Caratula

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO

FACULTAD DE ENFERMERIA

1
 INTRODUCCION

Los Manuales de Enfermería son de suma importancia, debido a que aquí están
implícitas todos y cada uno de los procedimientos básicos que toda enfermera debe
saber y emplear a la hora de la práctica, y es por esta misma razón por la que se
realiza para que el personal de la unidad tenga un manual que consultar en la
realización o ejecución de actividades propios de Enfermería.

Este documento tiene como Objetivo primordial dar a conocer, “MANUALES DE

ENFERMERIA”, empezaremos a desarrollarlo desde el concepto, su importancia, el
objetivo, fin; así como también las ventajas, desventajas que se presentan y los tipos
de manual que se utilizan más en Enfermería; conoceremos también, como elaborar
un manual de Enfermería.

2
INDICE
INTRODUCCION ................................................................................................ 2
1. CONCEPTO DE MANUALES: .........................................................................4
2. IMPORTANCIA DE LOS MANUALES: ............................................................4
3. OBJETIVOS Y FINES DE LOS MANUALES ...................................................5
3.1. OBJETIVOS GENERALES ......................................................................5
3.2. FINES: ........................................................................................................6
4. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES: ....................................7
4.1. VENTAJAS .................................................................................................7
4.2. DESVENTAJAS: ......................................................................................7
5. PROPOSITO DE LOS MANUALES ................................................................8
6. TIPOS DE MANUALES ..................................................................................8
6.1. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) ..............................8
6.1.1. CONCEPTO: .....................................................................................8
6.1.2. FIN: ...................................................................................................8
6.1.3. OBJETIVOS: .....................................................................................9
6.1.4. CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN: ...........................................9
6.1.5. PROCEDIMMIENTO PARA LA FORMULACION ...........................10
6.1.6. CONTENIDO DEL MOF (ESQUEMA GENERAL............................10
6.2. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y NORMAS ..................................12
6.2.1. CONCEPTO: ...................................................................................12
6.2.2. OBJETIVOS: ...................................................................................13
6.2.3. TIPOS: ............................................................................................14
6.2.4. CONTENIDO (ESQUEMA): ............................................................15
7. ETAPAS PARA LA ELABORACION DE MANUALES ...................................22
7.1. PLANEACIÓN DEL TRABAJO ..............................................................23
7.2. APLICACIÓN DE TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN .............................23
7.3. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN .........................................................25
CONCLUSIONES ............................................................................................. 27
Bibliografía ...................................................................................................... 28

3
1. CONCEPTO DE MANUALES:
A continuación, se presentan algunos conceptos de manuales:

“Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable)
se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un
fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo
humano en la empresa. (1).

“El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a

seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo
de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por
escrito significa establecer un método estándar para ejecutar algún trabajo (2).

“Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y

pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa”.

“Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para

operar en un determinado sector, es una guía que permite encaminar en la dirección
adecuada los esfuerzos del personal operativo”. (3).

Por otra parte, los manuales deben ser evaluadas permanentemente por los
respectivos jefes de las organizaciones sociales para garantizar un adecuado
desarrollo d la gestión en proceso.

2. IMPORTANCIA DE LOS MANUALES:

una de las herramientas más importantes son los manuales porque ofrece una
amplia información, que permite una correcta orientación a los empleados de las
organizaciones sociales, ya que todos hablan, piensan y actúan en forma
sincronizada: además de describir las funciones de cada puesto, proporcionando a
los empleados un conocimiento amplio de sus funciones, su ubicación social; aclaran
los objetivos que tiene la empresa, así como el trabajo necesario para conseguirlo y
ayuda al adiestramiento de los nuevos empleados. (4)

los manuales son considerados uno de los elementos más importantes para la toma
de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la

4
orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o
de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los
esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades
que se les han recomendado. (5)

3. OBJETIVOS Y FINES DE LOS MANUALES

Los objetivos generales que se persiguen con el estudio se presentan a continuación.

3.1. OBJETIVOS GENERALES

De acuerdo con la clasificación y grado de detalle que obtienen las organizaciones
sociales, los manuales permiten cumplir con los siguientes objetivos:

 Instruir al personal de las organizaciones sociales con aspectos tales como:

objetivos, funciones, relaciones laborales, políticas, procedimientos, normas,
etc.
 Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa de la
organización social, para definir responsabilidades, evita duplicidad y detectar
omisiones en las labores ejecutadas.
 Contribuir con la organización social en la ejecución correcta de las labores
asignadas al personal idóneo, y propiciar la uniformidad en el trabajo.
 Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso
facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales de la
organización social.
 Proporcionar información básica para la planeación e implementación de
reformas administrativas que ayuden a las organizaciones sociales a
desarrollarse de manera correcta.
 Proporcionar las bases técnicas, para el desarrollo de la organización
funcional en las organizaciones sociales, como un instrumento básico de
administración. (6)

5
Objetivos de los manuales según otro autor

 Precisar funciones en un documento denominado manual, con el propósito de

que los miembros de la organización tengan una fuente de información
adecuada para realizar su trabajo.
 Unificar criterios en la realización de las acciones de la empresa o institución.
 Simplificar el trabajo, actuando como elemento de consulta para realizar bien
el trabajo y no tener que repetirlo.
 Orientar la selección de personal por medio delas descripciones de puesto,
perfil del trabajador, descripción de trabajos.
 Establecer rutinas de trabajo.
 Permitir el mejor aprovechamiento de recursos.
 Facilitar la adaptación del personal de nuevo ingreso
 Obrar como medio de comunicación
 Servir de instrumento de control. (7)

3.2. FINES:
A continuación, se presentan los propósitos que se esperan obtener con los
manuales:

 Proveer a las organizaciones sociales de una herramienta técnica que defina

ilustre y aclare la estructura organizativa y el funcionamiento de acuerdo a sus
objetivos.
 Presentar las diferentes unidades o departamentos que normalmente integran
las organizaciones sociales.
 Definir el marco de acción de las diferentes unidades que integran
organizativamente la organización de la empresa.
 Establecer en las líneas jerárquicas, los niveles de autoridad y grados de
responsabilidad entre los diferentes cargos de las organizaciones sociales.
 Servir como guía de trabajo, ya que este presenta las funciones y
responsabilidades que cada departamento debe poseer.
 Contribuir al proceso de captación del empleado, tanto de los experimentados
como de los nuevos.

6
  Facilitar los procesos de actualización, análisis y evaluación permanente de
los sistemas de organización de las funciones de las empresas. (8)

4. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES:

4.1. VENTAJAS
 Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
 Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los
procedimientos, las funciones, las normas, etc.
 Evitan discusiones y mal entendidos en las operaciones.
 asegura continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través
del tiempo.
 Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
 Incrementar la coordinación en la realización del trabajo.
 Posibilitan una delegación efectiva ya que al existir instrucciones escritas el
seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.
 Las posibilidades que nos presentan los manuales para el desarrollo de las
actividades son muchas, ya que nos presentan lo más sustancial del trabajo
a ejecutar en las organizaciones sociales.

4.2. DESVENTAJAS:
Algunas desventajas que se presentan con los manuales son:

 Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de

las operaciones
 El costo de producción y actualización puede ser alto.
 Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
 Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los
informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
 Muy sintéticos, carece de utilidad y muy detallado los convierte en
complicados.
 Las desventajas son a veces un obstáculo en la ejecución de las actividades
en este caso se puede dar una de las anteriores; lo que provocaría que las

7
 organizaciones sociales disminuyan su calidad de servicios, ya sea por
deficiencias o por falta de actualización en los procesos (1).

5. PROPOSITO DE LOS MANUALES

Instruir a los miembros de las organizaciones sociales acerca de aspectos tales como
funciones, autoridad, normas, procedimiento, políticas y objetivos.

Es conveniente no perder de vista que la complejidad y dimensión de las tareas que

las empresas se han fijado requieran de un proceso de acertamiento total al
conocimiento de los problemas, para que se puedan destacar todos aquellos
elementos significativos del funcionamiento, todo esto permite que al ambiente sea
agradable y que las mejoras que requieran las empresas se den sin problemas.

Por tanto el propósito principal de los manuales es, servir de guía de información
para que todos los trabajadores estén sujetos a cumplir lo establecido por las
organizaciones sociales en cuanto a los procedimientos que se requieran en la
ejecución de labores.

6. TIPOS DE MANUALES
Los diferentes organismos públicos o privados tienen necesidad de diferentes
manuales; es por eso que los manuales se determinan dando respuestas a los
propósitos que las organizaciones sociales han de lograr. En ciertos casos, solo
viene a un objetivo y en otros se logran varios. (7)

6.1. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

6.1.1. CONCEPTO:
El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento técnico normativo
de gestión institucional donde se describe y establece la función básica, las funciones
específicas, las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación, así como los
requisitos de los cargos o puestos de trabajo. (4) (5)

6.1.2. FIN:
 Indicar las funciones básicas de cada unidad delimitando la naturaleza y
amplitud del trabajo.

8
 Indicar la ubicación de cada cargo dentro de la estructura general de la
dependencia, señalando las funciones o cargos fundamentales de los mismos.
 Enmarcar la autoridad dentro los límites pertinentes.
 Describir las interrelaciones formales y funcionales de la dependencia y de los
cargos hacia el exterior e interior.(10)

6.1.3. OBJETIVOS:
o Describir las funciones principales de cada dependencia, delimitando la
amplitud, naturaleza y campo de acción de la misma.
o Determinar los cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones que le
competen
o Precisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la
dependencia.
o Describir los procedimientos administrativos racionalizados(10),(11)

6.1.4. CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN:

a) En el MOF no se deberá crear nuevas unidades orgánicas distintas a las
contenidas en el Reglamento de Organización y Funciones, ni modificarlos.
b) En el MOF no se deberá crear cargos o puestos de trabajo adicionales, ni
modificar los establecidos oficialmente en el Cuadro para Asignación de
Personal.
c) El MOF será elaborado en forma independiente en las unidades orgánicas del
segundo nivel organizacional de las entidades.
d) En la redacción de las funciones de los cargos o puestos de trabajo se deben
tener en cuenta lo siguiente
 El lenguaje a utilizar debe ser claro, sencillo y breve.
 La acción a realizar debe ser expresada en verbo infinitivo, al inicio de
cada función, a continuación debe indicarse el asunto sobre el que trata
la acción, de ser necesario para una mejor comprensión de la función,
el ámbito formal del asunto y por último el propósito, fin u objeto de la
función.(11)

9
 6.1.5. PROCEDIMMIENTO PARA LA FORMULACION
1. La Oficina Ejecutiva de Organización o la Oficina que haga sus veces en la
respectiva entidad elaborará el Programa de actividades para la formulación
del MOF, que será aprobada por el órgano de Dirección de la entidad e iniciará
las actividades
2. Elaboración del Manual de Organización y Funciones (MOF)
correspondientes, en coordinación con los Directores de las unidades
orgánicas del segundo nivel organizacional y con los Jefes de las unidades
orgánicas de tercer nivel que dependan directamente del órgano de dirección,
según el ROF.
3. Las entidades deberán remitir copia del Programa de actividades para la
elaboración del MOF, a la Oficina General de Planeamiento Estratégico y a su
órgano de control respectivo.
4. Los Directores y Jefes de las unidades orgánicas del segundo nivel
organizacional y las de tercer nivel que dependen directamente del órgano de
dirección de las entidades, deberán elaborar el proyecto de MOF de las
unidades orgánicas a su cargo, cuyo contenido se deberá sujetar al siguiente
esquema que se muestra más adelante
5. Los Directores o Jefes de las unidades orgánicas del segundo nivel
organizacional y de los órganos de tercer nivel, dependientes directamente del
órgano de dirección de la entidad, deberán revisar y remitir a la Oficina a cargo
de la racionalización u organización de su respectiva entidad, el proyecto de
MOF de su respectiva Dirección, para la opinión técnica correspondiente.
6. El titular de la Entidad deberá aprobar las fichas de descripción de funciones
de todos los cargos estructurales, previa opinión técnica del responsable de
organización o racionalización(10), (11)

6.1.6. CONTENIDO DEL MOF (ESQUEMA GENERAL)

La estructura se puede presentar de la siguiente manera:
 Carátula de identificación
 Índice

10
  Capítulo I: Objetivo y alcance del MOF
 Capítulo II: Base legal
 Capítulo III: Criterios del Diseño
 Capítulo IV: Estructura Orgánica y Organigramas estructural y funcional
 Capítulo V: Cuadro Orgánico de cargos
 Capítulo VI: Descripción de Funciones de los cargos
 Elaboración del Manual de Organización y Funciones (MOF)

6.1.6.1. Carátula de Identificación

Deberá contener el nombre de la Unidad orgánica de segundo nivel organizacional,
la denominación del manual, lugar y fecha de aprobación y el número de la resolución
aprobatoria. También se podrá incluir la fecha de actualización cuando fuera el caso.

6.1.6.2. Índice
Describe la relación clasificada de capítulos que contiene el manual, señalando su
respectiva ubicación por el número de página.

6.1.6.3. Objetivo del Manual

Se debe especificar lo que se pretende alcanzar a través de la aplicación del
contenido del manual

6.1.6.4. Alcance
Se define el campo de aplicación del MOF.

6.1.6.5. Base Legal

Se señalan los dispositivos legales que aprueban los documentos de gestión
referidos a la organización.

6.1.6.6. Criterios del diseño

Se describe en forma resumida los criterios de la administración y de las normas
sobre modernización del estado que son aplicables en la elaboración de MOF, cómo
son: efectividad, eficiencia, calidad, unidad de mando, sistematización,
especialización, integración, interrelación de los cargos y de sus funciones con los
procedimientos y criterios de medición y evaluación.

11
 6.1.6.7. Estructura orgánica y organigramas estructural y funcional
Se describe la conformación de la unidad orgánica del segundo nivel organizacional
según el ROF aprobado, que debe ser acompañado de un organigrama de tipo
estructural, que lo represente gráficamente, considerando el nivel de dirección del
cual depende y las unidades orgánicas hasta el tercer nivel organizacional sobre las
que tiene mando o dirección, a efectos de tener una visión general sobre la ubicación
del órgano dentro de la estructura general de la entidad. También se podrá incluir un
organigrama de tipo funcional donde se podrán graficar los equipos de trabajo que
siempre son de naturaleza temporal, salvo en los casos que se hayan conformado
equipos de trabajo permanente

6.1.6.8. Cuadro Orgánico de Cargos

Trascripción del CAP aprobado y vigente de la unidad orgánica de segundo nivel
organizacional o del tercer nivel que depende directamente del órgano de dirección
de la entidad indicando el código, la denominación del cargo, y los cargos de cada
unidad orgánica que conforma el citado órgano.

6.1.6.9. Descripción de funciones de los cargos

En este capítulo se describen las funciones específicas de los cargos en el formato
"Ficha de descripción de funciones de los cargos o puestos de trabajo" en el orden
establecido en el cuadro orgánico de cargos. En los casos que se hayan conformado
equipos de trabajo se ordenará la presentación de los citados formatos agrupados
por equipos.(10),(11),(12)

6.2. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y NORMAS

6.2.1. CONCEPTO:
El manual de procedimientos y normas, es aquel que describe de manera detallada
las operaciones que integran los procedimientos administrativos, en el orden
secuencial de su ejecución, y las normas que se deben cumplir y ejecutar los
miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos (2).

Los manuales de normas y procedimientos son los documentos que especifican

detalladamente una serie de normas y procedimientos, vinculados con las

12
actividades que se realizan en una organización / institución, explicando un conjunto
de procedimientos internos según los niveles de autorización de las unidades
orgánicas que forman parte de una organización; con el objetivo de ir creando y
consolidar criterios dentro de la organización, y uniformar la actividad operativa, de
la institución, así como también garantizar y satisfacer la transmisión y recuperación
de información. Este documento también especifica las normas correspondientes con
las acciones de carácter disciplinario, relacionándose con el personal y cada
miembro del organismo, incluso se halla también las nóminas, permisos, vacaciones,
bonos; por ello el manual está sujeto a cambios, debe ser actualizado
constantemente, el evoluciona al paso que la organización o institución crezca y se
desarrolle en todos los ámbitos (3).
Los manuales de normas y procedimientos se caracterizan principalmente por
establecer normas o pautas específicas y claras, y detalla minuciosamente todos los
procedimientos que se realizan en la institución.
6.2.2. OBJETIVOS:

 Presentar una visión integral de cómo opera la organización.

 Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los
procedimientos.
 Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.
 Describir gráficamente los flujos de las operaciones.
 Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo
ingreso con el fin de facilitar su incorporación a su unidad orgánica.
 Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
 Cooperar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal
y propiciar la uniformidad del trabajo.
 Establecen un sistema de información recuperable y accesible.
 Difundir el funcionamiento interno de las oficinas, a través de la descripción
de tareas, y requerimientos.
 Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición
de instrucciones y directrices.

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  Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las
modificaciones necesarias en la organización.
 Hacen posible establecer una inducción, adiestramiento y capacitación del
personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada oficina.

6.2.3. TIPOS:
De manera general, los manuales de procedimientos por sus
características diversas pueden clasificarse en: manuales de
procedimientos de oficina y manuales de procedimientos de fábrica (4).

También puede referirse a:

 Tareas y trabajos individuales; por ejemplo: como operar una maquina de

contabilidad.
 Practicas departamentales, en las que se indican los procedimientos de
operación de todo un departamento; por ejemplo, el manual de reclutamiento
y selección de personal.
 Practicas generales en un área determinada de actividad, por ejemplo; el
manual de procedimientos de ventas, los manuales de producción, el manual
de finanzas.
 También se pueden clasificar de acuerdo a su ámbito de aplicación y alcances
en manual de:

 Procedimiento General: es aquel que contiene información sobre los

procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la organización o en
más de un sector administrativo.
 Procedimiento Específico: son aquellos que contienen información sobre los
procedimientos que se siguen para realizar las operaciones internas en una
unidad administrativa con el propósito de cumplir de manera sistemáticamente
con sus funciones y objetivos.

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 6.2.4. CONTENIDO (ESQUEMA):
Debe reflejar los fines y objetivos de las funciones a desempeñar dentro de la
institución a través de una normas establecidas, por medios de análisis, estudios, y
estrategias de planeación. La estructura se puede presentar de la siguiente manera:

 Título y código del procedimiento.

 Introducción: Explicación corta del procedimiento.
 Organización: Estructura micro y macro de la entidad.

a. Descripción del procedimiento.

b. Objetivos del procedimiento.
c. Normas aplicables al procedimientos
d. Requisitos, documentos y archivo.
e. Descripción de la operación y sus participantes.

 Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento

 Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
 Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento
 Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
 Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de
autocontrol.

En toda presentación debe estar presente de manera clara y concisa los aspectos:

 Contenido del manual.

 Objetivos del manual.
 Objetivos y políticas de la organización.
 Responsabilidad.
 Contenido específicos de los entes.
 Contenidos comunes de los rangos de igual jerarquía
 Alcance de los procedimientos.
 Instrucciones.
 Normas de procedimientos.

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  Organigramas.
 Régimen de autorizaciones.
 Glosario.
 Índice Temático.
 Índice de referencias cruzadas.
 Verificación y asesoramiento.
 Indicación de fechas.
 Numeración de páginas.
 Formato.
 Armado.
 Los manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos que
apoyan el que hacer institucional, están considerados como elementos
fundamentales para la coordinación, dirección, evaluación y el control
administrativo, así como para facilitar la adecuada relación entre las distintas
unidades administrativas de la Dependencia.

1.-Delimitación del procedimiento

¿Cuál es el procedimiento que se va a analizar?
¿Dónde se inicia?
¿Dónde termina?
Una vez contestadas las preguntas anteriores, se podrá fijar el objetivo del estudio;
éste servirá de guía para la investigación, el análisis y la propuesta del procedimiento
o procedimientos en estudio.
2.- Recolección de la Información

Consiste en recabar los documentos y los datos, que una vez organizados,
analizados y sistematizados, permitan conocer los procesos tal y como operan en el
momento, y posteriormente proponer los ajustes que se consideren convenientes.
Para recabar la información, es necesario acudir a diversas fuentes, entre las que
destacan los archivos documentales, en los que se localizan las bases jurídico-
administrativas que rigen el funcionamiento y actividades; los funcionarios y
empleados quienes pueden aportar información adicional para el análisis, diseño e

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implantación de procedimientos; y las áreas de trabajo que sirven para tener la visión
real de las condiciones, medios y personal que operan los procedimientos.
Las técnicas que usualmente se utilizan para recabar la información necesaria son:
a) Investigación documental.
b) Entrevista directa.
c) Observación de campo.

a) Investigación Documental:
Consiste en la selección y el análisis de aquellos escritos que contienen datos de
interés relacionados con los procedimientos; para ello, se estudian documentos tales
como bases jurídico-administrativas, diarios oficiales, registros estadísticos, actas de
reuniones, circulares, oficios, y todos aquellos que contengan información relevante
para el estudio.
Es importante además, recabar todas las formas y documentos que intervienen en el
procedimiento que se está estudiando, debidamente requisitadas con los datos
usuales, así como seguir el flujo de las mismas, determinando siempre dónde se
originan, cuál es el trámite que siguen y dónde se archivan o destruyen.
b) Entrevista Directa:
Consiste básicamente en reunirse con una o varias personas, y cuestionarlas
orientadamente para obtener información. Este medio permite adquirir información
más completa, puesto que el entrevistador, al tener una relación directa con el
entrevistado puede, además de recibir respuestas, percibir actitudes.
Para que la entrevista se desarrolle con éxito es conveniente observar los
lineamientos siguientes:
 Tener claro el objetivo de la misma.
 Concertar previamente la cita.
 Verificar la información a través de otras fuentes.
 Aclarar todas las dudas que existan.

c) Observación de Campo:

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Consiste en acudir al lugar u oficina en donde se desarrollan las actividades de los
procedimientos y observar atentamente todo lo que sucede alrededor; para ello, es
necesario anotar todo lo que se considere relevante; con esto es posible verificar o
modificar la información recabada en las entrevistas.
La observación de campo es muy importante, ya que permite definir y detectar con
mayor precisión los problemas, así como descubrir datos valiosos omitidos durante
las entrevistas.

3.- Análisis de la Información y Diseño del Procedimiento

Constituye una de las partes más importantes del estudio de procedimientos,

consiste fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de información o
grupos de datos que se integraron durante la recolección de información, con el
propósito de obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa actual.
Para analizar la información recabada, es conveniente responder los
cuestionamientos fundamentales que se mencionan a continuación:
 ¿Qué trabajo se hace?
 ¿Quién lo hace?
 ¿Cómo se hace?
 ¿Cuándo se hace?
 ¿Dónde se hace?
 ¿Por qué se hace?
La descripción de cualquier procedimiento deberá hacerse “a detalle”, sin obviar
elementos que posteriormente pudieran repercutir en el análisis de la información e
implique la realización de nuevas consultas y/o mayores distracciones al personal en
función.
4. - Análisis del Procedimiento
Una vez que todas las actividades se han sometido al análisis correspondiente, y se
considera que es necesario mejorar o rediseñar un procedimiento, se deberá utilizar
la técnica de los cinco puntos que se presenta a continuación:
a) Eliminar

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La primera y más importante preocupación de este método es eliminar todo lo que
no sea absolutamente necesario. Cualquier operación, cualquier paso, cualquier
detalle que no sea indispensable, deben ser eliminados.
b) Combinar
Si no puede eliminar algo, entonces el siguiente punto es combinar algún paso del
procedimiento con otro, a efecto de simplificar el trámite. Cuando se combina,
generalmente se eliminan algunos detalles, como un registro, una operación,
etcétera.

c) Cambiar
En este punto debe revisarse si algún cambio que pueda hacerse en el orden, el
lugar o la persona que realiza una actividad, puede simplificar el trabajo. Los
procedimientos pueden simplificarse cambiando la secuencia de las operaciones,
modificando o cambiando el lugar, o sustituyendo a la persona que realiza
determinada actividad.
d) Mejorar
Algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar; en estas circunstancias el
resultado más práctico se logra mejorando el procedimiento.
e) Mantener
Consiste en conservar las actividades que como resultado del análisis, no fueron
susceptibles de eliminar, combinar, cambiar o mejorar.
Para aplicar esta técnica, es recomendable contar con un bosquejo de las actividades
que componen el procedimiento.
II.- Elementos que integran el manual
A continuación se mencionan los elementos que se considera, deben integrar un
manual de procedimientos, por ser los más relevantes para los objetivos que se
persiguen con su elaboración:
· Identificación
· Índice
· Introducción
· Objetivo(s) del Manual

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· Desarrollo de los procedimientos
Identificación
Se refiere a la primera página o portada del manual, en ella deberán aparecer y/o
anotarse los datos siguientes:
1. Logotipo de la dependencia.
2. Nombre de la dependencia.
3. Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su elaboración o
actualización.
4. Título del Manual de Procedimientos.
5. Fecha de elaboración o en su caso, de actualización.

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c) Diagrama de Flujo
El diagrama de flujo es una herramienta fundamental para la elaboración de un
procedimiento, ya que a través de ellos podemos ver gráficamente y en forma
consecutiva el desarrollo de una actividad determinada.
También es una representación gráfica que muestra la secuencia en que se realiza
la actividad necesaria para desarrollar un trabajo determinado, el cual deberá iniciar
con un verbo en infinitivo, ejemplo: Recibir, enviar, turnar, procesar, etc.

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7. ETAPAS PARA LA ELABORACION DE MANUALES
Para la elaboración o actualización del manual administrativo de una Dependencia o
Entidad se pueden considerar las siguientes etapas: Metodología para la elaboración
de manuales administrativos.

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 1. Planeación del Trabajo
2. Aplicación de Técnicas de Investigación
3. Análisis de la Información
4. Estructuración
5. Validación de la Información
6. Autorización del Manual
7. Distribución
7.1. PLANEACIÓN DEL TRABAJO
Para establecer un plan de trabajo es necesario designar al grupo de personas que
elaborarán el Manual, de las cuales se nombrará un Coordinador como responsable
de conducir las acciones para homogeneizar el contenido y la presentación de la
información.
Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las funciones y actividades
que se realizan en las áreas a trabajar, para definir la estrategia general de
levantamiento de información, a través de fuentes más representativas como son:
 Los documentos jurídicos y administrativos de la institución, que son base
para la realización de las funciones de la Dependencia o Entidad.
 Archivos documentales de la Dependencia o Entidad.
 Metodología para la elaboración de manuales administrativos.
 Los Manuales Administrativos existentes.
 Los directivos y empleados, por el conocimiento de las actividades y las
limitaciones o divergencias en cuanto a la documentación existente.
Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar un Programa de
Trabajo para establecer en orden cronológico, las actividades necesarias para la
elaboración de los Manuales Administrativos de la Dependencia o Entidad,
comprendiendo desde la integración del equipo de trabajo hasta la aprobación y
distribución del Manual.
7.2. APLICACIÓN DE TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN
Simultáneamente a la elaboración del Programa de Trabajo, se establecerán y
diseñarán las técnicas de investigación a utilizarse, ya sean documentales o de
campo.

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Investigación documental.- Consiste en recopilar documentos para la selección y
análisis de aquellos escritos que contienen datos relacionados con los aspectos que
se integrarán en los Manuales Administrativos, estos pueden ser: bases jurídico-
administrativas, reglamentos, decretos, leyes, manuales anteriores, gacetas
oficiales, disposiciones normativas, y todos aquellos que contengan información
relevante para el estudio. Metodología para la elaboración de manuales
administrativos.
Observación.- Es la percepción reflexiva de la realización de actividades, con la
finalidad de complementar y verificar los datos obtenidos en la investigación
documental.

Cuestionarios.- La aplicación de esta técnica se desarrolla a través de preguntas

escritas predefinidas, que son contestados por el personal adscrito al centro de
trabajo. Este medio de captación de información permite ahorrar recursos y tiempo,
sin embargo, la calidad y precisión de la misma dependerá del diseño y la
presentación del cuestionario, así como de la disposición del personal al que se
aplica (Anexo I).

Entrevistas.- Consiste en obtener información verbal del personal que realiza

directamente las actividades a analizar. Este medio proporciona información
completa, debido a la interacción que se da con el personal entrevistado, permitiendo
la percepción de actitudes.

Es conveniente que la entrevista se realice en el lugar de trabajo del entrevistado,

con el fin de que pueda dar explicaciones directas que faciliten la comprensión. Para
que esta técnica se desarrolle con éxito es conveniente observar lo siguiente:

 Utilizar la entrevista: libre, dirigida o ambas.

 Tener claro el objetivo de la entrevista.
 Concertar previamente cita con el servidor público.

Metodología para la elaboración de manuales administrativos.

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􀁆 Escuchar con atención y objetividad para evitar el desvío del enfoque de la
entrevista.

􀁆 Realizar las preguntas necesarias a efecto de entender completamente las

actividades que desarrolla el personal o esclarecer toda duda.

7.3. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

En el análisis de la información obtenida, se debe realizar un examen minucioso que
permita conocer cada uno de los elementos que la integran, para lo cual es necesario
establecer la secuencia:

 Conocer el hecho o situación.

 Describir ese hecho o situación.
 Descomponerlo en todos sus detalles y elementos.
 Examinarlos críticamente.
 Ordenar cada elemento de acuerdo a criterios previamente establecidos.
 Precisar las relaciones entre cada elemento.

Para facilitar el análisis de la información podemos apoyarnos con los

cuestionamientos siguientes: Metodología para la elaboración de manuales
administrativos

¿Qué trabajo se hace? ¿Para qué se hace?

¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace?

¿Con qué se hace? ¿Cuándo se hace?

Para obtener la información que dará la pauta para formular el Manual, es necesario
que después de obtener las respuestas claras y precisas a las preguntas anteriores,
se someta a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta ¿por qué?

Una vez obtenidos los resultados del análisis de la información se puede continuar
con las etapas de:

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ESTRUCTURACION.- En esta etapa se debe establecer el diseño y la presentación
que se utilizará para la elaboración de los Manuales Administrativos.

VALIDACION DE LA INFORMACION.- Es necesario que la validación la lleven a

cabo los responsables de las áreas a las que corresponden los Manuales, con la
finalidad de que la información que se presenta en ellos, sea acorde con las
atribuciones y actividades que realizan cada una de las áreas. Metodología para la
elaboración de manuales administrativos.

AUTORIZACION DEL MANUAL.- Una vez llevada a cabo la validación, debemos

darle la formalidad al documento solicitando la autorización del titular de la
Dependencia o del área a la que corresponda el documento.

DISTRIBUCION.- Obtenida la autorización se procede a la distribución en las áreas

correspondientes, con la finalidad de que el personal conozca y haga uso de esta
herramienta administrativa (1).

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 CONCLUSIONES
Un manual de organización es elaborado de manera jerárquico basado en la
estructura organizacional formal, a través de la descripción de los objetivos,
funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones
dentro de la institución.

El manual de procedimientos es elaborado de manera técnica describe

detalladamente los medios, mecanismos y maneras de operar en la organización
social (como hacer las cosas) ya que induce al personal.

Un manual de funciones es elaborado de manera técnica basados en los respectivos

procedimientos sistemas, normas que resumen el establecimiento de guías y
orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas de dichas
organizaciones, no interfiriendo así en las capacidades intelectuales, ni en la
autonomía propia, o en la independencia mental o profesional de cada uno de los
trabajadores

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 BIBLIOGRAFÍA
1. Chiavenato I. Comportamiento Organizacional: La Dinamica del exito en las
organizaciones. Segunda ed. Mexico: Banca Financiera; 2013.

2. Enfermeras del Hopsital Maria Auxiliadora. Manual de procedimientos tecnicos

del departamento de Enfermeria. resolucion directorial. Lima: Hospital Maria
Auxiliardora, Enfermeria; 2010.

3. Guia tecnica para la elaboracon de manuales de procedimiento. norma tecnica.

Mexico: secretaria de relaciones exteriores; 2004.

4. Ministerio de Salud. Mapa de procesos del ministerio de Salud. Norma tecnica.

Lima: Ministerio de Salud; 2014.

5. REYES PONCE. A. Administración de Empresas. Teoría y Práctica, México.

Editorial. Limusa, 1998.
6. GRAHAM. K. Preparación del manual de Oficina. N°36. España. Editorial
Reverté. 1962.
7. CONTINOLO. G. El archivo en la organización moderna, 2da. Edición, Edit.
Deusto, traducido por María Fernanda Iglesia Lesteiro, Bilbao, 1967
8. FERNANDEZ J. Introducción a la Administración 11va Edición. 1979
9. HERRERA H. manuales administrativos 2007 [revista en internet] [acceso 10
de octubre del 2017) disponible en: https://www.gestio´polis.com/manuales-
administrativos/
10. Instituto de Desarrollo de Recursos Humanos:
http://bvs.minsa.gob.pe/local/MINSA/2959.pdf
11. Elaboración del Manual de Organización y funciones: http://bvs.minsa.gob.pe/
12. HERRERA H. manuales administrativos 2007 [revista en internet] [acceso 10
de octubre del 2017) disponible en: https://www.gestio´polis.com/manuales-
administrativos/
13. BALDERAS M. Administración de los servicios de Enfermería 3ra Edición.
Editorial. Interamericana, 2015.
14. HERRERA H. manuales administrativos 2007 [revista en internet] [acceso 10
de octubre del 2017) disponible en: https://www.gestio´polis.com/manuales-
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