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PROCESO COMERCIAL

OBJETIVO:

Facilitar al Departamento Comercial herramientas necesarias para satisfacer las necesidades en

sus procesos internos en forma ágil y efectiva.

SERVICIOS:

CONVENIOS:

; Sirven para fijar las tarifas no relacionadas directamente con el flete y que se encuentran convenidas tanto para el cliente como para
el agente.
; Permite tener convenios especiales con cada cliente.
; Variedad de unidades de liquidación para aplicar en los convenios en cada concepto.
; Convenios diferentes para cada sector.
; Posibilita asignar convenios de acuerdo con el INCOTERM.
; Interactúa fácil con las cotizaciones, instrucciones de embarque y cargos a la factura.
; Manejo de convenios en diferentes divisas.
; Convenios especiales para carga y para intermediación aduanera.

BANCO DE TARIFAS:

El proceso comercial de un Forwarder se diferencia por la organización y el trabajo sistemático en la formación y mantenimiento de un
Banco de tarifas negociado con los diferentes transportadores y agentes del exterior.

; Permite el ingreso de tarifas de compra para trayectos definidos, de acuerdo con variables que diferencian una tarifa de otra, para
cada uno de los sectores de aéreo, marítimo o terrestre.
; Facilita escalas o unidad de medida diferentes para ingresar una tarifa, de acuerdo con el área que se quiere trabajar (Marítima.,
Aérea o Terrestre)
; Trabaja con tarifas planas y aplica topes mínimos a las tarifas
; Posibilita postular la tarifa de venta a través de un incremento sobre la tarifa de compra.
; Postula una tarifa de venta y una tarifa mínima de venta. Controlando que el ejecutivo de ventas no se baje de la tarifa mínima de
venta establecida por la gerencia.
; Permite parametrizar y crear nuevas unidades que sirven de base para liquidar fletes. Ejemplo Contenedor O.T.
; Permite el ingreso de tarifas a los diferentes cargos adicionales al flete cobrados por el transportador y/o trabajar con topes mínimos
; En los cargos adicionales al flete, posibilita parametrizar o seleccionar diferentes unidades de liquidación.
; Tiene observaciones escritas por el “Pracing Rate”, para tener en cuenta por parte del ejecutivo de ventas en el momento de elaborar
una cotización.
; Las tarifas de fletes para cualquier sector, se pueden trabajar por escalas o por una unidad definida ejemplo: Tractomula de 20 TON.
Etc.
; consulta rápida para filtrar las tarifas de un trayecto, para una o diferentes variables solicitadas.
; reporte de tarifas ordenado en la forma que quiera el usuario.
; Maneja la fecha de vigencia de una tarifa y controla si en el momento de utilizarla esta o no está vigente.

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SOLICITUD DE COTIZACION:

Cualquier usuario del sistema está en capacidad de diligenciar una solicitud de cotización, de manera que los ejecutivos de ventas
puedan tener información de las solicitudes pendientes de cotizar.

; Diseño fácil para la captura de una solicitud recibida del cliente.

; Fácil búsqueda del cliente, asignación del vendedor, registro de cada una de las variables informadas por el cliente y un cajón de
texto para registrar cualquier información adicional reportada.
; Consulta y seguimiento rápido de las solicitudes que se encuentran pendientes de cotizar.
; Permite que al momento de cotizar, el ejecutivo de ventas o la persona responsable de cotizar pueda descargar toda la información
registrada en la solicitud.
; Reporte de solicitudes de cotización pendientes.

COTIZACIONES:

El ejecutivo de ventas, encuentra en “Cargo Statement” una herramienta que agiliza el proceso de cotizar, permitiendo interactuar con el
Banco de tarifas, convenios con el cliente, con los agentes y permite incluir cualquier concepto de los diferentes sectores de la empresa.

; Control de cotizaciones por sucursal

; Numeración automática de cotizaciones
; Importación automática de la información digitada en la solicitud de cotización.
; Diseño de requerimientos de acuerdo con el sector
; Posibilita cotizar un trayecto, un trayecto combinado, Trayectos para varios orígenes e interactuar con los cargos de varios sectores.
; Fácil y rápida consulta con el Banco de tarifas, con filtro automático de las tarifas y cargos al flete de acuerdo con las mismas
condiciones que se están cotizando.
; Control de tarifas vencidas
; Fácil y rápida consulta con los diferentes convenios del cliente y con los agentes del exterior.
; Posibilita elaborar la cotización digitando manualmente las tarifas.
; Consulta rápida de otras cotizaciones que cumplan con las mismas condiciones de la cotización que se está elaborando.
; Consulta rápida de cargos convenidos con el agente en el exterior,
; Separación de cargos en destino y cargos en origen
; Libre agrupamiento de los conceptos a cotizar, de acuerdo con el criterio utilizado.
; Diferencia una cotización estándar de una cotización particular.
; Permite postular el costo inherente a cada ingreso cotizado. Permitiendo comparar la rentabilidad futura de cada concepto y de la
operación.
; Permite importar una cotización anterior y trabajarla para elaborar una nueva cotización del mismo cliente con el mismo origen y
destino.
; Permite mostrar en la misma cotización las tarifas de fletes de varias compañías transportadoras.
; Cotizaciones en Ingles
; Postulación libre del nombre y datos del agente en el exterior.
; Postulación libre del nombre del transportador o de un nombre comercial interno definido por la agencia. Permitiendo de esta forma
ocultar el nombre del transportador con el que se está cotizando.
; Impresión de la cotización en archivo formato PDF.

HISTORICO DE VISITAS:

El comercial puede hacer un seguimiento a cada cliente, permitiendo definir el estado en que se encuentra determinando su interés por
tomar el servicio.

; Registro rápido y fácil de las acciones hechas por el ejecutivo de ventas en el seguimiento a un cliente.
; Registro de la persona contactada, las acciones y la conclusión de la acción.
; Fácil seguimiento de las próximas acciones para cada ejecutivo de ventas.
; Informe del histórico de gestión al cliente por Vendedor, por cliente y por rango de fechas.

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INSTRUCCIÓN DE EMBARQUE:

Una vez aprobada la cotización la información es cargada en la instrucción de embarque para dar la orden a la parte operativa y esta
comience su gestión.

; Manejo de instrucciones de embarque por sucursal.

; Interactúa con las cotizaciones aprobadas, importando la información digitada de fletes, otros cargos al flete, datos generales y
cargos cotizados. Minimizando el riesgo de equivocación.
; Diseño diferenciado para importaciones y exportaciones.
; Reúne toda la información básica para una instrucción de embarque.
; Creación, consulta y acceso fácil desde la instrucción de embarque para agentes, transportadores, shipper, consignie y demás
información requerida.
; Permite registrar en la instrucción de embarque el procedimiento e información amplia del manejo de la operación.
; Diseño especial para operación de tránsito OTM.
; Diseño personalizado con el Logo y dirección de la empresa.
; Permite impresión automática a archivo PDF.
; Consulta fácil de la instrucción de embarque por: cliente, cotización, transportador, etc.

PROCESO OPERATIVO

OBJETIVO:

Control general de la mercancía en cada proceso recepción, manejo y entrega en forma satisfactoria.

SERVICIOS:

CERTIFICADOS FITOSANITARIOS

; Fácil expedición de un certificado FITOSANITARIO.

; Impresión previa por pantalla.
; Permite expedir certificados FITOSANITARIOS partiendo de uno o varios modelos generados para cada exportador.
; Selección fácil de una base de datos de productos con su nombre científico de los diferentes perecederos.
; Postulación automática de datos repetitivos.
; Numeración consecutiva de los certificados.

CERTIFICADOS DE ORIGEN

; Postulación automática de los datos del Shipper y del Consignee.

; Impresión previa por pantalla.
; Permite expedir certificados de origen partiendo de uno o varios modelos generados para cada exportador.
; Calculadora en línea para la liquidación de: peso neto , empaque y unidades

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CORTE DE DOCUMENTO MASTER:

; Impresión de más de 40 formatos de aerolíneas.

; Impresión automática del Shipper y del Agente transportador.
; Permite expedir Documentos Master partiendo de uno o varios modelos generados para cada exportador.
; Posibilita hacer una impresión inicial de los datos y una segunda impresión de únicamente la liquidación.
; Facilidad para crear y vincular nuevos reportes partiendo de la información registrada en el corte de Documento Master.
; Amigable captura de datos por ser idéntico al diseño del formato de la Master.

PREALERTAS

La persona encargada de Costumer Services, puede utilizar esta opción de una manera fácil, que permite registrar toda la información
necesaria para enviarle al cliente, el aviso previo de la próxima llegada del embarque.

; Importación fácil de la información desde la instrucción de embarque.

; Formato de prealerta de acuerdo con las necesidades del cliente, incluye el LOGO
; Numeración consecutiva de cada Prealerta.
; Información básica de Origen, datos de la carga, fecha estimada de la carga, lugar de entrega, datos de los documentos de
transporte.
; Observaciones relacionadas con operaciones normales y para O.T.M.
; Información de puertos y personas contactos en puertos.
; Fácil impresión en archivo PDF

CONTROL DE REFERENCIAS

Mantiene el control de apertura de D.O.’s evitando duplicidades y reflejando los datos más relevantes de cada uno de los negocios.

DOCUMENTOS MASTER E HIJA Y PROCESO DE FACTURACION

Maneja los datos contenidos en las guías Master y posibilita el control de las hijas con un D.O. determinado, en ella se incluyen los ítems
a facturar y los costos que genera la operación.

; Permite seleccionar el sector a facturar.

; Control de sucursales y postulación de las propiedades tributarias de ICA de acuerdo con la sucursal del cliente.
; Importación fácil de la información consignada en la instrucción de embarque y relacionada con los datos generales, tarifas y
convenios. Aprovechando de esta manera la información de procesos anteriores y evitando la doble digitación.
; Liquidación automática de los convenios y tarifas reportadas en la instrucción de embarque.
; Ayuda en línea, para liquidar cargos adicionales.
; Aplicación fácil y automática de los anticipos recibidos para ser descontados en la factura.
; Información de contenedores.
; Información de todos los datos generales relacionados con la operación
; Conversión fácil y automática de las tarifas convenidas en dólares o una moneda diferente al dólar.
; Permite expedir PREFACTURA.
; Permite agrupar los conceptos dentro del cuerpo de la factura en Terceros, propios, gravados, excluidos, origen etc.
; Permite expedir el formato de las facturas al exterior con Títulos, descriptivos, monto escrito y observaciones de pago, en Idioma
Ingles.
; Permite expedir facturas en dólares, pesos y/o dólares y pesos.
; Permite generar impresión separada de los anexos de cada factura.
; Facturación especial para el reporte de ventas a las aerolíneas. Aplicación para efectos estadísticos y contables de la comisión, due
agent etc. para cada operación independiente. Con esto logramos tener rentabilidad precisa para cada exportación.
; Permite controlar y facturar operaciones de “Otros Servicios” Ejemplo: Aduana, Bodegajes, etc.
; Parametrización fácil, para la postulación de los impuestos de retefuente, IVA, Reteiva y reteica en la factura de venta.

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PROCESO ADMINISTRATIVO - FINANCIERO

OBJETIVO:

Mantiene el control Administrativo y Financiero de la compañía, permitiendo obtener información

oportuna.

SERVICIOS:

FACTURAS DE INGRESOS:

Genere facturas de ingresos diferentes a las operativas tales como: Arrendamientos, intereses, comisiones, etc.
; Puede realizar facturas de otros ingresos tanto en moneda nacional como extranjera.
; Maneja varias sucursales.
; Genera automáticamente los impuestos.
; Ubica de forma ágil las prefacturas y facturas.
; Permite visualizar las prefacturas realizadas en la parte operativa antes de ser impresas.
; Permite verificar valores, impuestos, retenciones y anticipos de la prefactura y factura.
; Puede imprimir copias de facturas ya impresas.
; El usuario autorizado puede anular facturas dentro del mismo periodo contable.

DOCUMENTOS DE TESORERIA:

Elabore todos los documentos de tesorería que requiere su empresa, tales como: Notas de Cartera, Recibos de caja, Notas de ajuste,
Causación de cuentas por pagar, Notas de cuentas por pagar, Comprobantes de Egreso, Consignaciones.
; Puede realizar notas crédito y débito sobre facturas de ventas tanto en moneda nacional como extranjera.
; Maneja varias sucursales.
; Permite generar notas crédito y débito sobre un concepto específico o varios de la factura.
; Genera automáticamente los impuestos.
; Puede visualizar las notas crédito y débito antes de imprimir.
; Ubica de forma ágil los documentos.
; Cancele de facturas de ventas, ingrese los anticipos de clientes (permitiendo control de anticipos por D.O.) y otros ingresos.
; Realice sus recibos de caja de cancelación de cartera de forma ágil y efectiva.
; Mantenga el control de los anticipos de clientes y agentes por cada D.O.
; Permite visualizar los documentos antes de ser impresos.
; Puede imprimir copias de documentos ya impresos.
; El usuario autorizado puede anular documentos.
; Se pueden efectuar notas para cruces de cuentas por cobrar y por pagar, transferencias, y otro tipo de ajustes de tesorería.
; Genera un documento por cada una de las facturas de proveedores para controlar y coordinar pagos.
; Cause sus cuentas por pagar ágilmente.
; Mantenga el control de sus pagos.
; Al igual que las notas de cartera puede general notas débito y crédito sobre las facturas de proveedores.
; Puede realizar notas crédito y débito sobre la causación de cuentas por pagar.
; Permite generar notas crédito y débito sobre un concepto específico o varios de la factura.
; Genera automáticamente los impuestos.
; El sistema permite al usuario efectuar comprobantes de egreso de la cuentas ya causadas, o bien efectuar giros directos de gastos y
costos.
; Maneja varios bancos y permite efectuar las conciliaciones bancarias en forma ágil.
; Realice consignaciones inmediatamente genera el recibo de caja.

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INVENTARIOS DE DOCUMENTOS:

Es una herramienta específica para las Sociedades de Intermediación Aduanera que necesitan controlar documentos de aduana tales
como declaraciones de cambio, documentos valor, precintos, etc.

; Inscriba los consecutivos de sus documentos.

; Maneja varias sucursales.
; Mantenga el control de los documentos por cada D.O.
; Ubique de forma ágil los documentos.
; Permite verificar que documentos se encuentran disponibles, usados o anulados.
; El usuario autorizado puede anular documentos.

REPORTES:

El sistema ofrece diversos tipos de reportes para obtener de forma inmediata los datos que su empresa necesita:

; Informe de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar. Extractos de terceros y Cartera por Edades.
; Informe único de cuentas por tercero
; Informe de Ventas para Aerolíneas (Reportes quincenales)
; Estadísticas. Tales como Utilidad de Carga o Aduana, Facturación de Carga o Aduana, Embarques realizados, Trazabilidad en las
cotizaciones, etc.
; Listados. De documentos contables tales como: Facturas, Recibos de caja, Notas de Cuentas Por Cobrar, Notas de Cuentas por
Pagar, Causación de cuentas por pagar, Comprobantes de Egreso, Notas de ajuste. Igualmente de otros documentos como:
Documentos de Aduana, Formularios de Aduana, Apertura de D.O’s, Gestión de clientes, Histórico de quejas y reclamos, entre otros.

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PROCESO CONTABLE

OBJETIVO:

Brindar solución para obtener información contable, tributaria y financiera, enfocada al sector de
Las agencias de carga internacional, Agencias de aduanas y depósitos.
Servir como herramienta para auditar de una manera fácil, el cierre de cada uno de los embarques
de importación, exportación, Terrestre nacional/internacional, D.O. de aduana y otros controles
internos enfocados para minimizar el riesgo de omitir cargos pagados por cuenta de terceros.

SERVICIOS:

COMPROBANTES CONTABLES:

Realice todos los ajustes mensuales de cierre, amortizaciones, depreciaciones, causaciones de nómina, provisiones etc.

; Plan de cuentas ajustable a las necesidades de la compañía.

; Movimiento por tipo de comprobante.
; Permite generar consecutivo automático en cada tipo de comprobante, de forma mensual, anual o única.
; Permite copiar documentos que se tornan repetitivos cada mes como son las depreciaciones, amortizaciones, provisiones, etc.
Llevando con ello a hacer más eficiente y ágil el trabajo.
; Amplio manejo de información por sucursales.
; Amplio manejo de centros de costos.
; Excelente manejo de las referencias dadas a los embarques internacionales, servicios nacionales y D.O. de aduanas.
; Manejo adicional para segundas referencias que se deseen controlar.
; Manejo de las referencia por sector (Aéreo importación, aéreo exportación, marítimo importación, etc.)
; En cuentas que manejan impuestos permite solicitar la base y el porcentaje tributario requerido.
; Rápida ubicación de comprobantes, puede solicitar comprobantes por fecha, por tipo de comprobante, por sucursal por número de
comprobante o incluso por tercero.
; Permite la elaboración de comprobantes contables en pesos y en dólares.
; Creación de terceros con asignación automática de un consecutivo para terceros del exterior y clasificación del tercero por proveedor,
cliente, agente del exterior, transportador, agencia de aduana etc.
; Permite parametrizar los descuentos tributarios que se aplican en las facturas de venta, causaciones de costos y gastos.
; Permite parametrizar el Reteica de cada sucursal.
; Permite facturar a cada una de las sucursales de un mismo cliente, con identificación de la dirección y persona contacto de cada
uno.
; Permite trabajar en línea varios años sin procesos tediosos de cierres mensuales.
; Permite Visualizar los comprobantes antes de ser impresos.
; Imprimir copias de los comprobantes contables cuando lo requiera.
; Bloqueo de periodos, después de impresos libros oficiales.
; Bloqueo de Comprobante de contabilidad a partir de una fecha cierta
; Bloqueo de documentos generados por los módulos de operaciones, cartera etc.
; Bloqueo de cuentas contables.
; Auditoria del consecutivo de documentos.
; Control contable en anulación de documentos de periodos anteriores
; Libre y amplia restricción de usuarios.
; Numerador de hojas en libros oficiales.

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REPORTES:

El sistema ofrece diversos tipos de reportes para obtener de forma inmediata los datos que su empresa necesita:

; Puede obtener Estados Financieros en tiempo real de cualquier periodo al nivel de detalle deseado.
; Solicite sus Estados Financieros por sucursal.
; Sus Estados Financieros pueden solicitarse de forma general o consultar su balance por terceros.
; Imprima sus libros oficiales con la seguridad que da nuestro software sobre la información contable y en los formatos prediseñados
para ello.
; Tenga la seguridad de obtener informes auxiliares por cuenta, por tercero y por negocio.
; Genere un extracto consolidado de cualquier cuenta listando o no los terceros que participan en ella.
; Marcación de libros oficiales para ser registrados ante Cámara de comercio.
; Genere los certificados de retención en la fuente, Reteiva y Reteica del periodo que desee, al igual que la solicitud de certificados para
las empresas que le han efectuado retención. Incluyendo certificaciones por mandato.

PROCESOS:

; Cierre de comprobantes para fin de año.

; Simplifica los procesos de cierre contable de fin de año, reduciendo tiempo y errores.
; Habilitar comprobante contable. Puede habilitar comprobantes contables anulados por error.
; Cierre de PyG para fin de año.
; Cierre automáticamente los D.O.’s por sector, por cada referencia independiente, por sucursal, por tipo de transporte en un único
comprobante.
; Generación de medios electrónicos todos los formatos incluye contratos de mandato.

ACTIVOS FIJOS:

; Registro de Activos Fijos

; Permite la liquidación de depreciaciones automáticas de Activos Fijos
; Genera informes tales como: Depreciación Acumulada, Listado de Activos

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