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UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA

DIRECCION DE INVESTIGACION Y
POSTGRADO
MAESTRIA ADMINISTRACION DE
NEGOCIOS

SISTEMA CONTABLE DE LA UNIDAD DE TRANSPORTE DE LA


EMPRESA CORPOELEC ZONA ANZOATEGUI.

Puerto La Cruz, Mayo 2018


Introducción

En toda organización, las diferentes áreas que la integran, tienen procesos que en
su operación generan flujos de información, los sistemas y sub sistemas la procesan y
al integrarla conforman el sistema de información de la organización. Estos sistemas
integran hardware, software, información y procesos. La información contable está
referida, principalmente, al patrimonio y sus variaciones. Un sistema de información
contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una
entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil
para la toma de decisiones.

Un sistema de información contable ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y


una relación aceptable de costo / beneficio. En el sistema contable de una empresa se
deben ejecutar tres pasos básicos:
1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un
registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos.
2. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades
comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y
diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones.
3. Resumen de la información: para que la información contable pueda ser
utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida.
Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a
varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la
empresa.

Este informe se realizara con el propósito de hacer un análisis del sistema


contable: hardware, software, recursos humanos, formularios, las políticas y normas
contables en un determinado departamento de una organización, determinando así, la
confiabilidad del mismo y sugerir recomendaciones si el caso lo requiere.

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El presente informe consiste en el análisis del sistema contable existente en la
División Estadal de Bienes y Servicios Anzoátegui específicamente en la Unidad de
Transporte de la Empresa Corpoelec, ubicada en la Calle Simón Rodríguez, Edificio
Sede Corpoelec, Piso 1, Puerto La Cruz, Estado Anzoátegui, la cual realiza su función
administrativa mediante la recepción de solicitudes, para gestionar ante los
proveedores las cotizaciones a fin de efectuar la respectiva consulta de precios,
procesos de adquisición (elaboración de informes, especificaciones técnicas) y de
autorizaciones para proceder al pedido respectivo hasta satisfacer dichos
requerimientos.

Para comprender un poco más el sistema contable vigente en la unidad de


transporte es preciso detallar las funciones y/o responsabilidades:

Servicios de Transporte

 Proponer las estrategias y lineamientos asociados a los servicios de


transporte terrestre, suministro de combustible y mantenimiento de
vehículos y equipos especiales.

 Establecer lineamientos para homologar la ejecución de los procesos de


registro, control y transferencia de bienes.

 Gestionar y controlar el registro, identificación, transferencia e inventario,


de los vehículos y equipos especiales.

 Dirigir la planificación del servicio de transporte terrestre.

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 Coordinar la adscripción y asignación de vehículos a las Unidades
organizativas de Corpoelec en la región oriental.

 Mantener actualizado en la plataforma tecnológica, el estado de los


vehículos y equipos especiales.

 Dirigir las operaciones de los planes de contingencia, para la prestación de


los servicios de transporte terrestre, suministro de combustible y
mantenimiento de vehículos y equipos especiales en la región oriental.

 Coordinar el suministro de información de la gestión del servicio de


transporte.

Como podemos observar, los procedimientos administrativos existentes en la


Unidad de Transporte, reflejan los diversos pasos o procesos que son realizados para
la adquisición de repuestos o reparación de vehículos.

Desarrollo y análisis del sistema contable

Hardware y software del sistema contable

El hardware que da soporte al buen funcionamiento del sistema contable de la


Unidad de Transporte de la empresa Corpoelec está compuesto por los siguientes
equipos que conforman una red de micros bajo la arquitectura cliente-servidor
compuesta por:

 Servidor
 Estaciones de trabajo

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 Equipo multifuncional (impresora, escáner, fotocopiadora)
 Red

Software
 Sistema operativo Microsoft Windows
 Navegador internet (Mozilla firefox, Chrome)
 Base de datos
 Microsoft Office 2007 (Word, Power Point, Excel)
 Antivirus
 SAP
 Correo Corporativo
 Plan Operativo Anual - POA
 Informe de Gestión

Recursos humanos

El personal de la Unidad de Transporte está conformado por (01) Jefe de Unidad y


(01) Analista administrativo, cuyas funciones se describen a continuación:

Jefe Unidad de Transporte

 Representa la máxima autoridad.


 Responsable de la gestión administrativa de los procesos ante la Gerencia
Regional y Gerencia Nacional de Bienes y Servicios.
 Revisa aprueba y firma todos los documentos que se originan en la Unidad.
 Mantiene relaciones comerciales con los proveedores y talleres que prestan
servicio a la empresa.
 Organiza los procesos para la consulta de precios.

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Analista Administrativo

 Recibir solicitudes de servicio y emitir órdenes de servicio.

 Iniciar el procedimiento con la inspección del vehículo por parte del personal

mecánico de la empresa

 Levantar acta justificación.

 Elaborar las invitaciones de solicitud de cotizaciones.

 Solicitud y recepción de cotizaciones.

 Elaboración de carta de Buena Pro.

 Elaboración y procesamiento de Solped y pedidos.


 Efectúa el proceso de seguimiento a cada pedido colocado a los proveedores.
 Recepción de factura y nota de entrega.

 Coordina la recepción y entrega de repuestos y vehículos reparados.


 Elaboración de Hoja de Servicio

 Armado de expediente para entregar en la Unidad de Finanzas.

 Elaboración de memorándum para entregar expedientes y facturas en

finanzas.

 Archivo de expedientes.

Formularios

El proceso llevado a cabo implica el siguiente desglose de actividades y por ende


utilización de formularios según las normas de la empresa:

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 Recibir de parte de la unidad solicitante planilla solicitud de servicio con los
datos tanto de la Unidad Organizativa, como los datos del vehículo a saber:
tipo de vehículo, seriales, placa, color, año y modelo, con el detalle del
servicio solicitado, esta planilla debe estar firmada por la Unidad solicitante,
a su vez la Unidad de Transporte debe emitir una Orden de Servicio y enviar
al taller.

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 Organizar con los mecánicos del taller de Corpoelec la revisión, a fin de
realizar un diagnóstico general del vehículo, mediante Acta justificación, (en
este paso si la falla se puede resolver en el taller se resuelve con personal de la
empresa), de presentar una falla de motor, caja, elevadores (cesta), se contacta
con un proveedor para que realice el trabajo.

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 Elaborar invitaciones a los proveedores, solicitando cotizaciones del trabajo
requerido, en la misma se detalla nombre del taller, Rif, servicio requerido,
información del vehículo, así como las condiciones o requisitos exigidos por
la empresa como son: validez de la oferta, tiempo de entrega, garantía del
servicio, forma de entrega y fecha de entrega. Esta invitación debe estar
firmada por el Gerente Regional de Bienes y Servicios Oriental y recibida
(firma y sello) del taller o los talleres invitados.

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 Recepción de cotizaciones, verificar si cumplen con las especificaciones
requeridas, así como revisión y/o análisis de los precios.

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 Elaborar carta de Buena Pro al taller seleccionado en la misma debe detallar:
nombre de la empresa, N° de proceso, servicio requerido, así como numero de
presupuesto, fecha, monto, condiciones de pago y tiempo de entrega, esta
carta la emite y firma la Gerencia Regional de Bienes y Servicios Oriental y
debe ser entregada al taller, el cual debe firmar y sellar en señal de
conformidad.

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 Elaboración Solped y Pedido de Servicio a través del sistema SAP, en el
mismo se transcriben los siguientes datos: N° de acreedor, tipo de pedido,
condiciones de pago, porcentaje de aporte social, descripción del vehículo,
monto del servicio y detalles generales o alcance del servicio, al introducir y
grabar el sistema arroja o asigna un numero al documento.

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 Entrega del pedido de servicio al proveedor: imprimir el pedido y consignar la
firma y sello del Gerente Regional de Bienes y Servicios Oriental, así como
hacer firmar y sellar el documento por parte del proveedor en señal de
conformidad.

 Recepción de la factura y nota de entrega por parte del proveedor, la misma


debe cumplir con los requisitos exigidos por la Unidad de Finanzas.

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 Elaboración de Hoja de Servicio, a través del sistema SAP, a fin de
tramitar ante la Unidad de Finanzas.

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 Conformación del expediente en carpeta identificada con una etiqueta, en la
misma se detalla datos del proveedor (nombre, Rif y numero de acreedor); así
como también número de pedido), adicional a esto la carpeta debe contener
los siguientes recaudos: Pedido, factura, nota de entrega, hoja de servicio,
certificación de disponibilidad, certificación financiera, solicitud de servicio,
acta justificación, invitaciones a los proveedores, carta de buena pro, ficha
técnica del vehículo, informe del taller (antes y después), como recibió el
vehículo y como lo entrega.

 Entrega de expedientes a la unidad de finanzas, a través de un memorándum


detallando: proveedor, numero de pedido, numero de acreedor, numero de
factura, numero de hoja de servicio, monto sin IVA y, fondos por donde se va
a cancelar el servicio.

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 Archivo de expedientes.

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Todas las actividades descritas anteriormente son de gran importancia para la
empresa, ya que refleja el cumplimiento de las normas en cuanto a trámites
administrativos se refiere.

Políticas y normas contables

 Código de comercio
 Ley de licitaciones
 Norma para tramites SAP
 Clasificador de gastos
 Niveles de aprobación

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CONCLUSIONES

La empresa Corpoelec tiene como principal objetivo prestar un eficaz servicio de


distribución y venta de energía eléctrica, por eso es de gran importancia mejorar los
procesos que implican la gestión del sistema contable, ya que es un factor clave para
lograr el funcionamiento cabal de la empresa.

De acuerdo al informe realizado al sistema contable de la Unidad de Transporte


zona Anzoátegui de la Corporación Eléctrica Nacional, S.A. Corpoelec, se establecen
las siguientes conclusiones:

 La evidencia de ciertas fallas derivadas de la falta de planificación de las


actividades para realizar los mantenimientos preventivos a las unidades.

 La falta de personal, implica pérdida de tiempo por cuanto se concentran todas


las actividades en una sola persona.

 Los procedimientos administrativos aplicados a la Unidad de transporte


resultan demasiado extensos y engorrosos, ya que se utiliza demasiado tiempo
para el cumplimiento de los procedimientos.

 Los mecanismos de control interno aplicados no se cumplen a cabalidad,


debido a que en la Unidad de transporte hay falta de personal, por lo que la
carga de datos en sistema se realizan a destiempo, trayendo como
consecuencia falta de veracidad en la información.

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RECOMENDACIONES

En la unidad de Transporte Anzoátegui de la Corporación Eléctrica Nacional, S.A.


– Corpoelec, las actividades que involucran la gestión de los mantenimientos
preventivos y correctivos de la flota, no se realizan de forma organizada, ya que la
falta de planificación trae consigo retrasos en la adquisición de repuestos y reparación
de la flota vehicular.

Del análisis desarrollado se plantean algunas recomendaciones:

 Planificación de mantenimientos preventivos, a fin de garantizar la


operatividad de la flota.

 Simplificación del procedimiento administrativo.

 Actualización del registro de proveedores, promover la participación de un


mayor número de proveedores en la consulta de precios, a fin de garantizar la
legalidad y transparencia de los procesos.

 Recuperar la funcionalidad de la Unidad de transporte en el sentido de


promover los mantenimientos preventivos y correctivos, ya que estos se
realizan en todos los niveles de la organización, lo cual interfiere de manera
negativa en la unidad, no teniendo un control sobre los mantenimientos y
reparaciones de los vehículos, presentando incongruencias al momento de
cotejar lo planificado en el Plan Operativo Anual (POA), con lo ejecutado al
momento de presentar los Índices de Gestión.

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 Diseñar una Ficha Técnica de cada vehículo, para un mejor control, ya que en
la actualidad no existe un registro en sistema que le permita al administrador
visualizar todos los datos del vehículo de una manera rápida.

Para finalizar podemos acotar que en el mundo empresarial la información es una


de las herramientas más valiosas; es por ello que la captura, administración, manejo y
uso correcto de la información es fundamental para el crecimiento desarrollo y éxito
de las empresas y por ello es igual de importante y fundamental la correcta
implementación de los sistemas contables.

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