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Provisão e Contabilização de Fretes

Objetivos

O objetivo do processo de Provisão e Contabilização de fretes é o de demonstrar e


registrar, para posterior envio ao software ERP, os valores previstos e realizados das
Prestações de Serviço de Transporte contratadas pelo Embarcador. As despesas são rateadas e
relacionadas ao plano de contas do Embarcador por critérios pré-definidos, determinados
pelas características das cargas e operações de transporte.

Conceitos

As provisões contábeis são expectativas de obrigações com terceiros ou expectativas


de perdas de ativos, respaldadas pelo princípio contábil da Prudência. São efetuadas com o
objetivo de apropriar no resultado de um período de apuração, segundo o regime de
competência, custos ou despesas que provável ou certamente ocorrerão no futuro. Os
Embarcadores podem utilizar esse dispositivo para considerar como despesa os valores a
serem pagos aos Prestadores de Serviço de Transporte em operações realizadas ou iniciadas
em um período contábil e cujas comprovações fiscais ocorrerão efetivamente em período
contábil posterior. É interesse para o Embarcador considerar antecipadamente essas
despesas, pois elas reduzem o montante das receitas do período, sobre o qual são calculados
impostos como o IRRF e a CSLL, quando da apuração pelo regime de Lucro Real.

A contabilização das obrigações com os Prestadores de Serviço de Transporte ocorre


no período em que a prestação do serviço é comprovada por intermédio do recebimento pelo
Embarcador do documento fiscal correspondente, no caso, o Conhecimento de Transporte ou
a Nota Fiscal de Serviço de Transporte.

As demonstrações contábeis, tanto das provisões quanto das contabilizações, são


realizadas pelo aplicativo de Controladoria dos ERPs. O aplicativo Gestão de Frete Embarcador
registra as contas contábeis e valores para o lançamento a débito das despesas rateadas de
frete quando previstas, pelas pré-faturas de frete e quando realizadas, pelas faturas de frete
ou contratos com terceiros. A disponibilização dessas informações na Contabilidade ocorre
então pelo módulo de Contas a Pagar, o qual recebe as informações do aplicativo Gestão de
Frete Embarcador. Dessa forma, o aproveitamento efetivo das informações contábeis
prestadas pelo aplicativo só ocorre quando está efetivamente integrado a um software ERP.

Diagrama\Mapa das Informações

|> Documentos de Carga -> Rateios Contábeis


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Pré-fatura -> Cálculos de Frete -> Movimentos Contábeis
|
|>Lançamentos Contábeis
|> Documentos de Carga -> Rateios Contábeis
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Fatura de Frete -> Documentos de Frete -> Movimentos Contábeis
|
|>Lançamentos Contábeis

|> Documentos de Carga -> Rateios Contábeis


|
Contrato com Autônomo -> Cálculos de Frete -> Movimentos Contábeis
|
|>Lançamentos Contábeis

Configuração

Parâmetros

Níveis de Rateio

É possível parametrizar até 7 (sete) níveis com diferentes origens de informação a


serem utilizados pelo sistema na segregação do valor dos fretes. São 8 (oito) opções de
origem de informação: Filial, Tipo de Operação, Item, Região Comercial, Grupo de
Emitente, Série, Classificação de Frete e Tipo de Frete. Também podem ser utilizados
os 5 campos livres para “Informação Contábil” nos itens dos Documentos de Carga,
esses campos permitem ao Embarcador flexibilizar os critérios do sistema pois não
estão submetidos a regras previamente fixadas e podem receber qualquer valor. Os
parâmetros citados encontram-se na pasta “Mov. Contábil” do programa “Parâmetros
do Módulo” (GFEX000) o qual pode ser acessado pela opção de menu
“Cadastros/Parâmetros”. Deve-se informar a opção “Nenhum” para os níveis que não
se deseje utilizar.

Origem das Informações das Opções de Níveis de Rateio

Opção Origem da informação


Filial Filial do Cálculo de Frete, Documento de Frete ou Contrato
Tipo Operação Tipo de Operação do Romaneio dos Documentos de Carga
Item Código dos Itens dos Documentos de Carga
Região Comercial Região Comercial informada nos Documentos de Carga
Grupo Emitente Grupo de Emitente do Destinatário dos Documentos de Carga
Série Série dos Documentos de Carga
Classificação Frete Classificação de Frete dos Itens dos Documentos de Carga
Tipo de Frete Tipo de Frete do Cálculo ou Documento de Frete
Info Contábil 1 a 5 Dado informado nos campos correspondentes dos itens dos
Documentos de Carga
Critério de Rateio

Existem 4 (quatro) opções de ponderação da distribuição do valor de frete para


realização do rateio contábil. São eles: Peso da Carga, Valor da Carga, Volume da Carga
e Quantidade de Itens da Carga. Em todas as opções as informações utilizadas têm
origem nos Itens dos Documentos de Carga. A opção Peso da Carga considera o maior
valor entre o Peso Real e o Peso Cubado de cada item do Documento de Carga. O
parâmetro encontra-se na pasta “Cálculo Frete” do programa “Parâmetros do
Módulo”. É possível escolher apenas uma das opções apresentadas que além de ser
utilizada pelas rotinas de Rateio Contábil também possui aplicações em algumas
situações do cálculo de frete (por exemplo, no cálculo do Frete Viagem).

Tipo de Geração

A geração dos rateios e movimentos contábeis dentro do Gestão de Frete Embarcador


pode ser realizada de duas formas: on-line, ou seja, realizada automaticamente pelo
sistema nos eventos determinados; ou batch, ou seja, em lote, sob demanda dos
usuários por intermédio da execução de uma rotina destinada a essa finalidade. Esse
parâmetro não tem influência sobre a integração com o ERP. Recomenda-se a opção
batch apenas nos casos em que houver necessidade em aumentar o desempenho da
rotina de Cálculo de Frete.

Data do Último Fechamento

Deve conter o último dia do último período contábil encerrado no software ERP.
Impede que sejam criados ou alterados dados com repercussão contábil nos períodos
já encerrados. Deve ser informada logo após a conciliação dos dados referentes Gestão
de Frete Embarcador. O parâmetro encontra-se na pasta “Mov. Contábil” do programa
“Parâmetros do Módulo”.

Cadastros

O processo “Provisão e Contabilização de Fretes” possui dois cadastros básicos: Contas


Contábeis e Centros de Custo. No cadastro de Centros de Custo é possível selecionar as
Contas Contábeis as quais está relacionado.

Configuração

Para atribuir as contas contábeis e centros de custo aos rateios de frete são utilizados
dois cadastros como fonte de parametrização: Contas por Filial e Contas para Rateio.
No cadastro de Contas por Filial devem ser informadas para cada filial as contas
contábeis e os centros de custo para lançamento do valor dos impostos do frete que
permitem crédito: ICMS, PIS e COFINS. No cadastro de Contas para Rateio devem ser
informados a conta contábil e o centro de custo de cada combinação de informações
parametrizadas como níveis de rateio. Nos níveis em que apenas as exceções possam
ser cadastradas utilizasse o caractere asterisco para indicar que qualquer valor atende
o agrupamento de informações dos níveis de rateio. No Cadastro de Contas para
Rateio só é possível informar contas contábeis e centros de custo ativos e relacionados
entre si. O Centro de Custo por sua vez, é uma informação opcional e pode ficar em
branco, caso esse dispositivo contábil não seja utilizado pelo Embarcador.

Geração dos Rateios, Movimentos e Lançamentos Contábeis

Nos Documentos de Carga o rateio do frete para provisão é gerado automaticamente


pelo sistema, quando o tipo de geração é on-line, durante o cálculo de frete.

Nos Documentos de Frete o rateio do frete para contabilização é gerado


automaticamente pelo sistema, quando o tipo de geração é on-line, após a aprovação
da conferência do documento de frete, pelo sistema ou pelo usuário.

Nos Contratos com Autônomos o rateio do frete para contabilização é gerado


automaticamente pelo sistema, quando o tipo de geração é on-line, após a impressão
do contrato.

Em todos esses casos, após a geração dos rateios de frete, o sistema consolida as
linhas de rateio com o mesmo par conta contábil e centro de custo para criar os
Movimentos Contábeis. Cada conjunto de linhas de rateio consolidadas dá origem a
um Movimento Contábil de despesa de frete. Se o Cálculo ou Documento de Frete
indicar que há possibilidade de crédito de ICMS e/ou PIS e COFINS, também são
gerados Movimentos Contábeis com o valor desses impostos, os quais serão
subtraídos do valor da despesa de frete correspondente. A conta contábil e o centro
de custo utilizados no movimento contábil dos impostos a recuperar são
parametrizados no cadastro de Contas por Filial. A conta contábil e o centro de custo
utilizados no movimento contábil da despesa de frete são parametrizados no Cadastro
de Contas para Rateio.

Na confirmação da Pré-fatura e na aprovação da Fatura o sistema faz uma nova


consolidação de dados contábeis, dessa vez somando os valores dos Movimentos
Contábeis dos Cálculos de Frete da Pré-fatura e dos Documentos de Frete da Fatura
que possuam o mesmo par conta contábil e centro de custo.

Valores Contábeis

Se o Cálculo ou Documento de Frete indicar que há possibilidade de crédito de ICMS


e/ou PIS e COFINS, também são gerados Movimentos Contábeis com o valor desses
impostos. Nesse caso os Movimentos Contábeis de despesa serão realizados com valor
do frete menos o valor dos impostos que dão direito a crédito.

Quando o Cálculo de Frete possui alguma das características a seguir o sistema indica
que não haverá crédito de ICMS:

- Transportador autônomo
- Tipos de Tributação: Isento/Não Tributado ou Outros
- Pelo menos um Documento de Frete com uso “Uso/Consumo” associado

Quando o Documento de Frete possui alguma das características a seguir o sistema


indica que não haverá crédito de ICMS:
- Tipos de Tributação: Isento/Não Tributado ou Outros
- Pelo menos um Documento de Frete com uso “Uso/Consumo” associado

Quando o Cálculo de Frete possui alguma das características a seguir o sistema indica
que não haverá crédito de PIS e COFINS:

- Transportador autônomo
- Pelo menos um Documento de Frete com uso “Uso/Consumo” associado

Quando o Documento de Frete possui alguma das características a seguir o sistema


indica que não haverá crédito de ICMS:

- Pelo menos um Documento de Frete com uso “Uso/Consumo” associado

Nos Contratos com Autônomo não há incidência de ICMS e não há possibilidade de


crédito de PIS nem COFINS.

Exceções do Rateio de Frete

É possível indicar que determinados itens do Documento de Carga devem ser


desconsiderados pela rotina de Rateio Contábil. Dessa forma é possível atribuir o valor
do frete apenas aos itens que são efetivamente os geradores da contratação do
serviço de transporte. Essa situação é utilizada, por exemplo, para que não seja
atribuído valor de frete a brindes e bonificações, pois mesmo compondo a carga em
peso e volume, geralmente somente são enviados aos clientes em função da venda de
outros produtos. Para utilizar esse recurso deve-se indicar por intermédio do campo
“Rateio Ctb” quais itens do Documento de Carga não devem participar do Rateio
Contábil do frete.

Resumo da Geração das Informações Contábeis

Entidade Gerada Entidade de Origem Evento (on-line) Finalidade


Rateio de Frete Documento de Carga Cálculo do Frete Provisão
Rateio de Frete Documento de Carga Aprovação Doc. Frete Contabilização
Movimento Contábil Documento de Frete Aprovação Doc. Frete Contabilização
Movimento Contábil Contrato com Autônomo Impressão Contrato Contabilização
Movimento Contábil Cálculo de Frete Cálculo do Frete Provisão
Lançamento Contábil Pré-fatura Confirmação Pré-fatura Provisão
Lançamento Contábil Contrato Autônomo Impressão Contrato Contabilização
Lançamento Contábil Fatura de Frete Aprovação Fatura Contabilização

Exemplo de Rateio de Frete

Parâmetros

Parâmetro Opção
Critério de Rateio Valor da Carga
Grupo Contábil 1 Filial
Grupo Contábil 2 Item
Grupos Contábeis de 3 a 7 Nenhum
Cadastro de Contas para Rateio

Campo Registro 1 Registro 2 Registro 3


Grupo 1 (Filial) 01 01 01
Grupo 2 (Item) Item A Item B *
Grupo 3 a 7 (Nenhum) * * *
Conta Contábil CT001 CT001 CT002
Centro de Custo CC001 CC002 CC002

Cadastro de Contas por Filial

Campo Registro 1
Filial 01
Conta ICMS a Recuperar CT101
Centro de Custo ICMS a Recuperar CC001
Conta PIS a Recuperar CT102
Centro de Custo PIS a Recuperar CC001
Conta COFINS a Recuperar CT103
Centro de Custo COFINS a Recuperar CC001

Documento de Frete

Nr. Doc. Frete Total Frete ICMS Cred. ICMS PIS COFINS Cred. PIS/COFINS
000.222 100,00 12,00 Sim 2,00 1,00 Sim

Documentos de Carga do Documento de Frete

Nr. Doc. Carga Código Valor Total Rat. Ctb. % Rateio


000001 ITEM A 1000,00 Sim 40,00
000001 ITEM B 500,00 Sim 20,00
000002 ITEM A 500,00 Sim 20,00
000002 ITEM C 250,00 Sim 10,00
000002 ITEM D 250,00 Sim 10,00
TOTAL 2500,00 100,00

Durante a aprovação da conferência do Documento de Frete são geradas as seguintes


informações:

Rateios Contábeis dos Documentos de Carga

Documentos Grupos
Carga Frete 1 2 3-7 Frete ICMS PIS COFINS Conta CC
000001 000222 01 A 40,00 4,80 0,80 0,40 CT001 CC001
000001 000222 01 B 20,00 2,40 0,40 0,20 CT001 CC002
000002 000222 01 A 20,00 2,40 0,40 0,20 CT001 CC001
000002 000222 01 C 10,00 1,20 0,20 0,10 CT002 CC002
000002 000222 01 D 10,00 1,20 0,20 0,10 CT002 CC002
Movimentos Contábeis do Documento de Frete

Docto Tipo de Transação Valor Conta CC


000222 Despesa 51,00 CT001 CC001
000222 Despesa 17,00 CT001 CC002
000222 Despesa 17,00 CT002 CC002
000222 ICMS 12,00 CT101 CC001
000222 PIS 2,00 CT102 CC001
000222 COFINS 1,00 CT103 CC001

Considerando o Documento de Frete com número 000.223 exatamente igual ao


anterior sendo relacionados a uma única Fatura de Frete com o valor de R$ 200,00. Na
aprovação da Fatura serão gerados pelo sistema os seguintes Lançamentos Contábeis:

Conta CC Valor Tipo Lancto


CT001 CC001 102,00 DB
CT001 CC002 34,00 DB
CT002 CC002 34,00 DB
CT101 CC001 24,00 DB
CT102 CC001 4,00 DB
CT103 CC001 2,00 DB

Contabilização como Custo ou Despesa

O sistema permite configurar se os Documentos de Frete e Contratos de Autônomos


serão considerados pelo ERP como despesas (quando o frete decorre de uma operação
de venda) ou custos (quando o frete decorre de uma operação de compra de insumo).
Essa parametrização é realizada no cadastro de Tipos de Documento de Carga, dessa
forma é possível indicar, por exemplo, que o frete de Nota Fiscal de Saída deve
provisionar e contabilizar como despesa e que o frete de uma Nota Fiscal de Compra
deve gerar informações para o cálculo do preço médio dos produtos no ERP. Se o
Documento de Frete ou Contrato com Autônomo possuir pelo menos um Documento
de Carga com tipo que contabilize por custo, o sistema permitirá sua integração como
Nota de Rateio no módulo Recebimento do ERP. Também é possível indicar que
determinados Tipo de Documento de Carga não geram nenhuma informação contábil
no Gestão de Frete Embarcador, para isso, todos os Documentos de Carga do
Documento de Frete ou Contrato com Autônomo devem estar parametrizados dessa
forma. A regra descrita é aplicada ao campo Tipo de Contabilização do Documento de
Frete e do Contrato com Autônomo, podendo ser alterada pelo usuário conforme
necessidade.

Log do Rateio Contábil

Durante o Rateio Contábil de Frete é gravado no diretório de log indicado nos


Parâmetros do Módulo (pasta Cálculo de Frete) um arquivo de log com a memória de
cálculo de cada rateio efetuado. Para consultar o log de rateio deve-se utilizar o
programa Log de Cálculo pela opção Consultas/Cálculo de Frete.
Geração em Lote

Quando parametrizada a geração dos Movimentos Contábeis com a opção “Batch”,


deve-se utilizar os programas Gerar Provisões (no menu em
Atualizações\Movimentação\Contabilização) e Gerar Contabilizações (no menu em
Atualizações\Movimentação\Contabilização). Essas rotinas também podem ser
utilizadas para refazer o Rateio Contábil quando há alteração na parametrização das
contas contábeis, dos centros de custo ou do critério de rateio. Nos recálculos de frete,
cancelamento de Pré-faturas e Contratos não há necessidade de intervenção do
usuário, pois o Rateio de Frete é refeito pelo sistema nesses próprios eventos. Quando
um Documento ou Fatura de Frete são alterados o rateio de frete volta à situação
anterior à aprovação desses documentos para serem refeitos após a nova aprovação.

Restrições ao Provisionamento

A geração de Pré-faturas é vetada aos Transportadores Autônomos e tampouco é


possível efetuá-la para Documentos de Carga que ainda não tenham seu frete
calculado, por isso, não é possível provisionar:

-os fretes realizados por Autônomos;

-os fretes sobre compras e outras entradas cujo Documento de Carga ainda não tenha
sido digitado no sistema; e

-os fretes de Documentos de Carga que não tenham sido relacionados a um Romaneio.

Estornos de Provisões

A realização do estorno das provisões pode ser é realizada por intermédio do


cancelamento da Pré-fatura e em seguida sua integração com o módulo Contas a Pagar
do ERP. Para baixar a provisão em função da realização da despesa a Pré-fatura
correspondente deve estar vinculada a uma Fatura de Frete e esta deve ser integrada
com sucesso com o módulo Contas a Pagar do ERP.

Integração com ERP

Na integração com o ERP os lançamentos contábeis da Pré-fatura, Fatura de Frete e


Contrato com Autônomo serão relacionados ao respectivo título a pagar como Rateio
Contábil do Título, indicando as contas contábeis para lançamento a débito. A conta de
saldo do transportador x espécie de título, parametrizada no ERP, receberá o
lançamento da contrapartida na ocasião da baixa do título. No Gestão de Frete
Embarcador é possível determinar, por intermédio do programa Parâmetros do
Módulo (pasta Integrações), uma espécie ou natureza de título para cada uma das três
entidades a serem integradas com o módulo Contas a Pagar. Veja mais detalhes no
curso Integrações do Frete Embarcador. A eventual provisão e a contabilização dos
impostos a recolher (retidos) serão realizadas pelo software ERP por intermédio dos
Títulos gerados no módulo Contas a Pagar.
Consultas

É possível consultar as informações contábeis geradas pelo sistema por intermédio dos
seguintes programas:

Consulta de Entidade relacionada Programa


Documentos de Carga Rateios de Frete GFEC040
Documentos de Frete Movimentos Contábeis GFEC065
Contrato com Autônomo Movimentos Contábeis e GFEC100
Lançamentos Contábeis
Cálculo de Frete Movimentos Contábeis GFEC080
Pré-fatura Lançamentos Contábeis GFEC055
Fatura de Frete Lançamentos Contábeis GFEC070

Relatórios

Para acompanhamento e demonstração da composição contábil dos Rateios de Frete o


sistema dispõe de dois relatórios: Demonstrativo Contábil e Conciliação Contábil. O
primeiro oferece uma visão das informações com base nas contas contábeis e centros
de custo os quais receberão os lançamentos de frete no ERP. O segundo deve ser
utilizado como apoio no fechamento dos controles de frete do período, pois indica as
pendências, diferenças e potenciais inconsistências das informações com impacto
contábil no Gestão de Frete Embarcador.

Fechamento contábil

Como parte da rotina de fechamento contábil, geralmente mensal, recomenda-se o


seguinte procedimento em relação do Controle de Fretes:

Para o Provisionamento de Fretes:

- verificar se todos os cálculos de frete gerados no período foram relacionados a pré-


faturas;
- verificar se todas as pré-faturas foram integradas com sucesso como Provisão de
Pagamento no módulo Contas a Pagar do ERP;
- verificar se todos os cancelamentos de pré-faturas foram integrados com sucesso
gerando o estorno da Provisão de Pagamento no módulo Contas a Pagar do ERP;
- verificar a necessidade de cancelamento de Pré-faturas que não foram relacionadas a
Fatura de Frete por falhas de procedimento ou não realização da Prestação de Serviço
de Transporte.

Para a Contabilização:

- verificar se todos os Documentos de Frete foram aprovados na conferência e


integrados com sucesso como Documento Fiscal no módulo Fiscal do ERP;
- verificar se todos os Documentos de Frete com contabilização de Custos foram
aprovados na conferência e integrados com sucesso como Notas de Rateio no módulo
Recebimento do ERP;
- verificar se todos os Documentos de Frete foram relacionados a Faturas de Frete;
- verificar se as Pré-faturas foram relacionadas às Faturas de Frete para que na
integração com módulo Contas a Pagar do ERP as Provisões correspondentes às Pré-
faturas tenham sido baixadas;
- verificar se todas as Faturas de Frete foram aprovadas na conferência e integradas
com sucesso como Título a Pagar no módulo Contas a Pagar do ERP;

Os demais procedimentos de conciliação contábil podem ser realizados pelo módulo


Contas a Pagar do ERP.