UNIDAD 6.- ANALISIS PREVIO A UNA REORGANIZACION.

Análisis previo de una Reorganización

CONCEPTO:

Son los procedimientos que lleva a cabo una empresa a fin de reasignar actividades y
responsabilidades, suprimir tareas improductivas e introducir cambios en sistemas o procesos.
Reorganizar significa el acto o proceso de organizar de nuevo es decir, volver a aplicar el Proceso
de Organizar o de Organización, con el fin de establecer una sincronía dinámica y constante
entre la Estructura Organizacional y las necesidades de una empresa. En otros términos,
reorganizar es adoptar nuevos sistemas prescindiendo de los viejos manteniendo la estructura
organizacional actual en gran medida. Se corrigen dificultades encontradas (en procesos,
programas o sistemas) dentro de los límites de la organización actual. Alcance de la
reorganización administrativa: Cuando las modificaciones a la Estructura Organizacional afectan
directamente a toda la Unidad Social, es decir, que dichos cambios repercuten tanto horizontal
como verticalmente se considera

= EL PROCESO DE ELABORACIÓN =

En esta parte se proporcionan las directrices para la elaboración de los manuales

administrativos, aunque no existe un modelo fijo, se presentan las circunstancias más
generalizadas en la práctica, sin embargo, puede haber variaciones sustanciales, de acuerdo a
criterios específicos.

A) RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN MÉTODOS PARA RECOLECTAR INFORMACIÓN

La información que se requiere se obtendrá normalmente siguiendo uno o varios de estos

métodos: Investigación documental, observación, cuestionarios y entrevistas.

B) PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Lo primero que debe hacerse es un análisis y depuración de la información, con la finalidad de

facilitar el manejo y ordenamiento de la que debe incluirse en el contenido del manual. También
es importante indicar las contradicciones a medida que se van presentando, a fin de poder
eliminarlos posteriormente; para ello es necesario realizar reuniones con los representantes de
las áreas que van a ser incluidas en el manual.

C) REDACCIÓN

El primer paso es tomar en cuenta a que personas estarán dirigidos los manuales, con el
propósito de que el lenguaje utilizado de los mismos resulte claro, preciso y comprensible, es
necesario también tener en cuenta los objetivos del manual.

D) ELABORACIÓN DE GRAFICAS.
Las técnicas visuales que se usan con mayor frecuencia en los manuales administrativos son:
organigramas, diagramas de flujo, cuadros de distribución de actividades, distribución de
espacio, formas, etc. Su elaboración deberá hacerse utilizando las técnicas más sencillas y
conocidas en el medio, uniformando su presentación a fin de facilitar la comprensión de los
mismos.

E) FORMATO Y COMPOSICIÓN

El formato de los manuales administrativos puede presentar diversas características, las que
dependen de la finalidad de los mismos así como el tipo de material que forma parte de su
contenido y de las limitaciones de los equipos de impresión o reproducción disponibles.

Es recomendable utilizar los formatos de hojas intercambiables a fin de facilitar la revisión y

actualización de los dichos manuales.

Numeración de páginas

Numeración de páginas por sección

Numeración de las páginas de documentos

Composición

Encabezamiento de páginas

F) REVISIÓN Y APROBACIÓN

LA REVISIÓN

El analista de sistemas tiene que coordinar los esfuerzos de las revisiones y asegurarse que
llevan a cabo las correcciones necesarias. Ya que el coordinador con frecuencia tiene mayor
jerarquía que el analista, la coordinación de las revisiones deben hacerse con tacto y diplomacia.

LA APROBACIÓN

Posterior a la revisión del proyecto del manual, deberá someterse a la aprobación de las
autoridades correspondientes, con el propósito de poder iniciar la reproducción del mismo y
posteriormente su distribución.

G) DISTRIBUCIÓN Y CONTROL

Una vez que un manual ha sido elaborado, revisado, aprobado e impreso el paso siguiente es
su distribución. Para ello se recomienda realizar una serie de pláticas de difusión y de
instrucción sobre su uso personal encargado de realizar las funciones, actividades y operaciones
indicadas en el mismo.

Es importante hacer hincapié que las personas directamente involucradas directamente en el

uso de los manuales conozcan con detalle su contenido, con el objeto de que tengan el
conocimiento suficiente del mismo y pueden consultar tales documentos, por tan solo a ellos
hay que proporcionarles.
CONTROL DE LOS MANUALES

Se recomienda que la unidad orgánica responsable de la racionalidad administrativa, elabore

una selección y registro de funciones y unidades administrativas que deben contar con
ejemplares de los manuales, con el propósito de proporcionarles de manera permanente la
formación necesaria para mantener actualizados los ejemplares distribuidos.

H) REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Un manual no concluye nunca. Es posterior a la distribución, que dará mucho por hacer.

REVISIONES PERIÓDICAS.

La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la información que

contienen, por lo que se recomienda mantenerlos permanentemente actualizados por medio
de revisiones periódicas.

En la mayoría de los organismos sociales se producen cambios con rapidez provocando que la
tarea de actualización de los manuales, sea una actividad permanente. Para llevar a cabo las
actualizaciones de los manuales podemos hablar de dos métodos:

Actualizaciones no planeadas.

Actualizaciones planeadas.

= EL PROCESO DE ACTUALIZACIÓN =

En la mayoría de las organizaciones, se presentan cambios o modificaciones contantes, debido

a que agregan nuevos trabajos o se hacen mejoras en los trabajos cotidianos, que prestan
bastante importancia, deberán reflejarse rápidamente en el manual de organización o
procedimientos, aunque sea necesario volver redactar o suplir el documento relativo a la
interpretación de la estructura organizacional y la estructura de la empresa.

A) PLANEACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

La planeación establece “lo que se va hacer”. Después viene el trabajo de sistemas y

procedimientos u organización y métodos, para determinar “como”, se ejecutan las actividades
autorizadas y asignadas.

B) EJECUCIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN

Aquí se consideran las medidas tendientes a mantener en vigencia los manuales

administrativos. En la mayoría de las organizaciones, se llevan a cabo cambios constantes,
debido a que se integran nuevos trabajos o se hacen mejora en los trabajos rutinarios.

ELIMINACIÓN

Como regla general la función, procedimientos, política, reemplazada tiene que ser eliminada
del manual el día en que lo nuevo entra en vigencia destruyendo las hojas o bien archivándolas
en una carpeta fuera de vigencia.
C) CONTROL DE LA ACTUALIZACIÓN

Todos los cambios en los manuales deben pasar por un control central, para que obtengan la
autorización y conformidad adecuadas en los resultados. De no llevar a cabo este control,
resultara confusiones y malas interpretaciones.

Pero sí se prevén un número considerable de hojas revisadas, deben seleccionar una

encuadernación adecuada para integrar estos cambios. Existen tres categorías básicas en los
manuales administrativos estas son: Legibilidad, referencia y revisión.

EVALUACIÓN DE MANUALES

En la actualidad la mayor parte de los organismos sociales, que emplean mil o más
trabajadores, tienen experiencia amplia sobre el empleo e los manuales administrativos. En
nuestro medio no es muy común encontrar que las organizaciones utilicen los manuales
administrativos como herramientas de administración. De aquellos que circulan, es común
encontrar que no reúnen condiciones satisfactorias.

TECNICAS DE RECOPILACION Y DE INFORMACION

Existen diferentes técnicas de recopilar información, las cuales ocupan normalmente la

empresa siguiendo uno varios de esos métodos: Análisis doc. observación directa, cuestionario
y entrevista.

= ANÁLISIS DOCUMENTAL =

Es necesario contar con uno o varios analistas y para ello prepararlos convenientemente.
Además de los conocimientos de esta técnica, requiere tener una idea general sobre los
sistemas de producción empleados en la empresa, por lo que es útil que hagan un recorrido
previo por esta, en el que recibirán explicaciones generales que les ayudaran a apreciar más
exactamente los elementos de cada puesto.
= OBSERVACIÓN DIRECTA =

Permite recabar datos con mayor intensidad y viveza. Pero usada en forma exclusiva, es de
ordinario insuficiente, como ocurre en aquellos puestos en que existen actividades periódicas
o eventuales que pueden no ejecutarse en el momento de la observación, así como aquellas
constituidas por un proceso que abarca un día o más. Durante las observaciones conviene toar
datos escritos, pues fuera de memorias privilegiadas, es imposible retenerlos todos.

= CUESTIONARIO =

Presentan la desventaja de estandarizar los datos que se buscan, con, lo que se dificulta la
investigación de los elementos que distinguen a un departamento o sección de los otros. Estos
elementos son frecuentas, ya que el trabajo es algo vital que escapa a medidas
predeterminadas. Para análisis en el taller, es todavía menos apropiado, pues hay obreros que
carecen de la capacidad necesaria para contestarlos adecuadamente.
Lo ordinario es usar varios métodos de recopilación al mismo tiempo, como una base que sirva
al analista para interrogar a los trabajadores y supervisores, el cuestionario presta ayuda
inmejorable, nunca debe perder de vista quien analiza que no investiga trabajadores, sino
puestos.

ELABORACIÓN DEL CUESTIONARIO

 Diseño de la muestra
 Aplicación de un cuestionario piloto
 Recopilación del cuestionario definitivo
 Tabulación
 Análisis e interpretación de resultados

ESTRUCTURA

 Encabezado
 Objetivo
 Instrucciones
 Cuerpo del cuestionario

= LA ENTREVISTA =

Las entrevistas han llegado a ser cruciales en los programas informativos. Básicamente, tienen
dos objetivos: provocar reacciones y buscar comentarios, funciones que a menudo se
superponen. Las entrevistas en busca de hechos predominan cuando los sucesos
periodísticamente interesantes acaban de ocurrir. Los espectadores o los oyentes escuchan a
un agente de policía, por ejemplo, dando informaciones sobre un crimen que se acaba de
cometer, o los que han prestado socorro cuentan lo que ha ocurrido en el accidente o la
catástrofe de turno; mientras que las entrevistas que buscan el comentario se suelen hacer a
expertos, personajes conocidos u otras figuras claves en la formación de la opinión pública, para
que den su visión de los hechos, o simplemente lo explique.

Con los responsables políticos, por ejemplo, se suele buscar, presionándoles, que justifiquen
sus decisiones. En los comienzos de la radiodifusión estos dos tipos de entrevistas eran
totalmente diferentes, ya que los entrevistadores de personajes públicos, especialmente de los
políticos en ejercicio, debían mostrar un respeto sumiso, que contrasta con la actitud actual,
casi de interrogatorio a los entrevistados. Evidentemente, el estilo de las entrevistas depende
también de diferencias culturales, con lo que varía de unos países a otros, pese a lo cual las
similitudes son, hoy en día, mayores que las diferencias.

LAS ENTREVISTAS PUEDEN SER:

 Entrevistas estructurada
 Entrevistas mixtas
 Entrevistas de solución de problemas
 Entrevistas de provocación de tensión