SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y
Corresponde al sistema, asegurar la
unidad, racionalidad, eficiencia, eficacia
de los procesos de abastecimiento de
bienes y servicios en la administración
publica, a través de procedimientos ”.
BASE LEGAL
• Nueva ley de Contratación del
Estado, Reglamento del Decreto
Legislativo Nª 1017
• Decreto Supremo Nª 184-2008-
EF
• Ley del Presupuesto Publico
para el año 2017
PROCESOS TECNICOS
Catalogación, registro de proveedores,
programación, registros y control,
adquisición, recuperación de bienes,
almacenamiento, mantenimiento,
seguridad integral y distribución.
PRINCIPIOS
• Moralidad: honradez, veracidad,
tangibilidad, equidad, justicia y
probidad.
• Libre Competencia: No
regulaciones que la limiten o
impidan
• Imparcialidad: criterios objetivos
• Eficiencia: prevalece el
contenido sobre la forma
• Transparencia: accesibilidad de
los postores a las calificaciones
• Economía: austeridad
• Vigencia: empleo en la definición
de la especificación
• Tecnología: técnica,
conocimientos técnicos idóneos
y actualizados
• Trato justo e igualitario a todos
los contratistas: igualdad de
oportunidades
CRITERIO DE ECONOMIA EN LA
CONTRATACION DE SERVICIOS
En su sentido más amplio economía en
la gestión de un entidad pública,
significa, administración recta y
prudente de los recursos públicos. Es
decir, orden en el gasto presupuestal,
ahorro de trabajo, dinero, buena
distribución de tiempo.
La adquisición económica implica,
adquirir bienes y/o servicios, en calidad
y cantidad apropiada, y al menor costo
posible.
Corresponde a la administración,
impartir las políticas necesarias, que
permitan al personal encargado de los
procesos de adquisición de bienes y
prestación de servicios adoptar la
aplicación del criterio de economía en
sus actividades.
UNIDAD DE ALMACEN
Significa que todos los bienes que
adquiera la entidad deben ingresar a
través de almacén, aun cuando la
naturaleza física de los mismos requiera
su ubicación directa en el lugar o
dependencia que lo solicita.
Los ambientes asignados para el
funcionamiento de los almacenes,
deben estar adecuadamente ubicados.
Las personas a cargo del almacén
tienen la responsabilidad de acreditar en
documentos, su conformidad con los
bienes que ingresan .
Hay bienes que por sus características
especiales tienen que ser almacenados
en otras instalaciones.
TOMA DE INVENTARIO FISICO
La toma de inventario, es un proceso
que consiste en verificar físicamente los
bienes con que cuenta cada entidad.
Para efectuar una adecuada toma física
de inventarios, es necesario que la
gerencia o quien haga sus veces, emita Debe diseñarse y ejecutarse programas
previamente por escrito, procedimientos de mantenimiento preventivo.
claros y sencillos.
La contratación de servicios de terceros
El personal que interviene en la toma de para atender necesidades de
inventarios físicos, debe ser mantenimiento.
independiente de aquellos que tienen a
ACCESO, USO Y CUSTODIA DE LOS
su cargo el registro y manejo de los
BIENES
activos, salvo para efecto de
identificación. Acceso, es la facultad que tienen las
personas autorizadas para poder utilizar
Las diferencias que se obtengan
los bienes de una dependencia y/o
durante el proceso de inventario de
ingresar a sus instalaciones.
bienes y conciliación con la información
contable, deben investigarse. Los servidores que laboran en una
determinada dependencia deben ser los
El Auditor Interno, debe participar en
únicos autorizados para utilizar los
calidad de observador, para evaluar la
bienes asignados.
adecuada aplicación de los
procedimientos establecidos. Es necesario establecer por escrito, la
responsabilidad de custodia de los
BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
bienes de activo fijo.
La baja de bienes, es un proceso que
CONTROL SOBRE VEHICULOS
consiste en retirar del patrimonio de la
OFICIALES DEL ESTADO
entidad
Debe cautelarse que los vehículos de
Obsolescencia técnica :Inoperancia de
propiedad de la entidad, sean utilizados
los bienes, producidos por los cambios y
exclusivamente en actividades oficiales,
avances tecnológicos.
salvo autorización expresa del titular.
Daño y/o deterioro: Desgaste o
PROTECCION DE BIENES DE ACTIVO
afectación de los bienes debido al uso
continuo. Deben establecerse procedimientos
para detectar, prevenir, evitar y extinguir
Pérdida, robo y/o :Inexistencia del bien
las causas que pueden ocasionar daños
por la vulnerabilidad de los controles, y/o
o pérdidas de bienes públicos.
circunstancias
DOCUMENTOS FUENTES QUE
Sustracción fortuitas.
EMITE
Destrucción :Afectación de los bienes
- Orden de Compra - Guía de
por causas ajenas al manejo
Internamiento
institucional, (inclemencias del tiempo,
- Orden de Servicio
actos de violencia, etc.).
- Planilla de Viáticos
MANTENIMIENTO DE BIENES DE - Planilla de Movilidad
ACTIVO FIJO - Planilla de Propinas
- Planilla de Racionamiento
El mantenimiento de activos fijos, es el
- Pedido Comprobante Salida de
conjunto de acciones que adopta la
Almacén (PECOSA)
administración en forma preventiva,
- Nota de Entrada a Almacén
para garantizar el funcionamiento
normal, y/o prolongar la vida útil de los
mismos.
SISTEMA NACIONAL DE TESORERIA USO DEL FONDO FIJO PARA CAJA
CHICA
UNIDAD DE CAJA
Es aquel constituido , con carácter único
La unidad de caja consiste en centralizar
por dinero en efectivo de monto fijo
la totalidad de los recursos financieros
establecido de acuerdo a las
de la entidad y ponerlos a disposición de
necesidades de la entidad.
la Tesorería.
REPOSICION OPORTUNA DEL
MANEJO DE FONDOS DEL TESORO
FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO
PUBLICO
Y DEL FONDO FIJO PARA CAJA
Sub-cuenta del Tesoro Publico , es CHICA
aquella que se apertura en el Banco de
La reposición oportuna consiste en
la Nación como parte de la cuenta única
reiterar una suma igual a los gastos
N° 000-004456 del Tesoro Publico.
efectuados , de acuerdo a lo
FACULTAD PARA EL MANEJO DE determinado , en su caso, en las
CUENTAS Y SUBCUENTAS Normas Generales de Tesorería NGT-
BANCARIAS 05 Y NGT-06, previa verificación de la
documentación sustentatoria.
La facultad para el manejo de cuentas y
sub- cuentas bancarias , consiste en ARQUEOS SORPRESIVOS
autorizar a uno o mas funcionarios a
Consisten en comprobar en cualquier
asumir la presentación de la entidad
momento si el saldo en libros esta de
ante el Banco de la Nación.
acuerdo con la existencia de fondos y
APERTURA DE CUENTAS Y valores.
SUBCUENTAS BANCARIAS
TRANSFERENCIAS DE FONDOS
- La apertura de cuentas y sub-
Consiste en el traslado de recursos
cuentas bancarias es la acción
financieros de una cuenta a otra
que le corresponde efectuar a
mediante cartas – ordenes.
cada entidad para dar inicio al
manejo de fondos a través de MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA EL
cheques. GIRO DE CHEQUES Y TRASLADO DE
- La apertura de cuentas y sub- FONDOS
cuentas se efectuará
Medidas de seguridad son el conjunto
exclusivamente en el Banco de
de procedimientos utilizados por la
la Nación.
entidad con la finalidad de proteger sus
USO DEL FONDO PARA LOS PAGOS recursos financieros contra ciertos
EN EFECTIVO riesgos previstos.
El fondo para Pagos en Efectivo es CHEQUES A NOMBRE DE LA
aquel constituido, con carácter único , ENTIDAD
por dinero en efectivo con recursos del
Cheques a nombre de la entidad son
Tesoro Publico de monto variable o fijo
aquellos que identifican
establecido de acuerdo a las
nominativamente a la entidad como
necesidades de la entidad.
única beneficiaria del monto girado.
CAMBIO DE CHEQUES PERSONALES SERVICIOS BANCARIOS PARA
RECAUDACIÓN Y PLAZO DE
Cambiar un cheque personal significa
DEPOSITOS
hacer efectivo el importe del mismo
utilizando los recursos de la entidad . Se puede celebrar convenios de
recaudación con otras entidades
USO DEL SELLO FECHADOR
financieras que sean supervisadas por
“PAGADO”
la Superintendencia de Banca y
El sello fechador “pagado” es el Seguros, asegurando el acceso
instrumento de control que, estampado oportuno y adecuado a la infrmación.
en un documento indica el haberse
Los depósitos se realizaran dentro de un
cancelado una obligación.
plazo no mayor de 24 horas.
CONCILIACION DE SUB-CUENTAS
PROCESO DE EJECUCION DEL
BANCARIAS DEL TESORO PUBLICO
GASTO
Conciliación bancaria consiste en
COMPROMISO.- La fase del
determinar la concordancia de los
compromiso se registrara en el SIAF-
saldos , según libros, de las sub-cuentas
SP, de acuerdo con las normas y
bancarias componentes de la cuenta
procedimientos establecidos,
única N° 000-004456 del Tesoro Publico
consignando un número de registro en
a una fecha dada con los que se
los documentos fuente como Recibos
desprenden del estado bancario,
de Ingreso, Ordenes de Compra
proporcionado por le Banco de la Nación
Solicitudes de Servicio etc
, a la misma fecha.
DEVENGADO
ACTA DE CONCILIACION DE LAS
CUENTAS DE ENLACE  Documentos de pago
reconocidos por la SUNAT.
Es la conformidad de Saldos de las
Cuentas conciliadas entre la Entidad y  Planillas de Remuneraciones,
la Dirección Nacional del Tesoro Pensiones
Público.
 Recibos de servicio publico.
DETERMINACIÓN Y PERCEPCIÓN DE
 Servicios No Personales.
LOS INGRESOS PÚBLICOS
 Notas de Cargo Bancarios.
La determinación de los Ingresos
Públicos se realiza sobre la base de la  Resoluciones, etc.
norma legal que autoriza la percepción
o recaudación de los fondos, debiendo DEL PAGO
establecerse el monto, el concepto, e El pago se extingue, parcial o
identificar al deudor, fecha etc. totalmente, en el momento que se haya
Registros en los R/I., Papeletas de recepcionado a través del SIAF, las
deposito, notas de abono, tickets, B/V. autorizaciones de Giro y Pago
Facturas etc. correspondiente, en el caso de los
fondos administrados y procesados a
SIAF través de la DNTP.
INGRESOS:Estimado,
determinado,recaudado.
EGRESOS:compromiso,
devengado,girado-pagado.
TRATAMIENTO DE LA MEJOR APLICACIÓN DE INTERESES POR
FECHA, Y AUTORIZACIÓN DE GIRO PAGOS INDEBIDOS O EN EXCESO Y
VIÁTICOS NO UTILIZADOS
Es aquella en la cual vence la obligación
contraída y en la que según la  En pagos indebidos se aplicara
naturaleza de la obligación, se debe la tasa de intereses Legales
realizar el pago del Gasto Devengado. efectiva que publica la
Superintendencia de Banca y
El giro se realizara a nombre del
Seguros .
beneficiario registrado en el Sistema en
la Fase del Devengado.  El dinero recuperado se deposita
utilizando el T-6 , aparte de los
OBLIGACIÓN DE U.E.DE PAGAR
intereses.
REMUNERACIONES Y PENSIONES A
TRAVÉS DE CUENTAS…  Por los viáticos no utilizados se
efectuara la retención a través
Es obligatorio que las U.E. efectúen el
de la Planilla de Rem.
pago de remuneraciones y pensiones y
de las Especificas del gasto aprobado USO EXCEPCIONAL DE
por la D.N.P.P.mediante abonos en DECLARACIÓN JURADA PARA
cuentas bancarias individuales SUSTENTAR GASTOS
aperturadas en el Banco de la Nación o
La declaración Jurada se utilizara como
en otra Institución Bancaria del Sistema
documento sustentatorio de gastos
Financiero Nacional
cuando se trate de casos, lugares o
OBLIGACIÓN DE PAGO A LOS conceptos por los que no sea posible
PROVEEDORES CON ABONO EN obtener comprobantes de Pago
SUS CTAS. BANCARIAS. aceptados por la SUNAT.
Para cumplir esta obligación se
solicitara al Proveedor su Codigo de
Cuenta Interbancario (CCI).
Este requisito se debe precisar en las
Bases de los procesos de selección que
se convoquen.
PAGO MEDIANTE CHEQUES
EMISIÓN DE CARTAS ORDEN,
REPROGRAMACIONES
 Cumplir con las formalidades
establecidas en la Ley de títulos
valores, como:
 Suscripción mancomunada por
parte de los funcionarios
acreditados.
 Numeración e impresión de la
frase “No negociable”
 Se utilizaran cheques en forma
excepcional.