Procedimiento para realizar respaldo de correos

Consideraciones para el respaldo o backup de correos:

 Debe realizarse cada semana.

 Debe incluir desde el lunes de la semana anterior a las 00:00 horas hasta el domingo de la
misma semana anterior a las 23:59 horas.
 Preferiblemente, debe realizarse entre los lunes a partir de las 22 horas y los martes hasta
las 05 horas. Este intervalo presenta la menor cantidad de eventos e incidencias ocurridas.
 Debe realizarse en todas las laptops del equipo de soporte. La laptop del supervisor, a
diferencia del resto, realizará el movimiento de correos luego de que todas las laptops
hayan realizado el copiado.
 Debe reportarse en la conversación grupal de WhatsApp que el respaldo se está
realizando.

1. Iniciar el software MS Outlook. Dejar que actualice todos los correos.

2. Revisar qué día es hoy.

En este ejemplo, el día de hoy es martes 20/03. Por lo tanto, se necesita realizar el respaldo de
la semana anterior: desde el lunes 12/03 00:00 horas hasta el domingo 18/03 a las 23:59 horas.
3. Primero, se realiza el respaldo de los correos recibidos (inbox). Se selecciona el último correo
del domingo de la semana pasada.

4. Luego se presiona las teclas Shift+Fin para seleccionar desde el último correo del domingo hasta
el primer correo del lunes. La selección de correos aparecerá sombreada en color azul o gris,
dependiendo de la versión de MS Outlook o Windows que se tenga.

5. Después, dar clic derecho al área sombreada en azul o gris. Del menú contextual que aparece
seleccionar las opciones “Mover” y luego “Copiar en una carpeta…”.
6. En el cuadro de diálogo “Copiar elementos”, dentro del árbol de carpetas se selecciona el
archivo “soportesva”, “Bandeja de entrada” y seleccionar “Bandeja de entrada_2018”.
Asegurarse de haber seleccionado esta carpeta verificando que se ha sombreado de azul. Luego
dar clic en Aceptar.

7. Aparecerá una barra de progreso indicando que el respaldo desde el correo hacia el archivo PST
del equipo se está realizando.

8. Segundo, se realiza el respaldo de los correos enviados (sent). Se selecciona el último correo del
domingo de la semana pasada.
9. Luego, al igual que con los correos recibidos, se presiona las teclas Shift+Fin para seleccionar
desde el último correo del domingo hasta el primer correo del lunes. La selección de correos
aparecerá sombreada en color azul o gris. Después, dar clic derecho al área sombreada. Del
menú contextual que aparece seleccionar las opciones “Mover” y luego “Copiar en una
carpeta…”.

10. En el cuadro de diálogo “Copiar elementos”, dentro del árbol de carpetas se selecciona el
archivo “soportesva”, “Elementos enviados” y seleccionar “Elementos enviados_2018”.
Asegurarse de haber seleccionado esta carpeta verificando que se ha sombreado de azul. Luego
dar clic en Aceptar.

11. Aparecerá una barra de progreso indicando que el respaldo desde el correo hacia el archivo PST
del equipo se está realizando.
12. Una vez que todas las laptops del equipo de soporte ya tengan sus correos respaldados, se
moverán los correos hacia la laptop del supervisor. Repetir los pasos del 3 al 11, y en vez de
seleccionar “Mover” y “Copiar en una carpeta…” se debe seleccionar “Mover” y “Otra carpeta”.

13. Finalmente, informar por el grupal de WhatsApp que el backup se ha realizado correctamente.