Estudiante:

Neisy Valerio

Matricula:
15-1254

Asignatura:
Organización de grupo

Facilitadora:
Yaquelyn Reyes

Tema:

5
1. Realiza las siguientes actividades:
a. Visite un hotel en su ciudad u otra y entreviste al encargado del Dpto. de
Eventos acerca de las diferentes actividades que desarrollan y realizan en el
departamento de evento, así como las políticas para que un huésped o empresa
privada o pública pueda desarrollar una actividad dentro de las instalaciones del
hotel y cuáles son las más demandadas. Anexe la evidencia y guía de entrevista
efectuada. Resuma los datos más significativos obtenidos en esa entrevista
efectuada.
Visité el hotel la Cita y entreviste a la Señora Ramona Ramírez, Gerente de Evento
Me dijo que se hacen diferentes actividades como talleres, devaste, lanzamiento de
algún producto, bodas, reuniones familiares, cumpleaños, aniversario y mucha cosa
más.
Política
Al realizar la confirmación por escrito de la reserva, se deberá cancelar un adelanto del
50% y dos días antes del evento, se cancelará el saldo restante.

Confirmación sujeta a disponibilidad.

El número definitivo de asistentes deberá ser confirmado como mínimo 96 horas antes
del evento.

Las anulaciones de habitaciones se pueden hacer hasta 48 horas antes.

Los precios de habitaciones incluyen impuestos, servicios y Desayuno Bufete.

Los precios están sujetos a variación.

Importante

Todos los precios incluyen impuestos de ley.

Cualquier daño o deterioro de equipos y/o instalaciones será responsabilidad del

cliente.

No está permitido el ingreso de alimentos y bebidas para la atención del evento.

Toda banderola tendrá que venir con parante y deberá ser exhibida sólo dentro del
salón de eventos.

B. Define y elige el personal que usarás, así como las actividades de capacitación
necesarias para el montaje del evento.
Dependiendo de la temática, a un evento siempre asisten grupos de personas afines a
una actividad en particular.

Desde profesionales de un sector, especialistas o interesados en un determinado tema

o un público segmentado previamente por edad, género, clase económica, zona
geográfica, estilo de vida, entre otros.

En este artículo nos proponemos ir más allá de la segmentación clásica propia del
análisis de mercado y vamos referirnos a los roles de los asistentes y otros tipos de
participaciones que vamos a poder incorporar dentro del evento que estamos
organizando.

Innova, sé creativo, piensa de forma diferente. Puesto que la mayoría de tu público ya

habrá asistido a docenas de conferencias y eventos, procura que el tuyo sea
memorable.

Asegúrate de que los participantes socialicen y participen en el networking, ya que uno

de los principales objetivos es ayudarles a interactuar y conocerse. Y, puesto que
siempre es difícil "romper el hielo" y conocer a nuevas personas, considera la
posibilidad de organizar sesiones dinámicas y/o aprovecha el poder de la
"gamificación" (La integración de la mecánica de juegos en una reunión o un evento, a
fin de pasarlo realmente bien, puede aportarle fuerza, impacto y enfoque).

Conoce a tu público y adapta el mensaje y los contenidos del evento a él. Las personas
que asisten a tu evento son tus clientes, así que debes esforzarte por conocerles bien a
fin de poder ofrecerles una experiencia que satisfaga sus expectativas. Además,
siempre debes incluir un turno de preguntas después de cada presentación o sesión.

Si tienes poca o ninguna experiencia en la planificación de eventos, asóciate con un

profesional cualificado con un largo historial de éxitos en el sector; y si tienes
experiencia pero no quieres gastar dinero en contratar a un profesional, hay
literalmente miles de herramientas alojadas en la Web diseñadas para ayudarte a
planificar todos los aspectos de tu evento.

Establece metas y métodos claros para medir el éxito y el retorno sobre la inversión
(ROI).

A la hora de elegir un lugar de celebración, comprueba su red Wi-Fi. Disponer de Wi-Fi

no quiere decir que sea un red robusta y fiable. Y hablando de Internet, si no puedes
ofrecerlo gratis a los asistentes, considera a posibilidad de proporcionarles sin coste un
ancho de banda básico y, para los que lo necesitan, un servicio "premium" de pago.

Incluye iniciativas sostenibles o de RSC en el programa del evento: a pesar del

esfuerzo adicional, te sorprenderá lo importante que es para un creciente número de
personas.

En cuanto haya una decisión en firme para celebrar el evento, asegúrate de que se
lance un sitio web atractivo e informativo sobre el evento en el menor tiempo posible
(incluyendo versiones para PC, móviles y tabletas) y que se actualice a menudo;
Internet es la herramienta de marketing más poderosa que tienes a tu disposición.

Aprovecha el poder de los medios sociales a fin de promocionar el evento antes de su

celebración y para prolongar su vida después.

Graba vídeos de la zona de exposición, con entrevistas a expositores y visitantes, que

luego se podrán colgar en el sitio web oficial del evento, así como en sus perfiles en los
medios sociales, a fin de enseñar a aquellas personas que no pudieron asistir lo que se
han perdido.

c. En esta etapa además debes determinar la contratación y adquisición de

materiales y equipos

El éxito de la mayoría de los eventos, grandes o pequeños, depende en gran medida

de la adecuada gestión de las personas encargadas de su planificación y organización.
El responsable o responsables de este equipo debe ser capaz de dirigir al personal,
proveedores, asistentes y voluntarios.

Cualquier empresa especializada en la organización de eventos sabe lo importante que

es contar con un equipo competente durante el proceso de planificación. Teniendo esto
en cuenta, es clave seleccionar a las personas adecuadas desde el principio. A
continuación, mostramos una serie de consejos que conviene tener en cuenta a la hora
de administrar y liderar un equipo en la organización de un evento.