Grupo de proceso de Monitoreo y Control

del Proyecto
PUBLICADO POR HMD PROJECT MANAGERS EL 17/02/2016 |

(Ninguna valoración todavía)



El Grupo de proceso de Monitoreo y Control del Proyecto. (4.4 Monitorear y Controlar los
Trabajos del Proyecto), consiste en hacer un correcto seguimiento de las actividades de los
trabajos que están planificados en el proyecto.

Tenemos la planificación del Proyecto y lo que está ocurriendo en el Proyecto en

realidad. El Project Manager convierte los datos en información, esta información
nos va a permitir tomar decisiones oportunas para aquellos casos donde
tengamos una desviación en nuestro Proyecto.
Índice de contenidos [ocultar]
 1 1.- En qué consiste el Grupo de Proceso de Monitoreo y Control del Proyecto:
 2 1.- Entradas al Grupo de proceso de Monitoreo y Control del Proyecto:
 3 3.- Procesos Integradores del Grupo de proceso de Monitoreo y Control del Proyecto:
 1.- En qué consiste el Grupo de Proceso de Monitoreo
y Control del Proyecto:
 El Grupo de proceso de Monitoreo y Control del Proyecto, está orientado en medir el
desempeño del Proyecto, es decir, comparar lo que está planificado en el Proyecto con lo
que realmente se está ejecutando y, en el caso de identificar algún tipo de problema, hacer
cambios, a través del proceso integrado de cambios,.
 Recopilar, medir y distribuir la información relativa al desempeño del Proyecto, y en
evaluar las mediciones y las tendencias que van a permitir efectuar mejoras en el proceso
del Proyecto.
 El monitoreo continuo del Proyecto permite al equipo de dirección del Proyecto conocer la
salud del proyecto e identificar las áreas que puedan requerir una atención especial
 El control del Proyecto incluye la determinación de acciones preventivas o correctivas
 El Grupo de proceso 4.4 Monitorear y Controlar los Trabajos del Proyecto, da seguimiento,
revisa e informa del avance de los trabajos del Proyecto con el objetivo de cumplir con las
metas estipuladas para el Proyecto (con objetivo de Proyecto).
 El Grupo de Procesos de Monitoreo y control del Proyecto permite a los
Stakeholders comprender el estado actual de los procesos del Proyecto.
 El Grupo de Procesos de Monitoreo y control del Proyecto permite tomar medidas
oportunas frente a una situación concreto que se produzco a lo largo del Ciclo de Vida del
Proyecto.
 El Grupo de Procesos de Monitoreo y control del Proyecto permite hacer proyecciones de
presupuesto, de cronograma y de alcance del Proyecto.
 En resumen el Grupo de Procesos de Monitoreo y control del Proyecto consiste en estar
revisando continuamente el Proyecto, haciendo el seguimiento e informando sobre cómo
van los trabajos del Proyecto.
En líneas generales, el Grupo de Proceso de Monitoreo y Control del
Proyecto está compuesto por aquellos procesos requeridos para realizar
el seguimiento, analizar y dirigir el progreso y el desempeño del Proyecto, dicho de
otra manera, tareas directivas al Grupo de proceso de Monitoreo y Control del
Proyecto.

1.- Entradas al Grupo de proceso de Monitoreo y

Control del Proyecto:
 El proceso 4.4 Monitorear y Controlar los Trabajos del Proyecto, tiene una entrada que es
desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto, no como proceso activo, pero sí como un
proceso que requiera de alguna actualización a causa de algún problema o alguna situación
irregular que requiera cambiar el Plan de Dirección de Proyecto.
 Por otro lado el proceso 4.4 Monitorear y Controlar los Trabajos del Proyecto permite
identificar una solicitud de cambio dado que en cualquiera de las áreas de conocimiento y, a
través de sus informes, hemos identificado un problema, entonces se puede generar una
solicitud de cambio que, después, el proceso 4.5 Realizar el Control integrado de Cambios
del Proyecto va a realizar, este proceso se encarga o se enfoca en centralizar el proceso de
cambio frente a un problema o una situación.
 Otro punto importante es la influencia de la empresa sobre los Proyectos, en este caso las
APO’s y las FAE’s nos pueden influir de forma directa en cómo tenemos que monitorear y
controlar los trabajos del Proyecto.
Cuando hablamos de salidas del proceso 4.4 Monitorear y Controlar los Trabajos
del Proyecto estamos hablando de otros informes de desempeño, una vez
analizada la situación, y lo que nos implicará el dirigir al equipo de Proyecto de
otra manera, hacia otro lugar, gestionar las comunicaciones, controlar otra vez los
riesgos (control de riesgo es otra entrada), y controlar las adquisiciones. Pero ese
es objeto de otro Post del Master en Gerencia de Proyectos.

3.- Procesos Integradores del Grupo de proceso de

Monitoreo y Control del Proyecto:
Mientras vamos ejecutando nuestro Proyecto lo vamos controlando, mientras vamos
desarrollando el equipo de Proyecto también se está controlando, en definitiva, estamos
viendo el desempeño de los trabajos del equipo de Proyecto.
El grupo de proceso 4.4 Monitorear y Controlar los Trabajos del Proyecto, según el PMI y
su certificación PMP, tiene dos procesos integradores:
 4.4 Monitorear y Controlar los trabajos del proyecto.
 4.5 Realizar el Control integrado de Cambios del Proyecto
Dos procesos interactúan e influyen directamente en todas las áreas de conocimiento, para
identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios
correspondientes y aplicarlos al Proyecto.
 Esto lo realizan a través de los procesos de control:

 Controlar los costes del Proyecto.

 Controlar la calidad del Proyecto.
 Controlar las comunicaciones del Proyecto.
 Controlar los riesgos del Proyecto.
 Controlar las adquisiciones del Proyecto.
 Controlar los interesados del Proyecto.
 Controlar el alcance del Proyecto.
 Controlar el cronograma del Proyecto.
Esta integración del Proyecto a través de estos dos procesos permite realizar el
monitoreo del Proyecto, velar que el Proyecto se cumpla según la planificación y
según lo que en las líneas base se estableció y se aprobó en la reunión del “Kick-
Off”.

<< Anterior
Siguiente >>

Enviar un Comentario
Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios
están marcados con *

Grupo de Procesos de
Seguimiento y Control
by
6 omgarciaz@gmail.com | May 6, 2015 | Dirección de Proyectos |

Hemos llegado al cuarto de los 5 Grupos de Procesos de la

Dirección de Proyectos. En nuestros más recientes artículos, hemos
hablado acerca de los procesos necesarios para iniciar, planificar y
ejecutar un proyecto. Hoy ha llegado el momento de hablar de los
procesos que nos sirven para medir si hay desviaciones entre lo
planeado y lo ejecutado, estos procesos los encontramos en
el Grupo de Procesos de Seguimiento y Control.

El Grupo de Procesos de Seguimiento y Control, de acuerdo

al PMBOK, se compone de aquellos procesos requeridos para
realizar el seguimiento, analizar y dirigir el progreso y el desempeño
del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera
cambios y para iniciar los cambios correspondientes. El beneficio
clave de este grupo de procesos radica en que el desempeño del
proyecto se mide y se analiza a intervalos regulares, a partir de
eventos apropiados o a partir de condiciones de excepción a fin de
identificar variaciones respecto del plan para la dirección del
proyecto.
En otras palabras, los procesos que pertenecen a este grupo son
a los que nos debemos apegar para no tener desviaciones drásticas
con respecto a nuestra planeación inicial. Es bastante común que al
estar ejecutando ciertas actividades nos lleven más tiempo de lo
que planeamos inicialmente. También resulta común que durante
el desarrollo del proyecto se comiencen a solicitar cambios que no
se tenían previstos. Si no llevamos un control del tiempo y el
presupuesto invertido en las actividades planeadas que nos
llevaron más tiempo y en las actividades que resultaron de los
cambios que aceptamos y no teníamos planeadas, es un hecho
que no llegaremos a cumplir con la fecha de entrega y/o
estaremos solicitando más recursos para poder entregar a tiempo.
Retrasar un proyecto resulta sencillo, “un día a la vez”, como
dice Frederick Brooks.
Para controlar el avance de las actividades y evitar problemas de
retraso, es importante conocer los siguientes procesos: Monitorear y
Controlar el trabajo del proyecto, Realizar el control integrado de
cambios, Validar el alcance, Controlar el alcance, Controlar el
cronograma, Controlar costos, Realizar control de calidad,
Controlar las comunicaciones, Controlar los riesgos, Controlar las
adquisiciones y Gestionar los compromisos con los interesados. En
conjunto, estos 11 procesos son los que componen el Grupo de
Procesos de Seguimiento y Control.
Las actividades derivadas de la planeación, por ejemplo el
cronograma, no se deben quedar como documentos que
cumplieron al inicio del proyecto, deben estar presentes al
momento de la ejecución. En cada oportunidad se debe analizar lo
planeado contra lo real y hacer ajustes en caso de ser necesario. No
debemos decirle sí a todos los cambios que nos solicitan y
debemos estar en estrecha comunicación con los interesados del
proyecto para asegurarnos de que los objetivos se van cumpliendo
de acuerdo a lo esperado.
Acercarnos a la fecha límite de entrega no debería ser algo
estresante, siguiendo estos procesos lo podemos tener controlado.
Sobre el autor: Omar García
 El grupo de procesos de cierre
 Escrito porD. GARCÍA

 CategoríasDIRECCIÓN DE PROYECTOS

 Fecha16 JUNIO, 2016

 Comentarios0 COMENTARIOS

5 (100%) 2 votos

El grupo de procesos de seguimiento y control es precedido por el de cierre. Los procesos de este
grupo están orientados a la finalización de todas las actividades para el cierre formal del proyecto,
considerando la PMBOK Guide, elaborado por el Project Management Institute (PMI).
El cierre del proyecto puede llegar con la consecución de
los objetivos planteados en el proyecto, pero también
existe la posibilidad de que estos no sean alcanzados
El cierre del proyecto puede llegar con la consecución de los objetivos planteados en el proyecto,
pero también existe la posibilidad de que estos no sean alcanzados por determinados motivos,
tales como problemas de pagos o inconformidades. La finalización del proyecto implica la
liberación de los recursos con los que cuenta la empresa, que pueden ser destinados a otras
actividades o nuevos proyectos. Esta categoría incluye:
 Cierre del proyecto
 Cierre de las adquisiciones
En el grupo de procesos de cierre se establece la reunión para la conclusión del proyecto, la
declaración del éxito o del fracaso, la transición de la solución para su soporte, la renovación de
los archivos del proyecto, las revisiones de desempeño y la reasignación del equipo de trabajo
tras la finalización y cierre del proyecto. Por su parte, el cierre de adquisiciones incluye las
auditorías de la adquisición, los acuerdos negociados y las actualizaciones de los activos de los
procesos de la organización.

Todo director de proyectos persigue que el grupo de procesos de cierre finalice con el logro de
los objetivos que el proyecto se había planteado. Sin embargo, lamentablemente esto no siempre
sucede, pero la organización siempre cuenta en todo caso a partir de entonces con una liberación
de sus recursos para afrontar nuevos retos.
Grupos de Procesos de Cierre
Grupo de Procesos de Cierre

 Incluye los procesos utilizados para finalizar formalmente todas las actividades de un proyecto o de una fase de u
proyecto,

 Entregar el producto terminado a terceros o cerrar un proyecto cancelado.

El Grupo de Procesos de Cierre incluye los siguientes procesos de dirección de proyectos:

1. Cierre del proyecto: Es el proceso necesario para finalizar todas las actividades de todos los Grupos de Proces
fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del proyecto.

2. Cierre del Contrato: Es el proceso necesario para completar y aprobar cada contrato, incluyendo la resolución d
cualquier tema pendiente y el cierre de cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto.
Grupo de Procesos de
Cierre
by
4 omgarciaz@gmail.com | May 20, 2015 | Dirección de Proyectos |

Hemos llegado al final de nuestra serie de artículos sobre los 5

Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos, y al igual que
como sucede con este Grupo de Procesos que vamos a describir,
este artículo establece el cierre formal.
De acuerdo al PMBOK, el Grupo de Procesos de Cierre son
aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a
través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar
formalmente el proyecto o una fase del mismo.

En un escenario ideal, el cierre del proyecto debe ser un paso

natural después de haber cumplido con los objetivos planeados al
inicio del proyecto. Sin embargo, una vez iniciado el proyecto se
pueden presentar distintos escenarios, como la cancelación
prematura por falta de pagos, por inconformidad de algunos de los
interesados o por objetivos no cumplidos, en fin, para estos casos,
este Grupo de Procesos también establece formalmente el
cierre.
Resulta igual de importante dar inicio a un proyecto, como lo es,
ejecutar las actividades necesarias para elegante y
apropiadamente cerrar el proyecto. Dentro de las actividades
recomendadas para el cierra se encuentran:
• Reunión para concluir el proyecto: Una reunión que incluya
el equipo del proyecto, patrocinador e interesados apropiados para
formalmente concluir proyecto. Esta reunión debe ser una
recapitulación tanto de las acciones que dieron buen resultado,
como las que no.
• Declarar el éxito o fracaso: En ciertas ocasiones es obvio decidir
si un proyecto tuvo éxito o no, pero en otras, es mucho más
complicado. Para ello, es importante definir por adelantado cuáles
son los criterios de éxito.
• Transición de la solución para su soporte: En caso de ser
necesario, se debe realizar una transición a la organización, que
incluya la transferencia de conocimiento al equipo de soporte,
actualización y entrega de la documentación, entre otras cosas.
• Renovación de los archivos del proyecto: Se debe determinar
con la organización, qué materiales del proyecto deberían ser
turnados al equipo de soporte, cuáles destruidos o respaldados.
• Revisiones de desempeño: Resulta adecuado hacer revisiones
de desempeño, tanto al director del proyecto, como a cada uno de
los miembros del equipo.
• Reasignar el equipo de trabajo: Todo miembro remanente del
equipo debería ser reasignado cuando todas las actividades sean
completadas.
Es responsabilidad del director del proyecto revisar toda la
información que con anterioridad se haya generado, derivada de
cada uno de los cierres de las fases del proyecto, con el fin de
asegurarse de que todo el trabajo del proyecto está completo y de
que se han alcanzado los objetivos. El proyecto no se considera
completo hasta que las actividades de cierre sean ejecutadas.
Cerrar un proyecto es más que solo añadir un proyecto más a
nuestra experiencia, es poner punto final, amarrar los cabos sueltos,
hacer evaluaciones del personal, asegurarse de la satisfacción
del cliente. Son lecciones aprendidas que debemos documentar, y
es igual de importante la experiencia aprendida de una decisión
acertada, como de aquellas en las que fallamos.
Sobre el autor: Omar García
El Cierre del Proyecto o la Fase de Proyecto

El Cierre del Proyecto del Master en Gerencia de Proyectos, nos enseña

la manera de cerrar el Proyecto a plena satisfacción del cliente y hacerlo
de manera que se obtenga el máximo provecho de la experiencia
realizada y que el Proyecto no consuma más recursos en el futuro
(garantía)

El Grupo de Procesos de Cierre del Proyecto: está compuesto por aquellos procesos
realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los Grupos de Procesos de la
Dirección de Proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u
otras obligaciones contractuales.
Este Grupo de Procesos: verifica que los procesos definidos se han completado dentro de
todos los Grupos de Procesos a fin de cerrar el proyecto o una fase del mismo, según
corresponda, y establece formalmente que el proyecto o fase del mismo ha finalizado.
En el cierre del proyecto o fase puede ocurrir:
Que se obtenga la aceptación del cliente o del patrocinador para cerrar formalmente el
proyecto o fase.
Que se realice una revisión tras el cierre del proyecto o la finalización de una fase.
Que se registren los impactos de la adaptación a un proceso.
Que se documenten las lecciones aprendidas.
Que se apliquen las actualizaciones apropiadas a los activos de los procesos de la
organización.
Que se archiven todos los documentos relevantes del proyecto en el sistema de información
para la dirección de proyectos para ser utilizados.
Que se cierren todas las actividades de adquisición asegurando la finalización de todos los
acuerdos relevantes.
Que se realice la evaluación de los miembros del equipo y se liberen los recursos del
proyecto.
El cierre del Proyecto, puede suceder por el desarrollo y finalización de los paquetes de
trabajo del Proyecto según lo planificado o por la decisión de cierre parcial del Proyecto, o
porque se decide suspenderlo al no alcanzar los objetivos previstos.
Cerrar el Proyecto o Fase

Cerrar el Proyecto o Fase es el proceso de culminación de todas las

actividades de los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos para
completar formalmente el proyecto o una fase del mismo

El Cierre del Proyecto incluye: los procesos necesarios para finalizar el trabajo definido en
el Plan para la Dirección del Proyecto y entregar todos los entregables que cumplen sus
objetivos a plena satisfacción del Cliente del Proyecto
El beneficio clave de este proceso de dirección de proyectos es que proporciona: Las
lecciones aprendidas del proyecto, la finalización formal del trabajo del proyecto y la
liberación de los recursos de la organización para afrontar nuevos esfuerzos.
Esto incluye todas las actividades planificadas necesarias: para el cierre administrativo del
proyecto o fase + las acciones y actividades necesarias para satisfacer los criterios de
culminación o salida de la fase o del proyecto + las acciones y actividades necesarias para
transferir los productos, servicios o resultados a la siguiente fase o a producción y/u
operaciones.
Las actividades necesarias para: Recopilar los registros del proyecto o fase + auditar el
éxito o el fracaso del proyecto + reunir las lecciones aprendidas del proyecto + archivar la
información del proyecto para su uso futuro por parte de la organización.
Salidas de Cerrar el Proyecto o Fase: Transferencia del producto, servicio o resultado
final + actualizaciones a los activos de los de la organización +documentos de cierre del
proyecto o fase + información histórica.
Cerrar las Adquisiciones del Proyecto

Cerrar las Adquisiciones del proyecto es el proceso de proyecto

encaminado a finalizar cada adquisición del proyecto

El beneficio clave de este proceso es que documenta los acuerdos y la documentación

relacionada para futura referencia.
El proceso Cerrar las Adquisiciones del proyecto también implica actividades
administrativas, tales como finalizar reclamaciones abiertas, actualizar registros para
reflejar los resultados finales y archivar dicha información para su uso en el futuro.
El proceso Cerrar las Adquisiciones del proyecto aborda cada uno de los
contratos aplicables al proyecto o a alguna de sus fases. En proyectos de fases múltiples,
puede suceder que el plazo de vigencia de un contrato sea aplicable únicamente a una fase
determinada del proyecto. En estos casos, el proceso Cerrar las Adquisiciones del proyecto
cierra las adquisiciones aplicables a dicha fase del proyecto.
Las reclamaciones no resueltas pueden estar sujetas a litigio tras del cierre.
Los términos y condiciones del contrato pueden prescribir procedimientos específicos para
el cierre del acuerdo.
La información histórica del Cierre del Proyecto y la proveniente de lecciones aprendidas
se transfieren a la base de conocimientos de Lecciones Aprendidas del Proyecto para su
utilización en futuros proyectos o fases.
Esto puede incluir información sobre incidentes y riesgos, así como sobre técnicas que
funcionaron bien y que pueden aplicarse en proyectos futuros
 << Anterior

Siguiente >>

Enviar un Comentario
Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios
están marcados con *