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Auditoria II
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Antología
Evaluación de la asignatura.
1. Se realizará a través de un examen totalizador.
Actividades de aprendizaje:
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN.
Bibliografía............................................................................................................
INTRODUCCION
que sin duda alguna van ligadas en su ejecución para alcanzar los objetivos
propuestos por la organización.
1.1. Concepto.
De lo anterior se desprende que los cuatro objetivos básicos del control interno
son:
a). La protección de los activos de la empresa.
b). La obtención de información veraz, confiable y oportuna.
c). La promoción de eficiencia en la operación del negocio.
d). Que la ejecución de las operaciones se adhiera a las políticas establecidas por
la administración de la empresa.
función es una tarea importante que se ejecuta dentro de cada ciclo. A su vez, la
importancia de cada ciclo se centraliza en que el procedimiento administrativo sea el
correcto y exista un control apropiado de las transacciones que se efectúan.
Por otra parte, y desde el punto de vista del auditor externo, la identificación
de los ciclos de las transacciones le permitirá programar en mejor forma su revisión y
evaluar los procedimientos administrativos implantados en la empresa.
1. Ciclo de tesorería.
2. Ciclo de ventas y cuentas por cobrar.
3. Ciclo de compras y cuentas por pagar.
4. Ciclo de sueldos y prestaciones.
5. Ciclo de producción.
6. Ciclo de informes financieros
El ciclo de ventas y cuentas por cobrar se refiere a las funciones de: recibir y
aceptar pedidos por mercancías, autorización de créditos, envío de la mercancía,
facturación, registro de cuentas por cobrar, devoluciones de mercancías por los
clientes, autorización de rebajas y descuentos por pronto pago.
El control interno deberá estar estructurado de tal forma que proporcione una
custodio de los activo o elementos patrimoniales de la empresa.
La salvaguarda de los datos y registros contables, para que las cuentas anuales o
estados contables de síntesis que se elaboren en base a los mismos sean
efectivamente representativos, y constituyan una imagen fiel de la realidad
económica-financiera de la empresa.
El acceso a cada una de las áreas de la empresa estará diseñada por la
administración, buscando mantener una estrecha relación entre cada una de
ellas, pero identificando las actividades de cada área.
Las formas y documentos de control, lugares y procedimientos de proceso, debe
permitirse únicamente de acuerdo con las políticas adecuadas establecidas por la
administración.
1.3.1. Organización.
1.3.2. Procedimientos.
Al objeto de comprobar que el control interno cumple los cometidos para los
cuales fue diseñado, han de ser practicados, por parte de los auditores interno o una
oficina de control separada del departamento de contabilidad, determinados
procedimientos de control rutinarios, a saber:
Los elementos de esta área son cuatro: entrenamiento, con sus programas
autoridad e información adecuada, personal capacitado y recursos suficientes para
llevar a cabo su función.
Personal incluye:
Entrenamiento, con sus programas respectivos.
Eficiencia, con la idea de alentar al desempeño del personal.
Moralidad, base primordial sobre la que descansa el control interno.
Retribución, adecuada a planes de incentivos, pensiones y prestaciones para
despertar cooperación y lealtad hacia la empresa.
1.3.4. Supervisión.
1.3.5. Metodología para el estudio y evaluación del control interno por ciclo de
transacciones.
Procedimiento recomendado.
Para el desarrollo de dicha metodología se recomiendan los procedimientos
generales que se detallan en los párrafos siguientes:
Planeación:
a). Los ciclos de los cuales se pueden agruparse las transacciones de la entidad.
b). El flujo de las transacciones a través del sistema de contabilidad.
c). Los objetivos específicos de control que se relacionan con las áreas donde exista
riesgo de que ocurran errores o irregularidades, ya sea en el flujo de las
transacciones o en el manejo de los activos.
d). Los procedimientos o técnicas que se han establecido para alcanzar los objetivos
específicos de control.
Preparación del programa de trabajo.
Cuando el contador público prepara el programa de trabajo con el objeto de
efectuar pruebas de cumplimiento que le permitan opinar sobre el sistema de
control interno contable, debe considerar que aunque la naturaleza de las
pruebas no varia respecto a las utilizadas en una auditoria de estados financieros,
el objetivo específico del trabajo s distinto y, por lo tanto, el alcance y oportunidad
de los procedimientos puede variar.
Evaluación de resultados.
Una vez llevado a cabo el trabajo descrito el contador público deberá aplicar
su juicio profesional con el objeto de evaluar los resultados de su revisión.
Papeles de trabajo.
Como parte del proceso de documentación de su trabajo, el auditor dejará
evidencia en sus papeles de la planeación efectuada, los programas de trabajo, las
pruebas llevadas a cabo, las conclusiones a las que llegó, etc., así como de las
afirmaciones de la administración mencionadas en párrafos anteriores, las cuales
normalmente deberán documentarse en una carta de declaraciones de la
administración que deberá contener los conceptos comentados anteriormente.
2. GUIA PARA EL ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO DEL
CICLO DE INGRESOS
2.1. Generalidades.
Asientos contables comunes. Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los
siguientes asientos contables:
Ventas.
Costo de ventas.
Ingresos de caja.
Devoluciones y rebajas sobre ventas.
Descuentos por pronto pago.
Provisiones para cuentas de cobro dudoso.
Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables.
Gastos de comisiones.
Creación de pasivos por el impuesto a las ventas.
Provisiones para gatos de garantía.
Formas y documentos importantes:
Pedidos de clientes.
Ordenes de venta y embarque.
Conocimiento de embarque.
Facturas de venta.
Notas de crédito por devoluciones y rebajas sobre ventas.
Avisos de remesas de clientes.
Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes.
De autorización.
D procesamiento y clasificación de transacciones.
De verificación y evaluación.
De salvaguarda física.
Una vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo
de ingresos, es necesario identificar qué técnicas de control interno utiliza la empresa
para lograr dichos objetivos, y el riesgo que existe si dichas técnicas no logran
parcialmente estos objetivos.
En los criterios de selección de clientes que utilizan las empresas, estas deben
especificar estándares para los clientes potenciales respecto a asuntos tales como
los siguientes:
Correcciones de comisiones.
4. Los procedimientos del proceso de ciclo de ingresos deben estar de acuerdo con
políticas adecuadas establecidas por la administración.
19. Deben verificare y evaluarse en forma periódica los saldos de cuentas por
cobrar y las transacciones relativas.
Cajas fuertes, gabinetes cerrados con llave, biblioteca segura de cintas de discos
magnéticos, almacenaje externo de reserva para registros de archivos de
computador, y para programas y otra documentación relativa.
Custodia controlada y prenumeración de formas importantes.
Segregación d responsabilidades y restricción de acceso.
Auditorias internas periódicas de cumplimiento.
Archivo de firmas del personal autorizado.
Una vez que el auditor ha decidido estudiar y evaluar el control interno del
ciclo de ingresos, deberá proceder como ya se mencionó anteriormente, a identificar
las funciones que forman el ciclo, los objetivos de control interno aplicables a cada
función y a preparar la documentación de los procedimientos de proceso de cada
función.
3.1. Generalidades.
Debido a que en casi todas las empresas las funciones relacionadas con la
nómina son distintas de las funciones de compra, esta comisión ha considerado
conveniente mostrar separadamente dichas funciones para facilitar la revisión del
control interno del ciclo de egresos.
De autorización.
Procesamiento y clasificación e transacciones.
De verificación y evaluación.
De salvaguarda física.
Una vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo
de compras, es necesario identificar que técnicas de control interno utiliza la empresa
para lograr dichos objetivos y el riesgo que existe si dichas técnicas no logran
parcialmente estos objetivos.
4. Todos los pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos deben efectuarse
de acuerdo a políticas adecuadas establecidas por la administración.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
Conciliación del total de cheques firmados con los totales autorizados.
Uso de firmas mancomunadas.
Política para evitar la firma de cheques en blanco o al portador.
Designación del personal autorizado por personal por parte del consejo de
administración.
Utilización de cuentas bancarias de uso específico.
10. Todos los pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos, deben basarse en
un pasivo reconocido y prepararse con exactitud.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
Procedimiento establecido para anular cheques.
Uso de máquina protectora de cheques.
Comprobación del importe de cheque contra la cuenta por pagar.
Verificar que el importe del cheque coincida con documentación consistente entre
sí.
13. Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben
aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada proveedor
y acreedor.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
Revisión de la aplicación correcta de los códigos en los documentos fuentes.
Revisión de la aplicación contable a las cuentas correctas de proveedores y
acreedores.
Rotar las labores del personal de contabilidad.
18. El acceso a los registros de compras, recepción y pagos, así como a las formas
importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente
de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
4.1. Generalidades.
Hojas de costos.
De autorización.
De procesamiento y clasificación de transacciones.
De verificación y evaluación.
De salvaguarda física.
Una vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo
de producción, es necesario identificar que técnicas de control interno utiliza la
empresa para lograr dichos objetivos y el riesgo que existe si dichas técnicas no
logran parcialmente estos objetivos.
Clara exposición de qué partidas son capitalizables tanto por su concepto como
por su importe, y periódicamente en que los mínimos para capitalización deben
modificarse.
Establecimiento por escrito de los métodos de actualización del valor en libros de
los inmuebles, maquinaría y equipos.
Especificación de los formatos de los informes que producirá el sistema y a quién
estarán dirigidos.
Estos objetivos tratan de todos aquellos controle que deben establecerse para
asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e
informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a
éstas. Los objetivos para el ciclo de producción son:
7. Establecer y mantener procedimientos de proceso del ciclo de producción de
acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
8. Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes para usar recursos que se ajusten a
políticas adecuadas establecidas por la administración.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
Procedimiento documentados para indicar, revisar y aprobar solicitudes para usar
recursos.
Formas importantes prenumeradas y la correspondiente rendición de cuenta de
tales formas.
Archivos de firmas autorizadas.
Inspección periódica de las formas usadas, para ver que estén debidamente
completadas y con firmas autorizadas.
13. Los costos de los materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la
producción así como su distribución contable deben calcularse correcta y
oportunamente.
14. Los costos de las mercancías compradas y la distribución contable de tales
costos deben calcularse correcta y oportunamente.
15. La depreciación de inmuebles, maquinaria y equipo y la amortización de otros
costos diferidos y la distribución contable correspondiente deben calcularse
correcta y oportunamente.
Ejemplo de técnicas para lograr los objetivos 13 y 14.
Revisiones periódicas y actualizaciones de los costos estándar utilizados para
valuar el inventario y la producción.
Validación en la computadora y/o técnicas para determinar si incluyen todos los
costos que se deben llevar al inventario en base uniforme con la del periodo
anterior.
Archivos de costos estándar computarizados, que transfieren automáticamente
los costos de inventario de un lugar de trabajo a otro.
Procedimiento estándar para los cortes diarios o de final del periodo.
Sistema computarizado para el control de materia primas o producción en
proceso que esté totalmente integrado con los sistemas de cuentas por pagar y
nóminas, tales sistemas aplican automáticamente las compras o salidas de
materiales y de mano de obra órdenes de trabajo o a producción a medida que se
va incurriendo en el costo de materiales o de mano de obra.
Procedimiento establecido para añadir, cambiar o eliminar información de las
bases de datos, y técnicas para proteger su integridad.
22. En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para los costos
de los materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la producción,
los costos de las mercancías producidas; depreciación de inmuebles,
maquinaría, equipo y amortización de otros costos diferidos, ventas y otras
disposiciones de propiedades y ajustes relativos.
23. Los asientos contables de producción deben resumir y clasificar las
transacciones de cuerdo con el plan de la administración.
Ejemplo de técnicas para lograr los objetivos 22 y 23:
Uso de un catálogo de cuentas que contenga una descripción de las
transacciones que deben afectar cada cuenta.
Instrucciones escritas de codificación.
Procedimientos escritos para solicitar y aprobar cambios en la clasificación de las
cuentas.
Asignación de la responsabilidad de cada cuenta a un empleado en particular.
Presupuestar e informar de acuerdo con la misma clasificación de cuentas.
Uso de pólizas fijas y verificación de su total elaboración en cada periodo.
25. Deben verificarse y evaluarse periódicamente las bases de datos, los saldos de
inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo, y otros costos diferidos y las
actividades de transacciones relativas.
Restricciones de acceso.
Dispositivos de detección y prevención.
Investigación inicial y periódica de los custodios.
Seguro y fianza de fidelidad.
Archivos de firmas del personal autorizado.
Almacenaje oportuno de bienes.
Personal independiente para control de faltantes.
Control de llaves.
Procedimientos sistemáticos de almacenamiento
Examen de los materiales de desperdicio y residuos antes de disponer de ellos.
5.1. Generalidades.
Enlace con otros ciclos. Podemos distinguir los siguientes enlaces con otros ciclos:
Desembolso de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería.
De autorización.
De procesamiento y clasificación de transacciones.
De verificación y evaluación.
De salvaguarda física.
Una vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo
de nóminas, es necesario identificar que técnicas de control interno utiliza la empresa
para lograr dichos objetivos, y el riesgo que existe si dichas técnicas no logran
parcialmente estos objetivos.
6.1. Generalidades.
Funciones típicas.
Relaciones con sociedades financieras y de crédito.
Relaciones con accionistas.
Administración del efectivo y las inversiones.
Acumulación, cobro y pago de intereses y dividendos.
Custodia física del efectivo y los valores.
Administración de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios.
Administración y vigilancia de duda (principal e intereses).
Operaciones de inversión y financiamiento.
Administración financiera de planes de beneficio a empleados.
Administración de seguros.
Una vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo
de tesorería, es necesario identificar que técnicas de control interno utiliza la
empresa para lograr dichos objetivos y el riesgo que existe si dichas técnicas no
logran parcialmente estos objetivos.
11. Los productos de las inversiones en valores deben informarse con exactitud y
en forma oportuna.
12. Las cantidades adecuadas a, o por inversionistas y acreedores, así como la
distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y
registrarse como activos o pasivos en forma oportuna.
13. Cuando los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren que
se efectúen cambios a los valores de las inversiones, estos cambios deben
calcularse con exactitud y registrarse en forma oportuna.
14. Las cantidades adeudadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se
invierte, corredores, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse,
concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
15. Las cantidades adeudadas por inversionistas, deudores, corredores,
entidades que invirtieron en la empresa, y otros, y los ajustes relativos deben
clasificarse, concentrarse e informarse, correcta y oportunamente.
16. Los recursos obtenidos, los productos de esos recursos (intereses y
dividendos), las entregas de los mismos y los ajustes relativos, deben aplicarse
correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada inversionista y
acreedor.
17. Las compras y ventas de inversiones, los productos de las inversiones y los
ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas
apropiadas de cada una de las entidades en que se invierte.
18. Deben preparase asientos contables por las cantidades que se adeudan, o a
cobrar de inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores y
otros y por los ajustes relativos.
19. Los asientos contables de tesorería deben concentrar y clasificar las
transacciones, de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
20. La información para determinar bases de impuestos derivados de las
actividades de tesorería deben producirse correcta y oportunamente.
22. El acceso al efectivo y los valores debe permitirse únicamente de acuerdo con
políticas establecidas por la administración.
23. El acceso a los registros de accionistas, de tenedores de deuda y de
inversionistas, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de
proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por
la administración.
7.1. Generalidades.
Muestreo de atributos.
Muestreo de variables.
Muestreo de atributos.
El muestreo de atributos es aquel cuyo objetivo es estimar la frecuencia (en
porcentaje) conque ciertas características se presentan en el universo, teniendo
como base la frecuencia que se observe en la muestra examinada.
Muestreo de atributos.
Datos generales del ejemplo:
Metodología.
Los pasos a seguir para la aplicación del muestreo de atributos con base en el
ejemplo anterior, son los siguientes:
Cheques con falta dela orden de compra autorizada los cuales representan el 3%
del universo.
Cheques que carecían de la factura original que representan el 1% del universo.
Cheques que no incluían entrada al almacén que representa el 1% del universo.
Cheques con problemas de distribución y registro contable que representan el
0.5% del universo.
Cuadro 1
Estimación del tamaño de la muestra
Nivel de confianza de 95%
Porcentaje de .0 .5 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 8.0 9.0 10.0 Tamaño de
error esperado la muestra
5.9 9.2 12.1 14.8 17.4 19.9 50
3.0 4.7 6.2 7.6 9.0 10.3 11.5 12.8 14.0 15.2 16.4 100
2.0 5.1 7.8 10.3 12.7 15.0 150
1.5 2.4 3.2 4.6 5.9 7.2 8.4 9.6 10.8 11.9 13.1 14.2 200
Error tolerable 1.2 4.2 6.7 9.1 11.5 13.7 250
1.0 2.6 4.0 5.2 6.5 7.6 8.8 10.0 11.1 12.2 13.4 300
.9 3.8 6.2 8.6 10.9 13.1 350
.8 1.6 2.3 3.6 4.9 6.1 7.2 8.4 9.5 10.6 11.8 12.9 400
.7 3.5 5.9 8.2 10.5 12.7 450
.6 2.1 3.4 4.6 5.8 7.0 8.1 9.2 10.3 11.4 1.25 500
.6 3.3 5.7 8.0 10.2 12.4 550
Para efectos del ejemplo se consideró como el primer cheque el séptimo. Los
primeros 5 cheques serían: 1531, 1546, 1561, 1576 y 1591 de los cuales mostramos
la cédula de revisión más adelante.
Después de realiza los pasos que se mencionan, lo único que restaría por
hacer sería la aplicación de procedimientos de auditoria a la muestra, determinar los
errores y evaluar los resultados obtenidos, como se muestra en el cuado 2.
Cuadro 2
Revisión de atributos de los cheques
seleccionados
Distribución.
No. De registro Fecha Concepto Importe Orden de Factura Registro Y
cheque contable compra original contable
autorizada
1531 3-I-X5 Compra de materia prima. 1,500,000 / / / /
1546 4-I-X5 Atención a clientes. 25,000 n/a X n/a /
1561 6-I-X5 Energía eléctrica. 370,000 n/a / n/a X
1576 8-I-X5 Compra de gas. 4,257,375 X / n/a /
1591 10-I-X5 Gastos de importación. 870,400 / / n/a /
No. De errores en cada atributo 6 2 - 1
Si la investigación del origen de errores se observa que puede ser por fallas
en control interno podrían existir la necesidad de ampliar las pruebas sustantivas
para determinar correctamente el ajuste necesario.
Cuadro 3
Evaluación de los resultados nivel de confianza de 95%.
Metodología.
Los pasos a seguir en la auditoria del renglón de inventarios con base en los
datos anteriores serían los siguientes:
para este ejemplo el factor de Poisson (es el factor que representa la probabilidad
que ocurra un número de veces un evento en forma aleatoria en un intervalo) y con
base en la tabla mostrada en el apéndice III se resuelve en la siguiente formula:
n = 25,000,000 x 6.30
500,000
n = 315
25,000,000 = 79,365
315
Para obtener los importes a probar se empieza con una partida seleccionada
al azar (puede ser seleccionando los números de un billete o cualquier otra técnica al
azar) y posteriormente se va adicionando el intervalo.
Error 1 2 3 4 5 6
Valor en libros Valor según (1-2) (3+1) * (4x5)
auditoria Dif. (-) error factor de Contribución de
equivalente Poisson error
0 1.00 3.00 3.00
1 120,000 110,000 10,000 .08 1.74 .139
2 70,000 30,000 40,000 .57 1.74 .992
3 300,000 500,000 (200,000)
4
5
8.1. Objetivo.
Bibliografía
Directorio
Elaborado por:
L.C.P. Mario Hernández de la Cruz
Docente de la Universidad de Sotavento.
Sistema Semiescolarizado Villahermosa.