Universidad De Los Andes

Núcleo Universitario “Dr. Pedro Rincón Gutiérrez

Administración Nútula

Contabilidad 2

Cuentas Por Cobrar y

Efectos Por Cobrar

Autor(a)

Anyela A. Vargas Tami

C.I:25977419

Sección: 02
 Cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar, por lo tanto, otorgan el derecho a la organización de exigir a los
suscriptores de los títulos de créditos el pago de la deuda documentada. Se trata de
un beneficio futuro que acredita el titular de la cuenta. Entre las cuentas por cobrar, puede
hablarse de cuentas por cobrar al cliente (cuando éste toma crédito con la empresa)
y cuentas por cobrar a empleados y funcionarios (registran anticipos de sueldo y otros
criterios). Otra distinción entre las cuentas por cobrar está dada por el tiempo en que dicho
crédito puede convertirse en efectivo (cuentas por cobrar a corto plazo, cuentas por
cobrar a largo plazo.

Operaciones que la afecten

Las transacciones comerciales son aquellas que buscan suministrarnos la información

necesaria para llevar un control más ordenado de las operaciones realizadas en una empresa
o negocio.

La forma común de expresar estas transacciones es a través de las denominadas cuentas “T,
las cuales se hacen de forma separada y luego son llevadas al Diario General.

Primeramente recordemos qué es importante a la hora de realizar una transacción

comercial, como ya se analizó en el tema del Movimiento de las Cuentas:

1. Determinar una cuenta afectada (nombre). Recuerda que siempre se afectarán por lo
menos dos cuentas: una por el débito y otra por el crédito, las cuales al sumarse deben tener
la misma cantidad.

2. Clasificar la cuenta según su grupo (activo, pasivo, capital, ingreso, costo y gasto)

3. Determinar si la cuenta aumenta o disminuye y anotar en el lado correcto de la

cuenta.

Estimación para cuentas incobrables

Son aquellas cuentas que han sido producto de operaciones a crédito, y que por
considerarse incobrables representan pérdidas para la compañía. No obstante, y como
resultado de la experiencia, la empresa estima una provisión para suplir las cuentas
incobrables de un ejercicio .Como se menciona, es un dinero que se debe a la empresa
cuya probabilidad de ser recuperado es casi nula.
Una cuenta incobrable es cuando la empresa ya ha empleado todos los recursos
Necesarios para su recuperación y no ha sido posible cobrarla.

En términos contables y financieros, las cuentas incobrables, deberán ser tratadas como un
gasto lo que producirá un doble efecto:
O Disminuye el valor del Activo, con la consecuente disminución del capital o
Patrimonio.
O Aumenta los Gastos, representado en el „Gasto por Cuentas Incobrables‟, con la
consecuente disminución de la Utilidad.
Las cuentas incobrables no son de ningún beneficio para la empresa, ya que ocasiona gastos
innecesarios, como se menciona a continuación:

 Disminuye el valor del Activo (en este caso, las cuentas por cobrar) y
Consecuentemente el valor del capital.

 Disminuye la utilidad o ganancia del respectivo período en que estas cuentas se declaran
como incobrables, por el aumento del gasto.
Para el cálculo de los saldos estimados como incobrable para las cuentas por cobrar, la
teoría contable ha establecido diferentes métodos que tratan de estimar dicho monto y que
son los siguientes:

Un porcentaje sobre los saldos de las cuentas por cobrar

Un porcentaje sobre los totales de un análisis de antigüedad de saldo
Calcular un porcentaje sobre las ventas a crédito
Calcular una provisión por partidas específicas y un porcentaje general adicional.

Los asientos

Las cuentas por cobrar de la compañía “Amigo canino, C.A” para el período del 01-01-

2016 al 31-01-2016 reportan la suma de Bs 155.590,50. La experiencia con las pasadas

cuentas incobrables ha demostrado que el 5% de las ventas son incobrables, no obstante,

existe una provisión para cuentas malas de Bs. 3.220,50. Calcule y registre la provisión.

El total de cuentas por cobrar es de Bs. 155.590,50. Mientras que el saldo de provisión por

cuentas incobrables es de Bs. 3.220,50, y la estimación de incobrables es de 5%.

Sustituyendo según fórmula:

Provisión= 155.590,50 * 5%: 7.779,525

Menos provisión para cuentas incobrables: Bs. 3.220,50

 7.779,525 Bs. – 3.220,50 Bs.: 4.559,025 Bs.

Asiento de registro:
Provisión cuentas
31-01-2016 4.559,025
incobrables

Cuentas por Cobrar 4.559,025

Para registrar
estimación del 5% de
incobrables sobre
cuentas por cobrar al
31.01.16.

Métodos para calcular la estimación

1. Generalidades
2. Bases para el cálculo de cuentas malas o incobrables
3. Contabilización y presentación en el Estado de Situación Financiera

1-Generalidades:
Son aquellas cuentas que las empresas generan por la venta de bienes y servicios al crédito,
a clientes que por “a” o “b” razón no pagan, en este caso, las cuentas de dichos clientes se
denominan “Cuentas Incobrables” y constituyen una pérdida un gasto para la empresa. Por
lo tanto las pérdidas por cuentas malas constituyen un gasto por las ventas a crédito, o sea
un gasto en el que se incurre para aumentar las ventas.

Sin embargo es necesario aclarar que aun cuando en el dado se considera un porcentaje de
incobrable muy bajo, es decir, hoy en día es de tomar en cuenta que se debe generar la
reserva contable correspondiente con una política definida por la alta Administración y
buscando no generar falsas expectativas sobre clientes que pueden ser irrecuperables.

En el sector comercio se sugiere los siguientes parámetros para la generación de reservas:

moras de 60 días 10%, moras de 90 días 25%, moras de 90 a 120 días 50% y más de 120
días 100% de reserva. Las condiciones en que se desenvuelven los negocios hoy en día,
aplicar el porcentaje tradicional (5%) podría resultar un riesgo para el negocio al final de un
determinado ejercicio.

2. Bases para el cálculo de Cuentas malas o incobrables

Para determinar la cantidad correspondiente a cuentas malas, se conocen tres bases o
métodos:
Ø La base de un porcentaje sobre las ventas al crédito
Ø La base de cancelación directa
Ø La base de porcentaje sobre las Cuentas por Cobrar

La base de un porcentaje de las ventas al crédito: consiste en estimar un porcentaje para las
ventas para determinar el valor para las cuentas que se consideran incobrables y de esa
manera se constituye una provisión o Reserva para Cuentas Incobrables.

Ejemplos:
1-Las ventas al crédito de la empresa “El Sol” al finalizar el ejercicio es de $40,000.00 y de
las cuales, según la apariencia de años anteriores, técnicamente se considera que no será
recuperable el 5% de dicho saldo.
Para poder obtener el valor de incobrabilidad se multiplica el saldo el saldo de las ventas al
crédito por el porcentaje que se estima incobrable.
$40,000.00 x 0.05 = $2,000.00 = Valor que se considera incobrable.

3. Contabilización y presentación en el Estado de Situación Financiera

Contabilización
Fecha___________________ Comprobante de
Diario No.______________
Concepto Parcial Debe Haber
Gastos de venta $2,000.00
Cuentas Incobrables $2,000.00
Estimación para Cuentas $2,000.00
Incobrables
V/Para registrar el porcentaje (%)
estimado incobrable de las cuentas al
crédito.

$2,000.00 $2,000.00

Hecho por Revisado por Registrado

en libros por

Presentación en el Estado de Situación Financiera (BG)

El saldo de las cuentas incobrables aparece clasificado en el grupo de los activos corrientes
descontado del valor a cobrar por clientes, de esa forma se presenta en dicho estado, el
valor que la empresa realmente espera recuperar por las cuentas a crédito.
Clasificación conforme a NIFF para PYMES:
Activos
Activos Corrientes
Efectivo y Equivalentes
Caja General
Caja Chica
Bancos
Cuenta Corriente
Banco x
Cuenta de Ahorro
Banco x
Cuentas y Documentos por Cobrar
Clientes $40,000.00
Menos: Estimación para Cuentas Incobrables $ 2,000.00 = $38,000.00

Después de cierto tiempo, los saldos que se vayan agregando cada año a la cuenta de
estimación, esta puede llegar a convertirse en cantidades importantes, por lo que se hace
necesario tomar la decisión de corregir esa situación con un asiento de ajuste, cargando a la
cuenta de “Reserva” y abonando a “Cuentas y Documentos por Cobrar”-Clientes”, a fin de
que se establezca el valor neto real estimado a recuperar.
Ejemplo 2
Después de varios periodos razonables, la partida de “Estimación para cuentas incobrables
de la empresa “x” muestra un saldo de $2,625.56, el cual se considera completamente
incobrable. Se procede por lo tanto a corregir dicho saldo por medio de un asiento de ajuste.

Fecha_______________________________ Comprobante de ajuste No.

_________
Código Concepto Parcial Debe Haber
Estimación para Cuentas $2,625.56
Incobrables $2,625.56
$2,625.56
Cuentas y Documentos
por Cobrar
Clientes
V/ Para establecer el valor
neto real de cuentas por
cobrar, factible de
recuperar.

$2,625.56 $2,625.56

Ahora bajo el supuesto de que la partida de “Cuentas y Documentos por

Cobrar – Clientes” venía con un saldo de $11,560.75
 Cuentas y Documentos por Cobrar Estimación para Cuentas Incobrables
Debe Haber
Debe Haber
S = $11,560.75 $2,625.56 (A x ) S = $2,625.56 $2,625.56 (A x)
$8,935.19
A x = Partida de ajuste x

Después de la mayorización se pueden observar dos cosas:

1° - Que el saldo ajustado de Cuentas y Documentos por Cobrar es de $8,935.19 y ser{a el que
aparezca en el Estado de situación Financiera (BG) de ese periodo.

2°- Que la cuenta de Estimación para Cuentas Incobrables aparece saldada, por lo tanto, dicha
cantidad ya no aparecerá en el Estado de situación Financiera (BG) del periodo
considerado.

Sin embargo:
Algunos negocios grandes utilizan la base del porcentaje de Cuentas por Cobrar, el cual
consiste en determinar un porcentaje razonable del saldo de Cuentas por Cobrar a clientes,
se contabiliza como un “Gasto de venta” y se establece una cuenta de Provisión para
Cuentas Incobrables.

Otras empresas o negocios prefieren utilizar la Base de Cancelación Directa, cuando es bien
evidente de que una cuenta de un cliente “X” es irrecuperable. En este caso se hace un
cargo a la cuenta de Gastos de Venta, con un abono a la partida “Cuentas y Documentos
por Cobrar – clientes”, sin establecer una provisión, una reserva o una estimación.

Efectos por cobrar

En esta cuenta se registran y controlan los derechos por cobrar que una empresa posee
respaldados por efectos de comercio negociables tales como letras de cambios, pagare, etc.

Esta cuenta controla las deudas que terceras personas (naturales o jurídicas) tienen con la
empresa, generalmente ocasionadas por venta de mercancía a crédito, cuando tales créditos
están respaldados por la aceptación de documentos mercantiles garantizados como la letra
de cambio, pagares, etc.

Los efectos a cobrar (letras de cambio y pagarés), tienen un valor entendido y por lo tanto
representan una garantía efectiva para recuperar el valor de los mismos. Ya que el Código
de Comercio establece la normativa que debe realizarse en los recursos o acciones contra
los endosantes, el librador y los demás obligados en caso de falta de pago de tales efectos.
Por las razones expuestas, es que la mayoría de las empresas o instituciones bancarias los
utilizan como una garantía del cobro de los bienes o servicios que venden o prestan, ya que
constituyen un documento de crédito con un basamento legal claramente establecido en el
Código de Comercio.
 Las diferentes operaciones que ocurren por los afectos por cobrar

Respecto al Control Interno

El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de información de crédito de
los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los estándares de crédito de la
empresa.
1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las cuentas por
cobrar.
2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas por cobrar.
Respecto a los Deudores Incobrables

1. Verificar la ubicación física de documentos incobrables.

2. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables para verificar
que se usaron todas las instancias para el cobro de éstos, de ser así se puede
denunciar a la red de empresas en www.blackbookglobal.com con esto prevenir a
otras empresas.
3. Verificar que se ha usado el método adecuado en el cálculo de la estimación de
deudores incobrables.
4. Comprobar si la base para la estimación se ajusta a las disposiciones legales.

Letra de cambio: es un título de crédito de valor formal y completo que contiene una orden
incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su orden una
suma de dinero en un lugar determinado, vinculando solidariamente a todos los que en ella
intervienen. La letra de cambio nace a finales de la Edad Media, con la necesidad
del comercio monetario y su acumulación ilimitada en contra de la renta feudal.

Cheque: es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para

extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una
autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, la cual se
expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
El cheque es un título de valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una
persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a
la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada
beneficiario.
Un pagaré es un documento contable que contiene la promesa incondicional de una persona
(denominada suscriptora o deudor), de que pagará a una segunda persona (llamada
beneficiario o acreedor), una suma determinada de dinero en un determinado plazo de
tiempo. Su nombre surge de la frase con que empieza la declaración de obligaciones: «debo
y pagaré». La diferencia entre la letra y el pagaré es que el pagaré es emitido por el mismo
que contrae el préstamo.
 Ley para la elaboración de un efecto por cobrar

Procedimientos de control interno:

En cuanto a los procedimientos de control interno aplicados sobre las cuentas por cobrar
Defliese et al (2005) consideran que estos pueden clasificarse en procedimientos contables
diseñados con la finalidad de corroborar el adecuado procesamiento y autorización previa
de las operaciones de ventas, y procedimientos administrativos que abarcan el proceso de
aprobación, procesamiento y autorización de las operaciones de venta. De igual manera,
Redondo (2004) y Santillana (2001) coinciden con el citado autor, los cuales se detallan:

Procedimientos Administrativos:

Santillana (2001) menciona entre los procedimientos administrativos de control interno

aplicados sobre las cuentas por cobrar, los siguientes:

- Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la documentación de las

cuentas por cobrar.
- Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y tomar en
consideración el establecimiento de ágiles sistemas de cobranza.
- Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya canceladas.
- Las notas de crédito siempre deben estar apoyadas por la documentación correspondiente
y ser autorizadas por un funcionario responsable.
- Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de sólidas políticas
escritas.
-Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que muestren el
comportamiento de los clientes, en especial los morosos.

Por su parte Redondo (2004) menciona dentro de estos procedimientos:

- Establecer el principio de separación de funciones, en especial las labores de ventas,

registro de la cuenta por cobrar y recepción del efectivo. De manera que el personal que
maneja por ejemplo el área de ingresos no intervengan en las labores de elaboración de
auxiliares y registros relacionados con las cuentas por cobrar, manejo de documentos base
para factura, manejo y autorización de notas de crédito y documentación soporte,
aprobación de rebajas y devoluciones en ventas, preparación, comprobación de los registros
en el diario general, Intervención en el registro final, es decir, el libro mayor.

En cuanto a los procedimientos de control dirigidos al área de cobranza, pueden

mencionarse:

- El departamento de ventas es el encargado de la aprobación de las condiciones de la venta

y de créditos para lo referente al riesgo de la misma.
- El departamento de facturación debe ser independiente del de despachos y del registro en
las cuentas de los clientes.
- Se procurará que las facturas estén prenumeradas.
- Una persona diferente a la que preparó las facturas las chequeará con las condiciones
aprobadas por el departamento de ventas, especialmente en cuanto a precios, rebajas,
descuentos, entre otros.

De lo antes expuesto, puede mencionarse que los procedimientos administrativos dirigidos

a las cuentas por cobrar están dirigidos a regular y controlar el adecuado desenvolvimiento
del proceso de ventas desde el momento en que se establecen las políticas de crédito, se
genera la venta del bien o prestación del servicio, se factura, y se llevan a cabo las labores
de cobranza; todo ello con la finalidad de garantizar su adecuado cumplimiento y apego a
los lineamientos prescritos.

Procedimientos Contables:

Con respecto a los procedimientos contables de control interno aplicados sobre las cuentas
por cobrar Santillana (2001) considera:

- Cualquier gravamen o condición que pese sobre las cuentas por cobrar debe ser
claramente explicado en los estados financieros.
- Cualquier cancelación de venta debe estar basada en la factura original correspondiente y
la documentación soporte.
- Las cuentas canceladas por incobrables deben ser autorizadas por la alta administración;
además, se debe tratar de que cubran los requisitos de de deducibilidad fiscal.

Por su parte, Redondo (2004) considera que deben aplicarse como procedimientos
contables los siguientes:

- Es conveniente comparar mensualmente la suma de los saldos de los clientes, mayor

auxiliar de cuentas por cobrar, con las cuentas de control del mayor general, en caso de
discrepancias observadas, deben hacerse las averiguaciones a que haya lugar.
- Los documentos dados de baja en libros, deberán ser controlados y chequeados
periódicamente.
- Deben enviarse periódicamente estados de cuenta a los clientes, con objeto de cerciorarse
de que las cuentas que contablemente aparezcan pendiente de cobro sean reconocidas por
los deudores. Esta debe llevarla a cabo una persona independiente de la que maneja las
cuentas por cobrar.

En cuanto a las medidas de control al momento de recibir el pago por parte de los clientes
debe tomarse en cuenta que si la empresa emplea su propio personal para el cobro de
facturas, es necesario que el departamento de cobranzas elabore una relación de facturas
entregadas al cobrador, el cual la firmará y se quedará con una copia.

El cobrador diariamente relacionará las facturas cobradas y entregará su monto al cajero,

firmará dos copias que junto con el informe de facturas no cobradas entregará al
departamento de cobranzas; el cual enviará al de contabilidad una copia de la relación de
facturas cobradas para que sean abonadas en las cuentas de los clientes.

Del mismo modo, cuando los clientes cancelan sus facturas por medio de transferencias
bancarias, el departamento de contabilidad al recibir del banco la correspondiente nota de
abono le acreditará en la cuenta del cliente.

En base a lo anteriormente expuesto, se respalda el establecimiento de procedimientos de

control administrativo y contable que garanticen que las operaciones y registros sean
autorizados y procesados correctamente, desde el momento del otorgamiento del crédito
hasta la cancelación del servicio por parte del cliente. Al mismo tiempo, éstos garantizan la
mayor uniformidad y objetividad de la información registrada, generando información
financiera actualizada y confiable para la toma de decisiones dentro y fuera de la
organización como insumo para los usuarios internos y externos vinculados a la misma.