Você está na página 1de 21

Fórmulas de Excel

1) SUMAR.SI

Imaginemos que quieres determinar las ganancias que generó una lista de
oportunidades de venta asociada a diversos códigos de área específicos, o
calcular la suma de los salarios de ciertos empleados, pero solo si superan
un monto determinado. Hacer esto a mano podría, cuando menos, llevarte
muchísimo tiempo.

Con la función SUMAR.SI, esto no tiene que ser así. Puedes sumar celdas
que cumplan un criterio específico, como en el ejemplo anterior de los
salarios.

La fórmula es la siguiente: =SUMAR.SI(rango_suma, rango_criterios1,


criterios1, [rango_criterios2, criterios2], ...)
o Rango_suma: el rango de celdas que sumarás.
o Rango_criterios1: el rango que se está probando usando Criterios1.
o Criterios1: los criterios que determinan las celdas en
rango_criterios1 que se sumarán.
En el ejemplo anterior, hemos querido calcular la suma de los salarios que
superaban los $70.000. La función SUMAR.SI agregó las cantidades (en
dólares) que superaban esa cifra en las celdas C3 a C12, con la
fórmula =SUMAR.SI(C:3C12,">70.000").
2) ESPACIOS

El correo electrónico y el uso compartido de archivos son herramientas


maravillosas en el mundo laboral actual. O al menos nos lo parecen hasta
que un colega te envía una hoja de cálculo con un espaciado un tanto
“creativo”. Estos pícaros espacios pueden dificultar la tarea de buscar
información, pero también pueden afectar los resultados cuando tratas de
sumar columnas de números.

En lugar de eliminar y agregar espacios manualmente, puedes eliminar el


espaciado irregular usando la función ESPACIOS, que permite quitar todos
los espacios adicionales (excepto los espacios individuales entre
palabras).

La fórmula es la siguiente: =ESPACIOS("Texto")


o Texto: el texto del que deseas eliminar espacios.
Aquí tienes un ejemplo de cómo se utilizó la función ESPACIOS para
quitar espacios adicionales después de un nombre en nuestra lista. Para
ello, escribimos =ESPACIOS("Steve Peterson") en la barra de fórmulas.

3) IZQUIERDA, MED y DERECHA

Supongamos que tienes una línea de texto dentro de una celda que
deseas separar en distintos segmentos. En lugar de reescribir
manualmente cada parte del código en su respectiva columna, los usuarios
pueden aprovechar una serie de funciones en cadena para descomponer
la secuencia según corresponda: IZQUIERDA, MED o DERECHA.

IZQUIERDA:
Objetivo: se utiliza para extraer los primeros X números o caracteres en una
celda.
La fórmula es la siguiente: =IZQUIERDA(texto, cantidad_de_caracteres)

o Texto: la cadena de la que deseas extraer caracteres.


o Cantidad_de_caracteres: la cantidad de caracteres que deseas
extraer comenzando desde el primer carácter a la izquierda.
En el siguiente ejemplo, escribimos =IZQUIERDA(A2,4) en la celda B2 y lo
copiamos en B3:B6. Esto nos permitió extraer los primeros 4 caracteres
del código.

MED:
Objetivo: se utiliza para extraer caracteres o números del medio en función de
la posición.
La fórmula es la siguiente: =MED(texto, posición_inicial,
cantidad_de_caracteres)

o Texto: la cadena de la que deseas extraer caracteres.


o Posición_inicial: la posición en la cadena desde donde deseas
comenzar a extraer caracteres. Por ejemplo, la primera posición en la cadena es
1.
o Cantidad_de_caracteres: la cantidad de caracteres que deseas
extraer.
En este ejemplo, escribimos =MED(A2,5,2) en la celda B2, y lo copiamos
en B3:B6. Esto nos permitió extraer los dos números a partir de la quinta
posición del código.
DERECHA:
Objetivo: se utiliza para extraer los últimos X números o caracteres en una
celda.
La fórmula es la siguiente: =DERECHA(texto, cantidad_de_caracteres)

o Texto: la cadena de la que deseas extraer caracteres.


o Cantidad_de_caracteres: la cantidad de caracteres que deseas
extraer comenzando desde el primer carácter a la derecha.
En este ejemplo, escribimos =DERECHA(A2,2) en la celda B2, y lo
copiamos en B3:B6. Esto nos permitió extraer los últimos dos números del
código.
4) BUSCARV

Esta función es un clásico increíblemente útil de Excel, y es un poco más


detallada que las demás fórmulas que enumeramos aquí. Y resulta
práctica en especial cuando tienes dos conjuntos de datos en dos hojas de
cálculo diferentes y deseas combinarlos en una única hoja de cálculo.

Si tienes una lista de nombres de personas junto a sus direcciones de


correo electrónico en una hoja de cálculo y una lista de direcciones de
correo de las mismas personas junto a los nombres de sus empresas en otra
hoja, pero quieres que los nombres, las direcciones y las empresas
aparezcan juntas en un solo lugar, la función BUSCARV te resultará
francamente útil.
Nota: Cuando uses esta fórmula, tienes que asegurarte de que al menos
una de las columnas se repita en forma idéntica en ambas hojas de
cálculo. Revisa los conjuntos de datos para asegurarte de que la columna
de datos que usarás para combinar la información luce exactamente igual,
incluso hasta en el espaciado.
La fórmula es la siguiente: BUSCARV(valor de búsqueda, matriz de tabla,
número de columna, [búsqueda de rango])
o Valor de búsqueda: el valor idéntico que tienes en ambas hojas de
cálculo. Elige el primer valor en la primera hoja de cálculo. En el ejemplo de
Sprung a continuación, esto es la primera dirección de correo electrónico de la
lista, o la celda 2 (C2).
o Matriz de tabla: el intervalo de columnas en la hoja de cálculo 2
de la que extraerás los datos, incluida la columna de datos idéntica a tu valor de
búsqueda (en nuestro ejemplo, las direcciones de correo electrónico) en la
hoja 1, además de la columna de datos que estás tratando de copiar a la hoja 1.
En nuestro ejemplo, es “Hoja2!A:B”. “A” significa la columna A en la hoja 2,
que es la columna en la hoja 2 donde se enumeran los datos que son idénticos a
nuestro valor de búsqueda (correo electrónico) en la hoja 1. “B” hace referencia
a la columna B, que contiene la información que solo está disponible en la
hoja 2, que deseas trasladar a la hoja 1.
o Número de columna: la matriz de tabla le indica a Excel dónde (en
qué columna) se encuentran los datos nuevos que deseas copiar a la hoja 1. En
nuestro ejemplo, sería la columna “casa”, la segunda columna de nuestra matriz
de tabla, que la transforma en la columna número 2.
o Búsqueda de rango: usa FALSO para asegurarte de extraer solo las
coincidencias de valores exactas.
La fórmula con variables del ejemplo de Sprung es la
siguiente:=BUSCARV(c2,hoja2!A:B,2,FALSO)

En este ejemplo, las hojas 1 y 2 contienen listas con información diferente


sobre las mismas personas, y el denominador común entre las dos son las
direcciones de correo electrónico. Supongamos que deseas combinar
ambos conjuntos de datos de modo que toda la información de casas de la
hoja 2 se traslade a la hoja 1. El proceso es el siguiente:
5) SI

En ocasiones, queremos saber cuántas veces aparece un valor en


nuestras hojas de cálculo. Pero otras veces, también queremos encontrar
las celdas que contienen esos valores y agregar datos específicos junto a
ellas.

Volvamos al ejemplo de Sprung para ver esto. Si queremos otorgar


10 puntos a cada persona que pertenezca a la casa Gryffindor, en lugar de
escribir 10 junto al nombre de cada estudiante de Gryffindor, usaremos la
fórmula SI-ENTONCES para decir lo siguiente: Si el estudiante pertenece a
Gryffindor, entonces obtendrá 10 puntos.
La fórmula es la siguiente: SI(prueba_lógica, valor_si_verdadero,
valor_si_falso)
o Prueba_lógica: la prueba lógica es la parte “SI” de la instrucción.
En este caso, la lógica es D2="Gryffindor". Asegúrate de que el valor
prueba_lógica se encuentre entre comillas.
o Valor_si_verdadero: si el valor es verdadero (es decir, si el
estudiante vive en Gryffindor), este valor será aquel que queremos que se
visualice. En este caso, queremos que sea el número 10, para indicar que al
estudiante se le otorgaron 10 puntos. Nota: Solo usa comillas si quieres que el
resultado sea texto en lugar de números.
o Valor_si_falso: si el valor es falso (y el estudiante no vive en
Gryffindor), queremos que la celda diga “0”, lo que indica 0 puntos.
La fórmula en el siguiente ejemplo es: =SI(D2="Gryffindor","10","0")

6) ALEATORIO
Hay un artículo excelente donde la fórmula ALEATORIO de Excel se
compara con barajar un mazo de cartas. La columna completa representa
el mazo de cartas y cada fila representa una carta (52 en un mazo).
Steve McDonnell escribe: “Para barajar el mazo, puedes computar una
nueva columna de datos, completar cada celda en la columna con un
número aleatorio y clasificar el libro en función del campo numérico
aleatorio”.

En marketing, puedes usar esta característica para asignar un número


aleatorio a una lista de contactos. Por ejemplo, si quisieras experimentar
con una nueva campaña de correo electrónico y tuvieras que usar criterios
a ciegas para seleccionar quién la recibirá. Al asignar números a dichos
contactos, podrías aplicar la regla: “cualquier contacto con el número 6 o
un número superior se agregará a la nueva campaña”.

La fórmula es la siguiente: ALEATORIO()


o Comienza con una única columna de contactos. A continuación, en
la columna adyacente a esa, escribe “ALEATORIO()” (sin las comillas)
comenzando desde la fila superior de contactos.
En el ejemplo a continuación: ALEATORIO.ENTRE(inferior,superior)
o ALEATORIO.ENTRE te permite establecer el intervalo numérico
que deseas que se asigne. En el caso de este ejemplo, quise usar del 1 al 10.
o Inferior: el número más bajo en el intervalo.
o Superior: el número más alto en el intervalo.
La fórmula en el ejemplo a continuación es: =ALEATORIO.ENTRE(1,10)
Atajos en el teclado para Excel
7) Seleccionar rápidamente filas, columnas o toda la hoja de
cálculo.
Quizás estás algo corto de tiempo. ¿Quién no lo está, verdad? ¿No hay
tiempo? No hay problema. Puedes seleccionar la hoja de cálculo entera
con un solo clic. Todo lo que tienes que hacer es tocar la pestaña en la
esquina superior izquierda de la hoja para seleccionar todo de una vez.
¿Solo quieres seleccionar todo lo que aparece en una columna o fila en
particular? Es fácil con estos atajos:

Mac
Seleccionar Columna = comando + shift + abajo/arriba
Seleccionar Fila = comando + shift +derecha/izquierda
PC
Seleccionar Columna = control + shift + abajo/arriba
Seleccionar Fila = control +shift + derecha/izquierda

Este atajo es especialmente útil cuando trabajas con grandes conjuntos de


datos, pero solo necesitas seleccionar una sección específica.
8) Abrir, cerrar o crear un libro rápidamente.

¿Necesitas abrir, cerrar o crear un libro al instante? Los siguientes atajos


en el teclado te permitirán realizar cualquiera de esas acciones en menos
de un minuto.
Para Mac:
Abrir = comando + O
Cerrar = comando + W
Crear nuevo = comando + N

Para PC:
Abrir = control + O
Cerrar = control + F4
Crear nuevo = control + N

9) Aplicar el formato de moneda a números.


¿Quieres asignar el formato de moneda a datos sin procesar? Ya sea que
se trate de cifras de salarios, presupuestos de marketing o venta de
boletos para un evento, la solución es simple. Tan solo selecciona las
celdas que deseas volver a formatear y toca control + shift + $.
Los números se convertirán automáticamente en cifras en dólares (con los
signos de dólar, los puntos y las comas decimales).
Nota: Este atajo también funciona con porcentajes. Si quieres etiquetar
una columna de valores numéricos como cifras “porcentuales”, reemplaza
el signo “$” con “%”.

10) Insertar la fecha y hora actuales en una celda.

Ya sea que estés registrando publicaciones en redes sociales o llevando


un control de las tareas que estás tachando de tu lista de tareas, es
posible que quieras agregar una marca de fecha y hora a tu hoja de
cálculo. Comienza seleccionando la celda a la que deseas agregar esta
información.

A continuación, según lo que quieras insertar, realiza una de las siguientes


acciones:

Insertar fecha actual = control + ; (punto y coma)


Insertar hora actual = control + shift + ; (punto y coma)
Insertar fecha y hora actuales = control + ; (punto y coma), BARRA
ESPACIADORA y luego control + shift + ; (punto y coma).
Otros trucos en Excel
11) Rellenar columnas o filas con datos de manera
automática.
¿Estás cansado de agregar manualmente datos que siguen un patrón en
un conjunto de celdas? La característica “autorrellenar” de Excel está
diseñada para minimizar el trabajo que realizas, ya que te facilita la tarea
de repetir valores que ya has ingresado.

Para esto, haz clic y mantén presionado el botón de la esquina inferior


derecha de una celda, y luego arrástrala a las celdas adyacentes, hacia
abajo o hacia los costados. Cuando sueltes el botón, Excel rellenará las
celdas adyacentes con los datos de la celda que seleccionaste.
12) Personalizar el color de las pestañas.

Si tienes una tonelada de hojas diferentes en un solo libro (estop suele


suceder muy a menudo), este atajo te permitirá identificar con más
facilidad a dónde tienes que ir asignando un código de color a las
pestañas. Por ejemplo, podrías etiquetar los informes de marketing del
mes pasado de color rojo y los de este mes, de color naranja.

Tan solo haz clic en una pestaña con el botón derecho del ratón y
selecciona “color de pestaña”. Aparecerá una ventana emergente que te
permitirá elegir un color a partir de un tema existente, o personalizar uno
en función de lo que necesites.
13) Agregar un comentario a una celda.
Si quieres hacer una observación o agregar un comentario a una celda
específica dentro de una hoja de cálculo, simplemente haz clic con el
botón derecho en la celda donde deseas poner el comentario, y luego clic
en “insertar comentario”. Escribe el comentario en el cuadro de texto y haz
clic fuera del cuadro para guardarlo.

Las celdas que contienen comentarios tendrán un pequeño rectángulo de


color rojo en una de las esquinas. Para ver el comentario, coloca el ratón
sobre este rectángulo.
14) Copiar y duplicar formato.

Si alguna vez has pasado tiempo aplicando un formato personalizado a


una hoja, probablemente estés de acuerdo conmigo en que no es
exactamente lo mejor que te puede ocurrir en la vida.

Por ese motivo, es probable que no desees repetir el proceso la próxima


vez. Y no tendrás que hacerlo. Gracias a la función “copiar formato” de
Excel, puedes copiar fácilmente el formato de un área de la hoja de cálculo
a otra.

Selecciona aquello que deseas replicar y luego selecciona la opción


“copiar formato” (el símbolo de la brocha) del panel. El puntero lucirá como
una brocha, y deberá seleccionar la celda, el texto o toda la hoja de cálculo
a la que deseas aplicar ese formato, tal como se indica a continuación:
15) Identificar valores duplicados.

En muchos casos, los valores duplicados (p. ej., el contenido duplicado


cuando gestionas el SEO) pueden ocasionar problemas si no se corrigen.
En algunos casos, sin embargo, simplemente tienes que tener cuidado.

Independientemente de la situación, es fácil detectar los valores


duplicados en la hoja de cálculo en unos pocos pasos. Para ello, haz clic
en la opción “formato condicional” y selecciona “resaltar reglas de
celdas > valores duplicados”.
En el menú emergente, crea la regla de formato que desees para
especificar el tipo de contenido duplicado que deseas resaltar.

En el ejemplo anterior, quisimos identificar los salarios duplicados dentro


de un intervalo seleccionado, y marcamos en amarillo las celdas
duplicadas.

¿Listo para ponerte manos a la obra?


En marketing, el uso de Excel es casi inevitable, y con estos trucos no
tiene que ser una tarea tan intimidante. Ya lo dice el dicho: la práctica hace
al maestro. Cuanto más uses estas fórmulas, atajos y trucos, más lograrás
llevarlos a cabo instintivamente.

¿Cuáles son tus consejos y trucos de Excel favoritos para ahorrar tiempo?
Háznoslo saber en los comentarios.
Nota del editor: este post se publicó originalmente en octubre de 2015 y se actualizó para
que sea más preciso y abarque más información.