La conduite de

réunion
Introduction
Définition de la conduite
de réunion
On appelle conduite de réunion l’ensemble des
actions à entreprendre afin d’organiser et de
mener
une réunion dans de bonnes conditions et
permettant
de la faire suivre d’effets.
 Cet article constitue un ensemble de
recommandations afin de vous permettre de vous
aider à organiser vos réunions.
Introduction

Les réunions sont un moyen de partager, au sein

d’un groupe de personnes, un même niveau de
connaissance sur un sujet ou un problème et de
prendre des décisions collectivement.

Qui plus est, des décisions prises collectivement,

avec des représentants des différentes entités
concernées, seront beaucoup plus facilement
acceptées de tous.
 Introduction

Les réunions sont « chronophages » (traduisez

« consommatrices en matière de temps ») et doivent
donc être les plus courtes possible et menées dans
un soucis d’efficacité, afin notamment de déboucher
sur des actions concrètes. .
L’ ORGANISATION
D’ UNE REUNION
Il est très désagréable d’avoir
l’impression
de perdre son temps dans une
réunion…
Afin d’éviter ce désagrément aux personnes que vous
convierez à vos réunions, posez vous les questions
suivantes:
- Ne puis-je pas traiter le problème seul ?
- Les personnes qui vont venir sont-elles toutes
indispensables ?
- Avais-je des actions à mener depuis la dernière
réunion ? Sont-elles réalisées ?
- Ai-je suffisamment préparé l’ordre du jour et le
contenu de la réunion ?
Si vous répondez « oui » à ces questions, il est
utile à priori d’organiser la réunion.

Il vaut mieux dans le principe annuler

ou reporter une réunion
que d’animer une réunion inutile
ou
insuffisamment préparée.
 QUELLES SONT LES REUNIONS
AUXQUELLES PARTICIPER ?

Le travail de coordonnateur qualité est

transverse à beaucoup de métiers, le risque
est donc important de passer sa vie en
réunion.

A ce titre, il est utile de prioriser les

réunions
où votre présence sera vraiment
indispensable.
Avant la réunion
 Avant la réunion

1. Opportunité de la réunion

2. Périmètre de la réunion
3. Date et réservation de la salle
4. Prévenir les participants
Avant la réunion

1. Opportunité de la réunion :
Avant tout chose, la raison d’être de la tenue d’une
réunion doit être mûrement réfléchie afin de ne
pas céder aux travers de la « réunionnite
aiguë » :
Quel est l’objectif de la réunion ?
 Une réunion téléphonique peut-elle être
suffisante?
Une web conférence ou réunion en classe
virtuelle (via Internet) suffirait-elle ?
Avant la réunion
2.Périmètre de la réunion:
Nombre et qualité des participants : Il est
souhaitable de réunir un nombre restreint de
participants, afin de ne pas risquer de rendre la
réunion peu efficace.
Il est également nécessaire d’harmoniser le profil
des participants, en particulier en fonction du
niveau technique ou politique.
Durée : Idéalement, la durée de la réunion ne
devrait pas dépasser 2 heures.
Ordre du jour : Il s’agit du découpage horaire
du temps de travail en sujets bien formulés. Il
est nécessaire de minuter correctement les
Avant la réunion

3. Date et réservation de la salle:

- En fonction du nombre de participants, il est
nécessaire de trouver une salle de réunion libre à
une date où les participants sont disponibles.
- Les périodes de vacances scolaires doivent
notamment être évitées dans la mesure du
possible.
- La date de la réunion doit être prévue au minimum
15 jours à l’avance, afin de permettre l’envoi des
invitations et des convocations aux participants
dans des délais décents.
Avant la réunion

3. Date et réservation de la salle:

La salle devra notamment être choisie en fonction
des contraintes suivantes :
- Capacité de la salle (en terme de places assises) ;
- Dimensions et forme de la salle (selon le type de
présentation ou d’animation) ;
- Besoin d’un accès à Internet ;
- Présence d’ordinateurs et de moyens audiovisuels
(vidéo projecteur).
Avant la réunion

4. Prévenir les participants :

- Diffuser l’ordre du jour à l’ensemble des
participants, en précisant notamment le lieu ainsi
que l’heure de début et de fin de la réunion. - -
Eventuellement transmettre un plan d’accès
récapitulant les principales facilités (métro, arrêt
de bus, gare) à proximité du lieu de la réunion.
 Avant la réunion

4. Prévenir les participants :

- Convocation : Selon les entreprises ou
organisation, une convocation doit être établie pour
les personnels afin qu’un ordre de mission leur soit
adressé. Il s’agit de contraintes réglementaires
permettant de valider le déplacement des
personnels.

- Invitation : une invitation devra être adressée aux

participants autres que les personnels de
l'entreprise
Pendant la réunion
 Pendant la réunion

1. Tour de table :
 Un « tour de table » permet à chacun de se
présenter brièvement et ainsi de permettre aux
nouveaux ou aux personnalités extérieures de
situer la fonction de chaque intervenant.
 Il est fortement recommandé de demander aux
participants de faire un effort particulier lors de la
description de leur activité et notamment d'éviter
l'utilisation de sigles.
Pendant la réunion

2. Désignation d'un rapporteur

Il est souhaitable de « désigner un volontaire »

pour la rédaction du compte-rendu.

S’il s’agit d’une série de réunion, chacun devra

être rapporteur à son tour.
 Pendant la réunion

3. Feuille d'émargement:

 Pour les réunions faisant intervenir des personnes

ayant un ordre de mission,
 Il est nécessaire de faire circuler une feuille
d’émargement afin de permettre aux services
financiers de valider les frais de déplacement.
 Une feuille d’émargement type est en annexe
de ce document.
 Pendant la réunion

4. Récapitulatif du relevé de décision

précédent

A toutes fins utiles, s’il s’agit d’une série de réunions,

les décisions de la réunion précédentes peuvent être
passées en revue, pour mémoire ou pour suivi de
l’avancement de leur réalisation.
Pendant la réunion

5. Rappel de l'ordre du jour:

 Avant d’entrer dans le vif du sujet, il peut être

utile de récapituler brièvement l’ordre du jour
de la journée, le temps imparti sur chaque
sujet et les intervenants.
 Les points importants de l'ordre du jour
devront préférentiellement être abordés en
débuts de réunion, où la concentration est
maximale et afin de ne pas risquer de les
traiter rapidement en fin de réunion.
Pendant la réunion
6. Mettre à l'aise :
Afin de mettre à l'aise les participants, un café
peut être servi en début de réunion ou bien de
simples bouteilles d'eau peuvent être distribuées
aux participants. Par ailleurs, une salle
correctement dimensionnée et avec une
température adaptée permettront de rendre une
réunion plus efficace.
Pendant la réunion
7. Rédiger un relevé de décision:
Un « relevé de décisions », établi collectivement
par l’ensemble des participants, permet de mettre
en exergue les décisions essentielles prises au
cours des échanges. Le relevé de décisions ne doit
pas être uniquement passif : un responsable doit
être désigné pour la mise en œuvre de chacune
des actions, avec une date prévisionnelle.
Pendant la réunion
8. Date de la prochaine réunion:

S’il s’agit d’une série de réunion, il peut être

opportun de profiter de la présence des
participants pour convenir d’une date commune
pour la tenue de la ou des réunion (s) suivante (s).
Après la réunion
Après la réunion

1. Rédiger le compte-rendu

1. Diffuser le compte-rendu
Après la réunion
1. Rédiger le compte-rendu:
Le compte-rendu de la réunion a plusieurs
objectifs :
 Acter des décisions
 Formaliser le travail réalisé pour
permettre par exemple aux excusés ou à
des personnes non présentes à la réunion
de pouvoir en connaître les tenants et
aboutissant.
 Capitaliser l’information, pour mémoire.
 Après la réunion
1. Rédiger le compte-rendu:
Il est fortement conseillé de rédiger le compte-
rendu « à chaud », directement suite à la
réunion, car les notes prises au cours de la
réunion font appel à la « mémoire à moyen
terme ». Le compte-rendu doit notamment faire
apparaître les points suivants :
 Objet de la réunion,
 Date de la réunion,
 Participants (et excusés),
 Ordre du jour,
 Résumé de chaque point de l’ordre du jour,
 Relevé de décisions
 Après la réunion

1. Rédiger le compte-rendu:
Le compte-rendu de la réunion a plusieurs
objectifs :
 Acter des décisions
 Formaliser le travail réalisé pour permettre
par exemple aux excusés ou à des
personnes non présentes à la réunion de
pouvoir en connaître les tenants et
aboutissant.
 Capitaliser l’information, pour mémoire.
 Après la réunion

2.Diffuser le compte-rendu:
Le compte-rendu doit être diffusé à l’ensemble
des participants, pour validation. Après un délai
de l’ordre d’une semaine, si des propositions de
modifications ont été faites, le compte-rendu
final devra être à nouveau envoyé à l’ensemble
des participants
Les dix principes de
base pour réussir une
réunion
 LES DIX PRINCIPES DE BASE
1. Prévoir un ordre du jour et une durée précise et
informer les participants
Il est utile de prévoir un document / canevas type
d’organisation de réunion.
Ce document peut être courrier ou électronique.

Les champs qui peuvent être repris sont par exemple :

- les participants conviés
- le contexte de la réunion
- l’objectif de la réunion (ordre du jour)
- le lieu de la réunion
- la durée de la réunion
- les documents à emmener / travaux à réaliser
LES DIX PRINCIPES DE BASE
2. Sécuriser les participants
Les modalités logistiques encombrent souvent l’esprit
des gens ;
il est indispensable, au début de la réunion, de
rassurer
les participants sur les contingences matérielles
(horaires, boissons,
repas, etc…).
 LES DIX PRINCIPES DE BASE

3. Ne pas réunir plus de 8 à 10 personnes pour

les réunions avec beaucoup d’échanges

Plus il y a de participants, au-dessus d’un certain

nombre,
plus la réunion est difficile à tenir.
LES DIX PRINCIPES DE BASE
4. Préparer le contenu de la réunion
Même si il est difficile de préparer parfaitement une
réunion, il est bon de savoir au moins :
- quoi dire les cinq premières minutes
- être capable de formuler un objectif
- annoncer un ordre du jour (même sommaire)
LES DIX PRINCIPES DE BASE

5. Commencer la réunion à l’heure

• On dit souvent que fermer la porte et commencer

la réunion à l’heure fait arriver les retardataires.
• Faire un tour de table pour recueillir les attentes
de chacun.
• Ne pas oublier d’accueillir et intégrer les gens qui
arrivent en retard sans les juger.
LES DIX PRINCIPES DE BASE
6. Prévoir des délais maximums pour chaque
thème
Les débordements sont naturels et peuvent même
être appréhendés selon certains comme un signe de
bonne santé d’une réunion.
Il est néanmoins nécessaire de prévoir des heures
butoirs pour chaque point de l’ordre du jour.
En cas de dépassement important, passez au point
suivant et reprogrammer le point à une autre fois.
 LES DIX PRINCIPES DE BASE
7. Faire participer le plus de monde possible
Ce sont souvent les mêmes qui participent.
Efforcez-vous de vous tourner vers les personnes les
plus discrètes
ou réservées, vous aurez sans doute des bonnes
surprises.
Astuce : L’utilisation de jeux ou de post-it
permet à tous de s’exprimer,
pensez–y !
LES DIX PRINCIPES DE BASE
8. Répartir les rôles :
Si vous êtes suffisamment nombreux, vous pouvez
nommer
pour vous assister :
- un rapporteur qui rédigera le compte-rendu
- un contrôleur du temps qui suivra l’avancement
de l’ordre du jour
LES DIX PRINCIPES DE BASE
9. Faire des synthèses ponctuelles:

A la fin de chaque point de l’ordre du jour, faites une

synthèse des décisions prises et des actions à mettre
en œuvre :

Thème = Décision = Responsable = Délais

Afin de faire avancer vos réunions, il est

indispensable de convier le responsable habilité à
prendre des décisions pour le sujet concerné par la
réunion !
LES DIX PRINCIPES DE BASE
10. Terminer à l’heure

Les gens ont d’autres projets et sujets qui les

attendent.
Il vous en voudront de terminer en retard.
Quoiqu’il arrive, ne pas dépasser les bornes
( max, + ½ heure! )
 LES DONNEES DE SORTIE
D’UNE REUNION
L’objectif d’une réunion n’est pas de se réunir
L’objectif d’une réunion est soit d’agir, soit de décider
d’agir,
Les données de sortie d’une réunion doivent donc être
des relevés d’actions,
Chaque action à mettre en œuvre doit avoir un
responsable et un délai,
Un compte-rendu de réunion doit être réalisé pendant
la réunion, si possible, ou immédiatement en fin de
réunion, en tous cas dans un délai inférieur à 8 heures
après la sortie de la réunion (voir document suivant)
 LE RÔLE DE
L’ ANIMATEUR
LE RÔLE DE L’ ANIMATEUR

AVANT LA REUNION :

 Il fait appel au volontariat pour constituer le groupe

 Il prépare et organise les réunions
 Il établit le planning des réunions : fixe la date et
l’heure, l’ordre du jour, les documents, les
participants
 Il s’assure de l’organisation matérielle (salle, supports
…)
LE RÔLE DE L’ ANIMATEUR
PENDANT LA REUNION :
 Il organise les réunions :
• ordonne les débats
• dresse un état des lieux
• montre le chemin parcouru
• distribue la parole à chacun et veille à la libre
expression de chacun dans le groupe
• met en lumière les idées d’un participant
• éclaire la nature logique d’une idée et ses
aspects psychologiques
LE RÔLE DE L’ ANIMATEUR
PENDANT LA REUNION :
 reformule les points de vue pour aider à la
compréhension ou pour faire préciser les idées
• fait respecter le temps de réunion prévu
• fait la synthèse, souligne les points de vue d’accord
et de désaccord, envisage les suites
• répartit les tâches inter-séances en fonction des
goûts et aptitudes de chacun dans le groupe
LE RÔLE DE L’ ANIMATEUR
PENDANT LA REUNION :

 IL fait produire :
• fait fixer les objectifs
• permet la prise de décisions (nécessaire à la vie et à
l’action du groupe)
• organise l’action (après avoir décidé, s’il n’y a pas
passage à l’acte, le groupe est inefficace)
LE RÔLE DE L’ ANIMATEUR
PENDANT LA REUNION :
 Il facilite et reste méthodique :
• prend en compte la production de chacun dans le
groupe de manière structurée
• veille à l’organisation : qui sera le secrétaire, qui sera
soucieux du temps qui s’écoule, qui sera capable
d’assumer cette fonction et de participer aux débats ?
• rappelle au groupe ses décisions, le plan et les
objectifs chaque fois que cela s’avère nécessaire,
marque au tableau les résultats essentiels ou les
problèmes à poser
• fait remarquer les digressions : recadre la discussion,
garde les idées émises mais oubliées, sollicite
l’expression de ceux qui renoncent à s’exprimer
LE RÔLE DE L’ ANIMATEUR
PENDANT LA REUNION :
Il régule :
• Le groupe peut rencontrer des difficultés d’ordre
psychologique ; la fonction régulation (ou
élucidation) est centrée sur les problèmes des
personnes et sur leurs relations.
• L’animateur est à l’écoute du groupe, et sensible à
ses changements d’humeur, de température, il veille
à rétablir l’équilibre, il aide le groupe à mettre en
lumière les raisons d’un conflit ou d’une tension et à
mettre fin à un quiproquo.
LE RÔLE DE L’ ANIMATEUR
APRES LA REUNION :

 Il informe la hiérarchie et les membres de son équipe

(ceux hors du groupe) de l’avancement des travaux

 Il tient à jour le cahier de bord (cette tâche peut être

déléguée aux membres du groupe pendant la
réunion)

 Il prépare la réunion suivante

LES TECHNIQUES
DE
COMMUNICATION
EN REUNION
 LES TECHNIQUES DE
COMMUNICATION EN REUNION
CHACUN DANS LE GROUPE DOIT DEVELOPPER SES
APTITUDES RELATIONNELLES :
 Savoir se faire comprendre : ne pas croire que si c’est
clair pour moi, c’est clair pour les autres ; avoir les idées
claires et les rendre claires aux autres.
 Concevoir un message clair et compréhensible : un
langage accessible, un vocabulaire précis et simple, des
phrases courtes, un débit verbal ni trop lent,ni trop
rapide.
 Contrôler le feed-back : s’assurer que son message est
suivi et entendu, vérifier, après l’émission, que son
message a été compris.
 LES TECHNIQUES DE
COMMUNICATION EN REUNION
CHACUN DANS LE GROUPE DOIT DEVELOPPER
SES APTITUDES RELATIONNELLES :
 Savoir écouter : être attentif à son interlocuteur, se
mettre à la place des autres, accepter les différences
d’opinions, de valeurs, etc…
 Avoir confiance en soi : ne pas se sentir inférieur aux
autres (ni supérieur), être bien dans sa peau,
accepter les critiques, ne pas avoir peur des
désaccords.
 Faire confiance aux autres : se méfier des préjugés,
développer des attitudes d’accueil, ETRE POSITIF.
LES SUPPORTS
VISUELS
 LES SUPPORTS VISUELS
Ils servent à ILLUSTRER un exposé, à CLARIFIER
une démonstration ou à DECLENCHER une
réflexion de groupe.

Ils facilitent la MEMORISATION.

– LE TABLEAU PAPIER
– LE TABLEAU
– LES TRANSPARENTS
– LES DIAPOSITIVES
– LES CASSETTES VIDEO
– LES DOCUMENTS
Fin