ENSAYO

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje tratado en la

presente guía, realice un ensayo en el cual exponga su posición frente a
la siguiente pregunta: ¿Es necesario realizar seguimiento y medición a
los procesos, productos y servicios de la entidad para lograr la mejora
del sistema de gestión de la calidad? Sustente su punto de vista,
utilizando argumentos relacionados con la NTC GP 1000

¿Es necesario realizar seguimiento y medición a los procesos, productos

y servicios de la entidad para lograr la mejora del sistema de gestión de
la calidad?

El seguimiento a los procesos es vital para medir la calidad y la satisfacción a los

clientes especialmente en cuando las entidades públicas deben ser garantes de
los derechos de los ciudadanos, pues al final ellos son parte importante del
sistema integrado de gestión pública, las evaluaciones y mediciones son
necesarias en la mayoría de entornos competitivos y productos pues son la mejor
manera de conseguir hacer un seguimiento a un proceso, en el caso que atañe al
control interno y a los sistemas de gestión de calidad, cabe mencionar que la
mayoría de las instituciones basan sus progresos estadísticamente, por ello el
sistema de gestión de calidad en este caso la NTCGP-1000 en una empresa
constituye su capital intelectual, es decir el saber hacer soportado en el papel
adquiriendo con ello la experiencia, por lo tanto su preservación es importante
pues es un conocimiento logrado este sin lugar a dudas se podría perder, ya que
hay varias razones muy importantes que tiene la documentación para un sistema
de gestión de calidad.

la mejora de la norma técnica garantiza en el sector publico la estandarización de

los procesos, es algo que se debe documentar debidamente pues en ella se
basan los insumos de un sistema de calidad y es con ella que se evidencia en un
proceso de certificación y satisfacción de los clientes , la NTCGP 1000 cuando es
implementada y cumplida a cabalidad garantiza a la empresa pública que las
personas ejecuten los procesos de acuerdo a como están escritos, por lo que se
hace necesario que recordemos que estandarizar un proceso es establecer un
nivel de operación que se debe mantener para lograr los resultados esperados.

Por cuanto la planificación organizacional en cualquier nivel de la organización al

implementar un sistema de calidad brinda unos los elementos importantes como lo
son las acciones, los recursos y el tiempos estamos direccionando o enfocando a
las personas a cargo a lograr alcanzar los objetivos y metas propuestas, de igual
manera la documentación ayuda a mantener el enfoque y la disciplina hacia los
objetivos del sistema.
Con el control de las actividades realizadas y el enfoque en la norma técnica , se
puede básicamente garantizar que la información contenida en formatos
diligenciados durante los procesos y servicios se puede usar para medir los
procesos adems de ser suministrar evidencia o soporte de la realización de
determinadas actividades porque los registros nos permiten conocer y evaluar la
gestión realizada.

Cabe resaltar que las auditorias de los sistemas de gestión de una empresa se
basan en los documentos que se tengan bajo registro y control, por cuanto estos
representan los criterios de auditoría y los registros representan las evidencias de
auditoría, y de la comparación de estos dos tipos de documentos se establecen
los hallazgos de auditoría que pueden ser fortalezas o debilidades del sistema.

El mejoramiento de procesos nos permite mejorar los procesos consistentemente

ya que la documentación debe servir a los procesos y no los procesos servir a los
documentos, con esto llamo la atención a no generar documentación que pueda
entorpecer los procesos, porque un proceso bien diseñado debe tener un buen
flujo documental.

Por cuanto es de anotar que la necesidad de administrar y hacer el seguimiento a

los registros en las organizaciones conlleva al ordenamiento constante de la
forma de organizar este importante recurso a hechos que los estudiosos del tema
definieran muchos sistemas de la forma correcta de la organización o
administración documental.