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Diully Soares Cândido Gonçalves

GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS NA ADMINISTRAÇÃO


PÚBLICA EM MINAS GERAIS

Trabalho apresentado como requisito


parcial para aprovação na disciplina
Introdução à Arquivologia, do curso
de Arquivologia, da Escola de Ciência
da Informação, da Universidade
Federal de Minas Gerais, ministrada
pelo prof. Adalson de Oliveira
Nascimento.

BELO HORIZONTE
2015
SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO ......................................................................................................... 2

2 GESTÃO DE DOCUMENTOS: TEORIA DAS TRÊS IDADES ................................ 4

2.1 O Arquivo Público de Minas Gerais e a responsabilidade de gestão


documental no Estado ................................................................................................. 5

3 CONCLUSÕES ........................................................................................................ 8

REFERÊNCIAS ........................................................................................................... 9
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1 Introdução

O presente trabalho tem por finalidade discorrer sobre a gestão de documentos


arquivísticos na administração pública tendo como base a teoria das três idades presente na
obra de Heloísa Liberalli Belloto, Arquivística: objetos, princípios e rumos.
Belloto (2002) define que o objeto intelectual da arquivística fundamenta-se nos
dados que possibilitam a informação, ela se materializa em três objetos físicos: a) o arquivo
(conjuntos documentais produzidos, recebidos, acumulados que, independentemente da
natureza ou do suporte, são reunidos ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas,
públicas ou privadas. Sobre eles a arquivística aplicará sua teoria, metodologia e práticas.
Eles são testemunhos inequívocos da vida de uma instituição ou pessoa); b) o documento em
si mesmo (cada peça documental que compõe o conjunto documental. Conhecendo cada
documento compreende-se a totalidade); c) o arquivo como entidade (a instituição,
metodologias próprias e pontuais para a administração dos seus recursos humanos,
financeiros, materiais e documentais). Diante destes objetos, tem-se que o objetivo da
arquivística é possibilitar acesso à informação arquivística, quer seja sua natureza jurídica,
administrativa, ou funcional; produzida por ente público, privado, ou pessoa física. Sua
relevância se fundamenta na importância de sua aplicabilidade nos processos decisórios,
testemunhais, históricas e culturais. À arquivística cuida-se da teoria (o que é), metodologia
(como tratar) e a prática (aplicação da teoria e metodologia) na gestão dos arquivos.
O Dicionário brasileiro de terminologia arquivística descreve arquivo como:
1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade
coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas
atividades, independentemente da natureza do suporte. 2 Instituição ou
serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a
conservação e o acesso aos documentos. 3 Instalações onde funcionam
arquivos. 4 Móvel destinado à guarda de documentos. (ARQUIVO
NACIONAL, 2005, p. 27).

No levantamento de conceito de documento de arquivo há uma convergência para


a descrição de que são aqueles produzidos e/ou recebidos por pessoa física ou jurídica,
pública ou privada, no exercício de suas atividades específicas, constituindo elementos de
prova ou de informação, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos
documentos. Neste contexto, o Conarq (2014, p. 19-20) ressalta que uma correspondência,
uma fotografia, um mapa, um selo, um filme, um e-mail e as páginas de um website são
documentos arquivísticos na medida em que trazem informações produzidas e recebidas no
decorrer das atividades de quem as criou, servindo como fonte de comprovação dessas
atividades.
A Constituição Federal dispõe no parágrafo 2º do artigo 216, que: “Cabe à
administração pública, na forma da Lei, a gestão da documentação governamental e as
providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitarem”. Já a Lei Federal n.
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8.159 de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados, versa em seus artigos iniciais que:
1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a
documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à
cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e
informação.
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de
caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu
interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em
documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de
responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à
segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5º - A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos
públicos na forma desta Lei. (BRASIL, 1991).

Portanto o poder público em todas as suas esferas necessita tratar da gestão de


documentos como forma de assegurar acesso, preservar a memória e convergir para o
desenvolvimento cultural e científico no cumprimento de suas funções. Nesse sentido, a Lei
12.527, de 18 de novembro de 2011, mais conhecida como “Lei de Acesso à Informação (LAI)”,
ou “Lei da transparência”, regulamenta o direito constitucional de acesso às informações
públicas, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.
Em Minas Gerais a "Gestão de Documentos" recebeu legislação específica
através da sanção da Lei n. 19.420, de 11 de janeiro de 2011, cujo artigo 5º conceitua gestão
de documentos como "o conjunto de procedimentos e operações técnicas relativas à produção,
à classificação, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos, em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou a seu recolhimento para guarda
permanente”. (MINAS GERAIS, 2011). A partir daí, pode-se dizer que houve grandes marcos
como a criação de instrumentos de gestão de documentos, constituição de comissões de
avaliação de documentos arquivístico (CPAD), além de publicações que embasam essa
temática.
Jardim (1987, p. 39) afirma que as características da administração pública no
Brasil contribuem, por motivos histórico-culturais, que a informação governamental - espinha
dorsal do seu desempenho - seja mal produzida, mal utilizada, mal disseminada e geralmente
eliminada ou conservada sem critério pela própria administração pública.
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2 Gestão de Documentos: teoria das três idades

A atividade de "Gestão de Documentos" tem sua origem em meados da década


de 1940 durante a II Guerra Mundial e foi idealizada por Solon Justus Buck do NARA (National
Archives and Records Administration), sendo que essa metodologia "constava da elaboração
de tabelas de temporalidade, de autorização continua para eliminação de documentos e da
criação de depósitos de armazenagem temporária de baixo custo (records centers). Já o termo
"gestão de documentos" foi criado pelos arquivistas canadenses, tradução literal do inglês
"records manegement", é o conjunto de medidas e rotinas, visando à racionalização e à
eficiência na criação, na manutenção, no uso, na avaliação e na destinação final dos
documentos de arquivo" (CRUZ, 2013, p. 19-20).
Neste contexto, Belloto (2002) discorre sobre a teoria das três idades,
sistematizada pelos norte-americanos nos anos 70 do século XX, como ponto de chegada
dos estudos arquivísticos, que estabelece uma ponte entre a documentação de gestão e
aquela destinada a preservação para fins de pesquisa. A autora denominas as três idades
como: 1) arquivos correntes: primeira idade/guarda corresponde à produção do documento,
sua tramitação, finalização de seu objetivo. O conteúdo desse documento, o chamado valor
primário, coincide com as razões de sua criação. São utilizados com maior frequência e por
isso precisa assegurar acesso rápido à informação; 2) arquivos intermediários: transferência
do documento da primeira à segunda idade e indica o fim de seu valor primário, ou seja, já
terminaram os direitos produzidos por sua criação. Tornam-se semiativos, podendo,
entretanto, ser usados dentro de seu valor primário, mas por razões mais jurídicas que
administrativas; 3) arquivos permanentes: recolhimento de documentos do arquivo
intermediário para o arquivo permanente. Neles o conjunto de documentos é custodiado em
caráter definitivo, em função do seu valor secundário (refere-se à possibilidade de uso dos
documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados). O
documento passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a
própria administração. São conjuntos documentais produzidos/recolhidos por unidades
administrativas e/ou pessoas físicas passam a “conviver” uns com outros: constituindo-se em
fundos.
Belloto (2002) ressalta que a aplicação da “teoria das três idades” é importante na
medida em que economiza espaço, tempo, pessoas e equipamentos; racionalizam a guarda
e preservação dos acervos documentais; garantem resposta imediata e precisa às questões
impostas pela administração; garantem o recolhimento aos arquivos permanentes dos
documentos que devem ser conservados definitivamente.
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2.1 O Arquivo Público de Minas Gerais e a responsabilidade de gestão


documental no Estado

Criado em Ouro Preto pela Lei n. 126, de 11 de julho de 1895 o Arquivo Público
Mineiro (APM), tinha como atribuições receber, conservar e classificar os documentos
referentes ao direito público, à legislação, à administração, à história e geografia e às
manifestações do movimento científico, literário e artístico do Estado. Era responsável, ainda,
pelo recolhimento, guarda e classificação de pinturas, esculturas e mobiliário de valor artístico
ou histórico. Atualmente é uma superintendência da Secretaria de Estado de Cultura tendo
por finalidade orientar o processo de gestão, executar o recolhimento, a guarda e a
preservação e promover o acesso ao acervo arquivístico do Poder Executivo do Estado de
Minas Gerais e dos documentos privados de interesse público.
O APM tem seu acervo constituído de documentos públicos, referentes à
Administração Pública de Minas Gerais produzidos desde o século XVIII, período colonial
brasileiro até o século XXI e de origem privada, de interesse público e social, por maio de
manuscritos, impressos, mapas, plantas, fotografias, gravuras, filmes, livros, folhetos e
periódicos. Dispõe, ainda, de biblioteca especializada em história de Minas Gerais e
arquivologia e coleção de obras consideradas raras ou preciosas, publicadas entre os séculos
XVI e XX.
Com a promulgação da Lei n. 19.420, em 11 de janeiro de 2011, que estabelece
a política estadual de arquivos, é atribuído ao APM a responsabilidade pela implementação e
acompanhamento das ações do Estado relacionadas com a produção, a classificação, o uso
a destinação, o acesso e a preservação de arquivos públicos e privados considerados de
interesse público e social. Nesse sentido, destaca-se, na estrutura do APM, a Diretoria de
Gestão de Documentos como responsável por planejar e coordenar programas de gestão de
documentos da administração pública estadual, conforme Decreto n. 45.789, de 01 de
dezembro de 2011, Seção XV - Do Arquivo Público Mineiro. Dentre suas atribuições cita-se
estabelecer, em conjunto com as diretorias de Arquivos Permanentes e de Conservação de
Documentos, as políticas de recolhimento de documentos da administração estadual e de
aquisição de arquivos privados. Outra importante atribuição é a provisão aos órgãos estaduais
de instrumentos normativos concernentes à produção, tramitação, organização, uso e
avaliação dos documentos. Para isso, os orienta na elaboração do plano de classificação, que
visa a organização dos arquivos correntes, bem como da tabela de temporalidade e à
destinação dos documentos. Por meio desta diretoria o APM presta assessoria técnica aos
órgãos estaduais, no processo de análise, avaliação e seleção de documentos produzidos e
recebidos, tendo em vista sua destinação para guarda permanente ou eliminação daqueles
destituídos de valor probatório e informativo, portanto não recolhidos pelo APM. Visando a
interlocução do APM com os órgãos do Estado neste processo é previsto no artigo 12º da Lei
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19.420 a criação de comissões de avaliação de documentos de arquivo (CPAD) em cada


unidade administrativa dos órgãos e dos Poderes do Estado, nas entidades por ele
constituídas, bem como nas entidades privadas prestadoras de serviço público, sob a
coordenação do Arquivo Público Mineiro (APM). O parágrafo único reforça que tais comissões
elaborarão os instrumentos técnicos de gestão de documentos, os quais serão submetidos à
aprovação das instituições arquivísticas competentes, em Minas Gerais, o APM.
Entre 1999 e 2006, algumas iniciativas de elaboração de planos de classificação
e de tabelas de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades finalísticas
foram efetivadas de modo pontual, com o objetivo de solucionar problemas de destinação de
massas documentais acumuladas nos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual.
Destaca-se o Decreto 40.187, de 22 de dezembro de 1998, que dispõe sobre a aprovação do
Plano de Classificação de Documentos da Administração Pública do Estado de Minas Gerais,
os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela de
Temporalidade a ser adotada para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes
da Rede Estadual de Arquivos Públicos.
Em 2007, a Superintendência Central de Governança Eletrônica da Secretaria de
Estado de Planejamento e Gestão (SEPLAG) verificou a necessidade da elaboração de
instrumentos de gestão de documentos para implementação de sistema informatizado nos
diversos órgãos do Estado de Minas Gerais. Buscou-se, então, a parceria com o Arquivo
Público Mineiro, superintendência da Secretaria de Estado de Cultura, para conduzir vinte
órgãos da administração direta do Poder Executivo do Estado na elaboração dos planos de
classificação e tabelas de temporalidade e destinação de documentos de arquivo para suas
atividades finalísticas, em complemento ao Plano de Classificação e à Tabela de
Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo para as atividades meio já
oficializadas em 1998.
Em 2013, com a publicação do Decreto n. 46.398, de 27 de dezembro de 2013,
foi instituído os instrumentos de gestão de documentos no âmbito da Administração Pública
do Poder Executivo, quais sejam: o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e
Destinação de Documentos de Arquivo, referentes aos documentos concernentes às
atividades-meio (dão suporte à consecução de suas funções ou atividades específicas) e às
atividades finalísticas (desenvolvidas em decorrência das competências para atuar em
determinada função ou atividade estatal, especificadas na legislação). A partir daí, todos os
órgãos e entidades devem utilizar estes instrumentos em relação à gestão dos documentos
de suas atividades-meio. E aqueles que não participaram do projeto de elaboração dos
instrumentos de gestão de documentos, deverão desenvolver os planos de classificação e
tabelas de temporalidades e destinação de documentos relacionados a suas atividades
finalísticas, por meio de sua Comissão Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivo
(CPAD), com a orientação do Arquivo Público Mineiro. Já a eliminação de documentos só
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pode ser realizada com autorização do Arquivo Público Mineiro, nos termos dos arts. 11 e 13
da Lei n. 19.420/2011.
Por meio destes instrumentos aplica-se a teoria das três idades, isto é, o plano de
classificação agrupa os documentos de acordo com a função/atividade/transação que lhes
deu origem e a tabela de temporalidade cumpre os prazos de guarda e destinação final fixados
pelo instrumento.
Isto posto, a gestão de documentos da administração pública de Minas Gerais é
avalizada pelos instrumentos que nortearão seus documentos arquivísticos em fase corrente,
intermediária, ou permanente.
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3 Conclusões

As instituições arquivísticas públicas brasileiras, geralmente, são organizações


voltadas quase exclusivamente para a guarda e acesso de documentos permanentes, de
“valor histórico”, ignorando a gestão dos documentos correntes e intermediários produzidos
pela administração pública. Do ponto de vista jurídico, apesar dos dispositivos legais
favorecidos pelos princípios da Constituição de 1988, a ausência de políticas públicas de
informação limita significativamente as possibilidades de acesso do cidadão à informação
governamental. (JARDIM, 1999, p. 22; 24).
Por outro lado, SILVA (2008, p. 13-15; 45) considera a informação arquivística
governamental um recurso estratégico para a tomada de decisões na administração pública
e para a consolidação do direto do cidadão, portanto sua preservação é de vital importância
para o desenvolvimento individual e da sociedade. No entanto, a atual diversidade de suporte
e a proliferação dos meios de produção, controle, armazenamento e disseminação da
informação cria a necessidade de sua gestão com atuação efetiva de um profissional da
informação. Ressalta-se que o autor define informação arquivística governamental como
aquela produzida, recebida e acumulada pelo Estado em razão de suas competências e
atividades próprias e específicas de governo em função das estruturas administrativas e
burocráticas existentes para o alcance de seus objetivos.
Alicerçada no arcabouço legal elencado neste texto, conclui-se que a importância
e o dever da administração pública em executar a gestão documental a fim de garantir a
proteção especial a documentos de arquivos, assume total relevância na atualidade,
principalmente após a Lei de Acesso à Informação. Em Minas Gerais houve avanço na base
legal que instituiu a gestão de documentos e seus instrumentos, Plano de Classificação e
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo. Porquanto não basta
sancionar leis que tratam da gestão de documentos para garantia de acesso à informação se
na prática as ações não forem executadas. À vista disto, tem-se um vasto campo para futuras
leituras e pesquisas, a fim de aprofundar esta temática no que tange a aplicação destes
instrumentos na administração pública no Estado.
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Referências

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Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232 p. (Publicações Técnicas; 51).

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivística: objetos, princípios e rumos. São Paulo:


Associação de Arquivistas de São Paulo, 2002. 41p.

BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil. Brasília, DF: Senado Federal,


1988.

BRASIL. Lei n. 8.159, de 9 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial, Brasília, 10 jan. 1991, Seção I.

BRASIL. Lei n. 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações


previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da
Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no
11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá
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CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Criação e desenvolvimento de arquivos


públicos municipais: transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania.
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2014. 151 p.

CRUZ, Emília Barroso. Manual de gestão de documentos. 2. ed. rev. e atual. Belo
Horizonte: Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais, Arquivo Público Mineiro, 2013.
146 p. (Cadernos Técnicos do Arquivo Público Mineiro, n. 3).

JARDIM, José Maria. O Conceito e a prática da gestão de documentos. Acervo, Rio de


Janeiro, v. 2, n. 2, p. 35-42, 1987. Disponível em:
<http://www.arquivonacional.gov.br/media/v.2,n.2,jul.dez.1987.pdf>. Acesso em: 11 jun.
2015.

JARDIM, José Maria. Transparência e opacidade do estado no Brasil: usos e desusos da


informação governamental. Niterói: EdUFF, 1999. 239p.

MINAS GERAIS. Decreto n. 40.187, de 22 de dezembro de 1998. Dispõe sobre a aprovação


do Plano de Classificação de Documentos da Administração Pública do Estado de Minas
Gerais, os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela de
Temporalidade a ser adotada para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes
da Rede Estadual de Arquivos Públicos. Minas Gerais, Belo Horizonte, 23 de dezembro de
1998.

MINAS GERAIS. Lei n. 19.420, de 11 de janeiro de 2011. Estabelece a política estadual de


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MINAS GERAIS. Decreto n. 45.789, de 01 de dezembro de 2011. Dispõe sobre a estrutura


orgânica da Secretaria de Estado de Cultura – SEC. Minas Gerais, Belo Horizonte, 02 de
dezembro de 2011.

MINAS GERAIS. Decreto n. 46.398, de 27 de dezembro de 2013. Institui instrumentos de


gestão de documentos no âmbito da Administração Pública do Poder Executivo. Minas
Gerais, Belo Horizonte, 28 de dezembro de 2013.

SILVA, Sérgio Conde de Albite. A preservação da informação arquivística


governamental nas políticas públicas do Brasil. Rio de Janeiro: AAB/FAPERJ, 2008. 283
p.