Teste para definir a sua tríade do tempo

Atribua valores às questões assinalando uma das opções. A resposta mais correta é aquela que
chamar primeiro a sua atenção.

1) Costumo ir a eventos, festas ou cursos, mesmo sem ter muita vontade, apenas para
agradar o meu chefe, os meus amigos ou a família?

1- Nunca 2- Raramente 3- Às vezes 4- Quase sempre 5- Sempre

2) Não consigo realizar tudo a que me propus fazer no dia e preciso fazer horas extras ou
levar trabalho para casa?

1- Nunca 2- Raramente 3- Às vezes 4- Quase sempre 5- Sempre

3) Quando recebo um novo email, costumo dar uma olhada para verificar o conteúdo?

1- Nunca 2- Raramente 3- Às vezes 4- Quase sempre 5- Sempre

4) Costumo definir prioridades e respeitar essa definição, sem perder o foco ou me distrair
com outros assuntos?

1- Nunca 2- Raramente 3- Às vezes 4- Quase sempre 5- Sempre

5) É comum aparecerem problemas inesperados no meu dia-a-dia?

1- Nunca 2- Raramente 3- Às vezes 4- Quase sempre 5- Sempre

6) Assumo compromissos com outras pessoas ou aceito novas posições na empresa, mesmo
que não goste muito da nova atividade, se for para aumentar os meus rendimentos ou obter
uma promoção?

1- Nunca 2- Raramente 3- Às vezes 4- Quase sempre 5- Sempre

7) Tenho um tempo definido para dedicar a mim mesmo, onde posso fazer o que quiser?

1- Nunca 2- Raramente 3- Às vezes 4- Quase sempre 5- Sempre

8) Costumo deixar tarefas para fazer perto do prazo de entrega?

1- Nunca 2- Raramente 3- Às vezes 4- Quase sempre 5- Sempre

9) Costumo passar boa parte do dia de trabalho vendo os emails e a ajudar os meus colegas
a resolverem problemas?

1- Nunca 2- Raramente 3- Às vezes 4- Quase sempre 5- Sempre

10) Faço um planeamento por escrito de tudo o que preciso fazer durante a semana?
1- Nunca 2- Raramente 3- Às vezes 4- Quase sempre 5- Sempre
11) Posso afirmar que estou a conseguir realizar tudo o que gostaria na minha vida e que o
tempo passa na velocidade correta?

1- Nunca 2- Raramente 3- Às vezes 4- Quase sempre 5- Sempre

12) Costumo participar em reuniões sem o seu conteúdo, somente porque devo participar
ou devido ao resultado que pode proporcionar?

1- Nunca 2- Raramente 3- Às vezes 4- Quase sempre 5- Sempre

13) Consigo melhores resultados e sou mais produtivo(a) quando estou sob pressão ou com
prazo curto?

1- Nunca 2- Raramente 3- Às vezes 4- Quase sempre 5- Sempre

14) Quando quero alguma coisa, defino esse objetivo por escrito, estabeleço prazos,
monitorizo os resultados obtidos e comparo-os com os esperados?

1- Nunca 2- Raramente 3- Às vezes 4- Quase sempre 5- Sempre

15) Leio muitos emails desnecessários, com piadas, correntes, propagandas, apresentações,
produtos, etc?

1- Nunca 2- Raramente 3- Às vezes 4- Quase sempre 5- Sempre

16) Estive atrasado(a) com as minhas tarefas e reuniões na última semana?

1- Nunca 2- Raramente 3- Às vezes 4- Quase sempre 5- Sempre

17) Não deixo de praticar atividades físicas e de cumprir as minhas metas pessoais porque
não consegui terminar o trabalho?

1- Nunca 2- Raramente 3- Às vezes 4- Quase sempre 5- Sempre

18) É comum reduzir o meu horário de almoço ou até mesmo comer enquanto trabalho para
concluir um projeto ou uma tarefa?
1- Nunca 2- Raramente 3- Às vezes 4- Quase sempre 5- Sempre
Agora some os resultados, conforme o número da pergunta:
Conjunto A Conjunto B Conjunto C
Pergunta Valor Pergunta Valor Pergunta Valor
1 4 2
3 7 5
6 10 8
9 11 13
12 14 16
15 17 18

Some os valores totais dos 3 conjuntos. Repare que o valor máximo dos 3 conjuntos não pode
ultrapassar 90 e o valor mínimo não pode ser inferior a 18.

Total A ________ + Total B ________ + Total C ________ = ________

Muito bem! Agora que você chegou ao total geral, vamos ao último passo, que é descobrir a
percentagem do seu tempo em cada esfera da tríade. Para descobrir isso, siga as instruções a
seguir, faça as contas e escreva a percentagem de cada esfera no campo correspondente à
tríade:

____% ____%
Importante Circunstância

____%
Urgente

Esfera da importância: Total B x 100

Total Geral

Esfera da urgência: Total C x 100

Total Geral

Esfera da circunstância: Total A x 100

Total Geral
 AUTO DIAGNÓSTICO DA ADMINISTRAÇAO DO TEMPO

INSTRUÇOES: Assinale VERDADE (V) se a afirmação, em sentido genérico, for verdadeira e

FALSO (F) se a afirmação, em sentido genérico, for falsa.

Afirmação F V
1 Tenho algumas dificuldades em cumprir prazos e/ou compromissos.
2 Explico com razoável frequência instruções ou informações já prestadas
anteriormente.
3 Diante de duas tarefas de igual importância, costumo escolher a mais agradável
para fazer primeiro.
4 Envolvo-me com tarefas que outros poderiam ou deveriam fazer.
5 Um dia sem novidades ou emergências costuma ser mais cansativo.
6 Costumo perder o interesse em projetos/trabalhos ou negociações que demoram
a concluir-se.
7 Às vezes tento compartilhar decisões ou pergunto outras opiniões, mesmo
quando já tenho informação para agir.
8 Envolvo-me com tarefas já concluídas a fim de tentar aperfeiçoá-las.
9 Raramente tenho tempo de fazer um plano para as atividades do dia seguinte.
10 Frequentemente interrompo tarefas para tratar de algo mais urgente que surge
de momento.
11 Em geral, prefiro não tomar uma decisão se isto envolver muitos riscos.
12 Gasto muito do meu tempo a corrigir o trabalho dos outros.
13 É comum eu ver-me obrigado a fazer muitas tarefas ao mesmo tempo.
14 Os meus subordinados e/ou colegas nem sempre entendem as informações ou
instruções que dou.
15 Tenho certa tendência a adiar tarefas que não sejam urgentes.
16 Às vezes, sinto-me perdido(a) no meu departamento ou área de trabalho.
17 Corrijo o meu próprio trabalho com frequência por incorreções na execução
anterior.
18 Às vezes surpreendo-me em situações de dispersão ou a pensar noutras coisas.
19 Soluciono problemas, independente de saber ou não o que os causou.
20 Tenho dificuldade de colocar em prática a solução de problemas mesmo quando
essa situação já está clara.
21 Acho que é uma perda de tempo tentar prever problemas futuros.
22 Gosto de ficar a pensar sobre o que vou fazer após o trabalho ou no fim de
semana.
23 Tento resolver os problemas a medida que eles forem surgindo.
24 Se, passar uma tarefa para alguém, significar ter que dar longas explicações
prefiro executá-la eu mesmo.
 TABULAÇÃO DE RESPOSTAS
NO QUADRO ABAIXO, FAÇA UM CÍRCULO EM TORNO DOS NÚMEROS DAS QUESTÕES QUE
ASSINALOU COMO VERDADE.

Coluna I Coluna II Coluna III Coluna IV

1 2 3 4
5 6 7 8
9 10 11 12
13 14 15 16
17 18 19 20
21 22 23 24
Total das questões Total das questões Total das questões Total das questões
assinaladas – coluna assinaladas – Coluna assinaladas – Coluna assinaladas – Coluna
I II III IV

ASSINALE AS MESMAS QUESTÕES QUE RESPONDEU VERDADE.

01 09 ( ) PLANEAMENTO INADEQUADO
05 21 ( ) ADMINISTRAÇAO POR CRISE
13 17 ( ) PRESSA - AÇÕES SEM BASE EM INFORMAÇOES
02 14 ( ) COMUNICAÇAO INEFICAZ
06 10 ( ) TAREFAS INACABADAS
22 18 ( ) FALTA DE CONCENTRAÇAO
11 07 ( ) INDECISAO - MEDO DE FALHAR
03 15 ( ) PROCRASTINAÇAO - ADIAMENTOS CONSTANTES
19 23 ( ) DIFICULDADE EM DIAGNOTICAR PROBLEMAS
04 24 ( ) FALTA DE DELEGAÇAO
16 20 ( ) CONTROLE INADEQUADO
08 12 ( ) PERFECCIONISMO

Se assinalou apenas UM número na mesma linha, anote 1 entre os parênteses (01). Se

assinalou DOIS números na mesma linha, anote 2 entre os parênteses (02).

O sintoma assinalado com 1, de alguma forma está presente no seu modo de administrar o
tempo. O sintoma com 2 está fortemente presente.

Na tabela de sintomas, na página seguinte, transcreva 1 ou 2 para a sua melhor análise de

influência. Se não tiver nenhuma questão assinalada numa linha, não perca tempo a ler esse
sintoma. Passe para o próximo assinalado.
 TABELA DE SINTOMAS DE DESPERDIÇADORES DE TEMPO

( ) A – PLANEAMENTO INADEQUADO
 Dificuldades de prever a ocorrência de problemas futuros
 Dificuldade em desenvolver planos para a solução de problemas
 Dificuldade para estabelecer prazos e cumpri-los
 Dá pouca importância ao estabelecimento de objetivos
 Raramente sabe quanto tempo gasta em cada atividade.

( ) B – ADMINISTRAÇAO POR CRISE

 Dificuldade em estabelecer um procedimento estável
 Excesso de tempo gasto “a apagar incêndios” em vez de os prevenir
 Decisões tomadas na última hora com pouca preocupação em analisar os problemas
 Deixa-se interromper com facilidade – Não sabe dizer “não”
 Está frequentemente em Stresse

( ) C – PRESSA – AÇOES SEM BASE EM INFORMAÇOES

 Tomada repentina de decisões
 Tentativa de execução de grande volume de trabalho num tempo muito curto
 Pressa para terminar uma tarefa. Impaciência com detalhes, prejuízo em qualidade
 Raramente estabelece prioridades
 Dificuldade para colher e analisar informações antes de agir

( ) D – COMUNICAÇAO INEFICAZ
 Utilização de canais inadequados para transmissão de instruções e informações
 Falta de clareza de informações – Uso de canais “informais”
 Não costuma obter retorno (feedback) ou fá-lo de modo genérico
 Dificuldade de ouvir e procurar entender, com atenção
 Objetivos imprecisos ou pouco definidos da sua atividade. Pouca compreensão dos
planos da sua área

( ) E – TAREFAS INACABADAS
 Falta de acompanhamento dos objetivos, prioridades e prazos
 Falta de auto disciplina na conclusão de atividades
 Mudança de tarefa muito rapidamente, por desinteresse ou ausência de prioridades
 Dificuldade em assumir as suas responsabilidades – não se apropria das tarefas
 Começa sempre muito bem as tarefas; raramente acaba ou fá-lo com pouca qualidade
e envolvimento

( ) F – FALTA DE CONCENTRAÇAO
  Tendência para divagar sobre outros assuntos – dispersão
 Falta de disciplina para trabalhar por longos períodos
 Não consegue isolar-se quando necessário
 Mesmo sozinho, o pensamento voa com frequência
 Pouco ânimo para envolver-se com uma tarefa, mesmo sabendo da sua importância

( ) G – INDECISAO – MEDO DE FALHAR

 Falta de confiança na sua habilidade de tomar decisões
 Tentativas de compartilhar responsabilidades
 Falta de permitir certos riscos nas decisões, com medo de fracasso
 Raramente faz acontecer. Espera que aconteça
 Dificuldade de avaliar alternativas em termos de tempo, risco e viabilidade

( ) H – PROCRASTINAÇAO – ADIAMENTOS CONSTANTES

 Tendência de adiar a execução de uma tarefa, mesmo quando dispõe de tempo para
executá-la
 Excesso de tempo gasto com trabalhos preferidos em lugar de prioridades de que não
gosta
 Interrupções de trabalhos impostas por você mesmo. Ex: cafezinho, visitas de cortesia,
etc
 Dificuldade em estabelecer prioridades
 Justifica atrasos atribuindo a causa aos outros

( ) I – DIFICULDADE EM DIAGNOSTICAR PROBLEMAS

 Inabilidade para diferenciar entre causa e efeito
 Falha na obtenção de informações necessárias
 Falta de hábito em analisar, friamente, os problemas
 Dificuldade em identificar forças impulsoras e forças restritivas
 Dificuldade em identificar oportunidades

( ) J – FALTA DE DELEGAÇAO
 Fazer trabalho que subordinados ou colegas poderiam ou deveriam fazer
 Excesso de tempo gasto com trabalho de rotina e detalhes
 Dar a responsabilidade sem a autoridade necessária
 Dificuldade em treinar colaboradores
 Desconfiança na habilidade alheia de aprender

( ) K – CONTROLE INADEQUADO
 Falta de manutenção de registos ou controlos de trabalho
 Dificuldade de estabelecimento de prazos intermediários ou finais
 Confunde registo com controlo
 Faz anotações dispersas: papeizinhos, agendas, etc
 Acredita que tudo “sobra” para si
( ) L – PERFECIONISMO
 Excesso de tempo gasto a tentar terminar tudo com perfeição
 Excesso de tempo gasto a procurar possíveis erros no trabalho dos outros
 Dificuldade em terminar um trabalho, pensando sempre na possibilidade de terminá-
lo
 Dificuldade em estabelecer padrões de desempenho para si e para os outros
 Acha sempre que sem o seu toque final nada sai certo

OS MAIORES DESPERDIÇADORES DE TEMPO

Em cima relacionou os seus desperdiçadores assim, após essa análise e identificando as
possíveis causas defina que providências tomará.
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