuníquese con nosotros:
http://www.bizagi.com/esp/bizagi/contacto/contacto.aspx
Próximos pasos
1. Visite nuestro taller más avanzado, en el cual se automatiza un proceso de solicitud de compra de artículos
de oficina. Interesado? Haga Clic Aquí.
2. Para aprender más de BizAgi y BPMN tome nuestro curso online en e-learning.bizagi
3. Recuerde que en cualquier punto en BizAgi Studio puede hacer clic en la tecla F1 para obtener ayuda
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